會議接待流程

會議接待流程（主辦方：主辦單位；承辦方：承辦單位；協(xié)辦方：會務公司）一、會議準備 1. 學習資料（主/承辦單位提供） 2. 會議登記表/簽到表（主/承辦單位提供） 3.會議指南、會議日程（主/承辦單位提供） 4. 會議資料（主/承辦單位提供） 5. 領導發(fā)言稿（主/承辦單位提供） 6. 會議用背景墻圖片（主/承辦單位提供） 7. 橫幅(歡迎布標、會議室布標)(主/承辦方提供) 8. 會議禮品（主/承辦單位按參會人數(shù)準備）二、設備及設施準備 1. 電腦 2.投影儀 3.會議室一間（根據(jù)參會人數(shù)預定） 4.車輛準備(根據(jù)要求安排接送站服務) 5. 麥克風根據(jù)會議要求提供 6. 訂制領導座次牌（根據(jù)要求安排） 7. 會議形式：座談/桌形式/劇院(按要求安排)三、會前準備工作程序1. 根據(jù)會務組要求，代表報到前，會議室會場布置(或分組討論)（會標、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務員安排）按要求落實到位。2. 據(jù)酒店提供的房況表，報到前兩天與先到達的會務組人員協(xié)商確定會務組房間，選定領導、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號、需要放置的水果種類及特殊安全保衛(wèi)工作。3. 提前檢查餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設、餐具的完好程度，再次落實菜單及服務到位情況。4. 提前完成會議所需發(fā)放的資料、簽到表、就餐卡及宣傳設備的擺設位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會間攝影、攝像設備，人員的準備。5. 與酒店保安部組成會議安全組，在會議期間加強門衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全隱患的發(fā)生。6. 在大堂、樓層、餐廳、會議室、電梯等處帖上會議指示箭頭。四、會議其它費用開支預算 1、按實際消費結(jié)算（會議用房、餐、會議室、車、發(fā)票、會議雜費支出（如課酬、橫幅、茶歇等各報銷項目）等。）五、會場布置 1. 布場。 2. 按會議規(guī)定的要求布置好會場。 3. 設立會務人員發(fā)放會議用品及文件，維護會場秩序。六、人員安排（財務人員、房餐、總勤（老師、會議室、車輛） 1. 根據(jù)會議需求安排會務接待小組:如財務人員(收費),住房登記員，票務，考察咨詢，督導人員（至房間、餐廳、電梯、會議室）。 2. 會議全程督導人員，負責落實會議室布置、茶水供應及服務。 3. 車輛小組：根據(jù)會議實到人數(shù)，落實車況好、駕駛技術好的配套車輛。此小組負責會議臨時接待服務工作。如：專家、領導臨時出行，就餐、會見等活動的車輛。 4. 生活小組：此小組負責會議用餐的時間、人數(shù)及相關的一些服務，確保代表會議期間的生活服務。七、發(fā)票的開據(jù) 在會議前通知上注明由我方協(xié)辦、會議期間我方根據(jù)代表實際消費/需要(會議主辦方要求)，開據(jù)正式發(fā)票（會議發(fā)票/酒店的住宿發(fā)票）。八、會議接站 1.會議報到當天，安排接站。 2.人員及車輛安排 1）接站車輛：根據(jù)主辦方要求派車 2）領導、專家由會務組統(tǒng)一安排，根據(jù)航班、車次，派專人專車接送，有特殊要求的提前安排，保證準確安全接待。九、會議報到 1. 在酒店大堂設“報到處”、“考察咨詢處”、“票務處”； 2. 報到登記時，填寫姓名、單位、職務、身份證號碼、通訊地址、電話、入住金額、入住天數(shù)、房間號、考察線路等； 3. 提醒代表貴重品免費寄存總臺、保管好個人財物，耐心、細致地解說會議報到須知及有關事宜，及時妥善處理好代表要求； 4. 根據(jù)主辦方要求傳達通知、指示，準確發(fā)放會議資料、紀念品、餐券、考察等會議用品； 5. 代表報到后，由行李員引導入住，同時辦理行李寄存； 6. 提前打印會議通訊錄并與會務老師校對，及時發(fā)給代表； 7. 會務組24小時有專職服務，隨時接待安排參會代表。十、會議期間 1. 要求酒店落實叫早/叫醒服務； 2. 準確統(tǒng)計用餐人數(shù)并安排代表用餐，及時解決會議期間臨時發(fā)生的問題，確保會議正常進行； 3. 落實會議室布置情況、根據(jù)上課時間接送講課老師、維護課堂秩序； 4. 落實返程機、車票的登記； 5. 及時統(tǒng)計票務預訂情況、考察人數(shù)、行程立即同旅行社計調(diào)反饋； 6. 與酒店 公司財務人員協(xié)調(diào)好票據(jù)的開??； 7. 準備統(tǒng)計返程的人數(shù)、時間、日期、確定代表返程； 8. 會議財務人員核準賬單（根據(jù)收據(jù)填寫收費明細、制作會議賬單）（根據(jù)賬單核準返住等信息）待準確無誤后安排落實到位。十一：會議考察 1：代表的安全問題 1）、要求每個環(huán)節(jié)的接待人員做到嚴格的保密制度、確保代表的人身安全。 2）、我方承諾確保代表返程機、車票，并根據(jù)主辦方要求按代表返程時間及方向分批送行，取保順利返程十二：會議結(jié)束工作 1：會議結(jié)算 1）：我方向會務給出書面報告，交會務組審核。并列會議結(jié)算清單，包括此會議的實際人數(shù)、天數(shù)、實際用餐標準及情況、用房標準及情況、考察人數(shù)及會議期間其它費用開支，我方承諾快捷、準確無誤。 2）：我方本著多年的辦公經(jīng)驗，為會務組在各項費用開支中，爭取最大的利益。 2：會議返程 1）