《OFFICE培訓(xùn)中心》PPT課件.ppt

1、2021/3/27,xize_,1,OFFICE辦公軟件系列培訓(xùn),2021/3/27,xize_,2,OFFICE家族成員,WORD EXCEL POWERPOINT OUTLOOK ACCECC,2021/3/27,xize_,3,介紹,今天就讓我們來認(rèn)識(shí)神奇的電子表格,EXCEL,2021/3/27,xize_,4,中文EXCEL的基本操作 工作表的建立與編輯 格式化工作表 多工作表的應(yīng)用 數(shù)據(jù)圖表化 數(shù)據(jù)管理和分析,在本次培訓(xùn)中你將學(xué)到哪些內(nèi)容？,2021/3/27,xize_,5,為什么要學(xué)習(xí)EXCEL？,2004年的銷售總結(jié)？ 2005年的銷售計(jì)劃？ 公司對(duì)我們的要求越來越高？ 面對(duì)

2、公司內(nèi)部財(cái)務(wù)狀況的審查？ 張經(jīng)理逼我們分析這個(gè)和那個(gè)？ 面對(duì)邢經(jīng)理無時(shí)無刻的堅(jiān)督？ 申格的新鮮血液讓我們感到緊迫感？,2021/3/27,xize_,6,課程是怎樣安排的？,中文EXCEL的基本操作（半課時(shí)） 工作表的建立與編輯（半課時(shí)） 格式化工作表（一課時(shí)） 多工作表的應(yīng)用（一課時(shí)） 數(shù)據(jù)圖表化（兩課時(shí)） 數(shù)據(jù)管理和分析（三課時(shí)）,2021/3/27,xize_,7,概述,圖表,管理,分析,應(yīng)用,格式化,透視,建立,編輯,基礎(chǔ),2021/3/27,xize_,8,詞匯,術(shù)語詞匯 標(biāo)題欄、工具欄、格式欄、工作簿、工 作表、窗口、單元格、序列、填充、公 式、函數(shù)等等。,2021/3/27,xi

3、ze_,9,主題一：EXCEL的基本操作,認(rèn)識(shí)中文EXCEL 1、啟動(dòng)中文EXCEL 2、EXCEL應(yīng)用程序窗口 3、EXCEL工作簿窗口,2021/3/27,xize_,10,啟動(dòng)程序示例畫面,2021/3/27,xize_,11,應(yīng)用程序窗口,標(biāo)題欄,菜單欄,常用工具欄,格式工具欄,列號(hào),行號(hào),單元格,名稱框,數(shù)據(jù)編輯區(qū),2021/3/27,xize_,12,工具欄格式欄,2021/3/27,xize_,13,EXCEL工作簿窗口,1、工作簿 一個(gè)工作簿是由若干個(gè)工作表組成，用戶可以插入工作表也可以編輯刪除工作表，如同往一個(gè)活頁(yè)夾里面放入一張紙或取出一張紙一樣。一個(gè)工作簿就稱為一個(gè)EXCE

4、L文件。我們可以在同一個(gè)工作簿的不同工作表上分別存儲(chǔ)相關(guān)數(shù)據(jù)，例如：銷售月報(bào)表。 2、工作表 工作表也稱電子表格，是EXCEL存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)的地方。新建一個(gè)工作薄時(shí)顯示的是它的第一個(gè)工作表。每一個(gè)工作表都是由行和列組成的二維表格，列標(biāo)題用字母A，B，表示，共256列；行標(biāo)題用數(shù)字1，2，65536表示，共65536行，這樣一個(gè)工作表就有256*65536個(gè)由行和列組成的單元格。,2021/3/27,xize_,14,編輯區(qū)菜單,2021/3/27,xize_,15,EXCEL工作簿窗口,3、單元格和單元區(qū)域 行和列相交形成單元格，它是存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的基本單位。每個(gè)單元格都有唯一的地址：列標(biāo)+行號(hào)，如

5、第1行第B列相交處的單元格地址用B1來表示。 單元格區(qū)域是用它的左上角和右下角單元格地址來表示的。如：?jiǎn)卧駞^(qū)域A1：A3包括A1，A2，A3三個(gè)單元格；單元格區(qū)域B2：C3包括B2，B3，C2，C3四個(gè)單元格。 活動(dòng)單元格或單元格區(qū)域的右下角帶有一個(gè)小方塊，稱為填充柄。當(dāng)鼠標(biāo)指針移到填充柄時(shí)變?yōu)?形狀，這時(shí)，拖動(dòng)填充柄可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)序列填充。,2021/3/27,xize_,16,EXCEL工作簿窗口,4、工作表標(biāo)簽 在工作簿的底部可以看到“sheet1”、“sheet2”，工作表標(biāo)簽，它事實(shí)上是各工作表的名稱。但由于這樣的名字不能反映工作表中的內(nèi)容，所以，往往需要對(duì)它們重命名（通過雙擊鼠標(biāo)或單

6、擊右鍵來實(shí)現(xiàn)）。 如果工作表過多可以通過調(diào)整 按扭來查看,2021/3/27,xize_,17,工作簿文件的基本操作,1、創(chuàng)建新工作簿 “Book1”內(nèi)含三個(gè)空工作表 2、打開工作簿 鼠標(biāo)雙擊某個(gè)EXCEL文件或“Ctrl+O”快捷鍵，執(zhí)行“文件”“打開”即可。 3、保存工作簿 工具欄快捷鍵，“文件”另存為，注意你把我的文件存到哪兒去了？“路徑”,2021/3/27,xize_,18,主題二:工作表的建立與編輯,工作表的基本操作 選定活動(dòng)單元格或單元區(qū)域 1、單個(gè)單元格 2、單元格區(qū)域 3、非鄰近單元格或單元格區(qū)域 4、大范圍的單元格區(qū)域（shift） 5、整行、整列 6、相鄰的多行或多列（C

7、trl） 7、工作表的所單元格 8、增加或減少當(dāng)前選定單元格區(qū)域,2021/3/27,xize_,19,工作表的建立與編輯,工作表數(shù)據(jù)的輸入 1、文本輸入 2、數(shù)值輸入（加單 引號(hào)） 3、日期和時(shí)間數(shù)據(jù) 例一：個(gè)人工資情況表 編號(hào) 姓名 出生年月 基本工資 獎(jiǎng)金 實(shí)發(fā) 李小林 1970-1-20 600 王小杰 1972-11-9 400 葉華 1971-5-4 550,2021/3/27,xize_,20,數(shù)據(jù)填充,一、序列類型 1、等差序列 2、等比序列 3、日期序列 4、自動(dòng)填充序列 二、填充序列 1、使用對(duì)話框填充數(shù)據(jù)序列 2、快捷方式填充數(shù)據(jù)序列 3、自定義序列,2021/3/27,

8、xize_,21,輸入公式,一、公式的建立：輸入等號(hào)“=” 加+、減-、乘*、除/ 大于、小于 例題二： 在例題一上按“獎(jiǎng)金”等于“基本工資”的30%和“實(shí)發(fā)”等于“基本工資”加 “獎(jiǎng)金”，分別計(jì)算“李小林”的獎(jiǎng)金和實(shí)發(fā)數(shù)。,2021/3/27,xize_,22,步驟,1、打開例題一，選定工作表 2、單擊“李小林”的“獎(jiǎng)金”對(duì)應(yīng)的單元格E3 3、在E3中輸入公式“=D3*30%”，確認(rèn)。 4、單擊“李小林”的“實(shí)發(fā)數(shù)”對(duì)應(yīng)的單元格F3。 5、在F3中輸入“=D3+E3”，確認(rèn)。,2021/3/27,xize_,23,OK.讓我們來看一則例題,習(xí)題一 1. 在工作表Sheet3中, 從單元格A1

9、開始, 輸入以下數(shù)據(jù); 某校高考原始成績(jī)登記表 編號(hào) 姓名 語文 數(shù)學(xué) 001 陳京遙 90 56 002 劉立清 87 62 003 張成洪 70 66,2021/3/27,xize_,24,余下的幾點(diǎn)補(bǔ)充,單元格的引用方式 1、單元格的引用類型：相對(duì)引用、絕對(duì)引用、混合引用。 相對(duì)引用：直接在單元格中輸入“=B1+B2” 絕對(duì)引用：絕對(duì)引用的單元格地址、列標(biāo)和行號(hào)前面都帶有“$”符號(hào)。例如：$B$3就是絕對(duì)引用。 混合引用：例如：=C5/$B$9就用分別用不同單元格里的數(shù)據(jù)分別除以目標(biāo)單元格。,2021/3/27,xize_,25,Excel 常用函數(shù),2021/3/27,xize_,26

10、,15. 格式化工作表,15.1數(shù)據(jù)的格式化(介紹一個(gè)菜單“格式”-“單元格” 15.1.1設(shè)置數(shù)字格式 這兩個(gè)按鈕值得注意?“格式刷” 15.1.2設(shè)置字體字號(hào)字形顏色(整個(gè)格式欄的介紹) 15.1.3設(shè)置數(shù)據(jù)的對(duì)齊方式(CTRL+1怎么用啊?) 15.1.4條件格式,2021/3/27,xize_,27,15.2 單元格的格式化,15.2.1 調(diào)整單元格列寬 15.2.2 調(diào)整單元格行高 15.2.3 設(shè)置邊框 15.2.4 設(shè)置底紋 15.2.5 復(fù)制格式 15.2.6 自動(dòng)套用格式,2021/3/27,xize_,28,15.3 打印工作簿,15.3.1 設(shè)置打印格式 一般情況下需要根

11、據(jù)頁(yè)面設(shè)置參數(shù)確定打印的紙張大小頁(yè)邊距和頁(yè)面方向等等. 設(shè)置分頁(yè)符、設(shè)置打印區(qū)域、頁(yè)面設(shè)置 15.3.2 打印預(yù)覽 15.3.3 打印工作表,2021/3/27,xize_,29,16 多工作表的應(yīng)用,16.1 同一工作簿中多工作表的操作 1、插入工作表 2、復(fù)制或移動(dòng)工作表 3、刪除工作表 4、設(shè)置成組工作表,2021/3/27,xize_,30,16.2 多窗口操作,16.2.1 工作表窗口拆分 1、水平拆分成兩個(gè)窗口 2、垂直拆分成兩個(gè)窗口 3、交叉拆分成四個(gè)窗口 4、取消窗口拆分,2021/3/27,xize_,31,16.2.2 多窗口的創(chuàng)建與關(guān)閉,1、同一工作簿的多窗口使用 如果要

12、查看同一工作表的不同部分，或者查看同一工作簿的多個(gè)工作表，怎么辦？ 新建窗口然后進(jìn)行重排 2、不同工作簿的多窗口使用 如要查看不工作簿的多個(gè)窗口怎么辦？,2021/3/27,xize_,32,16.3 工作表的鏈接,16.3.1 同一工作簿中不同工作表之間建立鏈接 16.3.2 在不同工作簿之間建立鏈接關(guān)系 不同工作表之間建立鏈接后,當(dāng)源單元格中的內(nèi)容發(fā)生變化時(shí),目 標(biāo)單元格也隨之發(fā)生相應(yīng)的變化。,2021/3/27,xize_,33,17 數(shù)據(jù)圖表化,17.1 創(chuàng)建簡(jiǎn)單圖表 17.1.1 圖表的類型和組成要素 折線圖、柱形圖、條形圖、餅圖等。 17.1.2 嵌入圖表 17.1.3 創(chuàng)建圖表工

13、作表,2021/3/27,xize_,34,圖表標(biāo)題,繪圖區(qū),Y軸,Y軸標(biāo)題,X軸,X軸標(biāo)號(hào),圖例,圖表區(qū)域,2021/3/27,xize_,35,（a）“圖表向?qū)?圖表類型”對(duì)話框,（b）“圖表向?qū)?數(shù)據(jù)圖表源”對(duì)話框,2021/3/27,xize_,36,（c）“圖表向?qū)?圖表選項(xiàng)”對(duì)話框,（d）“圖表向?qū)?圖表位置”對(duì)話框,2021/3/27,xize_,37,2021/3/27,xize_,38,17.2 編輯圖表,17.2.1 修改圖表元素 17.2.2 使用“圖表”工具表 17.2.3 更改圖表數(shù)據(jù) 1、鼠標(biāo)指向目標(biāo)圖表，增加數(shù)據(jù)，執(zhí)行“圖表”“添加數(shù)據(jù)” 2、在圖表中刪除數(shù)據(jù),2

14、021/3/27,xize_,39,圖表對(duì)象,圖表對(duì)象格式屬性,圖表類型,圖例,數(shù)據(jù)表,按行,按列,斜排文字,2021/3/27,xize_,40,用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊目標(biāo)圖表，選擇“圖表”,2021/3/27,xize_,41,18 數(shù)據(jù)管理和分析,18.1 數(shù)據(jù)清單的建立與編輯 18.1.1 數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)據(jù)清單 18.1.2 定義名稱 18.1.3 使用“記錄單”對(duì)話框,2021/3/27,xize_,42,18.2 數(shù)據(jù)排序,18.3 數(shù)據(jù)的篩選 18.3.1 自動(dòng)篩選功能 18.3.2 高級(jí)篩選 18.4 數(shù)據(jù)分類匯總 18.5 合并計(jì)算,2021/3/27,xize_,43,18.6 數(shù)據(jù)透

15、視表,18.6.1 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表 18.6.2 更改數(shù)據(jù)透視表,2021/3/27,xize_,44,數(shù)據(jù)透視表本質(zhì)上是從數(shù)據(jù)庫(kù)中產(chǎn)生的一個(gè)動(dòng)態(tài)匯總報(bào)告。 數(shù)據(jù)透視表可以把無窮多的行列數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)有意義的表述。 例：這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)由一個(gè)有三個(gè)分行的銀行的每日新賬目信息組 成，它包括350條記錄，并跟蹤如下類型的信息： 每個(gè)賬戶的開戶日期 賬戶金額 賬戶類型（CD、核算賬戶、儲(chǔ)蓄存款賬戶和IRA） 誰開的賬戶（出納員或新賬戶代表人） 賬戶是在哪個(gè)分行開的（中央分行、西部分行或北部分行） 賬戶是新建賬戶還是現(xiàn)有賬戶,2021/3/27,xize_,45,創(chuàng)建計(jì)算字段或計(jì)算項(xiàng)目 計(jì)算字段:從數(shù)據(jù)透視

16、表的字段中創(chuàng)建新字段。計(jì)算字段必須位于數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)區(qū)域（不能在行、列或頁(yè)面區(qū)域內(nèi)使用計(jì)算字段）。 計(jì)算項(xiàng)目：計(jì)算項(xiàng)目使用數(shù)據(jù)透視表的一個(gè)字段中其他項(xiàng)目的內(nèi)容。計(jì)算項(xiàng)目必須位于數(shù)據(jù)透視表的行、列或頁(yè)面內(nèi)（不能在數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)使用計(jì)算字段）。 21.4.1 插入計(jì)算字段的步驟，它由“銷售額”字段除以“銷售量”字段得出： 1、把單元格指針移到數(shù)據(jù)透視表的任意位置。 2、使用“數(shù)據(jù)透視表”工具欄，選擇“數(shù)據(jù)透視表”“公式”“計(jì)算字段”命令。顯示“插入計(jì)算字段”對(duì)話框； 3、在“名稱”框中輸入一個(gè)描述性的名字，并在“公式”欄中指定一個(gè)公式。這個(gè)公式可以使用其他字段和工作表函數(shù)。計(jì)算字段名為“平均單位價(jià)格

17、”，公式如下顯示：=銷售額/銷售數(shù)量 4、單擊“添加”按鈕，增加一個(gè)新字段。 5、單擊“確定”按鈕，關(guān)閉“插入計(jì)算字段”對(duì)話框,2021/3/27,xize_,46,21.4.2 在數(shù)據(jù)透視表中插入計(jì)算項(xiàng)目 創(chuàng)建計(jì)算項(xiàng)目來計(jì)算一月、二月、三月的數(shù)據(jù)總數(shù)（季度Qtr1來表示） 步驟如下： 1、把單元格指針移動(dòng)到包含要進(jìn)行計(jì)算的字段的數(shù)據(jù)透視表的行、列或頁(yè)面區(qū)域。本例中，單元格指針應(yīng)該在月區(qū)域。 2、使用“數(shù)據(jù)透視表”工具欄，選擇“數(shù)據(jù)透視表”“公式”“計(jì)算項(xiàng)”命令。顯示插入計(jì)算字段對(duì)話框。 3、在“名稱”欄中為新的項(xiàng)目輸入名字，并在“公式”欄輸入公式。公式可以使用其他字段的項(xiàng)目，但不能使用工作表函數(shù)。 例如：新字段名為Qtr-1，公式如下： =Jan+Feb+Mar 4、單擊“添加”按鈕 5、重復(fù)步驟3和4為Qtr-2（=Ap