檔案管理實(shí)施細(xì)則制度范本格式

1、檔案管理實(shí)施細(xì)則 第一章 總 則 為規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作并保證檔案完整性及保密性，合理有效利用檔案資料，特制 定本細(xì)則。 第二章 公司管理檔案的范圍及管理權(quán)限劃分 第一條 公司級(jí)檔案管理范圍，由公司行政部專人管理并負(fù)責(zé)一切借閱、復(fù)制、傳遞相關(guān)事 宜。公司級(jí)檔案包括以下文件： 1 司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料； 2 公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料； 3 財(cái)務(wù)管理、資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料（含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件 等）； 4 政府、項(xiàng)目批文、合同； 5 公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定 等

2、）； 6 工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件（含各業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等） 、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙； 7 公司及各部門月度、年中、年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃； 8 公司簽定的各類合同（含商品房買賣合同） ； 9 公司有效證件、印章； 10 具有法律效力及保存價(jià)值的文件； 11 公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。 12 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。 第二條 部門檔案管理范圍，由各部門指定專 （ 兼） 職文書管理，于每季度末交檔案清單至公司備案 留底。如工作完成后，原件移交公司管理。部門級(jí)檔案文件如下： 1

3、 各部門報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批復(fù)的工作聯(lián)系單、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)； 2 部門例會(huì)會(huì)議紀(jì)要； 3 各部門與其相關(guān)業(yè)務(wù)單位函件管理； 4 招投標(biāo)文件管理； 5 人事勞資檔案及信息管理； （ 人力資源部統(tǒng)一管理人事檔案 ） 6 儀器、設(shè)備維修保養(yǎng)資料； 7 客戶、特約商家資料及信息管理； 8 公司的媒體宣傳資料、銷售報(bào)表； 9 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證、帳冊(cè)、月度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表。 第三章 公司檔案管理體制 第三條 公司檔案工作，要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并 對(duì)其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。行政部設(shè)立專門檔案室，配備專人分管公司 主體檔案工作。 第四條 根據(jù)有關(guān)檔案法

4、規(guī)規(guī)定精神， 各部門形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸 檔，并定期向公司檔案部門移交保管。 第五條 公司應(yīng)有庫(kù)房或場(chǎng)地和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。 第六條 檔案管理部門及負(fù)責(zé)人 1 公司檔案管理部門為行政部； 2 公司立檔單位為各部門； 3 檔案管理責(zé)任人：各部門負(fù)責(zé)人與專 （ 兼）職文書 4 各部門均應(yīng)指定專 （ 兼） 職文書，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員 變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。 第七條 各部門專 （ 兼 ） 職文書的職責(zé) 1 了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材 料。 2 認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門承辦的

5、文件材料及時(shí)收集歸卷，每季度末前應(yīng)將歸 檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。 3 承辦人員需借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文 件材。 第四章 檔案管理、歸檔文件整理 第八條 各部門以公司名義或中心名義制作的規(guī)劃、規(guī)定、通知、通告、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、決 議、決定、委任書、項(xiàng)目方案、函等文件均應(yīng)由部門文員制作副本發(fā)文、登記、原件存檔， 抄送行政部檔案室備案。 第九條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。公文承辦人對(duì)處理完畢或批存的文件材料，收集齊全 并加以整理后，送交專 （兼） 職文書集中統(tǒng)一歸卷。 第十條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理， 在工作活動(dòng)中形成的

6、文件材料， 由主辦部門收集歸 卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。 第十一條 歸檔時(shí)限 各部門專 （兼） 職文書就文件歸檔工作應(yīng)做到每日進(jìn)行。做歸檔前將資料分類，分組放置在 待辦卷宗內(nèi)。應(yīng)做到及時(shí)處理，切忌拖拉積壓。 第十二條 歸檔文件的整理 1 歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料 2 歸檔材料應(yīng)完整、齊全。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起。 3 歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件 為一件，附件為兩件以上并可單獨(dú)成文的可分別計(jì)算件數(shù)，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文 與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、會(huì)議記錄等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文可

7、為 一件，重要文件的草稿各為一件。 4 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有 復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì) 的最后一年立卷； 跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年， 其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 5 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù) 在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī) 律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。 6 整理文件時(shí)應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià) 值，便于保管和利

8、用。 7 歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫。不得使用圓珠筆、 鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。 8 案卷整理的幅面應(yīng)以A4紙為準(zhǔn)（210MM*297MM材料過(guò)窄或小于A4幅面的粘貼在A4的幅面 并留出左側(cè)裝訂線；材料過(guò)寬應(yīng)按 A4的幅面折疊整齊，折疊時(shí)盡量減少折疊次數(shù)，同時(shí)折 痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件 9 歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書機(jī)裝訂。應(yīng)在歸檔文件左側(cè)預(yù)留出寬度為1CM 的裝訂區(qū)域。 10 歸檔材料必須文字清楚，嚴(yán)禁作涂改、貼補(bǔ)或其他任何技術(shù)處理。 11 存檔文檔為易褪色的材料

9、（如熱感紙傳真文件 ） ，必須復(fù)印一份后將復(fù)印件與原件一并 存檔。 12 文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的，要在修補(bǔ)或托裱后再歸檔，修裱時(shí)應(yīng)注意 盡量保持文件的原貌。 第十三條 歸檔文件的移交 1 檔案室對(duì)于日常抄送副件進(jìn)行登記，并依據(jù)登記情況于每季度末定期與部門文員辦理文件 檔案的交接手續(xù)。 接收檔案必須履行手續(xù) ,填寫移交清冊(cè) ,一式兩份，寫明案卷標(biāo)題 ,卷內(nèi)文 件頁(yè)數(shù)，案卷數(shù)量 ,移交時(shí)間 ,交接雙方要簽名。移交清單由移交部門與檔案室各自存檔。 2 移交檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)文件的電子文檔。行政部檔案室逐一核對(duì)后，對(duì)電子文檔進(jìn) 行整理保存。存檔后，電子文檔之文件名，更改為“檔案號(hào)+文

10、件標(biāo)題”。同一檔案中有多 個(gè)電子文檔的，電子文檔裝入以檔案號(hào)命名的電子文件夾內(nèi)。 第十四條 檔案的保管 1 防止檔案的損壞，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全； 2 公司應(yīng)有場(chǎng)地和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。檔案管理人員應(yīng)定期 清潔并檢查檔案案卷狀態(tài)。保持檔案存放室良好的通風(fēng)，做好檔案室的防盜、防水漬、防 潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固 3 每年須定期對(duì)檔案進(jìn)行一次清理， 清除不必要保存的材料； 對(duì)破損和褪色的材料進(jìn) 行修補(bǔ)和復(fù)制。 第五章 檔案名稱、編號(hào) 第十五條 檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱， 其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要， 以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為 原則，

11、并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。 第十六條 檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表” ，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù) 字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。 第十七條 檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查 討論，并擬定新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。 第十八條 檔案編號(hào)原則 1 公司內(nèi)歸檔文件的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為“全宗號(hào)類別號(hào)年度保管期限文件類型- 盒號(hào) 件號(hào)”。 2 每一歸檔文件首頁(yè)前附上歸檔文件封面 。( 見(jiàn)附件 2) 3 每一檔案盒內(nèi)首頁(yè)應(yīng)設(shè)“文件存檔目錄” ，文件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄。 4 檔號(hào)的表示方式如下：商管公司 ABCCCC-DE-

12、F(G)-00 -00 1) “商管公司”表示文檔歸屬公司名稱，即全宗號(hào) 2) “ AB表示文檔歸屬部門名稱，即類別號(hào)。如：行政類、營(yíng)運(yùn)類、策劃類等等。 3) “CCCC表示文檔的歸屬年份，指文件中所指問(wèn)題所在年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公 元紀(jì)年，如： 2005。 4) “ DE表示保管期限。如：長(zhǎng)期、二年。 5) “FG表示類型名稱(大類/小類)。例如：營(yíng)運(yùn)部月報(bào)，招商進(jìn)度表，會(huì)議記錄等等。 6）“ 00 - 00 ”表示文件檔號(hào)。即盒號(hào)、件號(hào)。 5 新檔案應(yīng)從“檔案分類編號(hào)表”查明該檔案所屬類別、編號(hào)順序，以此來(lái)編列檔號(hào)。 6 檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號(hào)并予以同號(hào)編列。 7 檔號(hào)以

13、一案一號(hào)為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要 類別，再編列檔號(hào)。 第六章 檔案的編目與裝盒 第十九條 歸檔文件應(yīng)逐件編目。歸檔文件目錄設(shè)置檔案件號(hào)、文件題名、文號(hào)、主要內(nèi)容發(fā)、頁(yè)數(shù)、 日期、經(jīng)辦人、存檔地點(diǎn)等項(xiàng)目 （ 見(jiàn)附件 4） 第二十條 檔案目錄以手工填寫和以打印兩種方式。目錄填寫須使用碳素墨水書寫， 。請(qǐng)將 卷內(nèi)目錄放在卷首。 第二十一條 裝盒，將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒。一盒內(nèi)的文件數(shù)量無(wú)限制，以裝滿 一盒為準(zhǔn)。 第二十二條 裝盒完畢后，填寫檔案盒封面 、檔案盒盒脊 （見(jiàn)附件 1） 。填寫時(shí)須使用碳素墨水書 寫，字跡工整、要素齊全。 第二十三條 不同保管期限

14、的文件應(yīng)分開(kāi)裝盒，不得混裝。 第二十四條 檔案盒的封面與背脊由檔案室統(tǒng)一填寫， 并標(biāo)明檔案盒內(nèi)所含案件的分類編號(hào) 及名稱，以便查檔。 第七章 檔案的鑒定與保管期限 第二十五條 檔案的鑒定。 從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面來(lái)鑒別檔案的價(jià)值。 第二十六條 檔案的保管期限 文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者之外，一般為分二年、長(zhǎng)期兩種 一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟(jì)利益的來(lái)往函件、政府文件的保存年限為二年，其余資料 原則上均為長(zhǎng)期保存。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。 1 長(zhǎng)期保存： 1) 公司章程； 2) 股東名冊(cè)； 3) 組織規(guī)程及辦事細(xì)則； 4) 董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)

15、錄； 5) 財(cái)務(wù)報(bào)表； 6) 政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件； 7) 不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證； 8) 工程設(shè)計(jì)圖； 9) 其他經(jīng)核定須永久保存的文書。 10) 預(yù)算、決算書類； 11) 會(huì)計(jì)憑證； 12) 事業(yè)計(jì)劃資料； 13) 期滿或解除之合約； 2 二年保存： 1) 結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。 2) 一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟(jì)利益的來(lái)往函件、政府文件 第八章 檔案密級(jí) 第二十七條 公司檔案文書分絕密、機(jī)密、密、普通四個(gè)等級(jí)，按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級(jí)， 并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。 1 “絕密”文書含：公司之相關(guān)政府批文、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、資金合同、相關(guān)財(cái)務(wù)往來(lái) 文件、與其他經(jīng)濟(jì)組織的合作合同、

16、其他經(jīng)核定為絕密的文書。 2 “機(jī)密”文書含：公司各類經(jīng)濟(jì)合同、客戶檔案、設(shè)計(jì)方案及圖紙、預(yù)決算書、公司章程、 股東會(huì)及董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要（決議） 、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計(jì)劃、重要會(huì) 議紀(jì)要。 3 “密”文件含：公司有效證件、各項(xiàng)辦理資料、單位往來(lái)函件。 4 “普通”文件含：部門工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項(xiàng)活 動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料。 第九章 檔案借閱、利用工作 第二十八條 總監(jiān)以上管理人員如需借閱一般工作業(yè)務(wù)相關(guān)的資料， 可直接在檔案管理員處登記后借閱 借閱資料須當(dāng)天歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 第二十九條 各部門其它員工因業(yè)務(wù)需要對(duì)本部門

17、檔案材料進(jìn)行借閱或利用的，須一律填寫檔案調(diào)閱 審批單 （見(jiàn)附件 3） 并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管總監(jiān)簽字許可后，方可借閱檔案。如需借閱非 本部門的檔案材料的，還應(yīng)有相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和分管總監(jiān)簽字許可。 第三十條 如需借閱公司人事、財(cái)務(wù)、合同等資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)許可。 第三十一條 檔案管理員依據(jù)檔案調(diào)閱審批單 ，為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱 信息。 第三十二條 借閱的檔案原則上在公司內(nèi)使用。 機(jī)密文件和絕版文件僅供在存檔處查閱， 不 予借出 第三十三條 借閱檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或 損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)

18、告主管領(lǐng)導(dǎo)。 第三十四條 檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務(wù)，主要方面為政策信息、 管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。 第三十五條 檔案主管應(yīng)接受公司有關(guān)部門、人員定題咨詢要求。 第三十六條 依據(jù)國(guó)家檔案、統(tǒng)計(jì)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。 第三十七條 政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù)，需要查閱公司檔案，公司予以配合、協(xié)助。 第十章檔案的銷毀 第三十八條 對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊(cè)，銷毀清冊(cè)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能銷毀。該 清冊(cè)永久保存；銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，關(guān)在清冊(cè)上簽字。銷毀時(shí)請(qǐng)使用碎紙機(jī)或焚燒 的方式。 第三十九條 公司終止、解散時(shí)，檔案應(yīng)移交控股股東或主管部門或當(dāng)?shù)貒?guó)家檔案館。 第四十條 公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。 第十一章附則 第四十一條檔案部門積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理，提高管理效率。 第四十二條 本辦法由行政部解釋、補(bǔ)充，由公司總經(jīng)