檔案利用效果事例匯編

1、檔案利用效果事例匯編（2007-2013年）山西省國新能源發(fā)展集團(tuán)有限公司檔案室編印2013年7月前 言檔案作為歷史的載體，是匯集起來的記憶，它蘊(yùn)藏著豐富的知識和信息，是建設(shè)有中國特色社會主義事業(yè)的重要組成部分。在人類社會快速發(fā)展的今天，檔案的開發(fā)利用已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展中不可缺少的組成部分。近幾年來，集團(tuán)公司一手抓檔案管理現(xiàn)代化，完善檢索體系，提高管理水平；一手抓轉(zhuǎn)變職能，大力開發(fā)檔案信息資源，做好查閱接待工作。近幾年共接待查閱利用人員近300人次，利用檔案資料近千卷（件）冊。為集團(tuán)公司各處室中心以及直屬控股企業(yè)制定計(jì)劃、規(guī)劃，實(shí)行科學(xué)決策，進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，辦理房地產(chǎn)權(quán)，編史修志，落實(shí)政策以及晉級調(diào)

2、資，開展訴訟、公證等一系列活動(dòng)提供了大量可靠的依據(jù)，充分發(fā)揮了檔案的作用，取得了較好的社會和經(jīng)濟(jì)效益。根據(jù)近年來檔案利用工作的情況，特匯集具有代表性的檔案利用工作實(shí)例，來展示集團(tuán)公司檔案利用工作成果，旨在進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)意識，營造有利于檔案工作發(fā)展的良好氛圍，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資源建設(shè)。 目 錄1、編寫史志42、資產(chǎn)損益檢查43、查詢單位名稱變更情況44、為集團(tuán)制度匯編提供便利條件55、歷史遺留問題的資料佐證56、開具歷年工資證明67、提供任免原件證明68、查詢證券公司開戶信息69、天然氣公司上市相關(guān)資料查詢610、核實(shí)公司投資情況711、公司資產(chǎn)界定712、房產(chǎn)資料查詢713、房租合同時(shí)間確認(rèn)81

3、4、為審計(jì)部門檢查提供資料815、黨委工作制度匯編816、查閱憑證917、設(shè)備折舊918、與供電部門核對信息919、年度財(cái)務(wù)決算1020、公司對帳1021、辦理所得稅減免1022、查閱煤炭購銷合同1123、完善竣工資料1125、辦理銀行授信復(fù)印公司章程121、編寫史志2012年8月-12月，省國資委要求編寫山西省志國有資產(chǎn)監(jiān)管志，時(shí)間跨度為1978-2011年，涉及企業(yè)發(fā)展簡史、基本建設(shè)、生產(chǎn)與營銷、企業(yè)改革等內(nèi)容。結(jié)合國新能源發(fā)展實(shí)際情況，公司前身為省腐植酸辦公室，隸屬于省鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)管理局，檔案資料幾經(jīng)變更，特別是對于編寫企業(yè)發(fā)展史和企業(yè)改革來說，有一定的難度，但通過查閱檔案，找到了完整的19

4、82年的工商企業(yè)登記事項(xiàng)年檢報(bào)告書資料，并且之后歷年登記材料齊全，順利完成山西省志國有資產(chǎn)監(jiān)管志國新能源部分的編寫工作。2、資產(chǎn)損益檢查2012年7月，省審計(jì)廳來集團(tuán)公司進(jìn)行兩年一度的資產(chǎn)損益檢查，并將介休公司列為抽檢單位。由于檢查為突擊行為，在實(shí)地調(diào)研介休公司時(shí)，介休公司并沒有準(zhǔn)備好相應(yīng)的資料，如果要準(zhǔn)備齊全，時(shí)間上不能滿足。通過協(xié)商，決定向集團(tuán)公司檔案室查詢介休2010年決算審計(jì)報(bào)告，在很短的時(shí)間內(nèi)，就完成指定項(xiàng)目的查閱核定工作，并且省審計(jì)廳方面的領(lǐng)導(dǎo)對集團(tuán)公司提供的材料相當(dāng)滿意。3、查詢單位名稱變更情況2012年12月，集團(tuán)公司財(cái)資管理處因工作需要升級更新浪潮財(cái)務(wù)軟件，由于軟件自2007

5、年安裝使用后一直未進(jìn)行更新，而與集團(tuán)公司有賬目來往的單位名稱幾經(jīng)變更，給軟件升級形成無形障礙，如果這些名稱輸入不準(zhǔn)確，將會使賬目前后不一，所以決定通過查閱集團(tuán)公司檔案室財(cái)務(wù)檔案，對相關(guān)單位的付款單據(jù)進(jìn)行核對，在很短的時(shí)間內(nèi)就準(zhǔn)確無誤的完成這項(xiàng)工作，節(jié)省了大量的時(shí)間。4、為集團(tuán)制度匯編提供便利條件2010年，集團(tuán)行政工作處按照集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)整章建制、實(shí)行精細(xì)化管理的要求，要求梳理歷年文件，編寫集團(tuán)公司監(jiān)督制度匯編，通過查詢集團(tuán)檔案室資料，將歷年有關(guān)的文件進(jìn)行了整理匯編，去蕪存精，于2010年9月順利出版，為集團(tuán)公司進(jìn)一步完善監(jiān)督管理制度做出貢獻(xiàn)。5、歷史遺留問題的資料佐證2012年，冶金公司在理順歷史

6、遺留問題賽馬場倉庫資產(chǎn)關(guān)系時(shí)，省政府法制辦要求出具相關(guān)證明。為爭取資產(chǎn)權(quán)宜，冶金公司通過集團(tuán)公司檔案室，從1971年開始查找冶金公司與倉庫有關(guān)的固定資產(chǎn)來往歷史憑證，最終查找到了相關(guān)的往來材料，為歷史憑證鑒定工作起到了應(yīng)有的作用。6、開具歷年工資證明2012年，炬鑫公司女員工張雪梅到了退休年齡，在辦理退休養(yǎng)老保險(xiǎn)手續(xù)過程中，由于多種原因，其個(gè)人退休金需要進(jìn)一步排查核定，通過到集團(tuán)公司檔案室查詢，檔案室工作人員為其出具了入職以來的歷年工資情況證明，進(jìn)而理順了五險(xiǎn)一金，順利退休。7、提供任免原件證明2011年，集團(tuán)公司法規(guī)審核處張某某同志要評高級會計(jì)師，職稱評定機(jī)構(gòu)要求出具職務(wù)任免證明的原件和復(fù)印

7、件，經(jīng)集團(tuán)公司檔案室查詢，找到原件，按規(guī)定程序辦理完成手續(xù)后為其高級會計(jì)師的下一道申報(bào)手序掃清了障礙。8、查詢證券公司開戶信息集團(tuán)公司經(jīng)省國資委同意，購買了山西三維股票，成為其股東。2011年，山西三維股票準(zhǔn)備更換證券公司，辦理相關(guān)手續(xù)時(shí)需要提供原證券公司包括開戶地點(diǎn)等詳細(xì)信息，通查詢檔案，順利查到了相關(guān)信息，完成更換手續(xù)辦理。9、天然氣公司上市相關(guān)資料查詢2012年，天然氣公司在準(zhǔn)備上市過程中，按上市規(guī)程要求，需提供集團(tuán)公司下屬公司的相關(guān)材料，通過檔案室查驗(yàn)原始憑證，逐一核實(shí)情況，提供了詳實(shí)的上市所需資料。10、核實(shí)公司投資情況2012年，孝西公司應(yīng)律師意見函要求，查歷年來往資金情況，明確投

8、資主體，集團(tuán)財(cái)資管理處接到律師函后，通過查詢檔案認(rèn)真核實(shí)，明確了相關(guān)信息，為律師提供了滿意的回復(fù)。11、公司資產(chǎn)界定2007年，在上級部門的支持和資產(chǎn)評估公司協(xié)助下，我們充分利用公司的各類檔案，實(shí)事求是對公司資產(chǎn)進(jìn)行界定，理清股權(quán)關(guān)系，解決了產(chǎn)權(quán)不清晰問題，實(shí)現(xiàn)了三大收益。一是通過國有資產(chǎn)劃拔，壯大了公司實(shí)力，為公司的快速發(fā)展?fàn)幦〉搅烁蟮目臻g和政策支持；二是明確了國有企業(yè)職工身份，使職工生活得到保障；三是為開發(fā)新項(xiàng)目，加快戰(zhàn)略調(diào)整掃清了政策障礙，提供了有力的競爭條件。12、房產(chǎn)資料查詢2013年1月，煤鄉(xiāng)酒店、半坡街、東華門宿舍房產(chǎn)要進(jìn)行手續(xù)辦理，房管局需要提供相關(guān)資料進(jìn)行確認(rèn)，由于時(shí)間較長

9、，填寫要求有變，在一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)上存在疑問，煤鄉(xiāng)酒店工作手續(xù)辦理人員通過查閱檔案資料，整理匯總后，再次向房管局報(bào)送資料，順利完成手續(xù)辦理，理清了這三處房產(chǎn)歸屬關(guān)系等內(nèi)容。13、房租合同時(shí)間確認(rèn)2012年7月，華潤電力山西分公司因業(yè)務(wù)變動(dòng)搬遷，不再租用我單位的樓層辦公，由于時(shí)間久遠(yuǎn)，且每次房租均是在固定時(shí)間交付，最初約定的租住合同華潤方面不能提供出來，但又對我方提供的時(shí)間有疑義，所以租住時(shí)間需要重新認(rèn)定。通過查詢檔案，找到當(dāng)時(shí)簽訂合同的原件，順利結(jié)清了租金。14、為審計(jì)部門檢查提供資料2012年11月，省國資委審計(jì)部門來集團(tuán)公司審計(jì)，抽查核對當(dāng)年財(cái)務(wù)往來資料，財(cái)資管理處按照上級要求，到檔案室調(diào)閱2

10、010年職工薪酬、其他應(yīng)付款、銷售費(fèi)用、管理費(fèi)用、現(xiàn)金銀行賬本，檔案工整齊全，類目明晰，贏得了上級審計(jì)部門的一致肯定，順利完成審計(jì)抽查。15、黨委工作制度匯編2012年，關(guān)于進(jìn)一步發(fā)揮各級黨組織戰(zhàn)斗堡壘作用、各級領(lǐng)導(dǎo)干部模范帶頭作用和廣大共產(chǎn)黨員先鋒模范作用，加強(qiáng)新形勢下黨員干部管理，集團(tuán)公司黨委工作處決定編寫黨委制度匯編，需要查閱2006年至2011年間的相關(guān)文件檔案，通過與檔案室協(xié)調(diào)，檢索到了需要的相關(guān)檔案材料，為制度編寫提供了寶貴的參考資料。16、查閱憑證2013年，吉林省稽查部門在對吉林省茂源煤業(yè)公司的稽查過程中，發(fā)現(xiàn)該公司與我單位有購銷業(yè)務(wù)往來關(guān)系，需要集團(tuán)財(cái)資管理處提供相關(guān)憑證。經(jīng)

11、過查閱檔案，最終復(fù)印了當(dāng)年與吉林省茂源煤業(yè)公司的來往憑證，讓吉林省稽查部門滿意而歸。17、設(shè)備折舊集團(tuán)公司職工食堂廚房建于2008年，至2013年已有5年的時(shí)間，一些餐具、炊具、廚具等設(shè)備受到不同程度的損壞，經(jīng)研究決定，需要購買新的廚房設(shè)備，但同時(shí)要對舊設(shè)備進(jìn)行折舊轉(zhuǎn)讓，經(jīng)過查閱當(dāng)年檔案，查詢到進(jìn)貨單據(jù)及入帳憑證，經(jīng)過折舊換算，順利出讓設(shè)備，并購置新設(shè)備。18、與供電部門核對信息煤鄉(xiāng)酒店由于裝修停止?fàn)I業(yè)半年多，電費(fèi)一直未按時(shí)繳納，2013年恢復(fù)營業(yè)時(shí)，向太原供電局繳納電費(fèi)時(shí)，煤鄉(xiāng)酒店對用電明細(xì)存有疑義，于是通過向檔案室查詢移交的帳目，雙方很快達(dá)成共識，繳納的電費(fèi)。19、年度財(cái)務(wù)決算2012年，

12、按照省國資委要求，要求上報(bào)本年度財(cái)務(wù)決算，其中有一項(xiàng)目是2010年以來的數(shù)字對比，財(cái)務(wù)人員準(zhǔn)備材料時(shí)，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有資料還缺少一些，通過到檔案室查詢，找到了2010年底集團(tuán)公司向省國資委請示財(cái)務(wù)決算備案的文件以及2010年集團(tuán)公司下發(fā)資產(chǎn)減值管理辦法的通知文件，補(bǔ)充完整數(shù)字，完成了年度決算匯報(bào)。20、公司對帳 按照會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范的要求，各單位應(yīng)當(dāng)定期將會計(jì)賬簿記錄的有關(guān)數(shù)字與庫存實(shí)物、貨幣資金、有價(jià)證券往來單位或個(gè)人等進(jìn)行相互核對，保證賬證相符、賬賬相符、賬實(shí)相符，對賬工作每年至少進(jìn)行一次。集團(tuán)公司與下屬公司昌平公司對帳時(shí)，發(fā)現(xiàn)相互的賬賬有一些出入，2012年的一筆投資款存在疑義，需要重新核對，通

13、過檔案室調(diào)取了昌平投資款憑證并進(jìn)行了復(fù)印，對帳目進(jìn)行了適當(dāng)調(diào)整，順利完成對帳。21、辦理所得稅減免為鼓勵(lì)和扶持企業(yè)或某些特殊行業(yè)的發(fā)展，國家通過所得稅減免調(diào)節(jié)措施，引導(dǎo)和促進(jìn)相關(guān)企業(yè)和行業(yè)的發(fā)展。2013年，根據(jù)國家及省里的相關(guān)政策，集團(tuán)公司子公司上繳的利潤是稅后所得，集團(tuán)公司匯總報(bào)收時(shí)，可以享受相應(yīng)的國家政策，即所得稅額可以進(jìn)行適當(dāng)減免。為了核查近幾年的所得稅減免情況，需要查詢檔案，對所得稅減免與子公司實(shí)收資本賬簿進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，最后，通過檔案室?guī)椭?，順利查閱到了相關(guān)資料，完成所得稅減免辦理。 22、查閱煤炭購銷合同 2013年，大唐集團(tuán)接受稽查審計(jì)，抽查與其有業(yè)務(wù)來往的單位合同，應(yīng)要求，需要集團(tuán)

14、提供 20102012年與大唐集團(tuán)簽訂的煤炭購銷合同資料，配合稽查審計(jì)部門對大唐集團(tuán)的審計(jì)工作，集團(tuán)煤焦銷售管理處在接到任務(wù)后，及時(shí)與檔案室聯(lián)系并找到原件進(jìn)行了復(fù)印。23、完善竣工資料2013年7月，天然氣公司在整理洪洞至安澤至長子輸氣管道工程竣工資料時(shí)，發(fā)現(xiàn)缺少2010年4月集團(tuán)公司向發(fā)改委上報(bào)關(guān)于開展山西天然氣管網(wǎng)洪洞至安澤至長子輸氣管道工程前期工作的請示文件，由于當(dāng)時(shí)該文件以集團(tuán)公司的名義上報(bào)的，天然氣公司并沒有存檔，為了補(bǔ)充齊全竣工資料，天然氣公司向集團(tuán)檔案室申請，復(fù)印了該文件，即晉國新字201045號文件，補(bǔ)齊了資料。 24、查閱唐新焦化廠與天津開發(fā)區(qū)凱達(dá)未結(jié)案件資料集團(tuán)公司改制前為山西省鄉(xiāng)鎮(zhèn)煤炭運(yùn)銷公司，改制為集團(tuán)公司時(shí)需要要對下屬公司進(jìn)行清產(chǎn)核資，唐新