合同管理的概述及作用.doc

合同管理:合同管理（Contract Management），企業(yè)的經(jīng)濟往來，主要是通過合同形式進(jìn)行的。一個企業(yè)的經(jīng)營成敗和合同及合同管理有密切關(guān)系。企業(yè)合同管理是指企業(yè)對以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的。概述:合同管理全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，直至合同失效為止。不僅要重視簽訂前的管理，更要重視簽訂后的管理。系統(tǒng)性就是凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門都要一起來管理。動態(tài)性就是注重履約全過程的情況變化，特別要掌握對自己不利的變化，及時對合同進(jìn)行修改、變更、補充或中止和終止。 在項目管理中，合同管理是一個較新的管理職能。在國外，從二十世紀(jì)七十年代初開始，隨著工程項目管理理論研究和實際經(jīng)驗的積累，人們越來越重視對合同管理的研究。在發(fā)達(dá)國家，八十年代前人們較多地從法律方面研究合同；在八十年代，人們較多地研究合同事務(wù)管理（Contract Administration）；從八十年代中期以后，人們開始更多地從項目管理的角度研究合同管理問題。近十幾年來，合同管理已成為工程項目管理的一個重要的分支領(lǐng)域和研究的熱點。它將項目管理的理論研究和實際應(yīng)用推向新階段。組織設(shè)置 合同管理的任務(wù)必須由一定的組織機構(gòu)和人員來完成。要提高合同管理水平，必須使合同管理工作專門化和專業(yè) 化，在承包企業(yè)和建筑工程項目組織中應(yīng)設(shè)立專門的機構(gòu)和人員負(fù)責(zé)合同管理工作。 對不同的企業(yè)組織和工程項目組織形式，合同管理組織的形式不一樣，通常有如下幾種情況： 1工程承包企業(yè)應(yīng)設(shè)置合同管理部門(科室)，專門負(fù)責(zé)企業(yè)所有工程合同的總體的管理工作。主要包括： 參與投標(biāo)報價，對招標(biāo)文件，對合同條件進(jìn)行審查和分析； 收集市場和工程信息； 對工程合同進(jìn)行總體策劃； 參與合同談判與合同的簽訂，為報價、合同談判和簽訂提出意見、建議甚至警告； 向工程項目派遣合同管理人員； 對工程項目的合同履行情況進(jìn)行匯總、分析，對工程項目的進(jìn)度、成本和質(zhì)量進(jìn)行總體計劃和控制； 協(xié)調(diào)項目各個合同的實施； 處理與業(yè)主，與其它方面重大的合同關(guān)系； 具體地組織重大的索賠； 對合同實施進(jìn)行總的指導(dǎo)，分析和診斷。 2對于大型的工程項目，設(shè)立項目的合同管理小組，專門負(fù)責(zé)與該項目有關(guān)的合同管理工作。在美國凱撤公司的施工項目管理組織結(jié)構(gòu)中，將合同管理小組納入施工組織系統(tǒng)中，設(shè)立合同經(jīng)理、合同工程師和合同管理員。 3對于一般的項目，較小的工程，可設(shè)合同管理員。他在項目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行施工現(xiàn)場的合同管理工作。而對于處于分包地位，且承擔(dān)的工作量不大，工程不復(fù)雜的承包商，工地上可不設(shè)專門的合同管理人員，而將合同管理的任務(wù)分解下達(dá)給各職能人員，由項目經(jīng)理作總體協(xié)調(diào)。 4對一些特大型的，合同關(guān)系復(fù)雜、風(fēng)險大、爭執(zhí)多的項目，在國際工程中，有些承包商聘請合同管理專家或?qū)⒄麄€工程的合同管理工作(或索賠工作)委托給咨詢公司或管理公司。這樣會大大提高工程合同管理水平和工程經(jīng)濟效益，但花費也比較高。常見問題1. 合同內(nèi)容不夠嚴(yán)謹(jǐn) 合同內(nèi)容不夠嚴(yán)謹(jǐn)主要表現(xiàn)為以下幾個方面： (1)合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)。不嚴(yán)謹(jǐn)就是不準(zhǔn)確，容易發(fā)生岐義和誤解，導(dǎo)致合同難以履行或引起爭議。依法訂立的有效的合同，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)雙方的真實意思。而這種體現(xiàn)只有靠準(zhǔn)確明晰的合同文字?？梢哉f，合同講究咬文嚼字。 (2)只有從合同而沒主合同。主合同是指能夠獨立存在的合同。從合同是指以主合同的存在為前提才能成立的合同。沒有主合同的從合同是沒有根據(jù)的合同，是“無源之水”，而“無源之水” 是不存在的。 (3)合同條款不全面、不完整，有缺陷、有漏洞。常見漏掉的往往是違約責(zé)任。有些合同只講好話，不講丑話，只講正面的，不講反面的，一旦發(fā)生違約，在合同中看不到違約如何處理的條款。 2. 合同簽訂后沒有進(jìn)行合同交底 很多單位在簽訂合同時，公司總部一級都很重視，但一旦合同簽訂后，對合同分析和合同交底往往不夠重視，甚至忽視了這項工作，合同簽訂與合同執(zhí)行脫節(jié)，致使合同往往被鎖在文件柜或項目負(fù)責(zé)人的抽屜內(nèi)，其它人員只知其相關(guān)工作職責(zé)，而對合同總體情況知之甚少，甚至完全不了解合同的具體內(nèi)容，給日后合同糾紛埋下了隱患。 3. 合同執(zhí)行過程中忽視變更管理 應(yīng)變更合同的沒有變更。在履約過程中合同變更是正常的事情，問題在于不少負(fù)責(zé)履約的管理人員缺乏這種及時變更的意識，結(jié)果導(dǎo)致了損失。合同變更包括合同內(nèi)容變更和合同主體變更兩種情形。合同變更的目的是通過對原合同的修改，保障合同更好履行和一定目的的實現(xiàn)。問題原因1. 對市場與合同的關(guān)系缺乏認(rèn)識。在市場經(jīng)濟條件下，這是一種相互依存的關(guān)系。一方面，市場的運作需要合同。市場是靠合同動作的，市場主體各方都是靠合同去履行其權(quán)利義務(wù)的。另一方面，合同的成立必須以市場為前提。沒有市場談不上什么合同。合同是市場的產(chǎn)物，是市場可持續(xù)發(fā)展的動力。有些業(yè)內(nèi)人士只顧到市場上承攬任務(wù)，卻不去簽訂合同或者草率簽訂，結(jié)果遇上糾紛就沒有協(xié)商與調(diào)解的依據(jù)，或者依據(jù)不足。 2對合同與合同管理的關(guān)系缺乏認(rèn)識。這也是一種相互依存的關(guān)系。合同管理是合同洽談、草擬、簽訂、履行、變更、中止、終止或解除全過程的管理。合同產(chǎn)生在合同管理的前期階段。在這一階段往往受到高度重視。一旦合同簽訂了，合同就束之高閣了，甚至忘記了合同履行過程是實現(xiàn)權(quán)利義務(wù)的過程，而僅僅把它看成是生產(chǎn)過程。因此，合同管理的問題大多數(shù)產(chǎn)生在中期和后期履行階段。但這并不是說前期階段就沒有問題。前期階段所出現(xiàn)的問題，多數(shù)是由于急于簽成合同而過于草率或者對發(fā)包人的遷就。 3. 企業(yè)的從業(yè)人員的合同法律意識淡薄。最明顯的表現(xiàn)是不認(rèn)識合同與合同法律的關(guān)系。訂立和履行合同往往離開合同法律，缺乏依法訂立和履行的意識，以致產(chǎn)生了合同管理上的問題，造成不少失誤和損失。合同法律的作用，從宏觀來說是維護(hù)社會主義市場秩序，發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟；從微觀來說是規(guī)范合同各方主體的行為，維護(hù)他們的合法權(quán)益。任何離開合同法律所簽訂的合同都是無效合同，不受法律保護(hù)。主要對策企業(yè)合同管理是市場經(jīng)濟條件下企業(yè)管理的項核心內(nèi)容，企業(yè)管理的方方面面都應(yīng)圍繞著這個核心而開展。在市場競爭日趨激烈的當(dāng)今，加強合同管理是爭取企業(yè)經(jīng)濟效益的最佳途徑。放松工程建設(shè)過程中的合同管理，就很難取得工程盈利，甚至造成工程虧損。 1. 增強合同和索賠意識 由于中國長期受計劃經(jīng)濟影響，國內(nèi)工程管理中合同管理和索賠尚未引起業(yè)主和承包商的高度重視。所以，首先應(yīng)加強對經(jīng)理部各層次的管理人員進(jìn)行合同、合同管理及索賠的宣傳、培訓(xùn)和教育。其次還要研究FIDIC合同條件、研究國際工程承包商的合同管理方法與程序、研究國際工程合同與索賠案例，使項目組成員認(rèn)識到這個問題的重要性，重視合同和合同管理。合同意識是市場經(jīng)濟意識、法律意識、工程管理意識的綜合體現(xiàn)。 2. 嚴(yán)格進(jìn)行合同交底 首先應(yīng)該由公司合同管理人員向項目負(fù)責(zé)人及項目合同管理人員進(jìn)行合同交底，全面陳述合同背景、合同工作范圍、合同目標(biāo)、合同執(zhí)行要點及特殊情況處理。其次，項目負(fù)責(zé)人向項目部職能部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行合同交底，并解答各職能部門提出的問題，形成書面交底記錄。然后再由各職能部門負(fù)責(zé)人向其所屬執(zhí)行人員進(jìn)行合同交底，陳述合同基本情況、本部門的合同責(zé)任及執(zhí)行要點、合同風(fēng)險防范措施等，并解答所屬人員提出的問題。最后，各部門將交底情況反饋給項目部合同管理人員，由其對合同執(zhí)行計劃、合同管理程序、合同管理措施及風(fēng)險防范措施進(jìn)行進(jìn)一步修改完善，并形成合同管理文件，下發(fā)各執(zhí)行人員，指導(dǎo)其活動。 3加強合同變更管理 合同變更是索賠的重要依據(jù)，因此對合同變更的處理要迅速、全面、系統(tǒng)。合同變更指令應(yīng)立即在工程實施中貫徹并體現(xiàn)出來。在合同變更中，量最大、最頻繁的是工程變更，它在工程索賠中所占的份額也最大。這些變更最終都是通過各分包商體現(xiàn)出來。對工程變更的責(zé)任分析是工程變更起因與工程變更問題處理，是確定索賠與反索賠的重要的直接的依據(jù)。 4. 建立合同實施的保證體系 首先要建立合同管理的工作程序。在工程實施過程中，要協(xié)調(diào)好各方面關(guān)系，使總承包合同的實施