中小型企業(yè)定制ERP的幾個問題及其解決方案

1、中小型企業(yè)定制 ERP 的幾個問題及其解決方案摘 要：中小型企業(yè)上馬 ERP系?y成功率不高是阻礙 ERP 在我國企業(yè)中推廣的重要因素。對于特殊行業(yè)的企 業(yè)，通用 ERP 系統(tǒng)可能并不合適， 這就需要由專門的開發(fā)隊 伍為其定制ERP系？y。定制ERP系統(tǒng)的開發(fā)和實施中可能 遇到的問題有業(yè)務流程重新規(guī)劃導致業(yè)務人員的不適應、定 制化用戶接口與通用用戶接口的平衡設計、系統(tǒng)靈活性和預 留可擴展接口之間的平衡等。結合非標準機械設備生產(chǎn)企業(yè) 的ERP系統(tǒng)的實踐，討論了在中小型企業(yè)定制ERP系?y開發(fā)實施中可能遇到的一些實際問題及其解決策略。關鍵詞： ERP； 中小型企業(yè)； 定制軟件； 非標準設 備生產(chǎn)中

2、圖分類號：TN911?34； TP391 文獻標識碼： A 文章編號： 1004?373X （2014）12?0096?03Abstract ： High failure ratio of running and performing ERP system within medium and small?sized enterprises is the negative impact of ERP development in Chinese market. The custom?built ERP systems developed by large?scale ERP providers

3、are better for some special enterprises to which the general?purpose systems are not suitable. The common problems occurred in building and performing the custom?built ERP systems， including misfit brought out by re?building business processing， balance design of custom?built UI and general UI ， and

4、 balance between agility character of system and allowance of expansion interface. Some problems and the solutions encountered in the developing and executing process of custom?built ERP system for medium and small?sized enterprises are discussed in combination with ERP system application of non?sta

5、ndard equipment production enterprises.Keywords ： ERP； medium and small?sized enterprise； custom?built software ； non?standard equipment production 目前中小型企業(yè)上馬 ERP( Enterprise ResourcesPlanning，簡稱企業(yè)資源計劃)系統(tǒng)，多采用直接購買商品ERP 軟件，女口 SAP (Solution Manager)和一些國產(chǎn)商品 ERP 系統(tǒng)。成熟的商品 ERP 軟件的優(yōu)勢很明顯： 其開發(fā)隊伍經(jīng)驗 豐富，產(chǎn)品一般經(jīng)過多年的

6、研發(fā)、升級，通過大量用戶多年 應用的檢驗，性能穩(wěn)定可靠。成熟的軟件產(chǎn)品一般會提供許 多先進的管理模型，也有助于企業(yè)打破陳舊管理框架，提升 管理水平 1?2 。然而商品 ERP 軟件也有一些問題。 一般來說， 軟件供應商追求軟件的通用性，這樣即可以降低軟件重復開 發(fā)的成本，且在軟件培訓、升級方面都有很多好處。但因此 也會造成其產(chǎn)品過于龐大，反而很難提供針對某個行業(yè)特點 的支持。然而用戶行業(yè)各有特點，各企業(yè)管理隊伍、管理方 法也是千差萬別， 如果選擇通用 ERP 軟件，可能一方面對需 要大幅度改變本企業(yè)的管理制度和流程，另一方面二次開發(fā) 的工作量也很大。 特別是第一點， 往往會在運行 ERP 系統(tǒng)

7、時 遇到很大阻力， 甚至流產(chǎn)。 有統(tǒng)計說，我國中小企業(yè)實施 ERP 的成功率不高，這是一個重要原因 3 。另外，大型 ERP 系 統(tǒng)軟件的實施費用很高，也是一些中小型企業(yè)所難以負擔的 4?5 。因此，對于一些行業(yè)具有特殊性的中小型企業(yè)，采用 定制 ERP 系統(tǒng)就成為一種比較現(xiàn)實的解決方案 6 。本文就 某非標準機械設備生產(chǎn)企業(yè)的定制 ERP 系統(tǒng)開發(fā)與實施中 遇到的幾個問題及其解決方法進行探討。1 系統(tǒng)設計時的平衡問題ERP 系統(tǒng)最先從西方興起，因此體現(xiàn)了西方管理思想， 即重視科學管理思想，重視規(guī)則建設，提倡事先規(guī)劃、事中 控制的管理流程。而目標企業(yè)往往在其建成后的數(shù)年乃致數(shù) 十年里已經(jīng)形成了

8、自己的一套管理規(guī)則、管理方法和經(jīng)驗。 以往在推廣 ERP 系統(tǒng)時，過多地強調(diào)了企業(yè)管理思想和管理 流程的改造，使之向ERP系統(tǒng)預裝的西式管理規(guī)則和管理流 程靠攏。然而，一個企業(yè)的既有的管理思想和管理流程牽涉面非 常廣泛，驟然改變阻力很大。即使以行政方式強行推廣隨新 的 ERP 系統(tǒng)而來的新的管理思想和流程， 也會嚴重降低企業(yè) 的行政管理效率。 更何況，通用的 ERP 管理思想并非放之四 海而皆準，在遇到行業(yè)和企業(yè)的特殊情況時會使具體部門無 所適從。如果因此產(chǎn)生的矛盾在較長的時期內(nèi)不能很好地解 決，勢必使有關的部門人 ?T 繞過新的 ERP 系統(tǒng)，重新回到 原有的處理流程去。 時間一長， 整個新

9、的 ERP 系統(tǒng)就會被擱 置一邊，其實施歸于流產(chǎn)。這種情況，在盲目上馬大型商品 ERP 軟件的中小型企業(yè)中屢見不鮮 7。因此，設計人員在設計定制 ERP 系統(tǒng)時，要充分了解企 業(yè)現(xiàn)有的管理理念、 管理規(guī)則和管理流程， 將之與 ERP 的新 的管理思想進行比較，在規(guī)范管理體系時充分考慮歷史的影 響。對管理體制的設計方案要和企業(yè)的各級領導和重要應用 部門進行充分的協(xié)商之后再定下 ?恚 ?切忌那種“搞定”領導 就完事大吉的偷懶思想。 事實上， 以后 ERP 系統(tǒng)實施成敗的 關鍵還是整個管理隊伍對新系統(tǒng)的認可和認同。當然，一味 遷就原有的管理思想和流程也不可取， 畢竟上馬 ERP 系統(tǒng)的 一個重要目標

10、是改進企業(yè)的管理效益，過分遷就原有的管理 流程會使新開發(fā)的系統(tǒng)淪為現(xiàn)有進 ?銷 ?存、財務部門的業(yè)務 電算化，失去上馬 ERP 系統(tǒng)的對改進企業(yè)管理效益、 提高企 業(yè)競爭力的初衷。 為了兼顧這兩方面的要求， 在 ERP 系統(tǒng)設 計的初始階段就要展開對企業(yè)管理人員的 ERP 概念方面的 培訓，向他們展示 ERP 實施后的效果。 對現(xiàn)有管理流程所作 的調(diào)整措施一定要與相應的管理人員進行充分的溝通，以減少將來在實施新 ERP 系統(tǒng)時的阻力。2 平衡定制化用戶接口和通用用戶接口的設計在進行定制 ERP 軟件設計階段，用戶接口部分十分重 要。企業(yè)管理人員往往缺乏 ERP 功能方面的知識， 而更為普 遍的

11、問題是不愿意改變業(yè)務流程以適應 “在 ERP 設計的時候 就已經(jīng)嵌入到系統(tǒng)里面去的企業(yè)的最佳實踐” ，導致企業(yè)管 理人員誤入定制化報表和用戶接口的歧途。一般來說，管理 人員對他們正在使用的各類報表數(shù)據(jù)格式總是比較留戀的， 而新的報表和用戶界面會給他們帶來額外的培訓負擔。然 而，過分定制化的報表和用戶界面會使得將來的系統(tǒng)更新代 價非常高昂，而且很費時間。對于大多數(shù)業(yè)務用戶來說，這 是說著容易做著難的事。如果企業(yè)是第一次實施 ERP 系統(tǒng)，這個問題還比較容易 解決，管理人員對從手工報表到計算機報表的形式改變的心 理接受程度還是比較高的，抵觸心理不大。但當前絕大多數(shù) 企業(yè)在實施 ERP 系統(tǒng)之前都已

12、經(jīng)配備有各種計算機管理軟 件，如進 ?銷 ?存系統(tǒng)、財務會計軟件和人事管理軟件等。企 業(yè)管理人員早已經(jīng)習慣了這些系統(tǒng)的現(xiàn)有報表和用戶接口， 要說服他 ?放棄已經(jīng)習慣的現(xiàn)有的高度定制化的報表和用戶 界面再適應新的 ERP 系統(tǒng)，阻力會很大。 這時用戶通常都會 提出要求系統(tǒng)提供與舊系統(tǒng)一樣或者基本相似的報表和用 戶界面。然而，過分遷就用戶原有系統(tǒng)的界面和報表，會使 新的 ERP 背離新的管理思想， 也會給以后的系統(tǒng)升級帶來困 難。實施 ERP 系統(tǒng)的一個主要目的是提高企業(yè)競爭能力， 這 就需要在管理層面上， 包括報表和用戶界面的規(guī)范化。 因此， 要在充分溝通的基礎上說服用戶利用標準的 ERP 功能

13、和界 面，遠離定制化的系統(tǒng)。當然，對體現(xiàn)企業(yè)行業(yè)特點和管理 特色的一些關鍵報表，應在仔細審核的基礎上予以保留。3 預留可擴展接口以提高系統(tǒng)靈活性一個成功的 ERP 軟件系統(tǒng)應該具有一定的可擴展性， 因 為客戶的需要是隨著時間的流逝、企業(yè)的發(fā)展而變化的。例 如在開發(fā) ERP 時設計定制好的報表可能隨著時間的變化要 增加項目或者變動格式，甚至可能需要一個全新的報表，又 或者已有的計算公式要進行修訂。 在設計定制 ERP 系統(tǒng)時要 充分考慮到這種情況，為系統(tǒng)留出足夠的可擴展接口，如通 用的報表格式編輯軟件，甚至數(shù)據(jù)庫格式編輯軟件、計算公 式的設定接口等。 有擴展性的 ERP 軟件允許客戶根據(jù)自己的

14、需要來擴充單據(jù)、報表，且能即時建立與原來數(shù)據(jù)的關系。 實際上，在系統(tǒng)中提供一定的可擴展性對開發(fā)方是非常有利 的，可以減少開發(fā)周期結束后的系統(tǒng)修補和更新升級工作， 更可以避免與客戶在系統(tǒng)實施后期的糾紛。畢竟對客戶來 說，上馬 ERP 系統(tǒng)的目的是要用它為企業(yè)的管理服務， 而不 是讓 ERP 系統(tǒng)限制企業(yè)的發(fā)展。 在這種情況下， 系統(tǒng)的靈活 性和可擴展性就顯得更為重要，因為未來客戶的發(fā)展和對系 統(tǒng)的要求是無法預測的。 例如，一個沒有彈性的 ERP 系統(tǒng)在 交付使用后，如果需要做些不大的改動，如增加新的報表、 修改統(tǒng)計數(shù)據(jù)的格式或者改變薪資計算公式等，這時企業(yè)就 必須聯(lián)系開發(fā)方，而開發(fā)方對一個已經(jīng)結

15、束的項目重新修改 源碼也不是一件容易的事，可以預見各種矛盾甚至糾紛都可 能的產(chǎn)生。因此，一個實用的、有靈活性的、可擴展的 ERP 軟件是實施成功的技術基礎。4 非標準機械設備生產(chǎn)對 ERP 系統(tǒng)的要求 非標準機械設備生產(chǎn)的主要特點是產(chǎn)品批次小，大多數(shù) 產(chǎn)品批次僅一、兩件。從設計方面來說，非標準機械設備的 設計會產(chǎn)生大量的技術文檔，且各設計文檔之間存在大量引 用參考和修訂關系。 在設計定制 ERP 系統(tǒng)時， 這些技術文檔 的管理應納入其技術檔案管理模塊 8 。造價計算問題是非標 準機械設備生產(chǎn)的另一個特點，雖然也有行業(yè)通行標準，但 涉及具體產(chǎn)品時通用估算公式的誤差可能很大以致失去參 考意義，所以

16、不同的非標準設備生產(chǎn)企業(yè)都有其自己的造價 估算公式 9 。在設計定制 ERP 系統(tǒng)時，將這些造價估算公 式以適當?shù)男问讲⑷胂到y(tǒng)，對提高產(chǎn)品競爭力有重大意義。 當然，由于相應計算的復雜性，任何這類公式在加入系統(tǒng)軟 件時應有相應的靈活性，即允許用戶對計算公式本身或其計 算過程進行修改和控制。此外，非標準機械設備制造企業(yè)特 有的問題還包括產(chǎn)品質(zhì)量控制 10 。由于非標準機械設備制 造的特殊性，無法為單件產(chǎn)品產(chǎn)品準備生產(chǎn)線，因此其生產(chǎn) 都是使用通用設備加工出各零部件，而總裝由人工完成。因 此，與大批量生產(chǎn)相比，其生產(chǎn)流程控制、工時核算、產(chǎn)品 檢測等環(huán)節(jié)都有所不同， 這在 ERP 軟件設計時應予以充分考

17、 慮。5 系統(tǒng)的培訓、維護和升級問題在 ERP 系統(tǒng)的實施中， 企業(yè)往往喜歡依賴外部顧問來提 供新的管理觀念的方法。 然而當 ERP 系統(tǒng)已經(jīng)上線， 開發(fā)方 和技術管理顧問撤離后，由于項目文檔資料和知識轉移不夠 完善、技術培訓不到位、企業(yè)方管理人員變動等各種因素都 可能導致系統(tǒng)運行方面出現(xiàn)問題。企業(yè)的領導者們往往認為 ERP 系統(tǒng)的實施是一次性的投資和建設， 沒能認識到系統(tǒng)生 命周期管理的重要性。其實，隨著業(yè)務的進化， ERP 系統(tǒng)需 要持續(xù)的升級和更新。對于企業(yè)的持續(xù)發(fā)展來說，重要的是 要保證 ERP 產(chǎn)品的持續(xù)更新?lián)Q代， 與企業(yè)的發(fā)展同步。 如果 可能的話，也應定期進行系統(tǒng)硬件、操作系統(tǒng)、

18、數(shù)據(jù)庫等的 更新?lián)Q代。 實際上，現(xiàn)在許多國家的這類 ERP 軟件都是采用 維護合同的營銷方式， 用戶購買 ERP 系統(tǒng)時不僅購買了全套 軟件、對應的培訓，甚至還有升級維護合同，客戶交年費以 得到開發(fā)廠商的即時客戶服務。在國內(nèi)，對中小型企業(yè)實施ERP系統(tǒng)的定制ERP系統(tǒng)的開發(fā)來說這種經(jīng)營模式比較少 見，一方面相當多的企業(yè)對定期繳納系統(tǒng)維護費用的購買模 式不適應，另一方面開發(fā)方的客服隊伍并不負責對售出的軟 件進行持續(xù)性開發(fā)，僅限于對售出系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的問題的 解答，而就軟件本身功能的開發(fā)支持只到系統(tǒng)驗收即結束， 最多規(guī)定一段時間系統(tǒng)磨合調(diào)試期。而且大部分這類開發(fā)都 沒有規(guī)定要將系統(tǒng)源碼交給客戶，以

19、致于客戶自行或另找人 進行系統(tǒng)升級都無法進行。因此，如果有條件，開發(fā)方還是 應該建立一支有效的客服隊伍、軟件升級開發(fā)隊伍和軟件維 護制度，在這個基礎上與企業(yè)簽訂終身維護協(xié)議，這種合作 模式是保證 ERP 系統(tǒng)實施成功的重要因素。 用臨時組建的開 發(fā)隊伍進行一次性開發(fā)的模式， 對 ERP 系統(tǒng)這樣的復雜軟件 實施而言，失敗的可能性較大。就企業(yè)方來說，軟件二次開 發(fā)的綜合成本可能遠遠超過有償軟件維護升級服務的成本， 選擇具有持續(xù)開發(fā)升級能力的開發(fā)商是保證 ERP 系統(tǒng)成功 的重要措施。6 結 論任何一個 ERP 系統(tǒng)的成功， 從來不是開發(fā)方單方面所能 控制的。特別是針對中小型企業(yè)的定制 ERP 系統(tǒng)，其前期業(yè) 務調(diào)研、業(yè)務流程重