Modem傳真功能使用方法

Modem傳真功能使用方法現(xiàn)在我們能見到的絕大多數(shù)Modem都支持傳真功能。而我們平時使用的Windows操作系統(tǒng) （包括Windows 95、Windows 98、Windows XP）也都內(nèi)置了傳真組件，只不過因為當時大家只想著用Modem上網(wǎng)，買“貓”也只注意這個目的，很少有人注意它的傳真功能罷了。今天，筆者就以 Windows XP操作系統(tǒng)和ECOM EM-56HAMi內(nèi)置Modem為例和大家探討一下傳真功能的配置步驟。 第一步 檢查硬件是否支持 第一步首先要檢查您的Modem是否支持傳真功能。檢查的方法很多，可以看說明書，查詢Modem廠商網(wǎng)站。其實最簡便易行的方法就是通過系統(tǒng)的“設(shè)備管理器”來檢查。 右鍵點擊“我的電腦”圖標，選擇“屬性”，在彈出的對話框中點擊“硬件”標簽“設(shè)備管理器”按鈕，系統(tǒng)將彈出“設(shè)備管理器”對話框。雙擊展開“調(diào)制解調(diào)器”一項，如圖1所示，如果在您的畫面中紅框位置有Data Fax字樣即代表此Modem支持數(shù)據(jù)傳真功能。 圖1 【小提示】 必須保證安裝的是原配Modem驅(qū)動程序，否則有可能顯示不準確。 第二步 配置傳真軟件 打開“開始”菜單“設(shè)置控制面板打印機或傳真”，在彈出的“打印機和傳真”對話框中點擊“文件”菜單“安裝一個本地傳真打印機”。此過程可能會提示插入XP安裝光盤，等安裝完成后，當前對話框中就會出現(xiàn)一個傳真機（Fax）圖標，如圖2所示。 圖2 由于我們是第一次使用傳真功能時，隨后會自動彈出“傳真配置向?qū)А睂υ捒?，點擊下一步進入發(fā)件人信息編輯區(qū)，按照提示輸入相應(yīng)內(nèi)容，如圖3所示。 圖3 再次點擊下一步，出現(xiàn)傳真設(shè)備配置區(qū)，如圖4所示。因為我們要使用Modem作為傳真設(shè)備，所以要在“選擇傳真設(shè)備”一欄中選擇欲設(shè)置成傳真的 Modem，本例為“ECOM EM-56HAMi V92 Data Fax Voice Modem”，然后選中“允許接收”復(fù)選項，以實現(xiàn)傳真機的自動應(yīng)答功能，同時根據(jù)自己單位的情況決定讓電話鈴響幾聲后由傳真機自動接聽。 圖4 “下一步”按鈕，傳真配置向?qū)笪覀冚斎隩SID和CSID，這里一般填入我公司的傳真號碼或公司名稱即可。它的作用是當進行傳真機進行收發(fā)工作時，TSID或CSID的中設(shè)置的信息會出現(xiàn)在對方傳真文件的頁眉位置，以便讓對方知道我公司的傳真號碼或公司名稱。 隨后是設(shè)置是否收到傳真后用打印機打印，以及是否將收到的傳真除保存在收件箱以外還保留一份副本到指定的文件夾中。這兩點，您可以根據(jù)自己公司的情況自行設(shè)置，如圖5所示。 圖5 最后點擊“下一步”后，將出現(xiàn)一個類似于郵件客戶端的“傳真控制臺”，用戶以后就可以利用它來管理接收和發(fā)送出去的傳真了。 第三步 傳真的接收 接收傳真是件很簡單的事情，由于我們在圖4中已經(jīng)將傳真機設(shè)置為自動接收，所以只要打開電腦，Windows XP就會自動檢查是否有傳真信號，并在設(shè)定的鈴響次數(shù)后自動接聽，同時彈出如圖6的傳真監(jiān)視器，無須我們運行任何額外程序。如果我們想查看收到的傳真，只需點擊“開始”菜單“通訊附件傳真?zhèn)髡婵刂婆_”，在“收件箱”中就會清楚地看到收到的傳真，同時這里還有詳細的接收時間、頁數(shù)、大小、呼叫方等信息以方便我們查詢。 圖6 第四步 傳真的發(fā)送 大家從圖2中可能已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，在Windows XP中，傳真機就像一臺打印機。因此，發(fā)送傳真時，只需在編輯軟件中選擇打印到傳真機就可以了。這樣，常用的編輯軟件像寫字板、畫圖、 Photoshop、Word、WPS等幾乎都可以用Modem傳真直接發(fā)送出去。接下來，筆者以Microsoft Word 2003為例為大家演示傳真的發(fā)送。 一. 直接發(fā)送傳真 首先打開欲發(fā)送的文檔，然后點擊“文件”菜單“打印”，在“打印機名稱”中選擇“Fax”傳真機，點擊確定。這時Word 2003會彈出“傳真發(fā)送向?qū)А睂υ捒颉｜c擊下一步后，出現(xiàn)如圖7的對話框，我們可以在位置1處手動輸入收件人的姓名以及傳真號碼，也可以點擊位置2的 “通訊簿”按鈕，將常用的傳真號碼輸入進去，以便以后發(fā)送時可以直接調(diào)用。而如果想把這份傳真一次性發(fā)給多人，可以點擊位置3處“添加”按鈕依次將幾個接收者的傳真號碼添加進去。然后執(zhí)行下一步，出現(xiàn)首頁選擇對話框，要求我們選擇一個適合的首頁，它會出現(xiàn)在傳真件的第一頁，包含著發(fā)件人姓名、收件人姓名、發(fā)送日期、頁數(shù)等必要信息。最后，再次點擊“下一步”按鈕，出現(xiàn)如圖8的計劃發(fā)送畫面，就可以在位置1處選擇何時發(fā)送，位置2處設(shè)置發(fā)送優(yōu)先級。 經(jīng)過上述幾步操作后，我們的傳真就可以順利發(fā)送出去了。 圖7 【小提示】如果想給外地發(fā)送傳真，請選中“使用撥號規(guī)則”前面的對勾，就可以在“傳真號碼”框前輸入電話區(qū)號了，此外，如果您的單位里有電話總機，這時可能需要先撥 0，并等待1秒鐘讓電話交換機轉(zhuǎn)接到外線上，這時，就需要在圖7位置1的傳真號碼中輸入“0,”，代表先撥0，然后稍等1秒鐘（一個“,” 代表延時1秒），再撥后面的“”號碼 圖8 【小提示】經(jīng)過實驗，優(yōu)先級一項（圖8位置2）必須設(shè)置為“高”，否則會因為顯示傳真監(jiān)視器而不能正常發(fā)送傳真。 二. 傳真模板發(fā)送 看完上述介紹，常用傳真的朋友也許會說，上面這個首頁的設(shè)置和我們平時使用的傳真不太一樣。平時的傳真一般不會將整頁紙全顯示發(fā)送信息，而一般就是寫上收件人和發(fā)送人姓名后就是傳真正文了。其實，這點微軟已經(jīng)考慮到了，我們可以不使用“傳真發(fā)送向?qū)А敝械摹笆醉撛O(shè)置”，而通過Word 2003自帶的傳真模板來實現(xiàn)我們的目的。 在Word 2003中點擊“文件”菜單“新建本機上的模板信函與傳真”，然后選擇一款適合的傳真模板，這時您會發(fā)現(xiàn)，新建的傳真模板里除了開頭是一些關(guān)于發(fā)件人、收件人、傳真號碼、發(fā)件時間等必要的信息外，剩余的空間就是可供我們書寫傳真內(nèi)容的備注欄了，我們可以把需要發(fā)送的傳真內(nèi)容拷貝到備注欄中。然后和上面一樣，點擊“文件”菜單“打印”進行傳真發(fā)送，只是在“傳真發(fā)送向?qū)А敝嘘P(guān)閉“首頁發(fā)送”功能就行了。 Modem傳真與普通傳真的區(qū)別 【優(yōu) 勢】 與電腦集成，便于提高工作效率 Modem傳真可以實現(xiàn)與辦公軟件的無縫集合，編寫好的電子文件直接通過Modem發(fā)送出去，有利于提高工作效率 發(fā)送效果更清晰 Modem傳真由于直接與對方傳真機數(shù)字傳輸，少了傳統(tǒng)傳真機中“先打印再掃描”的過程，清晰度遠高于傳統(tǒng)傳真機 多人發(fā)送更方便 傳統(tǒng)傳真機給多人發(fā)送文檔非常麻煩，必須一次次重復(fù)發(fā)送，只有少數(shù)高檔傳真機才具有多人發(fā)送的功能，而Modem傳真卻可以輕松地實現(xiàn)一次性向多位用戶同時發(fā)送 傳真管理更容易 類似于郵件客戶端的傳真控制臺可以方便地對發(fā)送和接收的傳真進行管理，比起傳統(tǒng)紙質(zhì)傳真來，自然方便很多 節(jié)省傳真耗材費用 在整個過程中根本不需要任何傳真耗材，常年使用也是一份不小的節(jié)約 中文操作簡單便利 Modem傳真基于中文Windows XP和中文編輯軟件，而發(fā)送傳真也和打印文件非常類似，相對于傳統(tǒng)傳真機上晦澀難懂的英文來講，上手更加容易 【缺 點】 傳統(tǒng)傳真機可以一直處于工作狀態(tài)，而Modem傳真機必須保證電腦打開，這無疑在某種情況下限制了Modem傳真機的使用范圍，但如果企業(yè)內(nèi)部有一臺常開的服務(wù)器的話，把Modem傳真機接在服務(wù)器上也不失為一個好辦法。 對于發(fā)送傳統(tǒng)紙質(zhì)傳真較多的企業(yè)，Modem傳真機必須先使用掃描儀將文稿掃入電腦，再進行發(fā)送，相對于普通傳真機來講，顯得麻煩了很多。因此，這類企業(yè)不太適合使用Modem傳真機。 1、什么是電腦傳真？（或者說網(wǎng)絡(luò)傳真，電子傳真）現(xiàn)在所說的電腦收發(fā)傳真一般有兩種形式。 一是登錄某個網(wǎng)站，也就是傳真服務(wù)平臺，直接在網(wǎng)上收發(fā)傳真。這種方式不需安裝MODEM和其他軟件，只要你能上網(wǎng)，就能用，不管你是ADSL還是其他上網(wǎng)方式都可以。傳真資費由傳真平臺提供商確定，如果要接收一般需要付月租費。如果只是發(fā)送，不需要接收，則沒有月租費，只是收取發(fā)送是產(chǎn)生的費用。二是用傳真軟件收發(fā)傳真。這種方式不上網(wǎng)也可以收發(fā)傳真的。但需要配置一個支持傳真功能的MODEM和一條電話線。ADSL裝寬帶時會有一個貓，但這個貓是不支持傳真功能的，裝好MODEM后下載安裝相關(guān)的傳真軟件，插上電話線，就可以用電腦收發(fā)傳真了。 2、關(guān)于電腦傳真用MODEM的選擇與安裝為了使傳真服務(wù)器能正常工作并充分發(fā)揮傳真軟件的各項功能，必須選擇具有傳真（Fax)功能的Modem，如果要使用語音提示與分機功能，您選擇的Modem還必須支持語音（Voice）功能， 我們建議您選擇支持 Data/Fax/Voice 功能的Modem。注意：A、ADSL寬帶貓、路由器等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備不支持傳真功能，軟件不支持這些設(shè)備。B、軟件使用的Modem并不是用來撥號上網(wǎng)的，而是利用Modem連接電話線收發(fā)傳真，只有在收發(fā)傳真時才會占用線路，平時并不使用線路。只有發(fā)送傳真才會產(chǎn)生費用。（1）、推薦使用采用以下芯片的Modem：Smartlink(SL2800/SL2801)Rockwell/Conexant(HSFi-CX11252-1、RH56D-PCI) （2）、推薦使用以下型號的Modem：具體Modem型號由于不能一一考察測試，故推薦市場上較易買到的產(chǎn)品： 阿爾法2800/2801(Alpha)系列內(nèi)置式Modem； 騰達2800/2801(tenda)系列內(nèi)置式Modem； GVC全系列使用Rockwell/Conexant芯片的支持語音的外置式Modem； 其它一些使用Rockwell/Conexant芯片的支持語音的Modem TP-Link TM-EC5658V 外置式Modem （該型號分機識別不太準確，建議使用在發(fā)送線路上）；購置好Modem后，您還必須正確安裝Modem的驅(qū)動程序，最好使用網(wǎng)上下載的最新版驅(qū)動。提示：若使用的是SmartLink2800系列內(nèi)置Modem，請在傳真服務(wù)器的“設(shè)置”對話框中修改“接收協(xié)議”與“發(fā)送協(xié)議”為 Class 1，否則傳真服務(wù)器會產(chǎn)生“Modem 響應(yīng)錯誤”提示。3、MODEM的安裝與電話線的連接 第一步：安裝Modem到您的電腦 內(nèi)置Modem安裝：電腦關(guān)機并斷開電源，然后打開電腦機箱，把Modem插到一個空的PCI插槽內(nèi)，關(guān)上機箱并打開電源，啟動電腦。外置Modem安裝：電腦關(guān)機并斷開電源，用外置Modem的數(shù)據(jù)連接線一頭接電腦后面的9針COM口（一般標有10101字樣），另一頭接Modem，插上外置Modem的適配電源，并打開Modem的電源開關(guān)，然后電腦開機。 第二步：安裝Modem的驅(qū)動程序 硬件安裝完成后您還必須安裝驅(qū)動程序才能使Modem開始工作，一般硬件都有安裝光盤，您可把光盤插入光驅(qū)，按照向?qū)е苯影惭b即可。 第三步：連接電話線 安裝好Modem后，把電話線接到Modem的Line口上，硬件安裝完畢。 針對大量個人版用戶只有一條電話線，連接著ASDL寬帶貓與電話機，這種情況下，只要從連接電話機的那條電話線中分一路出來接到Modem的Line口中即可。具體方法如下：ADSL寬帶貓進線之前有個分線盒，該分線盒有一個入口，兩個出口，入口接入電話進線，一個出口接ADSL貓，另一個出口接Modem的Line口，如果還有電話機，也可并接在這個口。 4、推薦傳真軟件與傳真平臺一、傳真軟件：如是正常的傳真收發(fā)量，推薦使用達樂文FaxCenter網(wǎng)絡(luò)傳真軟件，MODEM推薦用阿爾法sl2800或sl2801,內(nèi)置的價格五十元左右，下載安