SST-CW-YSFY-002三生堂2017年付款與報銷制度

1、 SST-FD-YSFY-002 三生堂付款與報銷制度 四川三生堂醫(yī)藥有限公司 2016年11月11日 文件名稱三生堂付款與報銷制度文件編號SST-FD-YSFY-002文件所有者財務(wù)部關(guān)聯(lián)文件文件密級普通（全體員工可閱）本版批復(fù)信息（宋體，小四，加粗）負責(zé)人日期意見擬制會簽簽發(fā)文件版本記錄（宋體，小四，加粗）生效日期作者版本變更說明文件說明（宋體，小四，加粗）目的為加強公司財務(wù)管理，規(guī)范財務(wù)付款與費用報銷流程、標(biāo)準以及單據(jù)和填報要求，合理控制費用支出，明確有關(guān)職能部門及各單位在財務(wù)付款與報銷方面的權(quán)限與責(zé)任。適用范圍三生堂公司、正生錦泰連鎖公司文件結(jié)構(gòu)三生堂2017年費用報銷制度、三生堂出差

2、管理制度、三生堂差旅費、交通費報銷規(guī)定、三生堂資金管理制度名詞解釋三生堂付款與報銷管理制度第一章 目的為加強公司財務(wù)管理，規(guī)范財務(wù)付款與費用報銷流程、標(biāo)準以及單據(jù)和填報要求，合理控制費用支出，明確有關(guān)職能部門及各單位在財務(wù)付款與報銷方面的權(quán)限與責(zé)任，特制定本制度。第二章 適用范圍本制度適用于四川三生堂醫(yī)藥有限公司及正生錦泰連鎖有限公司；第三章 財務(wù)付款與報銷管理原則1 真實、必須原則：經(jīng)辦的業(yè)務(wù)真實且必須，付款與報銷單據(jù)真實、合法、有效；2 預(yù)算、計劃原則：總部所有經(jīng)濟活動納入計劃、預(yù)算管理，計劃、預(yù)算內(nèi)的支出審批從簡，計劃、預(yù)算外的支出嚴格控制；3 合同控制、報批原則：重大項目開支必須先擬訂

3、合同，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可執(zhí)行；4 歸口控制原則：財務(wù)付款、費用發(fā)生應(yīng)按責(zé)任部門歸口負責(zé)、歸口報銷，各部門負責(zé)人為費用管理第一責(zé)任人；5 效益、節(jié)約原則：費用的支出應(yīng)力求效益、節(jié)約；6 內(nèi)部控制原則：所有財務(wù)付款與報銷業(yè)務(wù)遵循不相容職務(wù)分離原則、授權(quán)審批原則，禁止由一人辦理財務(wù)與付款業(yè)務(wù)的全過程。第四章 財務(wù)付款與報銷的內(nèi)容財務(wù)付款與報銷的內(nèi)容包括：日常費用支出（包括差旅費、業(yè)務(wù)招待費、辦公費、郵政電訊費和汽車費）、投資性支出、存貨采購支出、資金調(diào)度、預(yù)付款項、個人借款、其他各類專項費用支出等。1 差旅費：包括因公出差發(fā)生的交通費、住宿費、餐費定額補助以及其他費用。2 業(yè)務(wù)招待費：包括各部門因業(yè)

4、務(wù)需要而進行公關(guān)、接待所開支的必要費用，包括招待用餐、贈送購物卡、贈送禮品等形式。業(yè)務(wù)招待費的使用應(yīng)遵循勤儉節(jié)約、預(yù)算管理、效能優(yōu)先的原則。3 辦公費：包括各部門日常辦公所必需的辦公文具、用品的購置費用，報刊雜志、專業(yè)書籍、資料訂閱費用，以及領(lǐng)用辦公設(shè)備配件（含維修費）、易耗材料（如紙張、色帶、墨盒等）的費用等。4 郵政電訊費：包括各部門日常業(yè)務(wù)運作需要所發(fā)生的電話通訊費、傳真費、電話初裝費和文件郵寄費。5 汽車費：自有汽車發(fā)生的各項費用。6 專項費用：指各部門承辦業(yè)務(wù)需要開支的、具有專門用途的費用。專項費用按年度預(yù)算項目和標(biāo)準實行單項明細控制，并采用開支前事先申報制度，未納入年度預(yù)算范圍內(nèi)的

5、專項費用，開支前必須按照預(yù)算外專項費用進行專項申請。禁止挪用專項費用預(yù)算額度報銷部門日常費用支出。第五章 財務(wù)付款與報銷審批流程 1 預(yù)算標(biāo)準內(nèi)日常費用報銷按照三生堂2017年費用制度的相應(yīng)流程完成；2 預(yù)算內(nèi)的專項費用開支，事前必須先辦理相關(guān)審批手續(xù)；3 超預(yù)算和預(yù)算外費用開支，必須報總經(jīng)理并獲批準后才能開支和報銷。3.1 費用（工資）審批流程如下：對應(yīng)部門上報部門負責(zé)人審核總經(jīng)理審批行政部審批財務(wù)負責(zé)人審核出納付款3.2貨款（預(yù)付款）審批流程如下采購部系統(tǒng)結(jié)算打印付款單采購部負責(zé)人審核總經(jīng)理審批會計復(fù)核財務(wù)負責(zé)人審核出納付款第六章 財務(wù)付款與報銷審批職責(zé)1 報銷申請人：對所報賬項的真實性、

6、準確性、及時性、單據(jù)的合法性、完整性負責(zé)。報銷申請人須按要求粘貼和填寫報賬票據(jù)，單據(jù)必須齊全，否則財務(wù)部有權(quán)拒絕辦理并退回。2 部門負責(zé)人：主要對報賬項目的真實性、必要性負責(zé)，負責(zé)審查費用項目是否按規(guī)定經(jīng)過申請并得到批準，報銷金額是否控制在開支標(biāo)準和預(yù)算之內(nèi)。部門負責(zé)人是總部門費用支出的第一責(zé)任人。3 行政部負責(zé)人：主要對報銷項目可行性負責(zé)，負責(zé)審查費用項目是否合理真實性，是否在公司規(guī)定范圍內(nèi)。4 財務(wù)部負責(zé)人：主要審核費用標(biāo)準、預(yù)算、付款計劃和合同、單據(jù)合法完整性及真實性，核對報賬內(nèi)容和開支標(biāo)準是否符合有關(guān)規(guī)定。財務(wù)部負責(zé)人可授權(quán)下屬財務(wù)經(jīng)理（或主管）審核，但財務(wù)部負責(zé)人負連帶責(zé)任。5 出納

7、：主要審查報賬項目審批手續(xù)的完整性、連續(xù)性。第七章 費用報銷標(biāo)準1 差旅費報銷標(biāo)準詳見三生堂出差管理制度及三生堂差旅費、交通費報銷規(guī)定。2 總部車輛報銷標(biāo)準：三生堂車輛管理制度執(zhí)行。3 其他費用報銷標(biāo)準：在預(yù)算范圍內(nèi)憑發(fā)票等有關(guān)單據(jù)，依照三生堂費用制度有關(guān)審批流程，實報實銷。4 各藥店業(yè)務(wù)需要，報銷標(biāo)準高于總部標(biāo)準的，必須書面陳述理由，依相關(guān)規(guī)定報批，并報總部財務(wù)部備案。第八章 費用報銷期限1 原則上除特殊報銷事項以外，所有費用支出應(yīng)于費用支出發(fā)生或出差返回后7個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。2 市內(nèi)差旅費由于發(fā)生頻繁且每次發(fā)生額較小，可于月底按月匯總報銷；經(jīng)常外出的人員費用在發(fā)生后1個月內(nèi)報銷，統(tǒng)一

8、使用公司辦理的公交卡。3 因報銷人個人因素當(dāng)月未報銷的，次月報銷票面總金額的80%；超2個月報銷票面總金額50%。4 因特殊情況不能及時辦理報銷手續(xù)的，應(yīng)提前向行政部提交延遲報賬的書面申請，經(jīng)行政部同意后，可以適當(dāng)延遲，但最長報賬期限為業(yè)務(wù)發(fā)生之日起30日歷天，逾期財務(wù)將不再受理。第九章 費用預(yù)算控制1 所有開支費用應(yīng)以經(jīng)批準的預(yù)算為前提，不得超出預(yù)算范圍和額度。對超出年度預(yù)算的費用支出，必須按本制度相應(yīng)流程規(guī)定并獲批準后才能開支和報銷。2 財務(wù)管理部根據(jù)核算數(shù)據(jù)，按月統(tǒng)計并通報各部門費用實際支出額，對費用預(yù)算完成進度進行實時預(yù)警。3 各部門費用支出應(yīng)嚴格控制在年度預(yù)算范圍內(nèi)，各類費用實行單項

9、控制，不得相互調(diào)劑，不得超出年度預(yù)算，超支部分除經(jīng)總經(jīng)理特別批準外，財務(wù)不得予以報銷。專項費用開支嚴格執(zhí)行事前審批制度。4部門負責(zé)人是總部門費用控制的第一責(zé)任人。責(zé)任控制費用歸口辦理，歸口報銷，非歸口部門不得報銷不屬于總部門管轄的費用。第十章 借款管理1 借款范圍：1.1差旅費、員工宿舍租賃及物品購置借款、臨時采購款、人事及行政臨時借款等。商品采購、行政采購及其他2000元以上費用性款項支出，公司所屬名下的，必須從網(wǎng)上銀行或以支票方式支付對方帳戶，與對方單位暫掛往來，經(jīng)辦人填寫“付款申請單”，不屬于借款，經(jīng)辦人確保1周內(nèi)收回相應(yīng)票據(jù)平帳。1.2門店臨時性活動的借款；1.3理賠等事故性質(zhì)借款；1

10、.4押金等性質(zhì)借款；1.5其他經(jīng)批準的借款。2 借款限額及審批流程： 按照三生堂資金管理制度實行。3 借款核銷：3.1因公借款：借款人應(yīng)于業(yè)務(wù)完成后7個工作日內(nèi)填單報銷費用并核銷借款，報銷單據(jù)不足以抵償借款的，差額必須用現(xiàn)金歸還。因情況變化，原來業(yè)務(wù)取消，所借款項必須立即歸還。3.2個人借款原則上遵循“前借不清、后續(xù)不借”的借款原則。4 還款責(zé)任：4.1借款人不按時間要求報銷沖賬和歸還借款的，從次月起財務(wù)部將書面通知行政與人力資源部從其工資中扣回。4.2如由于借款人自動離職等原因形成壞賬，審批借款的部門負責(zé)人負連帶清償責(zé)任，并在事實確認后1個月內(nèi)清償。第十一章 財務(wù)付款與報銷的單據(jù)要求1 報銷

11、人應(yīng)按要求提供相應(yīng)的單據(jù)，主要包括取得的業(yè)務(wù)單位發(fā)票、收據(jù)、結(jié)算單及合同、協(xié)議、商務(wù)卡刷卡憑條等原始憑證；以及公司內(nèi)部費用報銷單、差旅費報銷單、專項費用開支預(yù)算審批表等內(nèi)部自制憑證。2 費用支出必須取得真實、合法、完整的原始憑證，即費用支出必須與經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生相符，嚴禁偽造、變造憑證；報銷單據(jù)須按財務(wù)管理部規(guī)定的統(tǒng)一格式填報、粘貼原始憑證。填寫項目清楚、內(nèi)容完整、金額正確，實物發(fā)票應(yīng)附驗收單。3 發(fā)票要求：購置實物資產(chǎn)和勞務(wù)應(yīng)取得加蓋稅務(wù)監(jiān)制章的增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票。發(fā)票抬頭必須與公司全稱一致，發(fā)票所列品名必須與驗收單或報銷單上所列品名相同，發(fā)票內(nèi)容必須與費用性質(zhì)相同，并且必須是本公司實際發(fā)

12、生的業(yè)務(wù)。其他發(fā)票要素（如發(fā)生日期、摘要、數(shù)量、單價、收款單位、經(jīng)辦人等）應(yīng)按要求如實填寫完整。有涂改痕跡的發(fā)票、填寫不規(guī)范的發(fā)票、虛假或偽造發(fā)票，財務(wù)有權(quán)拒收。4 港澳臺地區(qū)或國外出差發(fā)生的費用報銷，由報銷人在報銷單上填列業(yè)務(wù)發(fā)生日期的匯率并折算成人民幣。5 除每年1月可以接受上年12月份業(yè)務(wù)開出的跨年發(fā)票以外，其他月份費用報銷原則上只接受當(dāng)年發(fā)票。第十二章 結(jié)算紀律1 非經(jīng)特別批準，款項一律采用銀行轉(zhuǎn)賬方式結(jié)算。2 嚴禁開出空頭支票。3 所有付款都應(yīng)由收款經(jīng)辦人簽收。對單位付款，出納應(yīng)查驗對方單位的正式收據(jù)（或委托收款書、證明），收款經(jīng)辦人證件等；對個人付款，應(yīng)查驗其個人證件。4 非經(jīng)特別

13、批準，嚴禁本公司職員代收款單位簽收款項（包括現(xiàn)金與支票）。5 不得坐支現(xiàn)金；不得出租、出借賬戶；不得私設(shè)小金庫。6 付款完畢，出納必須即時在付款單據(jù)上加蓋“銀行付訖”、“現(xiàn)金付訖”印章。第十三章 罰則1 報銷人徇私舞弊、弄虛作假，違規(guī)違紀金額不予報銷，對已經(jīng)報銷的，除追回違規(guī)報銷金額外，同時對報銷人處以違規(guī)報銷金額1倍以上3倍以下的罰款。如報銷人已離開公司的，其違規(guī)報銷金額由其擔(dān)保人、直接主管、部門負責(zé)人以及其他有責(zé)任的人員承擔(dān)連帶責(zé)任。2 部門負責(zé)人在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽名準予報銷的，對違規(guī)報銷造成的損失承擔(dān)管理責(zé)任，可處以相當(dāng)于半個月以上3個月以下工資的罰款。3

14、資金會計、費用會計等財務(wù)審核人員審核不嚴，致使公司造成損失的，審核人員承擔(dān)相應(yīng)稽核和會計監(jiān)督責(zé)任。第十四章 單據(jù)交批時間要求1、 費用單據(jù)連鎖藥店費用時間審核內(nèi)容部門（藥店）責(zé)任人24號-25號下午17:00前上交當(dāng)月的費用報銷單各部門經(jīng)辦人及連鎖各門店店長26號是否復(fù)核公司制度行政部負責(zé)人27號金額是否正確財務(wù)部負責(zé)人28-29號是否支付總經(jīng)辦總經(jīng)理29-31號付款財務(wù)部出納2、 付款申請單時間審核內(nèi)容部門（藥店）責(zé)任人每周一17:00以前交會計復(fù)核（月結(jié)、半月結(jié)供應(yīng)商）采購部周二核實發(fā)票及結(jié)算單的金額是否正確財務(wù)部會計周三核實發(fā)票及結(jié)算單的金額是否正確財務(wù)部負責(zé)人周四是否支付總經(jīng)辦總經(jīng)理（至少每半個一次）周五先在系統(tǒng)做結(jié)算，再付款財務(wù)部出納預(yù)付款及