淺談物業(yè)管理信息系統(tǒng)存在的問題.doc

淺談物業(yè)管理信息系統(tǒng)存在的問題 淺談物業(yè)管理信息系統(tǒng)存在的問題 摘 要：隨著人們生活水平的提高，小區(qū)的建設也逐漸在發(fā)展同時隨著管理信息系統(tǒng)在我國各行各業(yè)的深入，小區(qū)的物業(yè)管理也逐漸從一個新興的行業(yè)走向成熟。小區(qū)物業(yè)管理公司使用一套物業(yè)管理系統(tǒng)來規(guī)范管理，公司的各種事務。如樓盤信息管理、住戶信息管理、停車場信息管理等。物業(yè)管理系統(tǒng)設計了戶籍管理、出入信息管理、維修管理、收繳費管理、系統(tǒng)權(quán)限管理等功能。但是在現(xiàn)實的使用當中仍然著存在一些問題。關(guān) 鍵 字： 物業(yè) 管理信息系統(tǒng) 問題正 文：一、目前小區(qū)物業(yè)管理的現(xiàn)狀 當前現(xiàn)實中多數(shù)的城市住宅小區(qū)物業(yè)管理效果與既定目標相差甚遠。綜合說來，突出存在以下三個方面的問題：1、管理混亂。城市住宅管理混亂致使治安秩序差是居民入住小區(qū)感到最為擔憂的問題之一。小區(qū)居民家被撬，自行車、摩托車甚至汽車被盜案件時有發(fā)生。有的小區(qū)大門口處的門衛(wèi)形同虛設，小偷可以長驅(qū)直入：有的小區(qū)雇傭退休工人看樓護院，臂纏袖章，坐在樓道前，實為聾子耳朵，無濟于事；有的小區(qū)組織巡邏隊，日夜巡邏，但收效甚微。2、 服務質(zhì)量差。物業(yè)管理服務是指物業(yè)管理單位接受物業(yè)產(chǎn)權(quán)人、使用人委托對城市住宅小區(qū)內(nèi)的建筑及其設備、公用設施、綠化、衛(wèi)生、交通、治安和環(huán)境容貌等項目開展日常維護、修繕、整治服務及提供其他與居民生活相關(guān)的服務的總稱。它可分為公共服務、專項服務和特約服務三項。目前有的城市住宅小區(qū)物業(yè)管理公司的三項服務工作都做得較好。但是更多的物業(yè)公司連售房時承諾的最基本公共服務也不能兌現(xiàn)。3、 收費不合理。在社會主義市場經(jīng)濟條件下，物業(yè)管理單位開展物業(yè)管理活動實行有償服務是正當?shù)牡珣裱侠怼⒐_及與物業(yè)產(chǎn)權(quán)人、使用人的承受能力相適應的原則?？蓪嶋H上有些物業(yè)管理者似乎認為既然買得起房子，繳點管理服務費是件小事。所以就亂設收費項目，隨意提高收費標準，從而使小區(qū)居民不堪重負，怨聲載道。如某住宅小區(qū)的居民除正常的水、電、氣、暖費外，每月仍要繳30-40元的管理服務費。而該小區(qū)在賣房時承諾的卻是水、電、氣、暖、電視公用天線齊全，實際上除了水電，其余的一概另有收費。的各方面的改進與加強，都存在一個如何有效運用現(xiàn)代化管理的新技術(shù)、新方法和新手段問題，這是突破以手在傳統(tǒng)物業(yè)管理中，或多或少會出現(xiàn)如下管理問題：1)各物業(yè)管理處諸多業(yè)務處理和操作工序繁雜，手工統(tǒng)計匯總工作量大、信息可靠程度差；2) 缺乏標準化、規(guī)范化的科學管理手段，導致各物業(yè)管理處、公司部門在理解、貫徹、執(zhí)行公司政策和法規(guī)方面存在差異；3)各種經(jīng)營決策所需的數(shù)據(jù)采集難、準確率低，所得的數(shù)據(jù)具有滯后性；4)數(shù)據(jù)資源的編碼和分類管理不科學，難以進行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、決策；5)庫存材料、物品的采購、入庫、出庫管理體系雜亂，易出問題；6)各物管部門之間、管理處與總公司之間數(shù)據(jù)信息不能共享或信息交換緩慢、管理成本高、工作效率低，重復作業(yè)多；公文下達上傳速度慢、溝通困難、信息傳遞失真等；7)領(lǐng)導不易對業(yè)務過程和企業(yè)資源進行科學、有效、及時的優(yōu)化配置和監(jiān)管；8)歷史數(shù)據(jù)丟失；9)對用戶的計費和收費不能直觀監(jiān)控和催交；10)不易嚴格依照物業(yè)設備的要求進行定期保養(yǎng)；11)對于外部信息，如互聯(lián)網(wǎng)提供的信息開發(fā)和利用得還不夠；12)難于充分利用小區(qū)設施和住戶資源，開展可盈利的增值服務內(nèi)容等。 二、現(xiàn)代化物業(yè)管理系統(tǒng)的要求通過實施物業(yè)管理信息化建設，對各種管理流程、活動、崗位與制度等作系統(tǒng)的梳理、明確和提煉，促使物管企業(yè)從感性操作走向理性操作，從人治管理走向制度管理。在物業(yè)信息化中導入ERP（企業(yè)資源計劃）設計思想，將材料采購、工程維修、設備的保養(yǎng)與維修等各項主要業(yè)務的操作過程設計為計劃、審批、派工、回單、結(jié)算、統(tǒng)計等規(guī)范化的操作處理流程，實現(xiàn)在信息流動過程中對各個環(huán)節(jié)業(yè)務處理的過程控制和責任跟蹤。建立信息管理體系，將分散的各類物業(yè)管理信息納入統(tǒng)一的網(wǎng)絡化的物業(yè)管理信息平臺，實現(xiàn)企業(yè)動態(tài)資源的過程控制；提供更為完整的、集約化的物業(yè)管理服務；實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部信息資源的共享，提高整個公司協(xié)同工作能力和工作效率。物業(yè)信息化以多級權(quán)限管理模式，適應企業(yè)層次化的管理構(gòu)架，實現(xiàn)與各管理處鏈接，實時采集相關(guān)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，實施集約化管理。能夠快速、自動、準確的查詢、統(tǒng)計、匯總和打印各種所需的報表，實現(xiàn)管理的可視性和可控性，為公司領(lǐng)導提供可靠的決策依據(jù)。 三、現(xiàn)代物業(yè)管理信息系統(tǒng)所存在的問題(1)軟件市場競爭激烈、運作無序現(xiàn)在物業(yè)管理軟件進入市場，不管是否經(jīng)過評審一概長驅(qū)直入。宏觀上對市場準沒有限制，不少軟件公司看準這一機會，生產(chǎn)出一些簡單、粗糙的物業(yè)管理軟件，以低價推向市場，擾亂了市場秩序，也影響了軟件開發(fā)的投入和售后服務的提高，也有不少地方出現(xiàn)了盜版軟件，嚴重危害了軟件公司和用戶的利益。而且，由于個別軟件公司內(nèi)部不良的運行機制使已上了該公司的物業(yè)管理軟件得不到的及時的維護，產(chǎn)品不能隨技術(shù)發(fā)展而更新，即使更新由于當初設計的缺陷、漏洞太多同樣造成很大的損失。 (2)軟件重復開發(fā)，造成人力、物力、財務的極大的浪費不少物業(yè)公司自行開發(fā)的新的管理軟件，因市場不清，經(jīng)濟實力不足，仍沿用老的開發(fā)思路，在產(chǎn)品結(jié)構(gòu)和功能上很少有新的突破，在產(chǎn)品的穩(wěn)定性等方面存在不少問題，這樣就制約了高層次的軟件開發(fā)過程，并且各地同內(nèi)容，同層次的軟件重復開發(fā)和研制也浪費了大量的人力、物力、財力。 (3)軟件開發(fā)缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和指導由于沒有全國統(tǒng)一的規(guī)劃及開發(fā)標準，各地區(qū)各單位自行其事，或自己開發(fā)、或聯(lián)合開發(fā)、或委托開發(fā)，數(shù)據(jù)庫沒有統(tǒng)一的設計和標準，其通用極差，即難以廣泛推廣又難以做到聯(lián)機并網(wǎng)和數(shù)據(jù)共享。 (4)物業(yè)管理前后臺、內(nèi)外部聯(lián)網(wǎng)等方面的集成軟件，目前開發(fā)者寥寥，用戶也不多，使信息流通渠道不暢，信息交換手段上不了臺階，這嚴重影響了物業(yè)管理信息系統(tǒng)軟件整體效益的發(fā)揮。 (5)目前大多數(shù)軟件開發(fā)立足于物業(yè)管理信息的事務處理部分，沒有將物業(yè)管理信息有效地用于物業(yè)管理企業(yè)的科學決策。并且缺乏兼懂物業(yè)管理知識又懂計算機知識的軟件技術(shù)人員，使軟件設計的實用性較差。物業(yè)管理信息系統(tǒng)發(fā)展中存在問題的解決方法四、改善解決問題的方法從物業(yè)管理軟件的政府管理部門來講，首先應加快軟件的規(guī)范和標準化工作，增加軟件的實用性和通用性；其次應加大軟件市場的管理力度，對要進入市場的軟件進行嚴格審查，嚴格限制粗糙、未經(jīng)專家評核、審議的軟件進入市場。從物業(yè)管理軟件設計公司來講，隨著市場的深度發(fā)展，各軟件公司在發(fā)展中也逐步認識到，要進一步促進物業(yè)管理軟件的發(fā)展，除了需要政府有關(guān)部門加強對軟件市場管理外，也需要行業(yè)自律，規(guī)范軟件市場秩序，共同維護軟件公司和用戶的利益，繼續(xù)推進物業(yè)管理軟件現(xiàn)代化的進程。其具體做法是：(1)參與行業(yè)管理部門關(guān)于軟件功能規(guī)范的制定工作，協(xié)助物業(yè)管理部門進行有關(guān)物業(yè)管理信息系統(tǒng)功能規(guī)范的制定工作。(2)積極發(fā)起并參與行業(yè)自律組織，參加有關(guān)組織的技術(shù)測評，軟件評論等，比如，上海申城物業(yè)公司啟用的管理信息系統(tǒng)經(jīng)過了由上海建委、市政府信息推廣應用辦公室、上海軟件測試中心、復旦大學經(jīng)濟大學等技術(shù)專家的技術(shù)鑒定。(3)通過行業(yè)管理部門的推薦，加大用戶對產(chǎn)品的認識，如泛東公司的軟件是由國家科委成果辦發(fā)文向全國推廣的。(4)開展每年一度的用戶聯(lián)誼活動，聽取用戶意見，不斷更新產(chǎn)品。 從物業(yè)管理軟件的用戶來講，隨著我國物業(yè)管理工作不斷發(fā)展和深入，物業(yè)管理隊伍的不斷壯大，計算機設計人員的大量出現(xiàn)和管理軟件的不斷問世，國內(nèi)各