項目部文件管理制度

.項目部文件管理制度為了規(guī)范施工項目部文件管理，理順各類文件的收集、整理和歸檔職責，做到文件往來清晰有據(jù)、檢索方便、可追朔性強，特制訂項目部文件管理制度。一、項目文件分類及收集歸檔分工序號文件分類收集整理歸 檔(標識編目保管）備注1總承包人項目規(guī)劃文件資料員資料員2合同協(xié)議類文件資料員資料員3總分包資質(zhì)備案文件施工員(組)資料員4計劃進展類文件計劃員資料員5工程日志施工員(組)資料員6會議紀要資料員資料員紀要簽發(fā)、簽收、傳閱7申請/報告類文件資料員資料員批復文件8工作聯(lián)系單/備忘錄類文件資料員資料員9總包通知資料員資料員回復文件10造價費用文件造價員(師)資料員11安全管理文件安全員(組)資料員12現(xiàn)場采購文件材料員(組)資料員13圖紙資料員資料員14施工文件施工員(組)資料員匯總、統(tǒng)計15竣工驗收文件施工經(jīng)理資料員16文件收/發(fā)放記錄資料員資料員二、項目文件分類說明1、總承包人項目規(guī)劃文件。包括：項目管理實施規(guī)劃、項目協(xié)調(diào)程序、質(zhì)量計劃、安全/HSE管理規(guī)劃、進度控制規(guī)定等。這類文件由項目部各職能組或?qū)I(yè)技術(shù)人員根據(jù)項目情況編制，內(nèi)部審核后報業(yè)主確認，作為項目指導控制類文件。2、合同協(xié)議類文件。包括：總承包合同、分包施工合同、補充協(xié)議、紀要。3、總分包資質(zhì)備案文件。包括：分包資格報審、現(xiàn)場管理體系核查。該類文件需要向業(yè)主/監(jiān)理報審。4、計劃進展類文件。包括：（1）、開工報告。包括總承包商向業(yè)主/監(jiān)理提交的開工報告及分包商向總承包商提交的開工報告。開工報告是確定工期、合同履行的重要依據(jù)。（2）、施工總進度計劃，季、月計劃和三周滾動進度計劃，上述進度計劃報審表。（3）、工程暫停/復工令，工程延期審批。（4）、項目施工（月）進展報告。5、工程施工日志。工程施工日志由各職能組負責人組織每日編寫，施工經(jīng)理負責督促檢查，按月匯集成冊后交項目秘書歸檔。工程施工日志表格使用項目所在地規(guī)定的通用表格。6、會議紀要。按照管理關(guān)系和形成紀要方可按以下分別存放、歸檔。業(yè)主/總包會議紀要，紀要由業(yè)主方形成；總包/業(yè)主會議紀要，紀要由總包方形成；監(jiān)理/總包會議紀要，紀要由監(jiān)理方形成；總包/分包會議紀要，紀要由總包方形成；其他，紀要由組織方形成。紀要應由現(xiàn)場負責人統(tǒng)一簽發(fā)，項目秘書收集保管。7、申請/報告類文件。主要是對業(yè)主、監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督站、檢測機構(gòu)等形成的文件。跟蹤該類文件的審批、回復，文件存放需要閉合。8、工作聯(lián)系單/工程備忘錄類文件。按照管理關(guān)系和形成文件方，可按以下分別存放、歸檔。跟蹤該類文件的審批、回復，文件存放需要閉合。（1）、總包/業(yè)主工作聯(lián)系單/工程備忘錄，文件由總包方形成。（2）、總包/分包工作聯(lián)系單/工程備忘錄，文件由總包方形成。（3）、總包與其他相關(guān)方的工作聯(lián)系單/工程備忘錄，文件由總包方形成。（4）、分包/總包工作聯(lián)系單/工程備忘錄，文件由分包方形成。9、總包通知。對施工分包商/設備材料供應商的指令性管理文件，由項目經(jīng)理/施工經(jīng)理統(tǒng)一簽發(fā)，必須有分包商的回復文件，文件存放需要閉合。10、造價費用控制文件。應由造價員(師)組織整理，包括對業(yè)主的資金計劃、付款申請及審批，對分包商的進度款審批，變更費用控制文件，竣工結(jié)算。其中現(xiàn)場簽證、報價確認單等與施工管理密切相關(guān)工作。11、安全管理文件。安全管理文件主要包括但不限于以下：（1）、總包人安全管理規(guī)劃、方案，管理規(guī)定。（2）、分包人安全資質(zhì)、人員資格資料備案審查文件。（3）、安全專項方案及報審文件。（4）、總包人現(xiàn)場核查記錄文件。（5）、總包人內(nèi)部人員培訓文件。（6）、總包人安全檢查文件。（7）、總包人安全管理總結(jié)文件。12、現(xiàn)場采購文件。應由采購組整理，還需及時將業(yè)主采購的設備/構(gòu)配件/材料的質(zhì)量保證資料，做詳細統(tǒng)計，以備工程驗收需要。13、圖紙。除按合同規(guī)定向有關(guān)方提供的施工圖紙外，工程項目部現(xiàn)場應至少保存兩套完整的施工圖紙，由項目資料員按專業(yè)統(tǒng)一編目保管。圖紙原則上不外借，內(nèi)部借閱需報項目經(jīng)理批準，并辦理借閱手續(xù)。借閱人對所借圖紙的完整性、安全性負責。14、現(xiàn)場施工文件。包括：(1)、綜合部分（施工組負責整理、匯總）。包括：A、設計交底、圖紙會審，設計變更、洽商。按照專業(yè)分類，編制資料統(tǒng)計表，標明專業(yè)、已發(fā)單位。B、施工組織設計、施工方案及審批文件。編制資料統(tǒng)計表，標明專業(yè)、分包單位。C、設備/構(gòu)件/材料報驗資料。包括：報驗申請表、數(shù)量清單、質(zhì)量證明文件及復試報告。編制資料統(tǒng)計表，標明專業(yè)、涉及部位、采購單位、數(shù)量清單、質(zhì)量證明文件及復試報告份數(shù)。業(yè)主采購設備/構(gòu)件/材料的資料按前述“12”執(zhí)行。（2）、土建（建筑與結(jié)構(gòu)）工程部分：包括測量定位資料、地基資料、施工試驗記錄、隱蔽工程檢查記錄、施工記錄、質(zhì)量檢驗記錄、質(zhì)量事故處理記錄等。由各專業(yè)組形成整理、專業(yè)組負責人審核、施工組匯總。當為分包項目時，分包人負責按照要求形成整理，總包專業(yè)負責人審核、施工組匯總。（3）、安裝工程部分：包括非標設備(件)制安、工業(yè)設備、工業(yè)管道、電氣裝置、自動化儀表等安裝工程的質(zhì)量檢驗及報驗表、質(zhì)控表、中間交接表、隱藏工程檢查記錄、相關(guān)試驗檢測記錄等。由機電安裝組（或?qū)I(yè)技術(shù)人員）形成整理、施工組匯總。當為分包項目時，分包人負責按照要求形成整理，總包專業(yè)負責人審核、施工組匯總。15、竣工驗收文件：包括竣工總結(jié)、竣工驗收記錄、工程交接證書等。由項目經(jīng)理負責，施工組具體組織實施。16、文件收/發(fā)放記錄（包括圖紙發(fā)放記錄）。上述文件應按類別存放于按國家標準定制的檔案盒中，建立目錄統(tǒng)計，隨工程進展同步。工程竣工時，經(jīng)相關(guān)人員檢查統(tǒng)計后形成最終卷內(nèi)目錄，形成卷內(nèi)備考表。同時在條件允許時應建立一套電子版檔案。三、項目文件形成和往來1、項目文件要以項目工程的特點、建筑工程資料管理規(guī)程、城建檔案管理規(guī)定、施工合同、造價管理規(guī)定以及甲方、監(jiān)理的要求和現(xiàn)場的實際情況為依據(jù)形成。2、形成文件時一定要真實、及時。尤其是經(jīng)濟簽證文件，原則上要堅持先簽證后施工。未及時簽證的，一定要在簽證事項發(fā)生后規(guī)定的時效內(nèi)，補送簽證文件。技術(shù)性文件要同步工程進展及時收集整理歸檔。3、以項目部名義向外發(fā)送文件必須經(jīng)過項目經(jīng)理的簽發(fā)。要求外發(fā)文件：規(guī)范、文體一致、訴求明確、用詞準確、言之有物、有禮有據(jù)有節(jié)。4、當特殊情況下需要以總公司名義向業(yè)主、監(jiān)理或其他相關(guān)部門和單位行文時，項目部先起草稿，經(jīng)總公司領(lǐng)導審定后再行正式文。5、文件往來一般采用直接送達和掛號信兩種方式進行。直接送達時須收文方進行簽收。直接送達成本高或有可能拒收（簽）時采用掛號信寄發(fā)，寄發(fā)后須保存好存根（存根交資料員保管），以備用。6、項目部內(nèi)部文件往來實行收發(fā)文本登記制度。收文方既要在發(fā)文方的發(fā)文本上簽收，又要在己方的收文本上登記。7、收發(fā)文登記要記錄序號、文件名稱、收發(fā)文方、收發(fā)日期、收發(fā)人等內(nèi)容。登記要及時，以免漏記錯記。四、項目部發(fā)文管理1.項目部上報下發(fā)正式文件的權(quán)力集中項目部經(jīng)理。項目部業(yè)務各部門或個人一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。項目部上報下發(fā)的正式文件一律需加蓋項目部公章后方可生效。2.項目部業(yè)務部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置的均需項目部經(jīng)理同意后方可加蓋項目部公章上報或下發(fā)，并由項目資料員登記臺帳。3.凡是以項目部名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。4.項目部下發(fā)文件主要用于：(1)公布項目部規(guī)章制度；(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件；(3)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理等工作的決定；(4)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；(5)其他有關(guān)重大事項；5.項目部上行文、外發(fā)文主要用于：對上級機關(guān)、總公司、業(yè)主、監(jiān)理或設計院呈報工作計劃、請示報告、處理決定等；五、項目部收文管理1、文件的簽收：項目部外部文件均由項目部資料員負責登記簽收。項目部外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交項目部資料員進行登記、編號、存檔、建立臺帳。復印件供使用和傳閱。2、文件編號保管：項目部資料員簽收后應及時附上文件處理傳閱單，作分類登記編號、保管。3、文件閱批與分發(fā)：凡正式文件均需由項目部資料員及時送項目經(jīng)理批示。按照批示，資料員區(qū)別對待文件傳閱和復印件分發(fā)。文件傳閱和復印件分發(fā)要及時送達有關(guān)人員或業(yè)務組，并履行相關(guān)手續(xù)。4、文件傳閱與催辦：傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容；閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交項目部資料員，閱批文件一般不得超過當天，閱后應簽名以示負責。項目部主要負責人如有“批示”、“擬辦意見”，項目部資料員應負責督促、提醒有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。六、項目文件立卷與歸檔（一）、文件的歸檔范圍：1.凡下列文件統(tǒng)一分別由資料員負責歸檔：(1)上級機關(guān)來文，包括上級對項目部報告、申請的批復；(2)項目部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、生產(chǎn)工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；(3)各種例會記錄；(4)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報材料等；(5)上級機關(guān)領(lǐng)導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料；(6)反映本單位生產(chǎn)活動、先進人物事跡及領(lǐng)導工作等的音、像攝制品；(8)項目部向上級請示批復的文件及上報的有關(guān)材料。2.業(yè)務部分：各分部日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務組和各分部負責立卷歸檔。各分部要建立健全文件管理制度，分部文件由分部業(yè)務組統(tǒng)一管理。（二）、立卷要求1.文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議或涉及造價形成的文件材料，要及時立卷歸檔。4.竣工驗收前，各業(yè)務組文件要按竣工驗收資料規(guī)范和城建檔案要求整理，交資料員統(tǒng)一歸檔。七、項目資料移交1、項目竣工初驗后，根據(jù)驗收意見