單一采購成功五要素(doc 13頁).doc

單一采購成功五要素 建立信任，明確職責，買家主導整個過程。 在公司設法提高外購程序的效率之時，有諸多原因能使單一采購（sole sourcing）成為既節(jié)約成本又節(jié)省時間的可行選擇。 單一采購是指買家與一位服務供應商來定義、磋商并購買服務的一種做法。以往，買家采用單一采購是因為它既簡單又迅速，不像多供應商采購程序那樣，要分階段進行，還要各個審查，顯得困難重重。而現(xiàn)在情況則不同，采用單一采購大多是出于買家和服務供應商之間已經(jīng)建立的信任。 就采購成本和決策時間而言，與多供應商采購相比，單一采購能發(fā)揮出巨大的潛在效率。然而，單一采購容易受一些問題的影響，買家必須早早著手解決這些問題，以確保最終取得成功。單一采購還是多方采購在下述情況下可以選擇單一采購方式： 快捷的程序至關重要。 服務供應商的聲譽至關重要。 服務供應商具有獨特的能力；有時，供應商能提供獨特的業(yè)務方案（如講究效率，同時增加收入），或者能幫助買家改進程序，增加價值。 擬定的采購協(xié)議錯綜復雜。這通常是由交易額的大小、與其他程序之間的相互依賴性或戰(zhàn)略重要性來決定。 與供應商之間已經(jīng)有了交織在一起的聯(lián)盟關系（如：服務供應商擁有關鍵的軟件或專有權）。 買家和服務供應商的個人或兩家機構之間有著高度的信任；這常常是以供應商以往提供服務的能力為基礎的。 公司文化有利于采用雙方協(xié)作的單一來源。 買家與服務供應商之間存在廣泛的聯(lián)盟機會（如：交叉銷售產(chǎn)品，管理銷售渠道或提供技術、研究能力）。 而買家在下述情況下會選擇多供應商采購方式： 市場提供的服務范圍清楚明確。 買方的重點在于：通過更大范圍的價值比較，以獲取最低價。 在對采購方式的選擇進行嚴格的分析方面，買方本身能力欠缺，因而，需要對不同實力的服務供應商提供的多種解決方案加以比較評估。 原先建立的關系中沒有占主導地位的關系可以左右采購方式的選瘛?P 公司準則、政府政策或文化規(guī)定采用多供應商采購方式。 變革管理和實施挑戰(zhàn)很小。 公司對任何一種單一采購均持極其懷疑的態(tài)度，從而使決策過程減慢，采購程序的可信度也受到影響。 有調(diào)查表明，公司在考慮單一采購時，與供應商已有的關系和快捷程序的需要成了最有影響力的兩大因素。采用單一采購的所有決策中，有一半是基于這兩大因素做出的。 買家透露，在考慮單一采購時，他們最不可能選擇的是那些拿著誘人的計劃書找上門的服務供應商。考慮到外購過程中更換服務供應商會帶來高額成本，因此，在原有的基礎上發(fā)展與供應商的關系可以使單一采購成功的機會增大，但單憑這一點還不能保證成功。 對買家來講，成功的關鍵在于：切實制定一種嚴格有序的單一采購方式。以下一些做法很有必要： 精心確定買家目標和所需服務。 建立一個框架體系（涉及財務和其他一些因素），以幫助雙方了解解決方案何時可以被接受。 打好基礎，以便雙方有效地管理解決方案的實施和不斷履行。 通過建立這樣的程序，買方施加了一定的壓力，促使自身和服務供應商都不斷努力，提高工作效益，同時也加強了雙方之間富有成效的工作關系。單一采購五大要素下述五大因素可以使單一采購獲得成功，其中幾個因素雖然對多供應商采購方式來講也很重要，但對單一采購來講，更是重中之重。 1.發(fā)展關系。良好的關系具有多種特征，諸如相互尊重、盡可能協(xié)調(diào)好雙方利益的愿望、解決分歧的承諾和能力、對彼此意愿的信任等。 總之，在外購時，供應商要做的遠遠不只是提供服務。單一采購的一個目標就是盡可能發(fā)展雙方的關系。由于買家和供應商可以多花一些時間在一起，因此雙方發(fā)展關系的機會很多。 例如，單一采購使買家有機會從供應商處尋求解決問題的真知灼見，而非現(xiàn)成的解決方案。這些個性化的解決方案要求買家和供應商之間互有透明度，進行信息的交流溝通。通過這些交流，隨著買家不斷征求供應商的意見、對供應商信任度的增加，雙方的關系也在不斷發(fā)展。這些都為鞏固雙方的關系創(chuàng)造了機會，而這在多供應商采購方式中是不可能有的。 還有，談判的方式也為雙方奠定長久的關系提供了機會。雙方應本著解決問題的觀點來建立關系，而不是采用投標程序去激化分歧。在談判過程中雙方應以利益為重。 2.讓高層領導參與。單一采購更多依賴兩家機構的最高層之間的信任。 這一點之所以重要有幾個原因。特定的解決方案常常是按買家的需求量身定做的，包括實際提供的服務和協(xié)議中的商業(yè)條款。因此，這些決策不僅需要供應商和買家雙方最高層的許可同意，而且還需要他們理解并參與協(xié)議的具體內(nèi)容。高層管理人員一般都會授權下屬人員，讓他們對采購程序負責，這種習慣做法常常帶來麻煩。 而且，如果沒有高層管理人員制定明確的方向并對決策負責的話，下屬經(jīng)理人往往會把單一采購程序演變成沒完沒了的基準測試，看看我們是否爭取到了公平的交易。這種做法通常會得出模糊不清的結論，還會導致雙方企求的信任破裂。 3.征得董事會同意。由于所討論的采購方式具有重要的經(jīng)濟影響，因此，還必須征得董事會的同意接受。 單一采購很容易招致人們的批評指責，因為無論是服務供應商、服務范圍、解決方案，還是價格，都讓買家無從選擇。單一采購還會因其缺乏客觀性而招致來自公司內(nèi)部的批評。 但是，這一結論忽視的是：買家與供應商會一起花費大量時間共同努力，為其特定需求設計解決方案。 當?shù)谝淮蜗驅Υ艘粺o所知或知之甚少的董事會介紹這種采購方式時，董事會的通常反應就是對該種方式的合理性提出質疑。董事會關注的事情有：管理人員是否考慮了所有的選擇，采用的解決方案對買方機構來講是否最具成本效益，等等。為此，買家還要再去收集有關資料，有可能重新設計采購程序，以便從其他供應商處獲取計劃書。 不可避免的結果是，買家在外購程序上不得不花費額外的時間、精力和資源。當董事會最終得出的結論與最初向他們介紹的情況一致時（即針對公司的具體情況，單一采購是一種可行的方式），買家所花費的時間和金錢往往比采用多供應商采購方式花的還要多。 為避免這一后果，采用單一采購之初，或在該程序開始之前，就應征得董事會的同意，并給董事會提供對采購程序的設計施加影響的機會，或者至少要讓董事會覺得他們的參與必不可少。 4.進行比較，確保價值。買家必須采用一種復雜的外部比較分析程序以確保采購的公正性。買家要密切參與服務范圍的開發(fā)和不斷改進，還要知道從供應商那里尋求的是什么服務，需要多少服務才能達到自己的目標。買家和供應商必須齊心協(xié)力，共同為供應商設定特定的目標，這就要求買家進行一些分析，而如果買家有幾種解決方案可供比較的話，這些分析本來是可以省掉的。 通過對可能的解決方案的每一部分進行比較，供應商能夠繼續(xù)有效地競爭該項交易。買家有可能從協(xié)議的服務范圍中抽掉部分或全部服務，這給供應商造成了壓力，可以確保供應商以合理的價格盡可能提供最佳的解決方案。買家必須一開始就向供應商明確表示，如若目標達不到，買家隨時可能采用多供應商采購方式取而代之。 5.具體明確越具體越好。買家必須明確規(guī)定解決問題、分析問題和評估解決方案所采用的程序。這就要求買家控制整個程序，制定具體的里程碑和終極目標。這樣，買家就能對交易過程中的決策和問題進行控制。明確這一程序的目的是為了建立一個框架，在該框架下，雙方清楚地知道規(guī)定的里程碑和終極目標，并且最終了解何時達成了公平交易。 除了為該程序設定時間期限和目標以外，買家應該設定服務范圍和服務標準的細節(jié)等級，這些細節(jié)等級可用來衡量雙方的關系成功與否。 必須明確哪些程序是在服務范圍之內(nèi)。這一點應該由買家決定，盡管供應商可以提出一些其他的辦法。另外，買家還必須規(guī)定供應商各種角色和職責的精確水平。例如，要求供應商為其解決方案開發(fā)出責任矩陣，以幫助買家和供應商迅速描述出一些關鍵責任，使買家明白該方案中哪些活動要保留，哪些要舍棄，每種活動的財務影響如何。 此外，買家必須堅持供應商的計劃書中明確規(guī)定衡量解決方案成功與否的標準。迫使雙方在具體的標準上達成一致，能使雙方都清楚明白。 單一采購并非對每家公司來說都是最佳選擇。但是，如果情況適合的話，它不失為一種可行的方法。買家必須權衡許多因素：供應商滿足特定需要的能力提供現(xiàn)成的服務，或是為顧客量身定做、設計解決方案；目前雙方關系的牢固程度；所需的服務范圍；供應商以后提供新的服務的能力；以及單一采購在公司中的接受程度。單一采購容易出現(xiàn)哪些問題？ 單一采購可以提高采購效率，但它也會制造一些無法預料的障礙。決定采用單一采購只是漫長而昂貴的程序的開始，若不加以精心管理，便會出現(xiàn)松散拖沓的局面。 試想一下買家和服務供應商的目標存在潛在的沖突。買家想要一種針對公司特定需求的個性化解決方案，而服務供應商則希望所設計的解決方案能夠利用自己的能力和基礎設施。再者，服務供應商為了迅速拿到意向書，常常會作出提供服務的承諾。為什么要迅速呢？因為服務供應商想要建立起情感上的承諾，而買家由于雙方已有的信任關系，通常無法拒絕與該供應商簽約。 服務供應商在開始階段進展迅速，以加速內(nèi)容欠具體的意向書的訂立，這會導致訂立的協(xié)議能夠更好地滿足供應商的需要，而非買家的需要。供應商作出的原則上的承諾在三個主要方面缺少具體的內(nèi)容： 協(xié)議的范圍和性質 保證提供的服務水平 買家和服務供應商如何分享由供應商的解決方案帶來的價值。 在上述情況下，服務供應商在談判中爭取到的條件將更為有利、更容易進行，也不那么費勁不管達成的條件和能提供的服務是否完全滿足買家明確的和潛在的需求。最終，買家感覺自己被套在協(xié)議中，不太愿意與服務供應商重新進行討論，以解決一些已發(fā)現(xiàn)的缺陷。 一旦買家和供應商重新進行討論，談判就會陷入僵局，因為買家和供應商都想把各自的目標和動機加入?yún)f(xié)議中。這會大大減慢談判的進程，常常會使供應商掌握談判的主動權，因為買家一心想著簽完協(xié)議盡快收場。如果談判速度真的減慢很多，那么，有可能出現(xiàn)兩個額外的難題。 第一，談判進程的減慢會使買家和供應商對各自的重點和關心的事產(chǎn)生徘徊、游離。買家沒有了重點，就需要對采購工作的預期目標和范圍重新解釋。于是形成了一個活動靶，這在服務供應商看來，原先的采購工作的性質已經(jīng)改變。此外，它還助長了買家內(nèi)部反對該采購計劃的力量。這給那些反對力量提供了可乘之機，為協(xié)議的訂立設置了障礙。這會影響到該采購計劃的范圍和目標。 第二，談判階段出現(xiàn)的閑散拖拉