財務(wù)審核審批制度41

財務(wù)審核審批制度 財務(wù)審核審批制度是企業(yè)進(jìn)行日常管理的重要制度 為使權(quán)限 分明 職責(zé)清晰 流程優(yōu)化 遵循內(nèi)部控制相關(guān)原則 切合公司實 際情況 特制定以下制度 第一章 總則 第一條 為明確相關(guān)人員的財務(wù)審核審批權(quán)限和職責(zé) 保障日 常管理流程順暢 促使高效地控制費用 降低成本 同時防止和杜 絕弄虛作假 徇私舞弊和不必要的流失浪費 特制定本制度 第二條 報銷人員必須履行以下基本報銷程序 1 費用開支的基本報銷程序 經(jīng)辦人簽字 復(fù)核人證明或部門 負(fù)責(zé)人確認(rèn) 財務(wù)審核 總經(jīng)理審批 2 實物開支的基本報銷程序 經(jīng)辦人簽字 驗收人驗收 需要 質(zhì)檢人員檢驗的應(yīng)有相應(yīng)的質(zhì)檢手續(xù) 部門負(fù)責(zé)人確認(rèn) 財務(wù)審核 總經(jīng)理審批 3 特殊費用開支的基本報銷程序 經(jīng)辦人簽字 復(fù)核人證明或 部門負(fù)責(zé)人確認(rèn) 總經(jīng)理審批 財務(wù)復(fù)核 第三條 審核審批基本內(nèi)容 1 經(jīng)辦人 核對項目 單價 金額是否正確 是否與合同相吻 合 是否有事先申請報告 發(fā)票是否規(guī)范 用途是否清晰 是否有 部門經(jīng)理確認(rèn)簽字 或倉庫驗收或證明人簽字 2 部門確認(rèn) 或驗收人或證明人 確認(rèn)項目是否屬實 單價 是否合理 是否有驗收人確認(rèn)簽字 驗收人或證明人直接在票據(jù)的 2 背面確認(rèn)簽字 3 財務(wù)審核 審核費用是否按照報銷標(biāo)準(zhǔn)報銷 采購價格是否 合理 是否按合同執(zhí)行 相關(guān)人員是否已確認(rèn)簽字 核對項目 單 價 金額是否正確 是否有事先申請報告 發(fā)票是否規(guī)范 票據(jù)是 否完整 用途是否清晰 4 總經(jīng)理審批 審批項目是否屬實 相關(guān)人員是否已確認(rèn)簽字 第四條 出納在付款時 必須對原始單據(jù)的金額再次全面核對 確保付款金額與原始單據(jù)金額相符 同時 出納必須核對和確保付 款的單據(jù)上同時有財務(wù)經(jīng)理的審核和總經(jīng)理的審批 才能付款 第五條 報銷基本要求 1 審核審批次序必須按以上基本報銷程序依次逐級辦理 2 各級領(lǐng)導(dǎo)接到下屬的各項開支請示報告 原則上必須以書面 形式在 3 日內(nèi)給予回復(fù) 3 各項已批復(fù)的請示報告都必須作為報銷附件 4 報銷人員原則上應(yīng)在回單位后 3 日內(nèi)報銷 5 報銷單據(jù)應(yīng)當(dāng)使用碳黑墨水書寫 不得使用鉛筆或圓珠筆書 寫 報銷單據(jù)不得涂抹 刮擦 內(nèi)容和項目必須齊全 6 報銷單據(jù)必須能夠清晰地看出發(fā)生項目的 用途 未能直接 在單據(jù)內(nèi)容上看清楚 用途 的 經(jīng)辦人必須在報銷單據(jù)的背面詳 細(xì)寫清楚 第六條 費用或?qū)嵨飯箐N必須實事求是 不得變更費用項目進(jìn) 3 行報銷 不得以合理的項目套換不合理的項目騙取開支 不得分拆 屬于同一項目 同一時間或同一性質(zhì)的費用進(jìn)行報銷 第七條 費用或?qū)嵨飯箐N原則上應(yīng)當(dāng)取得合法的發(fā)票 特殊情 況沒有發(fā)票的必須與財務(wù)部門咨詢 經(jīng)同意后才能報銷 同時大額 的項目應(yīng)當(dāng)簽訂合同 以合同形式開展業(yè)務(wù)關(guān)系 第八條 報銷的款項支付 特別是大額款項支付應(yīng)當(dāng)避免以現(xiàn) 金形式支付 而應(yīng)通過銀行辦理匯款 第二章 物資采購 第九條 采購合同簽訂權(quán)限 1 物資采購合同簽訂權(quán)限 合同金額在 5000 元以下的由采購 部經(jīng)理簽訂 合同金額在 5000 元以上的由總經(jīng)理簽訂 2 物資采購合同中如有規(guī)定預(yù)付款條款的 預(yù)付款在 20 以內(nèi) 的由采購部經(jīng)理簽訂 預(yù)付款在 20 以上的由總經(jīng)理簽訂 第十條 統(tǒng)一采購 1 物資采購原則上由行政部對外統(tǒng)一采購 2 統(tǒng)一采購的物資 由行政部按程序辦理采購 在保證質(zhì)量的 條件下 按充分客觀詢價或面向社會大范圍的原則簽訂采購合同 采購合同應(yīng)復(fù)印一份送給財務(wù)部以備審核 第十一條 采購款項支付 由采購人員辦理付款申請 經(jīng)采購人員所屬部門經(jīng)理確認(rèn) 由 財務(wù)經(jīng)理審核 報總經(jīng)理審批后付款 第三章 費用項目 4 第十二條 薪資 包括基本薪資 加班薪資 工齡薪資 獎金 差旅補(bǔ)助 銷售提成和個人其他所得等 1 固定薪資人員的薪資由各部門經(jīng)理按照公司統(tǒng)一的薪資標(biāo)準(zhǔn) 提出申請 由人力資源部審核 上報總經(jīng)理審批后執(zhí)行 經(jīng)審批的 薪資方案需上報財務(wù)負(fù)責(zé)人備案 2 每月固定薪資人員的薪資由人事部統(tǒng)一核算 由財務(wù)部審核 上報總經(jīng)理審批按時支付 3 每月銷售人員薪資由銷售部統(tǒng)一核算 由財務(wù)部審核 上報 總經(jīng)理審批后按時支付 第十三條 福利費用由人力資源部申請 上報總經(jīng)理審批后執(zhí) 行 或由當(dāng)事人提出申請 由部門經(jīng)理確認(rèn) 由人力資源部審核 上報總經(jīng)理審批后執(zhí)行 福利費用報銷 由人力資源部核實確認(rèn) 由財務(wù)部審核 上報 總經(jīng)理審批后按時支付 第十四條 水電費 物業(yè)費 水電 物業(yè)由行政部統(tǒng)一管理和經(jīng)辦 每月水電 物業(yè)費由行 政部門核實確認(rèn) 由財務(wù)部門審核 經(jīng)總經(jīng)理審批后付款 第十五條 辦公費 包括辦公用品 筆墨紙張 帳表票卡 名 片 書報 電腦耗材 郵寄費等 1 辦公用品按照以上 小額物品采購 辦理申請 采購 采購 后 需要辦理人庫和領(lǐng)料手續(xù) 同時行政部門要建立臺帳 并定期 進(jìn)行分析和控制 5 2 辦公費用由行政部核實確認(rèn) 由財務(wù)部門審核 上報總經(jīng)理 審批后付款 第十六條 稅金 包括增值稅 所得稅 附加稅 印花稅等 1 嚴(yán)格按照政府有關(guān)規(guī)定按時繳納稅金 經(jīng)辦部門必須全面了 解該項稅收的政策和制度 第十七條 小車費 包括保養(yǎng)費 日常修理費 大修費 年檢 費 過路費 停車費 油費等 1 小車由行政部門統(tǒng)一管理和調(diào)配 小車費用經(jīng)司機(jī)確認(rèn)后 報銷時由行政部經(jīng)理確認(rèn) 由財務(wù)部審核 經(jīng)總經(jīng)理審批后付款 2 車輛修理預(yù)計金額在 500 元以下的 由行政部經(jīng)理審批后執(zhí) 行 金額在 500 元以上的由總經(jīng)理審批后執(zhí)行 車輛維修原則統(tǒng)一 在公司指定的修理廠維修 并由行政部門聯(lián)系維修廠統(tǒng)一結(jié)算 3 每部小車外出需要在外加油時 必須索取正式發(fā)票 4 過路費 停車費由司機(jī)在單據(jù)的背面詳細(xì)寫清楚 當(dāng)天經(jīng)用 車人簽字確認(rèn) 5 因個人原因違反交通法規(guī)的罰款 一律不予報銷 第十八條 租車費用 具備條件派車的人員如果要去市區(qū)辦事 而沒有派車的可以申請打車 1 市區(qū)打車由當(dāng)事人填寫申請 由部門經(jīng)理和行政部共同確認(rèn) 2 當(dāng)事人憑交通發(fā)票和申請單報銷 由部門經(jīng)理核實確認(rèn) 由 財務(wù)經(jīng)理審批后付款 6 第十九條 通信費包括固定電話費 入網(wǎng)費 電話初裝費 專 線月租 電子郵箱費等 1 按照通信費用報銷標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行 新進(jìn)人員或崗位調(diào)整人員 按照通信費用制度規(guī)定能夠享受的 由當(dāng)事人提出申請 由當(dāng)事人 部門經(jīng)理審核確認(rèn) 經(jīng)人力資源部審批后執(zhí)行 2 通信費報銷 于次月 10 日前由各部門經(jīng)理審核確認(rèn) 上報 財務(wù)經(jīng)理審批后付款 3 通信費報銷標(biāo)準(zhǔn) 第二十條 差旅費 包括長途短途交通費 市區(qū)交通費 住宿 費和出差補(bǔ)貼 1 出差人員需事先提出申請 經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行 出差產(chǎn)生 的以上費用之外的其他費用 不作為差旅費 而應(yīng)單獨申請報銷 差旅費用嚴(yán)格按照 差旅費用 制度審核控制 2 差旅費報銷由各部門經(jīng)理確認(rèn) 上報財務(wù)經(jīng)理審批后付款 報銷時 如果實際報銷項目與出差申請單的項目不相吻合 由總經(jīng) 理審批后付款 第二十一條 運費 一 運費價格標(biāo)準(zhǔn)制定 1 銷售運費價格標(biāo)準(zhǔn) 由銷售部起草 并組織財務(wù)部 行政部 等相關(guān)部門的人員討論 確定 如果有不同的意見可將意見記錄一 并上報總經(jīng)理審批 2 物資采購發(fā)生的運費原則上全部由供應(yīng)商承擔(dān) 如果短途運 7 輸費用需要公司承擔(dān)的 由采購部制定運費價格標(biāo)準(zhǔn)并上報總經(jīng)理 審批后執(zhí)行 二 運費款項支付 1 采購物資的運輸費支付 以倉管員已簽名確認(rèn)收到物資的運 費結(jié)算單為依據(jù) 由采購經(jīng)辦人確認(rèn) 由財務(wù)審核 上報總經(jīng)理審 批后付款 2 銷售產(chǎn)品的運輸費支付 以客戶已簽名確認(rèn)收到貨的運費結(jié) 帳單和驗收回單或相關(guān)驗收證明為依據(jù) 經(jīng)臺帳會計確認(rèn) 由財務(wù) 審核 上報總經(jīng)理審批后付款 第二十二條 財產(chǎn)保險費 1 存貨 房屋 設(shè)備的保險費由行政部統(tǒng)一辦理 并報總經(jīng)理 審批后執(zhí)行 支付 2 車輛保險費由行政部統(tǒng)一辦理 并報總經(jīng)理審批后執(zhí)行 支 付 第二十三條 業(yè)務(wù)招待費 包括餐費 贈品 禮品等 1 業(yè)務(wù)招待費原則上要事先申請 在應(yīng)急的情況下 按以下權(quán) 限可先發(fā)生 而后向總經(jīng)理匯報 并統(tǒng)一先報總經(jīng)理審批 再報財 務(wù)審核后付款 2 每次金額在 500 元以下的由各部門經(jīng)理事先發(fā)生或?qū)徟?3 一般客人中午晚上招待費每人每餐控制在 50 元以內(nèi) 重點 客人控制在 100 元以內(nèi) 超過 100 元的一律上報總經(jīng)理審批 4 業(yè)務(wù)招待費開支由對于招待職務(wù)最高的人員作為報銷經(jīng)辦人 8 5 報銷單上應(yīng)詳細(xì)寫明人數(shù) 招待事宜及被招待單位名稱及主 要人員 餐費招待還應(yīng)附餐費明細(xì)單 6 陪同客人吃飯一般由與客人直接有關(guān)的負(fù)責(zé)人 原則上一人 陪同 以提高企業(yè)良好的應(yīng)酬節(jié)儉形象 第二十四條 中介費 包括工商 稅務(wù) 銀行年檢費 審計驗 資費 管理咨詢費 年費等 1 工商 稅務(wù) 銀行各項收費標(biāo)準(zhǔn)由財務(wù)部門辦理 經(jīng)總經(jīng)理 審批后執(zhí)行 付款 2 管理咨詢費 年費等由行政部門辦理 經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行 款項支付由行政部確認(rèn) 財務(wù)審核 經(jīng)總經(jīng)理審批后付款 第二十五條 政府相關(guān)管理費用 包括企業(yè)衛(wèi)生管理費 企業(yè) 行政管理費 治安管理費 質(zhì)量檢驗費 社保費用 醫(yī)療保險費用 個人所得稅 酒類流通隨附單費用等 1 嚴(yán)格按照政府有關(guān)規(guī)定按時繳納有關(guān)費用 經(jīng)辦部門必須全 面了解各項費用的政策和規(guī)定 并爭取合理減免 有關(guān)費用的政策 和規(guī)定應(yīng)當(dāng)提供給財務(wù)部 以便于財務(wù)部門的審核 2 企業(yè)衛(wèi)生管理費 企業(yè)行政管理費 環(huán)境保護(hù)費 治安管理 費等 由行政部統(tǒng)一辦理 并報總經(jīng)理審批后執(zhí)行 付款 3 涉及產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗費等相關(guān)費用由質(zhì)檢部統(tǒng)一辦理 并報 總經(jīng)理審批后執(zhí)行 付款 4 社保費用 醫(yī)療保險費用 個人所得稅等相關(guān)費用由人力資 9 源部統(tǒng)一辦理 并報總經(jīng)理審批后執(zhí)行 付款 5 涉及銷售的酒類流通隨符單費用由銷售部統(tǒng)一辦理 并報總 經(jīng)理審批后執(zhí)行 付款 第二十六條 修理費由行政部統(tǒng)一辦理 并報總經(jīng)理審批后執(zhí) 行 付款 第二十七條 裝修費 辦公室裝修由行政部牽頭 會同財務(wù)部共同確認(rèn) 上報總經(jīng)理 審批后執(zhí)行 付款 1 日常小額 零星廣告 如 POP 等金額在 1000 元以下 廣告 費用 由市場部經(jīng)理審批后執(zhí)行 款項支付由總經(jīng)理審批后付款 2 大額或策劃性的廣告費用 由市場部牽頭 會同財務(wù)部共同 確認(rèn) 上報總經(jīng)理審批后執(zhí)行 付款 第二十八條 會務(wù)費 包括參會人員辦公費 餐費 住宿費 交通費 場地租用費 會場布置費 人員勞務(wù)費等與宣傳活動 相關(guān)的一切費用 1 各部門組織召開會議前 應(yīng)當(dāng)全面評估會議意義 目的和會 務(wù)費金額 并提出申請 上報總經(jīng)理審批后執(zhí)行 款項支付由總經(jīng) 理審批 2 每次的會務(wù)費除個別單項費用外 應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一一次性報銷 并 附帶會議效果評估 第二十九條 促銷費用 1 產(chǎn)品促銷 以產(chǎn)品贈送或降價等形式而產(chǎn)生的局部促銷或小 10 額促銷由銷售部審批后執(zhí)行 以產(chǎn)品贈送或降價等形式而產(chǎn)生的全 面或大額促銷由運營部確認(rèn)后執(zhí)行 2 外購商品促銷 以外購商品贈送而產(chǎn)生的局部促銷或小額促 銷由運營部審批后執(zhí)行 公司支付的款項由總經(jīng)理審批后付款 以 外購商品贈送而產(chǎn)生的全面促銷或大額促銷由運營部確認(rèn) 上報總 經(jīng)理審批后執(zhí)行 付款 第三十條 返利費用 1 在合同規(guī)定范圍內(nèi)的返利 由運營部提出申請 經(jīng)財務(wù)審核 上報總經(jīng)理審批后給予兌現(xiàn) 2 在合同規(guī)定范圍外的返利 在活動發(fā)生前 應(yīng)當(dāng)事先上報總 經(jīng)理審批后才能執(zhí)行 活動發(fā)生后 由運營部提出申請 經(jīng)財務(wù)審 核 上報總經(jīng)理審批后給予兌現(xiàn) 第三十一條 財產(chǎn)損益 1 公司存貨盤虧及跌價 損失 報廢處置 由行政部部經(jīng)理查 明原因 明確責(zé)任 并向現(xiàn)任人索賠或向保險單位索賠后沒有給公 司造成損失的 由行政部向財務(wù)部匯總后 財務(wù)部可自行處理 向 責(zé)任人索賠或向保險單位索賠后仍給公司造成損失的 應(yīng)當(dāng)及時將 情況上報總經(jīng)理審批 2 壞賬損失 財務(wù)部第三季度要組織相關(guān)人員對賬務(wù)全面稽查 確認(rèn)是壞賬的應(yīng)當(dāng)在下季度第一個月 10 日前提交銷售部進(jìn)一步確認(rèn) 運營部自收到壞賬資料報告后 10 日內(nèi)提交初審報告 并會同財務(wù)部 共同確認(rèn)后 上報總經(jīng)理審批 11 3 收益 存貨盤盈 固定資產(chǎn)盤盈等財產(chǎn)收益歸公司所有 由 相關(guān)人員查明原因 辦理手續(xù)后在當(dāng)月入賬 第三十二條 捐贈 贊助支出 公司因公對外捐贈 贊助性支 出 由總經(jīng)理審批 第三十三條 年終獎金發(fā)放 由總經(jīng)理和財務(wù)經(jīng)理一起安排支 付 第三十四條 工傷事故支出 工傷事故冶療費或工傷賠償由人 事部辦理 上報總經(jīng)理審批后執(zhí)行 付款 第三十五條 非常損失 非常損失 包括罰款 賠償 不可抗 力等 經(jīng)部門確認(rèn) 財務(wù)部審核后 由總經(jīng)理審批 第三十六條 其它費用 由各部門審批 費用發(fā)生后 按照以 上基本報銷程序辦理付款手續(xù) 第三十七條 費用預(yù)算 以上各項費用必須控制在預(yù)算范圍內(nèi) 各部門才能履行總經(jīng)理 或制度給予的審批權(quán)限 如果實際費用已超預(yù)算 則各部門經(jīng)理的 審批權(quán)限將自動廢除 第四章存貨 第三十八條 原輔材料或外購商品入庫 入庫 入庫單需經(jīng)倉管員 采購員 或采購員的入庫通知 和質(zhì)檢員簽字確認(rèn)后 才是有效的單據(jù) 報賬 采購員或供應(yīng)商憑合法的發(fā)票和入庫單或合同規(guī)定的 12 結(jié)賬方式 首先由采購部經(jīng)理確認(rèn) 經(jīng)財務(wù)審核 上報總經(jīng)理審批 后入賬或付款 沒有采購員的通知或確認(rèn) 倉管員不能開具入庫單 一般情況下 也不能隨意開具入庫證明單據(jù)給供應(yīng)商或采購員 第三十九條 銷售出庫 1 由臺賬會計開具提貨單 倉管員憑提貨單發(fā)貨和開具出庫單 提貨人憑出庫單向臺賬會計索取發(fā)貨單和稅票 銷售會計憑稅票 發(fā)貨單和出庫單進(jìn)行賬務(wù)處理 2 由臺賬會計簽字確認(rèn)的發(fā)貨單全部屬于正常買賣的貨款 銷 售會計必須通過往來掛賬向客戶收款 屬于免費贈送產(chǎn)品全部須有 總經(jīng)理審批 銷售會計才能不通過往來掛賬向客戶收款 第四十條 銷售退貨 由銷售部門或客戶提出申請 經(jīng)銷售部門和財務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)審 核工業(yè)后 上報總經(jīng)理審批后執(zhí)行 倉管員根據(jù)審批的退貨資料 以及經(jīng)質(zhì)檢員確認(rèn)品種 規(guī)格 數(shù)量和產(chǎn)品等級 合格品 次品 開具紅字出庫單 并由質(zhì)檢員 送貨人簽字確認(rèn) 銷售會計根據(jù)審 批的退貨資料和倉管的紅字出庫單沖減客戶往來 并通知臺賬會計 沖減客戶往來 第五章固定資產(chǎn)進(jìn)出管理 第四十一條 增加其它資產(chǎn) 主要包括電腦等 辦公設(shè)備 空調(diào)和電視等電子設(shè)備 辦 公桌椅板凳和文件柜等不易損耗的物品 13 采購 按照以上小額物品采購條規(guī)執(zhí)行或由當(dāng)事人申請 由 部門經(jīng)理確認(rèn)后 上報總經(jīng)理審批 管理 其他資產(chǎn)由行政部資產(chǎn)管理員驗收 登記和管理 第四十二條 減少其他資產(chǎn) 1 出售 經(jīng)總經(jīng)理審批并確認(rèn)買主后 由行政部填寫資產(chǎn)減少 單 經(jīng)使用部門確認(rèn) 由財務(wù)審核 上報總經(jīng)理審批后出庫 2 報廢 盤虧 由行政部查明原因 明確責(zé)任 并填寫資產(chǎn)減 少單 經(jīng)財務(wù)審核 上報總經(jīng)理審批后處理 3 管理 其它資產(chǎn)由行政部資產(chǎn)管理員驗收 登記和管理 第四十三條 內(nèi)部調(diào)整 其它資產(chǎn)內(nèi)部調(diào)整 由行政部經(jīng)理審批 由原使用權(quán)