SST-CW-YSFY-002三生堂2017年付款與報銷制度

1、 SST-FD-YSFY-002 三生堂付款與報銷制度 四川三生堂醫(yī)藥有限公司 2016年11月11日 文件名稱三生堂付款與報銷制度文件編號SST-FD-YSFY-002文件所有者財務部關聯(lián)文件文件密級普通（全體員工可閱）本版批復信息（宋體，小四，加粗）負責人日期意見擬制會簽簽發(fā)文件版本記錄（宋體，小四，加粗）生效日期作者版本變更說明文件說明（宋體，小四，加粗）目的為加強公司財務管理，規(guī)范財務付款與費用報銷流程、標準以及單據(jù)和填報要求，合理控制費用支出，明確有關職能部門及各單位在財務付款與報銷方面的權限與責任。適用范圍三生堂公司、正生錦泰連鎖公司文件結構三生堂2017年費用報銷制度、三生堂出差

2、管理制度、三生堂差旅費、交通費報銷規(guī)定、三生堂資金管理制度名詞解釋三生堂付款與報銷管理制度第一章 目的為加強公司財務管理，規(guī)范財務付款與費用報銷流程、標準以及單據(jù)和填報要求，合理控制費用支出，明確有關職能部門及各單位在財務付款與報銷方面的權限與責任，特制定本制度。第二章 適用范圍本制度適用于四川三生堂醫(yī)藥有限公司及正生錦泰連鎖有限公司；第三章 財務付款與報銷管理原則1 真實、必須原則：經辦的業(yè)務真實且必須，付款與報銷單據(jù)真實、合法、有效；2 預算、計劃原則：總部所有經濟活動納入計劃、預算管理，計劃、預算內的支出審批從簡，計劃、預算外的支出嚴格控制；3 合同控制、報批原則：重大項目開支必須先擬訂

3、合同，經總經理批準后方可執(zhí)行；4 歸口控制原則：財務付款、費用發(fā)生應按責任部門歸口負責、歸口報銷，各部門負責人為費用管理第一責任人；5 效益、節(jié)約原則：費用的支出應力求效益、節(jié)約；6 內部控制原則：所有財務付款與報銷業(yè)務遵循不相容職務分離原則、授權審批原則，禁止由一人辦理財務與付款業(yè)務的全過程。第四章 財務付款與報銷的內容財務付款與報銷的內容包括：日常費用支出（包括差旅費、業(yè)務招待費、辦公費、郵政電訊費和汽車費）、投資性支出、存貨采購支出、資金調度、預付款項、個人借款、其他各類專項費用支出等。1 差旅費：包括因公出差發(fā)生的交通費、住宿費、餐費定額補助以及其他費用。2 業(yè)務招待費：包括各部門因業(yè)

4、務需要而進行公關、接待所開支的必要費用，包括招待用餐、贈送購物卡、贈送禮品等形式。業(yè)務招待費的使用應遵循勤儉節(jié)約、預算管理、效能優(yōu)先的原則。3 辦公費：包括各部門日常辦公所必需的辦公文具、用品的購置費用，報刊雜志、專業(yè)書籍、資料訂閱費用，以及領用辦公設備配件（含維修費）、易耗材料（如紙張、色帶、墨盒等）的費用等。4 郵政電訊費：包括各部門日常業(yè)務運作需要所發(fā)生的電話通訊費、傳真費、電話初裝費和文件郵寄費。5 汽車費：自有汽車發(fā)生的各項費用。6 專項費用：指各部門承辦業(yè)務需要開支的、具有專門用途的費用。專項費用按年度預算項目和標準實行單項明細控制，并采用開支前事先申報制度，未納入年度預算范圍內的

5、專項費用，開支前必須按照預算外專項費用進行專項申請。禁止挪用專項費用預算額度報銷部門日常費用支出。第五章 財務付款與報銷審批流程 1 預算標準內日常費用報銷按照三生堂2017年費用制度的相應流程完成；2 預算內的專項費用開支，事前必須先辦理相關審批手續(xù)；3 超預算和預算外費用開支，必須報總經理并獲批準后才能開支和報銷。3.1 費用（工資）審批流程如下：對應部門上報部門負責人審核總經理審批行政部審批財務負責人審核出納付款3.2貨款（預付款）審批流程如下采購部系統(tǒng)結算打印付款單采購部負責人審核總經理審批會計復核財務負責人審核出納付款第六章 財務付款與報銷審批職責1 報銷申請人：對所報賬項的真實性、

6、準確性、及時性、單據(jù)的合法性、完整性負責。報銷申請人須按要求粘貼和填寫報賬票據(jù)，單據(jù)必須齊全，否則財務部有權拒絕辦理并退回。2 部門負責人：主要對報賬項目的真實性、必要性負責，負責審查費用項目是否按規(guī)定經過申請并得到批準，報銷金額是否控制在開支標準和預算之內。部門負責人是總部門費用支出的第一責任人。3 行政部負責人：主要對報銷項目可行性負責，負責審查費用項目是否合理真實性，是否在公司規(guī)定范圍內。4 財務部負責人：主要審核費用標準、預算、付款計劃和合同、單據(jù)合法完整性及真實性，核對報賬內容和開支標準是否符合有關規(guī)定。財務部負責人可授權下屬財務經理（或主管）審核，但財務部負責人負連帶責任。5 出納

7、：主要審查報賬項目審批手續(xù)的完整性、連續(xù)性。第七章 費用報銷標準1 差旅費報銷標準詳見三生堂出差管理制度及三生堂差旅費、交通費報銷規(guī)定。2 總部車輛報銷標準：三生堂車輛管理制度執(zhí)行。3 其他費用報銷標準：在預算范圍內憑發(fā)票等有關單據(jù)，依照三生堂費用制度有關審批流程，實報實銷。4 各藥店業(yè)務需要，報銷標準高于總部標準的，必須書面陳述理由，依相關規(guī)定報批，并報總部財務部備案。第八章 費用報銷期限1 原則上除特殊報銷事項以外，所有費用支出應于費用支出發(fā)生或出差返回后7個工作日內辦理報銷手續(xù)。2 市內差旅費由于發(fā)生頻繁且每次發(fā)生額較小，可于月底按月匯總報銷；經常外出的人員費用在發(fā)生后1個月內報銷，統(tǒng)一

8、使用公司辦理的公交卡。3 因報銷人個人因素當月未報銷的，次月報銷票面總金額的80%；超2個月報銷票面總金額50%。4 因特殊情況不能及時辦理報銷手續(xù)的，應提前向行政部提交延遲報賬的書面申請，經行政部同意后，可以適當延遲，但最長報賬期限為業(yè)務發(fā)生之日起30日歷天，逾期財務將不再受理。第九章 費用預算控制1 所有開支費用應以經批準的預算為前提，不得超出預算范圍和額度。對超出年度預算的費用支出，必須按本制度相應流程規(guī)定并獲批準后才能開支和報銷。2 財務管理部根據(jù)核算數(shù)據(jù)，按月統(tǒng)計并通報各部門費用實際支出額，對費用預算完成進度進行實時預警。3 各部門費用支出應嚴格控制在年度預算范圍內，各類費用實行單項

9、控制，不得相互調劑，不得超出年度預算，超支部分除經總經理特別批準外，財務不得予以報銷。專項費用開支嚴格執(zhí)行事前審批制度。4部門負責人是總部門費用控制的第一責任人。責任控制費用歸口辦理，歸口報銷，非歸口部門不得報銷不屬于總部門管轄的費用。第十章 借款管理1 借款范圍：1.1差旅費、員工宿舍租賃及物品購置借款、臨時采購款、人事及行政臨時借款等。商品采購、行政采購及其他2000元以上費用性款項支出，公司所屬名下的，必須從網上銀行或以支票方式支付對方帳戶，與對方單位暫掛往來，經辦人填寫“付款申請單”，不屬于借款，經辦人確保1周內收回相應票據(jù)平帳。1.2門店臨時性活動的借款；1.3理賠等事故性質借款；1

10、.4押金等性質借款；1.5其他經批準的借款。2 借款限額及審批流程： 按照三生堂資金管理制度實行。3 借款核銷：3.1因公借款：借款人應于業(yè)務完成后7個工作日內填單報銷費用并核銷借款，報銷單據(jù)不足以抵償借款的，差額必須用現(xiàn)金歸還。因情況變化，原來業(yè)務取消，所借款項必須立即歸還。3.2個人借款原則上遵循“前借不清、后續(xù)不借”的借款原則。4 還款責任：4.1借款人不按時間要求報銷沖賬和歸還借款的，從次月起財務部將書面通知行政與人力資源部從其工資中扣回。4.2如由于借款人自動離職等原因形成壞賬，審批借款的部門負責人負連帶清償責任，并在事實確認后1個月內清償。第十一章 財務付款與報銷的單據(jù)要求1 報銷

11、人應按要求提供相應的單據(jù)，主要包括取得的業(yè)務單位發(fā)票、收據(jù)、結算單及合同、協(xié)議、商務卡刷卡憑條等原始憑證；以及公司內部費用報銷單、差旅費報銷單、專項費用開支預算審批表等內部自制憑證。2 費用支出必須取得真實、合法、完整的原始憑證，即費用支出必須與經濟業(yè)務發(fā)生相符，嚴禁偽造、變造憑證；報銷單據(jù)須按財務管理部規(guī)定的統(tǒng)一格式填報、粘貼原始憑證。填寫項目清楚、內容完整、金額正確，實物發(fā)票應附驗收單。3 發(fā)票要求：購置實物資產和勞務應取得加蓋稅務監(jiān)制章的增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票。發(fā)票抬頭必須與公司全稱一致，發(fā)票所列品名必須與驗收單或報銷單上所列品名相同，發(fā)票內容必須與費用性質相同，并且必須是本公司實際發(fā)

12、生的業(yè)務。其他發(fā)票要素（如發(fā)生日期、摘要、數(shù)量、單價、收款單位、經辦人等）應按要求如實填寫完整。有涂改痕跡的發(fā)票、填寫不規(guī)范的發(fā)票、虛假或偽造發(fā)票，財務有權拒收。4 港澳臺地區(qū)或國外出差發(fā)生的費用報銷，由報銷人在報銷單上填列業(yè)務發(fā)生日期的匯率并折算成人民幣。5 除每年1月可以接受上年12月份業(yè)務開出的跨年發(fā)票以外，其他月份費用報銷原則上只接受當年發(fā)票。第十二章 結算紀律1 非經特別批準，款項一律采用銀行轉賬方式結算。2 嚴禁開出空頭支票。3 所有付款都應由收款經辦人簽收。對單位付款，出納應查驗對方單位的正式收據(jù)（或委托收款書、證明），收款經辦人證件等；對個人付款，應查驗其個人證件。4 非經特別

13、批準，嚴禁本公司職員代收款單位簽收款項（包括現(xiàn)金與支票）。5 不得坐支現(xiàn)金；不得出租、出借賬戶；不得私設小金庫。6 付款完畢，出納必須即時在付款單據(jù)上加蓋“銀行付訖”、“現(xiàn)金付訖”印章。第十三章 罰則1 報銷人徇私舞弊、弄虛作假，違規(guī)違紀金額不予報銷，對已經報銷的，除追回違規(guī)報銷金額外，同時對報銷人處以違規(guī)報銷金額1倍以上3倍以下的罰款。如報銷人已離開公司的，其違規(guī)報銷金額由其擔保人、直接主管、部門負責人以及其他有責任的人員承擔連帶責任。2 部門負責人在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽名準予報銷的，對違規(guī)報銷造成的損失承擔管理責任，可處以相當于半個月以上3個月以下工資的罰款。3

14、資金會計、費用會計等財務審核人員審核不嚴，致使公司造成損失的，審核人員承擔相應稽核和會計監(jiān)督責任。第十四章 單據(jù)交批時間要求1、 費用單據(jù)連鎖藥店費用時間審核內容部門（藥店）責任人24號-25號下午17:00前上交當月的費用報銷單各部門經辦人及連鎖各門店店長26號是否復核公司制度行政部負責人27號金額是否正確財務部負責人28-29號是否支付總經辦總經理29-31號付款財務部出納2、 付款申請單時間審核內容部門（藥店）責任人每周一17:00以前交會計復核（月結、半月結供應商）采購部周二核實發(fā)票及結算單的金額是否正確財務部會計周三核實發(fā)票及結算單的金額是否正確財務部負責人周四是否支付總經辦總經理（至少每半個一次）周五先在系統(tǒng)做結算，再付款財務部出納預付款及