[工作計劃]大型會議活動接待方案

1、會議接待方案根據(jù)參加會議的人數(shù)不同、會議接待的準備工作的內容不同以及會議接待的方式不同，對會議的組織方法，禮儀要求也不同。 首先是會議的籌備工作。 根據(jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格。 發(fā)放會議通知和會議日程。 會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯(lián)系方式等內容。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。 會議日程是會議活動在會期以內每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據(jù)。它的

2、形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發(fā)放。 選擇會場。 選擇會場，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內容來綜合考慮。最好是達到一下標準： 第一：大小要適中。會場太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺;會場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：“絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間?！?第二：地點要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應盡量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。 第三：附屬設施要齊全。會務人員一定

3、要對會場的照明、通風、衛(wèi)生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為“上次會議是從這里開的，沒出什么問題，”就草率地認為“這回也會同樣順利”。否則，可能會造成損失。 第四：要有停車場?，F(xiàn)代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。 會場的布置。 會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。 一般大型的會議，根據(jù)會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語?？稍跁鰞葦[放適當?shù)妮p松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。 坐席的配置要是和會議的風格和氣

4、氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法： 圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領導一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。這種形式適于1020人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業(yè)領導及陪同面對面做，來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。 圓桌會議中間要擺放鮮花紅，黃膨脹色，搭配紫色，偏深顏色的收縮色可以有很好的立體感。紅色太多會讓人感覺煩躁，拘束，感覺時間會比實際過得快，白色，等淺色點的裝飾可以感覺時間比實際慢，增強空間感。白色也代表莊嚴，高貴。

5、綠色代表和諧，和平，希望，平凡中蘊含特色，能襯托，也能表現(xiàn)精致度。綠光，是人眼最為敏感的，如果植物亮度夠，一定十分搶眼。- -，色彩跟具體植物還是差很多的，你應該是為熟知植物品種的人吧，自己來個匠心獨運就是呵呵?？谧中?。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。 教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。 準備會議資料。 會務組應該準備有關會議議題的

6、必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者，方便于與會者的閱讀和做好發(fā)言準備。 會議前的接待禮儀。 會前檢查。 這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。 提前進入接待崗位。 接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個崗位。 簽到。設一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應蘸好墨汁后再遞上。簽到本應精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應禮貌地雙手遞上。接

7、待人員應經(jīng)常向會議組織者匯報到會人數(shù)。 別花。禮儀小姐為需要發(fā)言的重要嘉賓和領導別上胸花引座。簽到后禮儀人員或高管親自陪同和指引與會者入場就座。對重要領導應先引入休息室，由企業(yè)領導親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺或臺下貴賓區(qū)就座等候上臺發(fā)言或剪彩。 接待。與會者坐下后，接待人員應遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務。 會議中的服務禮儀 會議進行中的服務要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時。 倒茶服務人員注意觀察每一位與會者，以便及時為期天茶水。到誰是動作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內口不能接觸桌面，手指不能因在北口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿

8、開背蓋，右手吃水戶，將熱開水準確倒入杯里，不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差錯，應不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。 其他服務會議按擬定的程序進行，應緊湊，不要出現(xiàn)冷場的局面。這就要求各個工作人員“嚴陣以待”，做好各項準備工作。如，會議進行第一項：全體起立、奏國歌。這是音響應立即播放出國歌。又如，大會宣布辦法榮譽證書，組織人員應迅速將受獎人員排好隊，禮儀小姐把領導從主席坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由領導頒發(fā)給受獎者。為使會場上的活動有條不紊，必要時應

9、將有關人員組織起來進行模擬訓練，避免會場上出現(xiàn)混亂。 如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事，服務人員應走到他身邊，輕聲轉告他。如果要通知主席臺上的領導，最好用字條傳遞通知，避免無關人員在臺上頻繁走動和耳語，分散與會者注意力。 做好會后服務的準備。會議進行之中，就應為會后服務做好準備。如，會后要照相，就應提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準備。另外，會后的用車也應在會議結束前妥善安排。 會后服務 會議結束后，全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。 組織活動會議結束后，有時還會安排一些活動。如聯(lián)歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應有一位領導統(tǒng)一指揮和協(xié)調，而且這位領導要有很

10、強的組織能力才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負其責，做好自己分擔的工作，以保證活動計劃的順利實施。 送別根據(jù)情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。 清理會議文件 根據(jù)保密原則，回收有關文件資料。整理會議紀要。新聞報道。主卷歸檔。會議總結 本公司承攬大型會議活動的策劃組織，企業(yè)形象宣傳及巡展，展臺設計及施工搭建，會議設備租賃等服務，有為大型會展及商務活動提供全方位服務的豐富經(jīng)驗，我們是自由而富有創(chuàng)新精神的年輕人，秉承為各界朋友提供國際水平專業(yè)服務的一致信念，不斷努力，我們的最終目標是幫您實現(xiàn)您的愿望。一、您可以選擇我們的理由：1、我們是專業(yè)的、精通業(yè)務的會議接待中心，由專

11、業(yè)的人才為您服務。我們以優(yōu)質的會議組織能力和周到的高質量的接待服務，是您專心與會，把會議開的圓滿成功。2、我們通過多年的誠信經(jīng)營，建立了穩(wěn)定、廣泛的訂房系統(tǒng)，能為您訂到最低價的賓館飯店及會議活動場所。3、我們有經(jīng)過批準的機票售票中心，能為您提供及時的、價格最為合理的、優(yōu)質的返程機票業(yè)務。4、我們與各賓館酒店、民航、鐵路、車隊、會議活動場所有極好的合作關系，能保證您的會議如期、順利舉行。5、我們能為客戶提供最好的旅游咨詢及旅游服務。6、我們是大連知名企業(yè)，有極高的品牌價值，能讓您的客人放心，感覺不會掉價。7、我們是合法的旅游企業(yè)，在旅游局交納了10萬元質量保證金，如果出現(xiàn)什么差錯，有賠付的信心和

12、能力。8、我們有現(xiàn)成的可供選擇的數(shù)十條大連市內、旅順、金石灘，山東半島、東北三省、朝鮮邊境等地區(qū)的旅游線路，還有能力為您現(xiàn)場設計您滿意的旅游行程。9、我們有信息豐富的企業(yè)網(wǎng)站，能為您的會議提供適時的宣傳。10、“誠信鑄造品質，服務編織未來”是企業(yè)服務宗旨，“服務質量第一、客戶利益至上”是企業(yè)的基本精神?！敖o你家的溫暖”是企業(yè)的不變準則。我們有足夠的信心，提供優(yōu)質、周到的服務，使您滿意。二、會議服務的范圍：1、根據(jù)客戶的意愿、要求，策劃、組織、執(zhí)行會議的各項接待工作，讓會議客戶放心、滿意最大化；讓會議接待服務優(yōu)質最大化。2、免費代訂各星級酒店、各級餐廳、各種會議室并給予客戶最優(yōu)惠內部協(xié)議價，做好

13、會議用房、會議用餐、會議室的使用等各項工作。3、會議期間免費提供1-2名經(jīng)驗豐富的接待人員全天協(xié)助會議工作（包括辦理代表簽到、解釋、資料整理分發(fā)、分房、展臺規(guī)劃及會場布置等工作），做好會議期間的協(xié)調服務工作。4、按要求安排會議接站工作，指派專車到機場、火車站免費接送參會代表，免費代訂返程飛機票。5、按要求為其提供相關的外語翻譯、攝像、禮儀、公關、文秘等服務。6、按照要求及會議的具體地需要，提供白板、紙筆、音像設備、投影儀等各種會議設備。7、我公司可根據(jù)會議的內容、課題等，邀請相關課題的專家授課，為客戶提供相關的建議、邀請安排及其相關的具體工作。8、按要求為會議期間的重要客人(vip)提供特殊照

14、顧、服務(如提供高檔豪華專車、娛樂建議等)。9、以最優(yōu)惠價格、最優(yōu)質的服務，組織、安排參會代表的會后觀光、考察活動，做好觀光、考察期間的吃、住、行、游、購、娛的各項觀光考察安排，讓參會代表充分了解、認識風情萬種、風光秀麗的濱城大連。10、按要求提供會議或會展期間的后勤保障和外圍協(xié)調服務，代辦會展用品的航空、鐵路托運和大連土特產(chǎn)及會議禮品。三、會議服務：會前服務1與會議主辦方洽談2提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。并制定完備的會議預案書給會議方3派專人協(xié)助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況。4確定方案，簽訂合同，預付定金。會中服務1會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、攻關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。2會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。3會議場所：專人到會議室