QP采購控制程序

1、1. 目的為確保采購事務之順利進行，開發(fā)有能力承制公司物料的合格供方，便于采購，使生產 目標能順利實現。2. 適用范圍 適用于公司生產所需采購的原材料、輔助材料、備品備件及相關供應單位的管理，以及 對供方進行選擇和評價的控制。3. 職責3.1 資材部采購負責生產和銷售所需物資的采購， 制定采購計劃， 并組織對供方進行選 擇和評價。3.2 質檢部負責采購物資的進貨檢驗或驗證，并參與對供方進行選擇和評價。4. 程序4.1 采購物資分類 生產部負責制定采購物資技術要求，并進行分類，根據其對產品實現和最終產品的影響 程度，公司采購物資分為以下二類：4.1.1 重要物資（ A 類）：構成最終產品的主要原

2、材料、輔助材料，直接影響最終產品使用 或性能，可能導致顧客嚴重投訴的物資；4.1.2 一般物資（ B 類）：非直接用于產品本身的起輔助作用的物資，如五金備件、一般包 裝材料等。4.2 對供方的評價4.2.1 資材部采購根據采購物資技術要求和生產需要，通過對物資的質量、價格、供貨期等 進行比較，選擇合適的供方，填寫供方調查評定表。資材部采購負責建立并保存合格供 方的質量記錄。根據采購物資分類表規(guī)定的產品類別，明確對供方的控制方式和程度。4.2.2 對有多年業(yè)務往來的重要物資的供方，應提供充分的書面證明材料，適當時可包括以 下內容：a. 質量管理體系認證證書；b. 產品質量證明資料；c. 供方產品

3、的質量、生產、交貨能力及服務等情況的調查資料；d. 生產經營能力證明資料。e. 產品認證證書復印件或型式認可試驗報告。423對第一次供應重要物資（如主要原材料、主要輔助材料等 ）的供方，除提供充分的書面 證明材料外，還需經樣品試用審批，審批合格才能列入合格供方：a. 新供方根據提供的技術要求提供少量樣品；b. 資材部采購、生產部集中討論對樣品進行確認；樣品如不合格可要求再次送樣，但原則 上最多不超過兩次；c. 樣品驗證合格后，資材部采購通知供方批量供貨；資材部采購進貨驗證合格后試用，并出具相應的驗證報告；d. 批量進貨驗證或試用不合格則進行按實際情況進行換、退貨或要求降價并考慮取消其供貨資格。

4、樣品驗證、批量試用均合格的供方經資材部采購經理批準后，可列入合格供方名單中。4.2.4對于一般物資供方或與本公司長期合作的供方，資材部采購負責對其生產能力、產品 質量能力、交貨能力等進行調查，收集證明材料，由各相關部門提供評價意見，資材部采購 經理批準后，可列入合格供方名單。4.2.5對于批量供應的輔助物資，由資材部采購在進貨時對其進行驗證，必要時對其生產能力進行調查，合格者由資材部采購經理批準后， 即可列入合格供方名單。 對零星采購的輔助 物資，其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。 輔助物資可以不進行調查，在質量穩(wěn)定情況下 直接列入公司合格供方。4.2.6供方產品如出現嚴重質量問題，資材部采購

5、應向供方提出糾正和預防措施要求，如兩 次提出要求而質量沒有明顯改進的，應考慮取消其供貨資格。4.2.7資材部采購每年對合格供方進行一次跟蹤復評，填寫供方業(yè)績評價記錄，評定不 合格，應考慮取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應報總經理批準，但應加強對其供 應物資的進貨驗證，連續(xù)第二次評分仍不及格，應取消其供貨資格。應保存對供方的選擇、評價和日常管理的記錄，按文件控制有關規(guī)定執(zhí)行。4.3采購流程:存檔4.3.1 采購的信息及實施4.3.1.1 生產主料由原料倉庫依安全庫存狀況以“請購單”提出請購，經總經理審批后， 交資材部核實品名、型號、數（質）量、交期及要求等內容無誤后購買；必要時資材部可依

6、據原料市場的起伏趨勢以 “請購單” 或其他書面協(xié)議合同形式報總經理或其代表確認后進行 預測性的采購。4.3.1.2 配料和包裝材料分別由生產部經理和分切主管依據倉庫提供的及時的庫存報表 和生產任務需求后，以“請購單”經總經理其代表確認后交資材部購買。4.3.1.3 工程部的備品備件和材料（含油品）由使用主管依據日常的使用消耗和臨時需求 以“請購單” 形式經總經理或其代表確認后交資材部購買， 必要時對相關專業(yè)性強或非常 規(guī)的部品請購單位應協(xié)助資材部進行采購作業(yè)。4.3.1.4 常用的后勤辦公及總務物品由行政部依據公司確認的消耗量每月以“請購單”呈 總經理確認后交資材部購買；臨時請購由使用部門代表

7、以“請購單”形式經部門經理、行 政部經理（必要時報總經理其代表）確認后交資材部購買。4.3.1.5 請購部門清楚說明欲購買的相關材料物品的規(guī)格型號要求、 數量、交期、 用途等， 采購經辦人員應仔細確認無誤后方能進行采購作業(yè)。4.3.1.6 請購單未經批準后有不明確，資材部應及時反饋或與給請購單位及時協(xié)調處理。4.3.1.7 資材部應依采購物料的數量 /成本/ 質量及使用后對工作或產品質量效率的影響度 大小選擇合的合適供應商并簽訂合同 / 協(xié)議后進行采購。4.3.1.8 資材部應對常規(guī)的物料價格進行比較后提出階段性的采購定價，交總經理或其代 表確認后報備財務存檔， 對非定點、非常用新供應商、 新

8、物品或相關行情有變動之價格需 經詢價并報備總經理或其代表。4.3.1.9 采購人員須不定時以電話 / 傳真 / 到供應商處等方式追蹤交期，以確保按時完成采 購。a. 如可能出現采購異常時， 資材部須及時以原單或 “工作聯絡單” 形式說明狀況和可 能的結果后與請購部門溝通處理并簽名備忘。b. 內部原因請購部門需提出請購采購變更時，應及時以“工作聯絡單”或“請購單” 經重新審批后，交資材部聯系供應商及時采購處理。4.3.1.10 資材部應對主要的供應商的每月的合作狀況進行建立檔案，以監(jiān)控供應商的合 作質量，必要時提報總經理確認后進行更換。4.3.1.11 采購貨款的結算依據財務部擬訂的“采購貨款結

9、算規(guī)定”執(zhí)行。4.3.2 采購的實施a. 資材部采購根據采購計劃要求在“合格供方名單”中選擇供方進行采購；b. 采購員采購物資時， 將采購物資內容及技術要求以傳真、 電話或其他方式通知供方， 確保供方及時交貨；c. 采購重要和一般物資時，采購要求應明確品名、規(guī)格、數量及供貨期限等；d. 資材部采購根據需要將相應的技術要求作為合同附件提供給供方。4.4 采購產品的驗證 由公司負責進貨檢驗的主要原材料和主要輔助材料或其它采購物資，必須按進貨檢驗 規(guī)范的內容實施。檢驗記錄應能表明產品符合規(guī)定要求，并有檢驗人員或授權人員的 簽名或蓋章。4.4.1 由供方負責完成的檢驗，其記錄應包括所涉及的產品、所覆蓋

10、的數量、檢驗項目和 結論及供方檢驗人員或授權人員的簽名或蓋章。4.4.1.1 檢驗項目必須符合該產品的有關標準規(guī)定要求。4.4.1.2 每次提供產品時，必須同時提供該產品有效的檢驗報告或檢驗記錄。4.4.2 對采購的產品可以有如下幾種驗證方式：a. 由質檢部進行進貨驗證；b. 由公司在供方現場實施驗證；c. 由顧客在供方現場實施驗證。對 b. c. 兩種情況，資材部采購應在采購文件中規(guī)定驗證的安排和產品放行的方法。4.4.3 驗證活動可包括檢驗、測量、觀察、工藝驗證、數量、提供有關檢驗記錄和合格證明 文件等方式。4.4.4 顧客的驗證不能免除向公司提供合格品的責任，也不能排除其后向顧客拒收的可能。5.