編碼原則-基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備

1、第四章基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 的準(zhǔn)備 第一部分編碼原則 ERP系統(tǒng)的實(shí)施 涉及到很多的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，包括零件、物料、設(shè)備、 工具等硬件也包括設(shè)計(jì)圖紙、工藝規(guī)程等各種文檔資料。如何管 理這些數(shù)據(jù)呢這就涉及到對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行編碼了。一說(shuō)到編碼大家 首先想到的就是 個(gè)人身份證 它唯一且能很方便的讓人記憶和查詢。 編碼就是物料的唯一身份證。 編碼的主要用途是幫助用戶進(jìn)行檢索，實(shí)現(xiàn)快速選擇或輸入，它是 ERP系統(tǒng)最基礎(chǔ)的內(nèi)容，其編制是否公道，直接關(guān)系到ERP項(xiàng)目能 否成功。編制編 碼時(shí)，必須滿足以下特性要求 1、唯一性 一物一碼 絕不能出現(xiàn)一物多碼 或多物一碼的情況。 2、 規(guī)則性 編碼應(yīng)當(dāng)是按照一定的編碼原則編制出來(lái)的 并配

2、合描 述進(jìn)行規(guī)范。一說(shuō)到規(guī)則就有人想到這是一個(gè)絕對(duì)的標(biāo)準(zhǔn) 比如 XX-XXXXXXXX這些 X是必填數(shù)據(jù)。這種想法不可取。在實(shí)際運(yùn)用 上 一個(gè)企業(yè)針對(duì)不同物料會(huì)有不同的編碼規(guī)則所以通常是幾個(gè) 規(guī)則并存。 通用的規(guī)則為“大類+中類+小類+ 流水號(hào)”再加上描述一些參數(shù) 如零件規(guī)格。在查詢時(shí) 選擇大類后 在描述中輸入規(guī)規(guī) 加上 一個(gè)通配符%就可以最大限度的滿足用戶查詢的需要。就像圖 書館 都是按大類、中類、小類逐步檢索書籍的。比如要查詢一本 小說(shuō)倚天屠龍 記先后按照文學(xué)（大類）、小說(shuō)（中類）、武俠 （小類）再輸入“*倚天”就能找到對(duì)應(yīng)的書架。這大大的減少了我 們檢索的范圍 進(jìn)步檢索的效率。 企業(yè)還會(huì)

3、針對(duì)零 件容易成系列化 的物料 如標(biāo)準(zhǔn)件 單獨(dú)設(shè)置一個(gè)較為簡(jiǎn)潔的規(guī)則“大類+中類+ 流水號(hào)”。 3、 可使用性編碼的長(zhǎng)度應(yīng)在6-20之間不宜過(guò)長(zhǎng)否則不易識(shí) 別記憶。 在物料編碼中不要想把全部信息都納進(jìn)其中。一般來(lái)說(shuō) 編碼時(shí)只要考慮物料的大中小類即可 如此的話 12位已經(jīng)足夠 使用。若把物料的顏色、尺寸、供給商、加工工藝等信息都包括進(jìn) 往的話 20位都不夠的 反而增加記憶難度。同時(shí)限定這些信息 之后反而不能變更了。 比如有的編碼限定供應(yīng)商供應(yīng)材料、塑 料制品、標(biāo)準(zhǔn)件 等 那么一個(gè)供應(yīng)商現(xiàn)目前供應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)件如果以后 它還能提供質(zhì)量更好、價(jià)格更低的材料就只能重新添加一個(gè)編碼 了。 再如 有的編碼將員工設(shè)

4、定為經(jīng)理部編碼為JLB0001 如果以后調(diào)入銷售部那這個(gè)編碼就作廢了。 4、 可讀性可檢索性物料編碼不一定要求一看就知道是哪種 物料但應(yīng)當(dāng)做到一看到物料就能夠識(shí)別出它屬于哪一個(gè)大類、小 類的物料。同時(shí) 應(yīng)避免使用“ i、O Z”等容易與數(shù)字混淆的字母 編碼。物料編碼應(yīng)盡量 使用字母+數(shù)字的比如有些公司喜歡用數(shù)字 來(lái)進(jìn)行編碼。如用10表示零件 20表示包裝材料。在零件10 之后又用10表示一個(gè)小分類鋼制品最后用01表示兩位流水碼。 這個(gè)零件的編碼 就是101001。這個(gè)編碼 無(wú)論誰(shuí)都難以接受 也比 較難理解 特別是剛到公司的新員工記不住這么多材料、這么多 分類 也就會(huì)影響其工作效率。當(dāng)然如果全部

5、采用機(jī)器處理流程 那就無(wú)所謂了 比如采用POS機(jī)的超市員工 5、 通用性同一編碼原則應(yīng)能涵蓋大多數(shù)物料新增加的品種也能 夠適應(yīng)。請(qǐng)盡量 不要將似是而非的信息寫入編碼比如顏色、 1#、2#、大、小、長(zhǎng)、短等信息。建議盡量采用通 用編碼 比如身 份證號(hào)碼所用的全國(guó)行政區(qū)域編碼、長(zhǎng)途電話區(qū)號(hào)。比如供應(yīng)商、 客戶 這一類代碼就可以輸入電話區(qū)號(hào)比如“GY S010-001表示 北京市的供應(yīng)商 序號(hào)碼001。建議盡量不要采用 中英文結(jié)合的編 碼方式 要么全部采用英文 外資企業(yè)要么全部采用拼音簡(jiǎn)稱 或單字母表示。比如部門編碼如果用英文表示經(jīng)理部 Mange 和生產(chǎn)部Manufacture都可以是 M外貿(mào)部

6、Tradi ng 和技術(shù)部 Tech ni cia n 都可以是T、財(cái)務(wù)部 Accounting和廣告部 Advertising都可以是A。建議按照不 排名順序表示 AZ分別表示財(cái)務(wù)部、經(jīng)理部、銷售部、技術(shù)部、 生產(chǎn)部、采購(gòu)部、廣告部、資產(chǎn)部等。建議盡量不要采用具有常規(guī) 意義的字符比如Kg字符大家常用來(lái)代表公斤這個(gè)單位。 6、 可擴(kuò)展性編碼原則的制定應(yīng)能考慮公司 5-10年內(nèi)物料的變化 趨勢(shì) 并且要對(duì)不同的情況留有一定的余地。 建議各類的編號(hào)采用 數(shù)字甚至多位數(shù) 比如 X1-XX12-XXX123-1234 1234就是可擴(kuò)展的 零部件。 建議盡量不要使用自動(dòng)編碼 更不要全部采用數(shù)字的自動(dòng)編碼

7、。特 別是企業(yè)零部件 分解層級(jí)較多、數(shù)量巨大時(shí)前兩級(jí) 大類+小類 、三級(jí) 大類+中類+小類 之后都將歸為同一個(gè)類別 反而不容易 檢索和歸類。2Bizbox 系統(tǒng)的自動(dòng)編碼 就只有兩級(jí)層級(jí) 很多差異 較大的零件都?xì)w 在了同一類中。同時(shí) 企業(yè)上ERP前進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)初 始化時(shí) 大家為了追趕進(jìn)度 反而容易漏掉或重復(fù)零部件。建議不 要將供應(yīng)商信息或加工性質(zhì) 外委或自制、鑄造或鍛壓等信息加 入編碼也許以后會(huì)調(diào)整供應(yīng)商或是改變生產(chǎn)模式外委變成 了自制生產(chǎn)、生產(chǎn)工藝鑄造改為了鍛壓工藝。 7、效率性編碼原則不僅要考慮使用者是否可以較容易地解讀方 便記憶和識(shí)別 還應(yīng)當(dāng)考慮是否有助于提高日常操作的效率。編 碼時(shí)位數(shù)越

8、少越好能夠7位解決的就不要用8位只要能 建議盡量不要采用中英文結(jié)合的編碼方式這樣將影響鍵盤的輸入 效率頻繁切換中英文輸入法很耽誤時(shí)間。建議盡量不要采用特殊 符號(hào)的編碼方式比如加Shift鍵才能輸入的“ .”、“、 “ &”等 比如轉(zhuǎn)換輸入法才能輸入的日文俄文“七”、“八” 、“刃”、“山” 它們不但影響鍵盤輸入效率 也容易忽略、 混淆。如果能用“-” 不用加Shift鍵就能輸入就不要用 “.”、“。建議為不同種類的物料設(shè)置不同的編碼長(zhǎng)度。 企業(yè)在設(shè)置物料 編碼規(guī)則時(shí) 可以為不同的物料設(shè)置不同的長(zhǎng)度 沒(méi)有必要為了統(tǒng)一而把一些無(wú)用的編碼加進(jìn)其中。如企業(yè)某種物料 的編碼至少要11碼 而有的物料只需要

9、9碼 而企業(yè)為了追求統(tǒng) 一把這種物料的編碼增加到11碼這是沒(méi)有必要的。 &兼容性 本公司的物料編碼應(yīng)當(dāng)考慮與主要客戶、重要供應(yīng)商的 編碼的兼容這要求建立一個(gè)物料編碼對(duì)照表把客戶、主要供 應(yīng)商的編碼、本公司編碼放在一張表內(nèi)可以自由查詢。1 盡量對(duì) 各種五金標(biāo)準(zhǔn)件、電子元件、常規(guī)件、各種材料等能按照GB生產(chǎn) 的物料統(tǒng)一進(jìn)行 規(guī)劃。比如五金標(biāo)準(zhǔn)件取為 B 常用的12大類 緊固標(biāo)準(zhǔn)件有螺栓可取為B01 、螺柱可取為B02 、螺釘 可取為 B03、螺母可取為 B04 、自攻螺釘可取為 B05、木螺釘 可取為 B06 、墊圈 可取為 B07 、擋圈 可取為B08 、銷 可取為B09 、鉚釘 可取為B10、

10、組合 件和連接副 可取為B11 、焊釘 可取為B12其他還有很 多種五金標(biāo)準(zhǔn)件。 螺栓一類取的是B01那么方頭螺栓取為B0101 六角螺栓取為 B0102內(nèi)六角螺栓取為B0103o在此之后的流水 號(hào)可以取標(biāo)準(zhǔn)號(hào) 也可以取順序號(hào)。比如M8的方頭螺栓取為B0101-M8 0001 M12的方頭螺栓取為 B0101-M12 0002M16的方頭螺栓取為 B0101-M16 0003。又如螺母一類取 為 B04六角螺母取為 B0401薄螺母取為 B0402加厚螺母取為B0403方螺母取為 B0404 M8的六角螺母取為B0401-M80001M12的六角螺 母取為 B0401-M120002M16 的

11、六角螺母取為B0401- M16 0003。 又如各種材料取為 C 根據(jù)企業(yè)的產(chǎn)品不同企 業(yè)有不同的材料 常用到的材料可分為鋼材可取為C01 、化工 原料 可取為C02、橡塑原料可取為C03、建筑材料 取為C06 、布料可取為C07等很多種。鋼材一類取的是 可取為C04 醫(yī)藥原料可取為C05、農(nóng)產(chǎn)品原料可 C01其中又分為板材、棒材、管材、型材等可分別取為 C0101C0104鑒于板材C0101分類太多 不同尺寸、不同材質(zhì)可以 組合成幾千上萬(wàn) 個(gè)規(guī)格 建議之后的流水號(hào)取順序號(hào)。比如 C0101-0001 代表的是熱軋工藝、Q235D材質(zhì)、 厚 2mm 寬 1500mm 長(zhǎng)6000mm的板材。

12、再如電子元件取為 D 電阻一類取 為D01、電容一類取為 D02、二極管一類取為 D03三極管一類取 為 D04等等。 電阻一類取的是D01 那么實(shí)芯碳質(zhì)電阻取為 D0101 繞線電阻取為D0102 碳膜電阻取為D0103金屬膜電阻 取為 D0104金屬氧化膜電阻取為D0105合成膜電阻取為 D0106 金屬玻璃鈾電阻取為 D0107 貼片電阻 SMT取為 D0108 壓敏電阻取為D0109濕敏電阻取為 D0110光敏電阻取為 D0111氣敏電阻取為D0112 力敏電阻取為D0113等。 其中 考 慮到電阻常用的參數(shù)為標(biāo)準(zhǔn)電阻值 1Q 、1.1 Q 、1.5 Q 10nrQ 另外還包括額定功率

13、 1/8W 1/2W 1W 2W 4W等 、尺寸 規(guī)格、溫度條件、精度等 這些參數(shù)都可以在描述中表示。它涉及 到的規(guī)格多達(dá)幾 千個(gè) 所以碳膜電阻D0103 一類可取為“ D0103 1234”比如D0103-0001代表國(guó)標(biāo)型號(hào)為RT4-0.125 5kI 5k Q、 額定功率1/8W、 精度5%的碳膜電阻 D0104-0001 代表國(guó)標(biāo)型號(hào)為 RJ4-0.125 18kl 18kQ、額定功率1/8W、精度 5%的金屬膜電阻。以此類推 可按這個(gè)規(guī)則分別為電容、電感、 電壓器、二極管、三極管等編碼。 2做好與客戶、供應(yīng)商的編碼兼容。 比如專門為客戶 配套加工的 企業(yè) 客戶有一個(gè)零件 A 編碼為

14、C01-1234。那么企業(yè)可取為A- C01-1234。如果企業(yè)內(nèi)部也是一個(gè)系列化的零件 不如B系列 則 可取為 B-A-C01-1234。 3做好零部件的通用可替代編碼。有的企業(yè)編碼時(shí)將每一 件產(chǎn)品的每一個(gè) 零部件都編一個(gè)碼 即使很明顯就是同一個(gè)零件。 他把這些零件設(shè) 置成統(tǒng)一的大類、中類、小類只是流水號(hào)不同 這樣做的目的是 讓這些零件可以自動(dòng)歸為同一個(gè)小類 再歸為同一 個(gè)中類 再歸為同一個(gè)大類 顯得一目了然。實(shí)際上 在操作上隨 時(shí)都要考慮這些零件是否是同一個(gè)零件 是否需要統(tǒng)一排產(chǎn)或采購(gòu) 它所帶來(lái)的麻煩更大。 9、技巧性 巧用“大類”分類 在考慮到物料的分類過(guò)程中有時(shí) 候一個(gè)小類只有一個(gè)物料

15、甚至一個(gè)大類都只有一個(gè)物料。針對(duì)這 種情況若給其一個(gè)大類或小類編碼的話給人一種占著茅坑不拉 屎的感覺(jué)。我們 在編碼時(shí) 沒(méi)有必要為這種罕見(jiàn)的物料進(jìn)行專門的 編碼。完全可以把這些罕見(jiàn)、少用的材料合并在一起用其他類來(lái) 表示。一方面可以減輕用戶記憶的壓力畢竟要記住這些意義不 大的字符 有點(diǎn)困難。另一方面由于其物料比較少而且不經(jīng)常 用 把他們歸為一類 不會(huì)影響用戶的查詢效果。 比如企業(yè)包裝需要一小截單面巧用代用件 比如一個(gè)產(chǎn)品使用的都 是同一個(gè)包裝袋 可以將其歸為第一個(gè)產(chǎn)品的一個(gè)零件 其它產(chǎn)品 都用這個(gè)號(hào) 就不需要單獨(dú)設(shè)立一個(gè)包裝材料的大類了 還要巧用 “B- ”和“BOT之類的區(qū)分。比如“B - ”代

16、表一個(gè) B類的產(chǎn)品及 其非標(biāo)件 有設(shè)計(jì)圖紙 需要加工“ B01”代表一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)件大 類。 10、 綜合性 編碼原則也應(yīng)考慮與產(chǎn)品 BOM單、生產(chǎn)、采購(gòu)、 貨倉(cāng)運(yùn)作、物料控制、財(cái)務(wù)、使用軟件系統(tǒng)等相關(guān)方面的配合使用 問(wèn)題。 比如倉(cāng)庫(kù)的編碼 一般企業(yè)都有一個(gè)幾個(gè)庫(kù)房而倉(cāng)庫(kù)可以 是庫(kù)房?jī)?nèi)的一排貨架或是一排柜子 或者就是一塊空地。倉(cāng)庫(kù)編碼 時(shí) 考慮到物料編碼的字母 大類 所代表的意義 可以將倉(cāng)庫(kù)的 編碼一致設(shè)置。比如一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)件大類的代碼是B 那么倉(cāng) 庫(kù)的編碼也不妨 設(shè)為 B。再細(xì)化一點(diǎn)的流水號(hào)可以 和物料的中類編 碼一致。這樣很 方便結(jié)合物料編碼來(lái)查找或領(lǐng)取物料。至于庫(kù)房是 否需要設(shè)置編號(hào)就無(wú)所謂了 可

17、以在庫(kù)房門上貼上物料大類的代 碼以示分別。 11、 及時(shí)性 這一點(diǎn)很不容易讓人理解。 在企業(yè)上ERP系統(tǒng)前 或多或少都有了自己的編碼體制。但是 這些編碼體制也許并不符 合ERP的要求 或者說(shuō) 不符合編碼的原則。比如對(duì)于同一種物料 不同的供給商就按不同的編碼來(lái)歸類物料全部按流水號(hào)進(jìn)行編 寫沒(méi)有分類連最基本的原材料跟成品都沒(méi)有區(qū)分難以記憶 甚至有的物料編碼都是正確的但一物二碼、二物一碼的情況都 存在。最容易出 現(xiàn)的上ERP系統(tǒng)前 建立物料編碼時(shí)很多人不 知道編碼的具體含義 查詢不到某種物料時(shí) 就以為系統(tǒng)里沒(méi)有這 個(gè)物料很隨意的重新建立這就導(dǎo)致了物料編碼的重復(fù)。為此 企業(yè)要特別留意 即使企業(yè)已經(jīng)擁有

18、編碼體系對(duì)物料編碼也要進(jìn) 行逐一梳理 逐一核對(duì)其正確性。對(duì)于不合理的編碼 必須及時(shí)更 正或拋棄。這么 做 固然比較花時(shí)間 但是從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)說(shuō)絕對(duì)值得的。 第二部分編碼案例 下面以一個(gè)遙控板生產(chǎn)廠的所涉及的軟硬件為例進(jìn)行討論。它涉 及的產(chǎn)品非常簡(jiǎn) 單也易于理解。 一、產(chǎn)品型號(hào)分 解 從產(chǎn)品上來(lái)分解 它們包括電視 遙控板、空調(diào)遙 控板、DVD遙控板、音響遙控板等。廠家將電視遙控板取為 A系列、 空調(diào)遙控大家還會(huì)問(wèn)道 假如產(chǎn)品系列有幾百上千 AZ不夠用 呢 那就用 AAZZ吧。 以電視遙控板為例 又按客戶來(lái)分 比如 長(zhǎng)虹、海信、海爾、創(chuàng)維、TCL等。廠家將這幾類電視遙控板取為 A-CH A-HX A-H

19、R A-CWA-TCL等系列。以空調(diào)遙控板為例按客 戶分有長(zhǎng)虹、海信、海爾、創(chuàng)維等。廠家將它們?nèi)锽-CH B- HX B-HR B-CW系列等。繼續(xù)分解。以長(zhǎng)虹電視遙控板為例又 按型號(hào)分可為液晶電視 LT42630FX 3DTV42738X 42860IX、ITV42850EB 等型號(hào)配套。廠家 將配套長(zhǎng)虹電視 LT42630FX 的遙控板取為 A-CH01長(zhǎng)虹電視 3DTV42738X的遙控板取為A-CH02長(zhǎng)虹電視42860IX 的遙控板取 為A-CH03、長(zhǎng)虹電視ITV42850EB的遙控板取為A-CH04等。 以 海信電視遙控板 為例 又按型號(hào)分 可為液晶電視 LT42630FX 3

20、DTV42738X 42860IX、ITV42850EB 等型號(hào)配套。廠家 將配套海信電視 LED48K510G3D的遙控板取為 A-HX01、海信電視 LED46K16X3D勺遙控板取為 A-HX02、海信電視 LED55T36X3的遙 控板取為A-HX03 海信電視TLM42V78X3的遙控板取為 A-HX04 等。以此類推 可分解成各種型號(hào)規(guī)格的遙控板。 二、產(chǎn)品組成 零部件 分解 以上的 A-CH01 A-CH04 A-HX01 A-HX04就是該遙控板廠家的最終產(chǎn)品。下面細(xì)分產(chǎn)品的構(gòu)成。以 A-CH01為例它是一個(gè)套件包括一個(gè)遙控板 A-CH01-1、一個(gè)小 紙盒 A-CH01-2、一張說(shuō)明書 A-CH01-3 、一個(gè)封口袋 A-CH01- 4 、一節(jié)10厘米長(zhǎng)的單面膠 通用、一對(duì)電池 通用 。 再以遙控板 A-CH01-1為例 它包括遙控板線路板A-CH01-1-1 、底殼 A-CH01-1-2 、電池蓋板 A-CH01-1-3 、面殼 A- CH01-1-4 、電池彈簧 雙頭子、裝在底殼上的、橡膠按紐、 螺釘。其中遙控板線路 板 A-CH01-1-1又包括線路印刷板 A- CH01-1-1-1、電池彈簧