采購控制程序(程序文件版)

1、受控狀態(tài):鄂爾多斯市天地華潤煤礦裝備有限責(zé)任公司采購控制程序文件編號：TDHR-ZLTX-CX- 分發(fā)號：編 制：梁衛(wèi)民審 核：批 準(zhǔn)：采購控制程序1.目的對采購過程進(jìn)行有效控制，確保所采購的物資符合規(guī)定要求。2適用范圍適用于對煤礦綜采、綜掘設(shè)備檢修服務(wù)用物資采購全過程的 控制。3 職責(zé)3. 1營銷副總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)物資供應(yīng)部負(fù)責(zé)本程序的編制、修訂并監(jiān) 督實施。3. 2物資供應(yīng)部對供方進(jìn)行評價和選擇，填寫、保存調(diào)查及評價 記錄并編制采購計劃、負(fù)責(zé)煤礦綜采、綜掘設(shè)備檢修服務(wù)用物資的采 購。3. 3技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)提供煤礦綜采、綜掘設(shè)備檢修服務(wù)用物資采 購方而的技術(shù)文件，并對負(fù)責(zé)采購的物資進(jìn)行驗證。3.

2、4生產(chǎn)部提出采購申請，相關(guān)部門參與對供方的評價和選擇。4. 工作程序4.1煤礦綜采、綜掘設(shè)備檢修服務(wù)用物資分類考慮采購物資對煤礦綜采、綜掘設(shè)備檢修服務(wù)質(zhì)量影響的重要程 度、技術(shù)含量等因素，將煤礦綜采、綜掘設(shè)備檢修服務(wù)用物資分為A、 B、C三類。具體分類詳見煤礦綜采、綜掘設(shè)備檢修物資分類清單。4. 2對供方的評價4. 2. 1由物資供應(yīng)部對現(xiàn)有的供應(yīng)商名單進(jìn)行整理。對A類產(chǎn)品 列出預(yù)選供應(yīng)商名冊，制定選擇、評價和重新評價供方的準(zhǔn)則。 并對名單中的供方逐一調(diào)查，從中對每一種煤礦綜采、綜掘設(shè)備檢修 服務(wù)用物資選出2-3家合格供方并列出合格供方名單。對B、C類煤 礦綜采、綜掘設(shè)備檢修服務(wù)用物資可以直接

3、選擇供應(yīng)商。4. 2. 2由物資供應(yīng)部收集供方的有關(guān)資料包括但不僅限于：a）對A類物資向供應(yīng)商收集經(jīng)營許可證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品技 術(shù)說明、產(chǎn)品檢驗測試報告、質(zhì)量體系認(rèn)證證書復(fù)卬件及上述其他合 法證件復(fù)卬件。b）對B類應(yīng)向供方索要其產(chǎn)品合格證和生產(chǎn)經(jīng)銷單位合法資質(zhì) 復(fù)卬件文件進(jìn)行查驗。c）對C類應(yīng)向供應(yīng)商索要其產(chǎn)品合格證進(jìn)行查驗。如無法提供 合格證明文件，經(jīng)采購員進(jìn)行外觀驗證合格即可。4.2.3選擇評價合格供方的準(zhǔn)則：a）如果供應(yīng)商能提供第三方質(zhì)量認(rèn)證證書，可直接納入合格供 方名單。b）對于長期為木公司供貨，質(zhì)量穩(wěn)定可靠且在本年度內(nèi)各種供 貨合格率在90%以上，且提供的不合格品未對公司的生產(chǎn)產(chǎn)生

4、不良影 響的，將其評為合格供方。c）對于其他供方則應(yīng)根據(jù)收集到的各種資料進(jìn)行選擇評價，其 準(zhǔn)則是各項合法資料齊全、企業(yè)技術(shù)水平、生產(chǎn)能力及質(zhì)量檢測能力 能達(dá)到木公司要求、以往產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定、價格合理、供貨及時且能滿 足木公司需要的可評為合格供方。d）對于具有唯一供方性質(zhì)的物資，由采購員收集供方一切合法 資質(zhì)證明材料，報營銷副總經(jīng)理審核及總經(jīng)理批準(zhǔn)后，供方可直接列 入合格供方名單。4. 2. 4收集供方資料的方式a）可以到供方現(xiàn)場調(diào)查索取。b）證件調(diào)查，郵寄資料。c）索取的資料可以是加蓋單位公章的復(fù)印件。4. 2. 5對供方評價的方式4. 2. 5. 1物資供應(yīng)部組織市場營銷部、技術(shù)質(zhì)量部、生產(chǎn)部

5、等有 關(guān)部門對預(yù)選供方進(jìn)行評價，依據(jù)調(diào)查結(jié)果和供方按木公司要求提供 產(chǎn)品的能力及選擇和評價供方的準(zhǔn)則，選岀合格的供方，列入合格 供方名單。物資供應(yīng)部人員填寫供方評價記錄。4. 2. 5. 2營銷副總經(jīng)理負(fù)責(zé)在合格供方名單上審核簽字并報 公司總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后確立我公司的合格供方。4. 3對合格供方的控制4. 3. 1物資供應(yīng)部需了解合格供方向我公司各次供貨的質(zhì)量情 況，填寫供方供貨質(zhì)量記錄，對供方進(jìn)行必要的控制。4. 3. 2技術(shù)質(zhì)量部質(zhì)檢員對供方提供產(chǎn)品的質(zhì)量進(jìn)行驗證并將 結(jié)果報與物資供應(yīng)部。采購員發(fā)現(xiàn)采購不合格時應(yīng)及時與供方取得聯(lián) 系處置。4.3.3我公司在每年的12月31 FI前，由物資供

6、應(yīng)部組織相關(guān) 人員對供方進(jìn)行復(fù)審。對于新的供方按本程序4.2中的規(guī)定進(jìn)行評 價。對于本年度合格供方，由物資供應(yīng)部對其木年度的供貨質(zhì)量業(yè)績 進(jìn)行復(fù)審，所供物資合格率大于等于90%的可列入下一年度合格供 方名單，低于90%的應(yīng)取消其合格供方的資格。4.3.4物資供應(yīng)部完成供方調(diào)查、評價與復(fù)審后，將合格供方列 入合格供方名單，營銷副總經(jīng)理審核，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后正式生效。4.3.5物資供應(yīng)部應(yīng)填寫并保存供方調(diào)查、評價、監(jiān)控與復(fù)審中 的各種記錄。4. 4采購信息4.4.1生產(chǎn)部根據(jù)工作需求填寫物資需用計劃，應(yīng)清楚地寫 明采購物資名稱、型號、規(guī)格、性能、技術(shù)及質(zhì)量要求、需求日期， 必要時需提供采購物資的圖樣

7、、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)。經(jīng)主管技術(shù)員審核、生產(chǎn) 部副部長及以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報物資供應(yīng)部。物資供應(yīng)部根據(jù)庫存情 況和物資需用計劃，編制物資采購計劃并進(jìn)行采購。4.4.2必要時，采購物資應(yīng)包括對供方產(chǎn)品、程序、過程和設(shè)備 的要求、人員資格的要求、質(zhì)量管理體系的要求。4.4.3在與供方溝通前，營銷副總經(jīng)理對采購文件和資料進(jìn)行認(rèn) 真研究，并審批簽字，以確保規(guī)定的采購要求是充分的。4.4.4物資供應(yīng)部制定的物資采購計劃應(yīng)包括物資名稱、級 別、數(shù)量、質(zhì)量要求。物資采購計劃在實施前，應(yīng)由營銷副總經(jīng) 理審批，確保采購要求的適宜性和充分性。4.4.5物資供應(yīng)部在采購前，應(yīng)審閱煤礦綜采、綜掘設(shè)備檢修 物資分類清單、合格供方名

8、單及所有相關(guān)采購文件和資料，然后按以下規(guī)定完成采購任務(wù)：a）對于A類物資，物資供應(yīng)部應(yīng)在本年度的合格供方名單 中的供方比質(zhì)比價，選擇合適的供方進(jìn)行采購。對未列入合格供方 名單的供方不能直接進(jìn)行采購。b）對B類物資，在采購時，應(yīng)索取其合格證明文件。c）對一次性購買的小批量輔助性煤礦綜采、綜掘設(shè)備檢修服務(wù) 用物資，應(yīng)要求供方提供該物資的質(zhì)量證明文件，以證明其符合規(guī)定 的要求。4.4.6我公司采購合同應(yīng)由執(zhí)有法人委托書的人員與供貨方簽 訂。4.5采購物資的驗證我公司通過對采購物資的驗證，進(jìn)一步加強(qiáng)對采購環(huán)節(jié)的有效控 制。4.5.1技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)對采購物資進(jìn)行驗證。驗證包括外觀檢 驗，查驗產(chǎn)晶合格證，

9、供方出具的質(zhì)量檢驗報告單。對于A類 物資需進(jìn)行檢驗或試驗的，由技術(shù)質(zhì)量部按本手冊產(chǎn)品的監(jiān)視和測 量控制程序及相關(guān)原煤礦綜采、綜掘設(shè)備檢修服務(wù)用物資標(biāo)準(zhǔn)和驗 證標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定執(zhí)行。4. 5. 2當(dāng)木公司或木公司的顧客需要在供方的現(xiàn)場對采購物資 進(jìn)行驗證時，應(yīng)由采購員在采購信息中對驗證的安排及放行的方法做 出規(guī)定，得到對方認(rèn)可后，方可實施。4.5.3采購物資到公司后，物資供應(yīng)部通知技術(shù)質(zhì)量部進(jìn)行檢 驗。對合格品進(jìn)行接收，由庫房管理員辦理入庫手續(xù)；對不合格物資, 按不合格品控制程序進(jìn)行評審和處置，對須退、換貨的，由采購 員與供方取得聯(lián)系，辦理退、換手續(xù)。4. 6物資供應(yīng)部收集并保存本程序相關(guān)記錄。5相關(guān)文件5.