行政部工作內(nèi)容及流程匯總(新

1、北京威寧謝工程咨詢有限公司行政部作業(yè)指導(dǎo)書行政部作業(yè)指導(dǎo)書編制日期：2014年4月目 錄一. 采購管理.481.1采購流程1.2物資分類1.3物資分類采購1.3.1辦公設(shè)備及辦公家具采購：1.3.2辦公用品采購：1.3.3計(jì)算機(jī)軟件采購：1.3.4圖書資料采購1.3.5機(jī)票、火車票購買、酒店預(yù)訂二. 行政部日常工作管理.9261火車票2機(jī)票3酒店預(yù)訂4辦公用品管理5.名片印刷6.合同裝訂7打印圖紙8.圖書管理9. 北京工程造價(jià)信息圖書管理10.工程合同管理11.圖章12.印刷品13.車輛管理14.每月費(fèi)用申請(qǐng)15.接聽電話16.訪客17.預(yù)訂會(huì)議室18.水票登記19.撥打長途電話20.快遞21

2、.貴重物資22.物資報(bào)廢23.辦公資產(chǎn)管理24.疊圖、送件 / 取件25.辦公區(qū)檢查26.茶水間物資管理27.換水目 錄(續(xù)上)三. 復(fù)印室的工作規(guī)程27331. 復(fù)印機(jī)帳戶管理及個(gè)人讀數(shù)管理2. 復(fù)印機(jī)及相關(guān)操作流程3. 復(fù)印機(jī)的工作狀態(tài)及相關(guān)消耗品的維護(hù)4.合同復(fù)印流程5. 復(fù)印紙的使用及訂購6.裝訂設(shè)備的使用及保管四.附件3438一.采購管理1.1采購流程：1.1.1物資需求部門提請(qǐng)購買物資，并提供購買依據(jù)及所需物資規(guī)格，并填寫物資申請(qǐng)單(見附件1)交行政部；1.1.2行政部采購人員負(fù)責(zé)尋找供應(yīng)商、尋價(jià)、比價(jià)并填寫費(fèi)用申請(qǐng)單(見附件2)交行政主任；1.1.3行政主任審核費(fèi)用申請(qǐng)單確認(rèn)物資

3、規(guī)格、價(jià)格、品牌等信息，確認(rèn)簽字交總經(jīng)理批準(zhǔn)；1.1.4總經(jīng)理在費(fèi)用申請(qǐng)單簽字批準(zhǔn)，返回行政部進(jìn)行物資的購買；1.1.5行政部負(fù)責(zé)對(duì)購買的物品品牌、規(guī)格、質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，無誤后給供貨商簽收；1.1.6物資簽收后將總經(jīng)理已批準(zhǔn)的費(fèi)用申請(qǐng)單及物資發(fā)票一并交財(cái)務(wù)部申請(qǐng)付款；1.1.7財(cái)務(wù)付款完成，將物資交付需求部門使用。1.1.8采購流程圖：3.行政主任簽字審核1.申請(qǐng)人提出申請(qǐng)，并填寫物資申請(qǐng)單2.行政部詢價(jià)，填寫費(fèi)用申請(qǐng)單5.行政部購買物資并驗(yàn)收4.總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)6.將費(fèi)用申請(qǐng)單及發(fā)票交財(cái)務(wù)部7.付款完畢、物資交付需求部門使一.采購管理(續(xù)上)1.2物資分類：1.2.1辦公設(shè)備及辦公家具：辦公設(shè)備

4、：復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、投影儀、音響設(shè)備、通訊設(shè)備、照相機(jī)、攝像機(jī)等；辦公家具：辦公桌椅、文件柜、會(huì)議桌椅、沙發(fā)、物品柜等；1.2.2辦公用品：耐用品和易耗類辦公用品及合同裝訂、綠植租擺、印刷品、圖章、快遞服務(wù)等；1.2.3計(jì)算機(jī)軟件：辦公軟件及應(yīng)用程序、廣聯(lián)達(dá)加密鎖、金潤軟件等；1.2.4圖書資料：工具用書及相關(guān)資料圖集等；1.2.5機(jī)票、火車票購買、酒店預(yù)訂。1.3物資分類采購：1.3.1辦公設(shè)備及辦公家具采購：1.3.1.1辦公設(shè)備分類：復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、投影儀、音響設(shè)備、通訊設(shè)備、照相機(jī)、攝像機(jī)等；1.3.1.2辦公家具分類：辦公桌椅、文件柜、會(huì)議桌椅、沙發(fā)、物

5、品柜等；1.3.1.3行政采購人員在進(jìn)行辦公設(shè)備采購時(shí)，按照統(tǒng)一型號(hào)統(tǒng)一配置標(biāo)準(zhǔn)，向最少兩家或以上供應(yīng)商進(jìn)行綜合詢價(jià)；1.3.1.4詢價(jià)篩選出2家以上意向供應(yīng)商；并要求意向供應(yīng)商向我司傳真或郵件報(bào)價(jià)單，同一標(biāo)準(zhǔn)選價(jià)低者，并通知供應(yīng)商提供物品樣本進(jìn)行質(zhì)量確認(rèn)；一.采購管理(續(xù)上)1.3物資分類采購：(續(xù)上)1.3.1辦公設(shè)備及辦公家具采購：(續(xù)上)1.3.1.5確認(rèn)樣品質(zhì)量后，根據(jù)報(bào)價(jià)單信息填寫費(fèi)用申請(qǐng)單(見附件1)，交行政主任審核；行政主任審核簽字，報(bào)總經(jīng)理審核簽字；1.3.1.6總經(jīng)理審核簽字通過后，與供應(yīng)商簽訂供貨合同，同時(shí)將已簽字費(fèi)用申請(qǐng)單及合同原件交予財(cái)務(wù)部進(jìn)行費(fèi)用支付；1.3.1.7

6、財(cái)務(wù)部支付費(fèi)用完成，行政部通知供應(yīng)商送貨；1.3.1.8行政收到貨物并驗(yàn)收無誤后，向供應(yīng)商提供驗(yàn)收單，同時(shí)將貨物發(fā)票提供財(cái)務(wù)部。1.3.2辦公用品采購：1.3.2.1主要分類：文件夾、計(jì)算器、訂書機(jī)、剪刀、比例尺、直尺、簽字筆(芯)、鉛筆、圓珠筆、熒光筆、筆記本、膠帶、膠水、回形針、橡皮擦、刻錄光盤、燕尾夾、便簽條、復(fù)印紙、硒鼓墨盒、合同裝訂、綠植租擺、印刷品、圖章、快遞服務(wù)等；1.3.2.2辦公用品采購執(zhí)行年度供應(yīng)商制度，對(duì)涉及的辦公用品，每年選擇2家以上供應(yīng)商進(jìn)行綜合比價(jià)；1.3.2.3綜合比價(jià)結(jié)果低者在與現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行綜合比價(jià)，如新供應(yīng)商詢價(jià)低于公司現(xiàn)有供應(yīng)商，需要求現(xiàn)有供應(yīng)商降價(jià)或更換

7、現(xiàn)有辦公用品供應(yīng)商；1.3.2.4辦公用品供應(yīng)商確定后，供應(yīng)商不得隨意對(duì)價(jià)格調(diào)整，如供應(yīng)商提出漲價(jià)要求需重新進(jìn)行詢價(jià)；一.采購管理(續(xù)上)1.3物資分類采購：(續(xù)上)1.3.3計(jì)算機(jī)軟件采購：1.3.3.1分類：廣聯(lián)達(dá)軟件、cad軟件、金潤軟件及辦公軟件等；1.3.3.2因計(jì)算機(jī)軟件具有唯一性，軟件價(jià)格均由軟件開發(fā)者統(tǒng)一制定，且購買渠道唯一，無詢價(jià)基礎(chǔ)，我司現(xiàn)對(duì)軟件采購執(zhí)行價(jià)格談判，以期最大優(yōu)惠價(jià)格；1.3.4圖書資料采購：1.3.4.1分類：工程技術(shù)圖集、工程定額、工程量清單計(jì)價(jià)規(guī)范、造價(jià)信息等1.3.4.2工程技術(shù)圖集、工程定額、工程量清單計(jì)價(jià)規(guī)范、造價(jià)信息等屬于建筑工程類專業(yè)書籍，圖書的

8、購買需由公司估算師向行政部提請(qǐng)，1.3.4.3估算師提請(qǐng)購買書籍需填寫物資申請(qǐng)單在申請(qǐng)單中寫明書籍準(zhǔn)確名稱、出版日期、出版社等信息，1.3.4.4行政部根據(jù)物資申請(qǐng)單書籍信息，進(jìn)行不少于3家詢價(jià)比對(duì)；選價(jià)格低者，1.3.4.5選定價(jià)格后行政助理填寫圖書申請(qǐng)單(見附件3)，經(jīng)行政主任、總經(jīng)理審核簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部門付款，1.3.4.6財(cái)務(wù)撥款后，行政部通知書籍供應(yīng)商送貨，接收書籍并確認(rèn)無誤后向財(cái)務(wù)提供發(fā)票。一.采購管理(續(xù)上)1.3物資分類采購：(續(xù)上)1.3.5機(jī)票、火車票購買、酒店預(yù)訂：1.3.5.1火車票：由鐵道部執(zhí)行全國統(tǒng)一定價(jià)，經(jīng)員工本人填寫出差申請(qǐng)單后，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，可直接從售票網(wǎng)點(diǎn)購

9、買；1.3.5.2國內(nèi)機(jī)票：國內(nèi)機(jī)票價(jià)格由各航空公司定價(jià)，折扣幅度等信息各機(jī)票代理公司同享，為便于結(jié)算及機(jī)票的改簽工作,由固定機(jī)票代理商提供國內(nèi)機(jī)票訂票服務(wù)；機(jī)票購買經(jīng)員工本人填寫出差申請(qǐng)單后，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可購買；機(jī)票費(fèi)用執(zhí)行月結(jié)；每月與機(jī)票代理商對(duì)賬無誤后報(bào)財(cái)務(wù)審核；1.3.5.3國外機(jī)票：國外機(jī)票執(zhí)行三方詢價(jià)，以價(jià)格最低者購買；1.3.5.4酒店預(yù)訂：在公司所在地及公司員工經(jīng)常出差的項(xiàng)目工地等，需聯(lián)系不同層次的酒店與其簽署協(xié)議價(jià)格，以保證以最優(yōu)惠價(jià)格預(yù)訂酒店；酒店預(yù)訂需經(jīng)員工本人填寫出差申請(qǐng)單后，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可預(yù)訂；二.行政部日常工作管理1.火車票1.1出差申請(qǐng)單 如員工需要出差，

10、由出差員工定好出發(fā)日期、回程日期及火車車次，填寫出差申請(qǐng)單(見附件4)，并交由組長簽字。1.2火車票詢價(jià)表行政部收到組長簽字同意的出差申請(qǐng)單，根據(jù)出差員工所填寫的列車車次信息登陸12306鐵道部火車票網(wǎng)上訂票唯一官網(wǎng)查詢票價(jià)及剩余票量，制作火車票詢價(jià)表(見附件5)。該詢價(jià)表需出差員工簽字出差員工所在組的組長或經(jīng)理簽字詢價(jià)人簽字審核人簽字我司總負(fù)責(zé)人陳先生簽字，待我司總負(fù)責(zé)人陳先生簽字批準(zhǔn)后方可進(jìn)行購票。(購票成功后告知員工出差回到我司后，需將已使用火車票交回行政部以便我司進(jìn)行結(jié)賬。如辦事處員工在京培訓(xùn)結(jié)束，返回其所屬辦事處，則需將火車票交給其辦事處秘書，由辦事處秘書將火車票郵寄回北京辦。)1.

11、3火車票結(jié)賬火車票為現(xiàn)結(jié)，待我司總負(fù)責(zé)人陳先生簽字批準(zhǔn)可購票后，由行政部借款人簽字部門領(lǐng)導(dǎo)簽字財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字，待財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后，行政部拿著被批準(zhǔn)的火車票詢價(jià)表及借款單(見附件6)，從財(cái)務(wù)劉偉娜處領(lǐng)取相應(yīng)錢數(shù)(借款單交由財(cái)務(wù))。網(wǎng)上購票成功后，將短信通知員工，員工出差返回后，將火車票原件交回行政部，行政部將火車票原件與相應(yīng)火車票詢價(jià)表交予財(cái)務(wù)(行政部一般保留火車票詢價(jià)表復(fù)印件、退票申請(qǐng)復(fù)印件等)。 二.行政部日常工作管理(續(xù)上)2.機(jī)票2.1出差申請(qǐng)單 如員工需要出差，由出差員工定好出發(fā)日期、回程日期及航班信息，填寫“出差申請(qǐng)單”，并交由組長簽字。2.2機(jī)票詢價(jià) 2.2.1國內(nèi)航班 行政部收到組長

12、簽字同意的“出差申請(qǐng)單”后，根據(jù)出差員工所填寫的航班信息，通過攜程旅行網(wǎng)及我司出票公司華夏航空服務(wù)有限公司查詢票價(jià)及剩余票量，制作“機(jī)票詢價(jià)表”(可先為出差員工暫時(shí)訂票)；2.2.2國際航班 行政部收到組長簽字同意的“出差申請(qǐng)單”后，確認(rèn)為國際航班，則至少詢問三家出票公司進(jìn)行價(jià)格比對(duì)再制作“機(jī)票詢價(jià)表”(可先為出差員工暫時(shí)訂票)。2.3機(jī)票詢價(jià)表行政部收到組長簽字同意的出差申請(qǐng)單后，根據(jù)出差員工所填寫的航班信息信息進(jìn)行機(jī)票詢價(jià)，制作機(jī)票詢價(jià)表(見附件7)，該詢價(jià)表需出差員工簽字出差員工所在組的組長或經(jīng)理簽字詢價(jià)人簽字審核人簽字我司總負(fù)責(zé)人陳先生簽字，待我司總負(fù)責(zé)人陳先生簽字批準(zhǔn)后方可進(jìn)行購票。

13、二.行政部日常工作管理(續(xù)上)2.機(jī)票(續(xù)上)2.4機(jī)票結(jié)賬 機(jī)票結(jié)賬為月結(jié)，出票成功后，在信天游上查詢出差人員機(jī)票信息，仔細(xì)核對(duì)出差人員姓名、證件號(hào)、航班信息是否正確，核對(duì)無誤后，將機(jī)票信息行程單在信天游上打印出來并交由出差員工，再交由出差員工時(shí)應(yīng)告知出差員工此航班改期及退票注意事項(xiàng)，并在出差返回我司后，需將已使用登機(jī)牌交回行政部以便我司進(jìn)行結(jié)賬；如辦事處員工在京培訓(xùn)結(jié)束，返回其所屬辦事處，則需將登機(jī)牌交給其辦事處秘書，由辦事處秘書將登機(jī)牌郵寄回北京辦。月底時(shí)，根據(jù)“機(jī)票詢價(jià)表”、收集好的登機(jī)牌以及出票公司提供的“航空運(yùn)輸電子客票行程單”做表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)齊全后將以上原件一并交至財(cái)務(wù)(行政部

14、一般保留機(jī)票詢價(jià)表復(fù)印件、升艙或退票申請(qǐng)單復(fù)印件及國際機(jī)票發(fā)票復(fù)印件)。注意：部分估算師由于突發(fā)原因，未能乘坐原定航班，導(dǎo)致有未使用之機(jī)票。此類機(jī)票可保存一年之內(nèi)改期同等艙位使用。(國際機(jī)票除外，國際機(jī)票有效期限較短，每次購票時(shí)需仔細(xì)詢問)2.5接機(jī)流程 在印有我司logo的a3紙上打印出客人姓名；行政部查詢從機(jī)場(chǎng)到酒店的路線，與酒店電話確認(rèn)路線否最佳；飛機(jī)起飛后10分鐘打電話確認(rèn)飛機(jī)是否準(zhǔn)點(diǎn)到達(dá)。司機(jī)師傅出發(fā)前，攜帶a3接機(jī)牌，記下酒店電話，客人電話，提前15分鐘到達(dá)機(jī)場(chǎng)。飛機(jī)落地后半小時(shí)司機(jī)師傅未接到客人及時(shí)和客人聯(lián)絡(luò)。二.行政部日常工作管理(續(xù)上)3.酒店預(yù)定3.1員工赴外地出差時(shí)，將填

15、寫出差申請(qǐng)單，出差申請(qǐng)單上將注明是否需要預(yù)定酒店，如需預(yù)定酒店，需告知行政部酒店詳細(xì)名稱、房型、是否需要早餐或告知行政部此行開會(huì)地址，以便行政部在開會(huì)地址附近詢價(jià)滿足要求的酒店。3.2員工住宿標(biāo)準(zhǔn)：人民幣300元組長住宿標(biāo)準(zhǔn)：人民幣500元出差日期較短的酒店費(fèi)用由員工在前臺(tái)自行支付；如出差日期較長需公司付費(fèi)的需提前告知行政部進(jìn)行住宿費(fèi)用申請(qǐng)(見附件8)；3.3外地我司辦事處員工來京出差，或外地來訪我司客人，需我司協(xié)助預(yù)定酒店者在行政部接到通知之后，按照其要求幫忙查詢符合條件的酒店(一般為與我司有協(xié)議酒店)，預(yù)定好之后將酒店確認(rèn)函通過短信或者郵件的方式告知來我司人員。3.4北京地區(qū)協(xié)議酒店：北京

16、貝爾特酒店、北京開元名都大酒店、北京富潤酒店菜市口店(協(xié)議不存在爭議可能性僅為價(jià)格優(yōu)惠)4.辦公用品的管理4.1辦公用品采購每天對(duì)剩余辦公用品進(jìn)行盤庫，根據(jù)辦公用品剩余庫存，不定期進(jìn)行采購。4.2辦公用品領(lǐng)用每天16:30至17:30之間供公司員工領(lǐng)用，并將領(lǐng)用的辦公用品明細(xì)在行政部辦公用品領(lǐng)取登記表簽字本上登記。4.3費(fèi)用統(tǒng)計(jì)每月月底，根據(jù)辦公用品公司提供給我司的“出貨單”來統(tǒng)計(jì)本月所有辦公用品費(fèi)用，編制好費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表后與辦公用品公司核對(duì)價(jià)錢無誤，將結(jié)賬單(包括cctv采購的辦公用品)交由財(cái)務(wù)。二.行政部日常工作管理(續(xù)上)4.辦公用品的管理(續(xù)上)4.4新入職員工，入職時(shí)領(lǐng)用辦公用品包括：比

17、例尺、圓珠筆3支(紅、藍(lán)、黑)、熒光筆3支、鉛筆1支、橡皮1塊、報(bào)事貼2包(1大1小)、燕尾夾2盒、曲別針1盒。4.5以下辦公用品為后勤職能部門領(lǐng)?。汗P記本、膠水、涂改帶、各類型簽字筆、五色彩條報(bào)事貼、訂書器、打孔器、照片紙、隔頁紙(秘書為陳先生領(lǐng)用)、灰色文件夾(秘書為陳先生領(lǐng)用)、黑色文件夾(在前臺(tái)領(lǐng)用)、強(qiáng)力磁扣、剪子、刻刀、透明封箱寬膠帶(在前臺(tái)領(lǐng)用)等等。4.6計(jì)算器領(lǐng)用方法計(jì)算器領(lǐng)用方法：員工領(lǐng)取計(jì)算器需先填寫“物資申請(qǐng)單”，待組長在此“物資申請(qǐng)單”上簽字同意后方可領(lǐng)取。如遇丟失或損壞，將由員工自行賠償。5.名片印刷5.1名片申請(qǐng)由我司人事部統(tǒng)一提供需要印制名片的人數(shù)，信息等。5.

18、2確定模板根據(jù)人事提供的信息，制作費(fèi)用申請(qǐng)表，計(jì)算金額5.3聯(lián)系名片公司，根據(jù)人事部提供信息制作名片電子版(電子版需找每個(gè)人核對(duì)并在打印版上簽字)，簽字后的電子版與名片費(fèi)用申請(qǐng)放在一起交于總經(jīng)理簽字，簽字確認(rèn)后通知名片公司開始制作名片；5.4名片一般制作周期為3個(gè)工作日，做好后送于我司驗(yàn)收無誤后簽收，交于每個(gè)員工簽字領(lǐng)??；5.5累計(jì)結(jié)賬一般金額累計(jì)到人民幣500元左右時(shí)，與名片公司核對(duì)金額無誤后通知我司財(cái)務(wù)結(jié)賬；二.行政部日常工作管理(續(xù)上)6.合同裝訂6.1如有估算師需要裝訂合同，請(qǐng)估算師填寫資料發(fā)送表格(見附件9)。6.2將項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編號(hào)、合同名稱、數(shù)量及需要精裝還是簡裝等項(xiàng)填寫完整，

19、由組長簽字后復(fù)印一份交回行政部；6.3行政部負(fù)責(zé)聯(lián)系宏圖圖文裝訂公司或華利達(dá)奧圖文公司，并將合同裝訂單給其一份，讓其按照要求裝訂，并按其規(guī)定時(shí)間送回公司，滿足估算師的要求；6.4月底結(jié)帳-根據(jù)資料發(fā)送表格對(duì)應(yīng)裝訂公司的記賬單，然后按照日期優(yōu)先、項(xiàng)目編號(hào)次優(yōu)的原則制作清單表格，合計(jì)出這個(gè)月的總費(fèi)用；(華利達(dá)奧同上)；將做好清單表格連同資料發(fā)送表格及記賬單，交由賬務(wù)審核；6.5待財(cái)務(wù)審核無誤后，通知供應(yīng)商取錢；7.打印圖紙7.1若有員工打印圖紙，需先填寫印圖申請(qǐng)單(見附件10)，將姓名、員工代碼、圖紙內(nèi)容、印圖原因等詳細(xì)寫明，并注明付費(fèi)單位；交組長簽字后交于行政部；7.2如印圖申請(qǐng)單標(biāo)明付費(fèi)單位為

20、其他公司則通知印圖公司發(fā)票開具抬頭；如為我司付費(fèi)需在印圖人、組長及行政主任簽字后的印圖申請(qǐng)單交總經(jīng)理簽字；7.3待總經(jīng)理簽字后行政部與打圖公司聯(lián)系，方可進(jìn)行圖紙打??；7.4每月月底，根據(jù)員工填寫的印圖申請(qǐng)單及打圖公司提供的記賬單，對(duì)當(dāng)月費(fèi)用進(jìn)行合計(jì)，待合計(jì)完當(dāng)月費(fèi)用后交財(cái)務(wù)部審核。二.行政部日常工作管理(續(xù)上)8.圖書管理8.1估算師填寫物資申請(qǐng)單， 詳細(xì)填寫書籍名稱及書籍刊號(hào)； 8.2物資申請(qǐng)單由其組長簽字后交到行政部；8.3行政部3方詢價(jià)書籍價(jià)格(一般包含當(dāng)當(dāng)網(wǎng)及卓越網(wǎng)詢價(jià))；行政助理依照最低價(jià)格填寫圖書采購申請(qǐng)單報(bào)行政主任簽字后報(bào)總經(jīng)理簽字；8.4總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后進(jìn)行購買，購買完成，將圖

21、書采購申請(qǐng)單及購買書籍發(fā)票交給財(cái)務(wù)部申請(qǐng)費(fèi)用； 8.5購買的圖書由行政部統(tǒng)一進(jìn)行分類、編號(hào)、登記； 8.6圖書大概可以分為圖集、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、各地定額、造價(jià)信息、建材商情等；8.7在圖書下側(cè)張貼序號(hào)，如圖集tj-001、tj-002、tj-003;其它書籍編號(hào)方法同上； 8.8登記好編號(hào)后放入圖書資料柜(s9柜)并對(duì)公司資料庫電子表格進(jìn)行更新；8.9行政部資料管理員根據(jù)估算師提供的書籍名稱或編號(hào)，調(diào)取書籍存放位置并取出交給借閱人；8.10借閱人在圖書借閱登記表上進(jìn)行登記，簽字并簽署借閱日期，(借閱后圖書管理員需對(duì)公司資料庫電子表格進(jìn)行借出登記)，歸還時(shí)簽字并簽署歸還日期； 二.行政部日常工作管理(

22、續(xù)上)8.圖書管理(續(xù)上)8.11借閱人歸還書籍后圖書管理員將圖書放回原處，并對(duì)公司資料庫電子表格進(jìn)行歸還登記；8.12如有員工離職需查詢?cè)搯T工是否有借閱書籍未歸還或丟失，如有需歸還或原價(jià)賠償。 9.北京工程造價(jià)信息圖書管理9.1北京工程造價(jià)信息圖書為年度訂閱書刊，一般于每年10月預(yù)定(具體時(shí)間北京造價(jià)處會(huì)提前通知)；9.2收到訂刊通知后訂閱2套并進(jìn)行費(fèi)用申請(qǐng)及費(fèi)用支付，并向造價(jià)處索要訂閱確認(rèn)函；9.3次年起每月將收到北京工程造價(jià)信息二本，其中快遞給cctv工地辦，一本存檔；9.4每月造價(jià)信息裁開掃描后放入公司的資料共享盤里，再將造價(jià)信息裝訂存檔；9.5將中國建筑材料報(bào)價(jià)大全復(fù)制到公司資料共享

23、盤“造價(jià)信息”里，詳細(xì)標(biāo)注序列號(hào)； 二.行政部日常工作管理(續(xù)上)10.工程合同管理10.1估算師將新合同交與行政部資料管理員后需在行政收文本進(jìn)行登記，10.2將同一項(xiàng)目的合同統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)，如ht-001、ht-002、ht-00310.3查詢以往合同存放柜號(hào)將同一項(xiàng)目合同文件存放于同一文件柜內(nèi)，10.4在合同側(cè)面粘貼編號(hào)側(cè)封條； 10.5在公司資料庫電子表格上對(duì)入柜合同進(jìn)行詳細(xì)登記(項(xiàng)目編號(hào)、合同名稱)。10.6如估算師需借閱合同柜內(nèi)資料，行政部資料管理員根據(jù)估算師提供的合同名稱及編號(hào)，調(diào)取書籍存放位置并取出交給借閱人；10.7借閱人在合同借閱登記表上進(jìn)行登記，簽字并簽署借閱日期，(借閱后圖

24、書管理員需對(duì)公司資料庫電子表格進(jìn)行借出登記)，歸還時(shí)簽字并簽署歸還日期； 10.8借閱人歸還書籍后圖書管理員將合同放回原處，并對(duì)公司資料庫電子表格進(jìn)行歸還登記；10.9如有員工離職需查詢?cè)搯T工是否有借閱合同未歸還或丟失。10.10對(duì)于存放合同柜內(nèi)的資料期限超過3年的，行政部將資料清單報(bào)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人申請(qǐng)將資料放入我司b3層資料庫存放；10.11項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核資料清單可以入庫后行政部協(xié)調(diào)估算師人員對(duì)合同柜內(nèi)資料進(jìn)行入庫；10.12估算師將需入庫的資料填寫倉庫裝箱單(見附件11)一式3份，一份貼在資料箱上、一份交給行政資料管理員、一份估算師自存；二.行政部日常工作管理(續(xù)上)10.工程合同管理(續(xù)上)

25、10.13b3地庫編號(hào)分別為：b3-a庫、b3-b庫、b3-c庫、庫內(nèi)文件架編號(hào)格式為b3-a-001、b3-a-002依次類推；10.14估算師裝箱完文件資料，并將倉庫裝箱單交予行政部后，由行政部資料管理員安排入庫，并對(duì)入庫資料位置在公司“入庫資料清單電子表”上進(jìn)行進(jìn)行登記；(行政部負(fù)責(zé)對(duì)地庫的衛(wèi)生及鼠、蟲防治，原則每2個(gè)月進(jìn)行一次衛(wèi)生清理，鼠、蟲防治每月進(jìn)行一次)10.15如估算師需取出已入庫資料，需經(jīng)行政資料管理員調(diào)取，資料調(diào)取后做好登記借出。10.16地庫資料以裝箱日期起原則保留3年，對(duì)于到期的文件資料，行政部將資料清單發(fā)至各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及組長，確認(rèn)可以銷毀后，行政部安排進(jìn)行銷毀； 10

26、.17資料銷毀由行政專人負(fù)責(zé)，確保文件資料為流失或轉(zhuǎn)作他人。11.圖章11.1圖章的制作由用章員工填寫物資申請(qǐng)單提供圖章類型、大小、顏色、材質(zhì)、用途等，并有組長簽字后交行政部；11.2根據(jù)提供信息聯(lián)系圖章制作公司，提供圖章電子版及報(bào)價(jià)，返給圖章申請(qǐng)人進(jìn)行確認(rèn)，確認(rèn)無誤后填寫圖章費(fèi)用申請(qǐng)單(見附件12)，經(jīng)行政主任及總經(jīng)理簽字確認(rèn)后開始正式制作；11.3圖章做好后檢查與之前提供一致，簽收并交于需此圖章的員工，同時(shí)員工需簽字；11.4累計(jì)結(jié)賬一般金額累計(jì)到人民幣500元左右時(shí)，聯(lián)系圖章公司，核對(duì)金額無誤后，通知財(cái)務(wù)結(jié)賬；二.行政部日常工作管理(續(xù)上)12.印刷品12.1印刷品包含：各個(gè)分公司及北京

27、辦信封、信紙、光盤袋、窗戶紙、logo紙杯、勞動(dòng)合同，12.2如需制作印刷品，根據(jù)統(tǒng)一規(guī)格需向不低于2家供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，取最低價(jià)格供應(yīng)商由其提供模板；并填寫費(fèi)用申請(qǐng)單由行政主任及總經(jīng)理簽字；12.3總經(jīng)理批準(zhǔn)后，聯(lián)系供應(yīng)商開始制作；12.4印刷品一般制作周期為714個(gè)工作日，印刷品送到我司后需核對(duì)數(shù)量及印刷質(zhì)量，無誤后簽收；12.5將費(fèi)用申請(qǐng)單送貨單及發(fā)票交財(cái)務(wù)部審核付款；13.車輛管理13.1北京辦汽車日常保養(yǎng)：包損耗件更換、機(jī)油更換、4s店檢測(cè)費(fèi)用、汽車保險(xiǎn)費(fèi)用、日常加油油卡充值費(fèi)用等費(fèi)用，由行政司機(jī)提請(qǐng)完成3方詢價(jià)后，申填寫費(fèi)用申請(qǐng)單報(bào)行政主任及總經(jīng)理簽字；13.2總經(jīng)理簽字后方可進(jìn)行購

28、買，購買后驗(yàn)貨無誤將費(fèi)用申請(qǐng)單連同發(fā)票交予財(cái)務(wù)報(bào)銷；13.3車輛停放的地庫車位、地鎖等，由行政部與物業(yè)溝通等。二.行政部日常工作管理(續(xù)上)14.每月費(fèi)用申請(qǐng)14.1租擺綠植的費(fèi)用的申請(qǐng)。租擺綠植是固定費(fèi)用為季度結(jié)算結(jié)算日期為每季度后10個(gè)工作日進(jìn)行結(jié)算；(如1-3月費(fèi)用為4月10日前結(jié)算)；14.2it公司月固定費(fèi)用為每月20號(hào)前支付上月it月承包費(fèi)用12000元及it工作人員加班費(fèi)用，it加班費(fèi)用由財(cái)務(wù)部提供；14.3保潔合同固定費(fèi)用申請(qǐng)為每月10號(hào)前支付上月費(fèi)用固定金額為5100元；14.4網(wǎng)絡(luò)寬帶費(fèi)用申請(qǐng)每月20號(hào)前支付上月費(fèi)用，支付金額固定為4410元；14.5辦公用品費(fèi)用申請(qǐng)每月1

29、0號(hào)前支付上月費(fèi)用，依據(jù)結(jié)算單及訂貨清單制作費(fèi)用清單交財(cái)務(wù)部，審核后通知供應(yīng)商開具發(fā)票財(cái)務(wù)打款；14.6茶水間物資費(fèi)用申請(qǐng)每月10號(hào)前制作茶水間費(fèi)用明細(xì)連同發(fā)票一并交予財(cái)務(wù)報(bào)銷；二.行政部日常工作管理(續(xù)上)15.接聽電話15.1總機(jī)電話鈴響一聲后，立即接聽電話 ，并使用禮貌用語：“您好，威寧謝！”確認(rèn)對(duì)方要找的人后說“請(qǐng)稍等”，并將電話轉(zhuǎn)接相關(guān)人員；15.2轉(zhuǎn)接過程中，按分機(jī)號(hào)后話筒在耳邊停頓1秒鐘，確定該分機(jī)是否占錢，如果未占線，詢問對(duì)方是否可以掛機(jī)，如為占線時(shí)，按“r”鍵，將電話轉(zhuǎn)接回來，告知對(duì)方此分機(jī)占線，詢問對(duì)方是否可以轉(zhuǎn)接相鄰座位分機(jī)，問被找人是否可以接聽電話，如臨座分機(jī)均無接聽可

30、記下對(duì)方留言及聯(lián)系電話，并說明轉(zhuǎn)告被找人員及時(shí)回復(fù)；15.3如遇尋找的人不在座位、外出、正在開會(huì)或休假等情況時(shí)，并及時(shí)向?qū)Ψ秸f明情況，如果對(duì)方僅為某項(xiàng)目相關(guān)事宜來電，詢問對(duì)方是否可安排負(fù)責(zé)該項(xiàng)目之經(jīng)理或其他估算師給予解答若能當(dāng)事人才能解決，記下對(duì)方留言或聯(lián)系電話，并說明轉(zhuǎn)告被找人員及時(shí)回復(fù)；15.4如果客人找估算師有緊急情況，前臺(tái)將告知對(duì)方估算師手機(jī)號(hào)碼；15.5如前臺(tái)上班時(shí)間離開座位或不能及時(shí)接聽電話時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知其他行政助理負(fù)責(zé)接聽電話；15.6將總經(jīng)理電話轉(zhuǎn)至總秘之分機(jī)；15.7如果總經(jīng)理外出不在座位，開會(huì)或休假等情況時(shí)，我們將電話轉(zhuǎn)至總秘之分機(jī)，交由總秘向?qū)Ψ秸f明情況；15.8如果客戶

31、在下班之后或周六、日、打電話找估算師，我們將估算師手機(jī)號(hào)碼告知對(duì)方，請(qǐng)其直接與估算師聯(lián)系；15.9前臺(tái)下班后總機(jī)電話按至自動(dòng)轉(zhuǎn)功能，18：30后電話將接至自動(dòng)轉(zhuǎn)接功能，來電者不知分機(jī)號(hào)，按語音提示撥“0”，電話將自動(dòng)轉(zhuǎn)至秘書組6011分機(jī)；15.10每晚總機(jī)電話待人工轉(zhuǎn)為自動(dòng)后，前臺(tái)試撥確認(rèn)可以自動(dòng)轉(zhuǎn)接。二.行政部日常工作管理(續(xù)上)16.訪客16.1來訪者到達(dá)我司會(huì)客，不得私自進(jìn)入我司辦公區(qū)，由前臺(tái)通知公司員工到前臺(tái)處接待；16.2如訪客因工作需要進(jìn)入我司時(shí)，需在前臺(tái)填寫來訪人員登記表，領(lǐng)取訪客牌，并由我司員工帶領(lǐng)進(jìn)入，訪者離開公司時(shí)需由我司人員送離并將訪客牌歸還于前臺(tái)。17.預(yù)定會(huì)議室17

32、.1大小會(huì)議室的使用采用先到先得，所以預(yù)先安排，讓預(yù)定者到前臺(tái)登記，若發(fā)現(xiàn)該日已有其他同事登記，將告知預(yù)定者考慮其他時(shí)間或同已預(yù)定的同事進(jìn)行協(xié)商，若遇到有重要會(huì)議而與其他申請(qǐng)人時(shí)間相沖突時(shí)，行政部進(jìn)行協(xié)調(diào)；17.2會(huì)議后將桌椅推回原位，將所使用的物品帶離會(huì)議室，關(guān)好門窗、空調(diào)等設(shè)備；17.3大小會(huì)議室、衡量室不得堆放圖紙、電腦設(shè)備等，前臺(tái)將通知估算師自行搬走，估算師在使用大小會(huì)議室、衡量室時(shí)須保持室內(nèi)整潔。18.水票登記18.1每次申請(qǐng)定購200張水票，在水票剩下50張時(shí)，填寫申請(qǐng)單交給財(cái)務(wù)劉偉娜；18.2每天下午由物業(yè)送10桶水，每次給送水員10張水票，并需要送水員在水票登記表上簽字；18.

33、3每個(gè)季度，財(cái)務(wù)張娜通知前臺(tái)將這一季度的水票的水票使用的復(fù)印件交給她審核；18.4每次新購進(jìn)水票時(shí)前臺(tái)將水票的票號(hào)進(jìn)行登記，并清點(diǎn)水票。二.行政部日常工作管理(續(xù)上)19.撥打長途電話19.1估算師如需撥打長途電話，需到前臺(tái)做好長途登記；19.2估算師將日期、時(shí)間、項(xiàng)目編號(hào)、聯(lián)系方式、公司名稱、電話號(hào)碼在長途電話本上作好記錄；19.3前臺(tái)經(jīng)過審核，然后進(jìn)行撥打，并使用禮貌用語：“您好，某某先生、女士，這里是北京威寧謝，請(qǐng) 稍等 ”，然后將電話轉(zhuǎn)至估算師之分機(jī)，確認(rèn)估算師接起電話之后，告知估算師長徐電話已接通，隨即前臺(tái)掛掉電話。20.快遞20.1快遞分為本市、外省市、港澳國際、本市快遞每日二次取

34、件，時(shí)間為(10：30； 17：00)，外省市為17：00；20.2待發(fā)快遞須由估算師將發(fā)送地址、單位名稱，收件人，電話提供清楚，并且將所發(fā)郵件包裹完整；20.3估算師發(fā)送快遞，須在“普通快遞發(fā)送”登記本上簽字，如快遞文件重量超重(1kg以上)及港澳國際文件和重要文件發(fā)送(順豐快遞)，登記在“大額快遞登記”本上，須由組長簽字方可發(fā)送；20.4每月15日左右，將上月的各家快遞費(fèi)用整理齊全(根據(jù)快遞供應(yīng)商提供的時(shí)間為準(zhǔn))，交于財(cái)務(wù)部門審批。二.行政部日常工作管理(續(xù)上)21.貴重物資管理21.1貴重物資包括：單機(jī)加密鎖、魯班軟件、無線上網(wǎng)卡、電子標(biāo)書制作軟件、筆記本電腦、照相機(jī)、讀卡器、智能鑰匙等

35、。21.2貴重物資借用首先需由使用員工在貴重物資對(duì)應(yīng)的登記表上進(jìn)行登記，填寫借用時(shí)間、借用原因、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，待員工所在組組長或經(jīng)理簽字同意后，行政部方可將貴重物資借給該員工；歸還后進(jìn)行歸還登記；21.3盤點(diǎn)固定物資定時(shí)盤點(diǎn)貴重物資，查看借出貴重物資是否歸還，在員工所借物品預(yù)計(jì)歸還時(shí)間未歸還時(shí)，行政部需負(fù)責(zé)跟進(jìn)咨詢員工實(shí)際歸還日期，以便物資保存完整無誤。22.物資報(bào)廢22.1如有物資等損壞已過使用最大期限，且無法或維修成本過高的，可申請(qǐng)報(bào)廢處理，報(bào)廢需填寫物資報(bào)廢申請(qǐng)單(見附件13)，將報(bào)廢物資的名稱，報(bào)廢日期、報(bào)廢物資類別、原因等填寫清楚，并由行政主任簽字；22.2待行政主任簽字后由財(cái)

36、務(wù)經(jīng)理簽字，最后由總經(jīng)理簽字；22.3待總經(jīng)理簽字后報(bào)廢物資方可報(bào)廢；(如能拍照，請(qǐng)附圖片)；22.4報(bào)廢后物資報(bào)廢申請(qǐng)單交予財(cái)務(wù)對(duì)固定資產(chǎn)表更新；行政部備份；二.行政部日常工作管理(續(xù)上)23.辦公資產(chǎn)管理23.1配合好財(cái)務(wù)人員進(jìn)行辦公區(qū)固定資產(chǎn)盤點(diǎn)；23.2員工入職時(shí)，查看員工所在工位的鎖芯編號(hào)，并將其配套鑰匙交給新入職員工，叮囑其保管好鑰匙；如丟失，需要到行政部拿備用鑰匙進(jìn)行配備，費(fèi)用自行承擔(dān)；23.3員工離職時(shí)，將其鑰匙歸還給行政部，如丟失，將按原價(jià)賠償；23.4保管好公司前臺(tái)大門、合同柜等的鑰匙；23.5如發(fā)現(xiàn)合同柜的鎖壞了，及時(shí)申報(bào)進(jìn)行更換；24.疊圖、送件/取件24.1估算師疊圖

37、需在行政部進(jìn)行登記，登記需注明圖紙數(shù)量及需求時(shí)間，并需組長簽字，24.2疊圖依據(jù)登記先后順序安排進(jìn)行，疊完后行政部通知申請(qǐng)疊圖人取回圖紙； 24.3行政部有義務(wù)安排人員對(duì)公司加急文件及保密標(biāo)書等資料的送遞工作；25.辦公區(qū)檢查25.1為確保公司辦公區(qū)安全行政部每天不定時(shí)對(duì)公司辦公區(qū)域進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)異常聲響、氣味及設(shè)備損壞的需立即報(bào)修；25.2每日下班需檢查門窗是否鎖好，飲水機(jī)是否斷電，辦公區(qū)是否有異常情況等。二.行政部日常工作管理(續(xù)上)26.茶水間物資管理26.1茶水間物資明細(xì)：茶水間為員工免費(fèi)提供咖啡、可樂、茶葉及果汁等飲品。26.2茶水間物資采購經(jīng)費(fèi)為500元/月；每天早上根據(jù)物資備存量

38、合理分配每日茶水間物資。27.換水27.1行政部每間隔1小時(shí)對(duì)辦公區(qū)飲水機(jī)進(jìn)行巡視，查看是否需要換水，如需要換水需馬上更換，避免飲水機(jī)干燒，同時(shí)提醒飲水機(jī)附件員工有義務(wù)負(fù)責(zé)周圍飲水機(jī)桶裝水的更換。三.復(fù)印室的工作規(guī)程1.復(fù)印機(jī)帳戶管理及個(gè)人讀數(shù)管理1.1新員工建立個(gè)人帳戶新進(jìn)員工可到復(fù)印室找管理員申請(qǐng)個(gè)人復(fù)印帳戶, 登計(jì)個(gè)人姓名,id,和id密碼。1.1.1個(gè)人帳戶建立步驟1使用管理員帳戶進(jìn)入復(fù)印機(jī)管理程序2點(diǎn)擊“規(guī)格設(shè)定/登記”3點(diǎn)擊“登錄/帳戶管理” 4點(diǎn)擊“用戶登記/總計(jì)確定”5點(diǎn)擊空白“no.user id”點(diǎn)擊“登記/確定”輸入用戶名，id，密碼,點(diǎn)擊“關(guān)閉”退出管理員帳戶1.2讀數(shù)

39、管理每三個(gè)月記錄一次復(fù)印機(jī)總讀數(shù)并打印個(gè)人帳戶讀數(shù)，清除個(gè)人帳戶讀數(shù)1.2.1打印個(gè)人帳戶讀數(shù)步驟1使用管理員帳戶進(jìn)入復(fù)印機(jī)管理程序2點(diǎn)擊“規(guī)格設(shè)定/登記”3點(diǎn)擊“登錄/帳戶管理”4點(diǎn)擊“刪除登記內(nèi)容/總計(jì)復(fù)位”選擇“所有用戶的總計(jì)管理數(shù)據(jù)” 點(diǎn)擊“輸出帳戶管理報(bào)告”5點(diǎn)擊“關(guān)閉”退出管理員帳戶1.2.2清除個(gè)人帳戶讀數(shù)步驟1使用管理員帳戶進(jìn)入復(fù)印機(jī)管理程序2點(diǎn)擊“規(guī)格設(shè)定/登記”3點(diǎn)擊“登錄/帳戶管理”4點(diǎn)擊“刪除登記內(nèi)容/總計(jì)復(fù)位”選擇“所有用戶的總計(jì)管理數(shù)據(jù)” 點(diǎn)擊“刪除/復(fù)位”選擇“是”5點(diǎn)擊“關(guān)閉”退出管理員帳戶三.復(fù)印室的工作規(guī)程(續(xù)上)1.復(fù)印機(jī)帳戶管理及個(gè)人讀數(shù)管理(續(xù)上)1.

40、3刪除己離職員工的個(gè)人帳戶離職員工需要到復(fù)印室登記刪除賬戶，每三個(gè)月打印完個(gè)人帳戶讀數(shù)，可刪除上三個(gè)月離職員工的個(gè)人帳戶1.3.1刪除已離職員工個(gè)人帳戶步驟1使用管理員帳戶進(jìn)入復(fù)印機(jī)管理程序2點(diǎn)擊“規(guī)格設(shè)定/登記”3點(diǎn)擊“登錄/帳戶管理” 4點(diǎn)擊“用戶登記/總計(jì)確定”5選擇要?jiǎng)h除的個(gè)人帳戶，點(diǎn)擊“登記/確定”，點(diǎn)擊“刪除所有登記內(nèi)容”，選擇“是”6點(diǎn)擊“關(guān)閉”退出管理員帳戶2.復(fù)印機(jī)及相關(guān)操作流程2.1復(fù)印機(jī)的分布及主要功能公司在北京辦共有復(fù)印機(jī)六臺(tái)，dc9000一臺(tái),dc5010一臺(tái),ap7000三臺(tái)，ap4000一臺(tái).復(fù)印室有一臺(tái)dc9000,一臺(tái)ap7000和一臺(tái)ap4000，秘書處有一

41、臺(tái)ap7000，南辦公區(qū)有一臺(tái)ap7000,新辦公區(qū)有一臺(tái)dc5010.復(fù)印室dc9000主要用于大量合同的印刷和掃描,ap7000主要用于復(fù)印和掃描,ap4000主要用于水,電兩組的打印.南辦公區(qū)ap7000主要用于土建組的打印.新辦公區(qū)dc5010主要用于土建組的掃描.秘書處的ap7000主要用于秘書的打印,復(fù)印及掃描.三.復(fù)印室的工作規(guī)程(續(xù)上)2.復(fù)印機(jī)及相關(guān)操作流程(續(xù)上)2.2復(fù)印操作流程2.2.1dc9000復(fù)印步驟1按“l(fā)og in/out”按鈕輸入用戶名，密碼2按綠色“start”開始復(fù)印3復(fù)印完畢按“l(fā)og in/out”按鈕注銷用戶2.2.2ap7000復(fù)印步驟1按“認(rèn)證

42、”按鈕輸入用戶名，密碼2選擇屏幕上的“復(fù)印”3按綠色“啟動(dòng)”按鈕開始復(fù)印4完成復(fù)印后按“認(rèn)證”按鈕注銷用戶2.3掃描操作流程2.3.1dc9000掃描步驟1按“all service”按鈕2 如屏幕處于“登錄”界面，點(diǎn)擊“取消”3選擇屏幕上“pc保存”4點(diǎn)擊屏幕左側(cè)“通訊對(duì)象表”選取“pub”并點(diǎn)擊“確定”5按綠色“start”開始掃描2.3.2ap7000掃描步驟1按“菜單”按鈕選擇“掃描”2如屏幕處于“登錄”界面，點(diǎn)擊“取消”3選擇屏幕上“掃描”4點(diǎn)擊屏幕左側(cè)“通訊簿”選取“001”并點(diǎn)擊“確定”5按綠色“啟動(dòng)”按鈕開始掃描三.復(fù)印室的工作規(guī)程(續(xù)上)2.復(fù)印機(jī)及相關(guān)操作流程(續(xù)上)2.3

43、掃描操作流程(續(xù)上)2.3.3dc5010掃描步驟1按“菜單”按鈕選擇“掃描”2如屏幕處于“登錄”界面，點(diǎn)擊“取消”3選擇屏幕上“掃描”4點(diǎn)擊屏幕左側(cè)“通訊簿”選取“scan”并點(diǎn)擊“確定”5按綠色“啟動(dòng)”按鈕開始掃描2.4打印操作流程1對(duì)文件進(jìn)行排版2選擇文件菜單下的“打印預(yù)覽”了解文檔排版的情況,如無不妥點(diǎn)擊“關(guān)閉”3選擇文件菜單下的“打印”4選擇所需打印機(jī)，點(diǎn)擊“確定”3.復(fù)印機(jī)的工作狀態(tài)及相關(guān)消耗品的維護(hù)3.1復(fù)印機(jī)的工作狀態(tài)及維護(hù)每日檢查復(fù)印機(jī)是否正常工作.如不能工作，了解不能工作原因，進(jìn)行維修.如還是不能正常工作，可撥打富士施樂全國客服8008205146申請(qǐng)工程師上門維修.3.2記錄消耗品狀態(tài)及操作流程查看墨粉使用量，了解是否須更換墨粉。查看感光鼓，廢粉盒，清掃裝置等狀態(tài)，了解是否須進(jìn)行更換,如須更換可撥打富士施樂全國客服8008205146進(jìn)行訂夠，記錄每日消耗品的狀