通過合同控制采購腐敗

1、通過合同控制采購腐敗 如果一些采購在業(yè)務(wù)方面不熟悉或故意不熟悉的話，將會給我們帶來大量損耗，特別是無形的損耗也就是那些我們平時不能注意，最后卻使我們大吃一驚的成本。 采購損耗是經(jīng)營損耗控制的重點，更重要的是：采購過程中發(fā)生的損耗又具有隱蔽性強、危害性大、不易控制的特點，因此對采購環(huán)節(jié)的監(jiān)督和規(guī)范才應(yīng)是流通企業(yè)防損工作的頭項重要工作。而在采購業(yè)務(wù)流程當(dāng)中，環(huán)節(jié)眾多，應(yīng)該首先從哪里下手，才能抓住重點？我們認為：這個點應(yīng)是在合同簽署環(huán)節(jié)上。在合同簽署當(dāng)中，如果一些采購在業(yè)務(wù)方面不熟悉的話，將會給我們帶來大量損耗，特別是無形的損耗也就是那些我們平時不能注意，最后卻使我們大吃一驚的成本。一個完整的商品采

2、購合同，下面幾點是最為關(guān)鍵的項目：標(biāo)的、質(zhì)量、價格、付款條件及付款期限、促銷協(xié)議、費用收取、訂單、退換貨等。它們對于明確合作雙方的權(quán)利和義務(wù)，維護流通企業(yè)方的正當(dāng)利益有很重要的作用。而采購及防損人員在這方面所要做的工作，就是對這八項主要內(nèi)容進行審核、分析，保證其符合法律規(guī)定、符合公司利益。 我們將結(jié)合實際案例或采購員動作來分析上述各方面。標(biāo)的分析 采購規(guī)范中大都寫著：合同附件當(dāng)中，應(yīng)清晰標(biāo)明商品的商標(biāo)、品名、條碼、規(guī)格、成份、款式、產(chǎn)地等。而實際工作中的執(zhí)行情況往往和規(guī)范相差甚遠很多采購員在簽合同的時候?qū)Α皹?biāo)的”這一項通常會寫：“詳見報價單”。他們對此不以為然，但這是很不規(guī)范的做法。一個完整的

3、商品標(biāo)的就應(yīng)該包括上述項目，否則在收貨的時候就容易出現(xiàn)錯貨、竄貨現(xiàn)象，給其他部門的工作帶來麻煩。1 / 7一個大的單品一般在1萬種以上，要收貨部完全清點是不現(xiàn)實的。現(xiàn)在也大多運用電腦系統(tǒng)進行收貨，就是通過輸入商品條碼來確認商品屬性（合同標(biāo)的屬性）。如果商品是采用國際條形碼，那都是有標(biāo)準(zhǔn)的，沒有問題；但如果沒有國際碼，采購部就必須重新進行編碼，這時就可能出現(xiàn)大量問題。 現(xiàn)實中經(jīng)常遇到一個問題是：采購部重新編的條碼沒有符合“商品結(jié)構(gòu)表”的要求。這里要么是采購（故意）做錯碼了，要么是供應(yīng)商根本就沒送想要的貨（如規(guī)格不對）。但只看合同是看不出來問題的（沒有上述的標(biāo)的具體屬性說明），這將給收貨部帶來很大

4、麻煩。 因此，在分析商品重新編碼的時候，防損部要進行參與把關(guān)，防損這里一定要有商品結(jié)構(gòu)表備份，并且非常清晰地注明商品的屬性，必要時保留一些樣品或資料卡片。沃爾瑪?shù)淖龇ㄊ牵簩ｉT設(shè)有樣品庫，隸屬于采購部下設(shè)的商品行政部，商品行政部有專門的樣品管理小組，做樣品的管理，來貨時按樣品進行收貨，把損耗降到了最低。質(zhì)量分析 給大家介紹一個典型案例：在北京某著名國際零售商門店里，這天有顧客投訴說剛購買的特價DVD機質(zhì)量有問題，家電部主管幫顧客進行檢查時發(fā)現(xiàn)，這款機器的外包裝說明競?cè)慌c內(nèi)部說明書的文字有幾點出入！這款機器是該公司北方區(qū)剛采購的，價位是DVD線上最低的，品牌為雜牌，基本肯定是經(jīng)銷商的OEM機，提供

5、給該超市支持采購業(yè)績的。這里的采購員在操作上有問題。 在采購合同方面有幾項需要特別注意： 1有關(guān)的商品準(zhǔn)入資料，如經(jīng)營許可證、衛(wèi)生許可證、商品檢驗檢疫證明、專賣許可證等要具備； 2商品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、等級等應(yīng)予以明確； 3商品的保質(zhì)期及收貨期限要有明確規(guī)定； 4商品的質(zhì)量、包裝含量及系數(shù)、所帶附件、贈品、家電產(chǎn)品的零配件要明確。 這幾項規(guī)定或在合同條款中予以明確約定，或以合同附件的形式進行補充說明，但不管以何種形式都不可或缺。在上述兩方面，采購員最容易發(fā)生的問題是：利用合同條款的模糊性與供貨商聯(lián)合進行欺詐行為，例如以次充好、以假亂真，甚至出現(xiàn)“三無”商品、偽劣商品，給流通企業(yè)造成損失。所以收貨及防

6、損人員在進行商品驗收檢查時，應(yīng)以合同條款為標(biāo)準(zhǔn)進行檢驗，防止出現(xiàn)上述欺詐行為。價格分析 價格及費用方面是采購員最容易作弊的環(huán)節(jié)，也是防損控制的重點。采購員在價格方面作弊的主要手段是：利用商品的供應(yīng)價格與預(yù)定售賣價格之間的差額，抬高商品進價、收取供應(yīng)商的回扣，這樣做最直接的后果是商品利潤空間縮小，競爭力降低。采購員在合同訂立時，往往在合同條款中有這樣的約定：“商品價格不得超過向當(dāng)?shù)厥袌龉?yīng)的最低價格，如有違反按價格協(xié)議進行賠償。”這一規(guī)定實際上只是一種文字游戲，更多的東西必須通過流通企業(yè)管理者的嚴格的價格分析及市場調(diào)查去發(fā)現(xiàn)，而不能被其所蒙蔽。進行價格控制，首先要從整體上進行，要從整體的商品結(jié)構(gòu)

7、表去控制，根據(jù)流通企業(yè)總的利潤水平及商品結(jié)構(gòu)，規(guī)定每一品類的價格帶。而且每一部門的商品只能在一定的范圍內(nèi)變化，超出范圍就是違規(guī)，須立即進行調(diào)查處理。這里介紹幾種具體的調(diào)查分析辦法：一是橫比。采購部門確定了商品的結(jié)構(gòu)以后，應(yīng)對每一小部門商品的最低采購價及浮動范圍進行確定，防損部門再根據(jù)這一資料建立商品價格檔案，掌握各類商品的最小單位價格。在進行進貨價格檢查時，與同類同檔次的商品相比較，比如某一品牌的毛巾，按克算的話，比較便宜的大概是0.03元，80克是2.40元，好一點0.12元/克，一條毛巾9.6元左右。如果我們建立有各類毛巾的價格檔案后，知道其價的浮動幅度，就可以根據(jù)與同類毛巾的價格對比及浮

8、動范圍，來判斷該品牌的毛巾是否在進貨價格上存在問題。 這種方法非常有效但工作量非常大，然而一旦建立起這樣的數(shù)據(jù)庫，防損部掌握了第一手資料，就可以對采購實施非常有效的監(jiān)控，杜絕采購員的價格作弊行為。二是縱比。受市場供求狀況、季節(jié)因素、促銷、節(jié)慶、供應(yīng)商變化等因素的影響，商品的批次進價也是不一樣的，防損部可通過利用可儲存大量數(shù)據(jù)的信息系統(tǒng)，對采購部門的采購行為進行監(jiān)控通過與歷史數(shù)據(jù)的對比，來分析商品采購價格是否存在的問題，從而發(fā)現(xiàn)采購員的作弊行為。三是市場調(diào)查。這是一種最直觀、最容易奏效的方法，通過市場調(diào)查，與競爭對手的同類商品售賣價格進行對比，并根據(jù)毛利率標(biāo)準(zhǔn)，推算出我方的商品采購價格，作為對采

9、購員進行價格檢查的依據(jù)。賬期分析 這是一個非常敏感的話題。在一些企業(yè)，采購員就像是財神爺，供應(yīng)商天天求他結(jié)賬。某些采購員也根據(jù)供應(yīng)商給他的好處進行區(qū)別對待。但是，采購員個人的“ABC類關(guān)系”和企業(yè)的“ABC客戶”卻很少能統(tǒng)一。 照規(guī)矩講，結(jié)賬快慢與否不是由采購員決定的，而是根據(jù)零售商的資金狀況及各類商品的屬性來合理確定，基本原則是利用有效的資金，實現(xiàn)商品的最大采購和最快周轉(zhuǎn)。如果任由采購所為，就容易造成資金不足或積壓，影響供應(yīng)鏈及資金鏈的正常運轉(zhuǎn)，進而影響到流通企業(yè)的整體運行狀況。所以，企業(yè)應(yīng)制定嚴格的商品結(jié)算制度與明確的商品大中小類分類賬期計劃，包括：零賬期（預(yù)付款、即時付款、貨到付款）、短

10、賬期（715天）、中賬期（1630天）、長賬期（30天以上）；采購員在與供貨商簽訂合同的時候要嚴格按照商品結(jié)算制度及賬期計劃進行，合同簽訂嚴格執(zhí)行采購員采購經(jīng)理會管副總?cè)墝徍说闹贫取７罁p人員在稽查時，應(yīng)嚴格依據(jù)合同條款及公司規(guī)定進行，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并追究有關(guān)人員的責(zé)任，避免造成更大的損失。 退換貨條款 在采購員與供應(yīng)商簽訂的商品購銷合同中，退換貨條款是必不可少的，是維護雙方正當(dāng)利益的必備條款，這方面的規(guī)定主要有： 1合同條款中應(yīng)明確規(guī)定退換貨的條件：質(zhì)量問題、新品滯銷積壓或未達到銷售目標(biāo)，至于參考標(biāo)準(zhǔn)則由雙方協(xié)商確定。 2明確規(guī)定退換貨的方式和期限：包括供應(yīng)商自提或企業(yè)通知，一般規(guī)定“供

11、應(yīng)商在收到超市書面退換貨通知后若干天以內(nèi)進行退換，否則由企業(yè)自行處理”。 3損耗補償：包括實物補償和現(xiàn)金補償，這種情況下供應(yīng)商可不必進行退換貨，而以補償?shù)男问襟w現(xiàn)。 在這些條款上，都要防止采購作出不利于企業(yè)方的行為發(fā)生。訂單分析 訂單分析是最容易被忽視的環(huán)節(jié)，實際上采購員利用訂單伙同供應(yīng)商損害企業(yè)的利益，是一種非常隱蔽、危害性非常大的手段。訂單的頻率是與商品的庫存和周轉(zhuǎn)密切相關(guān)的。自從信息系統(tǒng)被引進企業(yè)后，使得科學(xué)設(shè)置庫存及合理訂貨成為了可能，采購員在電腦系統(tǒng)的幫助下可以輕松地獲取商品的庫存信息及銷售信息，以便及時補充貨源。目前先進的采購訂貨系統(tǒng)可以根據(jù)設(shè)置，通過系統(tǒng)對商品庫存的實時跟蹤，當(dāng)?shù)搅藥齑娴念A(yù)警線時自動生成電腦訂單，采購員根據(jù)電腦訂單通知供應(yīng)商及時補貨。采用這種先進的系統(tǒng)，采購員作弊的機會就可以有效避免。但是目前國內(nèi)大部分企業(yè)還停留在依靠人工判斷、人工訂貨的水平上，摻進去很多人為的因素，訂貨的準(zhǔn)確性和嚴謹性勢必會受到影響，出現(xiàn)暢銷商品長期缺貨、滯銷商品卻頻繁補貨的怪現(xiàn)象，這種情況下防損部門的監(jiān)督作用顯得尤為重要。通過對商品庫存，周轉(zhuǎn)情況及訂貨情況的分析，去發(fā)現(xiàn)訂貨當(dāng)中存在的問題。上述幾個方面的問題，是采購工作的重要內(nèi)容，也是流通企業(yè)成本