Word使用技巧

第14章 Word使用技巧Word最基本的功能是各種文檔的生成、制作、排版、美化修飾。本章將介紹一些Word的基本操做的使用技巧，為更好的使用Word2003的其它功能打下基礎。14.1 文字的使用技巧14.1.1文字的修飾技巧14.1.1.1 選擇文字要修改文字，一定要先選擇文字。在要編輯的文字區(qū)域一端單擊鼠標左鍵，不釋放鼠標，然后向前或者向后拖動鼠標，則在確定的區(qū)域內文字背景會變成黑色，文字變?yōu)榘咨?，則說明文字被選擇，如圖14-1所示。 圖14-1 選擇文字14.1.1.2 字形與字體設置技巧（1）設置字形。字形包括加粗、傾斜、下劃線、字符邊框、字符底紋和字符縮放等，在工具欄中對應的按鈕和文字樣式效果如圖14-2所示。圖14-2 文字樣式對應效果（2）設置字體和字號。字體用于設置文字筆畫的基本外形，字號用于設置字體的大小。默認情況下，漢字設置為宋體五號字，如圖14-3所示?？梢詥螕舭粹o，在彈出的快捷菜單中選擇其他字體和字號即可，新設置在字體、字號和結果如圖14-4所示。同樣方法設置計劃的標題為四號黑體字，正文為四號宋體字。圖14-3 默認字體和字號圖14-4 新設置的字體和字號圖14-5 設置字體、字號和效果14.1.1.3 設置文字顏色設置文字顏色。單擊工具欄中【字體顏色】按鈕右面的三角下拉按鈕，在彈出的面板中選擇文字顏色。14.1.1.4 應用綜合設置文字效果如果要設置空心字、陰影等特殊的效果必須使用【字體】對話框，右擊要修改的文字，在彈出的快捷菜單中執(zhí)行【字體】命令，則彈出如圖14-6所示的對話框，通過該對話除了可以設置字體、字形、字號、字體顏色、下劃線以外，還可以添加著重號、刪除線、陰影，可以選擇【效果】選項組中對應的復選框觀察【預覽】區(qū)域的文字效果。單擊【字符間距】標簽，在對應的選項卡中可以設置文字之間的橫向距離。圖14-6 【字體】對話框14.1.1.5 特殊字符的使用技巧在編輯文章中經常要輸入各種特殊的符號，可以在菜單欄中執(zhí)行【插入】|【字符】命令，打開如圖所示的對話框，雙擊列表中的符號即可完成符號的輸入。如圖14-7所示。圖14-7 【特殊字符】對話框14.1.2 篇幅、格式的設置技巧14.1.2.1 如何添加頁碼較長的文章要設置頁碼，不然打印以后容易混亂，方法是執(zhí)行【插入】|【頁碼】命令，在彈出如圖所示的對話框中設置插入頁碼的位置，單擊【格式】按鈕，在彈出的對話框中可以設置起始序號和頁碼的樣式。如圖14-8所示。圖14-8 【頁碼】對話框14.1.2.2 設置對齊方式對齊方式用于設置文本在頁面上的排列位置，通常分為兩端對齊、右對齊、居中對齊和分散對齊等。工具欄上對應的按鈕圖表和對齊效果如圖14-9所示。圖14-9 設置對齊方式14.1.2.3 段落的設置段落設置主要包括：段落內的行距、首行縮進、對齊方式以及段落之間的距離等。選擇要調整的段落，在彈出的快捷菜單中執(zhí)行【段落】命令，在彈出對話框中的設置如圖14-10所示。圖14-10 段落設置其中最常用的設置如下?！咎厥飧袷健窟x項組中的【首行縮進】選項，一般設置縮進的【度量值】參數為“2字符”，就是新起一段第一行前面空出2個字符的位置，這是最常見的段落格式。單擊【首行縮進】下拉按鈕，還可以選擇【懸掛縮進】選項，該選項與首行縮進正好相反，即第一行不縮進，第二行起向內縮進2個字符。其他【左】、【右】縮進量用于設置整段到頁面有效文字區(qū)域縮進的距離?！鹃g距】選項組用于設置該段落與前面和后面段落之間空出的寬度（如果前面段落設置了段后間距或者后面的段落設置了段前間距，則兩個段落間的總間距等于對應間距之和）以及段落內行距的大小。補充說明：字體的安裝比如實例中用到的“方正姚體”字體計算機上沒有，怎么辦呢？ 可以購買字體安裝盤或者從網上下載，將下載后的FON或TTF格式字體文件復制到C:WINDOWSFonts（C為系統(tǒng)盤）目錄中即可。14.1.2.4 復制與粘貼文字在Word中可以利用復制和粘貼功能將其他位置的文本應用到當前Word文檔中。使用方法如下。（1）選擇Word中或者其他文件中的文本，按Ctrl+C鍵進行復制，按Ctrl+V鍵進行粘貼。（2）選擇性粘貼。執(zhí)行【編輯】|【選擇性粘貼】命令，會彈出如圖所示的對話框，在【形式】列表框中可以選擇其他形式。如果選擇“圖片”形式，那么就可以將復制的文字作為圖片粘貼到Word文檔中。如圖14-11所示。圖14-11 【選擇性粘貼】對話框14.1.2.5 查找與替換如果要編輯幾個特定的文字，可以利用查找功能實現，方法是按Ctrl+F鍵，在彈出的對話框中輸入要查找的文字單擊【查找】按鈕即可。如果想替換文檔中的幾個特定的文字，則按Ctrl+H鍵，在彈出對話框中輸入查找文字內容和替換的文字內容，然后單擊【全部替換】按鈕，即可一次將文檔中的文字全部替換新的文本。需要說明的是，Word不但能查找和替換字符，還能查找和替換換行符等格式。方法是在【查找和替換】對話框中單擊【高級】按鈕，可以設置英文字符是否區(qū)分大小寫，單擊特殊字符，如圖所示，可以看到有很多字符可以用于查找和替換。如圖14-12所示。圖14-12 【查找與替換】對話框14.1.2.6 頁眉頁腳的制作技巧頁眉頁腳是在頁面的固定位置上出現的文字、標識、頁碼和圖案等，具有裝飾和提示作用。對于一般的單位或組織通常在文檔中使用統(tǒng)一的頁眉頁腳來樹立自己的形象。（1）執(zhí)行【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進入頁眉的編輯狀態(tài)，可以直接輸入頁眉文字，如圖14-13所示。圖14-13 編輯頁眉（2）單擊按鈕，可以在頁眉和頁腳編輯界面中切換，切換到頁腳界面效果如圖14-14所示。圖14-14 編輯頁腳狀態(tài)（3）單擊按鈕，可以在頁腳中添加頁碼，如圖14-15所示。圖14-15 在頁腳中添加頁碼利用其他按鈕可以在頁眉和頁腳中添加圖形和日期等。14.1.2.7 項目符號與編號的使用技巧項目符號和編號是常用的段前標識，用于設置段落的序號和標明層次，使用方法如下。（1）選擇并右擊要設置標號或者標號的段落，在彈出的快捷菜單中選擇【項目符號和編號】命令，如圖14-16所示。圖14-16 選擇【項目符號和編號】命令（2）在彈出的對話框的【項目符號】選項卡中可以選擇不同的標記。如圖14-17所示。圖14-17【項目符號和編號】對話框（3）在【編號】選項卡中可以設置不同的編號序號形式。如果一篇文章前面已經設置了編號，則可以選擇【重新編號】和【繼續(xù)前一列表】方式，前者默認從1或a開始，后者與前面的編號順次連接。單擊【自定義】按鈕，可以自定義編號的形式和開始序號。如圖14-18所示。圖14-18 設置編號如果當前段落已經設置了項目符號或者編號，則輸入完成后按Enter鍵進入下一段會自動添加項目符號或者編號。14.1.2.8 設置文字的樣式與格式要將整個段落的文字設置有相同的字體、字號或者間距等，可以利用樣式功能快速完成。（1）執(zhí)行【格式】|【樣式和格式】命令，在Word界面的右側將出現【樣式和格式】設置界面，默認有3級標題、正文以及文檔中已經設置了的文字樣式。如圖14-19所示。圖14-19【樣式和格式】對話框（2）單擊【新樣式】按鈕，彈出如圖所示的對話框，可以設置文字的字體、字號、對齊方式等。如圖14-20所示。圖14-20 【新建樣式】對話框（3）已經設置好的樣式，在列表中右擊選擇樣式名稱，在彈出的快捷菜單中執(zhí)行【修改】命令，可以重新設置樣式參數。在文章中將光標放置到段落中，然后單擊樣式名稱，即可將樣式賦予段落。14.1.2.9 公式的輸入技巧財務中會經常用到一些公式，簡單的加減乘除可以用字符直接輸入，如果有很多的開方或者微積分公式，就要用到Word的公式功能。（1）執(zhí)行【工具】|【自定義】命令，在彈出的對話框中選擇【命令】選項卡，在左側的【類別】列表框中選擇【插入】選項，在【命令】列表框中選擇【公式編輯器】命令，如圖14-21所示。圖14-21 【自定義】對話框（2）單擊并向工具欄上拖動改圖標，如圖14-22所示。圖14-22 拖動圖標（3）如果安裝Office軟件時使用典型設置，是沒有安裝公式編輯器中的，則會出現如圖所示的對話框，單擊【是】按鈕，將重新安裝公式編輯器組件。如圖14-23所示。圖14-23 安裝公式編輯器（4）在文章中出現如圖14-24所示的公式編輯器輸入界面和如圖14-25所示的公式輸入工具欄。圖14-24 公式編輯器輸入界面圖14-25 公式輸入工具欄（5）簡單的英文字母可以利用鍵盤直接輸入，希臘字母和運算字符可以利用【公式】工具欄直接輸入，如圖14-26所示。圖14-26 輸入希臘字母或預算字符的工具欄（6）輸入好的公式如圖14-27所示。 圖14-27 輸入完畢的公式14.1.2.10 分欄設置技巧當文章特別長的時候可以對文檔進行分欄排列。分欄的方法是首先選擇要進行分欄排列的文字，然后執(zhí)行【格式】|【分欄】命令，得到如圖14-28所示的對話框。圖14-28 【分欄】對話框設置好分欄形式以后，單擊【確定】按鈕即可。14.2 表格的使用技巧14.2.1 創(chuàng)建表格的技巧創(chuàng)建表格有幾種方法。（1）單擊工具欄中的【插入表格】按鈕，在彈出的列表框中的直接使用鼠標選擇行和列的數目，如圖14-29所示。松開鼠標，即可完成表格的創(chuàng)建，如圖14-30所示。圖14-29 選擇插入表格的行數和列數圖14-30 創(chuàng)建的表格（2）執(zhí)行【表格】|【插入】|【表格】命令，彈出如圖14-31所示的對話框?？梢灾苯釉O置行和列的數目，單擊【確定】按鈕即可。圖14-31【插入表格】對話框（3）從互聯(lián)網或者其他文件中復制表格。14.2.2 表格的邊框與底紋選擇要設置的單元格并右擊，在彈出的快捷菜單中執(zhí)行【邊框和底紋】命令，在彈出的對話框中選擇【邊框】選項卡，通過【設置】選項可以設置表格外框和表格內線條的風格。無：表格外框和表格內線條。方框：只使用表格外框。全部：設置表格外框和表格內線條具有相同的寬度。網格：用于設置表格內線條為1/2磅，設置的線條寬度為表格外框的寬度。自定義：可以通過右面【預覽】選項中等按鈕自定義設置邊框和線條是否顯示。線條、顏色和寬度等可以通過其對應的下拉菜單中選擇?！緫糜凇窟x項用于將設置的結果應用到選擇的單元格、文字、段落或者表格。如圖14-32所示。圖14-32【邊框和底紋】對話框【邊框】選項卡單擊【底紋】選項卡，如圖14-33所示，用于設置表格的背景顏色和圖案。圖14-33【邊框和底紋】對話框【底紋】選項卡14.2.3 拆分與合并單元格默認創(chuàng)建的單元格的行和列都是相同的，可以利用表格的拆分和合并功能來調整單元格的形狀。（1）選擇并右擊要拆分的單元格，在彈出的快捷菜單中執(zhí)行【拆分單元格】命令，在彈出如圖14-34所示的對話框中設置拆分的行和列，單擊【確定】按鈕即可。圖14-34設置拆分的行數和列數（2）選擇連續(xù)的單元格，在彈出的快捷菜單中執(zhí)行【合并單元格】命令，即可將單元格進行合并。14.2.4 調整表格及單元格寬度表格和單元格的尺寸可以通過下面的方法調整。（1）鼠標光標放置在表格中，在Word界面的標尺上會顯示小滑塊，單擊并移動小滑塊，可以直接調整單元格的尺寸。如圖14-35所示。圖14-35 調整單元格的尺寸（2）右擊表格在彈出的快捷菜單中選擇【表格屬性】命令，在彈出對話框中可以直接設置表格或者單元格的尺寸。如圖14-36所示。圖14-36 【表格屬性】對話框（3）光標放置在表格線上，光標會變成如圖所示的雙箭頭方式，單擊并拖動鼠標，可以直接調整行或者列的尺寸。如圖14-37所示。圖14-37 直接調整單元格的尺寸14.2.5 設置斜線表頭一般表格左上角的單元格用于制作斜線表頭，以說明行和列的屬性，執(zhí)行【表格】|【繪制斜線表頭】命令，在彈出如圖14-38所示的對話框中設置表頭的樣式和行列標題，單擊【確定】按鈕即可。圖14-38 【插入斜線表頭】對話框14.2.6 單元格內容排序如果要對單元格中的內容進行排序可以采用下面的方法。選擇表格，執(zhí)行【表格】|【排序】命令，在彈出如圖所示的對話框中設置按照哪列和排列標準進行排序。如圖14-39所示。圖14-39 表格【排序】對話框14.2.7 表格的樣式在Word中提供了一些現成的表格樣式，選擇表格執(zhí)行【表格】|【表格自動套用格式】命令，在彈出如圖14-40所示的對話框中可以選擇需要的樣式，單擊【應用】按鈕即可。圖14-40 【表格自動套用格式】對話框14.2.8 將文本轉換為表格有時會根據需要將一組有規(guī)律排列的文本或數據轉換為表格，采用下面的方法。（1）打開文件，如圖14-41所示。圖14-41 打開待轉換的文件（2）選擇要轉換為表格的文本，執(zhí)行【表格】|【轉換】|【文本轉換成表格】命令，在彈出如圖14-42所示的對話框中設置轉換標準和行列數，單擊【確定】按鈕，得到如圖所示的表格效果。如圖14-43所示。圖14-42 【將文字轉換為表格】對話框圖14-43 轉換生成的表格效果圖14.2.9 如何調用其他格式文件在Word中調用其他格式的文件可以利用復制和粘貼的方法獲得，除此以外，還可以采用下面的方法。（1）執(zhí)行【插入】|【文件】命令，在彈如圖14-44所示的對話框中，單擊【文件類型】下拉列表，如圖14-45所示，選擇可以用于直接插入的文件類型，在對話框中選擇萬文件，單擊【插入】按鈕即可。（2）執(zhí)行【插入】|【對象】命令，在彈出如圖14-46所示的對話框中可以將Excel等文件作為對象直接導入，導入后的文件可以直接進行編輯。圖14-44 【插入文件】對話框圖14-45 文件類型下拉表圖14-46 【對象】對話框選擇導入的文件14.3 圖片的使用技巧14.3.1 插入與設置圖片在各種報告中經常要插入各種圖片來說明問題，Word中有幾種圖片來源。單擊【插入】菜單，在【圖片】子菜單中可以選擇不同的圖片來源。如圖14-47所示。1. 剪貼畫圖14-47 插入圖片的來源途徑（1）當選擇【剪貼畫】命令時，會在Word界面的右側出現剪貼畫的工作界面，在【輸入文字】文本框中輸入文字，單擊【搜索】按鈕，可以得到相關的剪貼畫。如圖14-48所示。圖14-48 【剪貼畫】對話框（2）雙擊圖標，即可在Word中輸入即可完成圖片的輸入，如圖14-49所示。圖14-49輸入的圖片（3）右擊剪貼畫，在彈出的快捷菜單中執(zhí)行【編輯】命令，可以對剪貼畫的組成部分進行編輯。如圖14-50所示圖14-50 編輯剪貼畫（4）雙擊該圖形，在彈出如圖14-51所示的對話框中設置圖形的顏色和邊線等效果。圖14-51 【設置自選圖形格式】對話框右擊編輯圖形，在彈出的快捷菜單中可以選擇編輯頂點和路徑的命令，對圖形進行進一步設置。2. 來自文件當選擇【來自文件】命令時，在彈出的對話框中選擇圖片文件然后直接插入，得到如圖14-52所示的結果。圖14-52 來自文件的圖片效果圖3. 圖片與文字的混合排版問題雙擊圖片，在彈出的對話框中選擇【版式】選項卡，可以選擇文字的環(huán)繞方式。如圖14-53所示。圖14-53 【設置圖片格式】對話框嵌入型：將圖片作為一個字符插入到文本中，圖片隨周圍文字位置的改變而改變。四周型：設置文字在圖片的周圍整齊排列，圖片的位置不隨文字的改變而改變。緊密型：根據圖片的形狀排列周圍的文本。浮于文字下方：用于設置文字懸浮在文字的上方，可以隨意調整圖片的文字，當下面的文字位置改變時，圖片也隨之改變。浮于文字下方：用于設置文字停留在文字的下方，可以隨意調整圖片的文字，當下面的文字位置改變時，圖片也隨之改變。4.設置圖片的色彩、對比度、亮度等右擊圖片，在彈出的快捷菜單中執(zhí)行【顯示“圖片”工具欄】命令，得到如圖14-54所示的工具欄，通過這個工具欄可以設置圖片的很多屬性，按鈕的具體功能說明如下。圖14-54 【圖片】工具欄用于重新插入圖片。用于設置圖片的色彩，可以設置為灰度或者是黑白圖像。用于調整圖片的對比度。用于調整圖片的亮度。用于裁切圖片。用于旋轉圖片。用于設置線的尺寸和樣式。用于設置圖片的壓縮方式。用于設置圖文混排的方式。用于打開【設置圖片格式】對話框。用于將該工具點擊的圖片區(qū)域顏色變成透明的顏色。用于重新設置圖片的修改。14.3.2 繪圖基本技巧利用Word提供可編輯的標準圖形，然后利用組合等功能可以制作出很多實用的圖形，繪圖功能的使用如下。右擊菜單欄的空白處，在彈出的快捷菜單中選擇【繪圖】選項，得到如圖14-55所示的繪圖工具欄。工具欄中主要有創(chuàng)建圖形，設置填充區(qū)域、線條和文字的顏色，設置線條和箭頭的形狀，以及設置陰影和三維效果。繪圖的基本原理是繪制出線條或者圖形輪廓，然后設置邊線和填充效果，利用多個簡單圖形的組合，得到復雜的圖形效果。圖14-55 【繪圖】工具欄（1）單擊圖形按鈕，這里以矩形按鈕為例，單擊該按鈕，則在Word界面中會出現一個繪圖區(qū)域，在該區(qū)域中單擊并拖動鼠標，即可創(chuàng)建一個矩形。右擊圖形，彈出如圖14-56所示的快捷菜單，通過該菜單欄可以為矩形添加文字，或者調整多個圖形之間的相對位置，以及進行組合等多種操作。圖14-56 圖像編輯快捷菜單（2）單擊【自選圖形】按鈕，將得到如圖14-57所示各種相對比較復雜的基本圖形，通過這行圖形進行組合，可以得到不同風格的圖畫。圖14-57 【自選圖形】菜單14.3.3 藝術字藝術漢字是Word提供的一種有文字變形和立體效果的工具，執(zhí)行【插入】|【圖片】|【藝術字】命令，得到如圖14-58所示的對話框，單擊選擇一種基本的樣式，然后單擊【確認】按鈕。圖14-58 【藝術字庫】對話框彈出如圖14-59所示的對話框，在對話框中輸入制作藝術字的具體內容，單擊【確定】按鈕。圖14-59 輸入要插入的藝術字文本得到如圖14-60所示的文字效果，可以通過上面的控制點調整藝術漢字的方向和形狀。圖14-60 插入的藝術字效果圖14.3.4 組織結構圖等圖示的制作在Word中提供了非常使用的圖示庫，執(zhí)行【插入】|【圖示】命令，彈出如圖14-61所示的對話框，這里選擇【組織結構圖】圖示，單擊【確定】按鈕。圖14-61 【圖示庫】對話框得到如圖14-62所示的基本圖示效果，同時出現如圖14-63所示的工具欄。其中【插入形狀】選項用于插入助手、同事和下屬等級別的組織關系，【版式】選項用于設置組織圖的排列方式。圖14-62 插入的基本圖示效果圖14-63 【組織結構圖】工具欄在【插入形狀】選項中插入一個【助手】和一個【下屬】圖標，得到如圖14-64所示的結果。圖14-64 插入圖標后的效果圖在【版式】選項中選擇另外一種排列方式，得到如圖14-65所示的結果。圖14-65 更改排列方式后的效果圖14.4 有用的工具14.4.1 批注的使用批注一般用于領導在原文件上進行的批示性說明。使用方法是選擇要批注的內容，然后執(zhí)行【插入】|【批注】命令，得到如圖14-66所示的結果，可以直接輸入批注的文字。右擊批注，在彈出的快捷菜單中選擇【刪除批注】即可將批注刪除。圖14-66 插入批注14.4.2 統(tǒng)一更改英文大小寫的技巧如果要對文章中的英文進行系統(tǒng)修改，如文章中同樣的術語大小寫不一致，可以執(zhí)行【格式】|【更改大小寫】命令，在彈出如圖14-67所示的對話框中統(tǒng)一進行修改。圖14-67 【更改大小寫】對話框14.4.3 自動更改錯誤的技巧Word會自動提示輸入的錯誤，一般用紅色的波浪線表示，如圖14-68所示。圖14-68 提示出錯信息執(zhí)行【工具】|【拼寫與語法】命令，彈出如圖14-69所示的對話框，會顯示錯誤的標準和更改辦法，如果確實沒有錯誤，則選擇忽略，否則要進行修改。圖14-69【拼寫和語法】對話框14.4.4 繁簡轉換與翻譯如果與港臺地區(qū)有業(yè)務往來，為方便工作，可以將對方的繁體中文變成簡體中文，給對方的文件則要將簡體中文變?yōu)榉斌w中文。方法是執(zhí)行【工具】|【語言】|【中文簡繁轉換】命令，在彈出如圖14-70所示的對話框中設置轉換方式，單擊【確定】按鈕即可。圖14-70 【中文簡繁轉換】對話框Word還提供了多種文字的相互翻譯功能，執(zhí)行【工具】|【語言】|【翻譯】命令，在Word界面右側界面出現如圖14-71所示的工作界面，輸入要翻譯的單詞，單擊按鈕即可直接進行翻譯。在使用Word自帶的翻譯功能時，可以先選擇語種，然后再進行翻譯，因為Word自帶的詞典詞匯量有限，所以對翻譯效果不如專業(yè)詞典。圖14-71 翻譯工作界面14.4.5 字數統(tǒng)計一般公文對字數有一定的限制，利用Word的字數統(tǒng)計功能，可以隨時查看文章的字數，以便及時進行調整，方法是執(zhí)行【工具】|【字數統(tǒng)計】命令，彈出如圖14-72所示的對話框，這里顯示各種字符的統(tǒng)計數