會議準備工作流程

1、.會議準備工作流程 1.會場預約根據(jù)需要，制定最完美的策劃；根據(jù)會議的級別，選擇會議舉辦地；根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前預約。2.會場的布局，設備安裝調試根據(jù)會議的具體情況，設計并安排會場的布局，細致周到地設計好所有的細節(jié)；根據(jù)需要，準備會議所需要的所有設備，并提前安放在指定位置；根據(jù)需要，提前為您調試好設備，并進行演練，確保會議的順利進行。3.印刷材料的設計制作根據(jù)會議的具體需求，設計印刷品的樣式、內容、選擇圖案；提前把印刷品送到會場或指定位置。4.參會者的接送根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應的車輛。5.參會者的餐飲根據(jù)參會人員的喜

2、好，預定各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、宴會等等；根據(jù)參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點，選擇不同的用餐地點。6.參會者業(yè)余時間的安排根據(jù)參會人員的喜好，選擇不同的休閑方式；設計專門的旅游線路。如何選擇會議場所選擇會場，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內容來綜合考慮。最好達到以下幾個標準： 大小要適中 會場太大，人數(shù)太少，空下的坐位太多，松松散散，會給與會人員一種不景氣的感覺；會場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，也根本無法把會開好。英國首相丘吉爾曾說：“絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間?！?地點要合理 臨時召集的會議，一兩個小時即散的，要考慮把會場定在

3、與會人員較集中的地方；超過一天的會議，會場要盡可能離與會者的住所近一點，免得與會者勞碌奔波。 附屬設施要齊全 會場的照明、通風、衛(wèi)生、服務、電話、擴音、錄音等各種設備都要配備齊全。對所有附屬設備，會務人員要逐一進行檢查。不能夠因為“上次會議就是在這里開的，沒有出什么問題”，就草率地認為“這回也會同樣順利”。這種不負責的態(tài)度，很可能會給會議造成損失。 要有停車場 現(xiàn)代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經不多了。單車、摩托、汽車都要有停放處，會才開得成。公開場合你會發(fā)言嗎有些時候，行政、秘書人員不僅僅是做幕后工作，也會有走到前臺發(fā)言的機會，這時應該好好把握。那么在公開場合發(fā)言需要注意些

4、什么呢?為你的講演準備調查一些事實確鑿的材料及一些需要用來回答聽眾提問的資料。 預先把要說的內容徹底考慮一下，使講話的思路清晰明了。建議在卡片上記下說話要點。 對著鏡子練習發(fā)言，特別要注意臉部表情、身體姿勢及手勢的表達效果。也可以用錄音機錄下自己的發(fā)言內容，找出需要改進的地方。 使用簡潔、明了、易懂的語言。 保持一種平穩(wěn)挺直的站立姿勢和一種愉快歡樂的表情，要泰然自若，不要拘謹，在需要時，可用目光掃視聽眾，以引起他們的注意。 測定自己的發(fā)言時間，使它保持在一個許可的時間范圍內。 用規(guī)范的語言和抑揚頓挫的聲調發(fā)言。尤其要突出你的聲音響度，使它能清楚地傳送到最后一排聽眾的耳朵里。 控制講話的速度，要

5、不快不慢、恰到好處。 演講中關鍵的地方要停頓，以給聽眾一個思考余地，使他們能夠理解消化所講的內容。 避免反常的行為，如笨拙地翻動發(fā)言稿、頻繁地移動手足等?？梢栽谑掷锬靡粡埧ㄆ员３蛛p手安靜。 在系統(tǒng)陳述以前，應該為整篇發(fā)言構思總體結構。有了這種總體結構的構思，對自己全面充分的準備就有了把握；真正認識到自己要講什么和怎樣講；此外它能保證發(fā)言受到歡迎，不至于被認為是浪費了聽眾的時間和精力。展覽會安排規(guī)范展覽會是企業(yè)擴大影響吸引客戶促進交易的重要途徑。從內容上看，展覽會既, 有專, 業(yè)性, 的，譬如“英國教育展”；也有貿易性的，譬如“廣州出口商品交易會”；還有綜合性的，譬如“萬國博覽會”。 從形式上

6、看，展覽會有產品展示、交易洽談、宣傳推廣、酬賓娛樂等多種形式。 無論什么樣的內容與形式，展覽會都有著自己鮮明的主題。因此，參展安排首先必須根據(jù)主題來決定參展的方法。 其次，有針對性的籌劃是確保參展成為一次成功演示的關鍵。我們必須十分清晰詳盡地制訂一份參展計劃，把所有應該考慮的，可能涉及的問題一網(wǎng)打盡，給出十分明確清楚而且卓有成效的答案。具體而言，就是明確參展目的，確定參展內容，落實參展途徑，策劃參展方法，選擇參層位置，辦妥參展手續(xù)，選好參展產品，組織參展人員，設計運作流程，使現(xiàn)場的接待、講解、洽談、簽約活動非常的井然有序，還有就是擬定參展的費用預算。 再次，制訂某些非常實用的策略，構思某些獨特

7、新穎的策劃，使一個簡單的參展活動成為一次影響非凡的商業(yè)推廣，這是衡量我們組織能力和策劃能力的一次機會。高級秘書對于上司的重要性，也正是從這種發(fā)揮中得以清楚地體現(xiàn)。將上述計劃與預算呈報上司審批，并且在上司授權的情況下關心甚至親自參與整個參展過程，在參展現(xiàn)場直接處理各類問題，確保成功參展。 最后，做好展覽會結束的善后工作，并且親自擬定或組織有關人員撰寫總結報告提交給上司。巧妙安排商務談判場所安排談判場所應舒適簡潔寬敞大氣，談判桌要寬大，座椅、少發(fā)要舒服，環(huán)境布置要有商業(yè)氣氛，沒必要為了高雅而故弄玄虛，將談判場所弄得像個藝術陳列室。 在商務談判中，雙方的主談者應該居中坐在平等而相對的位子上，談判桌應

8、該是長而寬闊、明凈而考究的；其他談判人員一般分列兩側而坐。這種座位的安排通常顯示出正式、禮貌、尊重、平等。 如果是多邊談判，則各方的主談者應該圍坐于圓桌相應的位子。圓桌通常較大，也可分段而置；翻譯人員及其他談判工作人員一般圍繞各自的主談者分列兩側而坐，也可坐于主談者的身后。 無論是雙邊談判還是多邊談判，桌子和椅子的大小應當與環(huán)境和談判相適應，任何不協(xié)調與別扭的隨意安排都會給談判者心理帶來壓抑感或不適。與長方形談判桌不同，圓形談判桌通常給人以輕松自在感。所以在一些輕松友好的會見場所，一般采用圓桌。 無論是方桌還是圓桌，都應注意座位的朝向。通常人們總是認為面對門口的座位最具影響力，西方人覺得這個座位具有權力感，中國人則習慣稱此座位為“上座”；而背朝門口的座位最不具影響力，西方人一般認為這具座位具有從屬感，中國人習慣稱此座位為“下座”，因此，在安排就座時要充分考慮這方面的心理習慣，避免發(fā)生不愉快，比較合乎社交禮