公司全套詳細(xì)活動策劃執(zhí)行流程

1 公關(guān)公司全套詳細(xì)活動策劃執(zhí)行方案公關(guān)公司全套詳細(xì)活動策劃執(zhí)行方案 一 活動策劃執(zhí)行流程圖一 活動策劃執(zhí)行流程圖 一 接洽流程接洽流程 2 2 二 策劃流程策劃流程 3 3 三 管控流程管控流程 3 3 四 標(biāo)準(zhǔn)管控工具 標(biāo)準(zhǔn)管控工具 甘特圖表甘特圖表 4 4 二 活動策劃執(zhí)行詳細(xì)方案二 活動策劃執(zhí)行詳細(xì)方案 TOCTOC o o 1 3 1 3 h h z z u u 一 前期準(zhǔn)備 4 4 1 1 前期準(zhǔn)備的宣傳類 前期準(zhǔn)備的宣傳類 5 2 2 前期準(zhǔn)備的物品類 前期準(zhǔn)備的物品類 6 3 3 前期準(zhǔn)備的其他 前期準(zhǔn)備的其他 6 二 活動現(xiàn)場 8 8 三 后期工作總結(jié)流程 一 活動策劃執(zhí)行流程圖一 活動策劃執(zhí)行流程圖 2 項(xiàng)目接洽項(xiàng)目接洽 項(xiàng)目接洽流程項(xiàng)目接洽流程 策劃方案策劃方案 項(xiàng)目策劃流程項(xiàng)目策劃流程 項(xiàng)目籌備項(xiàng)目籌備 項(xiàng)目執(zhí)行項(xiàng)目執(zhí)行 執(zhí)行總結(jié)執(zhí)行總結(jié) 人員分組 物料準(zhǔn)備 現(xiàn)場臺本 活動策劃 宣傳策劃 預(yù)算 物料申請 審物料申請 審 核流程核流程 現(xiàn)場照片 媒體剪報 客戶評價 執(zhí)行人員評估 執(zhí)行管控流程執(zhí)行管控流程 開拓 整合資源 規(guī)范 專業(yè)執(zhí)行 構(gòu)建 完善模式 一 接洽流程 一 接洽流程 3 任務(wù)分工任務(wù)分工準(zhǔn)備工作準(zhǔn)備工作主要工作要求及內(nèi)容說明 主要工作要求及內(nèi)容說明 洽談重點(diǎn)洽談重點(diǎn)參與人員參與人員聯(lián)系方式聯(lián)系方式完成時間完成時間備注備注 初步接觸 初步接觸 公司宣傳冊及相關(guān)資料 本公司自有優(yōu)勢資源 活動經(jīng)驗(yàn) 了解項(xiàng)目規(guī)模 場地及其可操作性 了解合作方關(guān)鍵人物 組織機(jī)構(gòu) 合作意向 資金條件 了解對方的想法和建議 1 細(xì)節(jié)洽談 多次 細(xì)節(jié)洽談 多次 自有資源 案例介紹 PPT 文檔 項(xiàng)目初步策劃案框架 包括 活動主題 形式 主要內(nèi)容建議 執(zhí)行流程安排 大體 預(yù)算 討論策劃案 獲取客戶對活動的具 體要求及意見 獲知項(xiàng)目的著重點(diǎn)及難點(diǎn) 客戶的傾向性 2 項(xiàng)目匯報項(xiàng)目匯報 根據(jù)客戶意見修改后的策劃案 包含策劃 執(zhí)行方案 宣傳策劃案 詳細(xì)預(yù)算 準(zhǔn)備匯報用投影儀 手提電腦 方案 PPT 文檔 策劃文案打印 裝訂成冊 匯報流程安排 開場人員 主要講述人員 答疑人員 項(xiàng)目匯報 合同條款認(rèn)定 二 策劃流程 二 策劃流程 任務(wù)分工任務(wù)分工參與部門參與部門討論重點(diǎn)討論重點(diǎn)會后工作會后工作備注備注 初次策劃會議聯(lián)絡(luò)人 活動策劃 執(zhí)行統(tǒng)籌 活動部負(fù)責(zé) 人 項(xiàng)目背景 需求 是否值得繼續(xù)跟進(jìn) 活動概念和形式 撰寫初步策劃案 報策劃總監(jiān)與分管副總 談判后 協(xié)調(diào)會議 聯(lián)絡(luò)人 活動策劃 執(zhí)行統(tǒng)籌 活動部負(fù)責(zé) 人 制作統(tǒng)籌 設(shè)計(jì)師 信息專員 媒介負(fù) 責(zé)人 客戶意見 策劃案大體框架 形式和內(nèi)容設(shè)計(jì) 項(xiàng)目基本成本 宣傳炒作重點(diǎn) 撰寫策劃執(zhí)行方案初稿 含策 劃方案 宣傳方案 預(yù)算方案 方案由設(shè)計(jì)師進(jìn)行精包裝 細(xì)節(jié)談判后聯(lián)絡(luò)人 活動策劃 執(zhí)行統(tǒng)籌 活動部負(fù)責(zé) 客戶意見 撰寫策劃執(zhí)行方案定稿 包括 4 協(xié)調(diào)會議人 制作統(tǒng)籌 設(shè)計(jì)師 信息專員 媒介負(fù) 責(zé)人 部門總監(jiān) 內(nèi)容 執(zhí)行細(xì)節(jié)確定 現(xiàn)場效果圖 宣傳方案確定 物料方案 預(yù)算方案 成本 報價 活動內(nèi)容 執(zhí)行流程 人員分工 宣傳計(jì)劃及預(yù)算 擬定合作協(xié)議 確定需外包工作并開始聯(lián)絡(luò) 演藝 制作 場地等 確定執(zhí)行工作組 合同簽訂后 協(xié)調(diào)會議 執(zhí)行工作組成員 項(xiàng)目分解及完成時間圖表 甘特圖 安排各項(xiàng)工作 項(xiàng)目正式立項(xiàng) 落實(shí)各項(xiàng)資源 外包 執(zhí)行管控 三 管控流程 三 管控流程 管控環(huán)節(jié)管控環(huán)節(jié)主要工作要求及內(nèi)容說明 主要工作要求及內(nèi)容說明 洽談重點(diǎn)洽談重點(diǎn)參與人員參與人員聯(lián)系方式聯(lián)系方式完成時間完成時間備注備注 時間管控 時間安排表和節(jié)點(diǎn)控制 活動進(jìn)行的時間是不可更改的 時間管理必須根據(jù)活動進(jìn)行 的時間來倒推 供應(yīng)管控 要是指對活動的服務(wù) 設(shè)備及物質(zhì)資料的供應(yīng)的管理 對外包服務(wù)的管理 比如在活 動執(zhí)行過程中會涉及到食宿 交通 燈光 音響 舞臺 服裝 道具 特技 錄制等 這些對專業(yè)活動運(yùn)營公司大都采取外包的模式 那就需要對外包的供應(yīng)商進(jìn)行有效管 理 人力管控 活動現(xiàn)場負(fù)責(zé)人 團(tuán)隊(duì)的人員配置和管理 甚至包括現(xiàn)場志愿者的管理 四 標(biāo)準(zhǔn)管控工具 甘特圖表 四 標(biāo)準(zhǔn)管控工具 甘特圖表 任務(wù) 任務(wù) 把活動管理各個區(qū)域的工作分解成為一個個易于管理的任務(wù)或活動 5 時間段 時間段 對每一個任務(wù)設(shè)置一個時間段 需要考慮的因素是開始和結(jié)束的時間 優(yōu)先順序 優(yōu)先順序 設(shè)定任務(wù)的優(yōu)先順序 節(jié)點(diǎn) 節(jié)點(diǎn) 因?yàn)榇吮硎怯脕肀O(jiān)控活動的進(jìn)展情況的 所以對于那些特別重要的任務(wù)要指定為節(jié)點(diǎn) 并在圖表中標(biāo)記出來 分工 分工 每一個任務(wù)對應(yīng)參與的人員 節(jié)點(diǎn)處找第一負(fù)責(zé)人 二 活動策劃具體執(zhí)行詳細(xì)方案二 活動策劃具體執(zhí)行詳細(xì)方案 一 前期準(zhǔn)備一 前期準(zhǔn)備 任務(wù)分工任務(wù)分工主要工作要求及內(nèi)容說明主要工作要求及內(nèi)容說明負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式聯(lián)系方式完成時間完成時間備注備注 一 前期準(zhǔn)備的宣傳類 一 前期準(zhǔn)備的宣傳類 1 活動策劃書 要籌備一次活動我們都會先有初步的計(jì)劃 這樣我們就需要先做一份比較完整的 活動策劃書 這樣比較方便接下來活動的開展 更重要的是要讓上級認(rèn)可這份策 劃書 策劃書最主要的是目的意義 活動內(nèi)容方式及經(jīng)費(fèi)預(yù)算等 2 正式發(fā)文 一次活動能否成功的完成還需要得到更多單位的支持和配合 這樣就少不了一份 正式的發(fā)文 這也是一個很好的宣傳方式 發(fā)文要規(guī)范 如文號 主題詞 抄送 單位等 3 懸掛條幅 張貼海報 設(shè)置氣拱門 電子屏 要完成以上這些宣傳形式還是有一定的程序的 首先這些宣傳形式的文字內(nèi)容都 要由上級確認(rèn) 并通過相關(guān)部門的審查 然后在校園內(nèi)宣傳 4 幕布 目前的活動一般都有背景幕布 我們需要事先量好尺寸大小在經(jīng)過設(shè)計(jì) 最后懸 掛 如操場邊鐵絲網(wǎng)寶麗布廣告最大的是長 3 米 高 3 米 學(xué)生活動中心條幅 長 9 米 高 0 8 米等 5 借用展板展板是用于活動的宣傳 張貼海報等 6 制作邀請函和節(jié)目單 一場活動我們?yōu)榱藬U(kuò)大宣傳都會邀請領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓蒞臨現(xiàn)場 這樣我們先制作好要 邀請函并進(jìn)行派發(fā) 現(xiàn)在最流行的恐怕是學(xué)生自己設(shè)計(jì)的正面是邀請函背面是節(jié) 目單 并卷成圓筒形綁細(xì)綢帶紅色 A4 或 B5 大小的紙張 這樣做一來可融入創(chuàng)意 6 二來也還美觀 三來節(jié)約 這點(diǎn)特別讓許多領(lǐng)導(dǎo)肯定 7 演示文稿 PPT 現(xiàn)在越來越多的活動需要用到多媒體 PPT 就是其中一項(xiàng) 例如座談會 講座等之 類的這些活動都會經(jīng)常用上 所以演示文稿我們要事先準(zhǔn)備好 當(dāng)然還有投影儀 和電腦 這點(diǎn)要注意的一是要有組織的標(biāo)志 二是要考慮到現(xiàn)場播放出來的效果 就是說背景顏色與文字的對比要比較明顯 三是內(nèi)容的規(guī)范 8 聯(lián)系校內(nèi)外媒體 要做到三化 聯(lián)系常規(guī)化 經(jīng)過多次與一個記者聯(lián)系 就會建立感情 以后報道 就容易了 接待程序化 如要到宣傳部審批入校手續(xù) 由專門的工作人員進(jìn)行接 待 準(zhǔn)備相關(guān)材料 新聞通稿格式化 給媒體的新聞共三段 第一段寫時間地點(diǎn) 主題參與人員 第二段寫活動過程 形式 第三段寫意義 同學(xué)反應(yīng) 這樣寫可 以減輕我們的壓力 也方便媒體朋友找出他們各自的興趣點(diǎn) 9 領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓發(fā)言稿 一般活動的開場或是總結(jié)我們還會邀請主要的領(lǐng)導(dǎo)嘉賓發(fā)言 有些領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓對 我們的具體活動還不是十分了解 所以我們最好先準(zhǔn)備好一份領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓的發(fā)言 稿 以備不時之需 領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言是一個活動的靈魂 因?yàn)閷顒拥目隙?活動的意 義 對青年學(xué)生提出的希望都要由領(lǐng)導(dǎo)講出來 當(dāng)然了 這個發(fā)言稿一定要由這 個組織的最高指導(dǎo)者定稿 10 主持稿 為了使主持人能夠?qū)?jié)目進(jìn)行順利的銜接 為了讓所有工作人員對整個活動具體 流程都了解 提前把主持稿寫出來是很必要的 11 準(zhǔn)備拍攝相機(jī) 攝影 機(jī) 這個環(huán)節(jié)每個組織都會強(qiáng)調(diào) 但我有幾個建議 一是如果很重要的活動 最好邀 請專業(yè)的人士 二是如果場面很大 最好準(zhǔn)備廣角照像機(jī) 三是要同時準(zhǔn)備多臺 12 獎狀設(shè)計(jì)及制作要注意規(guī)范 美觀和時尚 13 熱氣球 彩旗 有些活動需要營造出熱烈 喜慶的氣氛 這樣熱氣球與彩旗就是最好的選擇 不 但可以營造氣氛還可以擴(kuò)大宣傳 當(dāng)然 這個視活動的經(jīng)費(fèi)而定了 二 前期準(zhǔn)備的物品類 二 前期準(zhǔn)備的物品類 1 水 無論是活動前期的籌備還是活動的現(xiàn)場我們都要準(zhǔn)備好足夠的水給工作人員及領(lǐng) 導(dǎo)與嘉賓 2 地毯 無論是晚會舞臺上的還是會議道路門口上的 現(xiàn)在很多的活動我們都需要鋪上地 毯 3 燈光 音響等設(shè)備現(xiàn)在的活動特別是室外的活動我們都要用到燈光和音響 而這些設(shè)備通常我們都 7 沒有 所以要先去租借 一個原則 夠用就可以了 不要增加一些花樣 沒有什 么大作用 4 準(zhǔn)備簽到本 中性筆 毛筆 現(xiàn)在的許多活動都有簽到這一環(huán)節(jié) 特別是會議這種類型的 所以我們事先要準(zhǔn) 備好簽到表和簽到筆 如果是畫展則需要準(zhǔn)備好簽到本與毛筆 5 花 許多活動的場景布置都需要用到鮮花 例如 會議桌上 致詞臺上 茶幾上 還有就是上臺獻(xiàn)的花環(huán)或是花束 這些花都要按照不同場合提前準(zhǔn)備好 6 禮花炮 很多晚會等類型的活動在開場或是結(jié)束的時候都會放禮花炮 所以在舉辦這些活 動時我們要準(zhǔn)備好 同時要安排好放禮花炮的人員 當(dāng)然了 這個也是能省則省 7 水果盤 水果 現(xiàn)在的社會越來越人性化 所以許多活動的桌上我們都會擺放水果 不一定要貴 但一定要對 如新鮮 易食用等 這個環(huán)節(jié)也要注意擺放抽式紙巾 8 桌椅 許多的活動都需要用到桌椅 特別是室外的一些活動 這些桌椅我們都要事先借 好擺放好 條件允許還要增加桌布 感覺更正式 9 觀眾座位安排表制作 及張貼 事先就要劃分好區(qū)域 在座位貼上座位表 10 領(lǐng)導(dǎo)座位簽 牌 正式會議的桌前 晚會的領(lǐng)導(dǎo)以及嘉賓席等都需要事先擺放好座位簽 牌 11 帳篷 一些在室外的活動我們要考慮到天氣變化的問題提前準(zhǔn)備好帳篷 主要用于音響 燈光和工作人員的避雨 12 預(yù)定工作餐 重大活動和長時間的活動要提供工作餐 因?yàn)閷?shí)在是太辛苦了 當(dāng)然 這只是組 織的一種心意 不用吃得好 但要吃得飽 13 觀眾服裝 有部分的活動需要觀眾的服裝的統(tǒng)一的 我們要按照活動的需求事前制作或是租 借 14 哨子 熒光棒 如果是晚會這一類型的活動我們?yōu)榱嘶钴S現(xiàn)場的氣氛可以事先準(zhǔn)備好哨子和熒光 棒 活動之前分發(fā)給觀眾 小商品批發(fā)市場可以用很便宜的價錢買到 15 小禮品 如果是游園活動或是晚會一般會有互動環(huán)節(jié) 我們自然還要準(zhǔn)備些小禮品送給積 極參與的觀眾 16 提示板 若是訪談這一類型的活動 我們?yōu)榱吮３蛛S時和主持人的聯(lián)系還應(yīng)該準(zhǔn)備好提示 板 17 借用禮儀服 鞋子 禮儀盤 許多的活動現(xiàn)場都需要用到禮儀 比如座談會或是頒獎典禮等活動 我們則需要 聯(lián)系好禮儀隊(duì) 并事先要準(zhǔn)備好禮儀服 鞋子 禮儀盤等 8 三 前期準(zhǔn)備的其他 三 前期準(zhǔn)備的其他 1 確定到場的領(lǐng)導(dǎo)及嘉 賓 活動之前要確定好會到場的領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓 這樣我們方能準(zhǔn)確的做好座位簽 牌 安排好座位 2 邀請?jiān)u委如果是賽事性質(zhì)的活動我們還要提前預(yù)約好評委 3 確定主持人 所有的活動在開始之前我們都要先與主持人溝通 商量好一些細(xì)節(jié)的東西 主持 人的選擇要很慎重 性質(zhì)不同的活動就要選擇風(fēng)格不同的主持人 4 活動場地借用 無論是室內(nèi)還是室外的活動 都需要活動場地 為了保證活動能夠如期開展我們 一定要之前就審批好場地 5 管弦樂隊(duì) 背景音樂 會議 座談會 頒獎儀式 講座之類的我們一般要先準(zhǔn)備好管弦樂隊(duì)和背景音樂 以營造現(xiàn)場氣氛 6 特殊用電 活動基本都需要用電 特別是室外的活動 我們都要事前提出申請 審批好電 如果需要電纜 則要提前聯(lián)系好 7 擺放節(jié)目單 礦泉水 等 在許多時候 領(lǐng)導(dǎo)會要求我們把節(jié)目單與礦泉水?dāng)[放規(guī)范 如橫豎都成一條線等 8 活動前現(xiàn)場衛(wèi)生清掃活動開始之前要把衛(wèi)生清掃一遍 重點(diǎn)包括洗手間 抽屜等 9 確定禮儀及頒獎順序 如果活動包含頒獎儀式我們則需要提前確定禮儀的頒獎順序 這樣方能更好的保 證會議的順利進(jìn)行 對于這一點(diǎn) 只有經(jīng)過彩排才能保證質(zhì)量 在許多時候 彩 排了還是不能很好的完成 因?yàn)樽償?shù)實(shí)在太多了 如領(lǐng)導(dǎo) 臨時調(diào)整等因素 10 安排基本觀眾 許多的活動到場的觀眾是不能保證人數(shù)的 為了活動的需要有時我們需安排基本 觀眾 要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是最好能找到喜歡這種活動的人來參加 否則他們出去就會 四處進(jìn)行活動的負(fù)面宣傳 11 更衣間 化妝間 化 妝人員 化妝物品 如果是室外的活動 例如晚會 游園會這些類型的在租借活動場地之時我們要一 起準(zhǔn)備好更衣室與化妝間 當(dāng)然化妝人員和化妝物品也自然不可少 聽說這點(diǎn)有 許多化妝公司都喜歡幫忙 12 后勤人員安排 現(xiàn)場 秩序維護(hù)人員 催場人員 晚會 游園會等這些活動的現(xiàn)場一般會比較的混亂 所以在之前我們要先安排好 后勤人員 現(xiàn)場秩序維護(hù)人員和催場人員 13 互動環(huán)節(jié)發(fā)問的問題 及發(fā)問人員的準(zhǔn)備 在講座 訪談和座談會議上一般會有互動提問環(huán)節(jié) 我們?yōu)榱舜_保場面不冷場還 應(yīng)該提前準(zhǔn)備好相關(guān)的問題 如果實(shí)在是沒有人提問 那就由我們安排好的人來 提問 9 14 路標(biāo)制作及擺放 如果我們活動的現(xiàn)場比較不容易找到或是有邀請校外的嘉賓我們還需要事先做好 路標(biāo) 方便大家到場的時間 如果是重大活動 就需要一些有明顯服裝標(biāo)志的志 愿者站在重要地點(diǎn) 如學(xué)校大門口 轉(zhuǎn)彎處等舉著指示牌來引導(dǎo) 二 活動現(xiàn)場二 活動現(xiàn)場 1 現(xiàn)場停車位安排 如若活動是比較大型的 我們還要與保衛(wèi)處取得聯(lián)系 準(zhǔn)備好停車場地 安排好 停車引導(dǎo)人員 2 貴賓室 校園相對簡單 但許多時候 領(lǐng)導(dǎo)來早了 總要有地方讓他先休息一下吧 這就 是貴賓室 我們的布置不一定很高檔 但水 水果 紙巾 講究衛(wèi)生等還是少不 了的 3 現(xiàn)場全程拍攝為了做好后期工作的宣傳和總結(jié)我們要安排人員全程拍攝 4 簽到 禮儀迎接領(lǐng)導(dǎo) 嘉賓及合影 當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓到來時我們要讓禮儀進(jìn)行迎接 獻(xiàn)花 如果有需要我們還要合影留 作紀(jì)念 然后禮儀引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓入席 5 司掌員為了保證現(xiàn)場的氣氛我們最好先前安排好司掌員 6 維持現(xiàn)場秩序 安全 員 為了保持整場活動的秩序 我們要讓負(fù)責(zé)安全人員在現(xiàn)場維持秩序 最主要的是 確保在突發(fā)情況下 現(xiàn)場不慌亂 一般情況下 安全員主要負(fù)責(zé)不要讓觀眾在領(lǐng) 導(dǎo)前面不停的走動 所有人員均從后排走動 包括拍照 攝像 要適可而止 7 現(xiàn)場話筒傳遞當(dāng)?shù)搅嘶迎h(huán)節(jié)需要觀眾發(fā)言時 我們要事先安排好禮儀專門傳遞話筒 8 觀眾的調(diào)整 如果活動開始前觀眾還沒坐滿 就要迅速將后面幾排的觀眾調(diào)整至前面 保證活 動場面 9 記者接待要保證記者的座位 行動的自由等 10 活動的開始 一定要由總負(fù)責(zé)人說的算 不是一定要按照原計(jì)劃的時間開始的 可能會根據(jù)現(xiàn) 場的實(shí)際情況提前或者推后 11 領(lǐng)導(dǎo)介紹 許多領(lǐng)導(dǎo)不是提前