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銷售合同管理辦法銷售合同管理辦法 主控部門 主控部門 商務(wù)部 相關(guān)部門 相關(guān)部門 銷售機(jī)構(gòu) 軟件中心 方案推廣銷售部 質(zhì)量監(jiān)督部 財(cái)務(wù)部 文檔控制文檔控制 更改記錄更改記錄 日期日期作者作者版本號(hào)版本號(hào)更改記錄更改記錄 目錄目錄 1目的目的 4 2適用范圍及原則適用范圍及原則 4 3崗位及職責(zé)崗位及職責(zé) 4 3 1銷售機(jī)構(gòu)職責(zé) 4 3 2軟件中心職責(zé) 5 3 3方案推廣銷售部職責(zé) 5 3 4質(zhì)量監(jiān)督部職責(zé) 5 3 5商務(wù)部職責(zé) 4 3 6法務(wù)專崗職責(zé) 5 3 7財(cái)務(wù)部職責(zé) 6 4銷售合同分類與適用范圍銷售合同分類與適用范圍 6 5銷售合同管理流程圖銷售合同管理流程圖 6 6銷售合同管理流程描述銷售合同管理流程描述 7 6 1合同起草 7 6 2合同評(píng)審及簽訂 8 6 2 1合同評(píng)審的方式 8 6 2 2合同評(píng)審權(quán)限 8 6 2 3合同評(píng)審的時(shí)間要求 8 6 2 4合同簽章 8 6 3合同移交及執(zhí)行管理 8 6 3 1合同的移交 8 6 3 2合同的執(zhí)行管理 9 6 4合同應(yīng)收款 9 7銷售合同的變更與糾紛銷售合同的變更與糾紛 10 8合同的存檔合同的存檔 10 8 1合同的編號(hào)規(guī)則 10 8 2合同的存檔 10 9合同附件合同附件 10 1目的 為了貫徹國(guó)家有關(guān)法律法規(guī) 維護(hù)公司正常的經(jīng)營(yíng)秩序 提高公司的經(jīng)營(yíng)管理水平 適應(yīng) 公司不斷發(fā)展的需要 在合同管理制度的基礎(chǔ)上 特編寫本銷售合同管理辦法 2適用范圍及原則 2 1 適用范圍 適用于公司所有銷售機(jī)構(gòu)的銷售業(yè)務(wù)活動(dòng) 2 2 原則 未經(jīng)公司評(píng)審過的合同不能讓客戶先簽章 2 3 合同簽約主體 對(duì)于新建分公司 銷售合同總金額大于 萬元的合同簽約主體只能 為總部 對(duì)于已建分子公司 根據(jù)客戶的需求決定合同的簽約主體 3崗位及職責(zé) 3 13 1 銷售機(jī)構(gòu)銷售機(jī)構(gòu) 3 1 1 學(xué)習(xí)并掌握公司的合同管理制度 系統(tǒng)銷售漏斗的管理程序 將所有的銷售 項(xiàng)目均在 系統(tǒng)中備案 按照公司標(biāo)準(zhǔn)合同模版的條款同客戶進(jìn)行合同的商務(wù)談判 對(duì)于非標(biāo)準(zhǔn)合同模版以及大額的合同須提前至少 3 個(gè)工作日通知商務(wù)部準(zhǔn)備合同的評(píng)審 3 1 2 嚴(yán)格按照商務(wù)部的要求及時(shí)填寫 銷售 采購(gòu)申請(qǐng)單 3 1 3 了解并掌握公司所銷售產(chǎn)品的特點(diǎn)及功能 避免給客戶做不現(xiàn)實(shí)的承諾而給公司造 成無謂的經(jīng)營(yíng)損失 3 1 4 按照公司相關(guān)產(chǎn)品銷售的規(guī)定給客戶進(jìn)行供貨周期 服務(wù) 退換貨等承諾 避免給 客戶不現(xiàn)實(shí)的承諾 3 1 5 與客戶簽訂合同前要全面了解客戶的資信狀況及該項(xiàng)合同的可執(zhí)行性 以防欺詐行 為發(fā)生 并有責(zé)任向商務(wù)部門提供完整的客戶信息 3 1 6 了解合同執(zhí)行情況 對(duì)可能出現(xiàn)的問題及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)反映并加強(qiáng)與執(zhí)行部門及客 戶溝通 協(xié)助解決問題 3 1 7 按照合同的約定執(zhí)行收款 如果產(chǎn)生超期欠款 則應(yīng)盡快努力收回 3 1 8 積極配合實(shí)施服務(wù)人員 項(xiàng)目經(jīng)理做好產(chǎn)品 項(xiàng)目的客戶驗(yàn)收工作 3 23 2 商務(wù)部商務(wù)部 3 2 1 總部商務(wù)部職責(zé) 3 2 1 1 標(biāo)準(zhǔn)合同文本的發(fā)布執(zhí)行 特殊合同文本的參與擬定 3 2 1 2 對(duì) 系統(tǒng)進(jìn)行管理 3 2 1 3 根據(jù)公司各項(xiàng)規(guī)定對(duì)合同的主要條款進(jìn)行審核 主要條款指 產(chǎn)品名稱 規(guī)格型 號(hào) 數(shù)量 價(jià)格 收款方式 收款期限 供貨周期 實(shí)施周期等 對(duì)所有非標(biāo)準(zhǔn)合同組織 評(píng)審 3 2 1 4 對(duì)本公司的合同統(tǒng)一編號(hào) 登錄合同各項(xiàng)信息并分類匯總 保管 3 2 1 5 監(jiān)督合同進(jìn)程 對(duì)不能完全按照合同條款執(zhí)行的部分應(yīng)該及時(shí)向銷售機(jī)構(gòu)通報(bào) 主要內(nèi)容包括 嚴(yán)格保證合同的供貨周期 合同的客戶付款到帳 開銷售發(fā)票及發(fā)貨 驗(yàn) 收等環(huán)節(jié) 定期檢查已屆期滿的合同是否已經(jīng)全面履行 以及合同從簽訂到執(zhí)行完畢的各 個(gè)階段是否符合規(guī)定要求 3 2 1 6 負(fù)責(zé)公司的應(yīng)收賬款管理工作 定期向各銷售機(jī)構(gòu)和銷售人員提供 銷售情況統(tǒng) 計(jì)表 督促欠款的催收工作 3 2 1 7 合同相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì) 分析 為公司的經(jīng)營(yíng)決策提供有效的分析數(shù)據(jù) 協(xié)助建立用 戶信息檔案 3 2 1 8 保證銷售機(jī)構(gòu)在訂單傳遞 特價(jià)審批 合同跟蹤 物流配送等商務(wù)環(huán)節(jié)上的暢通 與高效 3 2 2 已建分子公司商務(wù)人員職責(zé) 3 2 2 1 對(duì)銷售合同發(fā)起合同評(píng)審 并審核合同中合同產(chǎn)品 合同金額 收款方式等相關(guān) 條款 3 2 2 2 向總部訂貨 收貨 保管與發(fā)貨 3 2 2 3 審核銷售人員提交的 發(fā)票申請(qǐng)單 并提交財(cái)務(wù)人員 3 2 2 4 銷售情況統(tǒng)計(jì)表 的維護(hù)與更新 3 33 3 法務(wù)專崗法務(wù)專崗 3 3 1 對(duì)標(biāo)準(zhǔn)合同模版的草擬并組織評(píng)審 3 3 2 對(duì)銷售合同中法律條款的審核 3 3 3 合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的法律問題進(jìn)行法律支持 3 3 4 負(fù)責(zé)總部合同專用章的保管與使用 3 43 4 軟件中心軟件中心 3 4 1 為公司各銷售機(jī)構(gòu)提供銷售 實(shí)施及產(chǎn)品日常的運(yùn)維服務(wù)支持 3 4 2 對(duì)于特殊的合同 協(xié)助銷售機(jī)構(gòu)與客戶進(jìn)行相關(guān)產(chǎn)品的技術(shù)交流與溝通 3 4 3 為了防范技術(shù)風(fēng)險(xiǎn) 保證合同的順利執(zhí)行 需要對(duì)非公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板起草的合同 相關(guān)條款進(jìn)行審核 包括 客戶需求 開發(fā)及實(shí)施周期等的審核 3 53 5 方案推廣銷售部方案推廣銷售部 3 5 1 為公司各銷售機(jī)構(gòu)提供方案型的銷售建議 更好的為客戶的系統(tǒng)提供服務(wù) 3 5 2 參與銷售合同的評(píng)審 3 63 6 質(zhì)量監(jiān)督部質(zhì)量監(jiān)督部 3 6 1 對(duì)合同項(xiàng)目的開發(fā) 實(shí)施的執(zhí)行過程進(jìn)行立項(xiàng) 跟蹤與監(jiān)控 3 6 2 保存合同項(xiàng)目的相關(guān)開發(fā)和實(shí)施文檔 3 6 3 負(fù)責(zé)將合同項(xiàng)目的階段性驗(yàn)收?qǐng)?bào)告文檔及時(shí)移交商務(wù)部 3 73 7 財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部 3 7 1 總部財(cái)務(wù)部職責(zé) 3 7 1 1 根據(jù)商務(wù)部提交的 發(fā)票申請(qǐng)單 開具銷售發(fā)票 3 7 1 2 合同款項(xiàng)到款及時(shí)通知商務(wù)部直銷銷售商務(wù) 3 7 2 已建分子公司財(cái)務(wù)人員職責(zé) 3 7 2 1 審核或?qū)徟贤械纳虅?wù)條款 3 7 2 2 根據(jù)商務(wù)人員審核后 發(fā)票申請(qǐng)單 開具銷售發(fā)票 3 7 2 3 合同款項(xiàng)到款及時(shí)更新 銷售情況統(tǒng)計(jì)表 并通知合同責(zé)任人 3 7 2 4 合同相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì) 分析 為公司的經(jīng)營(yíng)決策提供有效的分析數(shù)據(jù) 3 7 2 5 合同印章的保管與使用 3 7 3 新建分子公司區(qū)域財(cái)務(wù)主管職責(zé) 3 7 3 1 對(duì)銷售合同發(fā)起合同評(píng)審 并審核合同中合同產(chǎn)品 合同金額 收款方式等相關(guān) 條款 3 7 2 1 向總部訂貨 收貨 保管與發(fā)貨 3 7 3 2 根據(jù)合同責(zé)任人提交的 發(fā)票申請(qǐng)單 進(jìn)行審核并開具銷售發(fā)票 3 7 3 3 合同款項(xiàng)到款及時(shí)更新 銷售情況統(tǒng)計(jì)表 并通知合同責(zé)任人 3 7 3 4 合同印章的保管與使用 4合同分類與適用范圍 4 1 委托技術(shù)開發(fā)合同 委托產(chǎn)品開發(fā) 綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā) 自主產(chǎn)品個(gè)性化開發(fā) 知識(shí) 產(chǎn)權(quán)歸委托方或雙方所有的合同 4 2 產(chǎn)品銷售及服務(wù)合同 混合銷售 自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)軟件產(chǎn)品銷售及服務(wù) 代理產(chǎn)品銷售 及服務(wù) 4 3 技術(shù)實(shí)施或服務(wù)合同 非產(chǎn)品類的技術(shù)實(shí)施 技術(shù)服務(wù) 技術(shù)咨詢 4 4 銷售代理協(xié)議 訂貨單 代理商 分子公司銷售本公司的產(chǎn)品而與總部簽訂的銷售協(xié)議 訂貨單 5合同管理流程圖 銷售合同管理流程 合同的起草合同評(píng)審及簽訂合同的執(zhí)行合同數(shù)據(jù)分析 總裁會(huì)方案推廣部財(cái)務(wù)部質(zhì)量監(jiān)督部商務(wù)部軟件中心各銷售機(jī)構(gòu) 起草并提交合同審核合同 是否標(biāo)準(zhǔn)合同 合同蓋章 發(fā)起評(píng)審 否 開發(fā) 實(shí)施經(jīng)理 部門經(jīng)理 分子公 司總經(jīng)理 業(yè)務(wù) 產(chǎn)品主管副 總裁 總裁 財(cái)務(wù)總 監(jiān) 審批意見 法務(wù)及商務(wù)經(jīng)理 意見 部門經(jīng)理 不通過 存檔 開發(fā) 實(shí)施 服務(wù) 申請(qǐng) 合同項(xiàng)目立項(xiàng)受理 發(fā)票申請(qǐng)發(fā)票申請(qǐng)審核 通過 商務(wù)部根據(jù)發(fā)貨的情況受理發(fā)票的申請(qǐng)開出發(fā)票提交財(cái)務(wù) 回款單整理回款清單回款通知回款通知 階段性驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 銷售情況統(tǒng)計(jì)表 提交 銷售 采購(gòu) 申請(qǐng)單 商務(wù)部審核并記錄 開發(fā) 實(shí)施的過程文檔 編制各類商務(wù) 報(bào)表 編制公司級(jí)報(bào)表提交財(cái)務(wù)查閱商務(wù)報(bào)表查閱商務(wù)報(bào)表 是 6合同管理流程描述 本流程描述中的商務(wù)人員指 總部 直銷銷售商務(wù) 已建分子公司 商務(wù)人員 新建分公 司 區(qū)域財(cái)務(wù)主管 本流程描述中的財(cái)務(wù)人員指 總部 財(cái)務(wù)人員 已建分子公司 財(cái)務(wù)經(jīng)理 新建分公司 區(qū)域財(cái)務(wù)主管 6 16 1 合同起草合同起草 6 1 1 所有的銷售合同在簽訂前均須在 系統(tǒng)銷售漏斗中備案 否則 商務(wù)人員不予 發(fā)起評(píng)審 6 1 2 各銷售機(jī)構(gòu)需嚴(yán)格按照公司制定的標(biāo)準(zhǔn)合同模版起草 根據(jù)客戶的意見在修訂狀態(tài) 下對(duì)合同進(jìn)行修改 然后郵件提交至商務(wù)人員進(jìn)行初審 合同模板 見附件一 6 26 2 合同評(píng)審及簽訂合同評(píng)審及簽訂 6 2 1合同評(píng)審的方式 合同評(píng)審的方式 合同評(píng)審的方式為郵件評(píng)審或會(huì)議評(píng)審 具體方式根據(jù)合同的實(shí)際情況而定 且按照 合 同管理制度 執(zhí)行 6 2 2合同評(píng)審權(quán)限 合同評(píng)審權(quán)限 參與合同審核和審批的人員詳見附件二 合同審核及審批權(quán)限表 6 2 3合同評(píng)審的時(shí)間要求 合同評(píng)審的時(shí)間要求 6 2 3 1 郵件評(píng)審 所有審核人的審核同步進(jìn)行 即評(píng)審發(fā)起人同時(shí)將合同草稿郵件發(fā)給所 有審核人 審核人應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)向發(fā)起人反饋意見 審批人為逐級(jí)審批 每個(gè)審批人 應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)反饋意見 6 2 3 2 會(huì)議評(píng)審 評(píng)審發(fā)起人在接到合同責(zé)任人的合同草稿后 在 2 個(gè)工作日內(nèi)組織會(huì)議 評(píng)審 并在評(píng)審會(huì)召開的同時(shí)將紙質(zhì)合同草稿發(fā)給所有審核人和審批人 參與評(píng)審的人員 在會(huì)議討論結(jié)束的同時(shí)在 銷售合同審批表 附件三 上出具評(píng)審意見 6 2 4合同簽章合同簽章 6 2 4 1 合同審批后由合同責(zé)任人自行簽訂 且憑審批后的 銷售合同評(píng)審表 請(qǐng)合同印 章保管人給予加蓋合同章 6 2 4 2 特殊說明 由于客戶方的特殊原因 未經(jīng)公司審批而先使用印章簽訂的銷售合同 須補(bǔ)走審批流程 否則 此類合同的收入不予計(jì)算銷售業(yè)績(jī) 但公司將繼續(xù)履行合同的權(quán) 利及義務(wù) 6 2 4 3 客戶方 我方均簽字蓋章后 此合同即簽訂完畢 6 36 3 合同移交及執(zhí)行管理合同移交及執(zhí)行管理 6 3 1合同的移交合同的移交 6 3 1 1 合同簽訂完畢后 合同責(zé)任人應(yīng)立即填寫 銷售 采購(gòu)申請(qǐng)單 附件四 本單一 式四聯(lián) 白聯(lián) 商務(wù)人員留存 粉聯(lián) 如果有第三方產(chǎn)品采購(gòu)則采購(gòu)執(zhí)行人留存 黃聯(lián) 視同訂貨單由訂單受理專員留存 蘭聯(lián) 交由合同責(zé)任人留存 連同合同一并移交至合同 簽約主體方商務(wù)人員進(jìn)行合同的存檔及執(zhí)行管理 6 3 1 2 銷售 采購(gòu)申請(qǐng)單 須將銷售部分以及采購(gòu)部分均填寫清楚 如合同的采購(gòu)價(jià)格 暫時(shí)未確定的 則由合同責(zé)任人以從高的原則暫估采購(gòu)價(jià)格 待采購(gòu)合同簽訂后 由商務(wù) 人員進(jìn)行核對(duì)并修正即可 6 3 1 3 銷售 采購(gòu)申請(qǐng)單 經(jīng)商務(wù)審核 商務(wù)部經(jīng)理 分子公司財(cái)務(wù)經(jīng)理審批后 即可開 始列入 銷售情況統(tǒng)計(jì)表 進(jìn)行合同的收款 付款 銷售收入 成本的統(tǒng)計(jì) 如果采購(gòu)價(jià)格 為暫估的需由業(yè)務(wù)主管副總裁審批后 分子公司可郵件審批 方可計(jì)入銷售人員的業(yè)績(jī)統(tǒng) 計(jì) 6 3 2合同的執(zhí)行管理合同的執(zhí)行管理 6 3 2 1 合同內(nèi)產(chǎn)品的發(fā)貨參見 訂單管理程序 6 3 2 2 合同的開發(fā) 實(shí)施 服務(wù)申請(qǐng)和合同項(xiàng)目的立項(xiàng)參見公司的項(xiàng)目 實(shí)施服務(wù)流程 實(shí)施方法論 項(xiàng)目管理流程 項(xiàng)目考核辦法 6 3 2 3 合同銷售發(fā)票的開具 6 3 2 2 1 由合同責(zé)任人提交一式兩聯(lián)的 發(fā)票申請(qǐng)單 附件五 至商務(wù)人員 6 3 2 2 2 商務(wù)人員根據(jù)合同內(nèi)容 發(fā)貨情況 實(shí)際的收款 開票情況審核 發(fā)票申請(qǐng)單 6 3 2 2 2 1 如果先發(fā)貨后開發(fā)票 則按正常發(fā)貨后開具銷售發(fā)票的流程進(jìn)行 6 3 2 2 2 2 如果先開發(fā)票后發(fā)貨 則需商務(wù)部經(jīng)理 分子公司財(cái)務(wù)經(jīng)理審批后 再按正 常的開票流程進(jìn)行 6 3 2 2 3 審核無誤后提交財(cái)務(wù)開具發(fā)票 6 3 2 2 4 財(cái)務(wù)根據(jù) 發(fā)票申請(qǐng)單 開出發(fā)票 同時(shí)將 發(fā)票申請(qǐng)單 的第二聯(lián)返給商務(wù) 人員 并通知發(fā)票申請(qǐng)人領(lǐng)取或直接郵寄至分子公司 6 3 2 2 5 商務(wù)人員根據(jù)返回的 發(fā)票申請(qǐng)單 更新 銷售情況統(tǒng)計(jì)表 6 3 2 3 合同回款的處理 6 3 2 3 1 財(cái)務(wù)收到回款后 每天上午 9 點(diǎn) 30 分前郵件通知商務(wù)人員上一個(gè)工作日的回款 記錄 6 3 2 3 2 商務(wù)人員根據(jù)回款的金額和客戶 判斷到具體的合同中 形成當(dāng)日的回款清單 郵件通知合同責(zé)任人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 并及時(shí)更新至 銷售情況統(tǒng)計(jì)表 6 3 2 4 合同收入 成本的確認(rèn) 6 3 2 4 1 需開發(fā) 實(shí)施交付的合同項(xiàng)目 由質(zhì)量監(jiān)督部 分子公司實(shí)施服務(wù)人員將合同項(xiàng) 目的階段性驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 項(xiàng)目總體計(jì)劃 項(xiàng)目培訓(xùn)報(bào)告 項(xiàng)目上線報(bào)告 項(xiàng)目驗(yàn)收移 交報(bào)告 移交商務(wù)人員 6 3 2 4 2 不需要開發(fā) 實(shí)施交付的合同項(xiàng)目 由合同責(zé)任人將 產(chǎn)品 服務(wù)簽收單 移交 商務(wù)人員 6 3 2 4 2 商務(wù)人員為階段性驗(yàn)收?qǐng)?bào)告進(jìn)行編號(hào)管理 然后根據(jù) 收入 成本確認(rèn)原則 進(jìn) 行合同的收入 成本確認(rèn) 6 3 2 4 3 將已經(jīng)編號(hào)且收入 成本確認(rèn)過的階段性驗(yàn)收?qǐng)?bào)告移交至合同管理員存檔管理 6 46 4 合同應(yīng)收款合同應(yīng)收款 6 4 1 應(yīng)收款 是指公司因銷售產(chǎn)品或者是提供勞務(wù)而形成的債權(quán) 應(yīng)收款分為未到期和 逾期兩種 6 4 1 1 未到期 合同規(guī)定的信用期內(nèi)的欠款 6 4 1 2 逾期 超過合同規(guī)定的信用期的欠款 對(duì)于逾期較長(zhǎng)或回收難度較大的應(yīng)收款 則由主管副總裁決定是否向客戶發(fā)送信用溝通函 對(duì)賬單 或催款函或律師函 6 4 1 3 合同壞賬 對(duì)于逾期的應(yīng)收賬款 根據(jù)財(cái)務(wù)規(guī)定計(jì)提壞賬準(zhǔn)備 6 4 2 各銷售機(jī)構(gòu)應(yīng)積極催收逾期欠款 對(duì)按時(shí)付款確實(shí)有困難的客戶要與之簽訂付款協(xié) 議 要求客戶簽字蓋章 明確付款日期和金額 經(jīng)相應(yīng)合同審批權(quán)限人簽字后交商務(wù)部備 案 如果因合同存在技術(shù)問題 暫時(shí)不能簽訂付款協(xié)議 各銷售機(jī)構(gòu)應(yīng)與客戶簽訂解決方 案?jìng)渫?要求客戶簽字蓋章 注明解決什么問題 客戶應(yīng)在什么時(shí)間 什么條件下付款 等等 經(jīng)相應(yīng)合同審批權(quán)限人簽字后 交商務(wù)部備案 6 4 3 銷售機(jī)構(gòu)內(nèi)銷售人員調(diào)離公司或內(nèi)部調(diào)動(dòng)工作崗位 應(yīng)與銷售機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人指定的其 他銷售人員辦理應(yīng)收款書面移交手續(xù) 交商務(wù)部備案 若形成無人負(fù)責(zé)的欠款合同 銷售 機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專人接管 7合同的變更與糾紛 7 1 合同發(fā)生變更 各銷售機(jī)構(gòu)需填寫 合同變更審批表 附件六 并與客戶簽訂合同 補(bǔ)充協(xié)議 審核及審批權(quán)限與新簽訂合同流程一致 并按合同補(bǔ)充協(xié)議的條款在商務(wù)人員 處備案執(zhí)行 7 2