EXCEL基本功能及操作介紹ppt課件

陶灣鎮(zhèn)中心小學(xué),李夢(mèng)姣,.,1,EXCEL的應(yīng)用,基本操作與快捷鍵工具欄與快速訪問欄另存為凍結(jié)窗口單元格格式查找與替換自動(dòng)填充、選擇性粘貼宏,排序篩選分列合并后居中突出與刪除重復(fù)項(xiàng),.,2,EXCEL常用函數(shù),EXACT函數(shù)IF函數(shù)VLOOKUP函數(shù)INDEX函數(shù)MATCH函數(shù)SUM函數(shù)SUMIF函數(shù)AVERAGE函數(shù)LOWER函數(shù)與UPPER函數(shù),.,3,基本操作與快捷鍵,按住Ctrl鍵可以選擇多個(gè)不連續(xù)的區(qū)域。按住Shift鍵可以選取從活動(dòng)單元格至點(diǎn)擊的單元格的矩形區(qū)域。Ctrl+A選擇當(dāng)前內(nèi)容占據(jù)的矩形區(qū)域。查找Ctrl+F,替換Ctrl+H撤銷Ctrl+Z,重做Ctrl+Y剪切Ctrl+X,復(fù)制Ctrl+C,粘貼Ctrl+V,選擇性粘貼Ctrl+Alt+V(平臺(tái)內(nèi)任何像表格的部分都是可以用Ctrl+A全選再用Ctrl+C復(fù)制出來的)快速訪問欄Alt+#(數(shù)字)保存Ctrl+S幫助F1(系統(tǒng)快捷鍵)Alt+Tab,退出Alt+F4(瀏覽器)刷新F5,強(qiáng)制刷新Ctrl+F5,.,4,工具欄與快速訪問欄,.,5,基本操作與快捷鍵,按下Alt鍵可以看快速訪問欄每個(gè)鍵對(duì)應(yīng)數(shù)字,將鼠標(biāo)懸停在選項(xiàng)上可以顯示出快捷鍵,.,6,基本操作與快捷鍵,Tab鍵向右移動(dòng)一格活動(dòng)單元格，Enter鍵向下移動(dòng)一格活動(dòng)單元格。*如果要在單元格內(nèi)換行，請(qǐng)用Alt+Enter。Home鍵移動(dòng)到該單元格所在行的行首，ShiftHome鍵選擇該行行首至該單元格區(qū)域,Ctrl+Home移動(dòng)到A1單元格。End鍵移動(dòng)到該單元格所在行的行尾，ShiftEnd鍵選擇該行行尾至該單元格區(qū)域,Ctrl+End移動(dòng)到最末行最末列使用的單元格(需ScrollLock開啟)。先按End，再按方向鍵，當(dāng)前活動(dòng)單元格如果為空，那么朝方向移動(dòng)至第1個(gè)非空單元格，如果非空，則朝方向移動(dòng)至第1個(gè)空單元格前(需ScrollLock關(guān)閉)。PageUp和PageDown向上向下翻頁(yè)。更多內(nèi)容可以在excel內(nèi)按F1搜索“快捷鍵”,.,7,基本操作與快捷鍵,.,8,工具欄,工具欄分門別類的提供了大量的強(qiáng)大功能的入口。對(duì)于工具欄的顯示內(nèi)容與調(diào)整可以在“文件選項(xiàng)”的“自定義功能區(qū)”里進(jìn)行管理。,.,9,工具欄,.,10,快速訪問欄,快速訪問欄可以自由的匯集一些常用功能，避免在工具欄各選項(xiàng)之間來回切換。管理的方法有如下幾種：1.點(diǎn)開右邊的小三角2.鼠標(biāo)右鍵各個(gè)功能鍵3.“文件選項(xiàng)”，選擇“快速訪問欄”,.,11,快速訪問欄,1.,2.,.,12,快速訪問欄,3a.,3b.,.,13,另存為,點(diǎn)擊“文件另存為”可以創(chuàng)建當(dāng)前內(nèi)容的一個(gè)新副本文件，通過選擇“保存類型”可以轉(zhuǎn)儲(chǔ)成其他的文件格式，如xls,xlsx,xlsm,xml,csv,txt等。,.,14,凍結(jié)窗口,通過凍結(jié)窗口可以使當(dāng)前工作表的左側(cè)列和頂部行固定，即不隨其他區(qū)域的滾動(dòng)而移動(dòng)。凍結(jié)窗口功能在“視圖窗口欄”下。其中凍結(jié)拆分窗口是以當(dāng)前活動(dòng)單元格的位置來決定。,.,15,另存為,.,16,單元格格式,每個(gè)單元格都可以擁有不同的格式，不同格式會(huì)導(dǎo)致輸入的內(nèi)容會(huì)顯示出不同的結(jié)果。單元格格式可以通過以下幾種方式設(shè)置：1.選好要設(shè)置的區(qū)域后，操作“開始數(shù)字”或“開始單元格格式設(shè)置單元格格式”。2.在選擇區(qū)域右鍵點(diǎn)擊“設(shè)置單元格格式”。,.,17,單元格格式,.,18,單元格格式,本節(jié)只介紹數(shù)字選項(xiàng)卡的內(nèi)容,.,19,單元格格式,常規(guī)格式是默認(rèn)格式，同時(shí)也最常用的格式，但是如果輸入002000的話，會(huì)變成2000，也就是說被當(dāng)成數(shù)字并自動(dòng)去除了無(wú)效的0(格式還是常規(guī))。要輸入“002000”這時(shí)就需要先修改成文本格式,再鍵入002000,告訴excel要以文字對(duì)待它。如果選擇了除常規(guī)外的格式就可以進(jìn)一步的選擇該格式表達(dá)的形式，例如日期以2014-5-18還是以2014年5月18日表示，保留多少位小數(shù)等。,.,20,單元格格式,如果沒有找到格式中想要的表達(dá)的形式的話，可以選擇自定義，例如日期2014年5月1日，我想表達(dá)成2014-05-01將月日部分以2位數(shù)字表達(dá)出來，可是在日期格式里卻只有2014-5-1的形式，那么就選自定義,并將“類型”設(shè)置成yyyy-mm-dd。,.,21,單元格格式,日期與時(shí)間：yyyy/yy代表年，m/mm/mmm/mmmmm代表月，d/dd代表日，h/hh代表時(shí)，m/mm代表分，s/ss代表秒(月與分的界定由其他幾項(xiàng)來決定)數(shù)字：0代表該位必須顯示，#代表該位有則顯示，沒有則不顯示。例如0.00#必須顯示數(shù)字的前2位小數(shù)沒有則用0補(bǔ)上，最多顯示三位小數(shù)，整數(shù)部分必須有個(gè)位。,.,22,查找與替換,查找與替換可以幫助你尋找出在特定區(qū)域內(nèi)的特定內(nèi)容的單元格并可以同時(shí)作出相應(yīng)的修改。選定區(qū)域?yàn)橐粋€(gè)單元格時(shí)，搜索范圍為整個(gè)工作表/工作簿(視選項(xiàng)的設(shè)置而定)；選定區(qū)域?yàn)槎鄠€(gè)單元格時(shí)只搜索當(dāng)前選定的區(qū)域。,.,23,查找與替換,工具欄的“開始”選項(xiàng)卡下,“格式(M)”的右側(cè)還有個(gè)小三角，可以選擇“從單元格選取格式”或“清除所有格式”。,.,24,查找與替換,查找內(nèi)容支持通配符*和?,其中*代表任意多個(gè)的任意字符(包括沒有字符),?代表單個(gè)任意字符。如果要查找單元格里的*?和的話，需要在*和?前加上(主鍵盤數(shù)字1的左邊那個(gè)),即用*代替*，用?代替?,用代替。,.,25,查找與替換,去除該區(qū)域內(nèi)的所有的*,.,26,查找與替換,“選項(xiàng)”：提供了按格式查找/替換的方法以及區(qū)分內(nèi)容的方式(按值或按公式，全半角，大小寫)，如果某個(gè)單元格的值是由公式生成的話，直接搜索該值是搜不到的，必需改成將“查找范圍”改成“按值”才可以(替換功能只有按公式)。,.,27,查找與替換,“選項(xiàng)”：?jiǎn)卧衿ヅ洌捍碛貌檎覂?nèi)容對(duì)整個(gè)單元格進(jìn)行比較，而非局部?jī)?nèi)容。,右側(cè)為清除內(nèi)容為-的單元格但是保留負(fù)數(shù)的-,.,28,查找與替換,“選項(xiàng)”：注意：對(duì)“選項(xiàng)”的設(shè)置修改會(huì)一直保留到全部excel關(guān)閉后才會(huì)消失，再重新打開excel會(huì)恢復(fù)到原來的默認(rèn)設(shè)置。,.,29,查找與替換,因?yàn)樯弦徊讲僮髦械摹皢卧衿ヅ洹睕]有去掉而搜索不到負(fù)號(hào)。,.,30,自動(dòng)填充、選擇性粘貼,自動(dòng)填充可以幫助你完成一個(gè)有一定規(guī)律的填充過程。這個(gè)規(guī)律可以是排序內(nèi)設(shè)置的序列，如1,2,3,4,;5-1,5-2,5-3,5-4,。也可以是某種重復(fù)，如excel,powerpoint,word,excel,powerpoint,word,excel,.。,.,31,自動(dòng)填充、選擇性粘貼,方法是先在第1個(gè)單元格里輸入第1項(xiàng)，然后選取這個(gè)單元格，將鼠標(biāo)移到右下角的小方塊上，當(dāng)鼠標(biāo)變成黑色十字時(shí)，按住鼠標(biāo)縱向或橫向拖拉進(jìn)行填充，或者雙擊（只能自動(dòng)向下填充至尾端），填充完后會(huì)有個(gè)小圖標(biāo)在選擇區(qū)的右下方供選擇填充的方法。,.,32,自動(dòng)填充、選擇性粘貼,拖拽,雙擊小方塊,選擇復(fù)制,.,33,自動(dòng)填充、選擇性粘貼,選擇性粘貼可以供用戶粘貼格式、值，并可以做出加減乘除四則運(yùn)算，轉(zhuǎn)置。功能強(qiáng)大，是日常工作中必定會(huì)用到的功能。在對(duì)非單元格的內(nèi)容復(fù)制與在對(duì)單元格使用復(fù)制后使用選擇性粘貼的界面會(huì)有所不同。,.,34,自動(dòng)填充、選擇性粘貼,選擇性粘貼可以在復(fù)制后，選擇要粘貼的區(qū)域，然后點(diǎn)擊“開始粘貼下邊的小三角選擇性粘貼”或在選擇區(qū)域右鍵選擇“選擇性粘貼”或快捷鍵Ctrl+Alt+V。,.,35,自動(dòng)填充、選擇性粘貼,.,36,自動(dòng)填充、選擇性粘貼,非單元格的選擇性粘貼,.,37,自動(dòng)填充、選擇性粘貼,單元格的選擇性粘貼,.,38,自動(dòng)填充、選擇性粘貼,如果在a1內(nèi)輸入=b1+b2,直接將其復(fù)制，再粘貼至a2的話，a2的內(nèi)容就是=b2+b3,而想將a1的值（b1+b2的結(jié)果）粘給a2，就必須用選擇性粘貼，在選項(xiàng)中選擇“數(shù)值”再點(diǎn)擊“確定”。選擇性粘貼另一個(gè)常用的用途是單位換算，先在一個(gè)空單元格內(nèi)輸入1000（換算比例），然后選擇要換算的單元格，選擇性粘貼選上除（即除以1000）點(diǎn)“確定”。,.,39,自動(dòng)填充、選擇性粘貼,由于這樣操作比較繁瑣，所以excel也提供了一個(gè)相對(duì)簡(jiǎn)單的方式，用先普通的“粘貼”然后點(diǎn)擊在選擇區(qū)域右下方出現(xiàn)的按鈕（或者用快捷鍵Ctrl）選擇“值”（只能選1種而且不能四則運(yùn)算功能）。,.,40,宏,優(yōu)勢(shì)：代替掉一些日常完全重復(fù)的相同操作，如將一個(gè)單元格復(fù)制到另一個(gè)單元格，在單元格中鍵入固定內(nèi)容，設(shè)定單元格格式等簡(jiǎn)單操作，也可以實(shí)現(xiàn)訪問數(shù)據(jù)庫(kù)，訪問網(wǎng)頁(yè)等。劣勢(shì)：每次執(zhí)行后之前做過的操作均不可撤銷！所以要注意在每次執(zhí)行前先備份所有在編輯的excel，再運(yùn)行宏，避免不必要的損失。,.,41,宏,如何制作？宏的制作可以通過種方式來完成，分別是“錄制”和“手工編制”。錄制相對(duì)來說比較簡(jiǎn)單，容易上手，但是功能比較單一。手工編制則需要一定的VB編程能力，可以實(shí)現(xiàn)所有VB擁有的功能。,.,42,宏,提供了面向?qū)ο蟮某绦蛟O(shè)計(jì)方法，提供了相當(dāng)完整的程序設(shè)計(jì)語(yǔ)言。VBA易于學(xué)習(xí)掌握，可以使用宏記錄器記錄用戶的各種操作并將其轉(zhuǎn)換為VBA程序代碼。這樣用戶可以容易地將日常工作轉(zhuǎn)換為VBA程序代碼，使工作自動(dòng)化。因此，對(duì)于在工作中需要經(jīng)常使用Office套裝軟件的用戶，學(xué)用VBA有助于使工作自動(dòng)化，提高工作效率。另外，由于VBA可以直接應(yīng)用Office套裝軟件的各項(xiàng)強(qiáng)大功能，所以對(duì)于程序設(shè)計(jì)人員的程序設(shè)計(jì)和開發(fā)更加方便快捷。,.,43,宏,如何錄制宏？點(diǎn)擊“視圖宏錄制宏”，或者“開發(fā)工具錄制宏”，填寫相關(guān)內(nèi)容，點(diǎn)“確定”，然后在表格上做相應(yīng)操作，這些操作就會(huì)被記錄下來，完成后點(diǎn)擊“視圖/開發(fā)工具宏停止錄制”，這樣就完成一個(gè)宏了。(使用相對(duì)引用可以以活動(dòng)單元格為起始點(diǎn)進(jìn)行操作。)如何運(yùn)行宏？“視圖宏查看宏”或“開發(fā)工具宏”，選要運(yùn)行的宏，點(diǎn)擊運(yùn)行，或者用錄制時(shí)設(shè)置的快捷鍵運(yùn)行。,.,44,宏,視圖,開發(fā)工具,工具條,.,45,宏,更多的相關(guān)內(nèi)容以及如何編輯宏可以參閱這里,.,46,排序,一、快速排序如果我們希望對(duì)表格按某列屬性(如“時(shí)間”由長(zhǎng)到短)進(jìn)行排列，可以這樣操作:選中“時(shí)間”列任意一個(gè)單元格，然后按一下“常用”工具欄上的“降序排序”按鈕即可。二、多條件排序如果我們需要按“學(xué)歷、入職時(shí)間、職稱”對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，可以這樣操作:選中數(shù)據(jù)表格中任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)排序”命令，打開“排序”對(duì)話框，將“主要關(guān)鍵詞、次要關(guān)鍵詞、第三關(guān)鍵詞”分別設(shè)置為“學(xué)歷、入職時(shí)間、職稱”，并設(shè)置好排序方式(“升序”或“降序”)，再按下“確定”按鈕就行了。,三、自定義排序當(dāng)我們對(duì)某列進(jìn)行排序時(shí)，排序方式都不符合我們的要求。對(duì)于這個(gè)問題，我們可以通過自定義序列來進(jìn)行排序。選中該列任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)排序”命令，打開“排序”對(duì)話框，按“次序”選項(xiàng)右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選中自定義排序次序，然后自定義排序次序選擇你需要的或者自行添加序次,.,47,篩選,點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)下的“篩選”按鍵可對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選首先我們選中相關(guān)內(nèi)容后，在數(shù)據(jù)中點(diǎn)擊篩選，然后我們可以看到，首行都會(huì)出現(xiàn)三角形選項(xiàng)按鍵，點(diǎn)擊，會(huì)依次顯出來升序排列，將序排列，全部，自定義，前十個(gè)等。這時(shí)我們可以按個(gè)人需要進(jìn)行顏色篩選或者數(shù)字篩選。顏色篩選可以將你需要的單元格顏色或者字體顏色篩選出來。數(shù)字篩選可以將數(shù)據(jù)按照等于大于小于等進(jìn)行算篩選。,.,48,分列,點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)下的“分列”按鍵可對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分列，還可以對(duì)分列出的單元格進(jìn)行格式設(shè)置。分列方式有分隔符號(hào)和固定寬度兩種分隔符號(hào)方式用分隔字符對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分列，可選擇需要的分隔符號(hào)或者選擇其他從而自定義分隔符號(hào)，可在數(shù)據(jù)預(yù)覽中看到效果。PS：該方式會(huì)被記憶，下次遇到該符號(hào)會(huì)自己分列(尤其要當(dāng)心用“-”分列過后再?gòu)耐獠空迟N數(shù)據(jù)的情況，因?yàn)樨?fù)數(shù)的負(fù)號(hào)“-”也會(huì)被分列，導(dǎo)致負(fù)數(shù)變成正數(shù))，關(guān)閉所有EXCEL文件后才會(huì)消失。固定寬度顧名思義就是用固定的寬度對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分列，在數(shù)據(jù)預(yù)覽中使用鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)虛線以設(shè)定需要的寬度。,.,49,合并后居中,合并后居中Excel的合并后居中是MicrosoftOfficeExcel軟件的一項(xiàng)格式設(shè)置功能，即將選中的多個(gè)單元格合并，然后自動(dòng)設(shè)置為居中格式。設(shè)置合并后居中第1步，打開Excel工作表窗口，選中準(zhǔn)備合并的單元格區(qū)域。第2步，在“開始”功能區(qū)的“對(duì)齊方式”分組中，單擊“合并后居中”下拉三角按鈕。在打開的下拉菜單中，選擇“合并后居中”命令可以合并單元格同時(shí)設(shè)置為居中對(duì)齊；選擇“跨越合并”命令可以對(duì)多行單元格進(jìn)行同行合并；選擇“合并單元格”命令僅僅合并單元格，對(duì)齊方式為默認(rèn)；選擇“取消單元格合并”命令可以取消當(dāng)前已合并的單元格。,.,50,突出與刪除重復(fù)項(xiàng),日常處理表格中通常會(huì)碰到許多重復(fù)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)對(duì)我們處理帶來了不便，這時(shí)候就可以根據(jù)需要使用突出重復(fù)項(xiàng)或者刪除重復(fù)項(xiàng)。突出重復(fù)項(xiàng)選中需要處理的區(qū)域，在“開始”功能區(qū)，單擊“條件格式”下拉三角按鈕。在打開的下拉菜單中，選擇“突出顯示單元格規(guī)則”中的重復(fù)值。刪除重復(fù)項(xiàng)選中需要處理的區(qū)域，在“數(shù)據(jù)”功能區(qū)，單擊“刪除重復(fù)項(xiàng)”選擇需要處理的列點(diǎn)擊“確定”對(duì)重復(fù)數(shù)據(jù)進(jìn)行刪除。,.,51,EXACT函數(shù),用于檢測(cè)兩個(gè)字符串是否完全相同，如果兩個(gè)參數(shù)完全相同，返回TRUE值；否則返回FALSE值語(yǔ)法:EXACT(text1,text2),.,52,IF函數(shù),執(zhí)行真假值判斷，根據(jù)邏輯計(jì)算的真假值，返回不同結(jié)果。語(yǔ)法:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)logical_test需要判斷的條件value_if_true如果判斷為正確則返回該值value_if_false如果判斷為錯(cuò)誤則返回該值例：=IF(A1=100,1,0)含義：當(dāng)A1=100時(shí)，返回1，否則返回0。,.,53,VLOOKUP函數(shù),VLOOKUP函數(shù)是Excel中的一個(gè)縱向查找函數(shù)，VLOOKUP是按列查找，最終返回該列所需查詢列序所對(duì)應(yīng)的值。語(yǔ)法:VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)lookup_value需要查找的值table_array查找的范圍col_index_num返回的匹配值的列序號(hào)range_lookup返回時(shí)是精確匹配還是近似匹配(推薦用FALSE,用TRUE需要先對(duì)table_array排序),.,54,INDEX函數(shù),