某公司售后質(zhì)量保證金管理規(guī)定

1、歸屬體系：xx (xx)有限公司經(jīng)營管理手冊一一財(cái)務(wù)系統(tǒng)分冊文件編號：x x 財(cái)一非商品收入 008撰寫單位：xx (xx)財(cái)務(wù)中心 版 本：第一版生效日期：2004年4月1日機(jī)密等級：口機(jī)密一般合計(jì)頁數(shù)：8頁正文頁數(shù)：4頁附件個(gè)數(shù)：2個(gè)制度正文目錄：目 錄頁次1、目的12、范圍13、名詞解釋14、職責(zé)15、作業(yè)內(nèi)容16、注息事項(xiàng)47、附件4總 裁 審 批管 理 研 究 室 審 核撰 寫 人1.目的：為了對消費(fèi)者提供更周到的售后服務(wù)，同時(shí)也彌補(bǔ)了由于部分供應(yīng)商惡意撤柜導(dǎo)致企業(yè)的損失，向供應(yīng)商收取的售后質(zhì)量保證金。為了保證售后質(zhì)量保證金能夠及時(shí)準(zhǔn)確的 收取及退還，特制定本管理暫行規(guī)定。2.范圍:

2、1.1 適用范圍：本規(guī)定適用xx總部財(cái)務(wù)中心、采銷中心；各分部財(cái)務(wù)部及采銷部門；xx物流公司；1.2 發(fā)布范圍：xx （xx）各中心、各部門，各分部，xx物流公司。3 .名詞解釋：3.1 售后質(zhì)量保證金：指供應(yīng)商向我公司支付的用于抵補(bǔ)其自商品清場之日起至產(chǎn)品保修期滿 止發(fā)生的退貨、維修及責(zé)任賠償費(fèi)用的保證金。4 . 職責(zé)：4.1 分部財(cái)務(wù)收入管理組負(fù)責(zé)售后質(zhì)量保證金政策的歸集、匯總。4.2 分部采銷部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)供應(yīng)商繳納售后質(zhì)量保證金。4.3 分部財(cái)務(wù)收入管理組通知結(jié)算組對售后質(zhì)量保證金進(jìn)行收取。4.4 分部收入管理組負(fù)責(zé)每月向總部收入管理部上報(bào)售后質(zhì)量保證金的收取情況。5 .作業(yè)內(nèi)容：5.1

3、 合同中售后質(zhì)量保證金簽訂的相關(guān)規(guī)定5.1.1 各地區(qū)簽訂的售后質(zhì)量保證金應(yīng)由總部采購中心副總經(jīng)理審批。5.1.2 新一年合同中所簽訂的售后質(zhì)量保證金高于或低于上一年售后質(zhì)量保證金時(shí)（原則上不應(yīng)低于），分部財(cái)務(wù)應(yīng)根據(jù)新一年合同中簽訂的售后質(zhì)量保證金金額予以調(diào)整。5.1.3 全國合同中售后質(zhì)量保證金的簽訂標(biāo)準(zhǔn)可視具體情況進(jìn)行處理，對于售后質(zhì)量保證金收取與否和收取標(biāo)準(zhǔn)由總部采購中心副總經(jīng)理審批。5.1.4 對于全國協(xié)議中售后質(zhì)量保證金的收取方式應(yīng)在合同簽訂時(shí)明確規(guī)定為（任選一種，建議采取第一種方式收取）：a由分部按合同中約定的售后質(zhì)量保證金金額各自收取。b由總部統(tǒng)一收取，收取的分部為北京分部或天津

4、物流或青島物流。5.2 售后質(zhì)量保證金收取流程：5.2.1 合同政策的歸集和匯總-合同簽訂完畢后，收入會(huì)計(jì)應(yīng)將售后質(zhì)量保證金的收取金 額作為一項(xiàng)政策匯入合同政策一覽表，由收入主管進(jìn)行審核。5.2.2 應(yīng)收金額的提供一收取售后質(zhì)量保證金采取在貨款中賬扣的方式或現(xiàn)款方式，計(jì)算編制（）分部售后質(zhì)量保證金收取情況匯總表，經(jīng)收入主管審核確認(rèn)后，在供應(yīng)商結(jié)算時(shí)安排并通知結(jié)算進(jìn)行收取，同時(shí)登記收取時(shí)間。如有新簽訂合同收入會(huì)計(jì)應(yīng)及時(shí)更新（）分部售后質(zhì)量保證金收取情況匯總表并通知結(jié)算部門進(jìn)行收取。5.2.3 記錄售后質(zhì)量保證金收取情況一收入會(huì)計(jì)根據(jù)結(jié)算部門反饋的收取情況登記（）分部售后質(zhì)量保證金收取情況匯總表中

5、的實(shí)收情況。月末收入會(huì)計(jì)將收入報(bào)表中本月 實(shí)收金額同“其他應(yīng)付款-質(zhì)保證金-xx供應(yīng)商”本期貸方發(fā)生額進(jìn)行核對，并將記賬憑證號填入（）分部售后質(zhì)量保證金收取情況匯總表相關(guān)欄次5.2.4 收取情況的上報(bào)-（）分部售后質(zhì)量保證金收取情況匯總表在每月 3日同收入報(bào) 表報(bào)送總部財(cái)務(wù)中心收入合同管理部。5.3 售后質(zhì)量保證金的收取方式：5.3.1 對合同規(guī)定為“本合同簽定后5日內(nèi)，甲方應(yīng)向乙方預(yù)先交納xxxx萬元的售后質(zhì)量保證金。逾期未付，乙方可在下次結(jié)算貨款中扣收”。5.3.2 對合同規(guī)定為“甲乙雙方如果停止合作，甲方應(yīng)向乙方交納xxxx 萬元的售后質(zhì)量保證金”的，各分部嚴(yán)格按照合同規(guī)定在與供貨商停止

6、合作時(shí)在最后一次貨款結(jié) 算之前將售后質(zhì)量保證金從貨款中扣收。5.3.3 對于合同中沒有明確規(guī)定售后質(zhì)量保證金如何收取的，但簽有補(bǔ)充協(xié)議的按照補(bǔ)充協(xié)議規(guī)定執(zhí)行。5.4 售后質(zhì)量保證金退還流程：5.4.1 售后質(zhì)量保證金退還前提：xx與供應(yīng)商不再繼續(xù)合作，在沒有發(fā)生任何退貨、維 修、賠償責(zé)任以及在產(chǎn)品撤場后6個(gè)月后且產(chǎn)品保修期已屆滿后10日內(nèi)。a.產(chǎn)品撤場日期以供應(yīng)商與x x辦理完畢相關(guān)撤場手續(xù)日期為準(zhǔn)。相關(guān)手續(xù)包括上報(bào)總部申請撤場的報(bào)告已批復(fù)、賣場內(nèi)展位已撤出、供應(yīng)商上（撤）店協(xié)議書已簽訂、各項(xiàng)收入已全部收取到位、相關(guān)剩余商品已處理完畢等相關(guān)事項(xiàng)。b.產(chǎn)品保修期起始日期的確定為x x最后一次銷售

7、該商品的日期。5.4.2 退還流程：a.供應(yīng)商填寫售后質(zhì)量保證金退還申請表，向分部財(cái)務(wù)提出退還申請。b.財(cái)務(wù)收入主管簽字確認(rèn)，確認(rèn)的內(nèi)容包括：售后質(zhì)量保證金金額、供應(yīng)商是否繳 清售后質(zhì)量保證金、供應(yīng)商各項(xiàng)收入是否全部繳清、供應(yīng)商撤場手續(xù)是否齊全、附 合同相關(guān)條款及供應(yīng)商上（撤）店協(xié)議書復(fù)印件。c.同時(shí)在售后質(zhì)量保證金退還申請表簽字確認(rèn)的相關(guān)人員包括分部財(cái)務(wù)經(jīng)理、客精選資料服經(jīng)理（售后）、采銷總監(jiān)、審計(jì)部經(jīng)理、總經(jīng)理。d.供應(yīng)商持相關(guān)部門簽字確認(rèn)的售后質(zhì)量保證金退還申請表，到財(cái)務(wù)部門辦理售后質(zhì)量保證金退還，同時(shí)提供“資金往來發(fā)票”。5.5 售后質(zhì)量保證金的賬務(wù)處理5.5.1 合同條款規(guī)定為“本合

8、同簽定后5日內(nèi)，甲方應(yīng)向乙方預(yù)先交納x萬元的售后質(zhì)量保證金”的，應(yīng)于合同簽訂后與供應(yīng)商進(jìn)行第一次結(jié)算時(shí)予以扣收售后質(zhì)量保證 金，并轉(zhuǎn)入“其他應(yīng)付款-質(zhì)保證金-xx供應(yīng)商”科目進(jìn)行核算，此時(shí)供應(yīng)商應(yīng)開具 全額增值稅發(fā)票，我方按扣除售后質(zhì)量保證金后的凈額支付貨款，我公司同時(shí)向?qū)Ψ介_具售后質(zhì)量保證金相應(yīng)金額的資金往來發(fā)票，作為以后退還售后質(zhì)量保證金的依據(jù)。相應(yīng)會(huì)計(jì)處理：借：應(yīng)付帳款-xx供應(yīng)商（全額）貸：應(yīng)付票據(jù)/銀行存款（差額）其他應(yīng)付款一質(zhì)保證金一xx供應(yīng)商（合同金額）5.5.2 合同條款規(guī)定為“甲乙雙方如果停止合作，甲方應(yīng)向乙方交納x萬元的售后質(zhì)量保證金”的，會(huì)計(jì)處理方法同5.5.15.6 售后質(zhì)量保證金報(bào)表的填報(bào) ：5.6.1 本表勾稽關(guān)系：欠收金額 =本月止累計(jì)應(yīng)收金額-本月止累計(jì)實(shí)收金額5.6.2 本表只填列應(yīng)由各分部收取的應(yīng)收金額和實(shí)收金額。5.6.3 規(guī)定期限欄”只按“停止合作時(shí)收取”、“合