大學(xué)學(xué)生會外聯(lián)部工作手冊.doc

此文檔收集于網(wǎng)絡(luò)，如有侵權(quán)，請聯(lián)系網(wǎng)站刪除目 錄常規(guī)要求2一、部門概述3二、工作計劃4三、部門各成員職能6四、部門運作8五、外聯(lián)部工作經(jīng)驗10六、贊助商基本權(quán)益17常規(guī)要求一、 進(jìn)入部門之前要求整理著裝，佩戴?；眨坏么┻\動背心之類衣服進(jìn)入辦公室，女生不得穿不過膝的裙、褲；二、 在部門內(nèi)不得嬉戲，不得大聲喧嘩，不得在值班時吃零食（瓜子之類的盡量不要帶入辦公室）；三、 部門辦公室要及時打掃整理，垃圾要及時清理，管理好辦公室物品（工作證、辦公用品、檔案等）；四、 接打工作電話都必須有禮貌，打電話時第一句應(yīng)是：“喂，您好，請問您是xxx嗎？我是校學(xué)生會外聯(lián)xxx”，接電話時第一句應(yīng)是：“喂，xx（學(xué)長/學(xué)姐）你好，請問有什么事？”；五、 要樹立好榜樣作用，把責(zé)任放在心上也必須放在行動上，要時刻記住外聯(lián)部成員必須具備良好的榜樣素質(zhì)；六、 遇到困難時不要輕易放棄，但也不要一個人堅持，要學(xué)會與大二成員或主席團(tuán)進(jìn)行溝通交流，吸取經(jīng)驗，同時也要學(xué)會與大一其他成員合作；七、 及時反饋工作，開會時把自己的工作反饋給所有大二成員，以便大二成員了解工作進(jìn)展及困難；八、 多與其他中心的成員進(jìn)行交流溝通，交流時注意禮貌。要自主培養(yǎng)大局意識，時刻記住學(xué)生會是一個整體。一、 部門概述外聯(lián)部是負(fù)責(zé)聯(lián)系校外的一些單位和企業(yè)，為我系舉辦的一些相關(guān)活動及學(xué)生會其他的活動尋求贊助經(jīng)費，并努力與這些單位和企業(yè)保持長期合作關(guān)系，擔(dān)負(fù)著與校內(nèi)外各媒體和企業(yè)間的聯(lián)系與合作的任務(wù)。協(xié)助與社會各種商家媒體的聯(lián)絡(luò)，做鏈接社會與學(xué)校的紐帶。協(xié)助其他部門做好學(xué)生會工作，完成老師和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。二、工作計劃一 工作背景 外聯(lián)部的主要工作在于拉取贊助，解決學(xué)生會工作經(jīng)費問題。對于一個團(tuán)體來說，資金是各部活動的基礎(chǔ)，在這個層面上說，外聯(lián)部工作做得好壞與否，對整個學(xué)生會的工作產(chǎn)生重大影響。外聯(lián)部與其他各部一樣，是隸屬于學(xué)生會的相互協(xié)調(diào)的部門，這就決定了外聯(lián)部的工作離不開各個部門以及主席團(tuán)的配合與支持，同時，外聯(lián)部只有積極配合其他部門以及主席團(tuán)的工作，才能使整個學(xué)生會的工作正常運轉(zhuǎn)起來。二、主要工作內(nèi)容 1、外聯(lián)部的工作應(yīng)該是長期性，持續(xù)性的。在平時就密切注意一些與同學(xué)們相關(guān)的廠商，發(fā)掘潛在的贊助商，發(fā)揮外聯(lián)部內(nèi)部溫州本地工作人員的地域優(yōu)勢。洞察潛在贊助商的合作意向，及時收集信息。開展在同學(xué)中的調(diào)查，了解同學(xué)們的利益所在和共同需要，并以兩者的結(jié)合點為出發(fā)點與同學(xué)及贊助商進(jìn)行雙向溝通。 2、在十月份努力尋求 “新生杯籃球賽”的贊助商，并協(xié)助體育部做好比賽活動。3、在十一月中旬尋找書商贊助并參加“金秋讀書節(jié)”活動，并協(xié)助學(xué)術(shù)完成活動，促進(jìn)校園讀書的氛圍。4、在十二月尋找贊助商贊助“十佳歌手”活動。 5、我們還會積極參與到由學(xué)校組織的各種活動，推廣以及經(jīng)費問題出我們的一份力，全力保證活動能夠圓滿成功的舉行。7、在對外活動中，召開外聯(lián)二級部長會議，使各個部門通力合作，大家不分彼此，以提高工作效率。其次，在宣傳上，我們力求迅速，集合網(wǎng)上、海報、宣傳板、傳單等多元化、立體化的宣傳方式。 三、關(guān)于部內(nèi)的自身建設(shè) 1. 優(yōu)化，完善人員內(nèi)部機(jī)制，招生認(rèn)真把好入部關(guān)口，保證新招收的干事能夠有能力有責(zé)任心把部內(nèi)工作做好 3. 外聯(lián)組平時應(yīng)有一定的溫州本地廠商資料，以備不時之需；策劃組平時手中應(yīng)有多種成型的策劃方案，可作不同活動和廠商合作方案使用。 4. 部門干部層定期召開小型會議，明確分工。 5. 確認(rèn)每學(xué)期大小工作時間安排，分工合作，責(zé)任到人。 7. 定期召開部門例會，總結(jié)經(jīng)驗，改善工作中出現(xiàn)的不足，獎罰分明，并 明確近期工作任務(wù)。 8. 營造部門和諧融洽的工作氛圍，活潑但不松懈；例會和活動都要進(jìn)行簽到，嚴(yán)明紀(jì)律。 9. 培養(yǎng)部門成員工作能力，發(fā)現(xiàn)人才，提拔人才，設(shè)立重點培養(yǎng)對象，給予機(jī)會，重點培養(yǎng)。 11. 每次活動之前召開統(tǒng)籌會議，結(jié)束之后召開總結(jié)會議，參加活動的部門成員要上交活動的工作經(jīng)驗總結(jié)分析或口頭總結(jié)。 13. 可以請已退的部長或部門元老回部門，向新成員介紹工作經(jīng)驗。 14. 可舉行一到兩次出游或聚餐活動，增進(jìn)部門成員凝聚力，團(tuán)結(jié)意識。 15. 跟學(xué)生會其他部門搞好關(guān)系，以求外聯(lián)部向更好的方向發(fā)展。 三、部門各成員職能1、部長第一條負(fù)責(zé)本校區(qū)外聯(lián)部工作的整體統(tǒng)籌、監(jiān)督、指導(dǎo)及總結(jié)。學(xué)期初制定出部門工作計劃，并合理安排時間進(jìn)行實施。第二條定期對近期工作進(jìn)行小結(jié)與部署。聽取其他成員的意見和建議，注重成員之間的溝通與合作。第三條與潛力傳媒其它部門協(xié)調(diào)，每次外聯(lián)活動開展時與潛力傳媒的其他部門負(fù)責(zé)人作好交流溝通。第四條團(tuán)結(jié)部門內(nèi)部成員，關(guān)心其思想動態(tài)及工作、學(xué)習(xí)態(tài)度，及時給予幫助及指導(dǎo)2、干事第一條熟悉潛力拉贊助工作，與部門所有成員共同搞好本部門的工作。第二條對贊助商的公共物品做好維護(hù)；并做好贊助商權(quán)益的維護(hù)。第三條在工作中善于發(fā)現(xiàn)問題、提出問題和解決問題，不斷提高工作能力。第四條完成部長分配的任務(wù)。第五條積極參與本部門或其他部門的各項工作，增強(qiáng)主動性，加強(qiáng)與部長、的交流和溝通。第六條負(fù)責(zé)外聯(lián)部各種開會的出席考勤以及會議記錄。第七條負(fù)責(zé)外聯(lián)部內(nèi)部檔案存檔整理。四、部門運作（一） 會議制度：開會通知由部長親自發(fā)放，通知到位，并告知與會成員開會內(nèi)容。并且開會時每人有一本筆記本，將手機(jī)調(diào)至靜音，認(rèn)真聽取他人的發(fā)言，并總結(jié)自己近期工作等情況。（二）日常工作：1.為了讓學(xué)院學(xué)生會各項工作能夠順利進(jìn)行，我外聯(lián)部不管在任何情況下，服從學(xué)生會調(diào)配，積極主動配合，協(xié)助其他部門工作。2.外聯(lián)部主要工作任務(wù)是盡最大可能為我系爭取到更多的贊助資金。3.其次任務(wù)，開展與各校及社會企業(yè)事業(yè)單位之間的聯(lián)系工作。4.負(fù)責(zé)我校外聯(lián)與學(xué)區(qū)、學(xué)院學(xué)生會的通聯(lián)工作。（三）部門工作注意細(xì)節(jié)1各成員與商家打交道時應(yīng)注意自己的言行舉止，做到微笑迎人，以求做到長期合作。2.在工作的同時，需要堅持自己的學(xué)習(xí)，做到工作學(xué)習(xí)兩不誤。3.各成員之間必須團(tuán)結(jié)友愛，相互幫助，出現(xiàn)問題應(yīng)及時向部長副部長報告，并及時解決。要有團(tuán)隊精神。切記不可鉤心斗角。4.要有主動性，責(zé)任心，熱情以及積極性（即使能力不足，但有進(jìn)取心，能力可以慢慢培養(yǎng)）。5.膽量要大，不斷提升語言表達(dá)能力，觀察能力以及耐心。6.要吃苦耐勞，堅持不懈。五、外聯(lián)部工作經(jīng)驗拉贊助可分為四個階段：策劃、交涉、落實、反饋?！静邉濍A段】首先，策劃的目標(biāo)要明確：說服對方，使之與你建立合作關(guān)系。如何說服？這是問題關(guān)鍵。整個說服過程是建立在雙基礎(chǔ)上的，即在分析雙方利弊后提出一個使雙方受益的合作方案。1、對方需要什么？雖然求各不相同，但是歸根到底，有一點是很明確的，即對方希望通過合作產(chǎn)生宣傳效益，進(jìn)而帶來經(jīng)濟(jì)效益；希望投入1塊錢能給他帶來10塊甚至更多的部分有復(fù)雜關(guān)系贊助活動另論。2、我方優(yōu)勢何在，如何發(fā)揮？這是對前一問題回答，是說服對方與你而非與他合作的依據(jù)。3、兩者結(jié)合，分析雙方合作的基礎(chǔ)，提出使對方宣傳效益有起作用的策劃書。當(dāng)然，做策劃書之前，首先要根據(jù)以上思考作調(diào)查研究，尋找可行的合作伙伴，盡可能做到有的放矢。在尋找合作伙伴過程中，需特別考慮我方優(yōu)勢與對方的契合點。比校學(xué)?；顒泳哂行麄鞣矫娴膬?yōu)勢；各院系也各有特點，比如計算機(jī)系去找電腦商；體育系去找體育器材專營，音樂系、外語系，因女生多，去找美容美發(fā)、時裝化妝等商家，從理論上說成功率比較高。此外，就活動本身也各有特色，譬如普通話大賽與書店合作，比起歌舞晚會來，就會覺得更為“對口”。這當(dāng)然也是說服對方的重要條件。做策劃書時，務(wù)必注意自我定位，即要強(qiáng)調(diào)是平等的合作伙伴關(guān)系：你提供財力，我提供人力，我們一起把活動搞好；我得到你的支持使活動利開展，你在活動過程得到廣告宣傳，雙贏。所以，筆者建議，自我定位，固然不可過高過傲，也不宜太低太“賤”，因為拉贊助本質(zhì)上是合作。這就要求我們在策劃書要盡可能表現(xiàn)得客觀嚴(yán)謹(jǐn)，盡可能突出宣傳方式及實施細(xì)節(jié)。此外，須坦誠以待，能做什么，不能做什么，有什么優(yōu)勢，可以如何發(fā)揮一目了然，絕不開空頭支票，力求讓商家看完你的策劃書有這種感覺：你是負(fù)責(zé)任，你是有經(jīng)驗的你是替他著想的。校園策劃書一般有幾個組成部分：活動簡介，活動安排，宣傳方式，宣傳效益，經(jīng)費預(yù)算等等。至于如何寫策劃書，我認(rèn)為這恰似寫作文，能闡明想法行之成文即可，而沒有一個固定的萬能的模式。我建議寫策劃書時這樣思考：我的目標(biāo)是說服對方與我合作，那么應(yīng)該準(zhǔn)備哪些素材、素材應(yīng)該如何組織，一切圍繞著怎樣才能最有力地說服對方展開，因為衡量一份策劃書的最終標(biāo)準(zhǔn)是：是否達(dá)到說服對方的預(yù)期目標(biāo)。對于經(jīng)費預(yù)算，大家要特別重視。筆者的意見是，盡可能做到明確而詳實，需要多少現(xiàn)金和物品，現(xiàn)金花在哪兒，物品有何用，一目了然。力求留給對方一種印象：不是漫天要價，而是為了保證活動順利進(jìn)行的基本要求；每一分錢你都用到點兒上，你是有合作誠意的?！窘簧骐A段】如果策劃階段是“示愛”，那么交涉階段應(yīng)該“確定關(guān)系”了。因此，該階段的工作重心是化解對方的疑惑，商討合作細(xì)節(jié)，最終確定具體的合作模式。首先，應(yīng)該注意一些禮儀上的細(xì)節(jié)問題。（1）衣著整潔，并盡可能穩(wěn)重些，給對方暗示：我是尊重你的；我是干練的，有經(jīng)驗的；（2）不遲到，向?qū)Ψ奖砻鳎何沂鞘貢r的，我是守信的，跟我合作沒錯；（3）無不良習(xí)慣，如摳鼻子挖耳朵，蹺二郎腿，講粗話問題務(wù)必十分注意，尤其是雙方初次見面的時候。當(dāng)然，這就要求我們平時就要培養(yǎng)良好的習(xí)慣。其次，要充分利用語音、語調(diào)、語氣、語速、手勢等說服對方。須知：只有事先說服自己，才有可能說服別人。當(dāng)然，這里涉及一個“度”的把握，否則，過猶不及，適得其反。如何把握“度”的問題，若現(xiàn)對方已被調(diào)動起來，你可適當(dāng)再提一提；若對方稍流露出一絲不耐煩，那么適可而止，策劃書書寫，或簡要列舉，或重復(fù)強(qiáng)調(diào)，也要因人而異。那么，如何觀察？筆者認(rèn)為，觀察臉部神情，尤其是觀察眼睛，是最有效的。有人說，處處留心皆學(xué)問，如果我們把人際交往當(dāng)作是一門學(xué)問，那么這門學(xué)問的治學(xué)捷徑正是：心細(xì)。當(dāng)然，這里又涉及一個“度”的問題，即是“注視”而非“逼視”，否則會使對方惱火，使雙方尷尬。如何把握這個“度”，還是老方法，觀察對方的反應(yīng)，靈活處理。以上談的都是一些交往過程中應(yīng)該注意的問題，事實上，該階段的重要任務(wù)是與對方商討合作細(xì)節(jié)問題，真正目標(biāo)是確立合作關(guān)系。當(dāng)然，前提是態(tài)度要誠懇。能做什么，準(zhǔn)備如何去做，要求明確而詳盡。特別要注意的是，沒有把握的事項不能隨意答應(yīng)下來，因為這些討價還價將是協(xié)議的條款依據(jù)，一旦簽約，白紙黑字，是要負(fù)法律責(zé)任的。交涉過程中，應(yīng)該強(qiáng)調(diào)的是宣傳方式，即你能做什么，準(zhǔn)備如何落實，而不要一味夸大宣傳效益。因為廣告就是一種投資，投資就是要承擔(dān)一定風(fēng)險的。這里有兩層含義：首先，宣傳效益不等于經(jīng)濟(jì)效益，利弊得失的判斷工作應(yīng)該由對方去完成；其次，宣傳效益最終要通過宣傳行為來實現(xiàn)，因此有哪些宣傳方式準(zhǔn)備如何落實才是我們自始自終要強(qiáng)調(diào)突出的，這實際上是消除方的后顧之憂，引導(dǎo)對方作出有利于我方的判斷。最后強(qiáng)調(diào)一點，在整個交涉過程中，確確實實要站在對方利益度考慮問題，理由很簡單：只有對方認(rèn)識到你有為他著想，他能從活動中受益，他才愿意投資，你才能獲得資助。這是整個過程的關(guān)鍵?！韭鋵嶋A段】在很多同學(xué)想象中，拉贊助僅局限在前兩步，以為拿到錢就結(jié)束了。其實這是一種誤解。簽合同，拿到錢，只是合作的開始，真正的工作剛剛展開，比如還要落實協(xié)議條款，還要提供反饋資料。在我看來，對于協(xié)議條款的落實問題，不僅僅是態(tài)度問題，還性質(zhì)問題，決定了雙方是合作關(guān)系還是欺詐與被欺詐關(guān)系。如果是前者，雙贏；如果是后者，看起來是一贏一輸，實際上是“雙輸”，往往是被欺詐者“一朝被蛇咬，十年怕井繩”，而欺詐者“撿個芝麻，丟了西瓜”。如何做好落實工作，我認(rèn)為最佳方式即與對方經(jīng)常溝通，一起探討，并付諸實施。這里還涉及到積極反饋的問題。【反饋階段】先回答一個問題：為什么要反饋？首先，要求反饋，這就鞭策你把承諾落實到位，把工作做到家；其次，從學(xué)習(xí)和鍛煉的角度來看，只有反饋，與商家多溝通，才能總結(jié)經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)，從而得到提高。第三，廣告就是投資，投資就有風(fēng)險，因主客觀原因，誰也不可能做每一次每一項都讓商家百分之百地滿意（更何況有些商家的期望值過高），那么，在反饋過程中與商家探討問題何在，有無補(bǔ)救辦法一般說來只要你的工作確實到位甚至基本到位，商家一般是不會太為難學(xué)的。商家最恨的是拿錢之前軟磨硬泡，拿錢之后不見蹤影；商家最怕的是被騙的感覺，特別是被“學(xué)生娃”騙的感覺，這種感覺可能比丟了幾個錢更讓他們難受。反饋也是有“工資”的。第一，好的服務(wù)方能招來“回頭客”；第二，這些“回頭客”往往樂于從中穿針引線，你介紹他人，大家可以想象這類合作的成功率極高；第三，如果你善于交際，你們可以探討一些其它共同感興趣的話題，往往可以建立良好的人際關(guān)系，而對方往往是有著豐富生活閱歷的長者，你可以從中學(xué)到許多為人之道，在筆者看來，這比什么都重要。更何況，一旦對方信任你，欣賞你，他們就將全力支持你。比如，中榕眼鏡的經(jīng)理幾年來一直把師大區(qū)域的宣傳預(yù)算全部劃給筆者操作，還說“經(jīng)費是有限的，你小鐘有需要，我肯定支持你。”這事讓筆者很感動，可以說，中榕