辦公室工作注意事項.doc

辦公室工作注意事項1、勤請示、多匯報。辦公室工作看似簡單零碎，實則關(guān)系重大。千萬不可自己做主，自行處理。凡事都要請示主任或副主任，甚者直接請示主管領(lǐng)導(dǎo)。對于領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，要不斷匯報進(jìn)度，領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，把握領(lǐng)導(dǎo)思路。對于突發(fā)事件，更要第一時間匯報給領(lǐng)導(dǎo)！2、勤溝通、多聯(lián)系。辦公室是整個單位的中樞神經(jīng)，承擔(dān)著上傳下達(dá)、左右聯(lián)系的重要任務(wù)，因此必須做到有事勤溝通，電話找不到人直接打手機(jī)，手機(jī)不接直接發(fā)短信，防止延誤。辦公室的事，一多半就是打電話！3、勤整理、多記錄。辦公室事務(wù)繁雜，且多為臨時性、緊急性的事務(wù)，因此必須將手頭事務(wù)整理清晰，才能做到分清主次輕重，遇到臨時性事務(wù)多的時候，更要用筆分別記錄，分別處理。4、勤反省、多思考。每天中午、下午下班前，都應(yīng)該好好思考：我所做的事情哪些是領(lǐng)導(dǎo)還不知道的、有哪些文件還沒有送達(dá)、有哪些事情還沒有記錄和整理、有哪些事情需要繼續(xù)督辦或提醒領(lǐng)導(dǎo)的。如何提升秘書的人格魅力人格魅力在現(xiàn)代文明社會具有日益重要的價值和意義，人格魅力是人的綜合素養(yǎng)的折射。秘書作為職場中的特殊群體，注重人格魅力的提升顯得更為重要。我認(rèn)為奉獻(xiàn)“十心”是提升秘書人格魅力的關(guān)鍵所在。1、把忠心獻(xiàn)給組織。講政治是秘書人員的基本思想品德。忠于黨、忠于人民對秘書而言，具體體現(xiàn)為對組織負(fù)責(zé)。如果放棄黨性和組織原則搞人身依附，既是對事業(yè)的不負(fù)責(zé)任，也是對自己的不負(fù)責(zé)任，更無人格可言。2、把放心獻(xiàn)給領(lǐng)導(dǎo)。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)是秘書人員的重要職責(zé)。秘書人員在堅持黨性原則和不搞人身依附的前提下，必須以嚴(yán)格的組織紀(jì)律、絕對的服從意識、過硬的思想作風(fēng)、精湛的業(yè)務(wù)技能和出色的工作業(yè)績讓領(lǐng)導(dǎo)放心。忠于組織和服從領(lǐng)導(dǎo)在本質(zhì)上是統(tǒng)一的，但在具體工作中如何處理好二者的關(guān)系，是秘書工作藝術(shù)之所在。3、把恒心獻(xiàn)給事業(yè)。秘書工作事無巨細(xì)，繁雜枯燥，容易使人產(chǎn)生厭倦情緒。所以，秘書成就事業(yè)貴在堅持，貴在恒心。秘書職業(yè)一般不是終身職業(yè)，把工作當(dāng)成愛好來做，就能自得其樂。明智的秘書應(yīng)當(dāng)高度重視“九十九步的努力”是一半、“最后一步”也是一半的哲理。4、把細(xì)心獻(xiàn)給工作。秘書工作無大小。秘書工作不能追求轟轟烈烈，關(guān)鍵在于實現(xiàn)平平穩(wěn)穩(wěn)。秘書工作的最高境界就是不誤事、不出事、不亂事。如果小事情都辦不好，領(lǐng)導(dǎo)肯定會懷疑你辦大事的能力和水平。秘書人員在工作上講細(xì)心，在名利上講粗心，對他人、對自己都有益無害。5、把熱心獻(xiàn)給群眾。秘書既要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，又要為群眾服務(wù)，群眾服務(wù)的質(zhì)量更能體現(xiàn)秘書人員的人格素養(yǎng)。秘書對領(lǐng)導(dǎo)的補(bǔ)臺作用，更多地體現(xiàn)在待人接物上。因此，秘書在接待下級和群眾時應(yīng)當(dāng)捧出一張笑臉、讓出一個座位、端上一杯熱茶、進(jìn)門一聲問候、出門一聲再見，真正做到態(tài)度和藹、舉止得體、語言文明、表述準(zhǔn)確，富有感染力和親和力。6、把耐心獻(xiàn)給矛盾。在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)體制與政治體現(xiàn)改革的轉(zhuǎn)軌時期，各種矛盾錯綜復(fù)雜。同時，秘書工作自身的特點(diǎn)，也決定了從事秘書職業(yè)的同志會面臨更多的工作和學(xué)習(xí)的矛盾、工作和家庭的矛盾。能否保持耐心和韌性，在矛盾交織的工作和生活中游刃有余，處變不驚，是秘書是否成熟的重要標(biāo)志。7、把歡心獻(xiàn)給同事。秘書是辦公室服務(wù)團(tuán)體中一員，應(yīng)當(dāng)具有團(tuán)隊意識，尤其是領(lǐng)導(dǎo)秘書，決不能因為與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系緊密、接觸頻繁就在服務(wù)團(tuán)體中搞特殊、當(dāng)另類，也不能因為自己主要是為領(lǐng)導(dǎo)提供智力服務(wù)的就對后勤服務(wù)人員另眼相看。應(yīng)當(dāng)平等地對待每一位同事，與每一位同志友好相處，在緊張的工作中共同創(chuàng)造一個愉悅誠摯的氛圍。8、把真心獻(xiàn)給朋友。秘書應(yīng)當(dāng)廣交朋友，但更應(yīng)當(dāng)慎交朋友。秘書在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，不可避免地會有一些朋友要求幫辦事、幫說情、幫介紹關(guān)系。幫助朋友無可厚非，但一定要把握原則，面對有損于原則的問題要學(xué)會說“不”。學(xué)會說“不”包括敢于說“不”和善于說“不”。只要自己對朋友捧出一顆真心，相信只要是真正的朋友就一定會理解自己的難處和苦心。9、把愛心獻(xiàn)給家庭。秘書出差多、加班多、突擊性的工作多、隨領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)酬的時候多、領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的事情多，很難有固定的下班時間和規(guī)律性的節(jié)假日休息。如何處理好工作與家庭的關(guān)系，也是秘書人員的一門學(xué)問。忙里偷閑的一個電話，恰倒好處的一條短信，出差歸來的一份小禮都可以營造家庭的溫情，表達(dá)自己的愛心，關(guān)鍵是要做到有心。10、把平心獻(xiàn)給自己。秘書貴在心態(tài)平和，切忌攀比浮躁。升遷有先后，名利有機(jī)遇。工作向前看，名利往后看，踏踏實實做事，坦坦蕩蕩做人，可能不一定會好到哪里去，但決不會壞到哪里去。“千淘萬漉雖辛苦。吹盡黃沙始見金”，這個道理人人都懂，但有人怯陣，也有人敷衍。真正能成大器的，往往都是高調(diào)做事、低調(diào)做人的不懈者。辦公室行政管理的主要工作內(nèi)容：執(zhí)行辦公設(shè)備、公共設(shè)施的日常管理和維護(hù)；執(zhí)行辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理；執(zhí)行檔案的歸檔管理；執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理；執(zhí)行各種費(fèi)用的控制交納；執(zhí)行公司對外關(guān)系建立維護(hù)；執(zhí)行突發(fā)事件處理；執(zhí)行秘書事務(wù)管理；執(zhí)行后勤管理；執(zhí)行行政日常事務(wù)處理；執(zhí)行上級交辦事務(wù)等。注意事項這個比較難回答，最主要就是你要有眼色，做在領(lǐng)導(dǎo)想之前才是最高境界。做事的時候多想想為什么要這樣做，做的好不好，還有什么做的不好的地方，學(xué)會自我反思。行政管理工作內(nèi)容 正如你所看到的，很多企業(yè)不僅是行政辦公室，還有人事辦公室，而且大多數(shù)組合在一起。顧名思義，既有行政作用，也管人事問題。具體內(nèi)容包括：1、處理上傳下達(dá)的各種文件，分交各個部門。2、根據(jù)總經(jīng)理的意圖，寫各種文件，如講話，對下級部門的各種指示或要求等等。3、人事招聘，培訓(xùn)，員工考核，績效考評，薪金設(shè)計，離職退休管理。4、檔案管理。5、各種活動的組織和安排，如會議的組織，會場的布置，外聯(lián)，考察，旅游，后勤的相關(guān)事項等等。6、車輛的支佩和管理，一些支出的蓋章甚至報銷等等。辦公室是一個綜合管理部門，實質(zhì)上為其他專業(yè)性部門服務(wù)，但卻又擁有一定程度上很大的權(quán)利。辦公室行政管理的主要工作內(nèi)容：執(zhí)行辦公設(shè)備、公共設(shè)施的日常管理和維護(hù)；執(zhí)行辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理；執(zhí)行檔案的歸檔管理；執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理；執(zhí)行各種費(fèi)用的控制交納；執(zhí)行公司對外關(guān)系建立維護(hù)；執(zhí)行突發(fā)事件處理；執(zhí)行秘書事務(wù)管理；執(zhí)行后勤管理；執(zhí)行行政日常事務(wù)處理；執(zhí)行上級交辦事務(wù)等。注意事項這個比較難回答，最主要就是你要有眼色，做在領(lǐng)導(dǎo)想之前才是最高境界。做事的時候多想想為什么要這樣做，做的好不好，還有什么做的不好的地方，學(xué)會自我反思。辦公室女秘書八大注意事項做秘書難，做女秘書更難。怎樣才能左右逢源，做個人見人愛的女秘書呢？牛津管理評論()提出以下8點(diǎn)注意事項，助你做個人見人愛的女秘。 1：要有平常心 女秘書的職位很特殊，她雖然不屬于公司的高級管理層，但因為工作直接對經(jīng)理負(fù)責(zé)，所以常常給人一人之下的錯覺。正因如此，女秘書才要保持一顆平常心：我只是公司的一名普通職員，我服務(wù)于我的工作。其他的我什么也不是。否則，小心被別人背后罵狗仗人勢。 2：強(qiáng)化工作能力 要愛崗敬業(yè)，工作腳踏實地，在工作中不斷提升自己的素質(zhì)，對自己負(fù)責(zé)的事情拿得起放得下。要淡化自己的性別和身份，時刻牢記秘書的天職只是做好經(jīng)理的后勤。你不是花瓶，不是女招待，你惟一的標(biāo)識就是你的能力。老板聘用秘書是在找得力助手，不是培養(yǎng)情人-成本太高。 3：端莊大方，舉止得體 無論做什么工作都得為自己的職業(yè)做出一定的犧牲，女秘書也是。服裝應(yīng)該素雅清爽，工作日要穿職業(yè)裝，不可以穿超短裙，化淡妝，不要打扮得很妖嬈。不然，不但要讓同事懷疑你的居心，而且老板也會怕你毀了他的一世英明。 4：口風(fēng)要嚴(yán) 不該問的事不問，不該說的話不說因為工作性質(zhì)的關(guān)系，秘書的資訊會比較靈通一些，對老總的公事私事會知道很多，聰明的人都信奉有時候知道的越少越安全，當(dāng)你不得不知道時，只能金人三緘其口才能明哲保身。不要向同事買弄你的消息靈通，也不要不小心把同事的秘密說給上司聽。 5：有親和力 形象要自己樹立，人緣要自己去結(jié)交。要大家接受你、喜歡你，首先你要有一顆親善別人的心。成功的女秘書要給人如沐春風(fēng)的感覺：開朗樂觀，笑靨如花，嚴(yán)于律己、寬以待人，善解人意，樂于助人。人性基本上是相通的，你喜歡別人怎樣待你你就怎樣待人；己所不欲，勿施于人。 6：善于人際溝通 秘書最重要的職能是上傳下達(dá)。因為各種條件和因素的限制，老板和員工之間往往不能很好的溝通和了解，有時候一點(diǎn)點(diǎn)小誤會也會嚴(yán)重影響團(tuán)隊之間的關(guān)系甚至公司的運(yùn)作。這時候秘書應(yīng)該及時溝通，動之以情，曉之以理，把事情說清楚。兩頭煽風(fēng)點(diǎn)火最要不得。 7：有外交家的平衡術(shù) 風(fēng)箱里的老鼠-兩頭受氣是秘書們經(jīng)常面臨的處境。在公司的各種勢力格局中，若把握不好分寸，上司會懷疑你?；^，與員工串通一氣蒙騙他，同事會認(rèn)為你為了個人的利益置他們與水深火熱之中。所以工作中你應(yīng)仔細(xì)揣摩各種利害關(guān)系