地稅推廣電子公文處理軟件的工作方案(20210227054931)

1、地稅推廣電子公文處理軟件的工作方案為了加快辦理公文的速度，改善辦理公文的質(zhì)量，轉(zhuǎn)變 機(jī)關(guān)工作作風(fēng)，提高行政效率，自治區(qū)地方稅務(wù)局從 * 年開 始大力推廣使用中國計算機(jī)軟件與技術(shù)服務(wù)總公司和國家 稅務(wù)總局聯(lián)合研制的電子公文處理軟件， 即公文處理系統(tǒng) （official documents process system） 軟件 （ 以下簡稱 oa 軟件） ，使全區(qū)地稅系統(tǒng)的辦公自動化建設(shè)步伐邁向新的臺 階。但是 , 到目前為止，各級地稅機(jī)關(guān)在推廣使用 oa 軟件的 過程中，還存在許多不容忽視的問題，使 oa 軟件未能充分 發(fā)揮應(yīng)有的作用，亟待解決。一、oa軟件推廣使用過程中存在的問題oa 軟件在推

2、廣使用過程中遇到的問題分為兩個方面， 一 方面是oa軟件本身存在的問題；另一方面是使用 oa軟件的 外部環(huán)境存在的問題。（一）oa軟件本身存在的問題軟件兼容性較差。隨著 oa 軟件的推廣使用，目前 oa 軟 件已成為地稅系統(tǒng)內(nèi)部縱向發(fā)送、 接收電子公文， 橫向分送、 閱處電子公文的主要工具，從而大大地減少了紙質(zhì)公文的使 用量，提高了辦理公文的效率和質(zhì)量。但是，由于 oa 軟件 開發(fā)時間比較早，目前在用的 oa 軟件的最新版本仍是 *年定 型的版，這個版本的 oa 軟件能夠正確識別并處理的電子文 檔只有擴(kuò)展名為 doc 的 word 文檔、擴(kuò)展名為 txt 的文本文 檔和擴(kuò)展名為bmp的位圖文檔

3、，而對外來的其他格式的電子 文檔的兼容性較差，表現(xiàn)為以下幾種情況。一是不能兼容、 不能正確識別外來電子文檔。例如，目前政府 oa（ 即辦公自 動化） 系統(tǒng)開始啟用的電子公文的格式為不可修改的 pdf 文 檔， oa 軟件不能直接接收、識別這種格式的公文，需要通過 人工操作，利用第三方軟件經(jīng)過多個步驟的轉(zhuǎn)換后才能逐頁 拷入 oa 軟件進(jìn)行處理，工作量大，速度緩慢，與手工處理 紙質(zhì)公文無異，甚至比手工處理紙質(zhì)公文還慢，而且轉(zhuǎn)換的 效果并不理想，主要是文件版面和字體縮小，清晰度下降， 閱讀比較困難。就連國人使用比較多的有名的國產(chǎn)文字處理 軟件金山軟件編輯的 wps文檔，oa軟件也不能直接拷入 并正確

4、識別。二是接收外來電子公文后改變原公文的面貌。 根據(jù)廣西壯族自治區(qū)國家行政機(jī)關(guān)電子公文處理暫行辦法 （ 以下簡稱電子公文處理辦法 ， *年 12 月 9 日印發(fā) ） 第十 一條規(guī)定：“電子公文的顯現(xiàn)格式和還原成紙質(zhì)公文的格式， 應(yīng)當(dāng)符合 國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 、, 的要求。 ”國 家行政機(jī)關(guān)公文公格式明確規(guī)定，國家行政機(jī)關(guān)的公文從 發(fā)文標(biāo)識到版記要區(qū)分不同的部位使用不同型號的黑體、小 標(biāo)宋體、仿宋體、楷體等字體，但是， oa 軟件在接收自治區(qū) 政府、市政府的電子公文時，有些公文在電腦上顯示的文字 雖然顏色、型號不變，但是大部分甚至是全部的字體都變成了不符合規(guī)定的其它字體。根據(jù)國家信息化發(fā)展

5、戰(zhàn)略和我國電子政務(wù)建設(shè)的總體 目標(biāo)，以后地稅部門與其他政府部門甚至是社會公眾之間的 工作聯(lián)系應(yīng)該最大限度地利用信息技術(shù)通過網(wǎng)絡(luò)來完成。隨 著信息技術(shù)的發(fā)展和辦公自動化技術(shù)在各行各業(yè)的普及推 廣，用于編輯制作電子公文的新軟件、新技術(shù)將不斷增多， 各級各部門根據(jù)自身的工作特點和要求可以選擇不同的軟 件、技術(shù)制作電子公文，因此，地稅部門與外部之間工作聯(lián) 系涉及到的電子公文的格式和種類將進(jìn)一步增加，例如企業(yè) 辦理申請享受稅收優(yōu)惠待遇手續(xù)時附送的財務(wù)會計資料、產(chǎn) 品技術(shù)說明資料等的電子文檔的文件格式就比較多。由此可 見，oa軟件的兼容性問題已成為其進(jìn)一步擴(kuò)大和深入推廣應(yīng) 用的最大障礙。2. 輔助功能缺乏

6、。隨著各級地稅部門辦公局域網(wǎng)的建立 和擴(kuò)大，地稅部門內(nèi)部的很多與辦文事務(wù)息息相關(guān)的工作如 及時通訊聯(lián)絡(luò)、資料傳遞等都可以通過網(wǎng)絡(luò)來完成，但oa軟件只能處理正式的公文、發(fā)布正式的通告，缺乏必要的輔 助功能，影響辦文速度和質(zhì)量。為了解決這一問題，一些市 地稅局就在辦公局域網(wǎng)內(nèi)加裝諸如騰迅通等這方面的軟件 來彌補(bǔ)oa軟件的不足，但使用時與 oa軟件脫節(jié)，仍不夠方 便及時。軟件缺少自我完善機(jī)制。計算機(jī)軟件的特點和開發(fā)目的決定了任何計算機(jī)應(yīng)用軟件既不可能一蹴而就，也不可能一 成不變，而是要在開發(fā)、應(yīng)用過程中根據(jù)使用環(huán)境的變化和 用戶的需求不斷更新完善。這就要求應(yīng)用軟件的開發(fā)商要有 了解使用環(huán)境變化和用戶

7、需求變化的渠道，要么通過應(yīng)用軟 件本身自動收集反饋使用過程中的有關(guān)資料，要么通過使用 軟件的人群反饋訴求，以便及時了解有關(guān)情況，并加以修改 補(bǔ)充完善。而 oa 軟件恰恰缺少這種及時了解使用情況并加 以解決的機(jī)制，這一點，從 oa 軟件的版于 * 年定型投入使用 至今多年，雖然早就發(fā)現(xiàn)有許多不足之處，但至今也沒有得 到改進(jìn)和提高，就可以得到證明。這是軟件開發(fā)商售后跟蹤 服務(wù)不到位造成的。此外， oa 軟件還會出現(xiàn)一些不知緣由的錯誤，例如，有 時收文方接收到的文件與發(fā)文方發(fā)出的文件不一致，主要是 附件收不到；有時擬稿人擬的文稿附有多份表格形式的附件， 而簽發(fā)人簽發(fā)的文稿少一兩個表格附件；有時發(fā)文方

8、遠(yuǎn)程封 發(fā)文件后，通過查詢功能查詢發(fā)文情況顯示已送達(dá)，但一直 未見收文方接收等等。（ 二 ）oa 軟件應(yīng)用環(huán)境存在的問題 軟件的法律地位問題。由于國家還沒有制定統(tǒng)一的電子 公文處理辦法的法規(guī)，根據(jù)自治區(qū)人民政府辦公廳印發(fā)的 電子公文處理辦法第七條規(guī)定： “通過認(rèn)定的電子公文 處理系統(tǒng)生成、存儲及傳輸?shù)碾娮庸?，與相同內(nèi)容的紙質(zhì) 公文具有同等效力。 ”第二十四條規(guī)定： “各級國家行政機(jī)關(guān) 建設(shè)的電子公文處理系統(tǒng)，經(jīng)自治區(qū)有關(guān)部門組成的專家審 核組審核， 并經(jīng)自治區(qū)人民政府批準(zhǔn)認(rèn)定后， 方具法定效力” 目前 oa 軟件還沒有通過自治區(qū)有關(guān)部門的審核認(rèn)定， 因此， oa 軟件制發(fā)的電子公文， 根據(jù)全

9、國稅務(wù)機(jī)關(guān)公文處理實施 辦法 （國稅法 *132 號）的規(guī)定，在稅務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部具有行 政效力，可以作為本系統(tǒng)、本機(jī)關(guān)內(nèi)部處理公務(wù)的依據(jù)。但 是，對系統(tǒng)外是沒有法律效力的。2. 對 oa 軟件的認(rèn)識比較片面、膚淺。很多領(lǐng)導(dǎo)和干部 職工都簡單地把 oa 軟件看作是將在紙質(zhì)上起草、審核、簽 發(fā)公文的過程改為在電腦上完成的一種補(bǔ)助工具，對 oa 軟 件在改變公文處理方式方法上的重要作用及其產(chǎn)生的深遠(yuǎn) 影響的認(rèn)識不深，沒有根據(jù)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的特點去改進(jìn)、 創(chuàng)新處理電子公文的方式方法，例如，辦理公文還是習(xí)慣于 分人分步進(jìn)行， 不會利用網(wǎng)絡(luò)實時協(xié)同進(jìn)行； 只習(xí)慣于發(fā)現(xiàn)、 處理辦公桌上看得見的等待處理的紙質(zhì)公文

10、，而不善于發(fā)現(xiàn)、 處理辦公桌上看不見而是在電腦的 oa 軟件里急著等待處理 的電子公文，常常造成超時辦理公文。3. 推廣應(yīng)用工作發(fā)展不平衡。電子信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)高效、 便捷作用的發(fā)揮要求有通達(dá)的網(wǎng)絡(luò)、運(yùn)轉(zhuǎn)正常的設(shè)備和熟練 的操作人員。但是，目前整個廣西地稅系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)覆蓋面、 設(shè)備的數(shù)量和質(zhì)量以及工作人員操作技能水平方面存在發(fā) 展不平衡的情況，特別是同一個市內(nèi)的縣與縣之間和縣內(nèi)的 單位與單位之間的發(fā)展不平衡對 oa 軟件的推廣應(yīng)用影響最 大；在工作人員操作計算機(jī)技能水平方面，各地的差別也比 較大，由于工作人員操作技術(shù)水平差，人為造成網(wǎng)絡(luò)末端的 梗滯、降低了整個網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行速度的情況也時有發(fā)生。這種 發(fā)

11、展不平衡對 0 軟件的不利影響很容易被忽視，一時間也很 難消除，應(yīng)引起高度重視。以百色市地稅系統(tǒng)為例，根據(jù) * 年底統(tǒng)計，百色市城區(qū)和縣城以外的鄉(xiāng)鎮(zhèn)地稅機(jī)構(gòu) （ 分局或 稅所）共有48個，已聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行 oa軟件的23個，還有25個 因常住工作人員少而未聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行 oa 軟件，占鄉(xiāng)鎮(zhèn)地稅機(jī)構(gòu) 總個數(shù)的 %，造成這些人員不能及時閱讀了解電子公文，成 為 oa 軟件應(yīng)用的盲點。4. 公文安全隱患大。 oa 軟件的公文安全隱患主要來自兩 方面。一是計算機(jī)病毒。由于干部職工計算機(jī)信息安全意識 差，不按規(guī)定認(rèn)真防范計算機(jī)病毒，使得計算機(jī)病毒經(jīng)常破 壞服務(wù)器和工作站的計算機(jī)操作系統(tǒng)及其應(yīng)用軟件，不但降 低了辦文

12、的速度和效率，還嚴(yán)重威脅了 oa 軟件里面的公文 的安全。二是操作不規(guī)范，主要是不按規(guī)定備份數(shù)據(jù)，如某 縣地稅局 * 年 9 月公文處理服務(wù)器操作系統(tǒng)發(fā)生嚴(yán)重故障后 不得不重新安裝操作系統(tǒng)，但由于事前沒有按規(guī)定定期備份 數(shù)據(jù)，至使服務(wù)器重裝操作系統(tǒng)后某一時段的電子公文的數(shù)據(jù)資料無法恢復(fù)5. 管理制度不健全。 * 年 9 月區(qū)局印發(fā)了廣西壯族自 治區(qū)地方稅務(wù)局計算機(jī)公文處理規(guī)則 （ 暫行 ） ，對計算機(jī)公 文處理工作做了一些比較原則性的規(guī)定，但是，還缺乏剛性 的具體的對利用計算機(jī)處理公文結(jié)果的績效考評制度和責(zé) 任追究制度，導(dǎo)致一些計算機(jī)處理公文的工作制度執(zhí)行不到 位。例如，為保障公文處理網(wǎng)絡(luò)的安

13、全而采取的內(nèi)部辦公網(wǎng) 與外部互聯(lián)網(wǎng)物理隔離后，許多工作人員在公文網(wǎng)上階段性 地處理完電子公文后就轉(zhuǎn)到外部互聯(lián)網(wǎng)，不按規(guī)定時間和次 數(shù)轉(zhuǎn)回內(nèi)部辦公網(wǎng)查收、 處理電子公文， 經(jīng)常出現(xiàn)超時辦文。6. 濫用 oa 軟件發(fā)送公文。公文是具有法定效力和規(guī)范 體式的公務(wù)文書，公文具嚴(yán)密的程式性、撰擬的專任性和嚴(yán) 格的時間性等特點，因此制發(fā)公文應(yīng)當(dāng)嚴(yán)謹(jǐn)， 全國稅務(wù)機(jī) 關(guān)公文處理實施辦法 （國稅發(fā) * 132 號）第四十四條規(guī)定： “行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。對于可發(fā)可不發(fā)的公文， 即無實質(zhì)內(nèi)容、無具體措施、無針對性、無指導(dǎo)性、缺乏可 操作性的公文，堅決不發(fā)。對必須印發(fā)的公文嚴(yán)格控制發(fā)文 數(shù)量與發(fā)文范圍，杜絕

14、亂發(fā)濫送，避免重復(fù)行文。 ” 第一一 六條規(guī)定： “各級稅務(wù)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)通過稅務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部建立的公 文處理計算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)，按照本實施辦法和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行電 子公文的辦理、管理、整理和歸檔。 自治區(qū)地方稅務(wù)局辦 公室關(guān)于明確公文處理有關(guān)問題的通知（ 桂地稅辦發(fā) * 118 號） 規(guī)定：“轉(zhuǎn)發(fā)公文確無具體要求和實際性貫徹意見的， 承辦單位在收文承辦環(huán)節(jié)提出直接轉(zhuǎn)發(fā)意見，報局領(lǐng)導(dǎo)批示， 如局領(lǐng)導(dǎo)同意直接轉(zhuǎn)發(fā)，則原文直接轉(zhuǎn)發(fā)（在公文處理系統(tǒng) 中采取遠(yuǎn)程轉(zhuǎn)發(fā)方式） ，不再另行擬文轉(zhuǎn)發(fā)。 ”可見，利用 oa 軟件制發(fā)公文也應(yīng)當(dāng)遵循嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t。而目前的情況是，由 于 oa 軟件方便、快捷的特點加上公文的嚴(yán)肅性，使得

15、很多 工作人員產(chǎn)生了依賴性，把一些無需以公文形式傳遞的事務(wù) 性電子文檔也被當(dāng)作電子公文用 oa 軟件制發(fā)。這助長了文 山會海和文牘主義，既增加了領(lǐng)導(dǎo)、文秘人員及其它工作人 員閱處毫無實際意義的公文的數(shù)量，降低工作效率，又占用 公文處理服務(wù)器的存儲容量，浪費設(shè)備資源。另外，使用 oa 軟件處理機(jī)密文件也是不妥當(dāng)?shù)?。二、解決存在問題的對策分析（ 一 ） 解決 oa 軟件自身存在問題的設(shè)想oa 軟件兼容性差的問題， 已經(jīng)成為制約各級地稅部門與 政府專網(wǎng)之間快速傳遞、處理電子公文的嚴(yán)重問題，必須引 起高度重視，應(yīng)盡快加以解決，方法有兩種。一種方法是完全摒棄 oa 軟件，重新開發(fā)基于政府電子 公文處理規(guī)

16、范的電子公文處理軟件投入使用。但是，這會遇 到很多問題， 首先是需要投入大量的研發(fā)資金。 其次是開發(fā)、 試用時間較長。第三是應(yīng)用培訓(xùn)工作量大。第四是政府電子 公文處理規(guī)范也只是一個大致的原則性要求，并沒有具體明 確的標(biāo)準(zhǔn)，而且這些規(guī)范還會隨著社會政治經(jīng)濟(jì)形式和信息 科技的發(fā)展而變化，即便重新開發(fā)新的電子公文處理軟件也 不能保證始終完全適應(yīng)政府電子公文處理規(guī)范。第五是 oa 軟件在全區(qū)各級地稅部門推廣使用，長的已有 6 年，短的也 有了 3 了，經(jīng)過其處理并保存下來的公文也是一個不小的數(shù) 目，以百色市地稅局為例，從 *年底至今，經(jīng)過 oa 軟件處理 并保存下來的公文， 收文部分有 12053 份

17、，發(fā)文部分有 3047 份，如果重新開發(fā)應(yīng)用新的電子公文處理軟件，如何銜接、 兼容此前用 oa 軟件處理過并保存下來的大量的電子公文也 是一個必須解決的難題。另一種方法就是改造升級 oa 軟件，這即可節(jié)約資金投 入，又可保證 oa 軟件處理電子公文方式方法的前后連貫性， 而且工作人員使用舊版 oa軟件的時間較長，比較了解 oa軟 件的特點和操作要領(lǐng)，學(xué)習(xí)使用新版 oa 軟件自然更容易接 受，避免全部從頭開始學(xué)習(xí)培訓(xùn)，縮短開發(fā)試用的時間和學(xué) 習(xí)使用的磨合時間， 提高效率， 這是比較可行的辦法。 因此， 建議區(qū)局向國家稅務(wù)總局反映，請求國家稅務(wù)總局和軟件開 發(fā)商盡快改造升級 oa 軟件。區(qū)局也可以

18、組織技術(shù)力量，結(jié) 合廣西實際情況改造升級 oa 軟件。改造升級 oa 軟件應(yīng)注意解決以下幾個問題：首先，是 擴(kuò)大 oa 軟件的兼容范圍，實現(xiàn)與政府專網(wǎng)的高效對接。其次，是整合系統(tǒng)功能，如把通告欄的功能直接并入公文處理 模塊，使新的通告和新文件一樣，只要登錄公文處理模塊就 會自動顯示或提示。第三，是要增加輔助功能。如，顯示所 有在線人員的功能，點對點、點對群組的實時通訊功能，普 通電子文檔的傳遞功能等等，以方便地稅部門內(nèi)部工作人員 之間的各種工作聯(lián)系。第四，要根據(jù)電子公文處理辦法 結(jié)合實際工作需要增加和完善人性化的功能：增加服務(wù)器端 oa 軟件定時自動備份數(shù)據(jù)的功能，每天定時自動備份兩次， 并定

19、期存檔，建立遠(yuǎn)程的災(zāi)難備份中心統(tǒng)一保管備份的數(shù)據(jù)， 確保文件資料的安全；增加工作站端 oa 軟件自動記錄、保 存登錄 oa 軟件的時間、次數(shù)的功能，以便開展績效考評和 責(zé)任追究；增加計算機(jī)開機(jī)時 oa 軟件自動運(yùn)行登錄的功能， 減少因疏忽而忘記登錄 oa 軟件閱處文件的現(xiàn)象發(fā)生；改進(jìn) 信箱欄目新文件到達(dá)的提醒功能和已閱文件的標(biāo)識功能。這 些功能都是很有必要的，如，目前使用的 o 軟件的信箱欄目 有新文件到達(dá)時只在軟件屏幕下方狀態(tài)欄左側(cè)有面一小小 的紅旗豎起，既不起眼，又悄無聲息，很難以引起使用者的 注意。對尚未閱讀過的文件，文件信息列表左端的已閱欄為 空，若是已閱讀過的文件，已閱欄則標(biāo)有“”，

20、這在個人信箱還容易辨認(rèn)文件是否已閱處，但在部門信箱，只要同部 門有人閱讀過的文件，不管自己是否已閱讀，都會在已閱欄 上標(biāo)有“”，這樣有時候等待閱處的文件多了，部門信箱 的管理人員就會分不清哪些文件已閱讀，哪些文件未閱讀。 這些都是容易造成文件超時辦理的原因，應(yīng)當(dāng)使用既醒目又 悅耳方法的提醒有新文件到達(dá)，使用實名標(biāo)識已閱的文件。 通過增加和完善 o 軟件的功能，充分利用機(jī)器設(shè)備和應(yīng)用軟 件的機(jī)械性能彌補(bǔ)人類健忘的缺點，減少人為造成的失誤， 確保能夠按時辦理公文。社會政治經(jīng)濟(jì)在不斷發(fā)展變化，電子計算機(jī)及其信息技 術(shù)的發(fā)展更是日新月異，造成了電子公文處理軟件的應(yīng)用環(huán) 境和用戶的需求也在不斷發(fā)展變化之

21、中。因此，無論是重新 開發(fā)新的電子公文處理軟件還是改造升級o 軟件，都必須建立有效的軟件應(yīng)用情況跟蹤服務(wù)體系，及時發(fā)現(xiàn)并解決軟件 應(yīng)用過程中遇到的問題，不斷改進(jìn)和提高軟件的性能，以滿 足實際工作的需要。（ 二 ） 改善 oa 軟件應(yīng)用環(huán)境的建議1. 盡快解決 oa 軟件的法律地位問題。隨著我國電子政 務(wù)的發(fā)展，地稅部門與其它政府部門和社會組織的電子公文 往來日益頻繁，以沒有合法身份的軟件接收外來的電子公文 和制作電子公文對外傳輸都是不合法的，應(yīng)當(dāng)按照電子公 文處理辦法規(guī)定盡快為 oa 軟件申辦合法的身份。2. 提高思想認(rèn)識，更新觀念。信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的 大趨勢 , 是推動經(jīng)濟(jì)社會變革的重要力量。地稅部門推廣使 用 oa 軟件處理電子公文，是地稅部門信息化建設(shè)的重要步 驟，是地稅部門實現(xiàn)與政府其它部門間的信息共建共享的前 提和基礎(chǔ)，是地稅部門建設(shè)電子政務(wù)的具體表現(xiàn)。因此，必 須從國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的高度來看待地稅部門推廣使用 oa 軟件，從我國電子政務(wù)建設(shè)的總體目標(biāo)和要求來解決地稅 部門推廣使用 oa 軟件存在的各種問題，用信息化、網(wǎng)絡(luò)化 的理念對地稅部門公文處理工作進(jìn)