公司大型會議責任分工及執(zhí)行標準修改版.doc

西安通源石油科技股份有限公司辦公室 細節(jié)決定成敗。預則立，不預則廢。公司大型會議責任分工及執(zhí)行標準目 錄一、 會前準備標準流程二、 會議室選擇及總體方案擬定三、 后勤組工作職責及標準四、 會務組工作職責及標準五、 會議財務、禮品及其他六、 相關預案七、 其他事項一、 會前準備標準流程（負責人：韓樂XX）1、 協(xié)助公司領導確定會議相關內(nèi)容。 會議時間、參會人員、會議內(nèi)容 匯報人員名單及匯報順序和匯報提綱2、 聯(lián)系各部門確定參會人員。 參會人員包括參會人員，外地來服務人員 確保所有參會人員能夠到會 擬定參會人員名單3、 組織辦公室召開會前動員會議，并初步商定各方案。 進行責任分工，并說明執(zhí)行標準 方案包括會議室、交通、住宿、餐飲等4、 擬定公司會議通知，領導審核后下發(fā)。 如時間緊急可先擬定預通知下發(fā)5、 根據(jù)相關資料，制定會議手冊。 會議手冊包含會議須知、會議日程、會議通訊錄、會議組織機構等內(nèi)容二、 會議室選擇及總體方案（負責人：張園XX）（一）、會議室選擇1、 會場大小適中，地點容易辨識； 會場舒適寬敞（人均約3平米），采光通風好，沒有其他干擾； 會場隔音效果好，安靜不嘈雜；2、 會場停車無障礙。具體標準根據(jù)參會人員確定，提前與會場保安部確認3、 會場附屬設施齊全，包括如下方面： 會場電力運行正常、電梯無故障，有備用電源； 會場有窗簾，便于清楚觀看投影； 會場燈光完好； 會場空調(diào)運行良好，方便操控； 插座、電源、白板設備到位； 麥克風設備運行良好； 會場開水供應到位； 會場講臺和舞臺到位； 在會場門口附近顯眼位置擺放會議指示牌； 會場外設置簽到臺、茶歇臺； 會場舞臺設施能否滿足需求；4、 如會議室距離公司較遠需安排領導休息室。5、 簽訂會議室租賃合同。6、 組織辦公室全體會議服務人員提前現(xiàn)場調(diào)研。（二）、預算和檢查1、 參考會前動員會內(nèi)容，進行會議全面預算（約700元/人）及方案規(guī)劃，并上報領導審批；2、 會前對會場設施、后勤保障進行全面檢查；3、 會議當天和租方當天服務人密切聯(lián)系溝通。4、 每日會議結束后，全體工作人員對會場進行清場檢查，主管領導對當日工作進行簡單總結，并對第二日工作作出具體安排。三、 后勤組（總負責：柳志英XX，組員：張婷XX、王蕊XX）（一）、會議住宿（負責人：柳志英XX、張婷XX）1、 根據(jù)參會人員名單擬定住宿名單，形成住宿方案。 參考參會人員名單擬定方案前和各部門文員以及相關經(jīng)理電話聯(lián)系，確認住宿意向 方案應包括姓名、性別、部門、聯(lián)系方式、賓館名稱、房型、價格 方案應按照領導層級、安排酒店和房間；（適當照顧身體特殊人員） 會議用賓館應包含早餐2、 繳納住宿押金并具體預定，并實地查看賓館當前住宿狀態(tài)，要求如下。 要求賓館各項設備（電梯、空調(diào)、網(wǎng)絡、電視、沐浴等）運行正常 杜絕空調(diào)運轉不良，房間噪音大、房間沒有窗戶等情況的發(fā)生3、 安排外地員工入住。 原則上提前來參會的住宿費用進辦公室 會議結束后，還須住宿的費用進各相關部門 安排外地員工入住，需與接站、接機密切聯(lián)系4、 每天會后看望慰問外地住宿員工。（二）、會議餐飲（負責人：柳志英XX，協(xié)助人：張婷XX、王蕊XX）1、 擬定會議茶歇方案；負責會議茶歇的購買、清洗及布置。 精心安排會議茶歇，水果、食品、飲品的供應做到個性化、多樣化，保證供應充足。2、 負責會議午餐的籌劃、預定和安排。 考慮用餐時間、用餐地點、用餐方式，為員工提供便利 確保會議午餐按時按量送達 當天提前告知會議主持，以便會議主持及時通知 確保衛(wèi)生安全，杜絕食用不潔食品 做到會議午餐多樣化、個性化，盡量滿足所有參會者的飲食要求。3、 負責會議晚餐的籌劃、預定和安排。 恰到好處的安排菜譜 同時告知會議主持，以便會議主持及時通知 負責會議晚餐酒水飲料的購置（三）、會場后勤（負責人：張婷XX、王蕊XX）1、 確保前排領導水果、茶水后勤供應。 準備燒水壺、屈臣氏礦泉水、領導水杯 準備抽紙、煙灰缸2、 確保員工茶水供應。 準備泡茶壺、紙杯、茶葉、咖啡、攪拌棒、托盤 及時、適當?shù)倪M行會場添水服務（每半小時一次）（四）、會議用車（負責人：柳志英XX）1、 確保領導會議當天用車；高管層及運營層2、 協(xié)調(diào)會議接送站；接站后告知被接站人住宿地點3、 安排會議備用車。（五）、會議票務（負責人：張婷XX）1、 協(xié)助辦理外地往返票務；（六）、其他事項（負責人：柳志英XX）1、 會場講臺鮮花；2、 各類招待用品的購買。3、 準備應急藥品及針線包等。四、 會務組（總負責：左豆豆XX，組員：杜明俊XX）（一）、電子設備組（負責人：杜明俊XX）1、 準備筆記本電腦，并事先調(diào)整好。2、 在公司筆記本電腦上事先設定好時間控制器（帶鳴響功能）。并負責在每個人完成后調(diào)整時間控制器；3、 準備投影儀，并事先調(diào)整好；4、 準備照相機，并負責照相；5、 準備攝像機及光盤（足量），負責錄像，保證會議過程錄像的完整性；6、 準備錄音筆，備用；7、 準備插板（足量）；8、 準備電池（足量）。（二）、現(xiàn)場電子設備（負責人：杜明俊XX）1、 講臺話筒確認功能完好；2、 兩支以上無線話筒確認功能完好；3、 如遇會議晚餐，確?，F(xiàn)場舞臺、話筒設備完好。（二）、會場布置（負責人：左豆豆XX）1、 負責布置會場，安排座次，桌椅擺放做到寬敞舒適，出具座位安排示意圖（根據(jù)會議規(guī)模，請示涵蓋人員）；2、 按參會人員名單準備銘牌及座位標識；3、 定制會場橫幅并負責懸掛到位，注意橫幅內(nèi)容，字體，長度，大?。唬ㄅe例：二一二年度年中工作會議）；4、 領導桌準備筆、筆記本或紙張。5、 打印會議議程，領導桌擺放；6、 負責核對并打印參會人員簽到表，應包括部門、人員、電話；7、 會議發(fā)言中話筒的傳遞； 8、 會場清潔衛(wèi)生。（四）、速記（負責人：XX左豆豆）1、 聯(lián)系速記單位和人員；2、 確保速記單位和人員及時到位；3、 每半天檢驗速記人員工作成效，確保無誤；（五）、會議ppt（負責人：XX張園）1、 會前收集各部門ppt。2、 會中收集新版本Ppt。3、 會后整理上報。（六）、會后整理（負責人：XX左豆豆）1、 整理錄像記錄，并整理上報；（杜明俊XX）2、 整理、核對速記記錄，并整理上報；（XX左豆豆）3、 會議ppt收集整理上報。（張園XX）4、 編寫會議紀要；并按照領導指示下發(fā)。（張園XX） 注意上述檔案工作的保密性，如需調(diào)用，須經(jīng)辦公室主任批準五、 會議財務、禮品及其他（一）、會議財務（負責人：柳志英XX）1、 會議全部借款及后續(xù)結算報銷；2、 繳納住宿押金及結算；3、 會議餐飲買單；（二）、會議禮品（負責人：柳志英XX）1、 如需總結會禮品，負責購置；2、 協(xié)同人力資源，落實總結會表彰人員名單；（韓樂XX）3、 協(xié)同人力資源，落實總結會表彰證書、獎牌及胸花；（韓樂XX）4、 確定晚餐會議主持人。（三）、聚餐（負責人：柳志英XX）1、 如需聚餐，負責聯(lián)系地點；2、 確保交通；3、 并準備相關物品。六、 相關預案1、 會議地點（1個使用，1個備用，以方便及時轉移）；（張園XX）2、 住宿地點（