中小企業(yè)信息化建設(shè)管理方案規(guī)劃設(shè)計

1、中小企業(yè)信息化建設(shè)管理方案規(guī)劃設(shè)計一、信息化建設(shè)規(guī)劃公司信息化建設(shè)需要涉及整個業(yè)務(wù)流程和管理過程，它包括公司的的經(jīng)營、計劃、合約、技術(shù)、質(zhì)量、安全、施工、材料、設(shè)備、人力資源以及成本管理等各個重要環(huán)節(jié)，幾乎涉及公司所有人員。因此，這將是一個非常龐大的工程。公司信息化建設(shè)的目標是達到“一個中心、兩級管控、三個集中、四控三管一協(xié)調(diào)”的目的。為此，需要建立以項目管理系統(tǒng)為核心，結(jié)合合同管理、計劃管理、質(zhì)量管理、材料管理、采購管理、設(shè)備管理、客戶關(guān)系管理、人力資源管理、財務(wù)管理、行政辦公管理、文檔管理等功能的統(tǒng)一的企業(yè)管理信息平臺。建立這樣一個涉及公司方方面面的系統(tǒng)，工作量將十分巨大，絕不可能一蹴而就

2、。為了有效地完成公司的信息化工作，建議采取統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施的建設(shè)方式。一次性進行公司信息化建設(shè)的整體規(guī)劃，完成需求分析和系統(tǒng)的整體涉及；實施過程則按照業(yè)務(wù)的重要程度和對信息化要求的緊迫程度和準備完善程度排序，逐步進行實施，保證實施一塊成功一塊。一方面可以保證信息化實施的有效性，同時也可以避免一次性投入過大，從而盡可能減少信息化建設(shè)對資金的壓力。根據(jù)目前公司的現(xiàn)有系統(tǒng)情況：財務(wù)部已采用了網(wǎng)絡(luò)版的用友財務(wù)系統(tǒng)，實施了部門級的信息化；合同部則采用廣聯(lián)達造價軟件作為業(yè)務(wù)應(yīng)用，但均為桌面系統(tǒng)，尚未做到聯(lián)網(wǎng)，數(shù)據(jù)、信息沒有實現(xiàn)共享；其他部門均沒有任何針對性的應(yīng)用。因此，公司的信息化可初步分為幾大部分：(

3、一) 企業(yè)級辦公自動化系統(tǒng)（OA）建設(shè)覆蓋全公司（含子分公司和各項目部）的辦公自動化管理系統(tǒng)。以此將日常的事務(wù)性工作先行納入系統(tǒng)，并建立各級領(lǐng)導(dǎo)與員工使用網(wǎng)絡(luò)和電腦進行事務(wù)管理的習(xí)慣。將各種日常工作的流程進行科學(xué)的梳理和合理的規(guī)劃，通過系統(tǒng)的建立和使用的過程，逐步改善工作流程、規(guī)范管理、提高效率。OA系統(tǒng)是處理公司內(nèi)部的事務(wù)性工作，輔助管理，提高辦公效率和管理手段的系統(tǒng)。公司需要建立的協(xié)同辦公(OA)系統(tǒng)就是基于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以“工作流”為引擎、以“知識文檔”為容器、以“信息門戶 ”為窗口，使公司內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信

4、息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。公司的OA應(yīng)包括一些基本的功能模塊：管理工作流程、知識目錄架構(gòu)、信息門戶框架，以更便捷、更簡單、更靈活、更開放的滿足日常OA辦公需求。公司應(yīng)用協(xié)同OA系統(tǒng)，總體具備以下幾大價值點：(1). 落實管理制度、工作流程自動化這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效率的協(xié)作。目前的企業(yè)和單位都存在著大量的工作流程，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報，等等，都是一些流程化的工作，每個單位都會有大量的流程。通過實現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項工作，提高單位協(xié)同工作的效率，極大的減少中間環(huán)節(jié)的摩擦。(2

5、). 知識文檔自動化管理的自動化使各類的文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權(quán)限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。(3). 信息發(fā)布平臺內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子通告、新聞發(fā)布、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項等能夠在組織內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠即時的了解組織內(nèi)部的發(fā)展動態(tài)。(4). 內(nèi)部通訊平臺建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，短信系統(tǒng)，即時通訊系統(tǒng)、論壇、個人博客等，使組織內(nèi)部的通訊和信息交流快捷通暢。(5). 輔助辦公它牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管理、辦公物品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘＾k公事務(wù)性的工作相結(jié)合

6、的各種輔助辦公，要實現(xiàn)這個輔助辦公的自動化。(6). 信息集成在公司內(nèi)部，已存或?qū)⒁⒁幌盗械膶I(yè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，如財務(wù)、造價、項目管理等。辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效的獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度。(7). 實現(xiàn)分布式辦公就是要解決分布式辦公和移動辦公，要支持多分支機構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動辦公。公司的項目和分支機構(gòu)分布面越來越廣，距離越來越分散，移動辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。(二) 人力資源管理系統(tǒng)由于知識經(jīng)濟的來臨，所謂人力資本的觀念已經(jīng)形成，人力資本的重要性更不下于土地、廠房、設(shè)備與資金等，甚至超越，除此之外，人是知識

7、的載體，為了有效運用知識，將知識發(fā)揮最大的效用，便需要妥善的人力資源管理，才能夠發(fā)揮人力資源的最佳效用，通過建立人力資源管理系統(tǒng)，公司可以借由此系統(tǒng)，將人力資源運用到最佳經(jīng)濟效益。人力資源分為人力資源規(guī)劃、人員招聘與配置、培訓(xùn)開發(fā)與實施、績效考核與實施、薪酬福利、人事管理、職業(yè)生涯管理和員工關(guān)系管理八大模塊。(三) 項目管理系統(tǒng)隨著行業(yè)競爭壓力逐步加劇，無序競爭、過度競爭以及工程項目微利性明顯、合同毛利率低的同時，企業(yè)本身管理費用居高不下，因此要求開展項目操作成本控制。而且，在公司規(guī)模擴張，人員快速增加的情況下，逐漸顯示出內(nèi)部管理跟不上業(yè)務(wù)發(fā)展需要：總部職能弱化、以包代管，未能發(fā)揮公司的規(guī)模效

8、益，諸如，資金、物資采購、分包等，因此要求梳理總公司管理結(jié)構(gòu)，提升業(yè)務(wù)鏈上游競爭力。通過項目管理系統(tǒng)的建立，構(gòu)建總公司項目管理層級體系，徹底理順“高-中-低”業(yè)務(wù)管控方向以及形成“自上而下”的業(yè)務(wù)管控模式。同時，逐步解決項目管理中存在的一些問題：1、 項目多且分散，開戶眾多，資金管理相對混亂，如何及時掌握總公司及子分公司的現(xiàn)金流量、流向與存量？2、 如何發(fā)揮總公司資金的規(guī)模效益，降低資金的使用成本；3、 如何減少企業(yè)內(nèi)部交易而產(chǎn)生的不必要的資金流動；4、 墊資較多，資金積壓嚴重，回款不及時如何維持現(xiàn)金流動的均衡性，防止支付危機；5、 如何動態(tài)核算工程項目占用公司的利息，以及內(nèi)部拆借的利息；6、

9、 如何有效控制下屬企業(yè)資金的體外循環(huán)，盤活集團資金使用。總而言之，工程建設(shè)項目是公司生存和發(fā)展的中心，是公司的核心能力，也是公司的生命線。工程項目管理能力是施工企業(yè)管理之命脈，它創(chuàng)造了施工企業(yè)的價值，一切能力都是為了服務(wù)于工程項目管理能力。因此，項目管理是公司信息化建設(shè)的核心模塊。綜上分析，項目管理信息化的核心需求是： 建立企業(yè)的決策指揮中心，及時掌握項目生產(chǎn)狀態(tài)，對公司人、財、物、信息以及技術(shù)資源進行集中整合和統(tǒng)籌調(diào)度，以數(shù)據(jù)為依據(jù)，有效做出決策指令，最大程度的發(fā)揮企業(yè)品牌、資金、技術(shù)和資源整合優(yōu)勢，提高決策效力；建立企業(yè)的多項目管理平臺，實現(xiàn)“企業(yè)集約化管理”和“項目精細化管理”的和諧統(tǒng)一

10、，有效控制項目建造成本，提高公司整體經(jīng)營收益；對于單項目管理，進一步規(guī)范并優(yōu)化項目管理流程，做到“有計劃可依，有過程可控，有監(jiān)控可循，有整改可鑒，有改進可用”，實現(xiàn) PDCA 閉環(huán)管理。建立企業(yè)的風(fēng)險監(jiān)控中心，加強異常和重大事項的監(jiān)控與反饋機制，幫助公司更有效地各種經(jīng)營風(fēng)險進行監(jiān)控，及時預(yù)警并采取規(guī)避措施，降低公司整體運營風(fēng) 險。二、建設(shè)模式為更好地獲得專業(yè)的IT服務(wù)，獲得各個領(lǐng)域最優(yōu)秀的軟件，同時最好地滿足公司的信息化要求，建議采用IT總包的建設(shè)模式。將公司的信息化工作整體交由一家有實力的專業(yè)服務(wù)商進行項目總包，由其完成公司整體信息化方案的設(shè)計和實施。從過程上，應(yīng)考慮整體規(guī)劃、分步實施、平臺

11、先行的原則。平臺先行有利于信息化各系統(tǒng)的集成整合，也可通過平臺最好地實現(xiàn)管理層與作業(yè)層分離，又保證信息的無障礙溝通。整體規(guī)劃、分步實施則是保障信息化工作少走彎路，并最大限度地保護公司信息化方面的投資的有效措施。一個能為企業(yè)發(fā)揮巨大價值的系統(tǒng)，就像蓋一棟美觀、實用、質(zhì)量過硬的房子，必須要有完整的設(shè)計圖，必須要先打好基礎(chǔ)。體現(xiàn)在信息化中總體規(guī)劃和實施路線就是設(shè)計圖，而企業(yè)協(xié)同工作平臺就是基礎(chǔ)。三、實施步驟根據(jù)前期的調(diào)研，公司信息化建設(shè)需要以下步驟進行是時候：1、項目準備階段這一階段主要完成信息化項目建設(shè)規(guī)劃，選擇IT總包服務(wù)商，確定項目實施的大致時間過程和項目實施總體預(yù)算、分年度預(yù)算以及項目實施的

12、總體規(guī)模和分年度規(guī)模。設(shè)立公司內(nèi)的項目實施領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)、工作機構(gòu)，進行公司內(nèi)的組織準備和人力、財務(wù)和物資的準備。2、需求調(diào)研、編寫解決方案這一過程是由公司內(nèi)信息化工作機構(gòu)配合IT總包服務(wù)商進行信息化的需求調(diào)研，編寫信息化系統(tǒng)建設(shè)的解決方案。確定信息化過程中需要采用的技術(shù)，等等。3、辦公自動化系統(tǒng)這一階段的工作是由IT總包服務(wù)商進行辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)，并在開發(fā)結(jié)束后上線進行測試運行。4、人力資源系統(tǒng)這一階段完成人力資源管理系統(tǒng)的開發(fā)和上線測試。5、綜合項目管理系統(tǒng)這一階段完成綜合項目管理系統(tǒng)的開發(fā)和上線測試。6、檔案、知識管理等輔助系統(tǒng)這一階段完成檔案管理、知識管理等輔助系統(tǒng)的開發(fā)和上線測試。7、數(shù)據(jù)準備這一階段進行上面各個系統(tǒng)進入實際應(yīng)用前的數(shù)據(jù)準備，即是把公司運行過程中產(chǎn)生的各項數(shù)據(jù)實時地錄入系統(tǒng)，使系統(tǒng)中具有公司運行的歷史記錄，可以根據(jù)準備的數(shù)據(jù)順利地進行后續(xù)的管理工作。8、核心員工培訓(xùn)這個過程完成信息化系統(tǒng)中關(guān)鍵崗位的員工培訓(xùn)，使其能熟練掌握系統(tǒng)的操作和簡單的維護技能。培訓(xùn)結(jié)束后，信息化系統(tǒng)各個環(huán)節(jié)都有人能進行操作，保證系統(tǒng)能夠順利的運行。并在日常管理中發(fā)揮其作用。9、試點項目運行上一階段的培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)選擇一個典型的項目進行信息化管理的試