會(huì)議準(zhǔn)備工作流程

1、.會(huì)議準(zhǔn)備工作流程 1.會(huì)場(chǎng)預(yù)約根據(jù)需要，制定最完美的策劃；根據(jù)會(huì)議的級(jí)別，選擇會(huì)議舉辦地；根據(jù)會(huì)議的具體情況，確定是否將會(huì)議劃分為幾個(gè)分會(huì)場(chǎng)，選擇分會(huì)場(chǎng)的地點(diǎn)，并提前預(yù)約。2.會(huì)場(chǎng)的布局，設(shè)備安裝調(diào)試根據(jù)會(huì)議的具體情況，設(shè)計(jì)并安排會(huì)場(chǎng)的布局，細(xì)致周到地設(shè)計(jì)好所有的細(xì)節(jié)；根據(jù)需要，準(zhǔn)備會(huì)議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；根據(jù)需要，提前為您調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。3.印刷材料的設(shè)計(jì)制作根據(jù)會(huì)議的具體需求，設(shè)計(jì)印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案；提前把印刷品送到會(huì)場(chǎng)或指定位置。4.參會(huì)者的接送根據(jù)參加會(huì)議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛。5.參會(huì)者的餐飲根據(jù)參會(huì)人員的喜

2、好，預(yù)定各種形式的餐會(huì)：西餐、中餐、自助餐、宴會(huì)等等；根據(jù)參會(huì)人員的具體情況以及會(huì)場(chǎng)和下榻酒店的地點(diǎn)，選擇不同的用餐地點(diǎn)。6.參會(huì)者業(yè)余時(shí)間的安排根據(jù)參會(huì)人員的喜好，選擇不同的休閑方式；設(shè)計(jì)專門的旅游線路。如何選擇會(huì)議場(chǎng)所選擇會(huì)場(chǎng)，要根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)和會(huì)議的內(nèi)容來(lái)綜合考慮。最好達(dá)到以下幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)： 大小要適中 會(huì)場(chǎng)太大，人數(shù)太少，空下的坐位太多，松松散散，會(huì)給與會(huì)人員一種不景氣的感覺(jué)；會(huì)場(chǎng)太小，人數(shù)過(guò)多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，也根本無(wú)法把會(huì)開(kāi)好。英國(guó)首相丘吉爾曾說(shuō)：“絕對(duì)不用太大的房間，而只要一個(gè)大小正好的房間?！?地點(diǎn)要合理 臨時(shí)召集的會(huì)議，一兩個(gè)小時(shí)即散的，要考慮把會(huì)場(chǎng)定在

3、與會(huì)人員較集中的地方；超過(guò)一天的會(huì)議，會(huì)場(chǎng)要盡可能離與會(huì)者的住所近一點(diǎn)，免得與會(huì)者勞碌奔波。 附屬設(shè)施要齊全 會(huì)場(chǎng)的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等各種設(shè)備都要配備齊全。對(duì)所有附屬設(shè)備，會(huì)務(wù)人員要逐一進(jìn)行檢查。不能夠因?yàn)椤吧洗螘?huì)議就是在這里開(kāi)的，沒(méi)有出什么問(wèn)題”，就草率地認(rèn)為“這回也會(huì)同樣順利”。這種不負(fù)責(zé)的態(tài)度，很可能會(huì)給會(huì)議造成損失。 要有停車場(chǎng) 現(xiàn)代社會(huì)召集會(huì)議，“一雙草鞋一把傘”趕來(lái)開(kāi)會(huì)的人已經(jīng)不多了。單車、摩托、汽車都要有停放處，會(huì)才開(kāi)得成。公開(kāi)場(chǎng)合你會(huì)發(fā)言嗎有些時(shí)候，行政、秘書人員不僅僅是做幕后工作，也會(huì)有走到前臺(tái)發(fā)言的機(jī)會(huì)，這時(shí)應(yīng)該好好把握。那么在公開(kāi)場(chǎng)合發(fā)言需要注意些

4、什么呢?為你的講演準(zhǔn)備調(diào)查一些事實(shí)確鑿的材料及一些需要用來(lái)回答聽(tīng)眾提問(wèn)的資料。 預(yù)先把要說(shuō)的內(nèi)容徹底考慮一下，使講話的思路清晰明了。建議在卡片上記下說(shuō)話要點(diǎn)。 對(duì)著鏡子練習(xí)發(fā)言，特別要注意臉部表情、身體姿勢(shì)及手勢(shì)的表達(dá)效果。也可以用錄音機(jī)錄下自己的發(fā)言內(nèi)容，找出需要改進(jìn)的地方。 使用簡(jiǎn)潔、明了、易懂的語(yǔ)言。 保持一種平穩(wěn)挺直的站立姿勢(shì)和一種愉快歡樂(lè)的表情，要泰然自若，不要拘謹(jǐn)，在需要時(shí)，可用目光掃視聽(tīng)眾，以引起他們的注意。 測(cè)定自己的發(fā)言時(shí)間，使它保持在一個(gè)許可的時(shí)間范圍內(nèi)。 用規(guī)范的語(yǔ)言和抑揚(yáng)頓挫的聲調(diào)發(fā)言。尤其要突出你的聲音響度，使它能清楚地傳送到最后一排聽(tīng)眾的耳朵里。 控制講話的速度，要

5、不快不慢、恰到好處。 演講中關(guān)鍵的地方要停頓，以給聽(tīng)眾一個(gè)思考余地，使他們能夠理解消化所講的內(nèi)容。 避免反常的行為，如笨拙地翻動(dòng)發(fā)言稿、頻繁地移動(dòng)手足等。可以在手里拿一張卡片以保持雙手安靜。 在系統(tǒng)陳述以前，應(yīng)該為整篇發(fā)言構(gòu)思總體結(jié)構(gòu)。有了這種總體結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，對(duì)自己全面充分的準(zhǔn)備就有了把握；真正認(rèn)識(shí)到自己要講什么和怎樣講；此外它能保證發(fā)言受到歡迎，不至于被認(rèn)為是浪費(fèi)了聽(tīng)眾的時(shí)間和精力。展覽會(huì)安排規(guī)范展覽會(huì)是企業(yè)擴(kuò)大影響吸引客戶促進(jìn)交易的重要途徑。從內(nèi)容上看，展覽會(huì)既, 有專, 業(yè)性, 的，譬如“英國(guó)教育展”；也有貿(mào)易性的，譬如“廣州出口商品交易會(huì)”；還有綜合性的，譬如“萬(wàn)國(guó)博覽會(huì)”。 從形式上

6、看，展覽會(huì)有產(chǎn)品展示、交易洽談、宣傳推廣、酬賓娛樂(lè)等多種形式。 無(wú)論什么樣的內(nèi)容與形式，展覽會(huì)都有著自己鮮明的主題。因此，參展安排首先必須根據(jù)主題來(lái)決定參展的方法。 其次，有針對(duì)性的籌劃是確保參展成為一次成功演示的關(guān)鍵。我們必須十分清晰詳盡地制訂一份參展計(jì)劃，把所有應(yīng)該考慮的，可能涉及的問(wèn)題一網(wǎng)打盡，給出十分明確清楚而且卓有成效的答案。具體而言，就是明確參展目的，確定參展內(nèi)容，落實(shí)參展途徑，策劃參展方法，選擇參層位置，辦妥參展手續(xù)，選好參展產(chǎn)品，組織參展人員，設(shè)計(jì)運(yùn)作流程，使現(xiàn)場(chǎng)的接待、講解、洽談、簽約活動(dòng)非常的井然有序，還有就是擬定參展的費(fèi)用預(yù)算。 再次，制訂某些非常實(shí)用的策略，構(gòu)思某些獨(dú)特

7、新穎的策劃，使一個(gè)簡(jiǎn)單的參展活動(dòng)成為一次影響非凡的商業(yè)推廣，這是衡量我們組織能力和策劃能力的一次機(jī)會(huì)。高級(jí)秘書對(duì)于上司的重要性，也正是從這種發(fā)揮中得以清楚地體現(xiàn)。將上述計(jì)劃與預(yù)算呈報(bào)上司審批，并且在上司授權(quán)的情況下關(guān)心甚至親自參與整個(gè)參展過(guò)程，在參展現(xiàn)場(chǎng)直接處理各類問(wèn)題，確保成功參展。 最后，做好展覽會(huì)結(jié)束的善后工作，并且親自擬定或組織有關(guān)人員撰寫總結(jié)報(bào)告提交給上司。巧妙安排商務(wù)談判場(chǎng)所安排談判場(chǎng)所應(yīng)舒適簡(jiǎn)潔寬敞大氣，談判桌要寬大，座椅、少發(fā)要舒服，環(huán)境布置要有商業(yè)氣氛，沒(méi)必要為了高雅而故弄玄虛，將談判場(chǎng)所弄得像個(gè)藝術(shù)陳列室。 在商務(wù)談判中，雙方的主談?wù)邞?yīng)該居中坐在平等而相對(duì)的位子上，談判桌應(yīng)

8、該是長(zhǎng)而寬闊、明凈而考究的；其他談判人員一般分列兩側(cè)而坐。這種座位的安排通常顯示出正式、禮貌、尊重、平等。 如果是多邊談判，則各方的主談?wù)邞?yīng)該圍坐于圓桌相應(yīng)的位子。圓桌通常較大，也可分段而置；翻譯人員及其他談判工作人員一般圍繞各自的主談?wù)叻至袃蓚?cè)而坐，也可坐于主談?wù)叩纳砗蟆?無(wú)論是雙邊談判還是多邊談判，桌子和椅子的大小應(yīng)當(dāng)與環(huán)境和談判相適應(yīng)，任何不協(xié)調(diào)與別扭的隨意安排都會(huì)給談判者心理帶來(lái)壓抑感或不適。與長(zhǎng)方形談判桌不同，圓形談判桌通常給人以輕松自在感。所以在一些輕松友好的會(huì)見(jiàn)場(chǎng)所，一般采用圓桌。 無(wú)論是方桌還是圓桌，都應(yīng)注意座位的朝向。通常人們總是認(rèn)為面對(duì)門口的座位最具影響力，西方人覺(jué)得這個(gè)座位具有權(quán)力感，中國(guó)人則習(xí)慣稱此座位為“上座”；而背朝門口的座位最不具影響力，西方人一般認(rèn)為這具座位具有從屬感，中國(guó)人習(xí)慣稱此座位為“下座”，因此，在安排就座時(shí)要充分考慮這方面的心理習(xí)慣，避免發(fā)生不愉快，比較合乎社交禮