九九歸一促效法之六--稽核控制法.doc

九九歸一促效法之 -稽核控制法目錄: 一、為什么要稽核? 二、稽核給大家?guī)淼暮锰? 三、不稽核有什么壞處? 四、“稽核”在企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)中的位置 五、稽核中心的權(quán)力 六、稽核的目標(biāo)和要求 七、稽核的方法 八、稽核的依據(jù) 九、稽核的誤區(qū)是什么？ 十、被稽核方如何配合 十一、“堅持稽核”是變革成功的法寶 十二、稽核三大功能 十三、稽核三個層次 十四、小結(jié) 一、為什么要稽核?1、稽核的來源v 企業(yè)內(nèi)部的流程制度落不了地，無法執(zhí)行下去。 v 我們在推制度、上流程都有一個不好的習(xí)慣：只重方案，不重實施。盡管天天強(qiáng)調(diào)執(zhí)行力，但在方案設(shè)計之初就不考慮可執(zhí)行性的問題，而是在生產(chǎn)過程中再去抓執(zhí)行，這顯然是頭疼醫(yī)頭，腳疼醫(yī)腳的治法?；私虝覀儚娜藗兛咕軋?zhí)行的普遍心態(tài)為出發(fā)點(diǎn)，設(shè)計出“反復(fù)抓，抓反復(fù)”的方案，以提高執(zhí)行的效果。2、什么是稽核？顧名思義、就是稽查和核實。通過成立專門的稽核小組，以稽核小組為龍頭，對公司的各項規(guī)章制度、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)作流程、會議決議等的執(zhí)行和完成情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，暴露出事情不合理性的原因，然后拿出足夠的證據(jù)讓對方認(rèn)識和接受自己的錯誤，并做出改正的過程就是稽核。它還需要從以下兩個方面理解：A.稽核范圍：1、全公司日常工作稽核和專案稽核 2、公司各部門、各崗位3、從總經(jīng)理到一線員工B.稽核引申：1、稽核不是簡單的檢查、處罰 2、稽核包括稽查與核實兩方面3、稽核不是普普通通的行政檢查4、稽核是對事情落實與改善的一種促進(jìn)5、稽核建立在對事情不折不扣的執(zhí)行之上6、稽核是一種新的模式來刺激企業(yè)封閉和麻木的神經(jīng) 1、我們建了標(biāo)準(zhǔn)以后為什么搞制約？ 因為我們知道不制約你，你就不按標(biāo)準(zhǔn)做。2、建了標(biāo)準(zhǔn)，搞了制約以后為什么要獎罰？為什么要搞責(zé)任？因為我們知道不給你搞責(zé)任，就制約你，你也不怕。 3、第一次還不算，為什么搞了標(biāo)準(zhǔn)，搞了制約，搞了責(zé)任，還要搞稽核？因為我們知道不稽核你，你就可能放棄。 v 一切一切的設(shè)計都考慮了，考慮了什么？考慮了你會違反，你會反復(fù)，你會不這樣做，我們考慮了還不是一次，我們考慮了你N次，這N次是多少呢？v 至少10。所以我們在企業(yè)做稽核，做稽核的你就知道，稽核的次數(shù)不低于10次，一個項目做下來，同一件事情說不定要稽核你幾十次。搞幾十次下來，張瑞敏的那句話（反復(fù)抓，抓反復(fù)）就起作用啦。幾十次的回落，最后回落的幅度就很小了，這個系統(tǒng)就建起來了。 今天這番話跟大家作溝通是非常有必要的。一個項目的成在哪里？“成”在把推出去的東西反反復(fù)復(fù)的抓，請我們大家理解，也希望大家配合，要有反反復(fù)復(fù)抓的心態(tài)。推的東西不要多，因為一多，你反復(fù)抓，你就沒有那么多人力和物力。你就把推的東西反復(fù)抓，反復(fù)抓。抓出效果來，再推一個東西，反復(fù)抓，反復(fù)抓，推出效果來，又反復(fù)抓，反復(fù)抓，就這么干。v 舉例：大家看過西藏人建房子嗎？ 西藏人建房子不用磚的，他比我們那磚還要勞固，泥土倒下去然后大家唱著歌，他就夯，拿那個木樁往底下打打打好打了一層以后又倒點(diǎn)土下去打打打，然后又倒點(diǎn)土下去打打打，倒一層夯一下，倒一層夯一下，最后這個墻是非常勞固的。v 假如他把土都倒下去，然后他再夯，有用嗎？所以大家要掌握這個規(guī)律：搞一點(diǎn)夯實它，搞一點(diǎn)夯實它，反反復(fù)復(fù)，反反復(fù)復(fù)，其實我們是琢磨到這一點(diǎn)了，所以我們在企業(yè)搞變革才提出了稽核體系。 v 我們研究張瑞敏的時候，我們發(fā)覺張瑞敏把這話早說出來了，何必自己再說呢，就用他的。 v 講到改習(xí)慣，前面講的這些很重要，我們項目成和敗就在這里，跟大家說實話，到時侯你別說老師沒幫你做好，你沒有這個思想準(zhǔn)備，你不打算反反復(fù)復(fù)，那變革我們搞不來的。二、稽核給大家?guī)淼暮锰?1）對公司而言，稽核能夠提高執(zhí)行力，保證公司的各項管 理制度和重大決議等能夠得到堅決以及持續(xù)的執(zhí)行，保證 了從公司高層到基層的執(zhí)行暢通。 2）對管理人員而言，稽核是幫助他們進(jìn)行管理工作的有效 工具。同時，稽核也能夠幫助管理人員發(fā)現(xiàn)自身存在的 問題，幫助管理人員改變自身的壞習(xí)慣，提高管理能力。3）對基層員工而言，稽核能夠?qū)⑺麄冇龅降膯栴}直接向公司 高層進(jìn)行匯報，幫助基層員工的問題能夠得到快速和合理 地解決。另外，稽核也能夠幫助基層員工發(fā)現(xiàn)自身在生產(chǎn) 作業(yè)過程中存在地問題，提高自身的生產(chǎn)作業(yè)水平。 4）稽核不是挑毛病、找麻煩，認(rèn)為稽核是一項得罪人的工作是片面的，甚至是錯誤的。因為稽核的最終目的不是檢查問題并處罰責(zé)任人，而是改善問題并幫助責(zé)任人，檢查和處罰都只是方法，而改善和幫助才是稽核真正的目的?；说暮x不僅僅包括檢查問題、對責(zé)任人進(jìn)行處罰，還包括促進(jìn)改善、教育、改變習(xí)慣、打造良好的企業(yè)文化等。 稽核就是反復(fù)查，查反復(fù)，使事情快速得到解決。稽核就是讓你執(zhí)行任務(wù)時難受，不執(zhí)行任務(wù)更難受! 稽核就是不斷提醒你，防止你犯更大的錯誤！稽核就是要抱著解決問題和幫助你的態(tài)度來檢查！稽核就是通過查你的動作是否執(zhí)行，來督促你完成最終的結(jié)果！三、不稽核有什么壞處?v 不稽核會使公司的流程制度流于形式，得不到落實； v 不稽核會使公司生產(chǎn)效率低下，品質(zhì)問題嚴(yán)重； v 不稽核會使生產(chǎn)中的異常處理緩慢或得不到解決； v 不稽核會使你重復(fù)發(fā)生錯誤，造成損失； v 不稽核會使你工作中的不良習(xí)慣越積越多； v 四、“稽核”在企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)中的位置良好的企業(yè)管理體系包括硬性的制度和軟性的企業(yè)文化。而要保證制度的權(quán)威性和執(zhí)行性，就必須建立一套保障機(jī)制，稽核就是企業(yè)管理(控制)體系的核心！稽核的重要性： 1、企業(yè)管理基礎(chǔ)建好后、到位后，最后的成效在于“稽核”，項目的成敗在于“稽核”！ 2、“稽核”是企業(yè)管理變革的最后收關(guān)動作。 五、稽核中心權(quán)力v 1.代表總經(jīng)辦對公司各部門、各崗位管理運(yùn)作行使檢查權(quán)、監(jiān)督權(quán)、獎懲權(quán)。v 2.對表現(xiàn)優(yōu)秀或違規(guī)失職行為依據(jù)規(guī)則直接進(jìn)行獎懲。v 3.對違規(guī)失職當(dāng)事人有責(zé)令改進(jìn)權(quán)。v 4.對員工投訴、申訴、糾紛的受理權(quán)和裁定權(quán)。v 5.各部門人員人事調(diào)配、薪資調(diào)整建議權(quán)和獨(dú)立評價權(quán)。六、稽核的目標(biāo)和要求v 客觀、真誠、坦率；v 秉公執(zhí)法、主持公道；v 公平、公正、公開地處理所有事情；v 不論任何事情不能隱瞞，客觀的反映事實；v 雷厲風(fēng)行、知行合一；v 率真、創(chuàng)造、開放、成長；v 幫助被稽核人解決所遇到的難題。七、稽核的方法v 原則：對事情反復(fù)抓、抓反復(fù)，直到改變?nèi)说牧?xí)慣為止；v 具體的方法：v 1、嚴(yán)格按照會議決議與稽核計劃的時間、地點(diǎn)、人物的要求去稽核；v 2、提前將稽核計劃發(fā)給被稽核部門，讓被稽核部門了解稽核內(nèi)容；v 3、稽核時，將被稽核部門提供的資料或證據(jù)與決議或控制卡作核對與檢查，并實施獎罰；v 4、稽核專員在稽查時要客觀記錄稽核事實，內(nèi)容包括事實描述、證據(jù)記錄等，處理結(jié)果包括處罰、獎勵等內(nèi)容，并知會被稽核人及部門主管；v 5、將稽核結(jié)果處理張榜公布，使全公司的人都知道稽核結(jié)果；v 6、每周將重點(diǎn)事故案例作詳細(xì)調(diào)查，召開案例分析會，查原因追責(zé)任，幫助被稽核者發(fā)現(xiàn)問題，并預(yù)防問題的再發(fā)生。v 7、每天、每周召開稽核專題會，向總經(jīng)理匯報本周稽核狀況與問題；八、稽核的依據(jù)v 公司所有：v 作業(yè)流程、v 管理制度、辦法、v 任務(wù)書、 v 控制卡、v 作業(yè)指導(dǎo)書、v 部門職能、v 崗位職責(zé)、v 檢驗標(biāo)準(zhǔn)等書面規(guī)定；v 所有會議決議、通知、通告等v 九、稽核的誤區(qū)是什么？v 稽核的誤區(qū)一：v 重查處，輕整改；v 修正：v 重檢查，重整改，有依據(jù)地究責(zé)處理；v 稽核的誤區(qū)二：v 重結(jié)果稽核，輕分段稽核和提醒；v 修正：v 重分段稽核和提醒，結(jié)果就好稽核；v （被稽核人要接受別人的善意提醒，不要不耐煩，因為他可以不提醒）v 稽核的誤區(qū)三：v 重稽核，輕總結(jié)；v 修正：v 要稽核，更要總結(jié)和分享；總結(jié)和分享問題點(diǎn)是讓我們犯的錯誤變成財富的有效手段。v 稽核的誤區(qū)四：v 只要開稽核單出去了，就算完成任務(wù)了；v 修正：v 稽核的靈魂在于反復(fù)，反復(fù)稽核和提醒，直至其養(yǎng)成習(xí)慣為止；不達(dá)目的，誓不罷休！v （讓被稽核部門和人員不做比做更難受）v 稽核的誤區(qū)五：v 稽核職能和對象無限擴(kuò)大；v 修正：v 稽核主要是根據(jù)流程、制度、控制卡、管理規(guī)定、會議決議等書面資料來究責(zé)的一種方式，不是所有的都要承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任；沒有規(guī)定或規(guī)定模糊的小錯誤可以通過“整改”的方式來解決。逐漸改善規(guī)定；但是造成損失了就要賠償。v v 口頭禪“要稽核你了”改成“你要改善了”v 稽核的誤區(qū)六：v 稽核行政檢查；v 修正：v 稽核主要是針對生產(chǎn)系統(tǒng)，覆蓋人事行政系統(tǒng) v 人事主要是針對人事行政系統(tǒng)，如廠紀(jì)廠規(guī)等十、被稽核方如何配合v 1、敢于面對問題、勇于接受錯誤，然后去改正它，下次不要再犯類似的錯誤。v 2、不要找太多理由去解釋，這樣對我們解決、預(yù)防問題是沒有幫助的；v 3、稽核員稽核時應(yīng)主動提供各種資料，便于稽核工作開展。v 4、不要掩蓋事情的真相，大家永遠(yuǎn)要相信：“紙包不住火”。這樣也不便于問題的解決。十一、“堅持稽核”是變革成功的法寶v 改變習(xí)慣有幾點(diǎn)要訣： v 1、在強(qiáng)大的習(xí)慣面前，道理是蒼白的，重要的是行動； v 舉例：戒煙（靠堅持，靠意志力） v 2、放棄價值判斷，不管對錯都要堅持（什么叫堅持？正確的不叫堅持？企業(yè)管理變革只做一件事：堅持） v 3、放棄理由就是給一件事情成功最大的理由，因為放棄理由的同時，我們就放棄了借口（不要老是說值不值，該不該） v 在建系統(tǒng)方面，你怎樣理解形式主義？ v 形式主義其實是意味著標(biāo)準(zhǔn)的降低，必須先制定一些讓大家看起來沒有很大作的標(biāo)準(zhǔn)，然后“堅持”下來，讓人們習(xí)慣于這種做法，再逐漸提升這些標(biāo)準(zhǔn)，必須放棄許多無謂的討論和爭論。 v 為什么很多中小企業(yè)搞ISO、KPI、ERP幫不到企業(yè)？為什么沒有用？ v 因為不管用哪種方法，你們都在討論，你們都在懷疑，你們都在爭論，最后這個事情根本就沒用進(jìn)去，所以沒有用。 v 送大家一句話，我們優(yōu)卓只做一件事：把現(xiàn)在都已經(jīng)知道的管理方法和工具通過我們的稽核體系讓它在你的企業(yè)里“堅持”了下來，我們就只做了這么一件事:堅持。管理的一切捷徑和奧妙都在這兩個字上。 十二、稽核三大功能v 監(jiān)督系統(tǒng) 以事實為依據(jù)，以流程為準(zhǔn)繩。v 獎罰系統(tǒng) 點(diǎn)對點(diǎn)、即時、公開獎罰v 改善系統(tǒng) 事的改善：整改指令、效果驗證。 人的改善：培養(yǎng)員工的規(guī)則意識與執(zhí)行 習(xí)慣，逐漸養(yǎng)成好的工作習(xí)性 企業(yè)里面的核心問題1、只重視流程的編寫，但是不對流程的執(zhí)行和落實卻不重視，認(rèn)為流程的編寫已完成，流程就自然執(zhí)行了。 2、制度形同虛設(shè)，實際運(yùn)作完全沒有按規(guī)定執(zhí)行。 3、老板把主要精力放在人的身上，卻忽視了對事情的關(guān)注，導(dǎo)致了管理失控 4、企業(yè)里“人情化”嚴(yán)重，“面子化”順行，缺乏執(zhí)行文化，沒有規(guī)則意識。（人情要，但不能人情化，面子要，但不能面子化，因為“化”是無孔不入的意思）v 管事的人：目中無人，心中有事（數(shù)）。 抓執(zhí)行！ v 管人的人：目中無事，心中有情（無計較） 抓協(xié)調(diào)！ 人情要講，面子要講，是在人這條線上。 原則要講，規(guī)則要講，是在事這條線上。 所以人要分開，方式要分開，才能夠既維護(hù)了人情，又照顧好面子，然后又做好了事情。 領(lǐng)導(dǎo)管人，流程管事！十三、稽核三個層次v 領(lǐng)導(dǎo)式管理存在一種什么現(xiàn)象？ v 答：瞞上欺下，包庇對我們來講是家常便飯。（管理人員請不要生氣） v 老板抓什么？ v 答：老板抓稽核就行了，稽核會老板必須參加。（不要一天到晚，一會招人去了，一會供應(yīng)商去了，一會業(yè)務(wù)市場去了） v 習(xí)慣成自然 v 我們的行為是受以前的行為所支配的。 v 舉例：賭鬼、酒鬼、煙民v “稽核”是純潔一個隊伍最好的工具，為什么？ v 因為一開始稽核的時候，他有雜念，他在想你找我麻煩，你跟我作對呀；稽核的人也有雜念，我去稽核，他會不會對抗呀，他會不會怎么樣呀，都有雜念。只有稽核、稽核重復(fù)稽核，他產(chǎn)生的雜念不能再產(chǎn)生了，只有稽核一次少一次，稽核一次少一次，搞了幾十次下來，他一點(diǎn)雜念都沒有了。簡單重復(fù)去雜念,復(fù)雜多樣生雜念。 v 張瑞敏：反復(fù)抓，抓反復(fù) v 段永平：管理就是把簡單的事情千萬次的重復(fù) v “堅持”走變革思路，引導(dǎo)企業(yè)走向成功！ 十四、小結(jié)v 不要把自認(rèn)為正確的判斷作為決定如何做事的因素，因為你的角度和思維空