用友財(cái)務(wù)軟件使用說明書

1、.用友財(cái)務(wù)軟件使用教程（一）第一節(jié) 系統(tǒng)管理企業(yè)級會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)有著根本的不同，它由三大系列、十幾個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成，各個(gè)子系統(tǒng)為同一個(gè)主體的不同需要服務(wù)，本身具有相對獨(dú)立的功能，但彼此之間又具有緊密的聯(lián)系它們共用一個(gè)數(shù)據(jù)庫，具有公共的基礎(chǔ)信息，擁有相同的賬套和年度賬。只有這樣，才能達(dá)到數(shù)據(jù)共享，最終實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)一體化的管理。一、系統(tǒng)管理的主要功能系統(tǒng)管理模塊主要功能是對系統(tǒng)的各個(gè)子系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的操作管理和數(shù)據(jù)維護(hù)，具體包括以下幾個(gè)方面：1. 賬套管理賬套指的是一組相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)。一般來說，可以為企業(yè)中每一個(gè)獨(dú)立核算的單位建立一個(gè)賬套，系統(tǒng)最多可以建立999套賬。賬套管理包括賬套

2、的建立、修改、引入、輸出等。2. 年度賬管理在企業(yè)級會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，用戶不僅可以建立多個(gè)賬套，而且每個(gè)賬套中還可以放不同年度的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。這樣，對不同核算單位、不同時(shí)期的數(shù)據(jù)只需要設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)路徑，就可以方便地進(jìn)行操作。年度賬管理包括年度賬的建立、清空、引入、輸出和結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)。3. 操作權(quán)限的集中管理以及安全機(jī)制的統(tǒng)一設(shè)立為了保證系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全與保密系統(tǒng)管理提供了操作員及操作權(quán)限的集中管理能。通過對系統(tǒng)操作分工和權(quán)限的管理一方面可以避免與業(yè)務(wù)無關(guān)的人員進(jìn)入系統(tǒng)，另一方面可以對系統(tǒng)所含的各個(gè)子產(chǎn)品的操作進(jìn)行協(xié)調(diào)以保證各負(fù)其責(zé)，流程流暢。操作權(quán)限的集中包括設(shè)定系統(tǒng)各模塊的操作管理員以及為操作員

3、分配一定的權(quán)限。設(shè)立統(tǒng)一的安全機(jī)制包括數(shù)據(jù)庫的備份、功能表及上機(jī)日志。二、系統(tǒng)啟用的及基本流程1. 新用戶操作流程三、啟動(dòng)系統(tǒng)管理啟動(dòng)系統(tǒng)管理將涉及到具體操作過程，下面以用友財(cái)務(wù)及企管軟件UFERP-M8.ll為例進(jìn)行具體說明。首先，選擇桌面上的【開始】【程序】、【用友財(cái)務(wù)及企管軟件 UFERP-M8.11】、【系統(tǒng)服務(wù)】，最后單擊【系統(tǒng)管理】，即可啟動(dòng)。系統(tǒng)管理一般以后臺方式運(yùn)行，用戶如果要進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置操作，需單擊任務(wù)欄上的“系統(tǒng)管理”按鈕，打開系統(tǒng)管理窗口如圖23所示。1. 注冊：系統(tǒng)允許以兩種身份注冊進(jìn)入系統(tǒng)管理：A、是以系統(tǒng)管理員的身份，B、是以賬套主管的身份。系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)的

4、總體控制和維護(hù)工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份注冊進(jìn)入，可以進(jìn)行賬套的建立、引入和輸出，設(shè)置操作員和地套主管，設(shè)置和修改操作員的密碼及其權(quán)限等。賬套主管負(fù)責(zé)所選賬套的維護(hù)工作，主要包括對所選賬套進(jìn)行修改、對年度賬的管理（包括創(chuàng)建、清空、引入、輸出以及各子系統(tǒng)的年未結(jié)轉(zhuǎn)、所選賬套的數(shù)據(jù)備份），以及該賬套操作員權(quán)限的設(shè)置。單擊【系統(tǒng)】下的【注冊】，出現(xiàn)安全提示界面，提示“為了保證數(shù)據(jù)安全性，請及時(shí)設(shè)置系統(tǒng)管理員Admin 的口令！”，確定后，出現(xiàn)系統(tǒng)管理員第一次運(yùn)行時(shí)，系統(tǒng)管理員口令為空，按照前面的提示。為了保證系統(tǒng)的安全性，可以更改系統(tǒng)管理員的密碼。首先在密碼一欄中輸入預(yù)想的密

5、碼然后將“改密碼”欄目選中，單擊【確定】，系統(tǒng)要求用戶輸入新的口令，并確認(rèn)新的口令。如果只用來練習(xí)，直接確定即可。2. 配置系統(tǒng)管理可以對系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)備份，以增強(qiáng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。用戶可以通過系統(tǒng)管理中的配置功能，來對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份方式進(jìn)行設(shè)置，使之能夠更好地滿足用戶的使用要求。單擊【系統(tǒng)】菜單下的【配置】，進(jìn)入系統(tǒng)配置界面。在此，用戶可以決定是否使用自動(dòng)備份功能，如果使用，還可以指定備份路徑，系統(tǒng)默認(rèn)的路徑回為:c:windowssystemufsystembacku.此外用戶還可以指定自動(dòng)卸載時(shí)間.所謂自動(dòng)卸載是指系統(tǒng)管理中沒有任何功能的任務(wù)登錄的時(shí)間超過一個(gè)固定值,系統(tǒng)管理便自動(dòng)終

6、止服務(wù)自動(dòng)卸載下來。這個(gè)固定時(shí)間段可以由用戶在界面中自行指定，范圍是5-30分鐘。3. 注銷單擊【系統(tǒng)】菜單下的【注銷】，可以將舊的注冊注銷掉重新進(jìn)行注冊。四、設(shè)置操作員及權(quán)限1. 操作員設(shè)置：只有系統(tǒng)管理員才有權(quán)利設(shè)置操作員。因此，定義系統(tǒng)操作員時(shí)，必須以系統(tǒng)管理員的身份注冊進(jìn)入【系統(tǒng)管理】，然后單擊【權(quán)限】下的【操作員】進(jìn)入操作員管理界面，在該界面中，可以進(jìn)行操作員的維護(hù)工作。（1）增加操作員。增加操作員時(shí)須指定操作員編號、操作員姓名、定義并確認(rèn)操作員口令及操作員所屬部門。其中操作員編號在系統(tǒng)中必須唯一，即使是不同的賬套，操作員編號也不能重復(fù)。此外，設(shè)定口令時(shí)，為保密起見，口令字以“*”號

7、顯示，特別注意要保證“口令”和“設(shè)定口令”欄目中輸入的內(nèi)容完全一致。（2）修改或刪除操作員。所設(shè)置的操作員用戶一旦以其身份進(jìn)入過系統(tǒng)便不能被修改和刪除。（3）刷新。界面上【刷新】按鈕的作用是根據(jù)系統(tǒng)中有關(guān)操作員用戶的變化來適時(shí)地刷新系統(tǒng)管理中有關(guān)操作員設(shè)置的內(nèi)容，此功能在網(wǎng)絡(luò)版時(shí)尤其重要。2 權(quán)限設(shè)置操作員權(quán)限設(shè)置功能是用于對已設(shè)置的操作員進(jìn)行賦權(quán)。只有系統(tǒng)管理員和該賬套的主管有權(quán)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，但兩者的權(quán)限又有所區(qū)別。系統(tǒng)管理員可以指定某賬套的賬套主管，還可以對各個(gè)賬套的操作員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。而賬套主管只可以對所管轄賬套的操作員進(jìn)行權(quán)限指定。在設(shè)置操作員權(quán)限前，最好先建立系統(tǒng)核算賬套。以系統(tǒng)管理

8、員或賬套管理員身份登錄后，單擊【權(quán)限】下的【權(quán)限】項(xiàng)系統(tǒng)將彈出操作員權(quán)限設(shè)置界面。(1)設(shè)定或取消賬套主管、只有系統(tǒng)管理員才有權(quán)限進(jìn)行賬套主管的設(shè)定與放棄的操作。用戶首先在左邊窗口選擇欲設(shè)定或放棄賬套主管資格的操作員，然后在界面最后一行選擇賬套，最后用鼠標(biāo)單擊旁邊的賬套主管標(biāo)記，如想將該操作員用戶設(shè)定為賬套主管，則標(biāo)上“標(biāo)記；如想放棄該操作員的賬套主管資格，則去掉標(biāo)記、一個(gè)賬套可以定義多個(gè)賬套主管。系統(tǒng)默認(rèn)賬套主管自動(dòng)擁有該賬套的全部權(quán)限，故對賬套主管操作員來講，就沒有增加和刪除權(quán)限的操作。如果用戶是以賬套主管的身份注冊登錄的，在操作員窗口中只顯示出非賬套主管的操作員。（2）增加操作員權(quán)限。選

9、擇界面左側(cè)操作員顯示區(qū)中的非賬套主管操作員行，然后用鼠標(biāo)但單擊“增加”按鈕，系統(tǒng)彈出“增加權(quán)限”界面。界面左側(cè)的分類選擇區(qū)中列出了系統(tǒng)中已安裝的子系統(tǒng)，當(dāng)雙擊某個(gè)子系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)則自動(dòng)將界面右側(cè)明細(xì)權(quán)限選擇區(qū)中屬于該系統(tǒng)的明細(xì)權(quán)限全部選中，選中標(biāo)記顯示為藍(lán)色。當(dāng)然，用戶還可以根據(jù)自己的需要添加或刪除按組方式已選中的明細(xì)權(quán)限，在明細(xì)權(quán)限選擇區(qū)，雙擊某權(quán)限，即可選中或去掉標(biāo)記。（3）刪除操作員權(quán)限。系統(tǒng)管理員或賬套主管可以對非賬套主管的操作員已擁有的權(quán)限進(jìn)行刪除，方法是：首先在界面右側(cè)的權(quán)限顯示區(qū)中點(diǎn)取欲被刪除的權(quán)限，然后單擊“刪除”按鈕，此時(shí)系統(tǒng)將自動(dòng)彈出一對話框供用戶對該刪除操作進(jìn)行確認(rèn)。另外，

10、系統(tǒng)還提供批量刪除的功能，方法是：用戶按住“Shift”鍵，同時(shí)移動(dòng)鼠標(biāo)，便可選定一批權(quán)限，然后單擊“刪除”按鈕，便可執(zhí)行批量刪除的功能。注意：所設(shè)置的操作員權(quán)限一旦被引用，便不能被修改或刪除。五、賬套管理1建立賬套設(shè)定操作員之后，運(yùn)行系統(tǒng)之前，首先應(yīng)該為本單位建立一個(gè)賬套。以系統(tǒng)管理員的身份注冊進(jìn)入【系統(tǒng)管理】?！鹃_始】【程序】、【用友財(cái)務(wù)及企管軟件 UFERP-M8.11】、【系統(tǒng)服務(wù)】，最后單擊【系統(tǒng)管理】，在系統(tǒng)管理界面單擊【賬套】下的【建立】，進(jìn)入創(chuàng)建賬套界面。創(chuàng)建賬套的過程分為以下四步（1）輸入賬套信息。用于記錄新建賬套的基本信息。界面中的各欄目說明如下：現(xiàn)存賬套：系統(tǒng)將現(xiàn)有的賬套

11、以下拉框的形式在此欄目中表示出來，用戶只能參照，而不能輸入或修改。998和999是系統(tǒng)內(nèi)置的演示賬套。賬套號：用來輸入新建賬套的編號，賬套號為3位（00l997），用戶必須輸入。賬套名稱：用來輸入新建賬套的名稱，用戶必須輸入。賬套路徑：用來輸入新建賬套所要被放置的路徑，系統(tǒng)默認(rèn)的路徑為c：windowssystemufsystem”，用戶可以根據(jù)自已個(gè)人管理習(xí)慣進(jìn)行修改如放入E：盤，也可以利用“”進(jìn)行參照輸入，但一般都使用系統(tǒng)的缺省路徑。啟用會(huì)計(jì)期：用來輸入新建賬套將被啟用的時(shí)間，用戶必須輸入。系統(tǒng)缺省為計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)日期，可用鼠標(biāo)單擊“會(huì)計(jì)期間設(shè)置”按鈕，設(shè)置賬套的啟用年度和月度。隨后系統(tǒng)會(huì)自

12、動(dòng)將啟用月份以前的日期的背景色設(shè)為藍(lán)色，標(biāo)識為不可修改的部分；而將啟用月份以后的日期（僅限于各月的截止日期，至于各月的初始日期則隨上月截止日期的變動(dòng)而變動(dòng)）的背景色設(shè)置為白色，標(biāo)識為可以修改的部分，可以由用戶任意設(shè)置。輸入完成后、點(diǎn)擊【下一步】按鈕，進(jìn)行第二步設(shè)置。（2）輸入單位信息。用于記錄本單位的基本信息，包括單位名稱、單位簡稱、單位地址、法人代表、郵政編碼、電話、傳真、電子郵件、稅號、備注。界面的主要欄目說明如下：單位名稱：用戶單位的全稱，必須輸入。企業(yè)全稱只在發(fā)票打印時(shí)使用，其余情況全部使用企業(yè)的簡稱。單位簡稱：用戶單位的簡稱，最好輸入。備注：輸入用戶認(rèn)為有關(guān)該單位的其他信息，如所有制

13、類型。其他欄目都屬于任選項(xiàng)。（3）輸入核算信息。用于記錄本單位的基本核算信息，包括本位幣代碼。本位幣名稱、賬套主管、行業(yè)性質(zhì)、企業(yè)類型、是否按行業(yè)預(yù)置科目等。界面各主要欄目說明如下：本位幣代碼：用來輸入新建賬套所用的本位幣的代碼，如“人民幣”的代碼為RMB。本位幣名稱：用來輸入新建賬套所用的本位幣的名稱。用戶必須輸入。賬套主管：用來輸入新建賬套主管的姓名，用戶必須從下拉框中選擇輸入。企業(yè)類型：用戶必須從下拉框中選擇輸入。系統(tǒng)提供了工業(yè)、商業(yè)兩種類型。如果選擇工業(yè)模式，則系統(tǒng)不能處理受托代銷業(yè)務(wù)；如果選擇商業(yè)模式，委托代銷和受托代銷都能處理。行業(yè)性質(zhì)：用戶必須從下拉框中選擇輸入，系統(tǒng)按照所選擇的

14、行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目。是否按行業(yè)預(yù)置科目：如果用戶希望預(yù)置所屬行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)一級科目，則選中該項(xiàng)。（4）輸入基礎(chǔ)信息選項(xiàng)。如果單位的存貨、客戶、供應(yīng)商相對較多，可以對他們進(jìn)行分類核算。如果此時(shí)不能確定是否進(jìn)行分類核算，可以待分銷系統(tǒng)啟動(dòng)時(shí)再設(shè)置分類核算。如果選擇了存貨要分類，那么在進(jìn)行基礎(chǔ)信息設(shè)置時(shí)，必須先設(shè)置存貨分類，然后才能設(shè)置存貨檔案。如果選擇存貨不分類，那么在進(jìn)行基礎(chǔ)信息設(shè)置時(shí)，可以直接設(shè)置存貨檔案。如果選擇了客戶要分類，那么在進(jìn)行基礎(chǔ)信息設(shè)置時(shí)，必須先設(shè)置客戶分類，然后才能設(shè)置客戶檔案。如果選擇客戶不分類，那么在進(jìn)行基礎(chǔ)信息設(shè)置時(shí)，可以直接設(shè)置客戶檔案。如果選擇了供應(yīng)商要分類，那么在進(jìn)行基礎(chǔ)

15、信息設(shè)置時(shí)，必須先設(shè)置供應(yīng)商分類，然后才能設(shè)置供應(yīng)商檔案，如果你選擇供應(yīng)商不分類，那么在進(jìn)行基礎(chǔ)信息設(shè)置時(shí)，可以直接設(shè)置供應(yīng)商檔案。如果單位有外幣業(yè)務(wù)，可以在此選項(xiàng)前打勾；否則可以不進(jìn)行設(shè)置。全部輸入完成后，單擊“完成”按鈕，完成建賬操作。2修改賬套用戶可以通過修改賬套功能，查看或修改賬套信息。以賬套主管的身份注冊，選擇相應(yīng)的賬套，進(jìn)入【系統(tǒng)管理】界面。在系統(tǒng)管理界面單擊【賬套】下的【修改】,進(jìn)入修改賬套功能。系統(tǒng)自動(dòng)列出所選賬套的賬套信息。單位信息、核算信息、基礎(chǔ)設(shè)置信息。賬套主管可根據(jù)自己的實(shí)際情況，對允許進(jìn)行修改的內(nèi)容進(jìn)行修改。注意：只有賬套主管才有權(quán)限修改相應(yīng)的賬套。3賬套的引入和輸出

16、（1）賬套的引入。引入賬套功能是指將系統(tǒng)外某賬套數(shù)據(jù)引入本系統(tǒng)中。該功能的增加將有利于集團(tuán)企業(yè)的操作，子企業(yè)的賬套數(shù)據(jù)可以定期被引入母公司系統(tǒng)中，以便進(jìn)行有關(guān)賬套數(shù)據(jù)的分析和合并工作。如果企業(yè)需要定期將子企業(yè)的賬套數(shù)據(jù)引入到集團(tuán)公司系統(tǒng)中，最好預(yù)先在建立賬套時(shí)就進(jìn)行規(guī)劃，使各企業(yè)的賬套號不一樣，以避免引入子企業(yè)數(shù)據(jù)時(shí)因?yàn)橘~套號相同而覆蓋其他賬套的數(shù)據(jù)?！鹃_始】【程序】、【用友財(cái)務(wù)及企管軟件 UFERP-M8.11】、【系統(tǒng)服務(wù)】，最后單擊【系統(tǒng)管理】，以系統(tǒng)管理員的身份在系統(tǒng)管理界面單擊【賬套】下的【引入】，進(jìn)入引入賬套數(shù)據(jù)界面。在界面上選擇所要引入的賬套數(shù)據(jù)備份文件。賬套數(shù)據(jù)備份文件是系統(tǒng)卸

17、出的文件，前綴名統(tǒng)一為uferpact，確認(rèn)后，即可將賬套備份數(shù)據(jù)引入到系統(tǒng)之中。（2）賬套的輸出。輸出賬套功能是指將所選的賬套數(shù)據(jù)做一個(gè)備份。既可以在硬盤上備份，也可以在軟盤上備份?！鹃_始】【程序】、【用友財(cái)務(wù)及企管軟件 UFERP-M8.11】、【系統(tǒng)服務(wù)】，最后單擊【系統(tǒng)管理】，以系統(tǒng)管理員的身份在系統(tǒng)管理界面單擊【賬套】下的【輸出】，進(jìn)入賬套輸出界面。選擇將要進(jìn)行輸出的賬套，如想刪除源賬套，則還要將“刪除當(dāng)前輸出賬套”欄目選中。確定后，系統(tǒng)自動(dòng)壓縮所選賬套數(shù)據(jù)，并要求用戶選擇備份目標(biāo)，才能按要求完成賬套輸出。賬套管理的幾項(xiàng)功能中，系統(tǒng)管理員有建立賬套、引入和輸出賬套的權(quán)限，而修改賬套只

18、能由該賬套的主管負(fù)責(zé)。六、年度賬管理對年度賬的管理只能由賬套主管進(jìn)行。1建立年度賬以賬套主管的身份注冊，選定賬套，進(jìn)入系統(tǒng)管理界面。在系統(tǒng)管理界面單擊【年度賬】下的【建立】進(jìn)入建立年賬界面。界面中有兩個(gè)欄目。都是系統(tǒng)默認(rèn)的，用戶不得進(jìn)行任操作。其中，解釋一下賬套和會(huì)計(jì)年度的概念。（1）賬套。自動(dòng)顯示用戶注冊進(jìn)入時(shí)所選的賬套。（2）會(huì)計(jì)年度，自動(dòng)顯示的是所選會(huì)計(jì)賬套當(dāng)前會(huì)計(jì)年度加1的年度。2清空年度數(shù)據(jù)用戶有時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)某年度賬中錯(cuò)誤太多，或不希望將上年度的余額或其他信息全部轉(zhuǎn)到下一年度這時(shí)候，便可使用清空年度數(shù)據(jù)的功能?！罢埧铡辈⒉皇侵笇⒛甓荣~的數(shù)據(jù)全部清空，而還是要保留一些信息的，主要有基礎(chǔ)信息

19、和系統(tǒng)預(yù)置的科目報(bào)表等等。保留這此信息主要是為了方便用戶使用清空后的年度賬重新做賬。以賬套主管的身份注冊，選定賬套，進(jìn)入系統(tǒng)管理界用人在系統(tǒng)管理界面單擊【年度賬】下的【清空年度數(shù)據(jù)】。3引入和輸出年度賬年度賬操作中的引入和輸出與賬套操作中的引入和輸出的含義基本一致作用都是對數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)。所不同的是年度賬操作中的引入和輸出不是針對整個(gè)賬套，而是針對賬套中的某一年度的年度賬進(jìn)行的。年度賬的引入操作與賬套的引入操作基本一致，不同之處在于引入的是年度數(shù)據(jù)備份文件（由系統(tǒng)卸出的年度賬的備份文件，前綴名統(tǒng)一為uferpyer）。在輸出操作的界面上選擇的是具體的年度而非賬套。4結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)一般情況下，企

20、業(yè)是持續(xù)經(jīng)營的，因此企業(yè)的會(huì)計(jì)工作是一個(gè)連續(xù)性的工作。每到年末，啟用新年度賬時(shí)，就需要將上年度中的相關(guān)賬戶的余額及其他信息結(jié)轉(zhuǎn)到新年度賬中。以賬套主管的身份注冊，選定賬套，進(jìn)入系統(tǒng)管理界面。在系統(tǒng)管理界面單擊【年度賬】下的【結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)】。進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)的步驟如下：（1）在結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)之前，首先要建立新年度賬。（2）建立新年度賬后，可以執(zhí)行供銷鏈產(chǎn)品、資金管理、固定資產(chǎn)、工資系統(tǒng)結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)的工作，這幾個(gè)系統(tǒng)的結(jié)轉(zhuǎn)不分先后順序，可以根據(jù)需要執(zhí)行。（3）如果同時(shí)使用了采購系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)和應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)，那么只有在供銷鏈產(chǎn)品執(zhí)行完結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)后，應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)才能執(zhí)行；如果只使用了應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)而沒有使用采購

21、系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)，則可以根據(jù)需要直接執(zhí)行應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)的結(jié)轉(zhuǎn)工作即可。（4）如果在使用成本管理系統(tǒng)時(shí)，使用了工資系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)、存貨核算系統(tǒng)，那么只有工資系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)、供銷鏈產(chǎn)品執(zhí)行完結(jié)轉(zhuǎn)工作后，才能執(zhí)行結(jié)轉(zhuǎn)；否則可以根據(jù)需要直接執(zhí)行成本管理系統(tǒng)的結(jié)轉(zhuǎn)工作即可。（5）如果在使用總賬系統(tǒng)時(shí)，使用了工資系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)、存貨核算系統(tǒng)應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、成本管理系統(tǒng)，那么只在這些系統(tǒng)執(zhí)行完結(jié)轉(zhuǎn)工作后，才能執(zhí)行總賬系統(tǒng)結(jié)轉(zhuǎn)；否則可以根據(jù)需要直接執(zhí)行總賬系統(tǒng)的結(jié)轉(zhuǎn)工作即可。用友財(cái)務(wù)軟件使用教程（二）2010-04-06 10:00第二節(jié) 基礎(chǔ)設(shè)置在系統(tǒng)管理中，可以建立了一個(gè)新賬套。一個(gè)賬

22、套由若干個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成、這些子系統(tǒng)共享公用的基礎(chǔ)信息。在啟用新賬套之前，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況及業(yè)務(wù)要求，先手工整理出一份基礎(chǔ)資料，這樣可使初始建賬順利進(jìn)行?；A(chǔ)信息的設(shè)置在【系統(tǒng)控制臺】的【基礎(chǔ)設(shè)置】中設(shè)置，【開始】【程序】、【用友財(cái)務(wù)及企管軟件 UFERP-M8.11】、最后單擊【系統(tǒng)控制臺】。內(nèi)容包括二十多項(xiàng)。其中除了編碼方案必須在【基礎(chǔ)設(shè)置】中定義外，其他項(xiàng)目的設(shè)置既可以在【系統(tǒng)控制臺】的【基礎(chǔ)設(shè)置】中完成，也可以在其他系統(tǒng)模塊中進(jìn)行設(shè)置。下面仍以用友財(cái)務(wù)及企管軟件UFERP-M8.11為例進(jìn)行說明。一、基本信息設(shè)置1編碼方案為了便于用戶進(jìn)行分級核算、統(tǒng)計(jì)和管理，系統(tǒng)可以對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)編碼進(jìn)行

23、分級設(shè)置，可分級設(shè)置的內(nèi)容有：科目編碼、存貨分類編碼、地區(qū)分類編碼、客戶分類編碼、供應(yīng)商分類編碼、部門編碼、成本對象編碼、收發(fā)類別編碼和結(jié)算方式編碼。編碼級次和各級編碼長度的設(shè)置將決定用戶單位如何編制基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編號，進(jìn)而構(gòu)成用戶分級核算、統(tǒng)計(jì)和管理的基礎(chǔ)。編碼方案中各欄目說明如下；（1）科目編碼級次。系統(tǒng)最大限制為六級十五位，且任何一級的最大長度都不得超過九位編碼。一般單位用32222即可。用戶在此設(shè)定的科目編碼級次和長度將決定用戶單位的科目編號如何編制。例如某單位將科目編碼設(shè)為32222，則科目編號時(shí)一級科目編碼是三位長，二至五級科目編碼均為兩位長。（2）存貨分類編碼級次。系統(tǒng)的最大限制為八

24、級十二位，且任何一級的編碼長度都不得超過九位編碼。（3）客戶分類編碼級次。系統(tǒng)的最大限制為五級十二位，且任何一級的編碼長度都不得超過九位編碼。（4）供應(yīng)商分類編碼級次。系統(tǒng)的最大限制為五級十二位，且任何一級的編碼長度都不得超過九位編碼。（5）收發(fā)類別編碼級次。系統(tǒng)將收發(fā)類別編碼級次固定為二級，總長度不得超過五位編碼。（6）部門編碼級次。系統(tǒng)的最大限制為五級十二位，且任何一級的編碼在度都不得超過九位編碼。（7）結(jié)算方式編碼級次。系統(tǒng)將結(jié)算方式編碼級次固定為二級，總長度不得超過三位編碼。（8）地區(qū)分類編碼級次。系統(tǒng)的最大限制為三級十二位，且任何一級的編碼長度都不得超過九位編碼。（9）成本對象編碼級

25、次。系統(tǒng)的最大限制為三級十二位，且任何一級的編馮長度都不得超過九位編碼。如果建立賬套時(shí)設(shè)置存貨（客戶、供應(yīng)商）不需分類，則在此不能進(jìn)行存貨分類（客戶分類、供應(yīng)商分類）的編碼方案設(shè)置。2，數(shù)據(jù)精度由于各用戶企業(yè)對數(shù)量、單價(jià)的核算精度要求不一致，為了適應(yīng)各用戶企業(yè)的不同需求，系統(tǒng)提供了自定義數(shù)據(jù)精度的功能。在系統(tǒng)管理部分需要設(shè)置的數(shù)據(jù)精度主要有：存貨數(shù)量小數(shù)位、存貨單價(jià)小數(shù)位、開票單價(jià)小數(shù)位、件數(shù)小數(shù)位數(shù)和換算率小數(shù)位數(shù)。具體要求是只能輸入06之間的整數(shù)，系統(tǒng)默認(rèn)值為2。二、機(jī)構(gòu)設(shè)置1部門檔案按照已經(jīng)定義好的部門編碼級次原則輸入部門編號及其信息。部門檔案包含部門編碼、名稱、負(fù)責(zé)人、部門屬性等信息。

26、2職員檔案主要用于記錄本單位使用系統(tǒng)的職員列表，包括職員編號、名稱、所屬部門及職員屬性等。三、往來單位設(shè)置1客戶分類如果想對客戶進(jìn)行分類管理，用戶可以通過本功能建立客戶分類體系。用戶可將客戶按行業(yè)、地區(qū)等進(jìn)行劃分。建立起客戶分類后，用戶可以將客戶設(shè)置在最末級的客戶分類之下。2客戶檔案本功能完成對銷售客戶檔案的設(shè)置和管理。在銷售管理等業(yè)務(wù)中需要處理的客戶的檔案資料，應(yīng)先行在本功能中設(shè)定，平時(shí)如有變動(dòng)應(yīng)及時(shí)在此進(jìn)行調(diào)整。3供應(yīng)商分類如果想對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，用戶可以通過本功能建立供應(yīng)商分類體系。用戶可將供應(yīng)商按行業(yè)、地區(qū)等進(jìn)行劃分。建立起供應(yīng)商分類后，用戶可以將供應(yīng)商設(shè)置在最末級的供應(yīng)商分類之下

27、。4供應(yīng)商檔案建立供應(yīng)商檔案主要是為企業(yè)的采購管理、庫存管理、應(yīng)付賬管理服務(wù)的。在填制采購入庫單、采購發(fā)票和進(jìn)行采購結(jié)算。應(yīng)付款結(jié)算和有關(guān)供貨單位統(tǒng)計(jì)時(shí)都會(huì)用到供貨單位檔案，因此必須應(yīng)先設(shè)立供應(yīng)商檔案，以便減少工作差錯(cuò)。在輸入單據(jù)時(shí)，如果單據(jù)上的供貨單位不在供應(yīng)商檔案中，則必須在此建立該供應(yīng)商的檔案。5地區(qū)分類使用系統(tǒng)的采購管理、銷售管理、庫存管理和應(yīng)收應(yīng)付賬管理系統(tǒng)，都會(huì)使用到供應(yīng)商檔案、客戶檔案。而供應(yīng)商檔案、客戶檔案表中有所屬地區(qū)欄目要填寫。如果企業(yè)需要對供貨單位或客戶按地區(qū)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，那就應(yīng)該建立地區(qū)分類體系。地區(qū)分類最多有五級，企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行分類，例如可以按區(qū)、省、市進(jìn)行分類

28、，也可以按省、市、縣進(jìn)行分類。機(jī)構(gòu)設(shè)置、往來單位設(shè)置中各項(xiàng)具體的內(nèi)容詳見第三章總賬的系統(tǒng)初始化部分。四、存貨設(shè)置1存貨分類存貨分類用于設(shè)置存貨分類編碼、名稱及所屬經(jīng)濟(jì)分類。2存貨檔案本功能完成對存貨目錄的設(shè)立和管理，隨同發(fā)貨單或發(fā)票一起開具的應(yīng)稅勞務(wù)等也應(yīng)設(shè)置在存貨檔案中。五、財(cái)務(wù)設(shè)置1科目本功能完成對會(huì)計(jì)科目的設(shè)立和管理，用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)的需要方便地增加、插入、修改、查詢、打印會(huì)計(jì)科目。2憑證類別許多單位為了便于管理或登賬方便，一般對記賬憑證進(jìn)行分類編制，但各單位的分類方法不盡相同，所以本系統(tǒng)提供了【憑證分類】功能，用戶完全可以按照本單位的需要對憑證進(jìn)行分類。3項(xiàng)目目錄“項(xiàng)目目錄定義”功能用

29、于項(xiàng)目大類的設(shè)置及項(xiàng)目目錄及分類的維護(hù)。用戶可以在此增加或修改項(xiàng)目大類、項(xiàng)目核算科目、項(xiàng)目分類、項(xiàng)目欄目結(jié)構(gòu)以及項(xiàng)目目錄。七、購銷存設(shè)置1倉庫檔案存貨一般是用倉庫來保管的，對存貨進(jìn)行核算管理，首先應(yīng)對倉庫進(jìn)行管理，因此進(jìn)行倉庫設(shè)置是供銷鏈管理系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作之一。第一次使用本系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)先將本單位使用的倉庫，預(yù)先輸入到系統(tǒng)之中，即進(jìn)行“倉庫檔案設(shè)置”。2收發(fā)類別收發(fā)類別設(shè)置，是為了用戶對材料的出入庫情況進(jìn)行分類匯總統(tǒng)計(jì)的。表示材料的出入庫類型，用戶可根據(jù)各單位的實(shí)際需要自由靈活地講行3采購類型采購類型是由用戶根據(jù)企業(yè)需要自行設(shè)定的項(xiàng)目用戶農(nóng)使用采購管理系統(tǒng)，填制采購入庫等單據(jù)時(shí)會(huì)涉及采購類

30、型欄目。如果企業(yè)需要按采購類型進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，那就應(yīng)該建立采購類型項(xiàng)目。采購類型不分級次，企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行設(shè)立。例如，從國外購進(jìn)、從國內(nèi)購進(jìn)、從省外購進(jìn)、從本地購進(jìn)；從生產(chǎn)廠家購進(jìn)，從批發(fā)企業(yè)購進(jìn)；為生產(chǎn)采購、為委托加工采購、為在建工程采購等等。4銷售類型用戶在處理銷售業(yè)務(wù)時(shí)，可以根據(jù)自身的實(shí)際情況自定義銷售類型，以便于按銷售類型對銷售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。本功能完成對銷售類型的設(shè)置和管理，用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)的需要方便地增加、修改、刪除、查詢、打印銷售類型。5產(chǎn)品結(jié)構(gòu)川來定義產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，即產(chǎn)品的組成，以便用于配比出庫、消耗定額、產(chǎn)品材料成本、采購計(jì)劃、成本核算等引用，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)中引用的物料必須首

31、先在存貨檔案中定義，然后才能在產(chǎn)品結(jié)構(gòu)中引用。6成套件定義成套件的組成，以便于對成套件及其明細(xì)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)管理。主要用于庫存管理和銷售管理，對于沒有成套件管理的企業(yè)，用戶可以不設(shè)置。7費(fèi)用項(xiàng)日用戶在處理銷售業(yè)務(wù)中的代墊費(fèi)用、銷售支出費(fèi)用時(shí)，應(yīng)先行在本功能中設(shè)定這些費(fèi)用項(xiàng)目。本功能完成對費(fèi)用項(xiàng)目的設(shè)置和管理，用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)的需要方便地增加。修改、刪除、查詢、打印運(yùn)輸方式。8成本對象成本對象是指任何可以獨(dú)立計(jì)算成本的事物，如果使用成本系統(tǒng)計(jì)算產(chǎn)品成本，必須將成本對象與產(chǎn)品結(jié)構(gòu)表中的產(chǎn)品關(guān)聯(lián)。9發(fā)運(yùn)方式用戶在處理采購業(yè)務(wù)或銷售業(yè)務(wù)中的運(yùn)輸方式時(shí)，應(yīng)先行在本功能中設(shè)定這些運(yùn)輸方式。本功能完成對運(yùn)輸方式的

32、設(shè)置和管理，用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)的需要方便地增加、修改、刪除、查詢、打印運(yùn)輸方式。購銷存中各項(xiàng)的具體內(nèi)容參見采購與銷售部分。八、其他1常用摘要在輸入單據(jù)或憑證的過程中，因?yàn)闃I(yè)務(wù)的重復(fù)性發(fā)生，經(jīng)常會(huì)有許多摘要完全相同或大部分相同，如果將這些常用摘要存儲起來，在輸入單據(jù)或憑證時(shí)隨時(shí)調(diào)用，必將大大提高業(yè)務(wù)處理效率。2自定義項(xiàng)在系統(tǒng)中，為各類原始單據(jù)和常用基礎(chǔ)信息設(shè)置了自定義項(xiàng)和自由項(xiàng)，這樣可以讓企業(yè)方便地設(shè)置一些特殊信息。3期初建賬進(jìn)入相應(yīng)的子系統(tǒng)，執(zhí)行期初建賬工作。用友財(cái)務(wù)軟件使用教程（三）2010-04-06 10:03第一節(jié) 總賬子系統(tǒng)概述一、總賬子系統(tǒng)的主要功能總賬子系統(tǒng)是財(cái)務(wù)及企業(yè)管理系統(tǒng)中一

33、個(gè)核心的子系統(tǒng)，它的主要功能包括基本設(shè)置、憑證管理、出納管理、賬簿管理、輔助核算管理和月末處理等。1基本設(shè)置由用戶根據(jù)本企業(yè)的需要建立賬務(wù)應(yīng)用環(huán)境，將系統(tǒng)處理變成適合本單位實(shí)際需要的專用系統(tǒng)。如設(shè)置會(huì)計(jì)科目、設(shè)置外幣及匯率、期初余額的錄入。憑證類別及結(jié)算方式的定義，以及各類輔助核算項(xiàng)目的定義等。2憑證管理通過嚴(yán)密的制單控制保證填制憑證的正確性。提供資金赤字控制、支票按制、預(yù)算控制、外幣折算誤差控制以及查看最新余額等功能，加強(qiáng)對發(fā)生業(yè)務(wù)的及時(shí)管理和控制。完成憑證的錄入、審核、記賬、查詢、打印，以及出納簽字、常用憑證定義等。3出納管理為出納人員提供一個(gè)集成辦公環(huán)境，加強(qiáng)對現(xiàn)金及銀行存款的管理?？赏?/p>

34、成銀行日記賬、現(xiàn)金日記賬，隨時(shí)出最新資金日報(bào)表、余額調(diào)節(jié)表以及進(jìn)行銀行對賬。4，賬簿管理強(qiáng)大的查詢功能使整個(gè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)總賬、明細(xì)賬、憑證聯(lián)查，并可查詢包含未記賬憑證的最新數(shù)據(jù)?？呻S時(shí)提供如下標(biāo)準(zhǔn)賬表：（1）總賬、余額表。（2）序時(shí)賬、明細(xì)賬、多欄賬，以及能夠同時(shí)查詢上級科目總賬數(shù)據(jù)及末級科目明細(xì)數(shù)據(jù)的月份綜合明細(xì)賬。（3）日記賬、日報(bào)表。4輔助核算管理（1）個(gè)人往來管理。主要進(jìn)行個(gè)人借款、還款管理工作，及時(shí)地控制個(gè)人借款，完成清欠工作。提供個(gè)人借款明細(xì)賬、催款單、余額表、賬齡分析報(bào)告及自動(dòng)清理核銷已清賬等功能。（2）部門核算。主要為了考核部門費(fèi)用收支的發(fā)生情況，及時(shí)地反映控制部門費(fèi)用的支出，對各

35、部門的收支情況加以比較，便于進(jìn)行部門考核。提供各級部門總賬、明細(xì)賬的查詢，并對部門收人與費(fèi)用進(jìn)行部門收支分析等功能。（3）項(xiàng)目管理。用于生產(chǎn)成本、在建工程等業(yè)務(wù)的核算，以項(xiàng)目為中心為使用者提供各項(xiàng)目的成本、費(fèi)用、收人、往來等匯總與明細(xì)情況以及項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行報(bào)告等，也可用于核算科研課題、專項(xiàng)工程、產(chǎn)成品成本、旅游團(tuán)隊(duì)、合同、訂單等等。提供項(xiàng)目總賬。明細(xì)賬及項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表的查詢。（4）往來管理。主要進(jìn)行客戶和供應(yīng)商往來款項(xiàng)的發(fā)生。清欠管理工作，及時(shí)掌握往來款項(xiàng)的最新情況。提供往來款的總賬、明細(xì)賬、催款單、往來賬清理、賬齡分析報(bào)告等功能。6月末處理自動(dòng)完成月末分?jǐn)偂⒂?jì)提、對應(yīng)轉(zhuǎn)賬、銷售成本、匯兌損益、期間

36、損益結(jié)轉(zhuǎn)等業(yè)務(wù)。進(jìn)行試算平衡、對賬、結(jié)賬、生成月末工作報(bào)告。靈活的自定義轉(zhuǎn)賬功能、各種取數(shù)公式可滿足各類業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)賬工作。二、總賬子系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的主要關(guān)系總賬子系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的主要關(guān)系。1總賬系統(tǒng)與系統(tǒng)管理總賬系統(tǒng)與系統(tǒng)管理共享基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。也就是說，總賬系統(tǒng)需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)既可以在系統(tǒng)管理中統(tǒng)一設(shè)置，也可以在總賬系統(tǒng)中自行錄入，最終都是由各模塊共享。2總賬系統(tǒng)與應(yīng)收系統(tǒng)應(yīng)收系統(tǒng)向總賬系統(tǒng)傳遞憑證，并能夠查詢所生成的憑證。對傳過來的憑證，可以在總賬系統(tǒng)中審核確認(rèn)，并記賬。3總賬系統(tǒng)與應(yīng)付系統(tǒng)應(yīng)付系統(tǒng)向總賬系統(tǒng)傳遞憑證，并能夠查詢所生成的憑證。對傳過來的憑證，可以在總賬系統(tǒng)中審核確認(rèn)，并記賬。4總賬系

37、統(tǒng)與工資系統(tǒng)工資系統(tǒng)將工資分?jǐn)偨Y(jié)果自動(dòng)生成轉(zhuǎn)賬憑證，傳遞給總賬系統(tǒng)，并可以查詢憑證。5總賬系統(tǒng)與固定資產(chǎn)系統(tǒng)總賬系統(tǒng)接收固定資產(chǎn)系統(tǒng)中增加資產(chǎn)、減少資產(chǎn)以及原值和累計(jì)折舊的調(diào)整、折舊計(jì)提等所產(chǎn)生的記賬憑證，同時(shí)通過對賬保持固定資產(chǎn)賬目的平衡，并可查詢憑證。6總賬系統(tǒng)與成本管理系統(tǒng)成本管理系統(tǒng)將各種成本費(fèi)用結(jié)轉(zhuǎn)后生成的憑證，傳遞到總賬系統(tǒng)，審核并記 賬。7總賬系統(tǒng)與存貨核算系統(tǒng)存貨核算系統(tǒng)生成的各種單據(jù)、憑證，可用于賬務(wù)處理系統(tǒng)生成總賬。并可查詢單據(jù)、憑證。8總賬系統(tǒng)和UFO報(bào)表 見圖3-2 和圖3-3總賬系統(tǒng)向UFO報(bào)表系統(tǒng)提供相關(guān)科目數(shù)據(jù)，以生成財(cái)務(wù)系統(tǒng)所需的各種報(bào)表。9總賬系統(tǒng)與決策支持系

38、統(tǒng)總賬系統(tǒng)向決策支持系統(tǒng)提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，生成財(cái)務(wù)報(bào)表及其他財(cái)務(wù)分析表。10總賬系統(tǒng)與財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)總賬系統(tǒng)向財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，生成財(cái)務(wù)報(bào)表及其他財(cái)務(wù)分析表。第二節(jié) 總賬子系統(tǒng)初始化系統(tǒng)初始化就是結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況，將一個(gè)通用的賬務(wù)核算系統(tǒng)改造為適合本企業(yè)核算要求的“專用賬務(wù)核算系統(tǒng)”，即將手工會(huì)計(jì)核算體系移植到計(jì)算機(jī)，這是企業(yè)保證會(huì)計(jì)核算及各種專項(xiàng)輔助核算等工作順利開展的重要環(huán)節(jié)之一。初始化處理分兩部分實(shí)現(xiàn)，即核算體系的建立與期初數(shù)據(jù)的整理錄入。一、核算體系的建立1操作員設(shè)置所謂操作員設(shè)置，就是將本單位財(cái)務(wù)人員設(shè)置為系統(tǒng)認(rèn)可的操作員，以便在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上進(jìn)行操作分工及權(quán)限控制。系統(tǒng)管理員和

39、賬套的會(huì)計(jì)主管通過對系統(tǒng)操作的分工和權(quán)限的管理，一方面可避免與業(yè)務(wù)無關(guān)人員對系統(tǒng)的操作；另一方面可以對系統(tǒng)所含的各個(gè)子系統(tǒng)的操作進(jìn)行協(xié)調(diào)，以保證系統(tǒng)的安全與保密。以系統(tǒng)管理員身份注冊，進(jìn)入系統(tǒng)管理的具體操作詳見第二章中“設(shè)置操作員及權(quán)限”部分。2建立核算賬套當(dāng)用戶第一次使用系統(tǒng)時(shí)，首先需要建立新的核算賬套，以后每個(gè)新的會(huì)計(jì)年度開始時(shí)只需建立新年度的核算賬簿即可。新賬套的建立參見第二章第一節(jié)的相關(guān)內(nèi)容。賬套中的“會(huì)計(jì)主管”應(yīng)該是本單位的財(cái)務(wù)人員，因此要先進(jìn)行操作員設(shè)置，再建立核算賬套。如果存貨（或客戶、供應(yīng)商）要分類，那么在進(jìn)行基礎(chǔ)信息設(shè)置時(shí)，必須先設(shè)置存貨分類，然后才能設(shè)置存貨檔案，否則可以直

40、接設(shè)置存貨（或客戶、供應(yīng)商）檔案。賬套主管可以通過【賬套】下的【修改】功能，根據(jù)本單位的實(shí)際情況，對允許進(jìn)行修改的內(nèi)容進(jìn)行修改。3操作員權(quán)限設(shè)置設(shè)置好操作員并建立核算賬套后，應(yīng)對每一個(gè)操作員賦予一定的權(quán)限。該項(xiàng)操作只能由系統(tǒng)管理員和他所指定的賬套主管來進(jìn)行操作，其中，以系統(tǒng)管理員的身份進(jìn)行操作可以放棄或指定賬套主管。操作員權(quán)限設(shè)置參見第二章第一節(jié)相關(guān)內(nèi)容。4定義編碼方案為了便于用戶進(jìn)行分級核算、統(tǒng)計(jì)和管理，可以對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編碼進(jìn)行分級設(shè)置。因此，在系統(tǒng)初始時(shí)，應(yīng)對系統(tǒng)將要用到的一些目錄的編碼級次及每級位數(shù)進(jìn)行定義?？煞旨壴O(shè)置的內(nèi)容有：科目編碼、存貨分類編碼、地區(qū)分類編碼、客戶分類編碼、供應(yīng)商分

41、類編碼、部門編碼、成本對象編碼、收發(fā)類別編碼和結(jié)算方式編碼。編碼級次和各級編碼長度的設(shè)置將決定用戶單位如何編制基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編號，進(jìn)而構(gòu)成用戶分級核算、統(tǒng)計(jì)和管理的基礎(chǔ)。定義編碼級次方案，可以在建立賬套過程，通過建賬向?qū)矶x；也可以在【系統(tǒng)控制臺】界面，通過【基礎(chǔ)設(shè)置】中的【編碼方案】 來定義、修改編碼方案；還可以通過修改賬套參數(shù)的方法來修改編碼方案。如圖34所示。5啟用賬套啟用賬套，就是要根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，對總賬系統(tǒng)的一些系統(tǒng)選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置，以便總賬系統(tǒng)配置相應(yīng)的功能或執(zhí)行相應(yīng)的控制。當(dāng)?shù)谝淮螁⒂每傎~系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)出現(xiàn)圖35所示對話框，可以進(jìn)行選項(xiàng)設(shè)置。在啟用賬套或業(yè)務(wù)變更后，也可以通過該對

42、話框查看或調(diào)整賬簿的選項(xiàng)。另外，在【總賬系統(tǒng)】界面，單擊【文件】菜單下的【選項(xiàng)】，也可以得到選項(xiàng)對話框。從圖35可以看到，對話框共有四個(gè)頁簽：（1）憑證頁簽。制單控制：主要設(shè)置在填制憑證時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)對哪些操作進(jìn)行控制。外幣核算：如果企業(yè)有外幣業(yè)務(wù)，則應(yīng)選擇相應(yīng)的匯率方式。憑證控制：主要設(shè)置處理憑證時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)對哪些操作進(jìn)行控制。往來控制方式：主要設(shè)置企業(yè)往來核算控制方式。（2）賬簿頁簽。用來調(diào)整各種賬簿的輸出方式及打印要求等。當(dāng)希望對查詢和打印權(quán)限作進(jìn)一步細(xì)化時(shí)，可選擇“明細(xì)賬查詢權(quán)限控制到科目”選項(xiàng)，然后再到系統(tǒng)菜單【設(shè)置】下的【明細(xì)權(quán)限】中去設(shè)置明細(xì)賬科目查詢權(quán)限。（3）會(huì)計(jì)日歷頁簽?？梢圆榭?/p>

43、各會(huì)計(jì)期間的起始日期與結(jié)束日期，以及啟用會(huì)計(jì)年度和啟用日期。此處僅能查看會(huì)計(jì)日歷的信息，如需修改請到系統(tǒng)管理中進(jìn)行。修改時(shí)要注意以下限制：總賬系統(tǒng)的啟用日期不能在系統(tǒng)的啟用日期之前。已錄入?yún)R率后不能修改總賬啟用日期?？傎~中已錄入期初余額（包括輔助期初）則不能修改總賬啟用日期?？傎~中已制單的月份不能修改總賬的啟用日期，其他系統(tǒng)中已制單的月份不能修改總賬的啟用日期。第二年進(jìn)入系統(tǒng)，不能修改總賬的啟用日期。（4）其他頁簽。對系統(tǒng)的其他選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置，但賬套信息的修改只能到系統(tǒng)管理中由賬套主管進(jìn)行。6定義外幣及匯率匯率管理是專為外幣核算服務(wù)的。企業(yè)有外幣業(yè)務(wù)，要進(jìn)行外幣及匯率的設(shè)置。這里只能錄入固定匯率

44、與浮動(dòng)匯率值，并不決定在制單時(shí)使用固定匯率還是浮動(dòng)匯率，在【賬簿選項(xiàng)】中的【匯率方式】的設(shè)置決定制單使用固定匯率還是浮動(dòng)匯率。如果使用固定匯率，則應(yīng)在每月月初錄入記賬匯率（即期初匯率），月末計(jì)算匯兌損益時(shí)錄入調(diào)整匯率（即期末匯率）；如果使用浮動(dòng)匯率，則應(yīng)每人在此錄入當(dāng)日匯率。7建立會(huì)計(jì)科目建立會(huì)計(jì)科目是會(huì)計(jì)核算方法之一，財(cái)務(wù)系統(tǒng)一般都提供了符合國家會(huì)計(jì)制度規(guī)定的一級會(huì)計(jì)科目，明細(xì)科目的確定要根據(jù)各企業(yè)情況自行確定，確定原則如下：第一，會(huì)計(jì)科目的設(shè)置必須滿足會(huì)計(jì)報(bào)表編制的要求，凡是報(bào)表所用數(shù)據(jù)，需從系統(tǒng)取數(shù)的，必須設(shè)立相應(yīng)科目。第二，會(huì)計(jì)科目的設(shè)置必須保持科目與科目間的協(xié)調(diào)性和體系完整性。不能只

45、有下級而無上級；既要設(shè)置總賬科目，又要設(shè)置明細(xì)科目，以提供總括和詳細(xì)的會(huì)計(jì)核算資料。第三，會(huì)計(jì)科目要保持相對穩(wěn)定，會(huì)計(jì)年中不能刪除；如已經(jīng)使用，不能增設(shè)下一級明細(xì)科目。一級科目名稱要符合國家標(biāo)準(zhǔn)，明細(xì)科目名稱要通俗易懂。第四，設(shè)置會(huì)計(jì)科目要考慮與子系統(tǒng)的銜接。在總賬系統(tǒng)中，只有末級會(huì)計(jì)科目才允許有發(fā)生額，才能接收各個(gè)子系統(tǒng)轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)。因此，要將各個(gè)于系統(tǒng)中的核算科目設(shè)置為末級科目。一般來說，為了充分體現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢，在企業(yè)原有的會(huì)計(jì)科目基礎(chǔ)上，應(yīng)對以往的一些科目結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，充分發(fā)揮總賬系統(tǒng)提供的輔助核算功能，深化、強(qiáng)化企業(yè)的核算和管理工作。當(dāng)企業(yè)規(guī)模不大，往來業(yè)務(wù)較少時(shí)，可采用和手工

46、方式一樣的科目結(jié)構(gòu)及記賬方法，即將往來單位、個(gè)人、部門、項(xiàng)目通過設(shè)置明細(xì)科目來進(jìn)行核算管理：而對于一個(gè)往來業(yè)務(wù)頻繁，清欠、清理工作量大，核算要求嚴(yán)格的企業(yè)來說，應(yīng)該采用總賬系統(tǒng)提供的輔助核算功能進(jìn)行管理，即將這些明細(xì)科目的上級科目設(shè)為末級科目并設(shè)為輔助核算科目，并將這些明細(xì)科目設(shè)為相應(yīng)的輔助核算目錄。一個(gè)科目設(shè)置了輔助核算后，它所發(fā)生的每一筆業(yè)務(wù)將會(huì)登記在總賬和輔助明細(xì)賬上。例如：當(dāng)未使用總賬系統(tǒng)的輔助核算功能時(shí)，科目設(shè)置如表31 科目編碼科目名稱科目編碼科目名稱113應(yīng)收賬款121材料采購11301北京石化公司12101甲材料11302天津銷售分公司12102乙材料119其他應(yīng)收賬款169在

47、建工程11901差旅費(fèi)應(yīng)收款1690101A部門1190101王堅(jiān)1690102B部門1190102李默11902私人借款521管理費(fèi)用1190201王堅(jiān)52101辦公費(fèi)1190202李默5210101A部門5210102B部門（1）增加會(huì)計(jì)科目。在【總賬系統(tǒng)】中，單擊【系統(tǒng)初始化】下的【會(huì)計(jì)科目】，進(jìn)入會(huì)計(jì)科目界面，單擊【增加】按鈕，出現(xiàn)會(huì)計(jì)科目一新增對話框，如圖36所示：科目編碼：科目編碼必須唯一，且必須按其級次的先后次序建立?？颇烤幋a只能由數(shù)字、英文字母及減號（）、正斜杠（）表示，其他字符（如 ；空格等）禁止使用。科目名稱：分為科目中文名稱和科目英文名稱，可以是漢字、英文字母或數(shù)字，可以

48、是減號（）。正斜杠（），但不能輸入其他字符?？颇恐形拿Q最多可輸入10個(gè)漢字，科目英文名稱最多可輸入100個(gè)英文字母。需要注意的是，科目中文名稱和英文名稱不能同時(shí)為空。在中文版中，必須錄入中文名稱；若是英文版，則必須錄入英文名稱?？颇款愋停盒袠I(yè)性質(zhì)為企業(yè)時(shí)，科目類型分為：資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本、損益，沒有成本類的企業(yè)可不設(shè)成本類；行業(yè)性質(zhì)為行政單位或事業(yè)單位時(shí)，按新會(huì)計(jì)制度科目類型設(shè)置。賬頁格式：定義該科目在賬簿打印時(shí)的默認(rèn)打印格式。系統(tǒng)提供了金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、外幣數(shù)量式四種賬頁格式供選擇。助記碼：用于幫助記憶科目，一般可用科目名稱中各個(gè)漢字拼音的頭一個(gè)字母組成，例如，管理

49、費(fèi)用，其助記碼可寫為glfy，這樣在制單或查賬中可使用助記碼glfy，系統(tǒng)可自動(dòng)將助記碼轉(zhuǎn)換成科目名稱。輔助核算：也叫輔助賬類。用于說明本科目是否有其他核算要求，系統(tǒng)除完成一般的總賬，明細(xì)賬核算外，并提供部門核算，個(gè)人往來核算、客戶往來核算、供應(yīng)商往來核算、項(xiàng)目核算四種專項(xiàng)核算功能供選用。設(shè)置輔助核算要考慮以下幾點(diǎn)：第一，一個(gè)科目可同時(shí)設(shè)置兩種專項(xiàng)核算，如管理費(fèi)用既想核算各部門的使用情況，也想了解各項(xiàng)目的使用情況，那么可以同時(shí)設(shè)置部門核算和項(xiàng)目核算。第二，個(gè)人往來核算不能與其他專項(xiàng)一同設(shè)置，客戶與供應(yīng)商核算不能一同設(shè)置。輔助賬類必須設(shè)在未級科目上，但為了查詢或出賬方便，有些科目也可以在未級和上

50、級設(shè)賬類。但若只在上級科目設(shè)賬類，其末級科目沒有設(shè)該賬類，系統(tǒng)將不承認(rèn)，也就是說當(dāng)上級科目設(shè)有某賬類時(shí)，其末級科目中必設(shè)有該賬類，否則只上級設(shè)賬類，系統(tǒng)將不處理。第三，在設(shè)置輔助核算時(shí)請盡量慎重，因?yàn)槿绻颇恳延袛?shù)據(jù)，而要對科目的輔助核算進(jìn)行修改，那么很可能會(huì)造成總賬與輔助賬對賬不平。其他核算：用于說明本科目是否有其他要求，如銀行賬、日記賬等。一般情況下，現(xiàn)金科目要設(shè)為日記賬；銀行存款科目要設(shè)為銀行賬和日記賬?？颇啃再|(zhì)（余額方向）：增加記借方的科目，科目性質(zhì)為借方；增加記貸方的科目，科目性質(zhì)為貸方。一般情況下，只能在一級科目設(shè)置科目性質(zhì)，下級科目的科目性質(zhì)與其一級科目的相同。已有數(shù)據(jù)的科目不能

51、再修改科目性質(zhì)。外幣核算：用于設(shè)定該科目是否有外幣核算，以及核算的外幣名稱。一個(gè)科目只能核算一種外幣，只有有外幣核算要求的科目才允許也必須設(shè)定外幣幣名。數(shù)量核算：用于設(shè)定該科目是否有數(shù)量核算和數(shù)量計(jì)量單位。計(jì)量單位可以是任何漢字或字符，如公斤、件、噸等。（2）科目修改。當(dāng)科目屬性有錯(cuò)誤時(shí)，可以對錯(cuò)誤屬性進(jìn)行修改。但是如果某科目已被制過單或已錄入期初余額，則不能修改該科目。如要修改該科目必須先刪除有該科目的憑證，并將該科目及其下級科目余額清零，再修改，修改完畢后要將余額及憑證補(bǔ)上。已使用的科目不能增加下級。（3）科目查詢。準(zhǔn)確而迅速地將指針定位在用戶所要查詢的科目上，方便地查詢或修改科目的各種屬

52、性。（4）科目刪除。對于不再使用的科目，可以將其從科目庫中刪除掉。但是已有余額的科目不能刪除，不能刪除非未級科目。（5）指定科目。指定會(huì)計(jì)科目是指定出納的專管科目。只有指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)金、銀行管理的保密性，才能查看現(xiàn)金、銀行存款日記賬。8建立輔助核算將科目設(shè)置了輔助核算還是不夠的，還應(yīng)將從科目中去掉的明細(xì)科目設(shè)置為輔助核算的目錄。不同的輔助核算，應(yīng)設(shè)置不同的核算目錄，如部門目錄、個(gè)人目錄、項(xiàng)目目錄、客戶目錄。供應(yīng)商目錄。（1）部門目錄設(shè)置。按照已經(jīng)定義好的部門編碼級次原則輸入部門編號及其信息。最多可分5級，編碼總長12位，部門檔案包含部門編碼、名稱、負(fù)責(zé)人、部門屬性等信

53、息。在【總賬系統(tǒng)】界面，單擊【系統(tǒng)初始化】下的【部門目錄】，出現(xiàn)【部門檔案】界面。單擊【增加】按鈕，在相應(yīng)編輯區(qū)域輸入部門檔案的各項(xiàng)信息，然后單擊【保存】工具鈕，所增加的部門即在左側(cè)空白區(qū)中顯示，如圖37所示：注意：部門編號必須符合部門編碼級次原則。（2）個(gè)人目錄設(shè)置。主要用于記錄本單位使用系統(tǒng)的職員列表，包括職員編號、名稱、所屬部門及職員屬性等。職員編號必須唯一，職員編號和職員名稱必須輸入。（3）項(xiàng)目目錄設(shè)置。一個(gè)單位項(xiàng)目核算的種類可能多種多樣，比如說，在建工程、對外投資、技術(shù)改造、融資成本、在產(chǎn)品成本、課題、合同訂單，為此應(yīng)允許企業(yè)定義多個(gè)種類的項(xiàng)目核算?？梢詫⒕哂邢嗤匦缘囊活惸慷x成一

54、個(gè)項(xiàng)目大類，一個(gè)項(xiàng)目大類可以核算多個(gè)項(xiàng)目，為了便于管理，還可以對這些項(xiàng)目進(jìn)行分類管理。例如，可以按以下步驟定義項(xiàng)目：設(shè)置科目：為對部分成本費(fèi)用和收人按項(xiàng)目核算、管理，在會(huì)計(jì)科目設(shè)置功能中先設(shè)置相關(guān)的項(xiàng)目核算科目，然后再定義項(xiàng)目目錄。如對生產(chǎn)成本科目設(shè)置項(xiàng)目核算的輔助賬類。定義項(xiàng)目大類：即項(xiàng)目核算的分類類別。在項(xiàng)目目錄定義功能中，增加項(xiàng)目大類，如增加生產(chǎn)成本項(xiàng)目大類。項(xiàng)目大類名稱是該類項(xiàng)目的總稱，而不是會(huì)計(jì)科目名稱。如果使用了存貨核算系統(tǒng)，可以在此選擇存貨中已定義好的存貨目錄作為項(xiàng)目目錄。指定核算科目：即具體指定需按此類項(xiàng)目核算的科目。一個(gè)項(xiàng)目大類可以指定多個(gè)科目，一個(gè)科目只能指定一個(gè)項(xiàng)目大類。

55、在項(xiàng)目目錄定義功能中指定。如將直接材料、直接工資和制造費(fèi)用指定為生產(chǎn)成本項(xiàng)目大類的科目。定義項(xiàng)目分類：為了便于統(tǒng)計(jì)，可將同一項(xiàng)目大類下的項(xiàng)目進(jìn)一步劃分。如生產(chǎn)成本項(xiàng)目大類進(jìn)一步劃分明細(xì)項(xiàng)目為自行開發(fā)項(xiàng)目和委托開發(fā)項(xiàng)目。定義項(xiàng)目欄目：是將各個(gè)項(xiàng)目大類中的具體項(xiàng)目輸入系統(tǒng)。具體輸入的內(nèi)容又取決于項(xiàng)目欄目中所定義的欄目名稱或數(shù)據(jù)。（4）客戶檔案設(shè)置。當(dāng)往來客戶較多時(shí)，可以對客戶進(jìn)行分類，以便對客戶進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)和匯總。在桌面中單擊【系統(tǒng)初始化】下的【客戶分類】，屏幕顯示圖38所示【客戶分類】界面?？蛻舴诸惥幋a必須唯一，客戶分類的分類編碼必須與“編碼原則” 中設(shè)定的編碼級次結(jié)構(gòu)相同。如果需要進(jìn)行往來管理

56、，那么，必須將企業(yè)中客戶的詳細(xì)信息錄入客戶檔案中。建立客戶檔案直接關(guān)系到對客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、匯總和查詢等分類處理。設(shè)置充客戶分類，就可在最末級客戶分類下增加客戶目錄。在桌面中單擊【系統(tǒng)初始化】下的【客戶檔案】，選擇最末級分類，單擊【增加】，屏幕顯示圖39所示【客戶檔案卡片】界面?？蛻魴n案中“基本”信息中客戶編碼、名稱、簡稱必須輸入，其余可輸可不輸；“聯(lián)系”信息包括地址、郵政編碼。E-mail地址。電話、傳真、呼機(jī)等；“信用”信息包括應(yīng)收余額、信用等級、信用額度、付款條件等；“其他”信息包括分管部門、專營業(yè)務(wù)員、停用日期、使用頻度等。（5）供應(yīng)商檔案設(shè)置。建立供應(yīng)商檔案主要是為企業(yè)的采購管理、庫存管理、應(yīng)付賬款管理服務(wù)的。在填制采購入庫單、采購發(fā)票和進(jìn)行采購結(jié)算、應(yīng)付款結(jié)算和有關(guān)供貨單位統(tǒng)計(jì)時(shí)都會(huì)用到供貨單位檔案，因此必須先設(shè)立供應(yīng)商檔案，以便減少工作差錯(cuò)。系統(tǒng)提供了對供貨客戶檔案的設(shè)置和管理功能。若在“賬簿選項(xiàng)”中將供應(yīng)商往來款項(xiàng)設(shè)為由應(yīng)付系統(tǒng)核算，那么對供應(yīng)商檔案的設(shè)置和管理也可在應(yīng)付系統(tǒng)中進(jìn)行，同時(shí)應(yīng)付系統(tǒng)所生成的憑證將自動(dòng)傳輸給總賬系統(tǒng)，若在“賬簿選項(xiàng)” 中將供應(yīng)商往來款項(xiàng)設(shè)為由總賬系統(tǒng)核算，在總賬系統(tǒng)制作的憑證，應(yīng)付款的查詢?nèi)钥稍趹?yīng)付系統(tǒng)中進(jìn)行。其操作原理與客戶目錄設(shè)置相同。