易效能：時(shí)間管理,行動(dòng)三角形(第二章-1)

1、第二章 行動(dòng)三角形：收集 -排程 -執(zhí)行 17 大腦是CPU不是硬盤 17 管理時(shí)間的核心是管理事件18 先有意義再有條理 19 大腦是CPU不是硬盤 彼得德魯克和史蒂芬柯維，以及戴維艾倫的GTD思想都在告訴我們要管理自己的 事件。但是很多人每天忙忙碌碌，眼下的事情都做不完，又如何能照顧到未來的事呢？ 如何能管理好自己的事件，我們需要從大腦的特點(diǎn)講起。 我們的大腦每時(shí)每刻都有無窮的念頭， 當(dāng)我們有沒完成的事， 想要做的事， 別人委托的 事，我們委托別人的事很多很多的事，只要事情還沒完成，我們就會(huì)感到焦慮。 而且大腦又不容易記住細(xì)節(jié)， 昨天經(jīng)歷的事到今天回憶時(shí)， 就只留一個(gè)模糊的印象！ 那 遙遠(yuǎn)

2、未來要做的事因?yàn)椴恢保愿尤菀淄洝?到這里我們就應(yīng)該明白了： 我們的大腦其實(shí)是一個(gè)思考問題的器官， 而不是一個(gè)記憶的 倉庫，更直觀地講-大腦是CPU,不是硬盤。 但是， 很多人喜歡用大腦記事， 但大腦的內(nèi)存有限，記不住很多事，所以面對(duì)數(shù)量看似 繁多又沒能及時(shí)完成的事時(shí),我們就容易陷入焦慮。 大腦里的事情一多我們就很容易分心, 分心就讓我們不能專注于當(dāng)下的工作, 不能活在 當(dāng)下就不能很好地完成自己手里的事。 所以我們要專注,要不分心！ 所以, 管理自己的事件不能靠大腦, 必須靠一個(gè)外接系統(tǒng),這個(gè)系統(tǒng)一定是可靠的,方 便的,紙筆可以,但是我更推薦手機(jī)。 把大腦清空,把事件全部錄入手機(jī)。 這

3、時(shí)一定會(huì)有一個(gè)聲音出現(xiàn),說：老師,你說的我都知道啊,我也在記的。 那么我想深問一句： 你一般什么時(shí)候在記呢？在事兒多的時(shí)候記, 在發(fā)生緊急事件的時(shí) 候記，在開會(huì)的時(shí)候記生活上的事情你記了嗎？遠(yuǎn)期的事情你記了嗎？ 我講的記錄是全面的,是要你把一切事物都趕出大腦,全面收集,全面記錄。 這時(shí), 承載我們所有事件的工具就顯得特別重要了, 這個(gè)工具必須時(shí)時(shí)在你手邊, 要方便記 錄和查看,我推薦的工具是手機(jī),手機(jī)上有各種各樣記錄的軟件、備忘錄 當(dāng)先進(jìn)的工具在手, 我們能做到隨時(shí)隨地記錄, 這時(shí)我們的大腦就會(huì)放松, 工具越可靠, 大腦就會(huì)越信任,然后大腦就可以騰出時(shí)間和精力來做思考。 管理時(shí)間的核心是管理事

4、件 人的欲望非常多, 我們的想法也很多, 我們的事情更加多, 使用一個(gè)工具, 哪怕是紙筆, 把自己所關(guān)注的一切事物記下來,也是一個(gè)非常好的開始。 那么,把大腦里的所有事物記錄下來之后,我們下一步要做什么？ 事情層出不窮,是做不完的,那要怎么辦？ 這時(shí)我們就要學(xué)會(huì)聚焦,學(xué)會(huì)對(duì)事情進(jìn)行分類,學(xué)會(huì)挑出要事！ 時(shí)間管理,管理的不是時(shí)間,而是自己,通過管理自己的人生目標(biāo),管理自己的習(xí)慣, 甚至管理每天的行為跟目標(biāo)的關(guān)系才是最重要的。 所以，管理時(shí)間的核心就是管理事件！ 當(dāng)我們寫下腦子里的所有事情， 有遠(yuǎn)期的，未來的；有近期的，著急的；有可能要做的， 有自己承諾過的 對(duì)事情進(jìn)行逐級(jí)分類。 第一種分類，它跟

5、時(shí)間有密切關(guān)系，是特定時(shí)間內(nèi)你要做的事情。 這種事情我推薦用“日程”來管理，比如說：我兩個(gè)月前就定好后天要去廣州講課，那 么后天講課它就必須發(fā)生，我不能隨意把時(shí)間提前，也不能隨意推遲。假如開課時(shí)間提前了， 很多同學(xué)就要找我退款， 因?yàn)樗麤]時(shí)間上啊， 他甚至還會(huì)找我索賠。 而且開課酒店我一般也 是要提前一個(gè)月預(yù)定，如果把開課時(shí)間推遲，很有可能連開課的酒店臨時(shí)都很難找到，沒有 開課場地，課就開不成了。 像這類事件就叫作：特定時(shí)間發(fā)生的事件。 這類事件我會(huì)用日程來管理，日程事件一般用日歷來體現(xiàn)，紙質(zhì)日歷和手機(jī)上的日歷都 可以管理此類事件。 這里有一個(gè)非常重要的點(diǎn)需要提醒一下：很多人因?yàn)槭占龅貌粡氐?/p>

6、， 比如只在日歷上 寫工作的事情，生活上的事情沒有寫，這樣就會(huì)引發(fā)很多遺漏。因?yàn)閷?duì)遺漏的事件沒有掌控 以致有突發(fā)事件產(chǎn)生，從而導(dǎo)致安排在日歷上的事情也不能夠被完成，這就出大問題了。 所以，對(duì)事件進(jìn)行分類的大前提是做好全面的收集工作！ 對(duì)上面說的這種固定日程的事件來講，因?yàn)槭枪潭〞r(shí)間的， 所以改起來不太容易， 爽約 要付出很大的代價(jià)，所以這類事件不能安排得很多，一定要少而精。 人生中除了特定時(shí)間的事件，我們還有大量其他的事件，可能它對(duì)時(shí)間要求得不太高， 但也是我們的承諾。例如這件事我只需要在某年某月某日這一天完成就行，它并不要求我是 上午完成，還是下午完成，所以我就算是晚上做都可以。再例如我要給

7、某人打個(gè)電話，這時(shí) 我可以把這件事放在待辦清單中，給它標(biāo)注一個(gè)截止時(shí)間， 這一類有截至日的清單事件，我 就會(huì)用清單系統(tǒng)來管理。 除此之外還有那些沒有太多時(shí)間要求的，比如：打電話投訴一下什么事、 去超市買個(gè)日 常用品等等，這些對(duì)時(shí)間要求更不高，彈性更大，但是在未來某一天可能要做的事，我把 這 一類沒有截止日的事件，也用清單來管理，但是不標(biāo)注時(shí)間。 所以事件可以分為 3類：一是固定日程事件， 二是有截至日的清單事件， 三是沒有截止 日的清單事件。 那么這3類事件的分配比例應(yīng)該是怎么樣的呢？ 日歷上的固定日程事件當(dāng)然最少啦！ 有截止日的清單事件也不能安排得太多。 有時(shí)間限制的事件要安排得少而精，因?yàn)?/p>

8、事件少，所以易完成，事件一旦完成我們就會(huì) 開心，產(chǎn)生積極情緒之后就更有利于下一個(gè)事件的完成，人生從此走上良性循環(huán)。 先有意義再有條理 很多人也都會(huì)列事務(wù)清單，但在我看來，大部分人列出來的大多都是雜事。把雜事進(jìn)行 分類和整理，從本質(zhì)上來講是不太可能實(shí)現(xiàn)的。這就好比你要整理非常雜亂的汽車后備箱， 有車的人都知道，這真是一件痛苦的事，因?yàn)榇蠖鄶?shù)人整理不好。 這是為什么呢？ 因?yàn)槲覀兇蠖鄶?shù)人只懂分類，不懂“明確意義”，所以大部分人的整理就僅限于把東西 歸歸位。 所以下面我想要教給大家一個(gè)正確并行之有效的整理方式：先有意義，再有條理。 什么是意義，什么是條理呢? 意義，通常指的就是篩選。 條理，通常指的

9、就是分類； 當(dāng)我們在做事的時(shí)候，腦子里突然蹦出了新想法，這時(shí)我們要做的就是快速地把它記錄 下來，不能花太多時(shí)間在新想法上，只有這樣我們才能活在當(dāng)下。 我們只能把1%的精力用來做收集，然后再抽出專門的時(shí)間來整理自己的“雜事清單” 整理的時(shí)候你就會(huì)發(fā)現(xiàn)： 有些事情是眼下緊急的，需要盡快處理； 有些事情非常重要，在某年某月某日之前一定要完成； 有些事情不重要，可以把它刪掉了； 有些事情自己還沒有考慮清楚，暫時(shí)放入“將來/也許”清單吧 對(duì)事務(wù)明確意義就是要：刪除不需要做的；暫時(shí)保留還需要醞釀的； 待辦的就放入日歷 和情境清單中。 明確意義意味著我們要進(jìn)行選擇與取舍。 管理學(xué)大師彼得德魯克講： “ 80

10、%的事情不需要做，或者不需要自己做?！?或者在等待時(shí)機(jī)做的，例如： 這些都是可做可不做，又不緊急 那些需要根據(jù)你的時(shí)間、空間和 同時(shí)，還有大量的事情是我們暫時(shí)還拿不定主意要不要做, 有時(shí)間就除除家門口的雜草， 有機(jī)會(huì)就去坐坐熱氣球等等， 的事。 把這上面說到的兩類事務(wù)去掉，剩下的就是你的承諾。 有截止時(shí)間的承諾就放入日歷；沒有截止時(shí)間的承諾， 精力去做的事務(wù)，就統(tǒng)一放入情境清單。 為什么要先有意義，再有條理呢？ 因?yàn)槿嘶钜簧虑槭亲霾煌甑?，我們只能做重要的事?所以我們需要對(duì)每件事進(jìn)行思考和評(píng)估，在明確做它的意義之后，把那些不重要的刪除, 把暫時(shí)沒時(shí)間做的擱置，剩下的事情就是必須要做的。 這時(shí)我們再把必須要做的事務(wù)進(jìn)行更嚴(yán)格地分類，分為日程事務(wù)和情境事務(wù)。 日程性的事務(wù)一定是少的，而