人民法院訴訟檔案管理規(guī)范化的幾點思考

1/8人民法院訴訟檔案管理規(guī)范化的幾點思考本文作者閔濤原創(chuàng)投稿人民法院的訴訟檔案是審判活動的真實記錄，它是做好審判工作，進行審判家監(jiān)督的重要依據和必要條件。訴訟檔案管理工作既是法院審判工作的重要組成部分，同時也是我國檔案事業(yè)的重要組成部分。為實現檔案管理的規(guī)范化、標準化和現代化，我國相繼出臺了檔案法和檔案法實施辦法，在此基礎上，最高法院制定了人民法院檔案管理辦法等八個規(guī)范性文件，作為全國法院檔案工作共同遵守的規(guī)章制度，這為人民法院依法治檔提供了法律依據和法律保障，也為法院檔案管理規(guī)范化奠定了堅實的基礎。自1991年10月22日第二次全國法院檔案工作會議以來，人民法院的檔案工作獲得了快速的發(fā)展，一大批基層法院的檔案管理邁入了省特級的行列，實現了檔案的集中統(tǒng)一管理，建立健全了檔案工作機構和配備了檔案工作人員，初步形成了門類齊全、結構合理、管理科學、具有人民法院特點的檔案工作體系，檔案的社會和經濟價值得到了充分的發(fā)揮，一些法院還組織力量積極開發(fā)訴訟檔案管理軟件，實行計算機目錄自動檢索，光盤存儲，為實現全國法院訴訟檔案管理電子化進行了有益的探索。但同時也必須看到，隨著審判方式的改革和審判流程管理科學化程度的進一步提高，對人民法院的檔案管理提出了更高的要2/8求，然而當前訴訟檔案管理混亂、檔案質量不高、利用率低，設施陳舊的現象在部分法院仍然存在，重業(yè)務輕檔案的觀念仍然還很嚴重，檔案管理規(guī)范化還存在許多亟待解決的問題。本文將主要圍繞訴訟檔案管理中存在的問題及原因進行分析，并就規(guī)范法院訴訟檔案管理提出意見和建議。一、人民法院訴訟檔案管理規(guī)范化的基本要求1、管理科學化。管理科學化是實現人民法院訴訟檔案管理規(guī)范化的前提條件。所謂科學管理就是要結合人民法院工作的特點和檔案工作管理的客觀規(guī)律，充分運用先進的管理思想、方法、技術和手段，完善檔案管理制度，抓好立卷歸檔、收集整理、編研開發(fā)等工作，切實提高檔案管理質量，充分利用檔案為審判工作和其他工作服務，發(fā)揮檔案的社會和經濟價值。2、建設標準化。即對法院檔案庫房、裝備等基礎設施應當作出統(tǒng)一的規(guī)劃，制定規(guī)范性標準，尤其是對檔案管理達標升級所應具備的軟件和硬件條件應作出明確的規(guī)定。各級法院應當嚴格遵守執(zhí)行最高法院關于訴訟檔案管理的規(guī)章制度，設立相應的檔案工作機構和配置專職檔案管理干部。3、檔案人員現代化。檔案管理人員現代化是實現檔案規(guī)范化管理化的重要保障。人是最積極、最活躍的因素，現代化科學技術手段和先進的科學管理方法，都要由人來掌握和運用，檔案管理工作的提高始終依賴于檔案工作人員素質的提高。因此，要實現檔案3/8管理的規(guī)范化，就必須首先實現檔案人員的現代化。二、當前人民法院訴訟檔案管理存在的問題及原因1、檔案質量不高，訴訟文書材料混亂。最高人民法院關于人民法院訴訟文書立卷歸檔方法對訴訟檔案中訴訟文書材料的收集、排列的順序、立卷編目、卷宗裝訂都作出了明確的規(guī)定。同時在具體工作中案件卷宗一般要經過承辦法官、庭長檢查，審判監(jiān)督庭評查，法院檔案管理人員最后審查后才可蓋章歸檔。但這些規(guī)定往往沒有得到很好的落實，卷宗審查也往往流于形式。在訴訟檔案中，訴訟材料排列次序混亂、目錄和卷宗封面項目填寫不全、缺張少頁、裝訂不齊、墨水、紙張不符合要求，裁判文書張冠李戴等等，嚴重影響了訴訟檔案的質量和壽命。存在這些問題的原因主要有以下幾點一是缺乏對訴訟檔案重要性的認識。人民法院的訴訟檔案是審判活動的真實記載，通過它可以反映審判工作的客觀規(guī)律，指導審判工作。但一些審判人員認為只要案結了事就可以了，對訴訟材料的制作、整理、裝訂漫不經心，潦草行事，以致人為地制造錯誤，降低了訴訟檔案的質量。二是責任心不強，缺乏嚴格要求。卷宗評查是一件相當枯燥、繁瑣的工作，它需要耐心細致。嚴謹認真的工作態(tài)度才能做好。但一些負責卷宗評查和審核歸檔的工作人員工作消極，敷衍了事，甚至害怕“得罪人”，對卷宗中存在問題視而不見，以致卷宗中存在的問題無法4/8得到及時修正，一旦卷宗歸檔，往往造成永遠的缺漏。三是學習積極性差。2、檔案管理期限不合理，卷宗內容繁瑣不堪重負。1991年，最高法院頒布了人民法院訴訟檔案保管期限的規(guī)定，該規(guī)定將檔案管理的期限劃分為永久、長期和短期三種，并規(guī)定了檔案核銷制度，這對于規(guī)范檔案管理，緩解檔案庫房壓力發(fā)揮了積極作用。然而隨著社會經濟的發(fā)展，人民法院受理的訴訟案件越來越多，隨之訴訟檔案逐年遞增，相當一部分法院檔案庫房非常緊張，處于超負荷的運行狀態(tài)。而人民法院訴訟檔案管理期限表一些條款不盡科學，對一些案件檔案保管期限過長。如隨著裁判文書格式的不斷改革，裁判文書的內容更加簡明，尤其是以調解、撤訴結案的案件，基本上沒有什么實質性的內容，保存價值并不大，而依據規(guī)定，這些案件最低要保存30年，這無形中造成了浪費。同時相當一部分法院并沒有依照規(guī)定積極開展檔案核銷工作，致使檔案庫房中的檔案有增無減，這些都加劇了檔案庫房的壓力。3、檔案管理混亂，歸檔不及時。法院訴訟檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，需要有專門的檔案工作機構和檔案管理人員來進行。但在實踐中，部分法院并沒有配置專門的檔案管理人員，而是由辦公室工作人員兼職，加之頻頻換崗，責任不清，交接手續(xù)不完備，缺乏對檔案的有5/8效監(jiān)管，極易造成檔案管理混亂的現象。一些檔案借出后沒有按期歸檔也無人問津，無人擔責，有些卷宗材料放了很長時間得不到整理和及時歸檔，從而造成檔案的遺失和殘缺。4、檔案工作機構不健全，檔案管理人員素質不高。按照最高法院關于人民法院檔案管理辦法的規(guī)定，各級法院應當設置與其職能任務相適應的檔案工作機構，配置專職檔案管理干部。但在實踐中部分法院檔案機構不健全，物質裝備不到位，缺乏必要的保護、維修設施，檔案工作還停留在人工方式；檔案管理人員素質參差不起，檔案管理隊伍不穩(wěn)定，在法院系統(tǒng)中具有檔案專業(yè)技術職稱的更是寥寥無幾。最高法院關于人民法院檔案管理辦法的規(guī)定將法院系統(tǒng)的檔案管理人員定格為高中以上學歷，這在當時也許有其合理性，但現在已遠遠不能適應法院檔案管理的需要。法院檔案管理的規(guī)范化要求檔案管理人員既要具有檔案專業(yè)知識，又要具備一定的法律知識和計算機知識，這就迫切要求對最高法院的上述規(guī)定作出修改，加大對法院系統(tǒng)檔案管理干部的培訓工作。三、關于規(guī)范人民法院訴訟檔案規(guī)范管理的幾點思考1、在新的形勢下進一步明確法院檔案工作的重要性。訴訟檔案是人民法院審判活動的歷史記錄，它客觀地反映了審判工作的質量和規(guī)律，對法院今后的審判工作具有重大的指導作用，同6/8時。訴訟檔案還具有重要的社會和經濟價值，是人民法院的寶貴財富，也是國家的寶貴財富。因此，必須把檔案工作放在全國法院整體工作的大局中認識，檔案工作是整個法院工作不可缺少的一部分，各級法院應增強檔案意識，關心、支持檔案工作。2、嚴格規(guī)范卷宗評查和審核制度，提高訴訟檔案質量。法院應把卷宗評查、審核納入案件流程管理，建立嚴格的卷宗評查、審核機制，從實體和程序兩個方面規(guī)范卷宗評查、審核工作，對不合格的卷宗堅決不歸檔，嚴把三關規(guī)范卷宗歸檔。一是把好交接關。立案后，將初始檔案中的卷宗材料按照審判流程的要求逐步移交、流轉。交接時雙方均應在轉辦單或交接表上簽字，這樣就對檔案流轉的情況一目了然，一旦出現了問題也就有據可查。二是把好監(jiān)督關。案件結案后十日內登記完卷宗，移交審判監(jiān)督庭監(jiān)督評查，按評查標準逐卷評查，將評查結果書面記錄附卷，進一步補充和完善卷宗，使檔案得到及時的補充和必要的補救，實現檔案全面達標和規(guī)范。三是把好歸檔關。案卷歸檔時，由專職檔案管理員根據檔案管理的具體要求和標準進行歸檔前的檢查驗收工作，經驗收合格后才能夠歸檔；驗收不合格的案卷予以退回，補正完畢后經再次驗收合格才予以歸檔，并將驗收結果輸入計算機，實現檔案的科學管理。7/83、強化訴訟檔案管理機制，嚴格檔案借閱制度。為進一步維護訴訟檔案的安全，充分發(fā)揮訴訟檔案的社會價值，就必須加強訴訟檔案的制度化管理。筆者建議一是定制度，通過制訂、嚴格執(zhí)行檔案管理辦法、檔案分類方案、訴訟文書立卷歸檔辦法、檔案保密制度等規(guī)章制度，加強規(guī)范管理，特別是加強對外調卷及法院內部調卷的規(guī)范管理。在外單位調卷、查閱方面，外單位人員必須憑介紹信、身份證等有效證件按照規(guī)定程序辦理調、借閱審批手續(xù)，并明確還檔日期，復印則需經辦公室主任或分管院長簽批、由檔案員攜卷宗復印并核對無異后加蓋檔案調查專用章交調卷人，從而保證卷宗安全；針對調卷的內部科室，要求填寫調檔申請卡，實行庭內負責人審批制，再由檔案室辦理調檔事宜，杜絕調卷混亂、調卷沖突現象。二是定崗位，對訴訟檔案實行專人管理，嚴禁檔案人員工作時間空崗、串崗，確保有人調卷必有人接待。三是定職責，對檔案人員進行工作細化分工，制作檔案工作人員職責分工表，明確各自職責，避免了檔案人員內部的不協調，各司其職，提高工作效率。4、加強檔案物質裝備建設，建立高素質的法院訴訟檔案管理隊伍。要實現訴訟檔案的規(guī)范化管理，就必須加強檔案物質裝備建設，購置檔案管理所必要的檔案櫥、吸濕機、空調、防火系統(tǒng)、復印機、電腦等設備。要加速實現檔案的電子化管理，將8/8檔案信息輸入計算機，通過計算機自動檢索、建立電子檔案、光盤存儲等方式提高工作效率，節(jié)省時間和空間，實現具有法院特色的辦公自動化管理和必要的人工管理的有效結合。要積極參與當地檔案行政管理部門組織開展的檔案工作達標升級活動，促進法院訴訟檔案的優(yōu)化管理。同時，要適應現代審判方式改革的要求，積極通過開