工作分析實施案例

1、J工作分析實施案例一、工作分析的背景1、XX煤炭公司簡介XX煤炭公司（以下簡稱公司）是某大型國有煤炭貿(mào)易集團（以下簡稱集 團公司）的全資子公司，成立于1992年，建立之初的主要業(yè)務是煤炭進出口 貿(mào)易。從1995年開始，我國煤炭市場價格全面放開，買方市場日漸形成；另一 方面，1995年出臺的煤炭法和煤炭工業(yè)部頒布的 九五”綱要都鼓勵減少煤 炭經(jīng)營的中間環(huán)節(jié)，煤炭用戶和煤炭銷售區(qū)的煤炭經(jīng)營企業(yè)有權(quán)直接從煤礦企 業(yè)購進煤炭。正是在這種形勢下，為避免煤炭貿(mào)易企業(yè)因受到煤炭供應、運輸和銷售三 方制約而帶來的脆弱性，從98年開始，公司開始了從貿(mào)易公司向煤炭業(yè)務一 體化經(jīng)營的探索和實踐，主要采取了如下三項措

2、施：第一，分別與主要客戶（電廠）共同投資組建合資公司，通過形成利益共同體穩(wěn)固和發(fā)展長期合作關(guān) 系；第二，為保證貨源的質(zhì)量和數(shù)量，公司先后投資控股三個洗煤廠；第三， 為了保證運輸?shù)募皶r性，公司又與某國有鐵路局合資成立儲運公司。自 98 年以來，公司發(fā)展業(yè)績良好，銷售收入年均增長率達到 30 以上， 成為集團公司人均利潤最高的二級子公司。 A 公司逐漸形成了以煤炭的進口、 出口和國內(nèi)銷售為主業(yè)，幾個非煤高風險產(chǎn)品為輔業(yè)的業(yè)務格局。2、工作分析的背景但是， 2002 年以來，公司面臨的外部環(huán)境進一步嚴峻。 2002 年初，國務 院公布了電力體制改革方案 ，要求電力行業(yè)實行廠網(wǎng)分開，競價上網(wǎng)。此 次電

3、力體制改革對 A 公司產(chǎn)生巨大的影響：一方面已形成穩(wěn)定關(guān)系的電廠將通 過兼并重組形成新的經(jīng)營實體，這意味著原有的合作關(guān)系不再穩(wěn)定；另一方面， 競價上網(wǎng)將引發(fā)電廠對成本的嚴格控制。在我國，煤炭成本占煤電成本的70以上，降低成本的壓力會在很大程度上轉(zhuǎn)移到煤炭采購上 ,這意味著電廠將對煤 炭的價格、質(zhì)量和供貨的及時性提出更高的要求。從公司業(yè)務運作來看，由于缺乏煤炭一體化產(chǎn)業(yè)鏈運作的經(jīng)驗，公司轉(zhuǎn)型 的過程并非一帆風順。 2002 年3 月，剛剛重組的南方某發(fā)電廠因為硫份超標 拒收 A 公司生產(chǎn)廠自產(chǎn)的整批貨物，給公司造成了價值 500 萬的損失， “三月 事件 ”加上 2002 年上半年銷售利潤的大幅

4、滑坡使公司更加深刻地意識到政策的 變化給曾經(jīng)牢固的客戶關(guān)系帶來的巨大影響，以及公司對煤炭的生產(chǎn)質(zhì)量、運 輸過程管理方面控制力度的薄弱。從公司的內(nèi)部管理來看， 2001 年2002 年 3月短短十五個月，先后有四、 五位公司的業(yè)務骨干提出辭職，主要原因集中在崗位職責不清，工作缺乏挑戰(zhàn) 性等方面。另一方面，公司現(xiàn)有員工基本由集團公司人力資源部調(diào)配調(diào)劑形成，員工結(jié)構(gòu)和素能現(xiàn)狀不能滿足公司運營和長期戰(zhàn)略目標實現(xiàn)的需要。2002年5月，集團公司實行新的人事政策，將逐漸下放副總經(jīng)理以下人 員的人事權(quán)力，二級公司和員工自主簽訂勞動合同。在這種背景下，公司認為提咼對煤炭供應鏈的控制的關(guān)鍵是提咼內(nèi)部管理 水平和

5、改進人力資源質(zhì)量。公司決定聘請咨詢公司進行人力資源管理診斷與設 計，在工作分析的基礎上，明確崗位責任，確定崗位的工作描述和工作規(guī)范，從 而為關(guān)鍵崗位配備勝任的員工。二、組織層次的工作分析-組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整原有組織結(jié)構(gòu)圖fe謹虞炭掘赤據(jù)決瓠壷國外魚厲盛康魚忘娛湊利一十非的國內(nèi)業(yè)爛炭用場祁兩十非嘉昱業(yè)務黒嚴品的務幵悒利計厲產(chǎn)品的的段廣建出口業(yè)勢創(chuàng)網(wǎng)度進業(yè)務陵和皆理從上圖可以看出公司原有組織結(jié)構(gòu)存在的主要問題在于:第一，公司總部只有 50 人，但是卻有 5 個管理層級（總經(jīng)理 副總部 門經(jīng)理一主管-助理），管理層次過多，跨度過小，導致每個層級的人都在做比自己職位層次低的工作，反應速度慢；第二，有兩個副

6、總對業(yè)務部門和職能部門進行混合管理，由于業(yè)務部門的業(yè)績更容易識別，不可避免會出現(xiàn)重業(yè)務輕管理，職能部門弱化的情況；第三，將煤炭業(yè)務分割成三個部門，增大了部門協(xié)作成本，嚴重影響對煤 炭產(chǎn)業(yè)鏈的控制；第四，將三種業(yè)務特點類似的非煤產(chǎn)品（為充分利用公司的財務優(yōu)勢而經(jīng) 營的產(chǎn)品，成功的關(guān)鍵在于財務風險控制）分割成兩個部門運作，不利于專業(yè) 化和資源共享，難以不斷增強公司的風險控制能力。調(diào)整后的組織結(jié)構(gòu)從強化內(nèi)部管理，從提高業(yè)務流程運作效率的角度來設 立部門。調(diào)整后的公司組織結(jié)構(gòu)如下圖：謂整后的組織結(jié)構(gòu)- - I - I =_一:護實&:茁I.r.”71.feJ.Ji?,;-,!-l lIJ.-lm.-i

7、lcl 11J1JA .i i B r B r r-F - - - - - fa丄:直封fla:DBS - -b- - - -hr - I H . ? S|辻曲*主&.:% - Ifc - r r L-F - _.- -r-. -.!.-.-a四、崗位層次的工作分析一以計劃調(diào)度主管為例計劃調(diào)度崗位是加強對煤炭業(yè)務鏈控制的關(guān)鍵崗位，在此以計劃調(diào)度主管 為例進行工作分析的介紹：1、工作分析方法：公司內(nèi)部資料分析本崗位和相關(guān)崗位的深度訪談和業(yè)務流程分析職位說明書問卷調(diào)查2、原崗位的工作分析診斷:（1）匯報關(guān)系：直接上級：項目小組經(jīng)理直接下級：無問題：該崗位人員在實際工作中主要向主管國內(nèi)貿(mào)易和主管投資

8、的兩位副 總經(jīng)理匯報，經(jīng)常出現(xiàn)多頭指揮的現(xiàn)象。（2）工作職責：收集和匯總生產(chǎn)、運輸和銷售的報表；協(xié)調(diào)公司生產(chǎn)經(jīng)營調(diào)度會議和編寫會議紀要；煤炭調(diào)度相關(guān)信息的上傳下達。問題： 履行職責的層次遠低于企業(yè)的實際需要。具體表現(xiàn)對煤炭業(yè)務流程 節(jié)點的審核監(jiān)督、信息分析和建議職能發(fā)揮不足，只起到了信息匯總和傳遞的 作用，這是公司對于煤炭業(yè)務鏈各個環(huán)節(jié)的控制作用發(fā)揮不足的一個重要原因。（3）協(xié)調(diào)關(guān)系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系：國內(nèi)貿(mào)易部、投資部、項目小組外部協(xié)調(diào)關(guān)系：三個生產(chǎn)廠、儲運公司問題：履行職責的層次遠低于企業(yè)的實際需要。尚未統(tǒng)一信息流的進口和 出口，尚未使信息在企業(yè)內(nèi)部合理共享，供應鏈信息管理和共享職能發(fā)揮不足。

9、（4）任職人員信息：崗位定員： 3 人學歷：2人本科，1人專科專業(yè)：1人貿(mào)易，1人英語，1人管理經(jīng)驗：平均具備2年煤炭進出口貿(mào)易經(jīng)驗問題：原崗位任職人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)不符合崗位要求，普遍缺乏供應鏈管理 和計劃調(diào)度的相關(guān)技能和經(jīng)驗。3、調(diào)整后崗位的工作說明書 在原有崗位工作分析和診斷的基礎上，進行工作描述，編寫工作規(guī)范，改 進的著眼點如下：增強對煤炭業(yè)務流程節(jié)點的審核和監(jiān)督職能；增強對產(chǎn)供銷的計劃控制職能； 增強供應鏈信息管理和共享職能； 區(qū)分需要較高和較低經(jīng)驗技能的工作，以此區(qū)分主管和助理的工作職責， 使主管這一關(guān)鍵崗位工作豐富化。形成的職位說明書如下：計劃調(diào)度主管職位說明書所在部門計劃調(diào)度主管煤

10、倉部直接上級直接下級煤炭部懇監(jiān)計劃調(diào)度瞅理崗位編號 崗位定員 工費等級 薪酬類型所轄人員崗位分析日期2002年10月負貴監(jiān)替調(diào)度制度萸建設卷落實貢責匯篡并平筒生產(chǎn)“采購與銷售計劃，編制煤嵐業(yè)務月度學營討劃，蛆甥煤議業(yè)務月度翠營分析會悅負盍俎筋居開周調(diào)度例會負赤日常調(diào)度工作，協(xié)謂鐵路諼輸和港口作業(yè)負責煤議業(yè)務自嚴煤采購的商務初行工榨負盍審核裝弟方案貢貴供應軽苗畠的收集、螫理*滬h轉(zhuǎn)遞工作憲成上皴畫孫的其他任齊TfEffiiS：職責表謹：貢責監(jiān)督謂度制度的建設忌革究工作結(jié)果分送單位監(jiān)督、規(guī)范TF屬生產(chǎn)企業(yè)耗儲運公司的調(diào)度制度建設、備故舸電善工作煤按業(yè)務謂度 制度煤康部懸監(jiān)落實下雋生產(chǎn)企業(yè)辛協(xié)運公司

11、的調(diào)度恬息規(guī)范化建設工作，包楮規(guī)范表格的填頁、館息傳遇時間等時調(diào)虞制度鬪適應性進行評價，并提岀改進建儀調(diào)度制度適應 性許價挹告FJ432煤按部俎筋落實調(diào)度制度的故善工祚工作任務職責職責表述：負責匯總并平衡生產(chǎn).采購與銷售計劃，編制煤按業(yè)務月廈經(jīng)營計劃，如織煤按業(yè)務月度經(jīng)營分析會議工作結(jié)果分送單位工作任務收集.匯總各壞節(jié)上月經(jīng)營計劃執(zhí)行情幾收集各壞節(jié)的生產(chǎn)、采購、銷售計劃經(jīng)平衡后編制煤按業(yè)務月度經(jīng)營計劃煤炭業(yè)務月廈 經(jīng)營計劃煤炭部 總監(jiān)蛆織煤戰(zhàn)業(yè)務月度經(jīng)營分析會議煤炭部 總監(jiān)下發(fā)煤炭業(yè)務月度經(jīng)營計劃職責職責表述：貢責俎織召開周調(diào)度例會工作結(jié)果分送單位工作任務召集與會人員多加周謂度例會說明調(diào)度例會

12、內(nèi)容，負貴會議記錄工作謂度會會議記錄 FJ433本崗位省存編撰調(diào)度例會會議兒要，經(jīng)碩導批樂后下發(fā)會議紀要JY7煤炭事業(yè)部總監(jiān)下達調(diào)度會會議決議拶令調(diào)度通務M1-B14下屬生產(chǎn)企業(yè)公司講謂、監(jiān)督謂廈會決議的軌行職職責表述：負責日常調(diào)度工作，協(xié)調(diào)拱路運輸和港J作業(yè)工作結(jié)果分送單位責葵加公司月度經(jīng)營計劃會議，按計劃負責處理楓限內(nèi)日常謂度間懸，上報值班 領導處理楓限外日常調(diào)度問題調(diào)度通矢1下屬生 產(chǎn)企業(yè) 和儀運公司四負責下達調(diào)度棉令，協(xié)調(diào)拱路運輸和港口作業(yè)調(diào)度通知下屬生產(chǎn)企業(yè)公司向生產(chǎn)企業(yè)和儲運公司索要揺令執(zhí)行情況良饋反饋傳息煤炭卻總監(jiān)工作任務跟腺謂度梧令的軌行情況，向直接上披反饋枝行結(jié)果反饋傳息煤按

13、部總監(jiān)職職責表述：負賁煤炭業(yè)務自產(chǎn)煤采購的商務執(zhí)行工作工作結(jié)果分送單 位責負貴自產(chǎn)煤炭的合同簽訂煤炭采購合同煤按部總監(jiān)五負責煤炭供應過程歸執(zhí)行監(jiān)替工作任務貢責自產(chǎn)煤按采購的結(jié)第職職責表述：負責申核裝船方采工作結(jié)果分送單位責接收儲適公司傳真過來的漿船方案六計算榮招質(zhì)瑩棉標，審核蘇妬方案的可行性，簽罟審核意見裝船方案審核 懣見煤炭部總監(jiān)工作任務呈報裝船方采給煤按事業(yè)部總監(jiān)審批下達審批后的榮妬方案審批后的裝船 方案M1-Y29儲運公司職責七職責表述：貢責供應鏈侍息卸收集、整理、分析、轉(zhuǎn)遞工作工作結(jié)果分送單位工作任務負責接收各部門傳來的業(yè)務住息，包括船期佶息.裝船住息等負賁收集煤按業(yè)務供僉輕運作住息，

14、包括日址度表等負賁轉(zhuǎn)遞煤按業(yè)務供應軽運作信息給供應鏈相關(guān)部門、單位調(diào)度通矢煤按部 各部門、下屬生產(chǎn)企業(yè) 和儲運公司整理歸類日席運作間題，填寫日謂度間題匯總表煤炭生產(chǎn)經(jīng)營 間題匯總表M1-B15煤按部總監(jiān)分析處理供應縫傳息，填頁月調(diào)度倍息分析報告月調(diào)廈信息分析報告FJ434煤按部總監(jiān)整理歸檔供應鏈住息，建立謂度傳息文檔調(diào)度傳息文檔本崗位職責A職責表述：憲成上圾炙辦的實他任務對直接節(jié)屬的獎懲.培訓有提鳥和雄說楓，有一定的若核評輸機無業(yè)務執(zhí)桿楓（調(diào)度制度飆行情況的監(jiān)督楓r調(diào)度儘息做某楓r調(diào)度指令執(zhí)佇 檢晝根*日調(diào)度會議的蛆鎳楓u裝魁扮案藥審核根鐵蹲運輸舸港作業(yè)的 協(xié)調(diào)楓）工柞董至：外煤炭業(yè)務下屬控殷子金XR儲謹公司等工