行政文秘人員公文寫作專業(yè)培訓PPT課件

1 19 04 2020 行政文秘人員公文寫作培訓 研究方向與著述成果 研究 公文寫作 秘書學 公務員制度 口才藝術近年主要著作成果 毛澤東的寫作藝術 時事出版社 新編公文寫作與處理教程 中國傳媒大學出版社 秘書學教程 海洋出版社 演講與答辯操作指南 中央文獻出版社 文書學 中國人民大學出版社 商務文書寫作與處理 中國人民大學出版社 信息與秘書工作概論 冶金工業(yè)出版社 文學鑒賞導讀 中國文史出版社 第一講 公文寫作特點與步驟 一 認識公文寫作特點 公文寫作不同于一般文章的寫作 也區(qū)別于論文寫作 它屬于應用寫作范疇 由此決定了特有的規(guī)范 目的 為企業(yè)管理服務 排斥個性化寫作 內容 真實地反映事實 排斥文學手法 格式 具有規(guī)范體式 符合公文格式標準 表達 采用應用文體 恰當運用公文術語 時限 在領導規(guī)定的時間內完成任務 二 熟悉公文寫作步驟 一 思想準備目的 根據(jù) 主旨 文種 重點 二 材料準備圍繞主題收集材料 三 擬定框架 總體構思 1 確定篇章形式2 擬制寫作提綱3 明確表達方式 兼有敘述 說明 議論形式 二 熟悉公文寫作步驟 四 正式起草1 內容合法 務實 符合領導意圖 符合法律法規(guī) 上級規(guī)定 本單位既定政策規(guī)章 這是制定決策和發(fā)文的根據(jù) 從實際出發(fā) 注意針對性 真實性 可行性 符合領導意圖 動筆前 起草中 完稿后 注意 抓緊時間 講究條理 加強會商 材料和觀點和諧 符合表達規(guī)范 二 熟悉公文寫作步驟 四 正式起草2 文字表達準確 鮮明 簡練 得體 準確 概念清楚 講究分寸 符合語法 要素規(guī)范鮮明 觀點明確 用好標題 褒貶得當 段旨撮要簡練 錘煉語言 去除空話 控制篇幅 層次分明得體 文體要求 書面語言 術語規(guī)范 二 熟悉公文寫作步驟 五 加工修改作用 保障文稿更加準確 鮮明 簡練 范圍 審讀內容 主題 觀點 材料 數(shù)據(jù)等 推敲文字 字 詞 句 段的訛 奪 衍 倒 方法 擬稿人讀改法 請人代改法 集體討論法 冷處理法 接修改接組織 第二講 公文寫作方法與要領 怎樣起草計劃 一 含義與種類計劃是對未來一段時間的工作或即將開展的某項活動所作的預想性部署和安排 并以文字表達出來的指導性文件 計劃與機關管理職能密不可分 管理有四大基本職能 計劃 組織 領導 控制 計劃是管理職能中的首要職能 計劃的制定與執(zhí)行的好壞 決定一項工作的成敗得失 決定著企業(yè)的興衰存亡 計劃的種類很多 怎樣起草計劃 二 重要功能1 指明努力方向 協(xié)調行動步調 2 預測未來變化 減少不利因素影響 3 減少浪費現(xiàn)象 避免利益損失 4 加強行為控制 避免無序狀態(tài) 三 寫作格式1 標題 單位名稱 適用期限 事由 文種例如 公司人力資源部關于2006年中層干部素質拓展訓練計劃 怎樣起草計劃 2 正文寫法 5W 1H 做什么 為何做 何時做 何地做 誰去做 如何做 開頭 闡明計劃的依據(jù) 指導思想 現(xiàn)狀分析 計劃的總目標 做好工作的意義 主體 制定計劃的 三要素 任務 做什么 具體工作內容 措施 怎么做 工作方式方法 步驟 何時做 工作時間安排 結尾 說明注意事項 描繪前景 檢查落實方法 怎樣起草計劃 四 主體表述方法分列式 把工作事項逐項列出 分項編寫 適合于大型綜合性計劃 P199展開式 圍繞中心工作 將具體任務 措施要求 實施步驟 依次展開編寫 適合于單項計劃 接階段式 按工作階段或時間順序編寫 適合于階段性明顯的工作 圖表式 將計劃內容列成圖表的主要項目 依次填寫 單獨或作為附件均可 怎樣起草計劃 五 如何增強操作性內容方面 制定科學合理的目標和指標 總目標明確 具體 合法 方向正確 任務數(shù)量和質量要求要合理 任務指標要能夠考核和控制 任務指標要相對穩(wěn)定 可以衡量 任務指標要符合實際 可以實現(xiàn) 任務指標要有明確的時間限制 怎樣起草計劃 五 如何增強操作性形式方面 要做到表達簡要 條理清晰 要素完整 程序方面 堅持上下結合 發(fā)揮上下兩方面積極性 善于聽取專家意見 注意制定預案 以防不測 怎樣起草計劃 六 注意事項1 堅持實事求是的態(tài)度 反對主觀主義和脫離實際 2 吃透兩頭 量力而行 留有余地 3 認真落實黨的政策 處理好小局和大局的關系 局部和整體的關系 4 保證 三要素 齊全完備 17 19 04 2020 怎樣起草總結 一 含義 目的與實質總結是對以往一段工作的回顧與反思 并以書面形式表達的事務性文件 目的 摸索事物發(fā)展規(guī)律 做好今后工作 實質 對人類社會實踐的再認識 二 功能1 認識事物發(fā)展規(guī)律 制定切實可行的方針政策 2 有助于推廣先進經(jīng)驗 提高管理水平 3 有助于上級機關對本單位工作的針對性指導 怎樣起草總結 三 做好寫前準備1 做好資料工作 收集 歸納 篩選 整理 2 加強理論政策學習 武裝思想 3 總體構思 確定框架 擬頂寫作提綱 4 報請領導審查 四 明確寫作格式1 標題公文式標題 發(fā)文機關 時間 事由 文種 例 大學2008年義務獻血工作總結新聞式標題 對仗式標題 正副式標題 例 企業(yè)圍繞市場轉產(chǎn)品隨著效益變 鋼廠開展 轉 抓 練 增 活動經(jīng)驗 怎樣起草總結 2 前言概括工作的基本情況 交代總結針對的背景 時間 工作事項 點明中心思想 3 主體包括回顧完成工作情況 內容 措施 方法 成績 提煉工作中的經(jīng)驗體會 指出存在的不足之處和改進意見 今后的努力方向 4 結尾簡要說明下一階段工作思路 怎樣起草總結 五 總結主體表述形式1 兩段式寫法 第一部分敘述 第二部分議論 2 概述式寫法 情況 成績 經(jīng)驗 問題 意見 例文3 階段式寫法 分階段總結 注意各階段特點 4 經(jīng)驗式寫法 不寫或少寫工作內容 重點放在總結經(jīng)驗方面 具有重要指導意義 怎樣起草總結 六 如何發(fā)揮總結的指導作用明確重點 即工作中的成功做法與體會 取得成績的主觀因素 這是總結的重點 在反映新思想 新做法 新材料上下功夫 領導機關的總結應少寫干了什么工作 多寫工作中的理性思考 加強總結交流 注重經(jīng)驗傳播 不以歸檔為目的 從群眾中來 到群眾中去 實現(xiàn)資源共享 怎樣起草總結 七 寫好總結的注意事項1 真正重視 克服 例行公事 思想 避免為了總結而總結的做法 上級認真閱讀 切實檢查 下級才有可能認真寫 2 辯證分析 堅持兩點論 反對絕對化 要實事求是地總結機關工作 抓住重點問題 注意提煉規(guī)律性認識 3 觀點和材料相結合 有豐富的材料 善于發(fā)現(xiàn)閃光點 善于運用新材料 掌握全面情況和整個工作進程 不要堆砌材料 一 述職報告知識述職報告是黨政機關干部在規(guī)定時間內以自我評價方式向本單位職工 組織人事部門或上級機關陳述履行崗位職責情況的書面報告 性質 加強干部管理工作的重要途徑 密切干群關系 增強凝聚力的重要手段 干部接受民主監(jiān)督的一種有效形式 怎樣起草述職報告 怎樣起草述職報告 二 述職報告結構結構 標題 稱謂語 正文 署名 日期 一 標題寫法職務名稱 述職針對年度 文種職務名稱 文種文種 二 稱謂語對主送單位或現(xiàn)場聽眾的稱謂用語 黨委組織部 局人事處 各位領導 各位評委 同志們 怎樣起草述職報告 二 述職報告結構 三 正文1 導語2 主體部分圍繞履行職責 抓住重點進行匯報 以分條列項為宜 講究條理 3 結語 我的述職報告到此結束 謝謝大家 歡迎大家批評 四 署名 日期例文 怎樣起草述職報告 三 寫作要求1 實事求是 客觀陳述2 謙虛謹慎 擺正位置3 主次分明 避免流水賬4 突出個性 避免千人一面5 簡潔樸實 體現(xiàn)口語化特色 怎樣起草賀詞 一 應用范圍及其特點賀詞 祝賀詞 屬于禮儀致詞范疇 兼有歡迎 歡送 慶祝 致謝等多種功能 常用于政務慶典 商務慶典 吉慶佳節(jié) 迎送宴會等禮儀活動場所 基本特點如下 突出尊敬注重禮節(jié)感情真摯文體簡潔語氣熱烈 怎樣起草賀詞 二 賀詞的結構要素標題 致詞人署名 致詞日期 稱謂語 正文 一 標題寫法簡式標題 直接以致詞文種為標題 完整式標題 致詞人姓名 職務 場合 文種組成 正副式標題 正題作點題之用 副題作補充說明 二 致詞人署名 或在落款處標明 三 致詞日期 或在落款處標明 四 稱謂語泛尊稱 尊敬的各位來賓 女士們 先生們 朋友們 專尊稱 尊敬的王總經(jīng)理 尊敬的李 部長 怎樣起草賀詞 五 正文內容1 開篇致意 向現(xiàn)場人員表示問候 表明自己代表誰 個人 團體還是兩者都有 講話 同時點題 祝賀 歡迎 答謝 2 說明此次慶典活動的重大意義 表達對現(xiàn)場聽眾的真摯情感 3 概括贊揚雙方過去交往 合作的成績或友誼 4 對未來的希望 向對方的祝愿 表達繼續(xù)交往 加強合作之意 5 結語 預祝活動成功 恭祝事業(yè)興旺 提議干杯等 怎樣起草賀詞 三 常見賀詞的寫法會議開幕賀詞開業(yè)慶典賀詞事業(yè)賀詞節(jié)日賀詞迎賓賀詞歡送賀詞 怎樣起草賀詞 四 寫作注意事項突出主題 祝賀 歡迎 歡送 答謝 慶功 方式恰切 追求最佳致詞效果 注意適時 適景 適人 適言 不能草率從事 用語得體 客套文雅 符合致詞人身份特征 適合演講 因此句子長短 詞語選擇都要瑯瑯上口 并且要避免聽眾誤會 語言亮點 營造現(xiàn)場氛圍 給聽眾留下深刻印象 致詞人的要求 熱情洋溢 感情真摯 氣宇軒昂 灑脫大方 提升演講的感染力 一 請示的分類1 請求指示 解決 我們請求該怎樣做 的問題 2 請求批準 解決 請求批準我們這樣做 的問題 3 請求批轉 解決 請求有關單位這樣做 的問題 怎樣起草請示 二 起草請示的思維模式走好以下 五步棋 因為什么請示 對于原因 目的說明請示什么問題 提出請示的主題內容怎樣解決問題 提出解決問題的建議或方案請求上級回復 結尾用語的使用有無附件需要說明 根據(jù)需要確定使用與否 怎樣起草請示 三 請示的寫作格式1 標題準確概括事由 避免歧義 正確使用文種 例如 市人民政府關于加快城市改造工作的請示標題歧義 局關于增設老干部辦公室的請示事由文種有誤 關于 廠與 廠合并改名的報告2 主送機關頂格標寫一個直接上級機關名稱 不能多頭主送 內部請示寫領導者姓名 怎樣起草請示 三 請示的寫作格式3 正文 1 開頭 說明行文根據(jù) 目的 需要時明確交代請示事項的背景或理由 2 主體 提出請示事項和本單位的意見 建議或方案 如請示事項存在幾種可能解決的辦法或方案 要提出傾向性意見 積極幫助上級機關出謀獻策 不能上交矛盾 3 結尾 恰當使用結語 以上請示妥否 請指示 以上請示如無不妥 請批準 以上請示如無不妥 請批轉 執(zhí)行 特此請示 請予審批 怎樣起草請示 例文分析病文分析 怎樣起草請示 一 指示部署性通知 分層表達式 1 導語部分說明指示事項產(chǎn)生的背景 強調發(fā)文目的 依據(jù) 或說明問題的現(xiàn)狀 嚴重性與危害性 2 主體部分圍繞主題 分項說明要求收文機關領會 知曉 執(zhí)行 承辦的事項 通常包括 基本原則 指導思想 工作任務 政策措施 方法步驟 注意事項等內容 怎樣起草通知 3 結尾寫法 1 圍繞主題發(fā)出號召 2 提出行文要求 3 說明注意事項 4 使用結語 以上事項 請認真貫徹執(zhí)行 5 意盡言止 撰寫指示性通知的注意事項講究政策法規(guī)依據(jù) 增強發(fā)文的權威性 加強政策措施的可行性研究 爭取好效果 講究條理性與邏輯性 便于閱讀領會理解 注重發(fā)文時限 怎樣起草通知 二 篇段合一式通知起草方法 會議通知為例 用于小規(guī)模 內部會議 要素 時間 地點 參加人 會議名稱等 課堂練習素材 某研究院準備于12月底某日下午召開2007年度科技成果表彰大會 各部 處 研究所組織好本部門人員參加 地點在主樓學術報告廳 以研究院辦公室名義發(fā)文 鏈接例文 怎樣起草通知 怎樣起草通知 三 印發(fā)通知例文例文分析四 轉發(fā)通知闡發(fā)式 表態(tài)式內容 闡發(fā)意見 一 例文演示與分析表彰性通報 批評性通報二 起草通報的思維模式 三步棋 發(fā)生什么事 我們怎么看 我們怎么辦 怎樣起草通報 三 表彰與批評性通報的寫作要領 一 敘述事實 采用記敘方式 要素完整 概述為主 二 表明態(tài)度 采用議論方式 緊密圍繞事實表態(tài) 就事論理 三 說明表彰或批評方法 提出指導性意見或希望 四 注意事項1 搞清基本事實 確保準確無誤 2 講究語言表達質量 恰如其分 不說過頭話 3 及時行文 獲得最佳效果 怎樣起草通報 怎樣編寫會議紀要 一 會議紀要的格式構成二 正文寫作要領衡量紀要的標準 會議概況交代清楚 主要精神概括準確 決定事項清楚完整 開頭 說明會議概況 時間 地點 主持人 參加人 議題等 概述式或分項式 主體 會議主要精神和決定事項 包括會議研討的主要問題 會議意見 會議取得的成果 決定事項 結尾 1 號召干部職工落實會議精神 2 強調落實會議精神的關鍵問題 怎樣編寫會議紀要 三 正文主體部分表述方式 一 概述式 將會議主要內容和基本精神分別概括敘述 適合常務辦公會議 二 條款式 將會議決定事項用條款方式簡要說明 以便會后檢查落實 明確責任 適合現(xiàn)場辦公會和協(xié)調會 三 歸納分類式 根據(jù)會議討論發(fā)言中的相關內容進行歸納集中 分別列出標題 適合專題會議研討會議 四 發(fā)言記錄式 根據(jù)會議發(fā)言記錄整理而成 較多地保留了發(fā)言的原貌 不便對外傳達 主要供保留備查 適合日常辦公會 例會 怎樣編寫會議紀要 四 注意事項1 寫作之前做好必要的準備工作 2 忠實于會議內容 準確概括會議精神 3 抓住要點 體現(xiàn) 要 字 4 重點突出 寫清一致意見和重要的不同意見 5 注意邏輯性和條理性 第二單元 把握公文寫作的基本規(guī)律 一 注意消化和理解領導意圖 領導意圖是立意