《流程管理優(yōu)化培訓(xùn)》PPT課件.ppt

1、流程優(yōu)化培訓(xùn),2012年3月,今天上午的研討內(nèi)容流程導(dǎo)向的組織變革,一、組織變革與流程 二、流程繪制實(shí)操 三、流程優(yōu)化操作實(shí)務(wù),目 錄,在過去兩個(gè)多世紀(jì)的工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)依據(jù)“勞動(dòng)分工”原理建立了“科層制”管理模式,組織（organization）一organon 法約爾的“十四條管理原則,組織和文化的演變-大企業(yè)里的官僚和呆板,傳統(tǒng)企業(yè)僵化主要特征（一）部門墻,職能部門以專業(yè)劃分，在企業(yè)中形成一個(gè)個(gè)的利益中心，部門之間的邊界極為明顯，在一項(xiàng)業(yè)務(wù)涉及多個(gè)部門時(shí)，若發(fā)生利益沖突，各部門可以把全公司利益放到一邊，維護(hù)自己的利益。 每個(gè)員工取悅的是自己的“上司”，因?yàn)樯纤菊莆諉T工的地位、薪酬，每個(gè)

2、員工可以冷落顧客，但絲毫不敢怠慢“領(lǐng)導(dǎo)”。 協(xié)調(diào)內(nèi)部矛盾耗去了大量的企業(yè)精力，降低了企業(yè)的管理效率，加大了企業(yè)的管理運(yùn)營(yíng)成本,庫(kù)存高好還是低好？公司的利益最重要 ；“我們經(jīng)理不在”；“國(guó)改辦,傳統(tǒng)企業(yè)僵化主要特征（二）控制大于激勵(lì),為了加強(qiáng)“內(nèi)部管理”，企業(yè)建立大量制度及審批手續(xù)，但幾乎找不到幾條是為了更好、更快地向顧客提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的條款，基本上全部是監(jiān)督內(nèi)部職工的。 層層審批、眾多“簽字”制，大大降低了企業(yè)的運(yùn)行效率，成為“顯示崗位存在價(jià)值和權(quán)力”的方式，也是推卸責(zé)任的最好方式。 公文旅行、文牘主義存在于各個(gè)企業(yè)，是企業(yè)工作極其重要的基礎(chǔ)工作，可以壓倒一切，大量的人力、物力投放在其上，他們都

3、忘了企業(yè)的真正生存目的是什么,集體決策？層層審批,現(xiàn)在，讓我們來看看什么是流程,我滿意，是因?yàn)榱鞒虨槲覄?chuàng)造了價(jià)值,客戶,把流程從職能組織的背后移到前面來，直達(dá)客戶,客 戶,傳統(tǒng)的管理注重職能層級(jí)機(jī)制,流程概念打破職能層級(jí)體制的界限,直達(dá)客戶,讓我們?cè)囍枋鲆粋€(gè)流程,不一樣餃子館”，經(jīng)營(yíng)東北大餃子為主 人物：大廚（組織、質(zhì)量監(jiān)督、煮餃子）、白案（一切與面相關(guān)的工作）、小工（其他） 事件：包餃子,流程有什么用,1、制定標(biāo)準(zhǔn) 2、提高效率 3、降低成本 客戶滿意,流程優(yōu)化的最終目的,識(shí)別核心的企業(yè)業(yè)務(wù)流程，按照經(jīng)過重組的核心業(yè)務(wù)流程組織業(yè)務(wù)工作，該核心流程必須是能最大程度給企業(yè)創(chuàng)造利益的。 簡(jiǎn)化了或

4、合并了非增值部分的流程，剔除無效的企業(yè)活動(dòng)，或減少了重復(fù)出現(xiàn)和不需要的步驟所帶來的浪費(fèi)。 全體員工必須以顧客為中心，所有工作必須以滿足顧客需求為核心,今天上午的研討內(nèi)容流程導(dǎo)向的組織變革,一、組織變革與流程 二、流程繪制實(shí)操 三、流程優(yōu)化操作實(shí)務(wù),目 錄,流程優(yōu)化的步驟,資料來源：羅蘭貝格,什么是重要的,搞清楚層級(jí),細(xì)化評(píng)估,發(fā)現(xiàn)改進(jìn)空間,戰(zhàn)略流程 Strategic Processes,運(yùn)營(yíng)流程 Operational Processes,保障流程 Enabling Processes,宏觀流程劃分可分為三類,流程優(yōu)化為創(chuàng)造組織核心競(jìng)爭(zhēng)力服務(wù),品牌差異化戰(zhàn)略品牌管理流程 大規(guī)模生產(chǎn)成熟產(chǎn)品戰(zhàn)

5、略客戶關(guān)系管理流程 專利和技術(shù)壟斷戰(zhàn)略研發(fā)管理流程,首先，尋找需要關(guān)注的流程,需改進(jìn),需優(yōu)化,可忽略,可外包,高,低,高,實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略所必須的,支持性的技術(shù)性的,現(xiàn)金管理,信息技術(shù),產(chǎn)品開發(fā),工資系統(tǒng),戰(zhàn)略性,可操作性,流程的層級(jí)從價(jià)值鏈到動(dòng)作，按里程碑的方式劃分和連接子流程,讓我們回到“不一樣餃子館,一級(jí) 核心流程,1.店面管理,2.餃子烹飪,4. 行政管理,3.財(cái)務(wù)管理,1.1原材料購(gòu)買,1.3成品生產(chǎn),二級(jí)流程,1.1.1備菜 1.1.2面皮準(zhǔn)備 1.1.3餃子餡準(zhǔn)備,1.3.1下菜單 1.3.2包餃子 1.3.3煮餃子,三級(jí)流程,1.2半成品生產(chǎn),1.1.1制定購(gòu)買計(jì)劃 1.1.2購(gòu)買,流

6、程KPI評(píng)估基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表,資料來源：羅蘭貝格,KPI指標(biāo),成本,需要時(shí)間,質(zhì)量,存貨管理,其他,第一級(jí)流程,第二級(jí)/三級(jí)流程,建立流程的標(biāo)準(zhǔn),案例分析：XH為某商業(yè)銀行總行核心信貸業(yè)務(wù)進(jìn)行的流程分析第二層，信貸業(yè)務(wù)整體概覽,原則政策,整體框架,信貸 管理 總體 框架,信貸管理的根本原則與政策,管理模式 組織機(jī)構(gòu) 業(yè)務(wù)流程 分析工具 責(zé)權(quán)分配 績(jī)效獎(jiǎng)懲,案例分析：XH為某商業(yè)銀行總行核心信貸業(yè)務(wù)進(jìn)行的流程梳理第三層，信貸流程的五大階段二十六個(gè)環(huán)節(jié),分行信貸審查處,分行貸審會(huì),分行行長(zhǎng),總行信貸審查部,總行貸審會(huì),總行行長(zhǎng),董事會(huì),授信額度設(shè)定,審批條件落實(shí),提款申請(qǐng)審批,放款審查與發(fā)放,移交,盡職

7、調(diào)查 分類處理,審批,執(zhí)行與監(jiān)控,核銷,預(yù)警信號(hào)識(shí)別,客戶風(fēng)險(xiǎn)調(diào)查與評(píng)估,行動(dòng)方案制訂,方案審批,行動(dòng),解除/轉(zhuǎn)入保全,案例分析：XH為某商業(yè)銀行總行核心信貸業(yè)務(wù)進(jìn)行的流程梳理第四層貸后管理流程,預(yù)警信號(hào) 識(shí)別,客戶風(fēng)險(xiǎn) 調(diào)查與評(píng)估,行動(dòng)方案制訂,方案 審批,行動(dòng),解除/轉(zhuǎn)入保全,信貸業(yè)務(wù)部門,風(fēng)險(xiǎn)管理部門,微觀預(yù)警信 號(hào)的識(shí)別,宏觀預(yù)警信 號(hào)的識(shí)別,信貸審查部門,對(duì)客戶進(jìn)行 調(diào)查分析來 評(píng)估目前存 在的風(fēng)險(xiǎn),撰寫預(yù)警 檢查報(bào)告,對(duì)行動(dòng)方案 進(jìn)行審批,放款中心,會(huì)計(jì)部門,實(shí)施額度控 制方面的措施,實(shí)施帳戶控制 方面的措施,實(shí)施其它措施 跟蹤行動(dòng)效 果，必要時(shí)再 次撰寫預(yù)警檢 查報(bào)告,提出解除預(yù)

8、警 申請(qǐng)或移交資 產(chǎn)保全,案例分析：XH為某商業(yè)銀行總行核心信貸業(yè)務(wù)進(jìn)行的流程梳理第五層部門間合作流程,識(shí)別項(xiàng)包括： 流程名稱、 流程編號(hào)、 流程負(fù)責(zé)部門、 流程參與部門、 編制人、 最后更新時(shí)間、 版本號(hào),流程內(nèi)容包括： 按照部門處室職能帶，對(duì)流程涉及的步驟進(jìn)行細(xì)化描述，包括 流程始末點(diǎn)、 流程步驟、 產(chǎn)生的重要文本、 存檔文本、 風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、 風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn),案例分析：XH為某商業(yè)銀行總行核心信貸業(yè)務(wù)進(jìn)行的流程梳理部門間合作流程說明,一、流程概要 1、流程名稱 2、流程描述（對(duì)流程的目的和內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)要描述）： 3、流程輸入（信息輸入，包括指令、需求、文件、表單等）： 4、流程輸出（信息輸出，包括產(chǎn)

9、品、服務(wù)、文件、表單等）： 5、流程負(fù)責(zé)部門（流程的推動(dòng)者、控制者，并要對(duì)流程的最終結(jié)果負(fù)責(zé)）： 二、依據(jù)的制度以及產(chǎn)生的記錄 依據(jù)制度： 記錄： 三、風(fēng)險(xiǎn)描述與控制方法 風(fēng)險(xiǎn)： 控制方法： 四、其他需要說明的事項(xiàng),今天上午的研討內(nèi)容流程導(dǎo)向的組織變革,一、組織變革與流程 二、流程繪制實(shí)操 三、流程優(yōu)化操作實(shí)務(wù),目 錄,行業(yè)最佳實(shí)踐創(chuàng)新,打破現(xiàn)有做法的瓶頸 產(chǎn)生新的想法 評(píng)估想法 實(shí)現(xiàn)想法,工作活動(dòng)基本上可以分為三種類型,流程是由一系列工作活動(dòng)所組成的。流程型制造企業(yè)的日常工作為例，工作活動(dòng)基本上可以分為三種類型： 增值的：如采購(gòu)、產(chǎn)品生產(chǎn)、銷售等。 輔助增值的：出入庫(kù)、生產(chǎn)包裝、運(yùn)輸?shù)取?無

10、效的：提供無人閱讀的報(bào)告，無效的會(huì)議，次品，工作失誤，過多的檢查等,流程中的步驟必須存在和可以去掉的理由,增值：如采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售,輔助增值：入出入庫(kù)、運(yùn)輸、調(diào)度,風(fēng)險(xiǎn)控制：審批、會(huì)計(jì)與出納,專業(yè)分工：律師、工程師,不增值：提供無人月度的報(bào)告,無謂的控制：過多的檢查,分工過細(xì)：簽證辦理與簽證錄入,冗余信息：顧客多點(diǎn)接觸,常用技巧,1、并行串行 2、分層授權(quán) 3、多點(diǎn)變單點(diǎn),一、為每個(gè)員工都配備一個(gè)貼身“秘書” 某高科技企業(yè)文件處理流程優(yōu)化案例,文件處理流程優(yōu)化的總體思路,據(jù)統(tǒng)計(jì)，一個(gè)流程的真正處理時(shí)間只有1%，而花在文件傳遞、等待審批的時(shí)間為99%。要想從根本上提高辦公效率，必須減少文件傳遞、

11、等待審批的時(shí)間； 申請(qǐng)人必須熟悉公司各種文件的審批流程，這實(shí)際上沒有必要； 必須有專門的督辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)文件審批的督辦工作，避免文件處理流程的阻塞； 文件能在什么范圍內(nèi)共享，也就是文件的訪問權(quán)限問題，應(yīng)該是公司總體要考慮的問題,XH建議行政部下設(shè)文件處理中心，負(fù)責(zé)各類文件的管理和傳遞工作,總經(jīng)理,副總經(jīng)理,金融事業(yè)部,政府事業(yè)部,基礎(chǔ)事業(yè)部,董事會(huì),監(jiān)事會(huì),戰(zhàn)略開發(fā)部,行政部,財(cái)務(wù)部,人事部,北京分公司,廣州分公司,杭州分公司,文件處理中心,文件處理中心是公司各類文件傳遞的紐帶，其主要職責(zé)是利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)各類文件進(jìn)行綜合管理和傳送，并敦促各部門、單位按要求發(fā)送、接收和審理文件等,文件處理中心的作用,D

12、R信息通過設(shè)置文件處理中心這一專門機(jī)構(gòu)來負(fù)責(zé)各類文件的管理和傳遞工作?；鶎訂挝恢苯油ㄟ^網(wǎng)絡(luò)將文件發(fā)送至文件處理中心，由文件處理中心完成報(bào)送和審批結(jié)果的回復(fù)工作，大大縮短了文件的報(bào)送時(shí)間； 文件處理中心可以對(duì)報(bào)送文件的緊要程度進(jìn)行分檢，對(duì)急需處理的文件直接通知主管機(jī)關(guān)及時(shí)地審核并回復(fù)，大大縮短了文件等待審批的時(shí)間； 文件處理中心的設(shè)立使申請(qǐng)人不必了解文件傳遞、審批流程； 文件處理中心幫助我們減少了大量非增值的活動(dòng)，提高了工作效率,文件處理中心有助于提高辦公效率,文件處理中心的設(shè)置，使DR信息的文件處理流程和原有流程相比較有很大的優(yōu)勢(shì)，具體表現(xiàn)在： 一、永遠(yuǎn)不變的業(yè)務(wù)流程 二、最安全的權(quán)限系統(tǒng) 三

13、、最及時(shí)的督辦系統(tǒng),流程優(yōu)勢(shì)一 永遠(yuǎn)不變的業(yè)務(wù)流程,因?yàn)槲募幚碇行牡脑O(shè)置，文件的傳遞由文件處理中心負(fù)責(zé)，具體傳遞的流程申請(qǐng)人并不關(guān)心，文件處理中心根據(jù)公司規(guī)定一個(gè)環(huán)節(jié)一個(gè)環(huán)節(jié)的報(bào)送、審批、催辦。一旦流程更改，文件處理中心隨時(shí)做出調(diào)整。而這一切，申請(qǐng)人并沒有感覺到。 所以，每一個(gè)人只要知道將需要審批的文件發(fā)給文件處理中心就行了，這是一個(gè)永遠(yuǎn)不變的業(yè)務(wù)流程,流程優(yōu)勢(shì)二 最安全的權(quán)限系統(tǒng),原有的文件處理流程設(shè)置了非常復(fù)雜的權(quán)限系統(tǒng)，但存在以下問題： 權(quán)限的復(fù)雜性使權(quán)限設(shè)置的出錯(cuò)機(jī)會(huì)增多，并且難以發(fā)現(xiàn)。 權(quán)限的設(shè)置往往和人事調(diào)整、變動(dòng)聯(lián)系在一起，甚至還會(huì)有臨時(shí)授權(quán)的情況，這就需要專人管理和維護(hù)權(quán)限系

14、統(tǒng)，一旦管理疏忽、維護(hù)滯后，都會(huì)造成泄密。 重組后的文件處理流程是這樣解決的： 公司所有的文件發(fā)送和接收均經(jīng)過文件處理中心過濾，垃圾郵件、帶有病毒的郵件、不利于公司發(fā)展的郵件均被過濾。 公司機(jī)密文件由文件處理中心管理，每次查閱均要提出申請(qǐng)、記錄在案。 文件處理中心為每一員工提供了公司級(jí)的安全服務(wù)，所以說是最安全的權(quán)限系統(tǒng),流程優(yōu)勢(shì)三 最及時(shí)的督辦系統(tǒng),文件處理中心專門負(fù)責(zé)文件的督辦工作。 緊急郵件在發(fā)送的同時(shí)，由文件處理中心與審批人聯(lián)系，請(qǐng)及時(shí)處理。 如果審批人暫時(shí)無法接收文件，文件處理中心將采用其它方式與審批人聯(lián)系,申請(qǐng)單位,文件處理中心,職能部門n,公司領(lǐng)導(dǎo),文件處理中心成為每個(gè)部門、每位

15、員工的行政秘書,職能部門n,職能部門1,公司領(lǐng)導(dǎo),職能部門1,原有文件處理流程,重組后的文件處理流程,職能部門N,職能部門1,文件處理流程優(yōu)化后的效果,大大方便了專業(yè)技術(shù)人員，可以安心本職工作 減少了專業(yè)技術(shù)人員非價(jià)值創(chuàng)造時(shí)間，提高了專業(yè)技術(shù)人員的利用率，從而從整體上降低了產(chǎn)品開發(fā)成本 因?yàn)橛袑ｉT的督辦機(jī)構(gòu)，文件審批流程速度加快，普遍比重組前提高了一倍以上 文件泄密現(xiàn)象基本得到控制,二、分類管理提高效率 某國(guó)有企業(yè)采購(gòu)流程優(yōu)化案例,企業(yè)背景介紹,SD造紙有限公司是1997年4月組建成的國(guó)有、民營(yíng)、外資多元投資的合資企業(yè)。 公司總資產(chǎn)9.5億元人民幣，員工2700人，目前漿紙年綜合生產(chǎn)能力10萬

16、噸，主要產(chǎn)品是以精制牛皮紙為主導(dǎo)系列的工業(yè)技術(shù)用紙，在國(guó)內(nèi)市場(chǎng)覆蓋率為63.1%。 公司每年需采購(gòu)物資8億元，庫(kù)存高達(dá)1個(gè)億,供應(yīng)部,物料,訂單,物料,訂單,原有的采購(gòu)業(yè)務(wù)管理流程中，供應(yīng)部承擔(dān)包括計(jì)劃、招標(biāo)、合同草簽、供應(yīng)商選擇、合同簽約、驗(yàn)收、儲(chǔ)存等方面的管理內(nèi)容,這種沒有建立嚴(yán)肅的監(jiān)督、制約的采購(gòu)管理流程，給SD的物資管理帶來了一系列問題,SD采購(gòu)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化應(yīng)包括的內(nèi)容,明確采購(gòu)業(yè)務(wù)控制 的目標(biāo),分析采購(gòu)業(yè)務(wù) 流程,完善采購(gòu)業(yè)務(wù) 的控制程序,建立健全采購(gòu) 業(yè)務(wù)控制制度,做好采購(gòu)業(yè)務(wù) 績(jī)效評(píng)價(jià),1,2,3,4,5,明確采購(gòu)業(yè)務(wù)控制的目標(biāo)，采購(gòu)供應(yīng)管理面臨的主要困難是如何縮短采購(gòu)周期，降低

17、采購(gòu)成本,大多數(shù)生產(chǎn)的工期要求很緊，采購(gòu)程序的各環(huán)節(jié)又要得到有效控制，因此對(duì)物資采購(gòu)周期提出很高的要求。 目前的采購(gòu)方式比較單一，單項(xiàng)合同金額達(dá)到10萬元人民幣要采取招標(biāo)訂貨方式。 目前的采購(gòu)流程比較單一，一般都要經(jīng)過需求申請(qǐng)、平庫(kù)、詢價(jià)、供應(yīng)商選擇、簽訂合同、運(yùn)輸、驗(yàn)收、貨款結(jié)算等環(huán)節(jié)，每個(gè)供應(yīng)商都要進(jìn)行審查,現(xiàn)有的采購(gòu)供應(yīng)管理模式,縮短采購(gòu)周期、降低采購(gòu)成本，應(yīng)從兩方面考慮,按照價(jià)值和風(fēng)險(xiǎn)對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行分類，突出管理重點(diǎn) 分析物資的采購(gòu)特性，對(duì)不同類別物資采取不同的采購(gòu)策略和采購(gòu)流程,根據(jù)價(jià)值和風(fēng)險(xiǎn)把采購(gòu)物資分成為ABC三類,采購(gòu)特征,物資分類,A類,B類,C類,單一的采購(gòu)金額大 核心物資

18、的采購(gòu)復(fù)雜度高 對(duì)采購(gòu)人員的行業(yè)知識(shí)、技術(shù)知識(shí)和市場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)要求高 物資成本是采購(gòu)控制的重點(diǎn),單一的采購(gòu)金額小 除瓶頸物資之外，采購(gòu)的復(fù)雜度較低 對(duì)采購(gòu)人員的要求一般,單一的采購(gòu)金額非常小 采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)低 標(biāo)準(zhǔn)化的程度較高,內(nèi)容,核心物資：采購(gòu)價(jià)值大，采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)高,杠桿物資：采購(gòu)價(jià)值大，采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)低,瓶頸物資：采購(gòu)價(jià)值小，但采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)高,非關(guān)鍵物資：采購(gòu)價(jià)值小，采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)低,其他物資,其次，采購(gòu)流程應(yīng)該考慮根據(jù)不同類型的物資，實(shí)現(xiàn)差異化策略，并開始實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)合同管理,說明,適合的物資類型,每一單詢價(jià)、談判、下單、結(jié)算 供應(yīng)商的數(shù)量較多 通過多個(gè)供應(yīng)商的價(jià)格比較降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn),流程方案一,需求 分解 核算,物料需求計(jì)劃,詢 價(jià),談 判,選擇 供應(yīng)商,下 訂 單,運(yùn) 輸,結(jié)算,部分核心物資 瓶頸物資,流程方案三,標(biāo)準(zhǔn)合同 與供應(yīng)商簽訂1年的供貨合同 供應(yīng)商數(shù)量較少且穩(wěn)定 通過管理庫(kù)存安排供應(yīng),長(zhǎng)期供貨合同,供應(yīng) 安排,運(yùn) 輸,結(jié)算,部分非關(guān)鍵物資 大部分