衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案規(guī)范化管理方法探析

1、 衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案規(guī)范化管理方法探析 摘要：在開展檔案管理工作的過程當(dāng)中，部門首先必須要保證制度的完善，使用各種信息化的管理手段來開發(fā)和利用檔案資源，體現(xiàn)出這些檔案的價(jià)值，這樣才能夠提高管理的水平。比如可以通過提高工作的基礎(chǔ)水平、檔案開發(fā)、使用信息化的技術(shù)來推動(dòng)以及不斷加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)，使衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案管理更加規(guī)范化。關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督；檔案；規(guī)范化管理面對(duì)快速發(fā)展的信息化時(shí)代，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)要積極推進(jìn)衛(wèi)生檔案信息化建設(shè)，善于借助信息化手段來管理衛(wèi)生檔案，進(jìn)而提高衛(wèi)生檔案的利用率，更好地服務(wù)醫(yī)療衛(wèi)生工作。1衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案的概述衛(wèi)生監(jiān)督檔案是此機(jī)構(gòu)在開展衛(wèi)生監(jiān)督、行政稽查、質(zhì)量抽檢、行政許

2、可與處罰等活動(dòng)當(dāng)中形成的檔案資料，是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)管理各種活動(dòng)的記錄。它的使用和保存價(jià)值是比較高的，能夠促進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的工作質(zhì)量進(jìn)一步提高，而衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)的檔案對(duì)于管理工作的作用主要體現(xiàn)在：首先，因?yàn)闄n案是通過文字、圖表或者是聲像這樣的形式來記錄各種管理的活動(dòng)，所以當(dāng)開展檔案管理時(shí)，可以提高工作的質(zhì)量以及管理的水平。其次，衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)的檔案是管理活動(dòng)的最原始記錄，能夠維護(hù)相關(guān)人員的合法權(quán)利，能夠反映出這些工作人員工作情況的實(shí)際參考依據(jù)，所以對(duì)于督促他們，提高他們的工作質(zhì)量具有非常高的推動(dòng)作用。最后，衛(wèi)生監(jiān)督檔案當(dāng)中記錄著很多的原始數(shù)據(jù)，是對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)管理活動(dòng)的所有總結(jié)，因此可以作為這一機(jī)構(gòu)來

3、制定管理工作的各種規(guī)范，而起到重要的參考作用，同時(shí)還可以作為內(nèi)部績效考核的依據(jù)之一。2衛(wèi)生監(jiān)督檔案規(guī)范化建設(shè)中存在的問題2.1衛(wèi)生檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系和制度的不足。各級(jí)衛(wèi)生系統(tǒng)雖然建立了三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，但它的運(yùn)行效果目前不很理想，有關(guān)人員檔案意識(shí)較淡薄，為圖方便，將檔案材料留在自己部門保管，造成這些檔案資料既沒有整理，也沒有專柜存放，導(dǎo)致檔案材料的丟失或損壞現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。檔案管理重要性的宣傳力度也不夠，沒能使有關(guān)人員充分認(rèn)識(shí)到檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴信息資源，是社會(huì)財(cái)富，管理好和保護(hù)好這種資源是每個(gè)員工的義務(wù)和責(zé)無旁貸的職責(zé)。2.2衛(wèi)生檔案與其他信息分體管理體系的缺陷。目前衛(wèi)生系統(tǒng)實(shí)行的

4、信息管理體系是檔案與其他信息分體管理的體系。這個(gè)體系主要由信息和綜合檔案兩部分組成。信息和檔案部門在日常工作中基本是各自獨(dú)立地進(jìn)行信息的收集、整理、保管、加工、統(tǒng)計(jì)和提供信息使用服務(wù)，兩個(gè)部門之間缺乏必要的協(xié)調(diào)，重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象較為普遍，造成人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)，很大程度上制約了信息管理整體水平的提高。2.3檔案編研工作跟不上形勢(shì)，缺乏時(shí)效性?，F(xiàn)有專題匯編資料基本上來源于一些原始資料、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和基本事實(shí)的簡單羅列堆砌，不僅外部信息少，跟不上形勢(shì)發(fā)展要求，且由于平時(shí)缺乏主動(dòng)積累、主動(dòng)服務(wù)和超前范圍意識(shí)，編研缺乏時(shí)效性，往往到需要用時(shí)才開始著手編制，因此編研成果普遍利用效率低下。3衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案的

5、規(guī)范化管理策略3.1提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的基礎(chǔ)水平。在開展衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案管理工作的過程當(dāng)中，相關(guān)的人員一定要充分重視這一工作的重要性，要按照實(shí)際情況來配備相關(guān)的設(shè)備和人員，將責(zé)任分配到個(gè)人，這些工作人員要負(fù)責(zé)自己職責(zé)之內(nèi)的檔案資料整理和歸納，同時(shí)為了能夠細(xì)化管理的規(guī)章制度，明確好工作人員在檔案管理工作當(dāng)中的具體職責(zé)，落實(shí)到位，必須要對(duì)檔案的門類和載體進(jìn)行統(tǒng)一。檔案管理工作當(dāng)中的收集、整理、登記等一些基礎(chǔ)工作，必須要具體到每一個(gè)管理工作人員，還可以在工作當(dāng)中開展一些檢索的工具進(jìn)行編制，這樣能夠提高檔案的利用效率。在衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案管理基礎(chǔ)工作的開展過程當(dāng)中，最關(guān)鍵的就是要保證檔案資料全面完

6、整，同時(shí)對(duì)于一些有保密要求的檔案資料，必須要嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案內(nèi)容泄露，所以要確保保存的手段安全可靠。3.2加強(qiáng)開發(fā)利用衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案。由于檔案有較高的保存和使用價(jià)值，因此在開展檔案管理的工作過程當(dāng)中，必須要注重綜合開發(fā)利用這些檔案資料，所以衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理部門要建立好使用衛(wèi)生檔案的制度，明確各種檔案的利用手續(xù)范圍以及程序上的要求，同時(shí)要鼓勵(lì)相關(guān)部門開展檔案的利用，提高利用率。其次，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理部門還要組織相關(guān)人員進(jìn)行配合，來開展編研工作，工作的重點(diǎn)要圍繞管理部門的各種職能，積極編寫有關(guān)于檔案的編研材料，為內(nèi)部管理決策以及其他工作提供參考依據(jù)。衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案管理工作能夠提高

7、工作的質(zhì)量和管理水平，所以要加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)，促進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法的規(guī)范化。3.3推動(dòng)信息化的開展。在衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案管理工作當(dāng)中利用信息化的技術(shù)，首先必須要保證這些信息內(nèi)容全面，能夠覆蓋所有的文書檔案，將傳統(tǒng)的檔案資料轉(zhuǎn)變成電子的檔案，同時(shí)在存儲(chǔ)檔案的過程當(dāng)中要使用超大容量的存儲(chǔ)設(shè)備，還要做好備份工作，以防這些檔案資料失效。而在調(diào)取和查閱檔案的時(shí)候，也要使用各種智能的軟件進(jìn)行操作，還可以建立信息化的平臺(tái)，讓檔案資料查詢、整理以及編研等各種工作都變得網(wǎng)絡(luò)化。在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程中，需要對(duì)檔案管理信息化內(nèi)容的全面性提供保障，應(yīng)該包含文書檔案、影音圖像資料、專業(yè)檔案等；傳統(tǒng)的檔案逐漸轉(zhuǎn)換為電

8、子檔案的形式；在檔案的儲(chǔ)存上應(yīng)選擇大容量的存儲(chǔ)設(shè)備，還應(yīng)做好資料的備份。通過智能化的管理軟件實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)時(shí)查閱，并且要根據(jù)檔案標(biāo)準(zhǔn)要求，建立健全專業(yè)的信息化平臺(tái)，使得檔案的查詢檢索、編研能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。3.4加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)。在某種程度上，可以說衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案的質(zhì)量高低與檔案管理人員的素養(yǎng)有著直接的關(guān)系，所以必須要求檔案管理人員具有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，同時(shí)在計(jì)算機(jī)管理等一些基礎(chǔ)方面也要有一定的了解。因此，必須要做出一些改變，不斷加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，通過改善他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)來提高他們的職業(yè)素養(yǎng)。首先，要有計(jì)劃性，要通過清晰明了的計(jì)劃來培訓(xùn)檔案管理人員，針對(duì)具體的人員，要先了解他們?cè)谀姆?/p>

9、面有不足，然后在此基礎(chǔ)之上來更新他們的知識(shí)，提高他們的專業(yè)技能。其次，可以邀請(qǐng)一些專家進(jìn)行指導(dǎo)，培養(yǎng)合格的檔案管理人才。衛(wèi)生監(jiān)督管理必須要重視培訓(xùn)工作，積極邀請(qǐng)專業(yè)人員通過現(xiàn)場(chǎng)交流等方式，學(xué)習(xí)各種檔案學(xué)知識(shí)，同時(shí)還可以組織這些管理人員探討立卷經(jīng)驗(yàn)，只有這樣，才能夠不斷完善衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案管理工作。通過各種培訓(xùn)能讓檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到工作的重要性，所以會(huì)在日常的工作當(dāng)中嚴(yán)格按照各種制度來執(zhí)行，能夠避免因?yàn)椴回?fù)責(zé)任的態(tài)度而出現(xiàn)的工作問題，以高度的責(zé)任心和認(rèn)真的工作態(tài)度來保證衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案的質(zhì)量。除此之外，領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行行政許可簽批時(shí)，要指出管理工作當(dāng)中存在的問題，并進(jìn)行及時(shí)分析和解決，這樣才能夠保障衛(wèi)生監(jiān)督專業(yè)檔案的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。3.5理順關(guān)系，健全制度。建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，建立科學(xué)的檔案管理體系，是檔案管理的根本。隨著檔案管理工作的不斷發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理體系。通過建立信息檔案，明確職能，將各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià)，同步發(fā)展。拓展檔案的歸檔范圍，加強(qiáng)有關(guān)內(nèi)容的收集是檔案工作的新課題。4結(jié)語在衛(wèi)生監(jiān)督管理工作中，檔案管理具有非常重要的作用，能夠促進(jìn)監(jiān)督工作的質(zhì)量，提高監(jiān)督工作的效率，使監(jiān)督工作更加科學(xué)化、合理化、規(guī)范化。當(dāng)前，在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中，基礎(chǔ)工作不規(guī)范、