采購人員工作流程.doc

采購人員工作流程 一，下單： 1.一般情況下，采購人員接到缺料，獲取缺料以下基本信息：存貨編碼，產(chǎn)品型號，數(shù)量。 2.分析缺料信息是否合理，再將訂單下給供應商，訂單必須含有以下信息：材料型號，數(shù)量，單價，金額，計劃到貨日期。 3.采購審核員按照具體情況進行訂單審核 4.訂單FAX給客戶以后，采購人員需要與客戶核對采購信息，同時要求簽字回傳。 二，跟催： 采購訂單完畢以后，采購人員按照采購訂單上要求的供貨日期，采用時間段向供貨商反復核對到貨日期直至材料到達我公司。 三，入庫： 一).實物入庫： 收貨員收材料之前需核對供應商的送貨單是否具備以下信息：供應商名稱，訂單號，存貨編碼，數(shù)量;如訂單上的信息與采購訂單不符，征求采購人員意見是否可以收下。 二).單據(jù)入庫： 采購人員按照檢驗合格單，將檢驗單上的數(shù)據(jù)入到中，便于以后對帳。但也存在些問題，表現(xiàn)為：1.外加工的檢驗合格單沒有入庫;2.采購入庫訂單號和數(shù)量比較混亂。 四，退貨： 采購填寫退貨單，進行訂單退貨。 五，對帳： 一)，月結表： 每個月月初，各供應商將上月月結表送至我公司，采購人員按照我公司收貨員簽字的送貨單，我公司的入庫單據(jù)和單價表核對月結表。 目前月結表中出現(xiàn)以下不足之處：無訂單號，存貨編碼，退貨數(shù)量，上月欠款余額，發(fā)生額至本期欠款余額等信息。 二)，增值稅發(fā)票： 校對發(fā)票上的以下信息：我公司的全稱，帳號，稅號，發(fā)票上的材料名稱，數(shù)量，金額。 在此發(fā)面我們也有欠缺表現(xiàn)為發(fā)票金額大于訂單金額，特指一張訂單只有一種材料的情況。 六，付款： 按照付款周期編制付款計劃，安排付款。 詢價采購是指對幾個供貨商(一般至少三家)的報價進行比較以確保價格具有競爭性的一種采購方式。 詢價采購流程一、詢價準備 1 、計劃。采購代理機構按照政府采購執(zhí)行計劃，結合采購人員的急需程度和采購物品的規(guī)模，編制月度詢價采購計劃。 2 、組織詢價小組。詢價小組由采購人的代表和有關專家共三人以上單數(shù)組成，其中專家人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二，以隨機方式確定。詢價小組名單在成交結果確定前應當保密。 3 、編制詢價文件。詢價小組按照政府采購有關法規(guī)和項目特殊要求，在采購執(zhí)行計劃要求的采購時限內(nèi)擬定具體采購項目的采購方案、編制詢價文件。 4 、詢價文件核對。詢價文件在定稿前需經(jīng)采購人核對。 5 、收集信息。按照采購物品或服務等特點，通過查閱供應商信息庫和市場調(diào)查等途徑進一步了解價格信息和其他市場動態(tài)。 6 、確定被詢價的供應商名單。詢價小組通過隨機方式從符合相應資格條件的供應商名單中確定不少于三家的供應商，同時向其發(fā)出詢價通知書讓其報價。 詢價采購流程二、詢價 1 、詢價時間告知市招標辦、資金管理部門等有關部門。 2 、遞交報價函。被詢價供應商在詢價文件限定的時限內(nèi)遞交報價函，工作人員應對供應商的報價函的密封情況進行審查。 3 、詢價準備會。在詢價之前召集詢價小組召開詢價預備會，確定詢價組長，宣布詢價步驟，強調(diào)詢價工作紀律，介紹總體目標、工作安排、分工、詢價文件、確定成交供應商的方法和標準。 4 、詢價。詢價小組所有成員集中開啟供應商的報價函，作報價記錄同時簽名核對，按照符合采購需求、質(zhì)量和服務相等且報價最低的原則，按照詢價文件所列的確定成交供應商的方法和標準，確定一至二名成交候選人同時排列順序。 5 、詢價報告。詢價小組必須寫出完整的詢價報告，經(jīng)所有詢價小組成員及監(jiān)督員簽字后，方為有效。 詢價采購流程三、確定成交商 1 、采購人按照詢價小組的書面談判報告和推薦的成交候選人的排列順序確定成交人。當確定的成交人放棄成交、因不可抗力提出不能履行合同，采購人可以依序確定其他候選人為成交人。采購人也可以授權詢價小組直接確定成交人。 2 、成交通知。成交人確定后，由采購人向成交人發(fā)出成交通知書，同時將成交結果通知所有未成交的供應商。 3 、編寫采購報告。詢價小組應于詢價活動結束后二十日內(nèi)，就詢價小組組成、采購過程、采購結果等有關情況，編寫采購報告。 采購流程 知識1、盡量收集多一點產(chǎn)品信息：我不熟悉這個產(chǎn)品，但是我會盡我最大的努力尋找懂得這個產(chǎn)品信息的人，從別人那去學到自己本來不知道的東西。那怕是一絲絲信息都算是學習和進步。 采購流程 知識2、做事情要有條理：我基本上會每天記錄下來，我所做過的工作，處理的事，對沒有處理好的事，要求次日，或緊接處理，盡量做到問題不推遲，盡最快解決。 采購流程 知識3、工作有計劃：在每一天結束前我會在頭腦里打旋我什么事沒完成，明天的主要事情是什么，做個計劃。很重要的，或事情較多，我會記錄下來，逐個處理。 采購流程 知識4、學會主動與人溝通：經(jīng)常與車間，倉庫，打樣車間、品質(zhì)的相關人員接觸，這樣便于自己了解產(chǎn)品，跟蹤需要，減少工作失誤，提高工作效率。 采購流程 知識5、對工作的難點重點要有總結：對工作中的難點，事后盡量做個簡短的書面總結便于自己以后總結經(jīng)驗。要求廠家處服務處理事得交書面說明。 采購流程 知識6、盡量做好工作總結：對所做的工作，每個月至少做個簡短的總結。從工作量、工作內(nèi)容、完成事項，要事處理，問題解決，工作失誤，工作計劃等方面做個簡短的總結。 采購流程 知識7、做好供應商的管理：盡量用條款有效的文件去約束牽制他們，讓他們能主動爭取配合我們工作，及時解決問題，讓其感受有壓力又有動力。 采購流程 知識8、要持續(xù)對訂單的跟蹤：工作要有責任心，要嚴謹，要主動出擊，不要寄希望于供應商肯定沒有問題，要及時做好跟催工作，要分析供應商的每一次看似合理的理由，是否隱藏著絲絲供貨風險或其它東西。要做好記錄，便于查詢和統(tǒng)計，及配合相關部門做好工作。 采購流程 知識9、問題處理：反應要快，匯報要及時、處理問題要敏捷果斷，要有自己較好的處理建議提供，同時能與供應商做個合適的談判結論。 采購流程 知識10、職業(yè)習慣：要讓自己有一個好的職業(yè)習慣，有成本概念，有利潤思維，有風險意識、有統(tǒng)籌能力、有交流溝通好習慣。這些都有助于自己向一個更優(yōu)秀的采購靠近，做一名真正優(yōu)秀的采購人員。 1、想好打電話的目的是什么?是詢價、是講價、是訂價、是分析市場變化等。 2、組織好自身談話內(nèi)容的概要，做到談話流暢，語言豐富，用語專業(yè)，親切自然大方，熱情大度。 3、對供應商所銷售的這個品種及其它供應商(同種產(chǎn)品)的信息要了解，以此好回應對方的談話。 4、要記住對方所銷售這個品種現(xiàn)在的大約價格，及你上次所訂購價格，或上次你報給對方你購的價格及你虛擬報給對方的價格。 5、在關心業(yè)務的同時，不妨多給予客戶出了業(yè)務關心外，工作身體等也做個善意問侯。 6、對新客戶多介紹同時展示一下自己公司的實力和優(yōu)勢等。 如果你是一名采購人員，接到一個客戶來電，對方的報價比上次報價更低了。此時的你接下來會做些什么工作?要確保做好這個品種的采購工作，為企業(yè)降低采購成本!首先應意識到此物料行情下降，價格下滑。接下會做如下事： 1 、 證實信息的準確性。具體就是去詢問你所掌握的所有供此貨的供應商，給他們以溝通方式的形式告知對方別人給你報價，如何如何的合適，價格降了?？此麄兊姆磻?。 2、 以訂貨的形式，強壓價談價，查知真實情況。如果真降了，沒有不想有貨不做點降價表示出貨的商人。 3、 找尋此物料的前生原材料，從網(wǎng)上，從前生原材料的商家去查實是否有降。 4、 證實物料價格真是降了。就得做到要這些天勤詢價，講價，了解行情走勢，做到需貨時能購到最低的價格。 5、 如果你暫時不需要這種物料，你也千萬別放松警惕，有很多時侯會出現(xiàn)在降價期間你沒購進價格又因某些原因而回升喲!你做采購的要是錯過這種時機購貨那就是你的失責。采購應該有覺察物料降中見漲的征兆。 6、 勤看報表，了解庫存量，少購貨，緩購貨，保持最低庫存量。 7、 越是降價時期采購人員應該更有信心購得更低的價格。越是降價，越要講價還價，壓價力度要加大，這時你完全可以這樣規(guī)勸你的供應商： 今天你這個價格不賣給我，別人先做了，說不定過兩三天你的物料還沒找到出路，價格比這個降得更低。沒有不心動的。 采購最基本的職責就是保證所購產(chǎn)品的質(zhì)量，和供應商的售后服務跟得上公司需要的前提下，能購得物美價廉的產(chǎn)品。最有能力體現(xiàn)的就是能把握好采購的度，能做好行情降價和漲價的物料供應。在大起大落的環(huán)境中能為公司降低直接原材料成本，搏得自己的產(chǎn)品多占領市場份額的機會，就是優(yōu)秀的采購。漲價的征兆： 1、 你打電話給供應商了解情況，供應商表現(xiàn)出惜售的狀態(tài)。 2、 有經(jīng)常給你打電話詢訂單的供應商家(有長期業(yè)務的商家具有代表性)。近段時間變得在你的電話鈴聲中消失了。 3、 你要訂單，不是價格沒給到位，對方對你的需貨量打折的情況下。 4、 你供應商對你大叫前生原材料漲得很多，或有什么意外情況，導致某一種市場走俏的原材料不能生產(chǎn)，或減少。但很多情況下，可能物料要漲價的局勢比較大，你作為一名采購人員就是密切關心行情動態(tài)了。證明有漲，要做好如下準備工作。 1、 分析現(xiàn)在行情漲，是你公司用量的淡季還是旺季，淡季有用就行，不給生產(chǎn)斷貨，旺季就得確保此時的低成本購進。 2、 分析出漲價的具體原因：這種漲勢會不會導致求大于供，有沒有人為炒作，就是前生原材料緊張，能緊張多久。還波及的范圍有多大，受不受國際因素的影響，與石油，人民幣的兌付等問題關聯(lián)有多大等到。 3、 只有從根本找準的漲勢的原因，才能對癥想策。 4、信息肯定是知道得越早越好，當然你能下手得越早也越好，你完全可能在有所覺察的情況下，先與信息不好，或?qū)δ愎竞献骱芎玫目蛻羰种匈徤弦粨?。這時你可以稱你公司的用量加大，什么的，以能購得多點好，最好是價格不漲，或稍有表示。抓住時機，漲價時有時是需要分秒必爭的。 5、 漲價要沉得住氣，不要一聽供應要調(diào)價，馬上就不知所措，或者說有的緊跟其上。要靈活運用，多家訂購，越俏的貨，越不能在一家做，萬一供應商因為特別的原因推辭送貨，或不送，到時急得人是你，賣了高價賺錢的是供應商。 6、漲價時訂購一定有必要采取多項選擇，不要讓你對供應商的信任導致你需要的產(chǎn)品遲遲不能到庫，越是漲價，供應商的前生材料還是緊，說不定供應不可能在你這拿了訂單，但是你可能對自己能不能購上原材料心中一點底都沒有。這也很正常。你不耗不起與他們賭或者說事后來處理的，為此越是行情不正常，采購人員越要警惕小心。一顆紅心多手準備，勝多失少。 1. 操守廉潔： 面對各種供貨商，有些供貨商總會想辦法以金錢或其它方式來誘惑采購人員，以達其銷售目的。采購人員若無法把持，可能不自覺掉入供貨商的陷井，而不能自撥，進而任由供貨商擺布，到底人類對財富之欲望是無止境的。有一句名言，很值得我們參考，那就是：“做事可以失敗，做人不可失敗?！蔽覀兩钚糯蟛糠值牟少徣藛T都能潔身自愛，否則紙包不住火的，不應得之財富終會被曝光，這種人必遭公司與社會唾棄，而惹致個人身敗名裂。 2.掌握市場： 流通業(yè)是將各種民生消費品賣給最終消費者的產(chǎn)業(yè)，故商品種類繁多，且日新月異，采購人員必須努力透過各種管道及方式(包含檢討賣場人員的建議與反應，因為他們最接近客戶)，了解市場之需要及趨勢，而非坐井觀天，如井底之蛙，自以為秀才不出門，能知天下事，究竟市場的變量太多，我們應盡量利用一切資源，掌握它們，做好知已知彼，則必能百戰(zhàn)百勝。 3.精打細算： 有一商場名人曾說：“會賣不如會買”，這句話在流通業(yè)已成為至理銘言，這句話的意思是：賣場人員若因為商品不對，或價格太貴，使再大的勁，也不如采購人員選對商品，又買到便宜的價錢，來得更輕松，因為顧客的眼睛是雪亮的，如果被倉庫賣場人員說服買下該件商品，事后發(fā)現(xiàn)被騙，他是不會再光顧的。采購人員必須能精打細算，供貨商雖然犧牲了一點利潤，但若銷售量增加，供貨商還是喜歡與這種采購人員或公司來往的。 4.積極認真： 現(xiàn)代流通業(yè)講求的是速度及效率，否則就被淘汰出局，采購人員以積極認真的態(tài)度來工作，將可使本公司的商品能適時適地的推出，符合賣場的需要。與賣場的溝通更須要此種工作態(tài)度。 5.創(chuàng)新求進： 商場如戰(zhàn)場，不進則退，輸家可能成為羸家，贏家也可能變成輸家。流通業(yè)尤其需要采購人員能有創(chuàng)新(非標新立異)的思考力，力求突破現(xiàn)狀，隨時以新點子或創(chuàng)意來改善個人的工作方法與效率，同時在商品組合方面也應力求創(chuàng)新，如此成功才可確保。 6.適應性強： 采購是個機動性很高的職位，對市場及供貨商均須隨時掌握，開發(fā)新的商品或供貨商也是采購的重要職責之一，故東奔西走，甚至遠赴國外采購有時也是必要的。采購人員因此必須有很強的適應性，能夠適應不同的環(huán)境、地區(qū)、或國家，否則一直坐在辦公室是不可能把工作做好的。身為采購對其所負責之利潤預算負全責，其壓力可想而知，采購更必須能適應此壓力。這是一項勞心勞力的工作，勞心指竭盡腦筋把工作做好的付出，勞力指輾轉(zhuǎn)各地體力負荷 ，要做好采購的工作，須事先有此心理準備。 7. 團結合作： 表面上采購工作似乎是單獨作業(yè)，但人不可能脫離群居而單獨生活，采購人員也不可能脫離公司的整體作業(yè)，采購必須與同事和諧共處，彼此合作，互相支持，采購的工作才可無往不利。身為采購應去除本位主義或獨善其身的意識，凡事應以公司大局為重，待人處事，尤須注重團隊的合作，同時以公司的利益為前提。團結生力量，這是很容易懂的，我們揮公司的整體的力量，與競爭對手在市場上一爭長短。覆巢之下無完卵，公司全體每一位同事都應有此憂患意識. 一、公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的流程 任何涉及到采購的公司，其部門相對來說都比較完善，如果貴公司有ISO質(zhì)量體系，那么公司生產(chǎn)經(jīng)營活動流程基本上可以在ISO的程序體系里進行系統(tǒng)學習和了解，這就比較全面了。隨著物流成本及市場競爭的加劇，對采購等前置作業(yè)活動的質(zhì)量要求和時間要求越來越高。要求采購人員不僅僅要了解自己的采購業(yè)務知識，更要了解生產(chǎn)工藝及經(jīng)營活動的相關知識。 我們按普通的生產(chǎn)經(jīng)營活動：即涉及到業(yè)務部、技術部、采購部、生產(chǎn)部、物料部、質(zhì)量部等幾個部門的簡單流程，基本上是這樣運作的。 二、采購作業(yè)流程 在物料采購活動中，采購部門要按部門內(nèi)采購操作流程，進行合格供應商刷選、采購資料內(nèi)容傳遞告知給相關合格供應商同時要求其反饋相關物料質(zhì)量及報價信息，然后采購人員進行比價和議價，同時最終確定物料供應商，傳遞采購訂單合同。采購人員按照即定的合同要求對供應商進行跟蹤，保證保質(zhì)保量按時將物料供應到位。供應商按指定倉位將物料運送至物料部后，物料部要取部分物料樣送至質(zhì)檢部進行進料檢驗(小公司由采購人員進行檢驗)，或由物料部向質(zhì)檢部或相關采購人員發(fā)出進料檢驗通知。質(zhì)檢部對進料檢驗后要迅速將相關質(zhì)量信息反饋至采購人員，采購人員按照物料質(zhì)量情況對物料進行進倉、退貨或特采等處理