[精編]公司檔案管理制度(1)

1、此資料由網(wǎng)絡(luò)收集而來(lái)，如有侵權(quán)請(qǐng)告知上傳者立即刪除。資料共分享，我們負(fù)責(zé)傳遞知識(shí)。公司檔案管理制度篇一：企業(yè)檔案管理制度 公司檔案管理制度 第一章 總則 第一條 為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，特制訂本制度。 第二條 本制度所稱的檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的企業(yè)各級(jí)部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。 第三條 重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。 第二章 檔案歸檔 第四條 歸檔范圍 (一) (二) 通用管理：證書、部

2、門職責(zé)、崗位職責(zé)、手冊(cè)、注冊(cè)申報(bào)資料等。 工程基建：設(shè)計(jì)文件、圖紙、會(huì)議記錄、招投標(biāo)文件、造價(jià)、工程管理 （變更、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制）、工程驗(yàn)收、工程報(bào)批資料等。 (三) 合同：原輔料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、工程基建、技術(shù)轉(zhuǎn)移、委托合同、設(shè)計(jì) 合同、其他合同。 (四) 設(shè)備檔案：公用系統(tǒng)、物料、倉(cāng)庫(kù)等輔助設(shè)備；生產(chǎn)部設(shè)備、工程部設(shè) 備、qc部設(shè)備等。 (五) (六) 員工培訓(xùn)：培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)、內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)報(bào)告等。 計(jì)量：化測(cè)類、力質(zhì)類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長(zhǎng)度類、計(jì)時(shí)類、 流量類等，設(shè)備內(nèi)部校驗(yàn)記錄歸于設(shè)備檔案中。 (七) 產(chǎn)品檔案：產(chǎn)品批件、包裝設(shè)計(jì)、技術(shù)轉(zhuǎn)移資料、產(chǎn)品工藝規(guī)程及空白

3、 批記錄、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、留樣觀察和產(chǎn)品穩(wěn)定性試驗(yàn)資料、產(chǎn)品質(zhì)量回顧、變更情況、產(chǎn)品藥檢所檢驗(yàn)報(bào)告（含送檢或抽檢）、產(chǎn)品重大質(zhì)量事故資料等。 (八) (九) 供應(yīng)商檔案。 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。(十) 檢驗(yàn)方法：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。 (十一) 記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫(kù)單、銷毀記錄、 盤存表、溫濕度記錄、物料請(qǐng)驗(yàn)單等； (十二) 批記錄：批生產(chǎn)記錄、批檢驗(yàn)記錄、批監(jiān)控記錄、批包裝記錄等。 (十三) 標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程。 (十四) 驗(yàn)證文件：驗(yàn)證主計(jì)劃、廠房及公用系統(tǒng)、生產(chǎn)設(shè)備驗(yàn)證、qc設(shè)備驗(yàn)證、 工程部設(shè)備驗(yàn)證

4、、方法驗(yàn)證、工藝驗(yàn)證、清潔驗(yàn)證等。 (十五) 行政類文件： ? 行政法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo) 準(zhǔn)、規(guī)章規(guī)程等； ? 各類公文。本企業(yè)對(duì)外的正式發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來(lái)往的批復(fù)； ? 各類證照、證書。包括章程、法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、 土地證、房產(chǎn)證、商標(biāo)注冊(cè)證書、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽(yù)牌匾和證書等； ? 人事任命、勞動(dòng)糾紛等； ? 各類固定資產(chǎn)資料。包括車輛所有原始證照、辦公設(shè)備、儀器設(shè)備說(shuō)明書、 保修卡等； ? 所有加蓋公章的文件復(fù)印件； ? 在企業(yè)文化建設(shè)和社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、聲像光碟 等形式的歷史記錄。 第五條 歸檔

5、時(shí)間 (一) 各類證照、批件、商標(biāo)、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章的文件復(fù)印 件須于文件產(chǎn)生的24小時(shí)（一個(gè)工作日）內(nèi)到檔案室辦理歸檔手續(xù)； (二) 設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程隨時(shí)產(chǎn)生隨 時(shí)歸檔； (三) 員工培訓(xùn)類資料按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理 歸檔手續(xù)； (四) 計(jì)量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25 日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)； (五) 供應(yīng)商檔案按年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的 資料到檔案室辦理歸檔手續(xù)； (六) (七) 手續(xù)； (八) 驗(yàn)證文件隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔，驗(yàn)證主計(jì)劃

6、按年度歸檔，于每年1月25 記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次； 批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔 日之后2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)； (九) (十) 其他文件每周一集中歸檔一次。 未按要求及時(shí)歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任，并根據(jù)情節(jié) 輕重予以相應(yīng)處理。 第六條 歸檔份數(shù) (一) (二) 原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。 使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。 第七條 歸檔要求 (一) (二) (三) (四) 由檔案室和各部門指派一名專人負(fù)責(zé)歸檔事宜。 對(duì)已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復(fù)再歸檔。 文件必須通過(guò)系統(tǒng)整理后再歸檔。

7、 文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可歸檔。 第八條 歸檔手續(xù) 各類文件歸檔時(shí)，歸檔部門應(yīng)填寫文件歸檔單一式二份，由歸檔部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫文件歸檔登記薄，歸檔人和檔案員共同簽字確認(rèn)。 第三章 檔案的收集與整理 第九條 檔案的收集 (一) 由各部門指派專人，每周一對(duì)其本部門需要?dú)w檔的文件進(jìn)行收集，并進(jìn) 行分類、排列、編目后移交檔案室。 (二) 由檔案管理人員定期到各部門對(duì)零散的文件進(jìn)行收集，再進(jìn)行系統(tǒng)的、 全面的整理。 (三) 收集時(shí)要保證檔案的質(zhì)量。如不完整，需進(jìn)行進(jìn)一步的收集，對(duì)收集不 全的檔案，要做好記錄。 第十條

8、檔案的整理 (一) (二) 檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。 檔案嚴(yán)格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進(jìn)行系統(tǒng)、全面的整 理，并做電子目錄方便日后檢索。檔案編號(hào)由英文字母及阿拉伯?dāng)?shù)字組成，具體說(shuō)明如下： 7、8、9位代表流水號(hào)001999。 、6位為檔案柜號(hào)。 、4位為二級(jí)分類的編號(hào)。 、2位為一級(jí)分類的英文縮寫。 第四章 檔案建檔 第十一條 分類梳理 歸檔的資料，由檔案員分類、編號(hào)，于文件歸檔的當(dāng)天入庫(kù)，并建立檔案明細(xì)臺(tái)賬。 第十二條 檔案專用章 所有歸檔的復(fù)印件及歸檔原件產(chǎn)生的復(fù)印件，每頁(yè)紙加蓋藍(lán)色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復(fù)印件視同原件使用，檔案專用章置于檔

9、案室，由檔案員保管。 第十三條 檔案編號(hào)章 檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號(hào)章，編號(hào)手寫，檔案編號(hào)章置于檔案 室，由檔案員保管，對(duì)已歸檔編號(hào)檔案做出的任何調(diào)整須登記備查。 第十四條 檢索目錄 所有歸檔文件，由檔案員建立對(duì)應(yīng)關(guān)系的電子版檢索目錄，并定期核對(duì)。第十五條 電子備份 重要資料的原件須通過(guò)掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。 第五章 檔案使用和歸還 第十六條 檔案使用 (一) 文件復(fù)?。河墒褂萌颂顚憴n案復(fù)印登記薄，一般性文件經(jīng)部門負(fù)責(zé)人 批準(zhǔn)，重要文件同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)，由檔案員復(fù)印、提供。 (二) 借出已加蓋檔案專用章的復(fù)印件：由使用人填寫檔案借出登記薄，

10、經(jīng) 部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長(zhǎng)不超過(guò)十個(gè)工作日，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。 (三) 借閱原始文件：由使用人填寫檔案借閱登記薄，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)， 于檔案室指定的地點(diǎn)查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)。 (四) 借出原始文件：由使用人填寫檔案借出登記薄，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)， 最長(zhǎng)不超過(guò)五個(gè)工作日，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)，總經(jīng)辦會(huì)簽；五個(gè)工作日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)；原件借出后不再歸還的，須經(jīng)分管副總、總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)辦會(huì)簽，檔案室保留復(fù)印件備查； (五) 外單位借出檔案時(shí)，由使用人填

11、寫檔案借出登記薄，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn) 后方可使用。 (六) 按規(guī)定審批，由當(dāng)事人和檔案員在相應(yīng)登記薄上登記并簽字確認(rèn)方可使 用檔案；違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對(duì)檔案員處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。 第十七條 檔案歸還 (一) 檔案使用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪 裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時(shí)，經(jīng)檢查無(wú)誤后，應(yīng)在檔 案借出登記薄登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認(rèn)。 (二) 發(fā)生損壞、丟失的，對(duì)使用人處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失篇二：公司檔案管理制度實(shí)施細(xì)則 公司檔案管理制度管理細(xì)則

12、 為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本細(xì)則。 一、總則 （一）公司檔案是在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。 （二）檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。 （三）公司檔案具體工作由檔案部進(jìn)行日常管理，其他各部門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)

13、活動(dòng)中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會(huì)計(jì)、實(shí)物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。 二、檔案部門設(shè)置及其職責(zé) （一）公司設(shè)立檔案部并配備專職檔案人員，公司檔案部的基本職責(zé)為： 1、組織實(shí)施黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的有關(guān)方針、政策、法規(guī)和檔案管理部門制訂的有關(guān)規(guī)定、辦法、細(xì)則。2、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計(jì)劃等。 3、在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下根據(jù)本專業(yè)的管理要求對(duì)檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。 4、負(fù)責(zé)對(duì)本公司形成的各門類檔案實(shí)行綜合管理，積極提供利用。 5、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。 （二）各部門設(shè)立兼職檔案員，其主要

14、職責(zé)是： 1、認(rèn)真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動(dòng)向檔案部反映檔案工作情況，積極配合其開(kāi)展工作并接受綜合檔案室的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。 2、根據(jù)本公司各部門歸檔范圍負(fù)責(zé)做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限內(nèi)向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實(shí)和安全。 三、檔案接收與整理 (一）公司編制文件材料的歸檔范圍，根據(jù)各部門的職責(zé)不同，主要有以下幾個(gè)方面： 1、行政部： （1）公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡(jiǎn)介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、管理決策等； （2）與總部及其他單位往來(lái)發(fā)文； （3）行政管理方面，包括： 1）辦公用品管理、采購(gòu)、出車及維修記錄等；2）日常管理方面的員工考勤，前臺(tái)的外出登記、鑰匙登記、

15、來(lái)客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè)計(jì)師排單，公司會(huì)議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示批復(fù)，員工民主生活會(huì)方面的記錄等； 2、人資部：人事方面的勞動(dòng)合同、各項(xiàng)協(xié)議、員工獎(jiǎng)懲、晉升、培訓(xùn)、入職手續(xù)、員工資料等。 3、企劃部：公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營(yíng)銷方案等；媒體合作通路的正常詢價(jià)報(bào)價(jià)、合作協(xié)議合同；年度季度月度或重大節(jié)假日的宣傳費(fèi)用預(yù)算、決算等；市場(chǎng)調(diào)研方案、搜集的客戶資料等。 4、倉(cāng)管部：倉(cāng)庫(kù)管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管等內(nèi)容 5、客服部：主要包括客戶考核評(píng)分、客戶檔案卡、工程保修、派工、保潔派工、維修派工等；客戶投訴記錄、客戶增值服務(wù)記錄、客戶回訪記錄、

16、客戶意見(jiàn)調(diào)查記錄 6、設(shè)計(jì)部：主要包括效果圖、施工圖、報(bào)價(jià)表、工程施工合同及附件、設(shè)計(jì)師談單記錄表等。 7、工程部：主要為施工管理手冊(cè)所包含的內(nèi)容 8、財(cái)務(wù)部：主要包括財(cái)務(wù)管理中的各種賬冊(cè)、報(bào)表、憑證、工資發(fā)放，后勤方面的固定資產(chǎn)核算、費(fèi)用申請(qǐng)等 9、法務(wù)與檔案部：主要包括日常經(jīng)營(yíng)中的各種合同、司法文書，檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、核算、借閱、銷毀等內(nèi)容。 10、市場(chǎng)部：有關(guān)營(yíng)銷促銷活動(dòng)方案、小區(qū)物業(yè)及客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研資料、與客戶簽訂的協(xié)議等。 以上各部門歸檔材料的范圍有所變更時(shí)應(yīng)及時(shí)通知檔案管理部門，以便檔案管理及時(shí)作出調(diào)整。各部門應(yīng)歸檔的材料形式包括紙質(zhì)、音像及實(shí)物文件。 （二）歸檔文

17、件的等級(jí)劃分及保管期限 需歸檔的文字、音像及實(shí)物材料的分級(jí)、保管期限如下：（三）檔案編號(hào)方法 1、以一個(gè)立檔單位所形成的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)公司部門及業(yè)務(wù)劃分，結(jié)合檔案的內(nèi)容和檔案載體的形式制定編號(hào)方法，便于科學(xué)管理和開(kāi)發(fā)利用。 2、檔案大類別均以部門前兩個(gè)字拼音首字母命名，具體為： 行政部：xz 人資部：rz客服部：kf 設(shè)計(jì)部：sj 市場(chǎng)部：sc工程部：gc 財(cái)務(wù)部：cw 法務(wù)與檔案部：fd企劃部：qh 倉(cāng)管部：cg 3、工程項(xiàng)目命名。以上七部門（主要是設(shè)計(jì)部、工程部、客服部三部門）凡涉及工程項(xiàng)目的檔案材料均以項(xiàng)目名縮寫為大類別，以南華康城小區(qū)3號(hào)樓1單元2號(hào)為例，其項(xiàng)目大類編號(hào)為：nhk

18、c-3-1-2。各部門涉及工程項(xiàng)目的檔案材料具體命名如下： 日期 客戶地址詳細(xì)信息 4、非工程項(xiàng)目檔案命名。由于公文編號(hào)受長(zhǎng)度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發(fā)展，現(xiàn)內(nèi)部崗位編制并不復(fù)雜且部門 篇三：公司檔案管理制度 公司檔案管理制度 一、總則 （一）為規(guī)范公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）檔案的管理，根據(jù)集團(tuán)檔案工作管理規(guī)定，結(jié)合公司iso9000體系與貿(mào)管程序，特制定本制度。 （二）本制度所稱檔案，是指公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的，有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等各種形式的文件材料的總和。 （三）公司成立檔案管理小組，各部門指定一名員工作為小組成員，公司指派一名檔案管理員負(fù)責(zé)公司檔案的管理（見(jiàn)附

19、件1）。 二、 管理職責(zé) （一）公司檔案管理小組職責(zé)： 負(fù)責(zé)規(guī)劃公司檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作提出意見(jiàn)和建議；負(fù)責(zé)指導(dǎo)、檢查各部門的歸檔工作。 （二）公司檔案管理員職責(zé) 督促、組織檢查各部門的歸檔工作，驗(yàn)收各部門移交的檔案；負(fù)責(zé)各部門移交檔案的管理，注意安全，嚴(yán)防丟失和泄密；做好公司檔案的檢索、使用、借閱、催還工作；協(xié)助組織檔案管理小組各項(xiàng)工作；負(fù)責(zé)檔案管理制度的建設(shè)。 （三）各部門檔案管理員的職責(zé)： 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)部門檔案的收集、整理、歸檔、建目錄工作，確保檔案的完整、齊全；負(fù)責(zé)部門檔案移交前的檔案管理工作，認(rèn)真遵守保密規(guī)定，妥善保管部門檔案，注意安全，嚴(yán)防丟失和泄密；負(fù)責(zé)向計(jì)財(cái)處貿(mào)管或公司檔案

20、管理員移交部門應(yīng)移交檔案；參加檔案價(jià)值鑒定和銷毀工作；參與檔案管理小組組織的各項(xiàng)工作。 三、 檔案歸檔范圍 公司檔案分為八大類：貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類、貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類、投資業(yè)務(wù)類、人事類、財(cái)務(wù)類、行政管理類、特殊檔案等，具體如下： （一）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類檔案包括：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部、礦產(chǎn)資源部、鋼鐵部、有色金屬部等部門在業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的合同、貨權(quán)轉(zhuǎn)移單據(jù)、費(fèi)用結(jié)算憑證等。 （二）貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類檔案包括：客戶函件、客戶資料、客戶評(píng)審等文件。 （三）鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類檔案類別包括：專項(xiàng)活動(dòng)、出版物、宣傳出版活動(dòng)、獎(jiǎng)項(xiàng)等文件。 （四）投資業(yè)務(wù)類檔案，以項(xiàng)目為檔案類別，歸檔資料包括：項(xiàng)

21、目資料、項(xiàng)目調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、合作意向書、項(xiàng)目投資批件、投資合同、章程、項(xiàng)目公司決議、項(xiàng)目管理階段文件等。 （五）人事類檔案類別包括：?jiǎn)T工檔案、一般人事文件、招聘、培訓(xùn)、出國(guó)報(bào)告等文件。 （六）財(cái)務(wù)類檔案類別包括：計(jì)帳憑證、帳簿報(bào)表、納稅申報(bào)、出口退稅、外匯管理、貿(mào)易管理、預(yù)算總結(jié)、審計(jì)評(píng)估、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、基礎(chǔ)資料、財(cái)務(wù)規(guī)章制度等文件。（七）行政管理類檔案類別包括：紙質(zhì)收文、電子收文、公司發(fā)文、大事記、會(huì)議記錄、汽車類合同、新聞簡(jiǎn)訊、信息化管理資料、erp項(xiàng)目資料、辦公合同、iso9000等文件。 （八）特殊檔案類別包括：薪酬、福利、各項(xiàng)保險(xiǎn)、薪酬相關(guān)人事文件、績(jī)效考核等文件。 四、歸

22、檔要求 檔案歸檔時(shí)按卷宗形式歸檔。 （一）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類，各部門應(yīng)按年度以合同進(jìn)行歸檔，一個(gè)合同及合同項(xiàng)下所有單據(jù)為一個(gè)卷宗，對(duì)應(yīng)一個(gè)“檔號(hào)”，并遵循單據(jù)、文件自然形成的規(guī)律，按照單據(jù)、文件產(chǎn)生的先后順序進(jìn)行整理、歸檔，完成“歸檔文件目錄”（附件3）的填寫。 （二）貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類、投資業(yè)務(wù)類、人事類、財(cái)務(wù)類、行政管理類、特殊檔案類檔案歸檔時(shí)，按檔案細(xì)分類別進(jìn)行歸檔，各年度每個(gè)檔案細(xì)分類別為一個(gè)卷宗，對(duì)應(yīng)一個(gè)檔號(hào)，在每類檔案中遵循其自然形成的規(guī)律，按年度根據(jù)其產(chǎn)生的先后順序進(jìn)行整理、歸檔，完成 “歸檔文件目錄”（附件3），并按年度編制各部門的“部門檔案目錄”（附件2），

23、檔案歸檔流程及檔案狀態(tài)見(jiàn)“檔案歸檔流程圖及檔案狀態(tài)圖”（附件4）。 （三）歸檔的合同、協(xié)議必須是正本原件。凡有電子版的，紙質(zhì)版本應(yīng)與電子版同時(shí)保存。 （四）檔號(hào)的編號(hào)規(guī)則： 1、貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類檔號(hào)編制規(guī)則為：部門-年度-合同號(hào)。其中“部門”以字母代替：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部nt、礦產(chǎn)資源部tk、鋼鐵部gt、有色金屬部gj?！澳甓取睘楹贤a(chǎn)生年度，若合同號(hào)前面有合同產(chǎn)生年度，則編號(hào)時(shí)直接以“部門-合同號(hào)”作為編號(hào)。如鈮鐵部2021年合同號(hào)為2021rmjs/n3003項(xiàng)下檔案對(duì)應(yīng)的檔案編號(hào)為：nt-2021rmjs/n3003。 2、貿(mào)易業(yè)務(wù)部門非合同類檔案、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類按檔案類別進(jìn)行歸檔，檔號(hào)編制規(guī)則為：部