燕京惠泉砍掉OA“雞肋”

1、燕京惠泉 砍掉0A “雞肋” 燕京惠泉啤酒股份有限公司計算機中心 謝偉鋒 1938 年，福建惠安一位姓王的資本家創(chuàng)辦了一家以地瓜干造酒的小作坊。這位王姓資 本家不曾想到， 70 年后，當年的小作坊竟成為了現(xiàn)在全國知名、掛牌上市的啤酒集團 福建燕京惠泉啤酒股份有限公司（簡稱燕京惠泉） 前后 70 年，經(jīng)過國有改造、引進啤酒露天大罐發(fā)酵新技術(shù)、通過 GB/T19000-ISO9002 質(zhì)量體系認證、 在上海證券交易所正式掛牌上市和北京燕京啤酒股份有限公司注資，燕京惠 泉一步步規(guī)范、成長了起來。 隨著強強聯(lián)合， 子公司及托管公司的增加， 燕京惠泉的規(guī)模不斷擴大， 公司日常辦公的 工作量也迅速增加，

2、公司到處呈現(xiàn)一片忙碌的景象：領(lǐng)導事務(wù)繁多，日程安排緊湊；員工也 是身影匆匆， 有的忙著擬定文件后組織會審， 并提交給領(lǐng)導， 有的忙著復印文件下發(fā)到各個 部門，有的忙著給子公司的相關(guān)人員郵寄會議信函等。為改變復雜、低效的手工辦公方式， 燕京惠泉決定引進 o辦公自動化系統(tǒng)，來方便內(nèi)部員工快捷地共享信息，高效協(xié)同地 工作。 話需求 打尖還是住店 “客官，您是打尖還是住店？ ”來往客棧的客人需求各不一樣，企業(yè)對于0A的需求也 各不相同。經(jīng)過調(diào)研分析，燕京惠泉對 0A的應(yīng)用需求主要為：個人通信、信息共享、工作 流和決策支持等。 在燕京惠泉，沒有 0A之前，員工一般通過 QQ來進行通信。這存在一定的安全隱

3、患， 且 不便于管理。 企業(yè)內(nèi)部迫切需要一個安全的即時通信平臺， 來記錄和管理員工之間的工作通 信內(nèi)容，提高對員工業(yè)務(wù)的監(jiān)督和管理水平。 部門內(nèi)部和部門之間的信息溝通不通暢， 資源不能共享， 也需要一個信息交流和資源共 享平臺，來讓相關(guān)人員都能便捷地借閱合同底稿、 了解技術(shù)中心新產(chǎn)品和市場部新產(chǎn)品包裝、 查詢各車間月底報表等。 另外，在企業(yè)運作過程中，各種申請、審批、公文要在不同的人員和部門間簽轉(zhuǎn)，并需 要進行統(tǒng)一歸檔，這就更需要一個靈活的工作流處理機制和協(xié)同辦公系統(tǒng)。 當企業(yè)領(lǐng)導做出決策時， 需要將決策信息及時快速地發(fā)布給各級相關(guān)人員， 來作為他們 決策和開展業(yè)務(wù)的依據(jù)。 因此， 一個有效的

4、信息資源發(fā)布的機制和平臺對燕京惠泉來說也是 至關(guān)重要的。 做調(diào)研 技術(shù)架構(gòu)打擂臺 弓I入0A的前期，2005年下半年，燕京惠泉組織人員到兄弟單位進行考察已經(jīng)上線的OA 在考察的過程中，考察組發(fā)現(xiàn)大多數(shù)單位上OA存在著四個問題：第一，盲目投資，見什么 就上什么；第二，系統(tǒng)功能繁雜，中看不中用；第三，技術(shù)選型沒把關(guān)，后續(xù)開發(fā)維護成問 題；第四，實施過程倉促，新增項目無法切入。 OA最貴不一定最合適。大多數(shù)廠商鼓吹自己的系統(tǒng)功能繁多，目的在于吸引用戶，可 他們的產(chǎn)品在實戰(zhàn)中往往派不上用場。市面上的OA也有多種技術(shù)架構(gòu)，企業(yè)必須根據(jù)自身 的技術(shù)力量和所處的IT環(huán)境進行技術(shù)選型，以備二次開發(fā)和維護。 一

5、套OA如果沒有自定義 的模版，等系統(tǒng)上線、開發(fā)小組撤走以后，企業(yè)在經(jīng)營過程中要新增審批項目時，會無處入 手。 經(jīng)過前期的參觀考察，經(jīng)過若干次簡單的試用，燕京惠泉總結(jié)出了當前的四種OA辦公 自動化系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu)及其優(yōu)劣（如表所示）。 當前常用的四種0A系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu)及其優(yōu)劣勢分析表 技術(shù)架構(gòu)類 技術(shù)架構(gòu)介紹 優(yōu)點 不足 基于Lotus Domino/Notes 平臺的0A系統(tǒng) Lotus是OA應(yīng)用的最早倡 導者之一。Domi no/Notes 是一個集文檔數(shù)據(jù)庫、郵件 系統(tǒng)、動態(tài)Web信息發(fā)布、 可視化集成開發(fā)環(huán)境于一 體的基礎(chǔ)平臺，適合處理 非結(jié)構(gòu)化文檔信息，并可利 用靈活的郵件機制在企業(yè) 內(nèi)

6、部傳遞文檔。 系統(tǒng)平臺具有內(nèi)置的 E-mail系統(tǒng)，系統(tǒng)女全 性高，支持多種操作系 統(tǒng)平臺，系統(tǒng)開發(fā)速度 快。 對關(guān)系型數(shù)據(jù)的查詢統(tǒng)計功能相對 較弱；系統(tǒng)平臺軟件較貴，對系統(tǒng) 維護人員的要求較咼；在 C/S結(jié)構(gòu)下利用Notes才能實現(xiàn)，雖 然Domi no也支持基于Web的開發(fā)， 但喪失了大部分的先進功能；它在 B/S應(yīng)用開發(fā)方面沒有優(yōu)勢，相反 由于Domi no使用私有的技術(shù)導致其 Web開發(fā)的效率低、功能差。 基于微軟平臺， 采用 ASP(ASP.Net) +MS SQLServer 模式的OA系統(tǒng) 這是在Microsoft 平臺上應(yīng) 用較為廣泛的OA開發(fā)模式， 通常以 Windows N

7、T/2000 作 為操作系統(tǒng)。MSSQLServer 數(shù)據(jù)庫采用ASP或ASP+乍 為開發(fā)語言。 采用這種模式開發(fā)的 OA系統(tǒng)簡單易用；采用 B/S模式，客戶端實現(xiàn) 零維護，只需要瀏覽器 (IE)就可以訪問OA系 統(tǒng)，具備投資成本低、 開發(fā)速度快、易于維護 等特點。 ASP(ASP.Net)在實現(xiàn)復雜商業(yè)邏輯 上有局限性，在大中型應(yīng)用中難以 滿足性能要求，主要適合開發(fā)中小 型網(wǎng)站和簡單管理系統(tǒng)。而且該模 式的運行只局限于 Windows NT/2000操作系統(tǒng)，而不適 用于Unix/Linux 等其他操作系統(tǒng)， 安全性也比較低。 基于Linux +Apache +Mysql +PHP 的 OA

8、系統(tǒng) 是開放資源的網(wǎng)絡(luò)開發(fā)平 臺。 Linux是開放操作系統(tǒng)； Apache 是最通用的網(wǎng)站服務(wù) 器；MySQL是帶有基于 網(wǎng)絡(luò)管理附加工具的關(guān) 系型數(shù)據(jù)庫；PHP是流 行的對象腳本語言，使 網(wǎng)絡(luò)開發(fā)更加有效，能 實現(xiàn)簡單的分布式兩層 或二層的架構(gòu)。 首先，PHP缺之多層結(jié)構(gòu)支持，而大 型的系統(tǒng)負荷站點只能采用分布計 算，將數(shù)據(jù)庫、應(yīng)用邏輯層和表示 邏輯層彼此分開，組成二維數(shù)組。 而PHP恰恰缺乏這種支持。其次， PHP提供的數(shù)據(jù)庫接口不統(tǒng)一， 要將 多個不同的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)統(tǒng)一需要花 費很大的力氣。 基于 JSP/Java 平臺的OA系統(tǒng) 其原理與基于Microsoft平 臺的OA系統(tǒng)類似，主要

9、區(qū) 別在于采用了 JSP/Java開 發(fā)語言，可實現(xiàn)跨操作系統(tǒng) 平臺，運行于多種硬件服務(wù) 器。 能夠?qū)崿F(xiàn)復雜的商業(yè)邏 輯，系統(tǒng)模塊的可復用 性強。其分層設(shè)計的結(jié) 構(gòu)，能保持清晰的系統(tǒng) 結(jié)構(gòu)。運用MVC的設(shè)計 模式，可使OA具有更 加咼效、合理的系統(tǒng)架 構(gòu)，客戶端實現(xiàn)零維護。 Java開發(fā)需要特定的環(huán)境，成本要 遠遠高于PHP開發(fā)出來的同類軟件 產(chǎn)品。但也正由于Java開發(fā)的成本 較高，也使得Java用開發(fā)出的產(chǎn)品 門檻更咼。 燕京惠泉屬于啤酒制造行業(yè)， 各方面事務(wù)流程比較繁雜， 單純套用市面上的商品化軟件 很難完全適合企業(yè)的具體需要。 而且有些市面上的商品化軟件還會摻雜一些中看不中用的功 能模

10、塊。因此，燕京惠泉需要一個自定義開發(fā)的，為企業(yè)量身定制的0A軟件。 選自己的型招自個兒的標 經(jīng)過前期的產(chǎn)品考察和市場調(diào)研后， 2006 年初，燕京惠泉成立了以分管副總為組長， 各職能部門負責人和計算機中心全體人員為成員的工作小組， 然后結(jié)合本公司具體的應(yīng)用需 求，對0A進行技術(shù)選型和工程招標。 為了能與公司其他軟件應(yīng)用系統(tǒng)進行整合，燕京惠泉考慮0A選用SQL2000為數(shù)據(jù)庫平 臺，因為以前公司采用的用友U8財務(wù)系統(tǒng)和啤酒分銷系統(tǒng)采用的都是SQL2000數(shù)據(jù)庫。 同時， 為方便后續(xù)維護和二次開發(fā)， 燕京惠泉建議開發(fā)商選用使用率比較高和使用范圍 比較廣的 ASP.Net 開發(fā)工具，因為基于 ASP

11、.Net 技術(shù)實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)具有運行速度快、 性能穩(wěn)定、可拓展等特點。 考慮到公司工作人員對計算機熟悉程度高低不一，燕京惠泉建議開發(fā)商采用B/S 結(jié)構(gòu)， 軟件的安裝只在服務(wù)器端進行， 客戶端實現(xiàn) “零”安裝； 所有系統(tǒng)管理及升級只在服務(wù)器 端進行，各客戶端無需任何設(shè)定，這樣在系統(tǒng)升級和更新時不會影響用戶的數(shù)據(jù)資料。 基于以上考慮， 燕京惠泉的工作小組和開發(fā)商， 根據(jù)先前提出的應(yīng)用需求， 初步擬定了 一些0A的常用功能，以適用為出發(fā)點，堅決砍掉那些可有可無、 利用率低的“雞肋”功能， 選擇了一個功能緊湊，滿足自己核心需求的，用戶容易上手的0A其常用功能模塊包括文 件傳輸、自主流轉(zhuǎn)、固定審批、

12、公文流轉(zhuǎn)等。 實施即控制、溝通、解惑 2006 夏季到 2007 年，開發(fā)商在燕京惠泉工作小組的協(xié)調(diào)下，進行了開發(fā)和試運行，并 在 2007 年年底上線運行。項目實施并不是件容易的事，而是一項挑戰(zhàn)。實施就是控制項目 邊界，就是溝通，就是用管理思維去發(fā)現(xiàn)問題，用技術(shù)思維來解決問題。 業(yè)務(wù)流程調(diào)研是實施中的關(guān)鍵步驟。系統(tǒng)實施人員在調(diào)研、分析過程中要從細處著手， 了解客戶各種業(yè)務(wù)的操作流程及其所涉及到的各種單據(jù)， 以及單據(jù)在各個部門之間是如何傳 遞，各個崗位人員的職責是什么，每個人員做哪些工作等。在項目中經(jīng)常會有這樣的情況： 在對審批項目和審批流程進行分類時， 會發(fā)現(xiàn)前期所做的調(diào)研有遺漏， 這時溝通

13、與協(xié)調(diào)是比 較重要的。 實施過程要注重用戶培訓。 在燕京惠泉， 由于各類參與人員水平參差不齊， 從簡單的入 手，可以由點到面、由淺入深地引發(fā)他們對 0A的信賴，并啟發(fā)他們更廣泛、更深入的需求。 迅速地推廣和深入是為了盡快把技術(shù)應(yīng)用于管理中。在試運行過程中，很多用戶不信賴0A 的審批流程， 總是擔心它發(fā)出的審批是否已經(jīng)到達下一審批人； 就算到達了， 下一審批人是 否留意到該待辦審批。 其實用戶完全可以通過手機短信的方式進行催辦， 也可以自己查詢所 擬的審批已到達哪個環(huán)節(jié)以及各環(huán)節(jié)領(lǐng)導的簽署意見。 實施過程中，實施方對每個階段都要提供相應(yīng)的驗收報告，同時甲乙雙方要簽字備案， 這樣， 在發(fā)生實施變動

14、時有據(jù)可查。 備案資料在項目結(jié)束后將成為技術(shù)支持部門的文檔， 方 便他們后續(xù)的支持工作。 在0A的試運行過程中，燕京惠泉曾考慮整合原有的MDAEM0N電子郵件系統(tǒng)，但是在 隨后的調(diào)試過程中，發(fā)現(xiàn)公司各部門郵件的收發(fā)量很大，會影響0A流程審批的響應(yīng)速度， 而且通過0A接發(fā)電子郵件會因為IE插件的問題造成不同程度的郵件亂碼、遺漏、轉(zhuǎn)發(fā)不成 功等問題，最后燕京惠泉還是回到了原來獨立的MDAEMC企業(yè)郵件系統(tǒng)。在隨后的行業(yè)交流 中，燕京惠泉發(fā)現(xiàn)有很多企業(yè)在0A升級過程中，也把以前整合在一起的郵件系統(tǒng)分離了出 來。 用起來才是硬道理 無論什么系統(tǒng)如果應(yīng)用不起來，功能再好也是擺設(shè)。0A應(yīng)該舍棄一些不切實際

15、、使用 率不高的功能模塊。 比如， 燕京惠泉一開始上了一個“報銷管理”模塊， 但是實際應(yīng)用中涉 及的報銷憑證的粘貼、票據(jù)的復核， 都依賴于人工審核， 只有在全部憑證、 票據(jù)審核通過再 付款審批時，才適用網(wǎng)上審批，故而該模塊不切實際。后來燕京惠泉就放棄了這個模塊。 實際應(yīng)用中流程定義的變更非常普遍，比如調(diào)研時將“人事請假”模塊分類為固定審 批，可是在實際應(yīng)用中卻發(fā)現(xiàn)存在很多客觀問題， 比如請病假、產(chǎn)假時，公司要求必須把醫(yī) 院證明材料、 處方材料掃描成附件， 發(fā)到人力資源部審核通過， 如果是公傷還需要同事的證 明才能請假， 而事后補假等都是簡單操作， 人力資源部只需留底核對月底獎金即可。 基于以

16、上多種原因，應(yīng)用一段時間后，燕京惠泉將“人事請假”設(shè)置為自主流轉(zhuǎn)。 自主流轉(zhuǎn)和固定審批應(yīng)該建立一個可以自定義的工作模版， 模版的內(nèi)容有： 申請人、 部 門、申請時間、申請主題、申請事由、正文、附件。因為在軟件上線正式使用的后期，開發(fā) 人員已經(jīng)基本撤走了， 一些后續(xù)新增申請事務(wù)很難再通過組織二次開發(fā)進行完善， 這時可以 通過自定義模版進行簡單的啟用。如最近燕京惠泉開始啟用的“帶薪年假”制度，0A上需 要增加“帶薪年假”的審批項目， 系統(tǒng)人員就是通過原先保留的自定義模版， 把它添加到自 主流轉(zhuǎn)的可批項目中。 另外， 如何保障機要文件的安全， 如何保證流程流轉(zhuǎn)過程的安全？這類問題是企業(yè)高層 比較關(guān)注的，燕京惠