公司行政管理制度（完整版）

1、 行政管理制度目 錄1 說明2 行政事務(wù)管理2.1 工作環(huán)境管理規(guī)定公司人員出入公司時(shí)間記錄表來賓登記表2.2 考勤管理制度員工考勤統(tǒng)計(jì)表員工請假單2.3 低值易耗品與辦公用品管理辦法低值易耗品與辦公用品需求計(jì)劃表低值易耗品與辦公用品采購申請單低值易耗品與辦公用品領(lǐng)用登記卡2.4 檔案管理辦法附件一：文書檔案管理細(xì)則附件二：人事檔案管理細(xì)則附件三：經(jīng)營檔案管理細(xì)則附件四：會計(jì)檔案管理細(xì)則附件五：影像檔案管理細(xì)則附件六：實(shí)物檔案管理細(xì)則文件移交歸檔登記表借用檔案登記表2.6 文件管理辦法外來文件登記表文件評審、會簽表2.7 出差管理規(guī)定出差申請單2.8 計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備管理辦法2.9 印章管理辦

2、法公司及項(xiàng)目部印章保管清單用印申請表印章使用登記簿3. 其他管理制度3.1保 密 制 度1 說明1、內(nèi)容 公司行政事務(wù)管理體系的范圍； 公司關(guān)于行政事務(wù)管理體系要求的關(guān)鍵制度、規(guī)程文件。2、適用范圍本制度適用于 公司行政事務(wù)管理。3、用語解釋（本手冊出現(xiàn)的術(shù)語或簡稱）公司、本公司是指現(xiàn)有入職進(jìn)入的該公司；各部門、各職能部門是指公司本部所屬部門管理體系所覆蓋的各職能管理機(jī)構(gòu)；高管層是指公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理和各部門總監(jiān)等高層管理人員；分管領(lǐng)導(dǎo)、分管副總經(jīng)理是指公司分管或主管某項(xiàng)工作、部門的高管人員；部門負(fù)責(zé)人是指各部門部門經(jīng)理；4、本制度管理本制度為公司受控文件，由總經(jīng)理批準(zhǔn)頒布執(zhí)行。制度管理的所

3、有相關(guān)事宜由公司總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)，未經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，任何人不得將本制度提供給公司以外人員。本制度持有者調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)將本制度交還總經(jīng)理辦公室，辦理核收登記。本制度除持有人外，相關(guān)文件、規(guī)定應(yīng)發(fā)放至有關(guān)執(zhí)行人員，辦公室做好復(fù)印和發(fā)放登記。本制度持有者應(yīng)妥善保管，不得損壞、丟失、隨意涂抹，嚴(yán)禁私自復(fù)印或轉(zhuǎn)借給其他公司或人員。在該制度使用期間，如有修改建議，各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)匯總意見，及時(shí)反饋到辦公室。總經(jīng)辦每半年一次對該制度的適應(yīng)性、有效性進(jìn)行評審，必要時(shí)對該制度予以修改。2 行政事務(wù)管理2.1 工作環(huán)境管理規(guī)定第一章 總則第一條 工作環(huán)境反映公司的內(nèi)外部形象，體現(xiàn)公司的管理水平，也直接影響

4、工作效率。為了加強(qiáng)對公司工作環(huán)境的管理，制定本規(guī)定。第二條 工作環(huán)境是指公司辦公場所的工作秩序和環(huán)境，包括公共場所及辦公室。第三條 公司工作環(huán)境由辦公室負(fù)責(zé)管理，并負(fù)責(zé)監(jiān)督。第四條 本規(guī)定適用于公司本部及所屬工作環(huán)境的管理。第二章 接待管理第五條 接待人員應(yīng)嚴(yán)格遵守崗位職責(zé)，加強(qiáng)對進(jìn)出人員和收發(fā)品的管理，嚴(yán)禁擅離工作崗位。第六條 人員出入管理 1、本公司人員出入管理 （1） 本公司員工出入公司，應(yīng)按公司要求穿著服裝。 （2） 公司人員因公外出時(shí)，應(yīng)經(jīng)直接上級批準(zhǔn)。下班前不能返回公司的，應(yīng)告知直接上級。直接上級應(yīng)在考勤表上簽字確認(rèn)。 2、外來人員出入管理 凡公司外人員來訪者，接待人員不認(rèn)識的，應(yīng)

5、先要求來訪者填寫來賓登記表。如被訪者是公司高層領(lǐng)導(dǎo)的，應(yīng)由被訪者核準(zhǔn)后方可允許進(jìn)入公司。第七條 收發(fā)管理 1、在接收物品時(shí)接待人員應(yīng)核準(zhǔn)數(shù)量，在接收信件、物品時(shí)接待人員應(yīng)核準(zhǔn)后辦理簽收手續(xù)。 2、接收的信件、物品應(yīng)在當(dāng)日分發(fā)給收件人。具體執(zhí)行文件管理辦法的有關(guān)規(guī)定。第三章 公共場所環(huán)境管理第八條 公司公共場所的環(huán)境衛(wèi)生由公司指定專人負(fù)責(zé)維護(hù)，公司辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督管理。第九條 公司所有工作人員應(yīng)自覺維護(hù)公共場所的環(huán)境衛(wèi)生，嚴(yán)禁堆放雜物，嚴(yán)禁丟棄垃圾、廢品、碎屑，嚴(yán)禁隨地吐痰、傾倒污水和茶渣。第十條 公司辦公室負(fù)責(zé)更換公共場所的花卉，并責(zé)成專人做好花卉保養(yǎng)工作。第十一條 公共場所秩序 （1） 辦公區(qū)

6、內(nèi)走路不許跳躍、打鬧或奔跑。 （2） 盡量不要在公共場所大聲談話或討論問題，避免大聲呼喚、說笑，影響他人。 （3） 不要與來訪人員在公共場所談話、更不要爭吵。第四章 辦公室工作環(huán)境管理第十二條 公司各辦公室工作人員應(yīng)自覺維護(hù)本辦公室的環(huán)境衛(wèi)生，各辦公室負(fù)責(zé) 人對本辦公室的環(huán)境衛(wèi)生負(fù)責(zé)。第十三條 進(jìn)出辦公室必須輕輕關(guān)門，不能產(chǎn)生很大聲響。第十四條 辦公區(qū)、辦公室內(nèi)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)： （1） 辦公桌上應(yīng)素雅、整齊、清潔，各類文件存放應(yīng)注意保密，不得隨意擺放； （2） 桌面和室內(nèi)辦公設(shè)備擺放整齊，保持外表干凈； （3） 室內(nèi)文件柜文件擺放科學(xué)有序，外觀整潔； （4） 辦公室墻面禁止張貼文件或圖表，并保證墻

7、面清潔； （5） 保證室內(nèi)所有電氣開關(guān)安全、能夠正常使用； （6） 辦公座椅不能隨意擺放，離座后要將座椅在桌前擺正； （7） 要節(jié)約用電，在光線允許情況下不要開燈； （8） 在溫度適宜情況下不要開啟空調(diào)，正常開啟空調(diào)時(shí)，人員長時(shí)間離開辦公室請關(guān)閉空調(diào)； （9） 辦公室內(nèi)不允許長期存放與工作無關(guān)的私人物品。第十五條 未經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，辦公室其他工作人員禁止私自調(diào)換工作位置或挪動工作（寫字）臺、文件柜等辦公家具、辦公設(shè)備。第五章 附則第十六條 公司根據(jù)實(shí)際需要不定期對工作環(huán)境進(jìn)行改造、裝修。改造、裝修的所有相關(guān)事宜，包括設(shè)計(jì)、施工單位的選擇及施工管理均由辦公室負(fù)責(zé)，其他有關(guān)部門和人員應(yīng)積極配合、

8、協(xié)助。第十七條 公司下班時(shí)，最后離開的人確保辦公室和辦公區(qū)域大門閉鎖。第十八條 公司各下屬項(xiàng)目部辦公室場所可參照本規(guī)定執(zhí)行，或另行制定相應(yīng)制度文件，并報(bào)公司辦公室備案。第十九條 本規(guī)定由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。第二十條 本規(guī)定自頒布之日起施行。2.2 考勤管理制度第一條 考勤管理是工作日常管理的基本規(guī)章。員工出勤狀況反映該崗位的工作量、重要程度及崗位工作人員對工作的熱情和敬業(yè)精神。為了嚴(yán)肅勞動紀(jì)律，加強(qiáng)考勤管理，保障公司各項(xiàng)工作的有序開展，制定本制度。第二條 公司考勤工作由辦公室負(fù)責(zé)，并負(fù)責(zé)監(jiān)督。第三條 本制度適用于公司本部的考勤管理。第四條 工作時(shí)間（一） 依據(jù)公司各部門工作性質(zhì)分類規(guī)定，平均日

9、出勤時(shí)間按8小時(shí)核算。（二） 上下班時(shí)間：上午9：0012：00，下午13：0016：00。公司根據(jù)具體情況季節(jié)因素可進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，將另行通知。（三） 每周滿勤天數(shù)為5天，每月1日至月底為一個考勤周期。周日或節(jié)假日如因工作需要，各部門、各崗位可自行安排適當(dāng)加班。（四） 公司可根據(jù)工作需要在休息日開會或加班。第五條 上班時(shí)間要求（一） 建議員工上午上班應(yīng)提前10分鐘到達(dá)。到達(dá)辦公室后要主動打掃衛(wèi)生，準(zhǔn)備好當(dāng)日工作所需要的文件資料等，并提前準(zhǔn)備完畢。上班時(shí)間前5分鐘所有員工必須準(zhǔn)備開始工作，上班時(shí)間開始準(zhǔn)時(shí)進(jìn)入工作狀態(tài)。（二）需要直接到其它單位或項(xiàng)目現(xiàn)場的，應(yīng)在上一工作日或當(dāng)日上班時(shí)間前告知直接上

10、級和考勤人員。未提前告知而直接因公外出的，按遲到處理；謊報(bào)事實(shí)的，公司一經(jīng)驗(yàn)證屬實(shí)，按曠工一天處理。直接上級隱瞞、謊報(bào)或事后補(bǔ)簽考勤卡的，公司一經(jīng)驗(yàn)證屬實(shí)，給予經(jīng)濟(jì)罰款。（三） 中午有招待、宴會活動的，參加人員可延遲上班，但不得影響正常工作。因特殊情況需要推遲時(shí)間的，參加人員應(yīng)及時(shí)告知各自的直接上級。除了公司高管人員外，任何部門必須有人留守值班。第六條 工作間歇時(shí)間 為了提高工作效率、科學(xué)利用工作時(shí)間，上、下午上班兩個小時(shí)后可休息15分鐘左右。各辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)掌握工作間歇時(shí)間。第七條 下班時(shí)間（一） 下班時(shí)間前，任何人員嚴(yán)禁談?wù)摼筒?、購物等與工作無關(guān)的話題，各部門負(fù)責(zé)人要切實(shí)監(jiān)督。下班后，應(yīng)整

11、理好桌面，防止文件的損毀、遺失和泄露。（二） 中午就餐后為午休時(shí)間。在午休時(shí)間內(nèi)，任何人嚴(yán)禁有足以影響他人休息的言行。（三） 因私事而不得不在正常下班時(shí)間前離開公司，視為早退。早退應(yīng)告知直接上級，由直接上級在考勤卡上簽字確認(rèn)。（四） 下午下班前不能回公司的，應(yīng)告知直接上級。經(jīng)直接上級同意后，第二天應(yīng)由直接上級在考勤卡（表）上簽字確認(rèn)。第八條 遲到、早退 當(dāng)月遲到在15分鐘內(nèi)一次的，可以免于行政懲罰。當(dāng)月遲到或早退一次在2小時(shí)（含）以上的，扣半日崗位基本薪酬的20%；當(dāng)月遲到或早退一次在2小時(shí)以上，4小時(shí)（含）以內(nèi)的，扣半日崗位基本薪酬；當(dāng)月遲到或早退一次在4小時(shí)以上的按曠工一天處理。第十一條

12、曠工（一） 除了本制度所規(guī)定的有關(guān)情形外，以下情況確認(rèn)為曠工： 1、員工未經(jīng)批準(zhǔn)擅自缺勤，事后無正當(dāng)理由補(bǔ)假； 2、員工謊報(bào)、偽造證明，以不正當(dāng)手段騙取假期； 3、員工不服從或違反工作安排，消極怠工； 4、其它任何未經(jīng)直接上級批準(zhǔn)或直接上級不知道原因而沒有正常上班，均視為曠工。（二） 對曠工者，公司按以下規(guī)定予以處罰： 1、月曠工一天扣發(fā)月薪酬的30%； 2、月曠工二天扣發(fā)月薪酬的60%； 3、月曠工三天以上（含三天）扣發(fā)月薪酬的100%，并做自動離職處理。第十二條 員工如因出差未按時(shí)進(jìn)行考勤，應(yīng)于出差歸來后三日內(nèi)找直接上級辦理簽字確認(rèn)手續(xù)，逾期將視作曠工處理。第十三條 請假、休假規(guī)定（一）

13、國家法定的節(jié)假日（根據(jù)國家每年放假規(guī)定）（二） 病假 1、員工因病需在工作時(shí)間內(nèi)看病時(shí)，應(yīng)事先向直接上級請假。 2、員工因病需休息時(shí)，必須持有醫(yī)院就診的病休證明并按醫(yī)院建議病休時(shí)間休假。 3、病假證明書，必須是區(qū)級以上醫(yī)務(wù)部門的證明，并經(jīng)部門、單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可按病假處理，病休證明一次最多只算三天（住院和病重例外）。 4、員工因患病需要醫(yī)療或休息的，應(yīng)辦理請假手續(xù)。 5、三日內(nèi)病假不扣工資，三日外按日扣除日薪酬的30%。 6、凡以生病為由無端請假或弄虛作假者，其所請假無效，且請假時(shí)間一律按曠工處理。 7、全年病假累計(jì)超過25天，如公司當(dāng)年有年終獎則不發(fā)該年度年終獎金。 8、全年病假累計(jì)超過3

14、0，公司有權(quán)按自動離職處理（特殊情況可延60天）（三） 事假 1、為了不影響公司工作，員工有事應(yīng)盡可能安排在公休假日辦理，必須占用工作時(shí)間辦理的，必須按規(guī)定辦理請假手續(xù)。 2、按日扣除日崗位基本薪酬30%。 3、員工因個人私事而請假、事假當(dāng)年累計(jì)不得超過15天，超過15天以上者，無獎金，超過天數(shù)按曠工計(jì)。（四） 婚假 職員達(dá)到結(jié)婚年齡且在公司服務(wù)滿一年以上可請此假。 根據(jù)婚姻法以及計(jì)劃生育條例的規(guī)定，員工結(jié)婚可享受以下待遇: 1、執(zhí)行國家規(guī)定的法定結(jié)婚假期3天； 2、員工結(jié)婚請婚假，本人必須持有法定結(jié)婚證，經(jīng)本部門直接上級批準(zhǔn)，到公司辦公室辦理手續(xù)后方可休婚假； 3、符合晚婚年齡(女23周歲，

15、男25周歲)的初婚者，可享受晚婚假7天(含3天法定婚假)；婚假期間不計(jì)扣薪酬。（五） 喪假 1、員工及職員親人(限配偶、父母、子女、兄弟、姐妹)去世,且本人在公司服務(wù)半年以上,可申請此假,假期為3天,(時(shí)間不足者可以請事假)在假期內(nèi)發(fā)本人全額基本工資。（六） 產(chǎn)假 1、在公司服務(wù)半年以上，達(dá)到法定婚齡，符合國家計(jì)劃生育政策之已婚的女員工，執(zhí)行國家法定假期。 2、凡產(chǎn)假或護(hù)理假未足規(guī)定天數(shù)，經(jīng)直接上級認(rèn)可而提前上班者，依基本工資折算發(fā)給補(bǔ)貼。3、產(chǎn)假期間工資由社保所發(fā)放，并執(zhí)行國家相關(guān)規(guī)定。4、凡工齡滿一年的男員工，均可享有五天帶薪產(chǎn)假護(hù)理假。（七） 哺乳假凡工齡滿兩年的女員工，產(chǎn)后嬰兒未滿周歲

16、的，均可享有1小時(shí)/天帶薪哺乳假。（八） 工傷假 1、員工因工傷需休息時(shí)，須有醫(yī)療部門診斷和病休證明，經(jīng)公司辦公室確認(rèn)、 總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可按工傷假處理。需繼續(xù)休息時(shí)要按時(shí)交診斷書和病休證明。2、工傷醫(yī)療期內(nèi)公司除了承擔(dān)法律規(guī)定的醫(yī)療費(fèi)外另發(fā)放月工資。（九）年假：1、年假按國家規(guī)定給公司當(dāng)前情況制定。2、休假方式：在不影響正常前提下，由辦公室初審，總經(jīng)理批準(zhǔn)生效。3、年假天數(shù)規(guī)定：一年以上兩年以下（ 5天 ） 兩年以上三年以下（ 7天 ）三年以上（10天 ）。 4、 年休假原則年內(nèi)一次休完，不累計(jì)到第二年5、 如一年內(nèi)事假超過15天，不享受年假6、 凡入職時(shí)與公司有聘用協(xié)議，另行規(guī)定與休假方式高

17、級職員可按：“聘用協(xié)議”規(guī)定進(jìn)行。第十四條 員工申請各類假期（事假、病假、婚假、喪假、產(chǎn)假、護(hù)理假、工傷假、年假）均應(yīng)填寫員工請假單，并附上有關(guān)證明，按相關(guān)審批權(quán)限審批和辦公室核實(shí)后才能休假。若因突發(fā)事件或急病不能先行辦理請假手續(xù)者，應(yīng)使用電話其它快捷、準(zhǔn)確方式向其直接上級請假，并于假后上班兩天內(nèi)補(bǔ)辦相應(yīng)手續(xù)。第十五條 請假手續(xù)的審批（一） 員工的婚假、喪假、產(chǎn)假、護(hù)理假、哺乳假的申請由直接上級予以核準(zhǔn)，辦公室審核。（二） 員工病假、事假、工傷假的核準(zhǔn)權(quán)限如下： 1、員工請假一天（含）以內(nèi)，由所在部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)即可；請假三天（含）以內(nèi)，除須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)外，還需分管副總經(jīng)理的核準(zhǔn)；超過三天，

18、除部門負(fù)責(zé)人、分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)外，還需報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)；沒有分管副總經(jīng)理的，直接報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)。 2、部門負(fù)責(zé)人請假一天（含）以內(nèi)，由公司分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)；一天以上，由總經(jīng)理核準(zhǔn)。 3、公司高層管理人員請假，由總經(jīng)理批準(zhǔn)。（三） 員工請假理由不充分，或有礙工作時(shí)，上級可酌情不予準(zhǔn)假，或縮短假期，或責(zé)令改期請假。（四） 所有假期申請單辦妥手續(xù)后交由辦公室審查備案，作為考勤核查的依據(jù)。（五） 員工請假先事先選定職務(wù)代理人，但需經(jīng)直接上級核準(zhǔn)。（六） 違反上述規(guī)定的處罰： 1、未按請假審批程序規(guī)定辦妥請假手續(xù)而擅自離開工作崗位，視為曠工處理。 2、休假期間未委托工作代理人，視為工作責(zé)任心不強(qiáng)，給予警告處分

19、。第十六條 上班時(shí)間臨時(shí)外出（一） 工作時(shí)間臨時(shí)外出的，應(yīng)將工作委托他人，并告知直接上級。沒有委托和告知而影響工作的，給予警告。委托他人而受委托人對委托事宜未盡職責(zé)者，給予警告。（二） 員工公出，經(jīng)公司安排或部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，須向部門考勤員處登記。第十七條 加班 各部門負(fù)責(zé)人或分管副總經(jīng)理根據(jù)工作需要可適當(dāng)安排加班?；拘匠曛幸寻ㄈ粘：驼９萑盏募影喙べY，不再另行計(jì)發(fā)加班工資，公司采用帶薪假形式予以補(bǔ)償。法定節(jié)日公司確因工作需要加班時(shí)，其補(bǔ)貼另行規(guī)定。第十八條 本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。第十九條 本制度自頒布之日起施行。2.3 低值易耗品與辦公用品管理辦法第一條 為規(guī)范公司低值易耗品與辦公

20、用品管理工作，有效控制低值易耗品與辦公用品的采購、驗(yàn)收、發(fā)放和使用，制訂本辦法。第二條 低值易耗品與辦公用品的界定 將單位價(jià)值為200元1000元（含）的工具、器具、辦公用具、用品界定為低值易耗品與辦公用品。第三條 低值易耗品與辦公用品的分類 （一） 屬于固定資產(chǎn)的低值易耗品與辦公用品，如：小型辦公設(shè)備、電器等，參見固定資產(chǎn)管理辦法。 （二） 辦公自動化設(shè)備耗材：如：硒鼓、色帶、墨盒、碳粉、光盤、磁盤、移動存儲設(shè)備、打印紙、復(fù)印紙等。 （三） 一般消耗品，如：簽字筆、白板筆、鉛筆、涂改液、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、記事本、復(fù)寫紙、檔案袋、標(biāo)簽、便條紙、信紙、橡皮、夾子、圓珠筆、書

21、釘?shù)取?（四） 耐用消耗品，如：剪刀、美工刀、裝訂機(jī)、打孔機(jī)、算盤、鋼筆、打碼機(jī)、姓名章、日期戳、計(jì)算器、印泥等。 （五） 專用低值易耗品與辦公用品，如：圈尺、靠尺、米尺、小鐵錘、電池等。第四條 低值易耗品與辦公用品消耗定額 （一） 屬于固定資產(chǎn)的低值易耗品與辦公用品：執(zhí)行固定資產(chǎn)管理辦法的有關(guān)規(guī)定。 （二） 辦公自動化設(shè)備耗材：由辦公室核實(shí)后統(tǒng)一購買。 （三） 一般消耗品：每人每年不超過100元。 （四） 耐用消耗品：以舊換新。 （五） 專用低值易耗品與辦公用品：以舊換新。第五條 低值易耗品與辦公用品年度預(yù)算 公司對低值易耗品與辦公用品的消耗實(shí)行年度預(yù)算制度，年度預(yù)算為150200元/人/年

22、。具體預(yù)算根據(jù)各年度工作量進(jìn)行調(diào)整，由辦公室提出、總經(jīng)理批準(zhǔn)后在年度預(yù)算會議討論通過。第六條 低值易耗品與辦公用品的采購（一） 低值易耗品與辦公用品原則上由辦公室統(tǒng)一采購。（二） 采購計(jì)劃的編制與審批 1、每季度最后一個月的2526日，公司各職能部門的負(fù)責(zé)人將填寫好的低值易耗品與辦公用品需求計(jì)劃表簽字后交辦公室。 2、辦公室匯總各職能部門的低值易耗品與辦公用品需求計(jì)劃表后，于每季度最后一個月的28日填寫低值易耗品與辦公用品采購申請單，交分管副總經(jīng)理審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。辦公用品需求計(jì)劃表應(yīng)有“年度總預(yù)算”、“上季度累計(jì)”、“本季度金額”、“本季度累計(jì)及占總預(yù)算的比例”等欄目。 3、總經(jīng)理審批后

23、，由辦公室負(fù)責(zé)采購。（三） 采購 1、辦公室必須建立辦公用品合格供方名冊。采購時(shí)，必須在辦公用品合格供方名冊中選擇。 2、部分新、特、進(jìn)口辦公用品，辦公用品合格供方不能提供，必須在其他供應(yīng)商處購買時(shí)，應(yīng)將該家補(bǔ)充進(jìn)辦公用品合格供方名冊。 3、辦公用品合格供方名冊至少包括大型商場和個體文具專業(yè)批發(fā)商。 4、采購前，必須填寫低值易耗品與辦公用品采購申請單，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可采購。 5、采購時(shí)，應(yīng)在電話上要求送貨，由采購實(shí)施人員驗(yàn)收。除特殊情況，一般不允許用車外出采購。 6、必需品、不易采購或耗用量大者應(yīng)酌量庫存。部門專用或特殊辦公用品，經(jīng)辦公室主任同意后各部門自行采購，采購后到辦公室辦理入庫和出庫

24、（領(lǐng)用）手續(xù)。 7、采購人對采購質(zhì)量負(fù)責(zé)。辦公用品采購后，由保管人核對品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，確保沒有問題后再在發(fā)票背面簽字驗(yàn)收、入庫。第七條 低值易耗品與辦公用品的保管與發(fā)放（一） 辦公室行政主管負(fù)責(zé)對采購的低值易耗品與辦公用品進(jìn)行登記，并妥善保管。（二） 低值易耗品與辦公用品分為個人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種?！皞€人領(lǐng)用”系個人使用保管用品，如圓珠筆、橡皮；“部門領(lǐng)用”系本部門共同使用用品如打孔機(jī)、裝訂機(jī)等專用辦公用具?！安块T領(lǐng)用”的專用辦公用具由部門負(fù)責(zé)人或其指定人員負(fù)責(zé)保管。 （三） 辦公室負(fù)責(zé)建立“低值易耗品與辦公用品登記簿”，對低值易耗品與辦公用品的發(fā)放進(jìn)行動態(tài)管理。 （四） 公司全體員工

25、應(yīng)本著厲行節(jié)約的原則使用低值易耗品與辦公用品，能共同使用的盡可能共同使用，能重復(fù)利用的盡可能重復(fù)利用，嚴(yán)禁浪費(fèi)、丟失、私用。 （五） 新入職人員由各部門負(fù)責(zé)人通報(bào)行政主管后，新入職人員到辦公室辦理領(lǐng)用手續(xù)。人員離職時(shí)，應(yīng)將剩余辦公用品一并交部門內(nèi)勤人員。第八條 低值易耗品與辦公用品如有故障或損壞，應(yīng)以舊換新，如遺失應(yīng)由個人或部門賠償或自購。第九條 低值易耗品與辦公用品嚴(yán)禁帶回家私用。第十條 印刷品（如信紙、信封、表格等）除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由辦公室統(tǒng)一印刷、保管。第十一條 打印、復(fù)印耗材的使用 （一） 公司各部門要節(jié)約使用打印紙。復(fù)印時(shí)，要嚴(yán)格按照規(guī)程操作，并自覺登記。復(fù)印的作廢

26、紙張，由文員留存。嚴(yán)禁打印、復(fù)印與工作無關(guān)的資料，嚴(yán)禁私用打印、復(fù)印紙，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司按0.5元/頁計(jì)費(fèi)。 （二） 除了對外報(bào)送的文件資料，公司內(nèi)部的紙張必須正反面使用。第十二條 低值易耗品與辦公用品的攤銷采用全額攤銷法。辦公室行政主管月末、年末要盤點(diǎn)清查庫存，在滿足日常工作的前提下，盡量減少庫存量，使庫存量結(jié)構(gòu)合理化并做到帳實(shí)相符。第十三條 辦公室行政主管每季度對上季度的低值易耗品與辦公用品的消耗情況進(jìn)行匯總。如果實(shí)際消耗費(fèi)用超出季度預(yù)算的，應(yīng)分析原因，并進(jìn)行動態(tài)控制。第十四條 每年年底在編制年度預(yù)算前，辦公室行政主管匯總?cè)甑霓k公用品實(shí)際耗用量和金額，分析與計(jì)劃預(yù)算的偏差情況，寫成總結(jié)報(bào)告

27、，報(bào)辦公室主任留存，并作為編制下一預(yù)算年度的依據(jù)。第十五條 未盡事宜，本辦法由辦公室負(fù)責(zé)解釋。第十六條 本辦法自頒布之日施行。低值易耗品與辦公用品管理流程圖需求計(jì)劃匯 總采 購保 管審核批準(zhǔn)領(lǐng) 用表1表2是否批準(zhǔn)表3NoYes各部門行政采購員行政采購員至總經(jīng)理辦公室各部門固定資產(chǎn)管理辦法第一條 固定資產(chǎn)的管理范圍 本文詳細(xì)描述了固定資產(chǎn)以及低值易耗品的分類管理、采購、進(jìn)出庫的工作流程，并明確了各部門在固定資產(chǎn)以及低值易耗品管理上的職責(zé)和范圍。第二條 固定資產(chǎn)的管理規(guī)則 固定資產(chǎn)：指單位價(jià)值在人民幣1,000元以上，或使用年限在一年以上的建筑物、機(jī)器設(shè)備、電子設(shè)備、交通運(yùn)輸工具、家具及其他與經(jīng)營

28、活動有關(guān)的設(shè)備； 低值易耗品：指單位價(jià)值在人民幣100元至1,000元，且使用年限在一年以下的與經(jīng)營活動有關(guān)的家具、辦公用品及各類設(shè)備等。第三條 固定資產(chǎn)的資產(chǎn)編號1）固定資產(chǎn)由財(cái)務(wù)部編號后交辦公室。 2）編號方式：資產(chǎn)分類編號+地區(qū)代碼(兩位拼音字母)+購買年份(兩位數(shù)字)+流水號碼+部門代碼3）資產(chǎn)編號中資產(chǎn)名稱代碼：DY打印機(jī) BJB筆記本電腦 TS臺式電腦 FY復(fù)印機(jī)TY投影儀 BX冰箱 TV電視機(jī) KT空調(diào) HYZ會議桌 BGZ辦公桌 CJ茶幾 YZ椅子 GZ柜子 TE電話機(jī) CA車 EL其他4） 各類部門代碼： 辦公室-BG 財(cái)務(wù)部-CW 工程部-GC EL其他例：2017年1月辦

29、公室購入筆記本電腦，編號：BJB1205001BG第四條 固定資產(chǎn)管理的流程 固定資產(chǎn)購置計(jì)劃登記1）對于要求添置資產(chǎn)的部門或個人應(yīng)填寫固定資產(chǎn)購置申請單，直屬部門經(jīng)理批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部審核（依據(jù)預(yù)算或其他），最后總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。2）固定資產(chǎn)的采購由辦公室執(zhí)行。 固定資產(chǎn)入庫 購置的資產(chǎn)到達(dá)公司后，由辦公室負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，進(jìn)行資產(chǎn)編號，然后填寫“固定資產(chǎn)入庫單”辦理入庫手續(xù)。 固定資產(chǎn)領(lǐng)用及登記1）領(lǐng)用部門或人員憑批準(zhǔn)的固定資產(chǎn)領(lǐng)用單，交辦公室，由行政部負(fù)責(zé)配發(fā)相關(guān)固定資產(chǎn)。 2）所有固定資產(chǎn)的領(lǐng)用，領(lǐng)用人在固定資產(chǎn)卡片和固定資產(chǎn)標(biāo)簽上簽字。 3）所有資產(chǎn)經(jīng)行政部入資產(chǎn)庫后，需進(jìn)行

30、登記工作，包括：記帳、建立卡片、標(biāo)簽等。4）卡片由辦公室制作，至少一式二份，由辦公室、財(cái)務(wù)各留一份存檔。固定資產(chǎn)的維修 1）資產(chǎn)的維修、更換、升級、添加等均需交辦公室執(zhí)行； 2）對于資產(chǎn)進(jìn)行維修申請，由資產(chǎn)使用部門/人員填寫固定資產(chǎn)維修申請單后交予行政部，在獲得相關(guān)批準(zhǔn)后，由行政部負(fù)責(zé)聯(lián)系維修。 固定資產(chǎn)的報(bào)廢 固定資產(chǎn)由于正常使用而磨損，最后喪失其使用價(jià)值或由于自然侵蝕、意外事故造成固定資產(chǎn)無法修復(fù)的毀損或由于其他原因需對固定資產(chǎn)進(jìn)行報(bào)廢，需辦理相關(guān)報(bào)廢手續(xù)。1）固定資產(chǎn)使用部門或保管部門填寫“固定資產(chǎn)報(bào)廢審批單”，列明固定資產(chǎn)報(bào)廢原因及固定資產(chǎn)的原值、凈值等，鑒定小組簽署意見后報(bào)分管副總經(jīng)

31、理、總經(jīng)理批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)入固定資產(chǎn)清理程序。2）在清理過程中，注意節(jié)約費(fèi)用，實(shí)事求是對殘料進(jìn)行作價(jià)。3）報(bào)廢資產(chǎn)處理完畢，對固定資產(chǎn)及時(shí)登記，核銷賬簿記錄及固定資產(chǎn)卡片。保持賬、卡、物一致。 固定資產(chǎn)的盤點(diǎn)公司定于每月對資產(chǎn)進(jìn)行一次實(shí)物的清點(diǎn)，清點(diǎn)工作由辦公室組織，各部門應(yīng)給予積極的配2）清點(diǎn)完成后，行政部及財(cái)務(wù)部需填寫固定資產(chǎn)月盤點(diǎn)表。 固定 資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)表單位名稱： 統(tǒng)計(jì)時(shí)間： 序號編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號數(shù)量單位資產(chǎn)存放地責(zé)任人是否完好帳實(shí)相符（）帳面原值購買時(shí)間簽字1234567891011121314151617181920212.4 檔案管理辦法第一章 總則第一條 為了加強(qiáng)對公司檔案的管理，促進(jìn)

32、對各類檔案的共享和有效利用，防止各類檔案的丟失、損壞，制定本辦法。第二條 本辦法適用于公司本部及項(xiàng)目部對工程、文書、聲像、實(shí)物等各類檔案的管理，包括各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管等。第三條 職責(zé)分工 （一） 辦公室負(fù)責(zé)對公司的各類檔案實(shí)行統(tǒng)一管理和公司文書檔案、影像檔案、實(shí)物檔案的直接管理；監(jiān)督、檢查本辦法的施行情況，對各部門的檔案工作及資料員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。 （二） 財(cái)務(wù)審計(jì)部在遵照本制度和財(cái)務(wù)檔案管理的有關(guān)法規(guī)性文件的前提下，負(fù)責(zé)公司會計(jì)檔案的管理，并接受辦公室的監(jiān)督、檢查。 （三） 各部門應(yīng)指定本單位的檔案管理人員（兼）并報(bào)公司辦公室備案。 （四） 各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門檔案

33、的收集、整理、立卷、歸檔和移交工作。第四條 檔案的分類 公司檔案分為六大類：文書檔案、人事檔案、會計(jì)檔案、影像檔案、實(shí)物檔案、經(jīng)營檔案。各類檔案的具體管理見附件一至附件六。第二章 檔案立卷、歸檔第五條 辦公室及各職能部門的檔案（資料）管理員應(yīng)定期（每月一次）進(jìn)行檔案的收集。第六條 立卷歸檔的時(shí)間（一） 各類法規(guī)、政府文件等外來文件，各部門在收到或取回文件后，原件必須在7日內(nèi)交辦公室，由辦公室負(fù)責(zé)外來文件的統(tǒng)一登記、傳閱、保管。各經(jīng)辦部門或個人視實(shí)際需要，可留存復(fù)印件。除了項(xiàng)目技術(shù)性文件外，其他內(nèi)部受控文件在成稿后，原稿由公司辦公室歸檔。（二） 凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料、合同、協(xié)

34、議等，均應(yīng)在當(dāng)月內(nèi)立卷歸檔。每月底，各部門檔案管理員應(yīng)把整理審定完畢的檔案資料移交辦公室保管。（三） 在獲得證照后，除了“稅務(wù)登記證”在財(cái)務(wù)審計(jì)部保存外，公司的其它各類證照（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、企業(yè)代碼證等）應(yīng)在7日內(nèi)交辦公室保存。項(xiàng)目的各類批文、證照原件，在辦理結(jié)束后三日內(nèi)移交辦公室保存。第七條 立卷歸檔的要求（一） 歸檔文件要齊全、完整，要按照文件材料形成的規(guī)律進(jìn)行科學(xué)的分類、立卷，要保持文件之間的歷史聯(lián)系。（二） 案卷要求 1、歸檔案卷封面的各個項(xiàng)目均應(yīng)填寫清楚。案卷標(biāo)題要簡明確切，保管期限要準(zhǔn)確，裝訂要整齊。 2、歸檔文件要按規(guī)定的次序系統(tǒng)排列，編制案卷順序號，案卷目錄一式兩份。移交檔

35、案時(shí)，雙方根據(jù)目錄清點(diǎn)核對，并履行簽字手續(xù)。 3、卷內(nèi)文件排列要有順序，案卷能夠反映公司業(yè)務(wù)的全貌，便于保管和利用。 4、填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。（三） 各種實(shí)物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。（四） 影像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、 地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。第八條 交接檔案的要求（一） 交接的資料必須完整；（二） 交接的資料必須準(zhǔn)確，務(wù)必真實(shí)地記錄企業(yè)發(fā)展地全過程，做到文、圖、物相符，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確要靠，簽字手續(xù)完備；（三） 歸檔資料必須為原件，用圓珠

36、筆、復(fù)寫紙形成的資料和傳真件一般不得作為歸檔資料，如遇特殊情況需總經(jīng)理助理批準(zhǔn)；（四） 交接的資料如有缺卷、缺頁、破損或不符合歸檔要求的，由移交部門負(fù)責(zé)完善，無法完善的由移交部門形成書面說明材料報(bào)總經(jīng)理助理審批方可歸檔；（五） 檔案盒、檔案袋的標(biāo)簽及目錄的格式和內(nèi)容實(shí)行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)（六） 卷內(nèi)資料均按有書寫內(nèi)容的頁面編號，每卷單獨(dú)編號，頁號從“1”開始。頁號編寫位置：單面書寫的資料在右下角，雙面書寫的資料，正面在右下角，背面在左下角，折疊后圖標(biāo)一律在右下角；（七） 交接資料時(shí)必須當(dāng)面清點(diǎn)，核對確認(rèn)無誤后，在材料交接清單上由雙方經(jīng)手人和負(fù)責(zé)人簽字。移交清單一式二份，雙方各執(zhí)一份（如有需要可提供

37、電子版）。（八） 對工程資料檔案的特殊要求： 1、工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)要完備。文字材料尺寸規(guī)格應(yīng)采用A4幅面（297mm*210 mm），圖紙應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅（圖紙一般采用藍(lán)曬圖,竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖）； 2、用計(jì)算機(jī)出圖必須清晰。并且不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄要露在外面； 3、所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章； 4、文字材料應(yīng)按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列，既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。 第三章 檔案的保管第八條 歸檔后的檔案由辦公室統(tǒng)一保管。各部門、項(xiàng)目部臨時(shí)保管的檔案應(yīng)設(shè)專用檔案柜，并由專（兼）職管理員負(fù)責(zé)保管。第九條 檔案資料要按

38、門類和載體進(jìn)行科學(xué)的分類、排列和編號。檔案管理員要熟悉檔案情況，主動了解公司各項(xiàng)工作對利用檔案的需求，積極做好提供利用工作，為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展提供依據(jù)性資料。第十條 辦公室要嚴(yán)格按照“八防”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲蛀、防強(qiáng)光、防過度干燥、防失密）的要求做好檔案的技術(shù)保護(hù)并定期檢查檔案保管情況。第十一條 檔案柜內(nèi)不得存放與檔案無關(guān)的物品。第四章 檔案的借閱和保密第十二條 檔案資料一般不外借。需要外借的檔案，借閱人應(yīng)辦理借閱審批和登記手續(xù)。借閱、復(fù)印一般檔案，應(yīng)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)；重要檔案（機(jī)密文件、證照等），需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。第十三條 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資

39、料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)辦公室主任和原形成檔案的部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可借閱。第十四條 借閱人員在抄寫、查閱檔案時(shí)，檔案管理員應(yīng)積極配合、協(xié)助，嚴(yán)禁擅離崗位。第十五條 借閱人員要愛護(hù)檔案，按期歸還。借閱人員不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借、涂改和私自復(fù)印。私自復(fù)印者，公司經(jīng)查證屬實(shí)后給予“嚴(yán)重警告處分”。預(yù)期歸還者，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催收。如延長借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。第十六條 檔案的保密 （一） 檔案管理人員必須有嚴(yán)格的保密觀念，保證公司檔案的絕對安全。 （二） 檔案室要堅(jiān)固，保管設(shè)備要符合保密要求。 （三） 合理劃分并調(diào)整檔案密級，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，

40、涉及公司重要信息的檔案必須由副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可借閱，涉及本部業(yè)務(wù)的由部門負(fù)責(zé)人簽字后方可借閱，涉及其它部門的由本部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字方可借閱。 （四） 經(jīng)常對員工進(jìn)行保密教育，不斷增強(qiáng)保密觀念。檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。 （五） 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案。第五章 檔案鑒定和移交第十七條 公司辦公室檔案管理員、各部門、項(xiàng)目部專（兼）職檔案管理員應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，定期對檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確確定檔案的存毀。第十八條 檔案的鑒定工作應(yīng)在公司分管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，由公司

41、辦公室和有關(guān)業(yè)務(wù)人員共同鑒定。失去保存價(jià)值的檔案，須由鑒定人員提出意見并登記造冊，經(jīng)公司總經(jīng)理或總經(jīng)理助理批準(zhǔn)后，由專人進(jìn)行監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。第十八條 檔案的移交工作需嚴(yán)格按照檔案館的規(guī)定，定期向檔案館移交。移交的檔案應(yīng)保留一份復(fù)印件以備查考。第六章 附則第十九條 本公司人員調(diào)動工作時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方可離開崗位。第二十條 檔案人員應(yīng)積極開展檔案編研工作，積極配合公司相關(guān)部門編寫大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革等，為公司品牌建設(shè)服務(wù)。第二十一條 公司所屬的各項(xiàng)目部的檔案管理工作遵照本辦法執(zhí)行。第二十二條 本辦法附七個附件，附件文件是本辦法的組成部分。 附件一：文書檔案管理細(xì)則 附件二：人

42、事檔案管理細(xì)則 附件三：經(jīng)營檔案管理細(xì)則 附件四：會計(jì)檔案管理細(xì)則 附件五：影像檔案管理細(xì)則 附件六：實(shí)物檔案管理細(xì)則第二十三條 本辦法有辦公室負(fù)責(zé)解釋。第二十四條 本辦法自頒布之日起施行。附件一文書檔案管理細(xì)則第一條 為了進(jìn)一步加強(qiáng)對文書檔案的管理，特制定本細(xì)則。第二條 本細(xì)則適用于公司在工作活動中形成的全部文書檔案的管理。第三條 職責(zé)（一） 辦公室負(fù)責(zé)公司文書檔案的管理。（二） 各職能部門、項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本單位文書檔案的立卷、歸檔、移交工作，并指定專人（秘書）負(fù)責(zé)保管公司下發(fā)的文書檔案。（三） 各項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部文書檔案的管理工作，并指定專人（秘書）負(fù)責(zé)保管公司下發(fā)的文書檔案。第四條 文件材

43、料的歸檔范圍（一） 外單位來的文件材料.： 1、政府有關(guān)機(jī)構(gòu)召開的重要會議的紀(jì)要、決議等。 2、政府有關(guān)機(jī)構(gòu)頒發(fā)的、針對本單位的或必須貫徹執(zhí)行的決議、決定、通知、指示、命令等。 3、政府有關(guān)機(jī)構(gòu)對本公司及下屬項(xiàng)目部檢查工作形成的文件材料。（二） 公司在工作中形成的文件、資料： 1、公司重要會議的會議紀(jì)要、記錄、決議、公告、年報(bào)、重要事件公告、重要的匯報(bào)材料、審計(jì)報(bào)告等。 2、公司總經(jīng)理辦公會、各種專題會議的通知、報(bào)告、總結(jié)、總經(jīng)理講話、紀(jì)要、重要的簡報(bào)及會議記錄等。 3、公司頒發(fā)的決定、決議、制度、規(guī)定、通報(bào)、通知等文件材料。 4、公司及各部門、項(xiàng)目部的年度工作總結(jié)、計(jì)劃及報(bào)告、簡報(bào)。 5、公

44、司編制的各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。 6、已經(jīng)履行完成的公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議書等。 7、關(guān)于人事任免的文件材料。 8、公司合作、考察、培訓(xùn)活動中形成的請示、批復(fù)、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、重要簡報(bào)等。（三） 下屬項(xiàng)目部報(bào)來的專題報(bào)告、典型材料、請示等文件材料。第五條 文件材料的歸檔時(shí)間公司各部門（除拆遷部外）形成的檔案應(yīng)在文件處理完七日內(nèi)向公司辦公室移交。第六條 歸檔文件的系統(tǒng)性要求（一） 應(yīng)歸檔的文件材料一定要收集齊全，凡屬于歸檔范圍的各種形式的檔案以及和檔案有關(guān)的資料都要收集。（二） 歸檔要遵循文件的自然形成規(guī)律，按照文件之間的歷史聯(lián)系、依據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)、問題、時(shí)間、名稱等特征準(zhǔn)確分類立卷，使案卷能

45、正確反映企業(yè)活動的基本面貌。一個部門產(chǎn)生的文件應(yīng)盡可能集中在一起組卷。上級和下級機(jī)關(guān)的文件除與本單位文件有密切聯(lián)系的外，一般不和本單位文件一起組卷。需要長久保管的文件和短期保管的文件應(yīng)分開立卷。第七條 歸檔文件在技術(shù)加工方面的要求（一） 案卷封面的各個項(xiàng)目均應(yīng)填寫清楚、準(zhǔn)確，要根據(jù)“檔案材料保管期限規(guī)定”注明案卷的保管期限。（二） 卷內(nèi)文件應(yīng)按一定次序排列，重要的排在前面，一般的排在后面；正文在前定稿在后；批復(fù)在前請示在后。（三） 歸檔文件一般應(yīng)按年度立卷。請示、報(bào)告、規(guī)定按簽發(fā)年；年度計(jì)劃按開始年；多年總結(jié)按最后年；批轉(zhuǎn)、批復(fù)按批轉(zhuǎn)、批復(fù)時(shí)間立卷。（四） 整理好的案卷要逐張編號，填寫“卷內(nèi)文

46、件目錄”和“卷內(nèi)備考表”，以上需用打印機(jī)或鋼筆字跡填寫。（五） 擬寫案卷標(biāo)題要做到正確反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，標(biāo)題的三要素（文件作者、內(nèi)容、名稱）要完整、準(zhǔn)確。文字要簡練通順，概括準(zhǔn)確，合乎文法，標(biāo)點(diǎn)要正確，避免文不對題、詞不達(dá)意，避免過于抽象籠統(tǒng)或單純堆砌文件標(biāo)題，一般標(biāo)題不要超過二、三十字，特殊情況最多不能超過五十字。（六） 案卷的裝訂要做到：裝訂前修整文件，對于破損文件材料要進(jìn)行修補(bǔ)，裝訂線上有文字的要進(jìn)行裱糊。修補(bǔ)文件用防蟲漿糊，以防蟲蛀。文件紙型大小不一時(shí)，要做必要的補(bǔ)貼或折疊。字跡不清楚的重要文件材料要設(shè)法復(fù)制清楚。文件分類要反復(fù)推敲，確保無疑時(shí)再裝訂，以避免因分類不準(zhǔn)確造成返工。案卷裝

47、訂要使用線繩或麻繩，去掉原有金屬釘，嚴(yán)防裝訂中有損文件字跡現(xiàn)象，裝訂后的案卷應(yīng)整齊美觀。（七） 向檔案室歸檔的所有案卷，都要根據(jù)案卷重要程度，按照一定次序進(jìn)行系統(tǒng)的排列，編寫案卷順序號，填寫案卷目錄一式兩份，交接人雙方清點(diǎn)無誤后由有關(guān)人員在案卷目錄上簽字，雙方各存一份。第八條 文書檔案的保管期限 文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久為十年以上，長期為五年至十年，短期為五年以下。（一） 凡是反映公司重要職能活動和基本歷史面貌的，需要經(jīng)常利用，具有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。（二） 凡是反映公司工作活動的，在相當(dāng)長時(shí)間內(nèi)需要查考的檔案，應(yīng)列為長期保管。（三） 凡是在較短時(shí)間

48、內(nèi)公司需要查考的各種文件材料均應(yīng)列為短期保管。 歸檔范圍和保管期限詳見下表：文書檔案歸檔范圍和保管期限一覽表序號歸檔范圍保管期限1與本公司業(yè)務(wù)有關(guān)的政府主管單位頒發(fā)的指示、命令、條例、規(guī)定等重要的文件材料永久2公司重要會議的會議紀(jì)要、記錄、決議、公告、年報(bào)、重要事件公告、重要的匯報(bào)材料、審計(jì)報(bào)告等永久或長期3公司總經(jīng)理辦公會、各種專業(yè)會議的通知、報(bào)告、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、紀(jì)要、重要的簡報(bào)及會議記錄等永久或長期4公司頒發(fā)的決定、決議、制度、規(guī)定、通報(bào)、通知等文件永久或長期5政府有關(guān)的主管部門來我公司檢查工作形成的文件材料短期6公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議書等長期7公司及各部門的年度工作總結(jié)、計(jì)劃及

49、報(bào)告、簡報(bào)短期8公司編制的各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等短期9公司大事記及反映公司重要活動的簡報(bào)等文件材料長期10公司外事、合作、考察、培訓(xùn)活動中形成的請示、批復(fù)、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、重要簡報(bào)等長期11有關(guān)干部任免、人事獎懲的文件材料長期第九條 未盡事宜，由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。第十條 本細(xì)則與檔案管理辦法一并頒布施行。附件二人事檔案管理細(xì)則第一條 為了進(jìn)一步加強(qiáng)對人事檔案的管理，為考察了解和正確選拔使用管理人才提供重要依據(jù)，特制定本細(xì)則。第二條 本細(xì)則適用于公司所有員工人事檔案及相關(guān)信息檔案的管理和備案管理。第三條 職責(zé) （一）總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司人事檔案的統(tǒng)一管理。 （二） 各職能部門負(fù)責(zé)向總經(jīng)理辦公室

50、提供本部門員工的信息。第四條 人事檔案管理的范圍 （一） 政府人事管理部門規(guī)定的有關(guān)資料； （二） 員工在公司工作期間的各項(xiàng)信息（包括員工招聘信息、專業(yè)技術(shù)職稱聘任信息、員工績效管理信息、考勤管理信息、工資調(diào)整信息、合同管理信息、培訓(xùn)管理信息、解聘信息、社會保險(xiǎn)信息及其他有關(guān)信息）的建立、分類、更新、維護(hù)、處理、調(diào)用、統(tǒng)計(jì)分析等方面的管理。第五條 人事檔案的歸檔 （一） 重要的人事信息，包括任免文件、升降級文件、獎懲文件等，由人力資源部負(fù)責(zé)歸檔。 （二） 一般信息的歸檔 1、每季度末，員工所在部門負(fù)責(zé)按要求把應(yīng)錄入信息庫的材料送交總經(jīng)理辦公室。 2、人事主管要經(jīng)常了解和掌握形成信息材料源的信息，溝通渠道，建立聯(lián)系制度并提供規(guī)范的信息統(tǒng)計(jì)報(bào)表文件，不定期或定期地向形成信息的部門收集應(yīng)收集錄入的材料。 3、人事主管對送交的需錄入信息庫的材料，核對信息，剔除無用信息和重復(fù)信息，并對不符合錄入信息庫要求的材料，要及時(shí)通知形成信息材料的部門、項(xiàng)目部，