公司會計檔案整理方案

1、會計檔案整理基本要求 1、歸檔范圍 歸檔的文件材料主要內(nèi)容包括會計報表、會計帳薄、會計憑證、工資表等方面。 會計報表這里主要是指年度報表。 在編制會計報表時如有文字說明材料，這些材料是對報表進行分析和說明的，如財務分析、審計報告等，則要與會計報表一起歸檔。 會計帳薄總帳、明細帳、現(xiàn)金出納帳、銀行存款帳等。 會計憑證原始憑證、記帳憑證和匯總憑證等。 工資表單位各種人員工資表等。 實行會計電算化的單位，有關電子數(shù)據(jù)和相應軟件資料，如打印的文字材料、軟件開發(fā)或修改的資料、源程序、備份數(shù)據(jù)等，也應歸檔。 2、歸檔時間 當年形成的會計材料，應由財務會計部門專（兼）職人員在次年第一季度內(nèi)按立卷要求分類整理

2、訂裝，在財務會計部門保存三年，期滿之后，辦理好移交手續(xù)向單位綜合檔案室移交。 會計檔案移交時，財務有關人員應認真填寫移交清冊一式兩份，由會計部門和綜合檔案室各存一份。 3、歸檔要求 單位每年形成的會計檔案，應當由財務部門按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊。綜合檔案室在接收會計檔案時，應認真檢查，對裝訂不合格的案卷，要由經(jīng)辦人補齊，若需要拆封重新整理時，應同財務部門和原經(jīng)辦人共同進行，以分清責任。 月度、季度報表不用按歸檔要求整理，可由財務部門自行保管至期滿后編制清冊并按程序銷毀。 各單位設有其他帳戶的會計檔案，均為一個立卷部門分工歸口立卷。 如街道辦事處設有工業(yè)公司、綜合經(jīng)濟公司等經(jīng)濟實體的

3、單位，這些部門的會計檔案都要單獨立卷。單獨立卷時，可以采取獨立全宗的方式，也可以采取與街道同全宗（即聯(lián)合全宗）的方式（如果采用聯(lián)合全宗的方式則其它門類的檔案也須以聯(lián)合全宗方式立卷）。4、分類與代號 會計檔案分為四大類，即：年度報表、帳薄、憑證和工資表。 以“d”為會計檔案代號。 單位設有其他帳戶的會計檔案，可采用聯(lián)合全宗的方式，在一級屬類號后面加二級屬類號。下面是一采用聯(lián)合全宗的參考示例：機關代號 分類名稱 分類示例（僅供參考） d1.1 辦事處d1 年度報表 d1.2 工業(yè)公司 d1.3 綜合經(jīng)濟公司 d2.1 辦事處d2 帳薄 d2.2 工業(yè)公司 d2.3 綜合經(jīng)濟公司 d3.1 辦事處d

4、3 憑證 d3.2 工業(yè)公司 d3.3 綜合經(jīng)濟公司 d4.1 辦事處d4 工資表 d4.2 工業(yè)公司 d4.3 綜合經(jīng)濟公司 5、會計檔案保管期限 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。 各類會計檔案的保管期限應當按附表一、表二所列期限執(zhí)行。如各單位會計檔案的具體名稱有同附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。 會計檔案除年度報表類按永久填寫外，其他類均按數(shù)字表示(見附表一)。 6、會計檔案整理要求 立卷 年度報表、工資表獨立組卷。如有財務情況說明分析材料，要與年度報表一同組卷歸檔，并放在被說明報表前。年度報表可以一年一卷也可以若干年一卷；工資表按時間順序整理，如數(shù)量多的，

5、可組成若干卷。在歸檔前，工資表如與憑證裝訂在一起的，要將工資表從憑證中分離出來單獨組卷。年度報表、工資表都要外加軟封面。 帳薄的立卷， 一冊一卷，每本帳薄在原封面右上角貼上會計檔案“小標簽”并按標簽上內(nèi)容填寫（小標簽填寫見附件一）。如果帳薄原封面太大，不能裝入硬盒時，必須把封面拆掉，換上軟封面。已實行電算化管理的單位，其賬簿立卷方法可參照會計報表類的整理方法分若干卷裝訂。 記帳憑證按時間順序進行整理，組成一卷或多卷。 卷內(nèi)文件編頁碼 一個案卷內(nèi)所有材料編一個流水頁碼，用號碼機打在材料的右上角，背面（有字）的左上角。 對訂本式帳薄，中間有空頁的，要繼續(xù)打頁碼；后面有空頁的可以不用打頁碼。 會計憑

6、證檔案不用打頁碼。 會計檔案卷內(nèi)文件目錄會計檔案的憑證與賬簿不用填寫卷內(nèi)目錄。會計檔案的年度報表、工資表，按卷內(nèi)文件目錄（同文書卷內(nèi)目錄）的格式照實抄錄，卷內(nèi)標題按內(nèi)容擬寫或補充完整。卷內(nèi)文件目錄必須應用森藍文檔資料管理系統(tǒng)進行著錄，然后打印一式三份，一份隨檔案裝訂，一份由會計部門保存，一份隨檔案移交綜合檔案室保存。 會計檔案案卷目錄 按會計案卷目錄的格式照實抄錄，擬寫案卷題名時要全面、準確，案卷題名一般由責任者、時間和文種三部份組成。會計檔案的時間因素比較重要，因此，在擬寫案卷題名時要強調(diào)時間性。案卷目錄必須應用森藍文檔資料管理系統(tǒng)進行著錄，然后打印一式二份，與相應的卷內(nèi)文件目錄一起裝訂成目

7、錄冊。 案卷檔案號的編制 會計檔案每一類續(xù)年編一個流水號，以三位阿拉伯數(shù)字表示，從“001”開始起號，案卷號數(shù)不能超過三位數(shù)，要超過三位數(shù)時，通過另起目錄來解決。帳薄按總帳、日記帳、明細帳順序排列。 模式：d1001n 案卷順序號 一級屬類號 大類代號 設有其他帳戶的會計檔案，在一級屬類號后面加二級屬類號。 模式：d1.1001n 案卷順序號 二級屬類號 一級屬類號 大類代號 7、編目按報表類、帳薄類、憑證類、工資表等四類將會計檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄用紅色會計檔案目錄夾裝訂成檢索目錄冊。在組成目錄時不用考慮保管期限，即組成四類目錄就可以了，同一類目錄每滿（“滿”即案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄疊起的厚

8、度已與目錄夾預設的厚度接近）一冊需另起一本目錄，該新開的一本目錄的目錄號是在上一本目錄的目錄號上加“1”編定的。形式如：d11、d21、d31、d41，d12、d22、d32、d42，d13、d23、d33、d43， 、 、 、 ，d1n、d2n、d3n、d4n。 8、裝訂入盒 會計檔案的報表類、工資表按要求裝訂，采用“三孔一線”的辦法裝訂。裝訂前要拆除文件上的金屬物，破損和不符全a4或16開規(guī)格的文件要補齊和折疊，粘貼文件和封面要用乳膠。各類會計檔案的案卷，按案卷號順序裝滿一盒再裝第二盒。不同類的案卷，不能混裝一盒，每個案卷必須填寫卷內(nèi)備考表，并填寫盒面和脊背的內(nèi)容。 會計檔案盒（包括憑證盒

9、）統(tǒng)一用檔案專用章填蓋，保持盒面整潔，不能用手寫。附件一機關賬簿面小標簽樣本示例：全 宗 號10年 度2001目 錄 號d21保管期限15案 卷 號18頁 數(shù)121卷 名局二一年會計總賬附表一 會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管期限備注一會計憑證類1原始憑證15年1記賬憑證15年3匯總憑證15年二會計賬簿類4總帳15年包括日記總賬5明細張15年6日記賬15年現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年7固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年8輔助賬簿15年三財務報告類包括各級主管部門匯總財務報告9年度財務報告（決算）永久包括文字分析四其他類10會計移交清冊15年11會計檔案保管清冊永久12會計檔案銷毀清冊永

10、久13工資表15年附表二財政總預算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管期限備注財政總預算行政單位事業(yè)單位稅收會計一會計憑證1國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證10年2各收入機關編送的報表10年10年3行政單位和事業(yè)單位的各種會計憑證15年包括：原始憑證、記賬憑和傳票匯總表4各種完稅憑證和繳、退庫憑證15年繳款書存根聯(lián)在銷號后保管2年5財政總預算撥憑證及其他會計憑證15年包括；撥款憑證和其他會計6農(nóng)牧業(yè)稅結算憑證15年二會計賬簿類7日記賬總賬15年15年8總賬15年15年15年9稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬25年10明細分類、銀行存款賬15年15年15年11現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬25年25年12行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)明細賬（卡片）行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年三財務報告類13財政總預算永久14行政單位和