房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)字化后整理―電子檔案的深度整理研究

1、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)字化后整理電子檔案的深度整理研究 摘 要：在房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)字化后，電子檔案的深度整理是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，電子檔案文件級(jí)著錄工作逐漸成為檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，直接關(guān)系著房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)字化后的整理效果，影響著房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案的服務(wù)效率。本文簡(jiǎn)要探討房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)字化后，電子檔案文件級(jí)著錄工作的難點(diǎn)，并提出有效的對(duì)策，以促進(jìn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案深度整理的規(guī)范性和可靠性。 關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；產(chǎn)權(quán)檔案；數(shù)字化；著錄 在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案逐漸深入到高科技領(lǐng)域，通過(guò)對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的有效運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)了房地產(chǎn)檔案信息等級(jí)查詢、收集測(cè)繪和整理管理的現(xiàn)代化模式，實(shí)現(xiàn)了對(duì)房

2、地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理的創(chuàng)新化發(fā)展。為進(jìn)一步提高房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案服務(wù)質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)電子檔案的深度整理，充分做好電子檔案文件的級(jí)著錄工作，推進(jìn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。 1 啟動(dòng)電子檔案文件級(jí)著錄工作的必要性 在數(shù)字化時(shí)代下電子檔案文件在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中得到廣泛的運(yùn)用，這就為房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理工作帶來(lái)了新的沖擊，當(dāng)前我國(guó)檔案著錄主要是針對(duì)紙質(zhì)檔案制定的，在電子檔案文件著錄方面仍存在一定不足，與國(guó)際上通用的檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)存在較大差距。在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，啟動(dòng)電子檔案文件級(jí)著錄工作具有一定必要性和緊迫性。為進(jìn)一步適應(yīng)電子時(shí)代檔案著錄的需求，我國(guó)電子檔案文件級(jí)著錄工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)電子檔案進(jìn)行深度

3、整理研究，以推進(jìn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案服務(wù)質(zhì)量的提升。 2 電子檔案文件級(jí)著錄工作的難點(diǎn) 2.1 著錄格式中的著錄項(xiàng)目設(shè)置更為復(fù)雜 首先，表達(dá)電子檔案結(jié)構(gòu)的著錄項(xiàng)太少，電子檔案除了要著錄其結(jié)構(gòu)的載體類型標(biāo)識(shí)、數(shù)量及單位、規(guī)格等特征信息外，還應(yīng)著錄字符、字節(jié)、文件的邏輯格式等信息，如果是程序文檔的話，還要著錄版本、編程語(yǔ)言等信息；其次，現(xiàn)有著錄格式缺少對(duì)產(chǎn)生電子檔案信息系統(tǒng)的著錄要求，未將產(chǎn)生電子檔案的應(yīng)用軟件、操作系統(tǒng)、文件名（亦稱數(shù)據(jù)集名）、硬件環(huán)境等方面的系統(tǒng)信息納入著錄項(xiàng)目。 2.2 著錄規(guī)則的系統(tǒng)性更強(qiáng) 著錄規(guī)則的系統(tǒng)性要求著錄規(guī)則具有一定的體系，目前我國(guó)在檔案著錄規(guī)則體系建設(shè)方面雖有進(jìn)展，但

4、尚未形成一個(gè)較為完整的著錄規(guī)則體系。因此，要想解決電子檔案著錄方面存在的各種問(wèn)題，就必須要有一個(gè)較為完整的著錄規(guī)則體系。 2.3 著錄來(lái)源更為重要 來(lái)源原則要求電子檔案著錄必須含有關(guān)于電子文件來(lái)源及背景的信息。電子檔案著錄信息應(yīng)包括文件的原文、背景和來(lái)源、文件的文檔結(jié)構(gòu)、文件的格式和內(nèi)容、文件之間的相互關(guān)系以及查找與利用的方式?，F(xiàn)代檔案著錄不僅僅與檔案本身有關(guān)，而且已擴(kuò)展到產(chǎn)生和使用檔案的背景信息及產(chǎn)生檔案的系統(tǒng)（或文檔系統(tǒng)）信息?？梢?jiàn)，描述檔案來(lái)源的背景信息在現(xiàn)代檔案著錄中占有至關(guān)重要的地位。對(duì)大多數(shù)電子文件來(lái)說(shuō)，確定其來(lái)源是比較容易的，但也有部分電子文件具有多個(gè)機(jī)構(gòu)或個(gè)人組成的聯(lián)合來(lái)源，同

5、一來(lái)源的電子文件被分散開(kāi)來(lái)的情況也時(shí)有發(fā)生，現(xiàn)有的電子檔案著錄體系需要在多份著錄文件或檢索工具中多次重復(fù)著錄同樣的生成者、背景信息及關(guān)聯(lián)信息，這在某種程度上是對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境所提供共享功能的一種浪費(fèi)。 3 電子檔案文件級(jí)著錄工作的有效策略 3.1 建立電子檔案文件級(jí)著錄工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)多級(jí)著錄 電子檔案文件級(jí)著錄是一種對(duì)信息資源進(jìn)行控制的過(guò)程，屬于異種智力控制，電子檔案文件級(jí)著錄是電子檔案文件得以有效利用的前提和基礎(chǔ)，促進(jìn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案的實(shí)際價(jià)值的有效發(fā)揮，真正實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案資源共享。為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)電子檔案的深度整理，應(yīng)當(dāng)建立電子檔案文件級(jí)著錄工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，建立完整的多級(jí)著錄規(guī)則，完善規(guī)則的

6、版本體系，制定電子檔案著錄細(xì)則，促進(jìn)電子文件著錄問(wèn)題的妥善解決。 以國(guó)際檔案為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分析和研究，得知建立檔案著錄規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)的均設(shè)有檔案著錄的多級(jí)著錄規(guī)則，以保證檔案著錄能夠?qū)㈦娮訖n案文件的實(shí)體管理中各個(gè)級(jí)別進(jìn)行清晰準(zhǔn)確的反映，推進(jìn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案的高效化管理，提高電子檔案文件級(jí)著錄工作的順利開(kāi)展。多級(jí)著錄標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)在社會(huì)工人的理論原則基礎(chǔ)上，與實(shí)踐結(jié)果相結(jié)合，進(jìn)一步建立起獨(dú)立性強(qiáng)的檔案著錄結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)，從整體上推進(jìn)電子檔案文件級(jí)著錄工作的總體效率的提升。 3.2 構(gòu)建電子檔案文件級(jí)著錄軟件平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)全程著錄 在電子檔案文件級(jí)著錄工作中，為提高電子檔案文件級(jí)著錄工作質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技

7、術(shù)進(jìn)行有效運(yùn)用，積極構(gòu)建電子檔案文件級(jí)著錄軟件平臺(tái)，為電子檔案文件級(jí)著錄工作的順利有序開(kāi)展提供可靠的基礎(chǔ)。尤其是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案具有一定靈活性和易變性，為保證電子檔案文件的真實(shí)性和有效性，應(yīng)當(dāng)采取以動(dòng)制動(dòng)的策略，轉(zhuǎn)變以往靜態(tài)的、線性的著錄過(guò)程，逐漸向動(dòng)態(tài)的且多維的著錄方式轉(zhuǎn)變，積極構(gòu)建電子檔案文件級(jí)著錄軟件平臺(tái)，對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行有效應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)全程著錄，保持每一階段電子檔案信息的動(dòng)態(tài)性和可控性，以房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案的內(nèi)容和背景信息為主要依據(jù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行深度整理，提高電子檔案文件級(jí)著錄工作的效率，推進(jìn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案事業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。 3.3 細(xì)化電子檔案文件級(jí)著錄工作外包模式與管理 在房地

8、產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案的管理過(guò)程中，電子檔案文件級(jí)著錄工作外包模式與管理的細(xì)化，就是在對(duì)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案進(jìn)行規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上，全面提高房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案的服務(wù)質(zhì)量和效果，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案文件的優(yōu)化配置，促進(jìn)電子檔案資源的合理利用，實(shí)現(xiàn)人力物力資源、資金、設(shè)備及管理技術(shù)的有機(jī)融合，從整體上提高房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案的服務(wù)質(zhì)量。進(jìn)一步規(guī)范電子檔案文件級(jí)著錄工作的外包條件與操作方式，切實(shí)提高電子檔案文件級(jí)著錄工作外包模式與管理的效率，推進(jìn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。 結(jié)束語(yǔ) 在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案的深度整理效率，直接關(guān)系著房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案的服務(wù)品質(zhì)，為進(jìn)一步推進(jìn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案事業(yè)的發(fā)展，應(yīng)當(dāng)在合理利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的基礎(chǔ)上，充分做好電子檔案的深度整理工作，建立電子檔案文件級(jí)著錄工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，構(gòu)建電子檔案文件級(jí)著錄軟件平臺(tái)，細(xì)化電子檔案文件級(jí)著錄工作外包模式，切實(shí)提高電子檔案文件級(jí)著錄工作效率，促進(jìn)電子檔案文件的實(shí)際利用價(jià)值的有效發(fā)揮。 參考文獻(xiàn) 1段榮婷.國(guó)際檔案規(guī)范記錄標(biāo)準(zhǔn)化研究a.檔案與