2012行政部長述職報告.doc

2012年述職報告 2012年過去了，一年來，在公司主管領(lǐng)導的關(guān)心支持和各部門的積極配合下，我們行政部全體人員努力克服人員少、工作繁雜瑣碎等不利因素，團結(jié)一致，密切配合，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，較好地完成了本職工作和領(lǐng)導臨時交辦的其它任務，但離領(lǐng)導的要求還相差很遠，特別是這次株洲一行對我的觸動很大，真正感到自身工作的差距，需要盡快轉(zhuǎn)變觀念，以適應公司改革的新形勢。針對工作上的問題和不足確定今后的工作方向和目標，爭取2013年有一個大的進步。下面我把2012年的主要工作、存在的問題及2013年的工作思路匯報如下：2012年的主要工作：一、行政管理工作：1、做好日常行政事務：按要求完成了各種文件的收發(fā)、傳閱、督辦；參加公司各種會議，整理會議紀要并按規(guī)定下發(fā)或通知相關(guān)部門，保證公司決策信息的傳達和落實；搞好部門協(xié)調(diào)和信息反饋，為領(lǐng)導決策提供可靠依據(jù)；嚴格執(zhí)行印章、車輛使用審批程序，抓好辦公用品收、發(fā)、保管及辦公設備設施的報修審批工作，確保手續(xù)規(guī)范、記錄清晰；按要求完成了接待任務，樹立了良好的公司形象。2012年共下發(fā)各種文件、通知制度20多個，整理會議紀要30多個，公司上下統(tǒng)一，步調(diào)一致。2、完善規(guī)章制度：根據(jù)公司實際，對部分制度進行了修訂和補充，如：營銷管理基本規(guī)范、物資采購管理制度、“招待費管理辦法”“印章管理辦法”等。10月份將近三年的規(guī)章制度重新整理匯總裝訂成冊，使公司的各項工作有章可循。3、加強文書檔案管理：規(guī)范文書檔案資料的使用和保管手續(xù)，確保正常收、發(fā)和存檔；妥善保管公司的各種證、照、合同及產(chǎn)品檢測報告等重要資料，統(tǒng)一建立了電子檔案，確保查找方便。及時向相關(guān)部門提供有關(guān)證照的年檢、換證時間等相關(guān)手續(xù)辦理信息，確保各種證照在有效期內(nèi)。二、人力資源管理：1、公司員工組成：到12月20日止，全公司共有員工XXX名，其中：中層以上干部XX名，占工人的XX%；一般管理人員XX名，占工人的XX%。2、人員招聘情況：根據(jù)部門工作需要，通過網(wǎng)站、報紙等渠道招聘車間工人及各種技術(shù)和管理人才，全年共招聘各類員工106名，其中：技術(shù)或管理人員45名，但由于招聘沒有計劃，多是急需，選擇余地小，流動性大較大，全年因各種原因離職的管理人員多達20余人，這是值得關(guān)注的問題。3、建立員工電子檔案，把員工個人信息逐一錄入微機，目前已經(jīng)完成XXX人的檔案信息錄入工作，并做到科學分類和隨時更新，提高了工作效率。4、考勤管理：自2月份起對全體后方管理人員實行指紋考勤制度,并逐步規(guī)范，嚴格審核，做到上班有指紋，出差有登記，外出有審批，使考勤工作得到了進一步規(guī)范。5、做好職工養(yǎng)老保險繳納、工傷事故的上報及理賠、困難補助申領(lǐng)、金牌工人參評等與職工切身利益相關(guān)的工作。三、管理工作：1、抓績效考核，提高責任意識：2012年初，按照總公司下發(fā)的績效考核辦法，結(jié)合實際制訂了各部門考核細則，并對各部門的主要指標和工作情況進行跟蹤、檢查，重點對過程控制、質(zhì)量管理、退貨損失、售后服務等方面出現(xiàn)的問題進行了調(diào)查，落實責任并兌現(xiàn)考核，在一定程度上提高了員工的責任意識，穩(wěn)定了職工情緒。但由于本人經(jīng)驗不足，“考核細則”存在一些缺陷，下一步我們將參照株洲的經(jīng)驗逐步完善2013年的績效考核辦法，使之真正起到考核的作用。2、加強現(xiàn)場管理：加強對生產(chǎn)、業(yè)務、技術(shù)、質(zhì)量等方面的日常監(jiān)督檢查工作，對查出的問題做好記錄并記入考核。自10月份起，新增周一聯(lián)查制度，重點對安全文明生產(chǎn)情況進行檢查，獎優(yōu)罰劣及時通報，提高了各部門的衛(wèi)生和安全意識，目前，周一衛(wèi)生大掃除已經(jīng)成為了大家的自覺行動，為下一步推行規(guī)范化管理工作起到了良好的示范作用。3、費用控制: 在費用控制方面做了一些工作：通過 “派車單”制度、合理拼車等措施降低用車費用；對辦公用品實行計劃管理并建立領(lǐng)用登記手續(xù)，合理庫存；嚴格執(zhí)行招待費審批程序；職工食堂電費自2月份起單獨計量等。各種辦公設備、基建零活、生活設施維修等都按規(guī)定執(zhí)行維修審批、價格審核、質(zhì)量驗收手續(xù)，在確保質(zhì)量的情況下壓縮費用開支。但是，和株洲相比，在費用控制方面做還有很大潛力可挖，2013年將結(jié)合株洲經(jīng)驗下大力量降低各項費用開支。四、企業(yè)文化建設方面做了一些工作：5月份新定制120張宣傳展板，內(nèi)容包括管理、安全、質(zhì)量、服務等各個方面，在辦公大廳、倉庫、會議室、各車間進行懸掛，對工作起到了很好的警示、指導和示范作用；在公司主干道東側(cè)設立宣傳欄，增強企業(yè)文化氛圍；利用“五四”青年節(jié)組織籃球比賽，提高員工的團隊意識；“馬拉松”比賽現(xiàn)場設立條幅宣傳公司形象等。但由于觀念問題，我們對企業(yè)文化重視程度不夠，沒有真正發(fā)揮文化對生產(chǎn)經(jīng)營工作的促進作用。五、后勤保障工作：一是加強職工食堂管理，提高飯菜質(zhì)量和環(huán)境衛(wèi)生狀況，及時維護公共設施，保證了職工正常用餐需要。目前食堂承包正在摸索試驗階段，節(jié)后將盡快步入正規(guī)。二是規(guī)范宿舍管理，完善職工住宿登記手續(xù)，對住宿人員每人收取6元/月保潔服務費，有效控制了住宿人數(shù)，降低各項費用；三是搞好宿舍保潔，對取暖及用電設施加強維護，確保正常使用，為職工提供必須的生活服務。六、完成其它工作任務：為迎接安全檢查，協(xié)助建立了職工安全檔案，完成相關(guān)安全及消防材料的整理、上報工作；完成產(chǎn)品認證審核材料的準備及問題整改情況匯總上報；協(xié)助做好公司基建、環(huán)保等相關(guān)手續(xù)的報批工作；職工勞保、福利造冊、發(fā)放；費用結(jié)算、報賬；上報材料的起草、報表填報等，這里不再一一列舉?？傊?，行政部的工作千頭成緒，零散無序，計劃性差，時間上的不確定因素較多，經(jīng)常因此影響其它日常工作的正常開展。但是，從主觀上講，我們的工作做得還很不到位，對照株洲管理水平，我們還存在著很多問題和不足，需要在以后的工作中逐步解決。株洲經(jīng)驗主要簡單總結(jié)以下幾個方面：1、質(zhì)量管理體系正常高效運行：株洲的“6S管理”、員工程序化操作等都是質(zhì)量管理體系正常運行的結(jié)果。 “目視看板管理”把抽象、死板的文字性制度、職責變成醒目、直觀的彩色示意圖，讓員工一目了然，這也是最簡單、最省時、效果最好的培訓方式。他們的員工對自己的工作職責很明確、操作方法很清楚：崗位有說明、工作有流程、辦事有程序、行為有規(guī)范，使公司每個人都知道自己該做什么，怎么做，并自覺接受監(jiān)督和考核，這使公司的監(jiān)督管理和制度落實工作變得很輕松。2、推行“精益管理”，鼓勵員工開展小改小革、技術(shù)創(chuàng)新、節(jié)能降耗等活動，使員工創(chuàng)造性地開展工作，有效降低生產(chǎn)成本和費用。車間看板中的“七大浪費口訣”、“改善浪費順序”等節(jié)能小措施，把司空見慣的浪費現(xiàn)象和簡單、直觀的解決方法用通俗的語言描述出來，使員工能夠輕松接受并自覺改善操作，有效杜絕了各種浪費現(xiàn)象。3、車間生產(chǎn)現(xiàn)場的各種宣傳欄形式新穎、內(nèi)容豐富，在員工和公司高層管理人員之間架起了溝通的橋梁，通過這些看板，實現(xiàn)了領(lǐng)導與員工之間上下溝通，左右配合，使全公司步調(diào)一致，保證了各項工作的順利推行。4、人力資源程序化管理：從人才招聘、見習、到員工培訓、考核評價、晉級、晉職等都有一套嚴密的管理程序；員工培訓嚴格執(zhí)行培訓計劃，每位員工每年至少要培訓48-50個課時，而且內(nèi)容、形式多種多樣，培訓形式主要以內(nèi)訓為主，由中層部級以上干部和其它管理、技術(shù)人員根據(jù)需要對職工進行培訓，同時，有針對性地外聘專業(yè)講師來公司授課，員工整體素質(zhì)普遍較高。5、企業(yè)文化凝聚人心：班組和企業(yè)文化建設工作搞得有聲有色，組織各種評比、文體活動提高團隊意識，通過企業(yè)網(wǎng)站、內(nèi)刊及各種新聞媒體宣傳公司的企業(yè)文化、管理理念、先進經(jīng)驗、表彰員工優(yōu)秀業(yè)績等，使公司上下統(tǒng)一思想，提高了集體榮譽感和責任感，并自覺自愿為公司盡忠盡職盡責。另外，全員安全管理、質(zhì)量控制和條碼追溯、現(xiàn)場問題查找、處理與改善等還有很多先進的管理經(jīng)驗和做法，都值得我們好好學習和借鑒，這里不再一一列出。目前工作中存在的問題和不足：1、事務瑣碎，時間分散，工作缺乏計劃性，工作效率低。2、缺乏與各部門的溝通，部門之間銜接工作職責界線不清晰，存在扯皮現(xiàn)象；3、制度缺乏執(zhí)行力，原因：一是員工或制度執(zhí)行人員缺乏對制度（包括績效考核辦法）的了解；二是缺乏與制度配套的完整、具體的工作流程；三是制度制訂不切實際，操作性差，員工有抵觸情緒；四是制度監(jiān)督不到位，有令不行，有禁不止的現(xiàn)象得不到處罰，使很多制度流于形式，起不到應有的控制作用。4、人力資源管理僅限于招工和招聘，而且招聘程序不規(guī)范；缺乏對人才的培養(yǎng)和合理調(diào)配；在后備干部儲備、員工技能培訓、整體素質(zhì)培養(yǎng)、工作業(yè)績評價及人才激勵措施等方面差距還很大，影響了員工整體素質(zhì)的提高。5、對職工生活關(guān)心不夠，缺乏感情投資和思想交流，包括對職工生產(chǎn)、工作和生活環(huán)境的改善；員工和公司管理層之間溝通渠道不暢，溝通方式單一（命令），造成職工情緒不好影響工作質(zhì)量和效率，全公司很難形成合力。 2013年的工作目標和完成措施：1、人力資源管理：建立完整的人力資源管理體系，維護好公司與員工關(guān)系，控制人員流失。一是規(guī)范人才招聘程序：先書面申請（明確崗位職責、標準、人才基本條件包括年齡、學歷、專業(yè)、工作經(jīng)驗等），經(jīng)領(lǐng)導批準，報行政部實施招聘。二是成立人才評聘小組，負責對崗位要求和應聘人員的整體素質(zhì)進行公正、客觀的評定，共同確定評聘結(jié)果。任何個人無權(quán)私自錄用、辭退員工或干涉招聘過程，保證所聘人才的質(zhì)量。三是人才試用期滿后，要按程序?qū)ζ涔ぷ鞒煽?、能力進行綜合評價，確定是否錄用、工資待遇，同時可考慮培養(yǎng)方向、方式、激勵措施等，使員工對自己的工作有明確目標和動力，踏實工作。四是按規(guī)定與員工簽訂勞動合同、辦理保險手續(xù)，讓員工享受相應待遇。2、開展員工培訓：從企業(yè)文化、技術(shù)、質(zhì)量、生產(chǎn)和設備管理等方面，根據(jù)不同人員的不同需求有針對性地進行培訓。一是各部門結(jié)合工作實際，制訂本部門全年培訓計劃，要求每位員工全年培訓課時不少于20個（每月平均2個），部門管理或技術(shù)人員、有經(jīng)驗的員工都可作為內(nèi)訓師為員工講課，鍛煉講課、講話能力。講的好的可給予一定報酬?！芭嘤栍媱潯币敿殻ㄅ嘤枙r間、內(nèi)容、方式、參訓人員、培訓考核得分、培訓效果評價等）?！安块T年度培訓計劃”交行政部匯總，經(jīng)領(lǐng)導審批后反饋給相關(guān)部門，行政部負責培訓過程的監(jiān)督與考核。二是可以針對各部門存在的共性問題，外聘講師進行授課，帶著問題聽，課后考試，提高聽課效果。同時，培養(yǎng)一批公司自己的內(nèi)訓講師。不斷提高員工整體素質(zhì)。三是把培訓與員工崗位調(diào)整緊密結(jié)合，建立考核晉升制度。 3、制度落實：一是對現(xiàn)有制度按實際重新進行修訂和完善，按株洲的做法，每個制度都制定一套細化、嚴密的操作流程和考核辦法，保證每個環(huán)節(jié)責任清晰、相互銜接到位。二是組織員工學習制度，讓員工了解制度的目的、操作程序和方法、考核辦法和違反后果（包括給公司的損失、個人罰款損失），有疑問要認真解釋，對合理建議提交討論，采納后獎勵，鼓勵員工參與管理。這樣使各項制度源于基，自覺去落實制度，因工序、流程職責清晰，在加工質(zhì)量、工作細節(jié)上還會相互監(jiān)督，形成良性循環(huán)。三是考核要有懲有獎，員工執(zhí)行過程中不僅關(guān)心如何不被罰，更關(guān)心怎樣得獎，調(diào)動積極性，讓全員都管理，形成合力。4、費用控制：2013年由行政部負責控制的與業(yè)務量相關(guān)的各項費用（電話費、招待費、辦公費等）同比相對下降5%，爭取10%。措施：一是對辦公費、電話費實行計劃管理、總量控制、定額考核、節(jié)超獎懲。二是完善辦公用品申報、領(lǐng)用程序，制訂合理的消耗定額，對打印機、復印機、傳真機及電腦等耗材進行合理控制和考核，杜絕浪費。三是以學株洲為契機，通過開會、學習等形式宣傳株洲先進的管理經(jīng)驗；以班組、部門為單位開展 “學株洲、轉(zhuǎn)觀念，全員管理”大討論，講問題和不足，分析原因，提出改進意見或建議，營造全員管理氛圍。鼓勵開展小改小革、修舊利廢活動，對效果顯著的按一定比例進行獎勵，同時，鼓勵員工總結(jié)工作創(chuàng)新工作經(jīng)驗并進行宣傳推廣，提高全員管理和創(chuàng)新和節(jié)約意識。6、創(chuàng)建和諧企業(yè)：堅