電大?？茲h語言文學《辦公室管理》試題及答案4

中央廣播電視大學20092010學年度第一學期“開放專科”期末考試辦公室管理試題2010年1月一、單項選擇題（請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題1分，共10分）1在辦公室的布置方面，的位置是上座。A離人口最遠B離入口最近C靠近門口D靠近窗戶2在文員工作以及辦公環(huán)境等方面，下面選項中哪種行為不合適宜A準備一些敞開的文件夾，貼上相應的標識條B較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方C辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理D下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密3文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的A定好目標，把想做或需要做的事情寫下來B盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時間段里去做C每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力D對每一項工作作出安排，定好最后期限4為了防止辦公室出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”，下列做法中，哪項工作應該改進A工作人員工作盡可能專門化、單一化B盡可能定量控制辦公室工作C重復性的工作盡量由機器完成D合理設計辦公室的工作流程5以下哪些接打電話的行為是不正確的A受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊B給上司的留言正面朝下放在他的辦公桌上C做記錄時可以在便箋下墊一張復寫紙，以防遺失后備用D中途因有事需放下電話請對方等待時，應把話筒朝下放置6在公務專用信件書寫禮儀方面，一般在收函單位或個人稱呼后習慣用。A“頃悉”、“際此”B“謹啟”、鈞啟”C“臺鑒”、“惠鑒”D“臺安”、“鈞安”7按照美國人類學家愛德華霍爾博士對交往空間距離的劃分理論，45CM120CM，應該是。A個人區(qū)B社交區(qū)C親密區(qū)D公眾區(qū)8文員做會議記錄時，可以在會議記錄中。A加入自己的主觀意見B不記錄議題C與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致D對所記內(nèi)容作評論9上司決定參加某個會議時，文員不應該。A和上司先充分溝通，避免在會議進行中臨時以電話聯(lián)系的不便B除了送來的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料C如果是第一次前往的公司外的地點，要先了解場地情況和交通所耗費的時間D只在便箋上寫好會議名稱10在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務的輕重緩急；另一是具有，了解要求約會者的心理。A社交的能力B說話的技巧C聽話的能力D聽寫的能力二、判斷題（正確打“”，錯誤打“”。每小題1分，共10分】1辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。2辦公室工作人員對工作認真負責的主要表現(xiàn)就是“樣樣事必躬親”。3同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。4文員在工作時間如需要補妝，應隨時隨地進行。5文員應有效利用時間，可以把重要工作如寫報告等與其他工作安排在一起去做。6日常交往中的上下級角色關系不應淡化。7如果需要與來訪者確定會面時間，應先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應下來。8女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅背有一個拳頭大小距離。9要發(fā)問或有意見時，應該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應說服上司。10列入保密范圍的公文，應在產(chǎn)生的同時，由制文機關確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。三、簡答題（每小題10分，共20分）1簡要說明會議紀要的概念，會議紀要有什么作用形式是怎樣的2什么是文員的擋駕方法主要的擋駕法有哪幾種一般應怎樣做四、設計題（每小題15分，共30分）1某公司為了推銷自己的產(chǎn)品，做好宣傳和營銷前的準備工作，以良好的社會形象及合適的價格打人市場，決定組織召開專家座談會，對其推銷產(chǎn)品進行評估。如果你是辦公室人員，領導責成你承辦這個座談會，你該如何做2文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作五、案例分析題（每小題15分，共30分）1請看如下案例上海某冰箱廠的冰箱暢銷全國各地，一天，江蘇某城市報上刊登了這家廠的家用冰箱發(fā)生爆炸的消息，幾天之內(nèi)，這種冰箱在當?shù)丶礋o人問津。奇怪的是廠方卻未收到該用戶的投訴信或電話，而是記者紛紛上門。廠方?jīng)Q定派一位副廠長帶一名技術員、一名文秘人員主動上門訪問、調(diào)查。在經(jīng)過周密的檢查之后，技術員始終找不出冰箱爆炸的原因。細心的文秘人員發(fā)現(xiàn)戶主的神色不太正常，又發(fā)現(xiàn)冰箱內(nèi)有細小的紅色紙片，便向副廠長匯報。副廠長和戶主進行了一整天的耐心、誠懇的交談，并主動提出了賠償冰箱和為之保密的條件。戶主終于說出了是在冰箱里藏放了準備過年的鞭炮，其他人不知道，取食品時碰撞所致，幸未傷人。又說是因為鄰居聽到爆炸后向居委會報告，引起了媒介的注意才上了報的。查清了原因，副廠長當即與上海廠方聯(lián)系，在當?shù)卣匍_了記者招待會，向新聞界說明了真相，隱去了戶主的姓名，并承認了廠方的責任“未在冰箱使用說明書上寫明冰箱內(nèi)不可冷藏易燃易爆物品?！贝嗽捯l(fā)出記者們的哄堂大笑，這件事就此喜劇性結(jié)束。幾天后，這種品牌的冰箱銷售量迅速回升，一臺嶄新的冰箱也送至那位用戶的家中。從這個案例，可以為我們文秘人員的信訪工作提供哪些有益的啟示2A公司原定于12月25日1800時借一娛樂總匯召開公司成立兩周年慶祝活動。為此，發(fā)了請柬邀請有關領導和嘉賓光臨，在請柬上把時間、地點寫得一清二楚，要求自行前往。還通知了全體員工下班后趕往?？僧敳糠謫T工提前在1600趕去時，卻發(fā)現(xiàn)預訂的能容納50人的大包房已為B公司占用。經(jīng)詢問，當初A公司預訂時，B公司已先預訂，但正考慮與娛樂總匯變更預訂時間，沒有最后確定。當時大堂負責人說“若B公司換了時間，則包房由A公司用，不用再通知了”，事后由于總匯工作人員的疏忽，忘了將時間沖突情況告知A公司。結(jié)果A公司與娛樂總匯的工作人員就這一問題發(fā)生爭執(zhí)和沖突，造成來參加活動的50多人滯留大堂2個多小時，最后交涉無果。不得不再包車前往附近另一賓館舉行。最后活動早早收場，大家掃興而歸。1為什么A公司慶?；顒游慈〉妙A期效果2如果你是A公司的文秘人員，你應如何組織這次活動3如發(fā)現(xiàn)已預訂包房被他人所用，應怎樣處理試卷代號2180中央廣播電視大學20092010學年度第一學期“開放?？啤逼谀┛荚囖k公室管理試題答案及評分標準（供參考）2010年1月一、單項選擇題（請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題1分，共10分）1A2B3C4A5A6D7A8C9D10B二、判斷題（正確打“”，錯誤打“”。每小題1分，共10分）12345678910三、簡答題（每小題10分，共20分）1簡要說明會議紀要的概念，會議紀要有什么作用形式是怎樣的答案要點會議紀要是用來記載、傳達會議情況和議定事項的一種正式公文。它是在會議記錄的基礎上概括、提煉而成，擇要反映會議的精神和情況。（2分）會議紀要具有溝通情況、交流經(jīng)驗、統(tǒng)一認識、指導工作的作用。（2分）可以用于向上級匯報會議情況；也可以分發(fā)給平級或下屬單位，以傳達會議精神和議定事項，或要求與會單位共同遵守、執(zhí)行。（2分）有兩種形式1議決性會議紀要。是與會者經(jīng)過商議，對某些問題作出一致決定，需要共同遵守、執(zhí)行時寫下的文字依據(jù)。（2分）2周知性會議紀要。用于傳達會議情況，傳播信息、交流經(jīng)驗而作的紀實性文件。（2分）2什么是文員的擋駕方法主要的擋駕法有哪幾種一般應怎樣做對于上司不必要接見的來訪者，不必要參加的邀請性活動，不想接聽的電話，由文員出面阻擋或謝絕。文員沒有必要把真正原因告訴對方，只需要禮貌地、委婉地達到阻擋或拒絕的目的即可。（4分）1電話擋駕。上司不愿接的電話，文員要告訴對方，暫時不能接或上司不在，將內(nèi)容記下，轉(zhuǎn)告上司。上司不能接的電話，要另約時間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告。（2分）2來訪擋駕。先問清來由，判斷有無必要引見給上司，或先作請示。（2分）3會議、活動擋駕。對無必要的會議和活動文員要替上司委婉地謝絕。（2分）四、設計題（每小題15分，共30分）1題略1座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領域的專家和學者，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；（3分）2座談會以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；3分3座談會上，文秘人員應與主持人密切配合；2分4主持人負責引導、組織，可不做記錄；2分5詳細的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做；（1分）6座談會的時間不必嚴格規(guī)定，可長可短；2分7會場應準備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。（2分）2題略1整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結(jié)算預支的出差費用。（3分）2回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。（3分）3盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。（3分）4把在出差時結(jié)識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。（3分）5對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。（3分）五、案例分析題（每小題15分，共30分）1（題略）1信訪工作也不完全是被動地等人們寫信，打電話或告上門來，文秘人員也應該注意到社會上的反饋。（5分）2有些事涉及本單位的利益或信譽，應及時向領導匯報，采取主動出擊的方法。（5分）3文秘人員雖不是專業(yè)人員，不能解決技術性的問題，但是文秘人員應具有細心、敏感的工作方式和作風，能從其他角度幫助領導解決問題。（5分）2（題略）1A公司負責預訂的文秘人員沒有對預訂的時間、地點進行確認，準備工作不充分導致活動沒有取得預期效果。（2分）2應把這次活動的細節(jié)詳細列出，每個項目由專人負責。（1分）3由專人負責預訂，初步確定以后向上司匯報，再向娛樂總匯負責此事的人確定。活動前一天或前兩天，再和對方確認一下時間、日期、地點。（3分）4案例中領導和嘉賓應由公司派車接送