如何管理檔案

1、檔案管理辦法 一、文件材料的歸檔要求： 1. 公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料 均列入歸檔范圍。 2. 公司各部門負(fù)責(zé)本部門歸檔文件材料的收集和整理。 3. 歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。 4. 歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實 內(nèi)容和歷史面貌。 5. 歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián) 系。 6. 歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體 形式。 7. 歸檔的文件材料必須為正本。 8. 歸檔的具有永久、 長期保存價值的電子文

2、件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。 9. 非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。 10. 外文（或少數(shù)民族文字） 材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔， 無譯文的要譯出 標(biāo)題后歸檔。 11. 為便于保管和利用， 歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良， 紙面清潔， 書寫文件材料 應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、 鉛筆、 紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫 材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。 二、各部門資料歸檔范圍及保管期限 （參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表） 三、歸檔時間： 1. 管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1 季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室 歸檔。 2. 凡專項工程、專題項目、

3、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項 目負(fù)責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。 3. 外購船舶、設(shè)備儀器或引進(jìn)項目的文件材料在驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后 歸檔。 4. 工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔。 5. 每年形成的會計檔案，由財務(wù)主管及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向 檔案室移交歸檔。 6. 電子文件邏輯歸檔實時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。 7. 榮譽檔案由行政主管收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。 8. 聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。 9. 相關(guān)會議（技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議），在會議結(jié)束后歸檔。 10. 外出、出差考

4、察材料由當(dāng)事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。 11. 變更、修改、補充的文件材料隨進(jìn)歸檔。 12. 公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。 13. 公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。 二、檔案查（借）閱制度 檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作， 是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式， 為 做好檔案管理工作，特制訂如下制度： 1. 凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查 閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時做登記。 2. 本公司有關(guān)人員如有實際情況必須借出者， 須辦理相關(guān)手續(xù)， 超過兩天以上歸還者， 須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽

5、字。但要如期歸還。 3. 借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、 拆散或損毀。借閱檔案交還時， 須當(dāng)面查看清楚， 如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞， 應(yīng)及時反映給主管領(lǐng) 導(dǎo)。 4. 外單位借閱檔案者， 須持單位介紹信， 且經(jīng)總裁批準(zhǔn)后方可借閱， 只限在本室查閱， 一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總裁同意審核后方能帶出。 5. 凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。 三、檔案的保密制度 1. 凡屬密級檔案，必須正確地標(biāo)明密級，并妥善存放。 2. 檔案庫房門窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。 3. 全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追 究責(zé)任。 4. 凡查

6、閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出 或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。 5. 查閱人員對檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。 6. 檔案人員要忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行各項保密制度。 7. 定期對保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。 四、檔案鑒定、銷毀制度 1. 檔案管理員編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。 2. 保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。 3. 從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。 4. 檔案通過鑒定，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不 準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門修改、補充。 保衛(wèi) 5. 銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同行政 主管核查、 總裁審批。銷毀檔時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、 人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。 檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字 五、檔案保管統(tǒng)計制度 1. 檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防 盜和防高溫等“八防”設(shè)施，以確保檔案的安全與完整。 2. 檔案庫房嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。 3. 建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利