研究辦公室行政管理的方法

1、研究辦公室行政管理的方法 辦公室是公司的重要的綜合管理部門，有的稱為辦公廳，有的稱為綜合部，有的稱為行政管 理部，有的叫做秘書處，等等。名稱雖然不同，但職能基本差不多，都是公司的行政事務(wù)的 綜合協(xié)調(diào)部門。歸納起來，辦公室的職責(zé)主要是三個方面：一是協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的 行政關(guān)系，為各部門的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供相應(yīng)的服務(wù)；二是對外代表公司處理相關(guān)行政事務(wù)， 是宣傳公司、推廣公司的重要的部門； 三是領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀， 對行政指令起到上傳下達(dá)的 作用。辦公室不僅是公司形象的體現(xiàn)，也是公司管理水平的體現(xiàn)。因此，加強(qiáng)對辦公室事務(wù) 的管理，是公司管理的基礎(chǔ)工作。 辦公室工作千頭萬緒， 涉及公司的方方面面，

2、文書檔案通常是辦公室必管的內(nèi)容；機(jī)關(guān) 財(cái)務(wù)、后勤服務(wù)有的是辦公室的工作內(nèi)容，有的可能有獨(dú)立的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)；為公司高級管理人 員提供工作服務(wù)條件，比如車輛的安排、秘書、生活接待等也是辦公室的職責(zé)。因此，辦公 室管理制度是綜合性的，機(jī)關(guān)的全部可能都是它的工作范圍。各公司要根據(jù)本公司的辦公室 的職責(zé)、權(quán)限，制定相應(yīng)的系列管理辦法，以便于做好辦公室的管理工作。 行政辦公室職能 1、負(fù)責(zé)本單位工作協(xié)調(diào)，上傳下達(dá)，協(xié)助行政領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作。 2、負(fù)責(zé)本單位各項(xiàng)工作、情況的收集匯總，匯總制定單位年度工作計(jì)劃。 3、負(fù)責(zé)局領(lǐng)導(dǎo)班子會議、局長行政辦公會議的召集及本單位其他大型會議的召集和承辦， 做好會議紀(jì)錄。 4、

3、負(fù)責(zé)本單位工作制服、大宗辦公用品的配置與采購；負(fù)責(zé)公共物品和機(jī)關(guān)水電、車輛、 公共衛(wèi)生的管理及綜合治理工作。 5、負(fù)責(zé)本單位政務(wù)信息的報(bào)送及信息文化建設(shè)工作。 6、負(fù)責(zé)本單位基本建設(shè)項(xiàng)目的計(jì)劃和監(jiān)管實(shí)施。 7、負(fù)責(zé)文書、檔案的管理；負(fù)責(zé)文秘、接待以及報(bào)刊雜志、信函的收發(fā)工作。 8、負(fù)責(zé)本單位行政公章的保管及使用。 9、負(fù)責(zé)安排機(jī)關(guān)節(jié)假日的值班工作。 10、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。 二、精細(xì)化管理工作目標(biāo)及實(shí)施方案 1、公文處理 目標(biāo)：保證公文的時(shí)效性和處理的規(guī)范性，為領(lǐng)導(dǎo)決策和工作的開展提供有力保證。 工作標(biāo)準(zhǔn)及要求：上級來文，辦公室登記送閱審簽后分類存檔；平行單位或下屬部門公文， 由辦公

4、室登記后直接呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示；辦公室分專人做好公文的承收、登記、傳辦、存檔 及本單位公文的起草，一般公文處理流程在收文三日內(nèi)完成，緊急公文必須當(dāng)日完成。 2、文件制發(fā)工作 目標(biāo)：流程清晰、效率，內(nèi)容簡約、務(wù)實(shí)。 工作標(biāo)準(zhǔn)及要求：辦公室負(fù)責(zé)單位上行文件，下發(fā)通知、會議紀(jì)要、簡報(bào)、活動方 一、強(qiáng)化辦公室的行政管理職能，提高辦公室工作的有效性。 從行政管理的角度來看，辦公室工作主要涉及上級部門以及本單位下達(dá)的各 項(xiàng)行政工作，面對的人員主要是領(lǐng)導(dǎo)和各部門工作人員。因此，強(qiáng)化辦公室的行 政管理職能，有利于提高辦公室的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。強(qiáng)化辦公室的助手功能， 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)搞好管理工作。辦公室是單位的參謀部、

5、智囊團(tuán)，是信息中心，也是領(lǐng) 導(dǎo)的左右手。在工作中，要搞好辦公室行政管理工作，就必須當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和 助手，充公發(fā)揮好辦公室的助手作用。要想領(lǐng)導(dǎo)之所想，謀領(lǐng)導(dǎo)之所謀，要為領(lǐng) 導(dǎo)決策提供盡可能多的背景資料，但不能越俎代庖。同時(shí)要積極適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作 思路和工作特點(diǎn)，熟悉領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和工作風(fēng)格。辦公室對上級部門的安排結(jié) 合本單位領(lǐng)導(dǎo)的意見貫徹執(zhí)行，并組織實(shí)施和檢查落實(shí)執(zhí)行結(jié)果，對加強(qiáng)行政管 理、維護(hù)正常工作秩序、保證工作質(zhì)量起到組織、執(zhí)行的重要作用。強(qiáng)化辦公室 的參謀功能，提升領(lǐng)導(dǎo)的決策力。辦公室工作與領(lǐng)導(dǎo)層工作同步運(yùn)行，領(lǐng)導(dǎo)層主 抓的重點(diǎn)工作，大都由辦公室著力操辦，辦公室與領(lǐng)導(dǎo)工作存在這種 思維共

6、振” 的關(guān)系，辦公室工作必須與領(lǐng)導(dǎo)工作的思路一致、行動合拍、配合默契，充分發(fā) 揮辦公室的參謀作用，輔助領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策。辦公室人員與領(lǐng)導(dǎo)朝夕相處， 應(yīng)熟悉領(lǐng)導(dǎo)的思想方法、工作方法、領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)等，能夠較準(zhǔn)確地領(lǐng)會和把握領(lǐng)導(dǎo) 意圖，可隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)陳述見解和提供咨詢，最大限度地滿足領(lǐng)導(dǎo)決策需要。辦公 室人員還應(yīng)經(jīng)常深入工作一線，了解基層情況并聽取意見、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、提出改革 建議，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并提出建設(shè)性參考意見，做領(lǐng)導(dǎo)的貼心參謀和得力助手。 強(qiáng)化辦公室的協(xié)調(diào)功能，提高單位的工作效率。在日常工作中承擔(dān)著溝通上下， 協(xié)調(diào)左右的重要職責(zé)，以維持正常的工作秩序，及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)、傳送上級主管部門以 及本單位領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)

7、指示精神，主動協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系，起著承上啟下、聯(lián)系 內(nèi)外的樞紐作用。在落實(shí)具體工作時(shí)，辦公室要在職能交叉的部門之間，區(qū)分清 主次責(zé)任，協(xié)調(diào)好各方關(guān)系，共同完成好各項(xiàng)工作。舉行大型會議時(shí)，也需要辦 公室以文件或其它方式進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備，以保證會議順利進(jìn) 行。隨著職能越分越細(xì)，職責(zé)越來越明確，需要全程系統(tǒng)性協(xié)調(diào)服務(wù)的層次、水 平越來越高。強(qiáng)化辦公室的保障功能，確保單位的正常運(yùn)行。辦公室行政管理工 作，既要保證上級主管部門以及本單位分派和布置的各項(xiàng)具體事務(wù)工作及時(shí)有效 地完成，保證領(lǐng)導(dǎo)集中精力思考和處理工作中的重大問題，又要同單位內(nèi)各部門 建立良好的工作關(guān)系，傾聽他們的意見，及時(shí)反

8、饋群眾最關(guān)心的問題，確保溝通 暢通，執(zhí)行到位，形成完整的反饋和監(jiān)督機(jī)制，樹立主人翁意識，凝聚全體員工 的力量，充分調(diào)動員工的積極性，齊心協(xié)力完成好各項(xiàng)任務(wù)，以保障本單位的發(fā) 展戰(zhàn)略和總體目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)。 二、運(yùn)用有效的行政管理工作方式，提高辦公室的工作效率。 辦公室是單位的服務(wù)窗口，也是各業(yè)務(wù)部門的中心樞紐。辦公室面對的多數(shù) 事務(wù)比較繁瑣、復(fù)雜，且矛盾和問題也比較集中，因此，在增進(jìn)理解、化解矛盾、 改進(jìn)工作方面應(yīng)采取行之有效的辦法，來強(qiáng)化政務(wù)、搞好事務(wù)、規(guī)范服務(wù)，做到 提高效率，事半功倍。提高服務(wù)意識，化解多方矛盾。辦公室作為一個綜合部門， 其服務(wù)的特殊性要求辦公室要有 圍繞中心，服務(wù)大局”的意

9、識，切實(shí)處理好 小局” 與 大局”的矛盾，把大局意識作為辦公室工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，自覺地做到小 局服從大局、局部服從整體。辦公室工作的服務(wù)性職能決定了其工作的被動性， 切實(shí)處理好被動”與主動”的矛盾，要善于在被動中求主動，變被動為主動。對 一些常規(guī)性、規(guī)律性、階段性等確定性工作，要主動著手、提前準(zhǔn)備；對領(lǐng)導(dǎo)臨 時(shí)交辦的任務(wù)、應(yīng)急事件和突發(fā)事件等非確定性工作，要積極謀劃，靈活應(yīng)對。 為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好助手和參謀，切實(shí)處理好 主”與 從”的地位，一定要把握 度”，掌握 分寸。辦公室在領(lǐng)導(dǎo)決策中處于輔助和從屬地位，不能缺位，也不能越位。增強(qiáng) 責(zé)任意識，提 升業(yè)務(wù)水平。辦公室工作無小事，樹 立 責(zé)任重于泰山

10、的意識，對 待具體工作應(yīng)有嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度，自覺從嚴(yán)要求，從優(yōu)服務(wù)，高標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量地做 好辦公室工作。要不斷提高辦公室人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)，在行 政管理崗位上做到忠于職守、善于思考、勇于創(chuàng)新。在瑣碎的事務(wù)中保持頭腦清 醒，甘于吃苦，樂于奉獻(xiàn)，講究原則性、規(guī)范性。嚴(yán)格按程序和規(guī)章制度辦事， 堅(jiān)持認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，做到不漏辦、不誤辦、不錯辦。辦公室工作面廣、綜合性 強(qiáng)，行政管理人員要注重對新知識、新問題的學(xué)習(xí)和研究，圍繞實(shí)際工作，學(xué)習(xí) 相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，拓寬知識領(lǐng)域，提升綜合素質(zhì)，培養(yǎng)復(fù)合型人才。在工作中做 到有效溝通、及時(shí)協(xié)調(diào)、規(guī)范服務(wù)、高效合作，保質(zhì)保量地完成好辦公室的各項(xiàng) 事務(wù)。強(qiáng)化團(tuán)

11、隊(duì)意識，建立良好的合作關(guān)系。辦公室工作雖然各有分工，各有職 責(zé)，工作中少數(shù)業(yè)務(wù)依靠個人力量也可完成，但更多的工作要依靠群體的力量合 作完成。因此，要保證辦公室的整體合力，必須建立起同事間良好的工作關(guān)系， 在相互團(tuán)結(jié)、相互支持、相互信任、相互尊重的基礎(chǔ)上，凝心聚力、協(xié)調(diào)配合、 開拓創(chuàng)新、勇于奉獻(xiàn)，最大限度地發(fā)揮每個人的潛在能力。辦公室人員還需不斷 汲取知識，豐富內(nèi)涵，增進(jìn)理解，真正實(shí)現(xiàn)思想同心、目標(biāo)同向、工作同步，營 造團(tuán)結(jié)和諧的工作氛圍。辦公室工作 事無巨細(xì)皆大事”工 作分工不分家，要取 別人之長補(bǔ)自己之短，與其他同事多溝通，多協(xié)作，做到愛崗敬業(yè)，恪盡職守， 在完成自己本職工作的同時(shí)，做好與其

12、他同志的協(xié)調(diào)銜接，集思廣益，共同進(jìn)步， 不斷提高工作質(zhì)量和效率，進(jìn)而提升單位的聲譽(yù)和地位，增強(qiáng)單位的整體競爭力。 101$ I 創(chuàng)1 鐘子期聽懂了俞伯牙的琴音 一一巍巍乎若高山，蕩蕩乎若流水”俞伯牙視其為知音。鐘子期死后，面對江邊一抔黃土，俞伯牙發(fā)出此曲終兮不復(fù)彈，三尺瑤琴為君死”的感慨，摔琴而去，從 此，高山流水，知音難覓。 紅樓里，寶釵與黛玉皆愛寶玉，寶釵看重功名，常拿一些倫理綱常來壓制他的不羈與頑劣，黛玉卻從未提及這些，因她懂得他的心性，她說“你既為我之知己，自然我亦是你之知己 ”造 化弄人，木石前緣雖是虛空一場，卻懷金悼玉，夢縈千古，今日讀來依然蕩氣回腸！ 不是所有的相遇都可以相知，不是所有的相知都可以永恒。生命里，我們只愿結(jié)交那些心性相宜的人，統(tǒng)一的語言，相同的志趣，將彼此的心靈拉近，一份懂得，不言不語，卻在默契里 滋生。 懂得，是兩顆心的對望，潛生一種心靈感應(yīng)，不發(fā)一言，便可知會。一聲懂得，沒有千言萬語，卻可以令人眸中含淚，心中蘊(yùn)暖。 這世間太多人情薄涼，你是否覺得，有一個真正懂你的人，是一種幸福與慰藉呢？茫茫人海，你不孤單，有人愿與你同運(yùn)命，共風(fēng)雨，如此，多好！ 風(fēng)懂云的情懷，它，輕輕的吹送，云姿更加漫妙；雪懂梅的寒傲，它，悄悄