招標及合同管理守則.doc

招標及合同管理1、 前言要一個工程項目能夠按時完工、不超資，有優(yōu)良的品質(zhì)，就必須要有一個完整的工程合約。這即是說，工程合約的招標、開標，選擇投票單位等等，都必須要有一定的程序守則，使每一個投標單位都是受到同等公平的對待及完全理解工程的內(nèi)容。這才可以使到中標者與業(yè)主互相信任，建立良好關(guān)系，直至工程完成。2、 工作指示2.1 招標方式包干工程形式和定死完工日期招標：大致來說，最正規(guī)的招標是定死工程價和完工日期的投標。這種標是最常用的方式。主要是業(yè)主不承擔風險，如工程不能按合同完工，承建商將被罰，除非業(yè)主及建筑師同意按合同修改完工期。工程價格亦不會改，除非按合同變更修改，如有修改，亦能準確控制，因圖紙全部齊備，寫明單價，完工計算后加數(shù)亦很容易。其他主要合同條文例如付款方法、罰則等等亦要清楚列明。2.2 招標前必須訂下的規(guī)條在招標前，業(yè)主必須訂下規(guī)條，使到整個過程是公平及合理的。先要訂下投標者的數(shù)字。要在市場上，選出有好的業(yè)績及經(jīng)濟能力足夠的承建商才放入投票者名單中。向投標者發(fā)出的招標書（包括合同條款及招標圖紙）中的條件如履約保證金，完工日期，回標日期，回標地點或其他附加條件必須要清楚，所有內(nèi)容在發(fā)出招標書后不可以隨便更改。若有更改，必須以書面形式通知所有投標單位。2.3 開標后守則開標后如有任何因特別理由而需要有更改的話，必須向每一投標者發(fā)出同樣更改指示，但不可更改與金額有關(guān)的條件，如履約保證金的數(shù)字。如最后決定需要議標，則必須與至少三家最低投標者（有效標）議標，議價后各家報價應同一時間密封回標，統(tǒng)一開標匯總，工程預算及財務部派員參與及簽字（最少三人）。開標后應將所有投標者的聯(lián)系人名單、電話、通訊方式連同評估報告交地區(qū)總部合約部。2.4 適用范圍所有天安負責籌建的項目。2.5 招標小組成員地區(qū)總經(jīng)理、合約部總經(jīng)理、項目負責人，或其委派代表。2.6 招標范圍/方式原則上所有建筑施工合同必須招標，以邀請方式進行，以下情況可以不用招標：i. 合同金額低于￥300,000，可以報價形式進行，但亦必須有三家公司作比較，除非沒有其他選擇。但依然需要按招標原則2.7處理ii. 公用事業(yè)或其他必須由指定單位承包之項目，但事前必須得到招標小組大多數(shù)同意才可進行。如有其他特殊情況不宜招標，必須先取得招標小組大多數(shù)同意。2.7 招標原則大前提應該是所有投標者都有適當資歷，給予同等待遇及中標機會，發(fā)出一致資料，同一時間收發(fā)標書文件及給予同等時間投標。2.8 招標前預備工作項目負責人必須對打算邀請參與投標的單位作出資質(zhì)審查（認可供應商/施工隊名單除外），了解其人力、財力資源、資質(zhì)等級、近年業(yè)績及現(xiàn)有工程量等、審查工作應及早謹慎地進行，盡量避免開標后才提出招標名單上某單位資質(zhì)有問題。2.9 確定名單上述工作完成后項目負責人擬定經(jīng)過選擇后的招標名單，將名單、資質(zhì)審查資料、招標文件及圖紙等有關(guān)資料（包括招標項目之預算計算資料）于招標前七日交招標小組批準。一個標段獲邀投標單位最少四個，如果工程額在￥5,000,000以上，投標單位最少六個，若兩個或兩個以上標段同時招標，增加一個標段須增加2個投標單位,投標單位須報招標小組確認/調(diào)整，如有特殊情況而數(shù)目不足，項目負責人必須說明原因。2.10 招標基礎招標應以合同包干形式進行，如要按實結(jié)算，必須招標小組同意。2.11 編制招標文件項目負責人或合約部負責編制招標文件，地區(qū)總經(jīng)理批準招標文件，內(nèi)容必須經(jīng)招標小組書面同意。以下投標需要注意之事項必須列明：（i） 標書內(nèi)容、頁數(shù)、附件等，使投標單位清楚知道標書是否完整。（ii） 其他有關(guān)文件并不發(fā)出但可供參閱。（iii） 投標者回標時必須提供之文件及資料。（iv） 標書文件，不得涂改，否則標書作廢。（v） 投標單位對招標文件如有疑問，可與我司澄清，澄清后之補充資料應以書面形式，通知所有投標者。（vi） 我司并無必要接受最低標或任何投標。（vii） 回標文件必須密封及加蓋印鑒，外面列明投標項目名稱。（viii） 開標時間。（ix） 如過時遞交標書，標書作廢。2.12 發(fā)出招標文件給予投標單位的文件及資料必須一致及以書面形式發(fā)出，發(fā)出招標文件后，有補充資料或延期開標等，亦必須以書面形式于開標日期前最少三日通知投標者及招標小組。開標后如果要更改招標文件內(nèi)容條款，需經(jīng)招標小組書面批準。2.13 拒絕投標已列入招標名單內(nèi)拒絕投標者，必須以書面確定，如果一個標段導致投標者，30100萬少于3個，100萬500萬少于四個，500萬以上少于五個（增加一個標段須增加2個），不可開標，必須招標小組同意額外增加投標單位，另定日期開標。2.14 開標當眾開標，開標前必須注意標書曾否被拆閱，負責開標者必須三人以上，其中一人來自財務部，100萬以上的地區(qū)總部派人參加，開標后填寫開標記錄及保密處理。各報價單位并不參加開標，除非招標辦另有規(guī)定。2.15 定標議標過程中澄清之要點或補充資料，必須以書面記錄，并列入合同中。如果合同價超過￥500萬，開標后至定標前我司與投標單位開會，應通知至少二名招標小組成員參加。澄清后若涉及價格、工期、付款方式的調(diào)整，應統(tǒng)一密封回復。項目負責人定標前需將分析及合同總結(jié)交招標小組審批（按審批權(quán)限執(zhí)行），并將預算編號列出，合同總結(jié)需概括地說明投標情況、承包內(nèi)容、付款辦法、工期及其他會影響定標決定之因素。投標分析要列明各投標者開標標價，分析時作出之增減、附帶條件及其他會影響定標決定之因素等。3、 招標程序3.1 項目負責人負責提供項目進度控表，該控制表需包括報批報建進度、設計進度、施工進度及主要承建商/供應商進場時間和擬簽合同清單與速度安排等。每月報給地區(qū)總經(jīng)理并抄送合約部，以便能有效控制招投標進度。3.2 招標工作開始前，合約部負責編制招標進度控制表，并組織編制招標文件及標底（招標辦另有要求除外）。3.3 編制招標文件所需施工圖以外的設計及施工技術(shù)要求，由項目負責人負責提供。3.4 招標文件編制完成后，文件交地區(qū)總經(jīng)理批準，批準后的文件交項目負責人進行招標，招標過程由項目負責人負責，合約部會派人參與。3.5 3.2-3.4程序適用于以下各種合同招標：3.5.1 設計院3.5.2 監(jiān)理3.5.3 土建及水電安裝3.5.4 精裝修（不包括樣板房）3.5.5 窗/幕墻3.5.6 消防3.5.7 弱電3.5.8 電梯3.5.9 綠化上述合同以外的招標按2.11條程序執(zhí)行，項目負責人負責編制招標文件。3.6 招標文件經(jīng)批準后（按授權(quán)制度執(zhí)行），若在招標過程中需對招標文件做任何修改，均需按程序辦理批準手續(xù)。修改的內(nèi)容由項目負責人同時以書面發(fā)出給每個投標人。3.7 項目負責人負責編制招標名單，若有華東地區(qū)認可供應商/施工隊名單，投標者必須從名單中挑選，招標名單需經(jīng)過地區(qū)總部批準（按授權(quán)制度執(zhí)行）。3.8 項目負責人向已批準的投標單位發(fā)出“邀請投標函”。3.9 項目負責人安排人員在“邀請投標函”指定的時間和地點向被邀請的投標者發(fā)放招標文件，并做好發(fā)放記錄。3.10 當投標人在招標文件規(guī)定的時間和地點投標后，項目負責人在招標文件規(guī)定的時間安排開標。開標時下列人應到場：-地區(qū)總經(jīng)理或其代表-合約部代表-地區(qū)財務部或其代表-項目負責人及項目公司有關(guān)人員3.11 項目負責人安排人員將開標結(jié)果記錄于開標結(jié)果記錄表中，所有參與開標的人均需要在開標結(jié)果記錄表中簽名。3.12 項目負責人負責編寫評標報告，報地區(qū)總部批準，批準權(quán)限按授權(quán)制度執(zhí)行。3.13 如果評標報告不獲地區(qū)總部批準，則項目負責人需按指示：-重新評標至批準或-重新投標3.14 中標建議被批準后，項目負責人向中標人發(fā)出中標通知書（政府要求控制的指標，需招標辦發(fā)出中標通知書）。3.15 項目負責人與中標人需將議標中就中標條件達成的協(xié)議寫入供應/承包合同的補充協(xié)議。3.16 所有合同（含補充協(xié)議）條款處理完畢后，項目負責人通過正式書面授權(quán)簽署合同。3.17 承包合同經(jīng)雙方簽署后任何內(nèi)容不得更改，除非雙方法定代表人另行簽署更改協(xié)議，更改協(xié)議需按程序重新報合約部批準。3.18 合同簽署后由項目負責人安排執(zhí)行，并每月向地區(qū)總經(jīng)理和合約部報告合同執(zhí)行情況。合同正本存項目公司，副