管理體系控制程序

文件編號(hào)頁 碼共 3 頁 第 1 頁 版號(hào)/修改A/0實(shí)施日期2004 1目的通過對質(zhì)量管理體系文件的管理和控制，確保其嚴(yán)格地分類編號(hào)，編制，審核，批準(zhǔn)，分發(fā)管理，有效性控制，保管和更改，使公司的各項(xiàng)工作依據(jù)正確的指示進(jìn)行。2范圍適用于除記錄以外的所有與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的管理和控制（包括外來文件），有關(guān)記錄的控制請參見記錄控制程序。3主要職責(zé)綜合辦公室負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系文件的收集，分類編號(hào)，整理，存檔保管，分發(fā)及與管理和控制有關(guān)的其他工作。 技術(shù)部負(fù)責(zé)公司技術(shù)文件的收集，分類編號(hào)，整理，存檔保管，分發(fā)及與管理和控制有關(guān)的其他工作。 各部門負(fù)責(zé)本部門在用文件的管理和控制。4程序概要4.1質(zhì)量管理體系文件發(fā)放前要進(jìn)行審批，審批權(quán)限如下：文件名稱編制審核批準(zhǔn)質(zhì)量手冊綜合辦公室管理者代表總裁程序文件綜合辦公室公司總經(jīng)理管理者代表各類作業(yè)指導(dǎo)書相關(guān)部門部門經(jīng)理總經(jīng)理各項(xiàng)管理制度相關(guān)部門部門經(jīng)理總經(jīng)理對于外來文件由管理者代表對文件的適用性進(jìn)行審批。4.2質(zhì)量管理體系文件的編號(hào)為了使文件易于識(shí)別，檢索快速，所以已審批的內(nèi)部質(zhì)量管理體系文件應(yīng)交于辦公室文件管理員歸口，分類。由文件管理員統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)方法規(guī)定如下：A)程序文件：文件頒布年代文件序號(hào)企業(yè)代號(hào)體系程序代號(hào) TC/SDHB)三級文件編號(hào)： ZZ/SDH年份順序號(hào)部門代號(hào)企業(yè)代號(hào)二級文件代號(hào)文件編號(hào)頁 碼共 3 頁 第 2頁 版號(hào)/修改A/0實(shí)施日期2004 部門代號(hào)見下表：01 技術(shù)部02 質(zhì)量部03生產(chǎn)部04營銷部05采購部06綜合辦修改狀態(tài)A/0（A表示版本；0表示修改次數(shù)）C)外來文件所有已審批的外來文件由綜合辦公室統(tǒng)一歸口，分類。外來文件的編號(hào)采用發(fā)文單位的原編號(hào)，若無編號(hào)，綜合辦公室為了管理的方便，可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)木幪?hào)。d)產(chǎn)品圖樣、設(shè)計(jì)文件的編號(hào)按圖樣編號(hào)分類規(guī)定執(zhí)行，工藝文件的編號(hào)按工藝文件編號(hào)方法執(zhí)行。4.3質(zhì)量管理體系文件的分發(fā)a)文件管理員根據(jù)文件發(fā)放管理規(guī)定的份數(shù)復(fù)印，在封面上加蓋“受控”印章并真寫分發(fā)號(hào)，統(tǒng)一分發(fā)給規(guī)定的有者，同時(shí)，接收人應(yīng)在文件分發(fā)回收記錄表上簽字。4.4質(zhì)量管理體系文件的評審和更改a)文件發(fā)布后，管理和使用部門須根據(jù)本公司的實(shí)際運(yùn)作情況對文件進(jìn)行評審，對不適當(dāng)之外提出更改申請。b)提出更改的部門填寫文件更改申請表，部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后交綜合辦公室或技術(shù)部，由負(fù)責(zé)人對更改內(nèi)容進(jìn)行評審。c)評審?fù)戤吅?，綜合辦公室或技術(shù)部負(fù)責(zé)人在文件更改記錄表上簽字確認(rèn)，質(zhì)量手冊由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。d)更改申請獲得批準(zhǔn)后，由綜合辦公室或技術(shù)部對文件進(jìn)行修改。e)文件更改后，應(yīng)更新受控文件，按4.3）的規(guī)定分發(fā)并換回舊版文件，填寫文件發(fā)放回收記錄表。f) 非受控副本不受文件更改的控制。g) 技術(shù)文件的更改按圖紙資料更改制度執(zhí)行。4.5質(zhì)量管理質(zhì)量體系文件的保管質(zhì)量手冊，質(zhì)量計(jì)劃，作業(yè)指導(dǎo)文件（工作計(jì)劃，合同，清單，臨時(shí)通知除外）的受控原件由綜合辦公室負(fù)責(zé)同一歸檔保管，相應(yīng)的受控副本由各部門或持有人負(fù)責(zé)保管。外來文件由辦公室或技術(shù)部和持有人負(fù)責(zé)歸檔保管。保管者須將持有的文件分類放置，并按放置的順序進(jìn)行編目，使文件更于識(shí)別和檢索。文件在保管和使用過程中需保持清晰，不可隨意涂劃。綜合辦公室或技術(shù)部對各部門文件的使用及保管情況不定期地進(jìn)行檢查，以達(dá)到對各部門文件管理實(shí)施監(jiān)控的目的。4.6質(zhì)量管理體系文件的廢棄質(zhì)量管理體系文件新版生效時(shí)，舊版同時(shí)作廢（有特殊說明的除外）。有必要保留的已作廢的質(zhì)量管理體系文件原版，由綜合辦公室統(tǒng)一保管，其上應(yīng)加蓋“作廢”印章，以防止作廢文件的誤用。無必要保留的作廢原版和副本由綜合辦公室或技術(shù)部統(tǒng)一收回并銷毀，也可在每頁上加蓋“作廢”印章留作其他用途。4.7外來文件的控制外來文件包括國際，國家，行業(yè)，地方的標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)文件以及顧客提供的圖紙等技文件編號(hào)頁 碼共 3 頁 第 3頁 版號(hào)/修改A/0實(shí)施日期2004 術(shù)文件。在公司內(nèi)使用的外來文件由管理者代表在外來文件登記表內(nèi)簽名和填寫審核和批準(zhǔn)日期，表明其來源可靠，內(nèi)容對公司適用。審批后的外來文件應(yīng)在適當(dāng)位置蓋“受控”印章。技術(shù)部，綜合辦公室對可能更新版本的外來文件應(yīng)及時(shí)跟蹤（不超過半年），將跟蹤結(jié)果填寫外來文件登記表中，確保使用有關(guān)版本的適用的外來文件。更新后的外來文件須重新審批。4.8相關(guān)文件4.8.1圖樣編號(hào)分類規(guī)定4.8.2工藝文件編號(hào)方法4.8.3圖紙資料更改制度4.8.4文件發(fā)放合理規(guī)定4.9相關(guān)記錄TJ/SDH0101 受控文件清單TJ/SDH0102文件分發(fā)回收記錄表TJ/SDH0103文件借閱、復(fù)制記錄TJ/SDH0104文件更改通知單TJ/SDH0105文件銷毀申請TJ/SDH0106外來文件登記表部門受控文件清單TJ/SDH-01-01序 號(hào)編 號(hào)文 件 名 稱版 本備注編制/日期：審批/日期:文件分發(fā)回收記錄表TJ/SDH0102 體系 技術(shù) 外來 No：序號(hào)文件名稱編號(hào)圖號(hào)分發(fā)號(hào)版本發(fā)放記錄回收記錄部門簽收日期份數(shù)簽回日期份數(shù)文件借閱、復(fù)制記錄TJ/SDH-01-03 時(shí)間文件名稱編號(hào)版本受控狀態(tài)借閱、復(fù)制份數(shù)簽名歸還時(shí)間文件更改通知單文件名稱編號(hào)版本更改位置及原因：更改后內(nèi)容：TJ/SDH-01-04 編制/日期： 審批/日期:校核/日期： 批準(zhǔn)/日期“文 件 銷