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WordPPTExcel使用技巧大全 word培訓(xùn)教程PPt使用教程Excel使用教程 0 培訓(xùn)教程 Word2003 1 2 本章主要內(nèi)容 文檔的編輯文檔的排版頁面排版和打印表格的制作插入圖片和其它圖形文檔的查閱和校對 基本操作 高級操作 3 3 1認(rèn)識word2003 Word2003的啟動Word2003的退出Word2003的窗口界面 4 一 word2003啟動 單擊 雙擊桌面上Word的快捷圖標(biāo) 5 二 Word2003的退出 單擊標(biāo)題欄右上的銨鈕 雙擊標(biāo)題欄左測的符號 單擊 如圖3 1 2 按組合鍵Alt F4 6 三 Word2003的窗口界面 7 1 常用工具欄 8 2 格式工具欄 9 3 欄標(biāo)尺 10 3 2文檔的編輯 新建文檔輸入內(nèi)容保存文檔編輯文檔 11 一 新建文檔 常用工具欄 新建按鈕右鍵 新建 word文檔文件 新建 可以使用模板 12 二 輸入內(nèi)容 中文 英文 標(biāo)點符號大小寫切換 capslock特殊符號 shift 數(shù)字鍵特殊文字 插入 符號或特殊符號 13 設(shè)置自動保存時間間隔 工具 選項 保存選項卡設(shè)置打開文件密碼 文件 另存為 工具 安全措施選項 三 保存文檔 14 四 編輯文檔 插入 撤銷 恢復(fù)復(fù)制 剪切 刪除 移動檢查拼寫和語法定位 查找和替換 15 1 選定文本的技巧 雙擊 選擇詞組三擊15段中詞組 選擇一段單擊空白處 選擇一行雙擊空白處 選擇一段三擊空白處 選擇整篇文章 16 2 檢查拼寫和語法 設(shè)置拼寫檢查工具 選項 拼寫和語法使用拼寫檢查選中文本 工具 拼寫和語法 17 3 定位 查找 替換 編輯菜單 定位或查找或替換定位目標(biāo)的選擇查找格式的設(shè)置替換格式的設(shè)置 18 查找內(nèi)容的輸入 19 替換格式的設(shè)置 20 字體格式設(shè)置完成 21 3 3文檔的排版 字符的格式化段落的格式化項目符號和編號邊框和底紋 22 一 字符的格式化 格式 字體 字體 字號 字形字體顏色 加下劃線字符間距 文字效果 23 字符格式化方法 格式工具欄 快速按鈕格式 字體 24 格式 字體 1 字體 標(biāo)簽 25 2 字符間距 標(biāo)簽 26 3 文字效果 標(biāo)簽 用來產(chǎn)生字符的動畫效果 27 二 段落格式化 格式 段落 對齊方式 分散 兩端 居中 左右行間距 最小值 固定值 單倍行距段前間距 段后間距首行縮進(jìn) 左右縮進(jìn) 28 段落格式化方法 格式 段落使用標(biāo)尺 視圖 標(biāo)尺格式工具欄 對齊按鈕 29 1 格式 段落 30 行間距 用于控制每行之間的間距 段間距 用于控制段落之間加大間距 最小值 默認(rèn)值為15 6磅能自動調(diào)整高度容納較大的字體 固定值 不能自動調(diào)整文本高度 31 2 使用標(biāo)尺 32 首行縮進(jìn) 控制段落中第一行第一個字的起始位懸掛縮進(jìn) 控制段落中首行以外的其他行的起始位左縮進(jìn) 控制段落左邊界縮進(jìn)的位置右縮進(jìn) 控制段落右邊界縮進(jìn)的位置 33 懸掛縮進(jìn) 首行縮進(jìn) 右縮進(jìn) 左縮進(jìn) 34 3 格式工具欄 兩端對齊 中間對齊 右對齊 分散對齊 行間距 35 三 項目符號和編號 添加項目符號和編號自定義項目符號和編號 36 1 添加項目符號和編號 選定要添加項目符號的內(nèi)容 格式 項目符號或編號 選擇一種編號或項目符號 單擊 添加完成 37 單擊 打開 項目符號和編號 對話框選擇一個要被替換的 項目符號 或 編號 單擊 自定義 按鈕選擇一個要使用的 項目符號 或 編號 單擊 確定 2 自定義項目符號和編號 38 四 邊框和底紋 段落邊框段落底紋頁面藝術(shù)型邊框 39 格式 邊框和底紋選擇 邊框 選項卡 1 段落邊框 格式 邊框和底紋 40 格式 邊框和底紋選擇 底紋 選項卡 2 段落底紋 底紋 41 格式 邊框和底紋選擇 頁面邊框 選項卡 3 頁面邊框 頁面邊框 42 3 4高級排版技巧 分欄 文本多欄顯示首字下沉特殊格式的設(shè)置 43 一 分欄 效果 44 分欄方法 1 利用 其他格式 工具欄 2 利用 格式 菜單 選擇要分欄的段落 單擊 分欄 按鈕 選擇要分欄的段落 通過 格式 分欄 命令菜單 45 1 視圖 工具欄 其他格式 欄數(shù) 46 2 格式 分欄 47 二 首字下沉 效果 48 將光標(biāo)插入點定位在段落中選擇 格式 首字下沉 命令在 首字下沉 對話誆中設(shè)置 設(shè)置方法 49 3 5文檔排版和打印 頁面設(shè)置打印預(yù)覽和打印頁面排版 50 一 頁面設(shè)置 設(shè)置頁邊距 上 下 左 右紙張大小 A4 A3 B5 自定義文檔網(wǎng)格 設(shè)置每頁行數(shù)設(shè)置每行字?jǐn)?shù) 51 文件 頁面設(shè)置 頁邊距 紙張 52 文件 頁面設(shè)置 文檔網(wǎng)格 53 二 打印預(yù)覽和打印 常用工具欄 打印預(yù)覽按鈕文件 打印預(yù)覽文件 打印 設(shè)置打印的頁碼范圍 預(yù)覽打印效果 54 全部當(dāng)前頁頁碼范圍例如頁碼范圍 2 5 8 10 打印設(shè)置 55 三 頁面排版 插入頁眉和頁腳使用分隔符設(shè)置文檔背景 56 1 插入頁眉和頁腳 視圖 頁眉和頁腳插入當(dāng)前日期和時間插入文檔的名字和路徑插入頁碼 插入 頁碼 57 頁眉 頁腳 工具欄 58 奇偶頁插入不同的頁眉和頁腳 視圖 頁眉和頁腳選擇 頁面設(shè)置 按鈕 版式 選項選擇 奇偶頁不同 59 2 使用分隔符 分頁符 對文檔進(jìn)行分頁分節(jié)符 對文檔進(jìn)行分節(jié) 60 插入 分隔符 61 3 設(shè)置文檔背景 設(shè)置背景 格式 背景 填充效果 設(shè)置背景 web版式顯示 打印時不顯示設(shè)置水印 格式 背景 水印 文字和圖案水印 打印時顯示 62 設(shè)置背景 63 設(shè)置水印 文字水印圖片水印 64 3 6表格的制作 表格的建立表格的編輯表格格式化表格的處理 65 一 表格的建立 方法 使用 表格 菜單使用 常用 工具欄使用 表格和邊框 66 1 表格 菜單 表格 插入 表格 67 2 常用 工具欄 68 視圖 工具欄 表格和邊框 3 表格和邊框 工具欄 69 二 表格編輯 選定表格編輯對象插入單元格 行 列和表格刪除單元格 行 列和表格改變表格的行高和列寬合并和拆分單元格 70 選定一個單元格選定一整行選定一整列選定整個表格選定多個單元格 1 選定表格編輯對象 表格 選定 命令菜單 71 2 插入單元格 行 列和表格 72 選定要刪除的對象執(zhí)行 表格 刪除 命令 3 刪除單元格 行 列和表格 步驟 73 用鼠標(biāo)調(diào)整 鼠標(biāo)變成雙向箭頭 使用 表格 菜單 表格 表格屬性自動調(diào)整行高和列寬 4 改變表格的行高和列寬 74 使用 表格 菜單 表格 表格屬性 75 表格 自動調(diào)整 自動調(diào)整列寬和均勻分布 76 5 合并和拆分單元格 77 例 利用表格編輯功能 將例2的表格進(jìn)行合并 并設(shè)置行高和列寬 形成如圖所示樣式 78 表格的對齊和定位表格內(nèi)容的對齊設(shè)置表格邊框和底紋表格自動套用格式 三 格式化表格 79 直接用鼠標(biāo)拖曳利用 表格 表格屬性 命令 1 表格的對齊和定位 80 利用 表格和邊框 工具欄表格 表格屬性 單元格選項 2 表格內(nèi)容的對齊 81 利用 表格和邊框 工具欄利用 格式 邊框和底紋 命令 3 設(shè)置表格框線和底紋 82 選定 表格 表格自動套用格式 命令 4 表格自動套用格式 共有30多種格式 83 表格和文本之間相互轉(zhuǎn)換 選中表格或文本 表格 轉(zhuǎn)換 表格轉(zhuǎn)換為文本文本轉(zhuǎn)換文表格 84 3 7圖文混排 插入圖片和剪貼畫圖片格式的設(shè)置繪制自選圖形其他圖形對象 85 一 圖片的插入 插入剪貼畫插入來自文件圖片插入藝術(shù)字插入自選圖形 插入 圖片 86 二 設(shè)置圖片格式 圖片大小和位置圖片的旋轉(zhuǎn)圖片的版式 圖片 工具欄 87 三 其他圖形 插入公式插入 對象 公式3 0插入文本框插入 文本框 文本框右鍵 創(chuàng)建文本框鏈接 88 3 8文檔的查閱 文檔的視圖文檔結(jié)構(gòu)圖插入目錄 89 一 文檔視圖 頁面視圖普通視圖Web版式視圖大綱視圖 90 1 頁面視圖 它以頁面的形式顯示編輯的文檔 所有的圖形對象都可以在這里完整地顯示出來 91 2 普通視圖 普通視圖中無法看到圖形對象 插入的頁碼 頁眉和頁腳等內(nèi)容 也不能進(jìn)行豎向的排版 所以這個視圖通常用來進(jìn)行文字的輸入 編輯和查閱純文字的文檔等 92 3 Web版式視圖 最大優(yōu)點是聯(lián)機(jī)閱讀方便 它不以實際打印的效果顯示文字 而是將文字顯示得大一些 并使段落自動換行以適應(yīng)當(dāng)前窗口的大小 而且只有它可以添加文檔背景顏色和圖案 93 4 大綱視圖 根據(jù)段落的大綱級別有層次的設(shè)置 在大綱視圖中的文檔可以折疊和展開 94 二 文檔結(jié)構(gòu)圖 單擊 視圖 文檔結(jié)構(gòu)圖 左邊顯示文檔結(jié)構(gòu)圖 單擊這里的條目 可以把光標(biāo)定位到文檔中相應(yīng)的位置 不過左邊文檔結(jié)構(gòu)圖中出現(xiàn)的是大綱級別 不是正文的段落 95 1 打開文檔結(jié)構(gòu)圖 96 大綱級別 格式 段落中一個選項包含10個大綱級別正文不在文檔結(jié)構(gòu)圖中顯示上一級管理下一級 97 2 設(shè)置大綱級別 格式 段落 98 三 插入目錄 插入 索引和目錄 99 小結(jié) 本章重點介紹了Word文檔的建立 編輯和保存 字符和段落的格式化 頁面排版和編輯 這些都是我們學(xué)習(xí)和工作中經(jīng)常接觸的基本操作 本章還進(jìn)一步由淺入深地給大家介紹了表格的制作 圖片的插入和編輯 自選圖形的插入和編輯等 并同通過大量實例使讀者快速地掌握這些操作 100 大家好 大家再見 大家好 大家再見 仗劍任俠 Powerpoint的使用技巧 信息咨詢部華中農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書館 101 保護(hù)你的PowerPoint演示文稿重復(fù)上一動作 F4鍵 更改Undo的次數(shù)幻燈片自動更新日期與時間讓文字閃爍不停計算字?jǐn)?shù) 段落放映時指定跳到某張幻燈片放映時進(jìn)到下一張幻燈片放映時退到上一張幻燈片終止幻燈片放映放映時鼠標(biāo)指針的隱藏與顯現(xiàn) 102 在播放的PPT中使用畫筆標(biāo)記控制放映時白屏或黑屏窗口播放模式在 幻燈片瀏覽視圖 中檢查切換方式人工設(shè)置幻燈片放映時間間距幻燈片上做標(biāo)記利用PowerPoint上網(wǎng)播放多種音視頻文件插入Flash影片將Word文件快速轉(zhuǎn)換為Powerpoint文稿讓PowerPoint文檔中的數(shù)據(jù)圖表動起來 103 1 保護(hù)你的PowerPoint演示文稿 在 工具 菜單上 單擊 選項 再單擊 安全性 選項卡 根據(jù)你保護(hù)文檔不被查看或是不被更改的要求 把密碼鍵入 打開權(quán)限密碼 或 修改權(quán)限密碼 框中 單擊 確定 104 105 例如 將一些文字設(shè)置為粗體 然后再選擇另外一些文字 按一下F4鍵 這些字也變成了粗體 2 重復(fù)上一動作 F4鍵 106 3 更改Undo的次數(shù) 一般PowerPoint可以撤消的操作數(shù)的默認(rèn)值是20次 點擊菜單 工具 選項 編輯 最多可取消操作數(shù) 即可更改 注 最高限制次數(shù)為150次 此數(shù)值越大占用系統(tǒng)資源越多 這是很簡單的道理 107 108 4 幻燈片自動更新日期與時間 如果想實現(xiàn)自動更新日期與時間 可以進(jìn)行下述操作 單擊 視圖 頁眉與頁腳 命令 在打開的對話框中選擇 幻燈片 選中 日期與時間 選擇 自動更新 則每次打開文件 系統(tǒng)會自動更新日期與時間 109 110 假如想在幻燈片的任何位置上添加日期 時間 可按下列步驟進(jìn)行 在幻燈片上 定位占位符或文本框內(nèi)的插入點 點擊 插入 日期和時間 系統(tǒng)彈出 日期和時間 對話框 用戶可以選擇自己喜歡的時間格式 選完以后單擊 確定 就可以了 111 5 讓文字閃爍不停 在PowerPoint中可以利用 自定義動畫 來制作閃爍文字 但無論選擇 慢速 中速 還是 快速 文字都是一閃而過 無法讓文字連續(xù)閃爍 112 其實在這種情況下 我們只需要按照下例步驟做 就可以實現(xiàn)連續(xù)閃爍 選中要閃爍的文字 單擊鼠標(biāo)右鍵選擇 自定義動畫 M 命令 在出現(xiàn)的 自定義動畫 中單擊 添加效果 命令 如下圖所示 113 依次單擊 強(qiáng)調(diào) 閃爍 命令 在 修改 閃爍 選項中單擊屬性下拉式菜單 即在 開始 屬性 速度 下方 選擇 計時 T 命令 如下圖所示 114 系統(tǒng)自動彈出 閃爍 對話框 單擊 計時 命令 在 重復(fù) R 的下拉式菜單中單擊要重復(fù)的次數(shù)或控制要求 比如選中 2 5 10 直到下次單擊 等 然后單擊 確定 文字即可按設(shè)定的次數(shù)或控制要求進(jìn)行連續(xù)閃爍 115 Powerpoint課件制作 116 6 計算字?jǐn)?shù) 段落 Powerpoint能否像Word那樣計算字?jǐn)?shù)呢 可以 不過形式略有不同 執(zhí)行 文件 屬性 統(tǒng)計信息 即會列出所有文件的字?jǐn)?shù) 段落等信息 在 摘要信息 標(biāo)簽下還有標(biāo)題 主題等信息 117 118 7 放映時指定跳到某張幻燈片 如果在放映過程中需要臨時跳到某一張 如果你記得那是第幾張 例如是第6張 那么很簡單 鍵入 6 然后回車 就會跳到第6張幻燈片 或者按鼠標(biāo)右鍵 選擇 定位 119 120 8 放映時進(jìn)到下一張幻燈片 進(jìn)到下一張幻燈片 N Enter PageDown 右箭頭 下箭頭 空格鍵 或單擊鼠標(biāo) 121 9 放映時退到上一張幻燈片 退到上一張幻燈片 P PageUp 左箭頭 上箭頭 122 10 終止幻燈片放映 Esc或 鍵 123 11 放映時鼠標(biāo)指針的隱藏與顯現(xiàn) 隱藏鼠標(biāo)指針 Ctrl H顯示鼠標(biāo)指針 Ctrl A 124 12 在播放的PPT中使用畫筆標(biāo)記 CTRL P 擦除所畫的內(nèi)容 E鍵 125 13 控制放映時白屏或黑屏 上課時 如果想讓學(xué)生的注意力集中到講課上而屏蔽掉幻燈片畫面對講課的干擾 可設(shè)置為白屏或黑屏 按一下 B 鍵會顯示黑屏 再按一次則返回剛才放映的那張幻燈片 按一下 W 鍵會顯示一張空白畫面 再按一次則返回剛才放映的那張幻燈片 126 14 窗口播放模式 在實際使用PowerPoint的演示文稿過程中 往往需要與其它程序窗口的數(shù)據(jù)配合使用以增強(qiáng)演示的效果 可是用鼠標(biāo)點擊PowerPoint幻燈片放映菜單中的 觀看幻燈片 選項 將啟動默認(rèn)的全屏放映模式 而在這種模式下則必須使用 Alt Tab 或 Alt Esc 組合鍵與其它窗口切換 127 播放幻燈片時 先按住Alt鍵不放 再依次按下D V鍵激活幻燈片播放 這時我們所啟動的幻燈片放映模式就是一個帶標(biāo)題欄和菜單欄的形式了 這樣一來 就可以在幻燈片播放時也能對播放窗口進(jìn)行操作了 如最小化和自定義大小等 128 129 15 在 幻燈片瀏覽視圖 中檢查切換方式 1 切換到 幻燈片瀏覽 視圖 幻燈片左下方會出現(xiàn)一個查看切換方式的小圖標(biāo) 2 單擊想查看的幻燈片下方的圖標(biāo) PPT就會對該張幻燈片演示一遍切換效果 130 16 人工設(shè)置幻燈片放映時間間距 1 選擇要設(shè)置時間的幻燈片 2 選擇 幻燈片放映 幻燈片切換 命令 打開對話框 3 選擇 換頁方式 欄下的 每隔 選項 在下方框中輸入希望幻燈片在屏幕上出現(xiàn)的秒數(shù) 131 4 如果要將此時間應(yīng)用到當(dāng)前幻燈片上 則點 應(yīng)用 按鈕 如果應(yīng)用到所有幻燈片上 就單擊 全部應(yīng)用 按鈕 5 對要設(shè)置時間的每張幻燈片重復(fù)上述步驟 說明 如果希望在單擊鼠標(biāo)和經(jīng)過預(yù)定時間后都能換頁 請同時選中 單擊鼠標(biāo)換頁 和 每隔 復(fù)選框 至于哪個起作用 則以較早發(fā)生者為準(zhǔn) 132 17 幻燈片上做標(biāo)記 1 在放映時 單擊鼠標(biāo)右鍵 在打開的快捷菜單中選擇 指針選項 命令 在打開的子菜單 圓珠筆 氈尖筆 熒光筆 2 如果你對繪圖筆顏色不滿意 還可在右擊幻燈片時彈出的快捷菜單中選擇 指針選項 命令 再選擇 墨跡顏色 你就可以挑一種喜歡的顏色啦 133 3 做這些標(biāo)記不會修改幻燈片本身的內(nèi)容 在右鍵彈出的菜單中選擇 指針選項 中的 擦除幻燈片上的所有墨跡 命令 幻燈片就復(fù)原了 4 如果不需要進(jìn)行繪圖筆操作時 可以再次在屏幕上單擊鼠標(biāo)右鍵 在 指針選項 中選取 自動 就把鼠標(biāo)指針恢復(fù)為箭頭狀了 134 18 利用PowerPoint上網(wǎng) 運(yùn)行PowerPoint時也可輕松上網(wǎng) 而不用打開IE瀏覽器 方法是 在 幻燈片 視圖下 單擊 視圖 工具欄 Web 可發(fā)現(xiàn)在工具欄上有地址欄 在此地址欄中輸入地址即可上網(wǎng) 另外 它還將IE中瀏覽過的地址也記錄于其下 做到了完全與IE的兼容 135 136 19 播放多種音視頻文件 在PowerPoint中往往通過 插入 影片和聲音 文件中的影片 或文件中的聲音 來播放音頻視頻文件 這種方法不方便對音視頻進(jìn)行控制 137 現(xiàn)在介紹一種利用MediaPlayer控件控制音視頻播放的方法 步驟如下 1 在PowerPoint中插入MediaPlayer控件 具體方法 打開視圖 工具欄 控件工具箱 138 選擇控件 WindowsMediaPlayer 139 然后用 字形在PowerPoint頁面上畫出一個矩形 即嵌入一個MediaPlayer播放器 雙擊該播放器 或在拖畫的區(qū)域內(nèi)按鼠標(biāo)右鍵 在彈出的快捷菜單中選 屬性 出現(xiàn)控件屬性窗口 140 2 控件屬性窗口中 在URL里面輸入音視頻文件名 包括擴(kuò)展名 的地址 比如G AA mpg 建議使用相對路徑 或點擊 自定義 欄后的小按鈕出現(xiàn)下圖所示 輸入或選取要播放的文件 若取消 自動啟動 選項 則按播放按鈕才開始播放 3 幻燈片放映 看看是不是已經(jīng)可以播放了 141 20 插入Flash影片 單擊 視圖 工具欄 控件工具箱 選擇 其他控件 ShockwaveFlashObject 在幻燈片中用鼠標(biāo)拖出一個方框 調(diào)整好大小 這樣 我們用插入控件的方法插入一個Flash控件 選擇當(dāng)前控件 在 屬性 面板中作如下設(shè)置 Movie 中填入所需的Flash影片所在的位置 142 21 將Word文件快速轉(zhuǎn)換為Powerpoint文稿 首先 打開Word文檔 全部選中 執(zhí)行 復(fù)制 命令 然后 啟動PowerPoint 選擇 普通 視圖 單擊 大綱 標(biāo)簽 143 選擇 大綱 視圖 將光標(biāo)定位到第一張幻燈片處 執(zhí)行 粘貼 命令 則將Word文檔中的全部內(nèi)容插入到了第一幻燈片中 接著 可根據(jù)需要進(jìn)行文本格式的設(shè)置 包括字體 字號 字型 字的顏色和對齊方式等 然后將光標(biāo)定位到需要劃分為下一張幻燈片處 直接按回車鍵 即可創(chuàng)建出一張新的幻燈片 如果需要插入空行 按 Shift Enter 經(jīng)過調(diào)整 很快就可以完成多張幻燈片的制作 144 最后 還可以使用 大綱 工具欄 利用 升級 降級 上移 下移 等按鈕進(jìn)一步進(jìn)行調(diào)整 反之 如果是將PowerPoint演示文稿轉(zhuǎn)換成Word文檔 同樣可以利用 大綱 視圖快速完成 方法是將光標(biāo)定位在除第一張以外的其他幻燈片的開始處 按 BackSpace 退格鍵 重復(fù)多次 將所有的幻燈片合并為一張 然后全部選中 通過復(fù)制 粘貼到Word中即可 145 22 讓PowerPoint文檔中的數(shù)據(jù)圖表動起來 146 147 148 請 149 謝謝觀看 2008年11月21日 150 Excel的使用方法與技巧 任課教師 丁莉 151 第一節(jié)Excel的基礎(chǔ)知識 一 Excel2003功能概述1985年MicrosoftExcel問世 被公認(rèn)為是功能最完整 技術(shù)最先進(jìn)和使用最簡便的電子表格軟件 Excel可以創(chuàng)建和修改工作表 三三維圖表 以及分析管理數(shù)據(jù) 152 二 Excel2003的啟動及界面介紹1 按快捷按鈕 2 以滑鼠點選開始 程序 MicrosoftExcel Excel即開啟顯示于屏幕上 153 3 界面介紹 154 三 Excel2003的基本元素 工作簿 工作表 單元格 155 Excel2003工作簿是運(yùn)算和存儲數(shù)據(jù)的文件 每個工作簿都包含多個工作表 工作表是Excel2003完成一項工作的基本單位 可以用于對數(shù)據(jù)進(jìn)行組織和分析 在多個工作表中可以同時進(jìn)行數(shù)據(jù)的輸入與編輯 依據(jù)多個工作表進(jìn)行匯總計算 還可以用圖表圖形化工作表數(shù)據(jù) 工作表的基本組成單位是單元格 156 1 新建工作簿 啟動Excel2003時 會自動新建一個空白的工作簿 在實際應(yīng)用中 用戶隨時可以創(chuàng)建新的工作簿 手動新建工作簿的具體操作步驟如下 選擇 文件 新建 命令 單擊 常用 工具欄中的 新建 快捷按鈕 技巧 按Ctrl N組合鍵 可快速新建一個空白工作簿 157 2 輸入工作表數(shù)據(jù) 向單元格中輸入數(shù)據(jù) 主要有一下3種方法 單擊單元格 直接輸入 會覆蓋原有數(shù)據(jù) 雙擊單元格 出現(xiàn)插入數(shù)據(jù)的光標(biāo) 移動光標(biāo)至所需位置 再輸入數(shù)據(jù) 一般用于修改單元格內(nèi)的部分?jǐn)?shù)據(jù) 單擊單元格 再單擊編輯欄 輸入數(shù)據(jù) 效果同b 在默認(rèn)情況下 數(shù)字靠右側(cè)對齊 文本靠左側(cè)對齊 3 插入符號和特殊字符選擇 插入 符號 命令 158 4 自動填充選定相應(yīng)的單元格并拖動其右下角的填充柄 或者選擇 編輯 填充 序列 命令 可在Excel工作表中快速填充多種類型的數(shù)據(jù)序列 在行或列中復(fù)制數(shù)據(jù) 拖動單元格填充柄即可 填充一系列數(shù)字 日期等 通過拖動 Excel可自動延續(xù)此系列數(shù)字 日期或時間段等 技巧2按Ctrl D組合鍵 可向下填充 按Ctrl R組合鍵 可向右填充 159 自動填充序列 160 技巧 分?jǐn)?shù)應(yīng)使用整數(shù)加分?jǐn)?shù)的形式 否則會默認(rèn)為日期 如 輸入1 21月2日輸入0空格1 2顯示為1 2技巧 在輸入數(shù)字前加入字符 可將數(shù)字作為文本處理 如 提示 在Excel2003中 日期和時間均按數(shù)字處理 對于輸入的數(shù)字Excel可識別時 靠右側(cè)對齊 如2006 6 5 對于Excel不能識別的日期和時間 會被視為文本 左側(cè)對齊 如2006 6 5 161 4 保存工作簿a 直接保存工作簿 b 以新文件名保存工作簿 5 關(guān)閉工作簿6 打開已有工作簿a 在Windows資源管理器中直接找到工作簿文件 b 在 文件 和 窗口 菜單下方 默認(rèn)顯示最近使用Excel打開過的4個文件 單擊即可 提示 選擇 工具 選項 常規(guī) 命令 可更改這里列出的文件數(shù) 162 第二節(jié)編輯和管理工作表 一 編輯單元格1 選定單元格選定一整行或一整列單擊需要選定的行或列的行號和列號 選定多行和多列將鼠標(biāo)指針指向起始行號或列號 按住鼠標(biāo)左鍵 拖動至末尾行號或列號 選定整個工作表的所有單元格按Ctrl A組合鍵 或單擊 全表選擇 即0行0列 163 選定連續(xù)的單元格區(qū)域a使用鼠標(biāo)選定區(qū)域的左上角單元格 按住左鍵 拖動至該區(qū)域右下角 釋放按鍵 b可先用鼠標(biāo)定義區(qū)域左上角單元格 按shift鍵 再單擊區(qū)域右下角單元格 即被選中 選定不連續(xù)的單元格區(qū)域先選定第一個單元格區(qū)域 按住ctrl鍵 再選第2 個單元格區(qū)域 164 2 編輯和清除單元格內(nèi)容3 復(fù)制和移動單元格4 插入和刪除單元格a選擇 插入 單元格 或 行 或 列 命令 b右擊選定區(qū)域 選擇快捷菜單的 插入 命令 c選定多行或多列 單擊右鍵 選擇 插入 即可插入相應(yīng)數(shù)量的行或列 刪除單元格同插入單元格步驟類似 165 5 查找與替換選擇 編輯 查找 命令 或按ctrl F組合鍵 打開 查找與替換 對話框的查找選項卡 在 查找內(nèi)容 下拉列表框中輸入查找內(nèi)容 單擊 查找下一個 按鈕 光標(biāo)則移動到與待查內(nèi)容相符的單元格上 可多次單擊 查找下一個 按鈕 直到找到所需的單元格位置 提示 單擊 查找全部 按鈕 可在對話框下方列出所有符合條件的單元格信息 166 單擊 替換 標(biāo)簽 打開 替換 選項卡 在 查找內(nèi)容 和 替換為 下拉列表框中輸入所需內(nèi)容 單擊 查找下一個 按鈕 定位到要替換掉的單元格 單擊 替換按鈕 即可快速工作表中特定單元格的內(nèi)容 也可直接單擊 全部替換 按鈕 167 6 給單元格加批注批注是附加在單元格中 與其他單元格內(nèi)容分開的注釋 含有批注的單元格的右上角會有一個紅色三角形的批注標(biāo)識符 鼠標(biāo)指向單元格 即會顯示其批注 操作步驟如下 a選定單元格 選擇 插入 批注 命令 或單擊右鍵 選擇 插入批注 b在彈出的批注框中輸入內(nèi)容 c輸入完畢后 單擊外部工作表區(qū)域即可 168 二 格式化工作表 1 設(shè)置單元格字體選擇 格式 單元格 單擊 字體 標(biāo)簽技巧 利用 字體 標(biāo)簽中的 特殊效果 選項組中的 上標(biāo) 復(fù)選框 可將數(shù)字或字母設(shè)置為指數(shù) 2 設(shè)置單元格對齊方式選擇 格式 單元格 單擊 對齊 標(biāo)簽3 設(shè)置單元格邊框選擇 格式 單元格 單擊 邊框 標(biāo)簽4 設(shè)置單元格數(shù)字格式選擇 格式 單元格 單擊 數(shù)字 標(biāo)簽 169 5 應(yīng)用樣式選擇 格式 樣式 命令 在 樣式名 下拉列表框中選擇基本樣式 然后在 樣式包括 選項組中具體做出選擇 最后單擊 確定 6 自動套用格式a選定需要自動套用格式的單元格區(qū)域 b選擇 格式 自動套用格式 單擊想要套用的數(shù)據(jù)表樣式 并可根據(jù)需要 在 要應(yīng)用的格式 選項組中選擇具體要套用的格式 c單擊 確定 按鈕即可 170 7 條件格式一個工作表中可能有許多數(shù)據(jù) 有些數(shù)據(jù)是需要特別標(biāo)記的 可以利用Excel的條件格式功能 點擊 格式 條件格式 命令 然后進(jìn)行選擇 如在學(xué)生成績表中將不及格的成績作紅色標(biāo)記 8 設(shè)置背景選定整個工作表 選擇 格式 工作表 命令項 背景 在 工作表背景 對話框中選擇一個圖片 單擊 插入 即可 171 9 添加圖形 圖片 剪貼畫和藝術(shù)字選擇 插入 圖片 再做選擇 10 給工作表標(biāo)簽加顏色為了醒目 美觀 并便于查找 可以給工作表標(biāo)簽加顏色 選擇 格式 工作表 命令項 工作表標(biāo)簽顏色 在出現(xiàn)的 設(shè)置工作表標(biāo)簽顏色 對話框中選擇喜愛的顏色 172 三 管理工作表 1 切換工作表2 新建 重命名和刪除工作表3 復(fù)制和移動工作表4 隱藏和取消隱藏工作表選擇 窗口 隱藏 命令 即可隱藏工作簿 選擇 窗口 取消隱藏 命令 即可恢復(fù) 選擇 格式 工作表 隱藏 命令 即可隱藏工作表 選擇 格式 工作表 取消隱藏 命令 即可恢復(fù)工作表 173 技巧 1 Excel大量數(shù)據(jù)同時輸入的技巧打開需要輸入數(shù)據(jù)的Excel表格 同時選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格 如果某些單元格不相鄰 可先按住Ctrl鍵并點擊鼠標(biāo)左鍵逐個選中單元格 接著松開Ctrl鍵 輸入單元格中需要填充的數(shù)據(jù) 然后再按下 Ctrl Enter 組合鍵 則剛才選中的所有單元格就被同時填入該數(shù)據(jù)了 2 快速輸入大寫中文數(shù)字將光標(biāo)移至需要輸入大寫數(shù)字的單元格中 在單元格中輸入相應(yīng)的小寫數(shù)字 右擊該單元格 點擊 設(shè)置單元格格式 從彈出的 單元格格式 對話框中選擇 數(shù)字 選項 然后從 特殊 列表框中選擇 中文大寫數(shù)字 選項 最后單擊 確定 按鈕即可 174 3 Excel單元格文字隨時換行在Excel中 我們有時需要在一個單元格中分成幾行顯示文字等內(nèi)容 那么實現(xiàn)的方法一般是通過選中格式菜單中的 單元格 下 對齊 的 自動換行 復(fù)選項 單擊 確定 即可 這種方法使用起來不是特別隨心所欲 需要一步步地操作 還有一種方法是 當(dāng)你需要重起一行輸入內(nèi)容的時候 只要按住Alt鍵的同時按下回車鍵就可以了 4 Excel中插入空白行如果想在某一行上面插入幾行空白行 可以用鼠標(biāo)拖動自此行開始選擇相應(yīng)的行數(shù) 然后單擊右鍵 選擇插入 如果在每一行上面均插入一空白行 按住Ctrl鍵 依次單擊要插入新行的行標(biāo)按鈕 單擊右鍵 選擇插入即可 175 Excel中消除0值當(dāng)單元格計算結(jié)果為0時 默認(rèn)會顯示0 這看起來顯然有點礙眼 如果在出現(xiàn)0時 單元格顯示為空白 可如此操作 打開 工具 選項 視圖 取消 0值 復(fù)選項前的 確定后 當(dāng)前工作表中的值為0的單元格將全部顯示成空白 6 快速隱藏在打印工作表時 我們有時需要把某些行或者列隱藏起來 可是用菜單命令或調(diào)整行號 列標(biāo) 分界線的方法比較麻煩 有一個簡單方法 在英文狀態(tài)下 按 Ctrl 9 或 Ctrl 0 組合鍵 就可以快速隱藏光標(biāo)所在的行或列 176 7 快速選定 空白 和 數(shù)據(jù) 單元格在Excel中 經(jīng)常要選定空白單元格 逐個選定比較麻煩 如果使用下面的方法就方便多了 打開 編輯 定位 在 定位 窗口中 按下 定位條件 按鈕 選擇 定位條件 中的 空值 再按 確定 空白單元格即被全部選定 如果要選定只含數(shù)據(jù)的單元格 在上面方法的 定位條件 窗口中 選擇 常量 再點 確定 含有數(shù)據(jù)的單元格全部選定 177 8 快速得到合適列寬和行高如果各列中數(shù)據(jù)寬度一致的話 我們可以選中各列 然后把鼠標(biāo)移至列標(biāo)題的右邊框 待鼠標(biāo)變成雙向箭頭時拖動至合適的寬度 這樣就可以得到統(tǒng)一列寬的各列了 如果各列中數(shù)據(jù)寬度不一致的話 我們經(jīng)常要逐列進(jìn)行調(diào)整 非常麻煩 此時可以選中含有數(shù)據(jù)的各列 同樣將鼠標(biāo)移至其中一個列標(biāo)題的右邊框 當(dāng)鼠標(biāo)指針變成雙向箭頭時雙擊鼠標(biāo)左鍵 可以立刻將各列的列寬設(shè)置為 最適合的列寬 即各列寬度為恰好可以完整顯示單元格數(shù)據(jù) 用這個方法也可以得到 最適合的行高 只是要雙擊行標(biāo)題的下邊框 178 9 快速移動活動單元格經(jīng)常要在數(shù)據(jù)區(qū)域的最開始和最末尾處 最左端和最右端處來回移動 其實 用不著多次單擊滾動條 也不用多次滾動鼠標(biāo)的滾輪的 只要將鼠標(biāo)指向當(dāng)前單元格的下邊框 當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)樗膫€箭頭的十字形時雙擊 就可以使活動單元格迅速定位于當(dāng)前數(shù)據(jù)區(qū)域中當(dāng)前列的最后一行 雙擊單元格的上邊框可以到達(dá)最上一行 而雙擊左邊框和右邊框則可以分別迅速到達(dá)最左端和最右端 179 10 數(shù)據(jù)分列技巧用Excel輸入數(shù)據(jù)時 如果在一行內(nèi)輸入內(nèi)容過長 可以采取快速分列方法 具體操作如下 在選中單元格中輸入數(shù)據(jù)或文字 然后選定所要分割的數(shù)據(jù)區(qū)域 單擊菜單欄 數(shù)據(jù) 分列 在彈出的對話框中選擇 固定寬度 點擊 下一步 在 數(shù)據(jù)預(yù)覽 中 按住分列線 移動至指定位置 點擊 下一步 選擇 列數(shù)據(jù)格式 點擊 完成 180 11 批量轉(zhuǎn)換日期格式以前在Excel中輸入職工出生時間時 為了簡單都輸入成 yymmdd 形式 但上級部門一律要求輸入成 yyyy mm dd 格式 那么一千多名職工出生時間肯定不能每個手工轉(zhuǎn)化 最快速的方法是 先選定要轉(zhuǎn)化的區(qū)域 點擊 數(shù)據(jù) 分列 出現(xiàn) 文本分列向?qū)?對話框 勾選 固定寬度 連續(xù)兩次點擊 下一步 按鈕 在步驟三對話框的 列數(shù)據(jù)格式 中 選擇 日期 并選定 YMD 形式 按下 完成 按鈕 以前的文本即轉(zhuǎn)化成了需要的日期了 181 12 不使用方向鍵也可上下左右移動所選定單元格在Excel中 如果要選定已選定單元格周圍的單元格 可以按上下方向鍵進(jìn)行移動 可為了節(jié)省時間 讓操作的速度更高 按下Tab鍵 可以快速選定已選定單元格右側(cè)的單元格 同時按下 Shift Tab 組合鍵 可以選定左側(cè)單元格 按下 Enter 鍵 可以選定下方單元格 同時按下組合鍵 Shift Enter 可以選定上方單元格 182 13 簡單方法移動復(fù)制工具欄按鈕有時需要把最常用的工具欄按鈕放在較為集中的地方 也就是移動工具欄按鈕 可以在按下 ALT 鍵的同時拖動工具欄按鈕 把它移動到其它位置 而如果想復(fù)制工具欄上的某一個按鈕到工具欄的其它地方 可以在按下 ALT CTRL 組合鍵的同時拖動按鈕到其它地方 如果在復(fù)制了工具欄按鈕后又不想要它了 只需按下 ALT SHIFT 組合鍵的同時 把不想要的按鈕拖動到工具欄以外的區(qū)域即可 183 14 讓Excel中人名顯示更美觀的技巧a刪除姓名中的空格選中姓名所在的列 執(zhí)行 編輯 替換 命令 在 查找內(nèi)容 欄中輸入一個空格 在 替換為 欄中不填任何內(nèi)容 單擊 全部替換 命令 確定退出后即可 b讓姓名左右對齊姓名用字是兩個字與三個字的 左右對齊也有技巧 選中已刪除空格的姓名單元格 單擊 格式 單元格 在打開的 單元格格式 對話框中的水平對齊方式中選擇 分散對齊 選項 確定退出后即可使學(xué)生姓名用字左右對齊 184 15 Excel數(shù)據(jù)校驗方法之巧用公式審核打開一張學(xué)生成績表 選中數(shù)據(jù)區(qū)域 注意 這里的數(shù)據(jù)區(qū)域不包括標(biāo)題行或列 單擊 數(shù)據(jù) 有效性 命令 進(jìn)入 數(shù)據(jù)有效性 對話框 在 設(shè)置 選項卡中 將 允許 項設(shè)為 小數(shù) 數(shù)據(jù) 項設(shè)為 介于 并在 最小值 和 最大值 中分別輸入 0 和 100 最后單擊 確定 退出 接著 執(zhí)行 視圖 工具欄 公式審核 命令 打開 公式審核 工具欄 好了 現(xiàn)在直接單擊 圈釋無效數(shù)據(jù) 按鈕即可 此時 我們就可看到表中的所有無效數(shù)據(jù)立刻被紅圈給圈識出來 對錯誤數(shù)據(jù)進(jìn)行修正后 紅圈標(biāo)記會自動消失 185 16 多個工作表的頁眉和頁腳同時設(shè)置把一個Excel文件中的多個工作表設(shè)置成同樣的頁眉和頁腳 分別對一張張工作表去設(shè)置感覺很煩瑣 如果用下面的方法就可以一次將多個工作表中的頁眉和頁腳同時設(shè)置好 把鼠標(biāo)移到工作表的名稱處 如果沒有給每張表取名的話 Excel自動設(shè)置的名稱就是Sheet1 Sheet2 Sheet3等等 然后點右鍵 在彈出的菜單中選擇 選擇全部工作表 的菜單項 這時再進(jìn)行頁眉和頁腳設(shè)置就是針對全部工作表了 選擇 視圖 頁眉和頁腳 186 第三節(jié)數(shù)據(jù)運(yùn)算 Excel2003的主要功能之一是對數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)算 而公式和函數(shù)是數(shù)據(jù)運(yùn)算的兩個最重要的工具 利用它們可以完成各種復(fù)雜的數(shù)據(jù)運(yùn)算 掌握好這部分內(nèi)容 是熟練使用Excel2003進(jìn)行數(shù)據(jù)管理的先決條件 187 一 簡單運(yùn)算對某個單元格區(qū)域內(nèi)的數(shù)字進(jìn)行求和 求平均數(shù) 計數(shù) 求最大值或最小值運(yùn)算 可以利用Excel2003提供的工具按鈕快速完成 單擊用來放置運(yùn)算結(jié)果的單元格 單擊 常用 工具欄中的 自動求和 按鈕右側(cè)的下拉箭頭 在下拉列表框中選擇 求和 平均值 計數(shù) 最大值 或 最小值 選項 根據(jù)需要 制定用于運(yùn)算的單元格區(qū)域 然后按Enter鍵 即可在結(jié)果單元格內(nèi)得到運(yùn)算結(jié)果 188 二 使用公式公式是工作表中的數(shù)值進(jìn)行計算的等式 它是單元格中一系列值 單元格引用 名稱或運(yùn)算符的組合 可生成新的值 通過公式 用戶可以對工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行較為復(fù)雜的運(yùn)算 1 公式的語法以等號 開始 用于表明之后的字符為公式 等號之后的是需要進(jìn)行計算的元素 操作數(shù) 各操作數(shù)之間以運(yùn)算符分隔 Excel將根據(jù)公式中運(yùn)算符的特定順序從左到右計算公式 189 Excel2003中的運(yùn)算符 190 在Excel中 每個運(yùn)算符都有一定的優(yōu)先級 優(yōu)先級從高到低分別為 冒號 單個空格 逗號 負(fù)號 百分號 插入符號 星號和正斜杠 加號和減號 和號 比較運(yùn)算符 若更改求值順序 請將公式中要先計算的部分用括號括起來 2 輸入公式單擊要輸入公式的單元格 輸入 然后輸入公式表達(dá)式 按Enter鍵 或單擊編輯欄左側(cè)的輸入按鈕 即可得到運(yùn)算結(jié)果 191 3 編輯公式修改公式 復(fù)制公式 可以利用Excel2003的選擇性粘貼功能 選擇粘貼內(nèi)容的屬性 移動公式同移動單元格中的數(shù)據(jù)的方法相同 可以用菜單命令 也可以直接用鼠標(biāo)拖拽 192 三 單元格引用是指用于表示單元格在工作表上所處位置的坐標(biāo)集 例如 在B列和第3行交叉處的單元格 其引用形式為 B3 在Excel2003中 可以在公式和函數(shù)中使用單元格引用來表示單元格中的數(shù)據(jù) 通過單元格引用 在一個公式中可以使用不同單元格中的數(shù)據(jù) 也可以在多個公式中使用同一個單元格中的數(shù)據(jù) 193 1 單元格引用的樣式相對引用 指公式中所引用的單元格位置將隨著公式單元格位置的改變而改變 如A2 D5 絕對引用 指公式和函數(shù)中所引用的單元格位置是固定不變的 如 C 3 F 6 混合引用 在同一個單元格引用中既有絕對引用又有相對引用 相對列和絕對行 如C 6 絕對列和相對行 如 C6 194 2 單元格引用的使用在同一個工作表中的單元格之間進(jìn)行的引用 被稱為內(nèi)部引用 對當(dāng)前工作表之外的單元格的引用被稱為外部引用 外部引用基本樣式 工作簿 工作表 單元格引用 如 Book1 Sheet1 D8表示對Book1工作簿第一個工作表中的D8單元格的引用 195 四 使用函數(shù)Excel2003內(nèi)置有大量函數(shù) 大多數(shù)函數(shù)是常用公式的簡寫形式 一個函數(shù)一般包括函數(shù)名和參數(shù) 參數(shù)用括號括起來 單擊 插入 函數(shù) 命令 插入函數(shù) 對話框 在 或選擇類別 列表中列出了所有函數(shù)分類 選擇一種 即可在 選擇函數(shù) 列表框中列出相應(yīng)的函數(shù)集合 單擊某個函數(shù)名稱 可以在下面的顯示欄中看到該函數(shù)的樣式和功能信息 輸入函數(shù) 可直接輸入 也可通過上述方法插入所需函數(shù) 196 第四節(jié)數(shù)據(jù)排序 篩選與分析 一 數(shù)據(jù)的排序和篩選Excel2003通常都是使用數(shù)據(jù)清單來實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理的 數(shù)據(jù)清單實際上就是Excel2003的數(shù)據(jù)庫 建立數(shù)據(jù)清單 要先定義其中的列和列標(biāo)題 列標(biāo)題相當(dāng)于字段名 Excel2003強(qiáng)大的數(shù)據(jù)排序和篩選功能是通過數(shù)據(jù)清單實現(xiàn)的 197 1 排序工作表數(shù)據(jù)排序功能 可以使數(shù)據(jù)按照某一列或某些列內(nèi)容的順序來排列 使表格數(shù)據(jù)更有條理 Excel2003中的數(shù)據(jù)排序有默認(rèn)排序和自定義排序兩種 默認(rèn)排序就是按照Excel2003默認(rèn)的排序規(guī)則排列 通常是進(jìn)行升序或降序排列 具體操作如下 單擊數(shù)據(jù)清單中任意一個單元格 然后選擇 數(shù)據(jù) 排序 命令 198 通過 主要關(guān)鍵字 下拉列表框 選擇排序關(guān)鍵字 確定右側(cè) 升序 或 降序 單選按鈕 若 主要關(guān)鍵字 所在列有重復(fù)關(guān)鍵字 可再通過 次要關(guān)鍵字 下拉列表框 選擇進(jìn)一步排序的關(guān)鍵字 右側(cè)單選按鈕同上 保持 我的數(shù)據(jù)區(qū)域 選項組中默認(rèn)選中的 有標(biāo)題行 按鈕 然后單擊 選項 出現(xiàn) 排序選項 對話框 單擊 確定 返回 排序 對話框 再單擊 確定 即可按照指定方式對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序 199 自定義排序用戶也可以自定義排序規(guī)則 按照自己的需要來排列數(shù)據(jù) 具體操作如下 選擇 工具 選項 在 選項 對話框中 單擊 自定義序列 標(biāo)簽 打開選項卡 在 輸入序列 文本框中輸入自定義序列 單擊 添加 按鈕 再單擊 確定 下面操作步驟同 只是在單擊 選項 按鈕時 打開 排序選項 對話框 在 自定義序列次序 下拉列表框中選擇自定義的排序規(guī)則 200 2 自動篩選Excel2003有數(shù)據(jù)篩選功能 經(jīng)過篩選后的數(shù)據(jù)清單將只列出符合指定條件的數(shù)據(jù)行 篩選方法有兩種 自動篩選和高級篩選 自動篩選的具體操作步驟 單擊需要篩選的數(shù)據(jù)清單中的任一單元格 然后選擇 數(shù)據(jù) 篩選 自動篩選 命令 數(shù)據(jù)清單的列標(biāo)題全部變成下拉列表框 選擇需要列 從該下拉列表框中選擇需要數(shù)據(jù) 則只顯示該數(shù)據(jù)所在的數(shù)據(jù)行 201 選擇下拉列表框中的 前10個 選項 可打開 自動篩選前10個 對話框 可從數(shù)據(jù)清單中篩選出最大或最小的幾項 選擇下拉列表框中的 自定義 選項 可打開 自定義自動篩選方式 對話框 自定義篩選條件 單擊 數(shù)據(jù) 篩選 自動篩選 或 全部顯示 命令 可將自動篩選后的數(shù)據(jù)清單恢復(fù)為篩選前的顯示方式 202 3 高級篩選使用高級篩選功能 必須先建立一個條件區(qū)域 用于指定篩選條件 條件區(qū)域的第一行是所有作為篩選條件的字段名 它們必須與數(shù)據(jù)清單中的字段名完全一樣 條件區(qū)域和數(shù)據(jù)清單不能連接 中間至少有一行空行 具體操作步驟如下 在需要篩選的數(shù)據(jù)清單中建立條件區(qū)域 然后單擊數(shù)據(jù)清單中的任一單元格 選擇 數(shù)據(jù) 篩選 高級篩選 命令 打開 高級篩選 對話框 203 在 方式 選項組中 如果要通過隱藏不符和條件的數(shù)據(jù)行來篩選數(shù)據(jù)清單 選中 在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果 如果要通過符合條件的數(shù)據(jù)行復(fù)制到工作表的其他位置來篩選數(shù)據(jù)清單 選中 將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置 接著在 復(fù)制到 編輯中單擊鼠標(biāo) 然后單擊粘貼區(qū)域的左上角 在 條件區(qū)域 編輯框中輸入條件區(qū)域的引用范圍 單擊 確定 按鈕 數(shù)據(jù)記錄按設(shè)定的篩選條件篩選并顯示在工作表上 恢復(fù)為篩選前的顯示方式 選擇 數(shù)據(jù) 篩選 全部顯示 命令 204 二 使用圖表分析數(shù)據(jù)使用圖表 可以形象地顯示出表格數(shù)據(jù)之間的關(guān)系 利用圖表向?qū)?chuàng)建圖表選定需要生成圖表的單元格區(qū)域 選擇 插入 圖表 或單擊常用工具欄上的 圖表向?qū)?按鈕 打開對話框 選擇圖表類型 單擊 下一步 按鈕 打開 圖表源數(shù)據(jù) 對話框的 數(shù)據(jù)區(qū)域 選項卡 可以重新指定要創(chuàng)建圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域 以及數(shù)據(jù)系列產(chǎn)生在行還是列 205 單擊 系列 標(biāo)簽 在此選項卡可添加或刪除用于創(chuàng)建圖表的數(shù)據(jù)系列 單擊 下一步 按鈕 打開 圖表選項 對話框 根據(jù)需要輸入圖表標(biāo)題 分類軸和數(shù)值軸的標(biāo)志 其余選項卡可根據(jù)需要進(jìn)行更改 單擊 下一步 按鈕 打開 圖表位置 對話框 在此選擇將圖表保存到一張新建的圖表單中 還是將其作為一個對象插入到當(dāng)前工作簿的某個工作表中 單擊 完成 206 2 更改圖表類型單擊要修改類型的圖表 選擇 圖表 圖表類型 重新選擇 單擊 確定 按鈕即可 3 復(fù)制 移動和刪除圖表4 修改圖表中的文字5 修改圖表數(shù)據(jù)源 207 三 分類顯示數(shù)據(jù)創(chuàng)建分類匯總要插入分類匯總 要先對數(shù)據(jù)清單進(jìn)行排序 以便將進(jìn)行分類匯總的數(shù)據(jù)行組合在一起 按照需要進(jìn)行分類匯總的字段排序 單擊數(shù)據(jù)清單中的任一數(shù)據(jù)單元格 選擇 數(shù)據(jù) 分類匯總 命令 打開對話框 在 分類字段 下拉列表框中選擇分類匯總的字段名 選擇匯總方式和匯總項 下方復(fù)選框采用默認(rèn) 點